Menerapkan

Panggilan
Telepon
Oleh: I Putu Agus Yoga Parmana Oka, SE.
Penerapan Telepon
Penerapan telepon disebut menelepon adalah bercakap-cakap (memanggil melalui
pesawat telepon dengan tujuan tertentu.Telephone courtesy merupakan suatu cara
berkomunikasi melalui media telepon yang dilakukan dengan tata cara yang benar
dan tepat (appropriate manner).
1
Tujuan akhir sopan santun bertelepon adalah untuk memberikan kesan atau image
yang positif bagi perusahaan.Telephone courtesy wajib dipraktikkan oleh semua
petuga hotel, mulai pegawai dengan posisi clerk, supervisor, department head, dan 2
general manager. Semua harus menerapkan telephone courtesy.
3
4
Tata Cara * Sebelum
Melakukan Menelepon
Panggilan
01
Telepon
Siapkan nomor telepon yang akan
dihubungi, jangan mengangkat
gagang telepon sebelum anda
benar-benar yakin nomor
teleponyang dihubungi sudah ada.
03
Selalu menyiapkan buku catatan
untuk mencatat hasil pembicaraan
atau untuk menulis pokok-pokok
pembicaraan.
02
Menetapkan nama orang,
sebutkan dengan jelas nama
orang yang akan dihubungi 1
(posisi/jabatan dan bagian apa)
2
04 3
Susun rencana, Apa yang anda ingin
katakan, kepada siapa anda ingin
menyampaikan, sasaran dan harapan
4
apa yang anda ingincapai. Siapkan
pertanyaan-pertanyaan yang mungkin
diajukanuntuk mendapatkan informasi
yang diinginkan
 * Saat menelepon

a. Angkat gagang pesawat telepon dan dengar nada pilih.

b. Tekan atau putar nomor telepon yang dituju
c. Sesuaikan nomor kode wilayah, lokal, interlokal, atau internasional.
• Contoh : Interlokal ke Cirebon. Nomor telepon : 206196, Kode wilayah, 0231 Cara menelpon : (0231)
206196
d. Apabila nada sambung telepon sedang sibuk, tutuplah teleponsejenak, kemudian tekan atau putar
kembali nomor yang dituju,atau tekan tombol REDIAL
e. Apabila hubungan telah tersambung dan penerima telepon telahmengangkat telepon, pastikan
terlebih dahulu bahwa nomor teleponyang dituju benar, barulah mengutarakan maksud dan tujuan.
f. Sebelum menyampaikan maksud dan tujuan, sebutkan dahulu identitas dan kantor Contoh : “Good
Morning! Im Davina from hotel indonesia, may I speak to mr. Dude Herlino?”
g. Pada saat menelpon, kendalikan pembicaraan anda.
h. Utarakanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan anda menelpon.
i. Konfidensial, menjaga kerahasiaan pembicaraan adalah hal yangsangat penting dalam melakukan
hubungan lebih lanjut.
 * Saat menelepon (lanjutan)

j. Menyampaikan pesan telepon

1) Berilah waktu kepada lawan bicara anda di telepon untuk mencatat pesan yang ingin anda
sampaikan.
2) Saat anda mendiktekan nama-nama atau angka-angka, berilah jedah sejenak pada potongan
kalimat untuk memberikan waktu lawanbicara anda mencatat pesan anda tersebut.
3) Mintalah lawan bicara anda untuk membacakan kembali pesan yangtelah anda sampaikan.
k. Catat semua jawaban yang diterima
l. Meletakkan gagang telepon Setelah pembicaraan selesai, segera letakkan gagang pesawat telepon
dengan hati-hati dan perlahan agar menimbulkan kesan yang baik terhadap penerima telepon.
m. Menutup pembicaraan Apabila semua data yang dibutuhkan sudah diperoleh, segera ucapkan
terimakasih.
Contoh :“Terima kasih atas segala informasi bapak, selamat pagi Gambar 1. Formulir Pesan telepon
 Tata Cara Panggilan Telepon
1) Waktu yang tepat untuk panggilan langsung Anda harus pandai-pandai memilih waktu untuk melakukan
pembicaran telepon. Bila waktu tidak tepat, bisa jadi orang yang Anda telepon akan menjadi tidak berkenan
menerimanya dan apa yang telah Anda lakukan akan menjadi sia-sia. Contoh pada saat waktu istirahat.
2) Setel;ah waktu dianggap tepat angkatlah gagang telepon dan pencet tombol atau nomor telepon yang akan dituju.
3) Pegang gagang telepon di tangan kiri dan tempelkan ke telinga. Tangan kanan memegang alat tulis yang sudah 1
disiapkan usahakan mulut tidak terlalu dekat dengan microphone.
4) Dengarkan nada panggilan darri telepon
5) Ucapkan salam, perkenalkan diri dan anda dari perusahaan atau hotel ap. Ingat atur nafas dan bersikap sebaik 2
mungkin.
6) Gunakan kata yang tepat dan jika terjadi kesalahan sampaikan permintaan maaf.
7) Selama percakapan dengarkan dengan baik bila ada yang kurang jelas anda dapat meminta untuk
mengulanginya.
3
8) Lakukan pencatatan pada hal-hal yang di anggap penting.
9) Akhiri pembicaraan dengan mengucapkan salam dan terima kasih. Taruh kembali gagang telepon ke posisi
semula dengan perlahan.
4
 “Hambatan Dalam
Melakukan Panggilan”
Faktor pesawat telepon
- tidak terdengan nada sambung
- suara terlalu kecil bahkan menghilang
- terrdengan bunyi berisik 1
- sambungan terputus saat komunikasi berlangsung
- suara hilang dan muncul kembali
- nada kontak tidak terdengar saat panggilan telepon 2
Faktor Pengguna Telepon 3
- Menelepon sambil makan
- Menelepon dengan nada yang terburu-buru
- menelepon sambil berbicara dengan oang disebelah 4
- menelepon dengantarikan nafas terdengar
- intonasi nada yang terlalu cepat
- gagang telepon tidak pada posisi yang tepat
- menelepon sambil menggerakan kepala
- menelepon tanpa intonasi jadi terdengar monoton
 # Contoh Panggilan Telepon Wake up call

Operator: Good morning, Ms. Sandra. This is 7 am in the

morning which is your wake up time. Have a great day!
(Selamat pagi, Nona Sandra. Sekarang pukul tujuh pagi
waktunya layanan bangun pagi Anda. Semoga hari Anda
menyenangkan!)

Guest: Thank you. Hope you have a great day too.

(Terima kasih. Semoga hari Anda juga menyenangkan)
Contoh percakapan saat TO
meneruskan panggilan kepada tamu
di kamar

Int Guest: Hello, good morning, Joko here, who's calling?

TO: Good morning, i'm a telephone operator, your friend, he is Robert from Canada
wanted to call you, are you willing to talk to him?

Int Guest: Yes, of course. please connect with him.

TO: Well Mr. Joko, I will connect your call right now.

Int Guest: Okay, thank you.

TO: Hallo Mr. Robert, your call has been connected with Mr. Joko. Thank you.
 Contoh tamu request wake up call
Kring..kring..kring…

TO: good morning welcome to swikima hotel, this is putu speaking, how may I assist you..?
Guest: I need to request a wake-up call for tomorrow morning.
TO: May I know your name please dan your room number?
Guest: im joko fom room number 302
TO: ok mr. joko, What time do you want the call?
Guest : I need two calls, one at 7 and another at 7:15.
TO: We can certainly do that. Expect a call from us at 7:00, and then again at 7:15.
Guest : Actually, can I change the latter wake-up call to 7:30 am? Because I need to go to ubud
at 9:00 am.
TO : Sure Mr. Joko. We will call room 302 at 7:30 o’clock. Is there anything else?
Guest : I can't think of anything. If I do think of something, I'll be sure to call again.
TO : Okay sir. Good night,
Contoh TO saat melakukan panggilan
wake up call
TO : Good morning, Ms. Sandra. This is 7:30 am in the morning which is your wake up
time. Because you have schedule going to ubud at 9:00 am. Have a great day!

Guest: Thank you. Hope you have a great day too.

. Terima kasih 1
2
3
4