OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN

PRASARANA (XI-OTKP)
PROSEDUR PENGOPERSIAN MESIN KOMUNIKASI KANTOR (INTERKOM, TELEPON)
PENGOPERASIAN INTERKOM

Angkat gagang Tekan tombol seleksi

interkom saluran yang dituju

Setelah nada panggil

Tekan tombol
terdengar, mulailah
pemanggil, yaitu tombol
mengutarakan pesan
“C”, sampai terdengar
yang hendak
nada panggil
disampaikan
PENGOPERASIAN TELEPON

Tata cara melakukan panggilan telepon ke luar:

1. Siapkan alat tulis dan buku catatan untuk mencatat pesan telepon.
2. Siapkan nomor telepon yang hendak dituju. Jangan melakukan panggilan telepon sebelum nomor yang dituju diketahui
secara pasti.
3. Setelah memastikan nomor telepon tujuan, angkat gagang telepon, kemudian tekan nomor telepon tujuan.
4. Apabila panggilan telepon menerima tanggapan, sampaikan salam pembuka dan pastikan bahwa pihak yang mengangkat
telepon adalah pihak yang dituju dengan menyebutkan nama atau instansi yang hendak dituju.
5. Apabila pihak yang mengangkat telepon adalah benar pihak yang dituju, sampaikan identitas diri dan nama instansi asal,
kemudian sampaikan alasan menelepon kepada lawan bicara.
6. Bicaralah dengan suara yang jelas dan sopan, serta lugas menyampaikan tujuan menelepon. Jangan lupa mencatat poin-
poin pembicaraan apabila lawan bicara menyampaikan beberapa pesan penting.
7. Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya gangguan telepon, jangan mengetuk-ngetuk kait telepon.
8. Jika pembicaraan sudah selesai, ucapkan salam penutup kepada lawan bicara, kemudian letakkan gagang telepon secara
perlahan. Pastikan gagang telepon berada tepat di tempatnya dan tidak bergeser.
PENGOPERASIAN TELEPON

Tata cara menangani atau menerima telepon masuk:

1. Begitu telepon berdering, segera angkat telepon tersebut. Jangan membiarkan telepon berdering lebih dari tiga
kali.
2. Angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan buku catatan.
3. Sampaikan salam, identitas diri, dan nama instansi saat membuka percakapan. Selanjutnya tanyakan identitas
penelepon.
4. Gunakan suara yang jelas dan sopan saat menerima telepon, serta lugas dalam menjawab pertanyaan penelepon.
5. Catat semua pesan penting yang disampaikan oleh penelepon. Jangan ragu untuk bertanya penelepon jika isi
pesan dirasa belum jelas, terlebih jika isi pesan berkaitan dengan nama ataupun nomor-nomor penting yang harus
dicek kebenarannya.
6. Setelah percakapan usai, jangan lupa menyampaikan salam penutup sebelum menutup telepon.