CARA PENGOPRASIAN TELEPON

Jl. KH. Sohari No.

No. Dokumen Halaman
39 No. Revisi
004/ADUM/BA/I/2012 01
Serang
Ditetapkan Oleh
Tanggal Terbit Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak
STANDAR 1 Januari 2012 Budiasih Serang
OPERASIONAL
PROSEDUR

Dr. HR. Asep Hidayat S, MARS

PENGERTIAN Telepon adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan).
TUJUAN Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melakukan Telepon
KEBIJAKAN Cara Penggunaa alat/Inventaris harus di lakukan oleh tenaga kompeten
melalui IPS-RS
Tata cara menangani telepon ke luar
PROSEDUR
1. Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat seperlunya.
2. Siapkan nomor telepon yang dikehendaki, jangan mengangkat
telepon sebelum nomor telepon di ketahui.
3. Setelah di angkat, dengarkan nada pilih dan barulah memutar
nomor telepon yang di kehendaki.
4. Kalau yang dipanggil kedengaran mengangkat teleponnya,
katakanlah nama kantor atau instansi dan nomor telepon yang kita
kehendaki.
5. Bicaralah secara singkat, sopan, dan jangan bicara yang bukan-
bukan.
6. Jika pembicaraan kurang memuaskan karena adanya gangguan
telepon, jangan mengetuk-ngetuk kait telepon.
7. Jika pembicaraan sudah habis, letakkan telepon secara perlahan
dan jangan sampai dalam keadaan miring.

Tata cara menangani telepon masuk

1. Begitu telepon berdering, harus segera diangkat dan jangan

membiarkan telepon berdering lebih dari 3 kali.
2. Angkat telepon dengan tangan kiri, sedangkan tangan kanan
memegang alat tulis dan block note.
3. Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas dan hormat misalnya:
“Selamat siang, SCBS Radio Selong?“. Hindarkan menjawab
dengan mengatakan “halo”.
4. Mencatat segala pesan atau permintaan penelepon dengan penuh
perhatian.
5. Bila perlu, sekretaris dapat meminta penelepon agar mengeja kata-
 kata asing atau nama yang sulit.
6. Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan pesan-pesan penting
harus di ulang agar dapat dicek kebenarannya.
7. Menutup telepon setelah penelepon memutuskan hubungan
terlebih dahulu.

Unit Terkait Semua Unit