RONI ROHMAN, Amd.

PK

29 Sept 2018

08112966119
Ronitugu@gmail.com
LATAR BELAKANG
Pengertian Retensi
 Retensi berarti penyimpanan.
Retensi Rekam medis adalah sistem yang
mengatur jangka waktu penyimpanan
berkas rekam medis
 Retensi Rekam Medis adl

kegiatan memisahkan atau memindahkan

antara dokumen rekam medis yang masih
aktif dengan dokumen rekam medis yang
dinyatakan in aktif di ruang
penyimpanan (filing)
PENGERTIAN

PENYUSUTAN:
Pengurangan jumlah formulir yang terdapat
di dalam berkas RM dengan cara memilah
nilai guna dari tiap-tiap formulir .
Pengertian Pemusnahan
 Pemusnahan adalah suatu kegiatan
menghancurkan secara fisik dokumen rekam
medis yang sudah berakhir masa fungsi dan
tidak memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca
dan tidak dapat dikenali baik isi maupun
bentuknya.
 Adalah proses penghancuran formulir-formulir
yang terdapat di dalam berkas RM yang
sudah tidak mengandung nilai guna
Tujuan
 Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM
aktif
 Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif

 Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg

masih mengandung nilai guna )

 Mengurangi beban kerja petugas dalam

penanganan berkas Aktif & In-aktif

Dasar Hukum
 SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91
tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab
III D-E)
 Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun
1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan
Pemusnahan arsip RM di rumah sakit
 Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran
(paragraf 3 pasal 46-47)
 Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V.
item C,2006
 PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM
MEDIS
Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 bab IV
Pasal 8
 Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit
wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun tehitung dari
tanggal terakhir pasien berobat atau
dipulangkan;
 Setelah batas waktu 5 (lima) tahun
sebgaimana dimaksud pada ayat (1)
dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan,
kecuali ringkasan pulang dan persetujuan
tindakan medik.
Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 bab IV
Pasal 8

 Ringkasan pulang dan persetujuan

tindakan medik sebagaimana dimaksud
pada ayat (2) hanya disimpan untuk
jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung
dari tanggal dibuatnya ringkasan
tersebut.
Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 bab IV
Pasal 9

 Rekam medis pada sarana pelayanan

kesehatan non rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu
2 (dua) tahun terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat.
 Setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilampaui,
rekam medis dapat dimusnahkan.
Jadual Retensi Rekam Medis
(JRA)
Jadual Retensi Rekam Medis
(JRA)

 Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu

 KIUP+Register+Indeks disimpan permanen
RS harus membuat ketentuan sendiri bila
retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang
ada, antara lain untuk :Berkas rekam medis
berdasarkan penggolongan penyakit, Riset dan
edukasi, Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23
tahun setelah ada ketetapan hukum.
Jadual Retensi Rekam Medis
(JRA)

 Untuk kepentingan tertentu :Penyakit jiwa,

ketergantungan obat, orthopedi, kusta, Mata,
Perkosaan, HIV, Penyesuaian kelamin Pasien orang
asing Kasus adopsi, Bayi tabung, Cangkok organ,
Plastik rekontruksi, Retensi berdasarkan diagnosa
masing-masing RS berdasarkan keputusan Komite
RM / Komite Medis dengan pertimbangan nilai guna
PERSIAPAN - PERSIAPAN
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi
akan dilakukan .
Rawat jalan : 2018 – 7 tahun = Tahun 2011
Rawat Inap : 2018 – 12 tahun = Tahun 2006
2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi
- Ka.Rekam Medis - Panitia Rekam Medis
- Perawat Senior - Komite Medik
- Petugas terkait
3. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan
Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi
Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

4. Disiapkan form pertelaan :

NO NO.RM DIAGNOSIS Tgl terakhir ket
AKHIR kunjungan

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

PENILAIAN REKAM MEDIS
Tata cara pemindahan RM aktif menjadi in aktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut
berkas dipisahkan di ruang lain
3. Berkas RM inaktif dikelompokan sesuai dengan
tahun terakhir kunjungan
4. Berkas rekam medis yang dinilai adalah yang telah
2 tahun inaktif atau dijajarkan di rak inaktif sesuai
TDF
Syarat
 Rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan
dilaporkan kepada direktur rumah sakit.
 Direktur rumah sakit membuat surat keputusan tentang
pemusnahan rekam medis dan menunjuk Tim Pemusnah Rekam
Medis.
 Tim Pemusnah rekam medis melaksanakan pemusnahan dan
membuat Berita Acara Pemusnahan yang disahkan Direktur
Rumah Sakit.
 Berita acara dikirim kepada Pemilik Rumah Sakit dengan
tembusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik
Tata Cara
 Pembuatan Tim Pemusnah yang terdiri dari komite medis
sebagai ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris,
dengan beranggotakan petugas filing dan tenaga lainnya
yang terkait berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah
Sakit.
 Tim Pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam
medis in aktif yang akan dimusnahkan. Daftar pertelaan berisi
tentang Nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangka
waktu penyimpanan, diagnosis terakhir.
Tata Cara
 Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat
pemusnahan berlangsung yang ditandatangani oleh Ketua tim
Pemusnah, Sekretaris tim pemusnah dan diketahui oleh Direktur
rumah sakit.
 Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak/tidak
terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terelebih dahulu
membuat pernyataan diatas kertas bersegel yang
ditandatangani oleh direktur yang isinya menyatakan bahwa
dokumen rekam medis sudah tidak dapat dibaca sama sekali
sehingga dapat dimusnahkan.
Cara Pemusnahan
 Dibakar dengan menggunakan incenerator
atau dibakar biasa.
 Dicacah, dibuat bubur.

 Dilakukan oleh pihak ketiga dengan disaksikan

oleh tim pemusnah.

Formulir Diabadikan
 Ringkasan masuk dan keluar
 Resume penyakit.
 Lembar operasi (termasuk laporan persalinan),
 Identifikasi bayi lahir,
 Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent)
 Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanaya sudah
menyatu pada formulir ringkasan masuk-keluar)
 Berkas rekam medis tertentu, sesuai dengan kepentingan pelayanan
meliputi
 Indeks,
 Register,
 Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh direktur rumah-
sakit.
Alur Proses Peyusutan dan Pemusnahan RM
SEKIAN & TELIMA
KACIIH…!!!