Anda di halaman 1dari 51

PEDOMAN PENGORGANISASIAN

BAGIAN REKAM MEDIS


RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013

RS BAPTIS BATU
JL RAYA TLEKUNG NO 1
JUNREJO - BATU

SURAT KEPUTUSAN
No. 149/8/III/SK_DIR/2013
TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN PELAYANAN
BAGIAN REKAM MEDIS
DIREKTUR RS BAPTIS BATU
MENIMBANG

: a.

b.

c.

MENGINGAT

: a.
b.
c.

d.

e.
f.

g.

Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu


Pengorganisasian Dan Pelayanan Rumah Sakit
Baptis Batu, maka diperlukan penyelenggaraan
Pengorganisasian & Pelayanan Rekam Medis
yang bermutu tinggi;
Bahwa agar Pengorganisasian Dan Pelayanan
Rekam Medis di Rumah Sakit Baptis Batu dapat
terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan
Direktur Rumah Sakit Baptis Batu sebagai
landasan bagi penyelenggaraan Pengorganisasian
& Pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit Baptis
Batu;
Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan
Keputusan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44
tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36
tahun 2009 tentang Kesehatan.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No. 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No. 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar
Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di
Sarana Pelayanan Kesehatan tahun 2008.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 29 Tahun 2012 Tentang Tarif Pelayanan
Kesehatan Bagi Peserta PT. ASKES.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 40 Tahun 2012 Tentang Pedoman
Pelaksanaan Jaminan Kesehatan Masyarakat.

ii

h.

i.

j.

k.
l.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia


Nomor 2562/MENKES/PER/XII/2011 Tentang
Petunjuk Teknis Jaminan Persalinan.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1259/MENKES/SK/XII/2009 Tentang
Petunjuk Teknis Pelayanan Jamkesmas Bagi
Masyarakat Miskin Akibat Bencana, Masyarakat
Miskin Penghuni Panti Sosial, Dan Masyarakat
Miskin Penghuni Lembaga Pemasyarakatan Serta
Rumah Tahanan Negara.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1 Tahun 2012 Tentang Sistem Rujukan
Pelayanan Kesehatan Perorangan.
Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008
Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis
Indonesia Nomor 047/YBI/VII/2011 tentang
Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu.

MEMPERHATIKAN : Perlunya usaha untuk meningkatkan kualitas


Pengorganisasian Dan Pelayanan di Rumah Sakit
Baptis Batu.
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN
:
PERTAMA : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT BAPTIS BATU
TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN DAN
PELAYANAN BAGIAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT
BAPTIS BATU
KEDUA

Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Rekam


Medis Rumah Sakit Baptis Batu sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini.

KETIGA

Pedoman Pengorganisasian Dan Pelayanan Bagian Rekam


Medis Rumah Sakit Baptis Batu harus dibahas sekurangkurangnya setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan,
dapat dilakukan perubahan sesuai dengan perkembangan yang
ada.

KEEMPAT :

Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan Pengorganisasian


Dan Pelayanan Bagian Rekam Medis Rumah Sakit Baptis Batu
dilaksanakan oleh Wakil Direktur Umum Keuangan Rumah
Sakit Baptis Batu.

iii

KELIMA

Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan apabila


di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan
ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Batu
Pada tanggal
: 08 Maret 2013
Direktur RS. Baptis Batu

Arhwinda Pusparahaju A.dr.SpKFR.,MARS

iv

DAFTAR ISI

Halaman Judul.............................................................................................

Surat Keputusan Direktur RS. Baptis Batu .................................................

ii

Daftar Isi......................................................................................................

BAB I. Pendahuluan....................................................................................

BAB II. Gambaran Umum RS. Baptis Batu ...............................................

2.1. Deskripsi RS. Baptis Batu ....................................................................

2.2. Sejarah Institusi RS. Baptis Batu .........................................................

BAB III. Visi, Misi, Falsafah, Nilai Dan Tujuan RS. Baptis Batu .............

3.1. Misi ......................................................................................................

3.2. Misi ......................................................................................................

3.3. Falsafah ................................................................................................

3.4. Nilai-Nilai ............................................................................................

3.5. Tujuan ..................................................................................................

3.6. Motto ....................................................................................................

BAB IV. Struktur Organisasi RS. Baptis Batu ...........................................

4.1. Bagan Organisasi .................................................................................

4.2. Keterangan / Pengertian .......................................................................

BAB V. Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis ....................................

11

5.1. Tanggung Jawab Bagian Rekam Medis ...............................................

12

5.2. Keanggotaan Bagian Rekam Medis .....................................................

12

5.3. Panitia Rekam Medis ...........................................................................

13

5.4. Struktur Organisasi Panitia Rekam Medis ...........................................

14

5.5. Tanggung Jawab Panitia Rekam Medis ...............................................

14

5.6. Keanggotaan Panitia Rekam Medis .....................................................

15

5.7. Tata Kerja Panitia Rekam Medis .........................................................

15

BAB VI. Uraian Jabatan .............................................................................

17

6.1. Kepala Bagian Rekam Medis ...............................................................

17

6.2. Petugas Rekam Medis ..........................................................................

19

6.3. Petugas Pendaftaran Pasien ..................................................................

22

6.4. Petugas Filing DRM.............................................................................

27

6.5. Petugas Distribusi DRM ......................................................................

28

BAB VII. Tata Hubungan Kerja .................................................................

29

7.1. Skema Hubungan Kerja .......................................................................

29

7.2. Hubungan Internal................................................................................

29

7.3. Hubungan Eksternal .............................................................................

30

BAB VIII. Pola Ketenagaan Dan Kualifikasi .............................................

31

8.1. Tabel Kualifikasi Sumber Daya ...........................................................

32

BAB IX. Kegiatan Orientasi .......................................................................

36

BAB X. Pertemuan / Rapat .........................................................................

41

10.1. Rapat Rutin Internal ...........................................................................

41

10.2. Rapat Rutin / Koordinasi Dibawah Manajer Rawat Jalan .................

41

10.3. Rapat Kerja Antar Unit ......................................................................

42

10.4. Rapat Insidentil ..................................................................................

42

BAB XI. PELAPORAN ..............................................................................

43

11.1. Laporan Mingguan .............................................................................

43

11.2. Laporan Bulanan Internal...................................................................

43

11.3. Laporan Bulanan Eksternal ................................................................

43

11.4. Laporan Tahunan Internal ..................................................................

44

11.5. Laporan Tahunan Eksternal ...............................................................

44

vi

BAB I
PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti


kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah
sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang
benar.
Dengan adanya UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran,
maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia
kedokteran termasuk berkas rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat
agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan
rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya
Permenkes

No.269/MENKES/PER/III/2008

tentang

rekam

medis

yang

merupakan landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka
harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam
medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan
dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non
medis yang bertugas di Rumah Sakit Baptis Batu.

BAB II
GAMBARAN UMUM RS. BAPTIS BATU.

2.1. DESKRIPSI RS. BAPTIS BATU.


Rumah Sakit Baptis Batu (RS. Baptis Batu) merupakan rumah sakit umum
dengan pelayanan kesehatan mulai dari yang bersifat umum sampai dengan yang
bersifat spesialistik, yang dilengkapi dengan pelayanan penunjang medis 24 jam.
RS Baptis Batu berlokasi di JL. Raya Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec.
Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia. Telp 0341- 594161, (hunting) Fax:
0341 598911 dengan alamat e-mail baptisbatu@yahoo.com
RS. Baptis Batu diresmikan pada tanggal 11 Mei 1999, dengan status berada
dibawah kepemilikan Yayasan Rumah Sakit Baptis Indonesia. RS Baptis Batu
merupakan rumah sakit tipe madya yang setara dengan rumah sakit pemerintah
tipe C. Pada saat ini RS Baptis Batu dipimpin oleh dr. Arhwinda Pusparahaju
Artono, Sp.KFR, MARS selaku direktur.
Pada permulaan kepemimpinan beliau pada tahun 2008 motto RS Baptis
Batu yang lama yaitu Rumah Sakitku, Kebanggaanku, Tanggung Jawabku diubah
menjadi Compassionate Hospital atau

Rumah Sakit yang berbelas kasih.

Demikian juga visi, misi, dan nilai dasar yang lama mengalami perubahan untuk
menyusun rencana strategi RS. Baptis Batu sesuai kebutuhan dan perkembangan
RS. Baptis Batu.
Pada tahun 2009 RS Baptis Batu sudah terakreditasi 5 pelayanan dasar untuk
Pelayanan Administrasi, Pelayanan Rekam Medik, Pelayanan Instalasi Gawat
Darurat, Pelayanan Medik dan Pelayanan Keperawatan
RS Baptis Batu memberikan beragam jenis pelayanan medis antara lain
klinik umum, klinik gigi dan mulut, dan klinik spesialis, Instalasi Gawat Darurat,
serta rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP yang dilengkapi
pelayanan laboratorium, radiologi, farmasi, fisioterapi, anestesi, home care, hotel
care, dan medical spa. Kapasitas tempat tidur pasien yang disediakan di RS
Baptis Batu sebanyak 100 tempat tidur.
Kebijakan umum rumah sakit adalah setiap pasien yang datang dilayani
kebutuhannya secara tuntas dengan menyediakan keperluan perawatan dan
2

pengobatan pasien, baik obat maupun alat yang diperlukan, tanpa memberi resep
yang harus dibeli oleh pasien, tanpa uang muka. Semua baru dibayar oleh pasien
setelah pasien siap pulang. Kebijakan ini merupakan kebijakan yang telah ada
sejak RS Baptis Kediri berdiri dan merupakan nilai dasar bagi RS Baptis.

2.2. SEJARAH INSTITUSI RS. BAPTIS BATU.


RS Baptis Batu mulai dibangun pada tahun 1996, berlokasi di Jl. Raya
Tlekung No. 1 Desa Tlekung Kec. Junrejo, Batu 65327, Jawa Timur, Indonesia.
Di atas areal tanah seluas +/-7 hektar. Secara legalitas disahkan pada tanggal 11
Mei 1999.
RS Baptis Batu didirikan sebagai pengembangan RS Baptis Kediri,
diprakarsai oleh dr. Sukoyo Suwandani, selaku direktur RS Baptis Kediri, yang
didukung oleh seluruh staf RS Baptis Kediri. Jabatan direktur dirangkap oleh
direktur RS Baptis Kediri, yaitu dr. Sukoyo Suwandani. Pada awal pembukaan,
RS Baptis Batu sebagian besar karyawan adalah karyawan RS Baptis Kediri yang
bersedia dipindah tugas. Jumlah seluruh karyawan saat itu 143 orang.
Visi RS Baptis Batu saat itu sama dengan visi RS Baptis Kediri, visi ini
merupakan visi

yang tumbuh dari hati para misionaris yang mendirikan RS

Baptis Kediri yaitu :


1. Menyatakan kasih Tuhan Yesus dalam pelayanan kesehatan.
2. Terwujudnya kasih Tuhan Yesus kepada setiap orang melalui
pelayanan rumah sakit.
Misinya adalah:
1. Mengupayakan pelayanan kesehatan yang prima dengan dasar
kasih Kristus tanpa membedakan status sosial, golongan, suku,
agama.
2. Menumbuhkembangkan aset yang ada.
Pelayanan kesehatan yang ada pada waktu itu adalah klinik umum, klinik
spesialis (bedah, kandungan, penyakit dalam dan kesehatan anak), klinik gigi,
instalasi gawat darurat, rawat inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP,
serta dilengkapi pelayanan laboratorium, alat X-Ray, USG, EKG, kamar obat,

fisioterapi. Sebagian besar peralatan medis dan non medis berasal dari RS Baptis
Kediri.
Pada saat pendirian RS Baptis Batu, dicanangkan target kemandirian dicapai
tahun 2009. Yang dimaksud dengan target kemandirian adalah kemampuan untuk
menutupi biaya operasional sendiri. Mulai awal berdiri tahun 1999 sampai tahun
2009, RS Baptis Batu masih mendapat bantuan dana operasional dari Rumah
Sakit induk yaitu RS Baptis Kediri yang sudah berdiri sejak tahun 1957.
Sebagai rumah sakit yang baru berdiri maka jumlah pasien yang dilayani
tidak terlalu banyak. Pada waktu itu pasien lebih memilih berobat di rumah sakit
yang berada di Malang yang lebih lengkap peralatannya. Setelah ada kerjasama
dengan PT ASKES yang melayani askes sukarela, askes sosial, Jamkesmas dan
Jamkesda jumlah pasien meningkat pesat mulai April 2006.
Pada tanggal 11 Mei 2007 bertepatan dengan ulang tahun RS Baptis Batu
yang ke-8, ditunjuk pejabat direktur RS Baptis Batu yaitu dr. Arhwinda
Pusparahaju Artono, Sp.KFR, MARS, yang menjabat direktur sampai saat ini.
Pada tahun 2008 disusunlah Rencana Strategis RS Baptis Batu 2008-2013. Sesuai
dengan target, pada tahun 2009 RS Baptis Batu mencapai target kemandirian.
Seluruh manajemen diserah terimakan dari direktur RS Baptis Kediri dr. Sukoyo
Suwandani selaku induk organisasi kepada direktur RS Baptis Batu yaitu dr.
Arhwinda Pusparahaju Artono, Sp. KFR, MARS. Sejak saat itu biaya operasional
harus diusahakan sendiri. Apabila ada kekurangan dana operasional

dapat

meminta bantuan RS Baptis Kediri yang diperhitungkan sebagai pinjaman.


Dengan target kemandirian ini RS Baptis Batu mulai berbenah sesuai dengan
rencana strategis yang sudah dicanangkan.

BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS. BAPTIS BATU

3.1. VISI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki visi :
Menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat Malang Raya karena Pelayanan
Kesehatan yang berpusat pada pasien dengan mengutamakan Mutu dan
Keselamatan Pasien

3.2. MISI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki misi :
a) Memberikan pelayanan kesehatan prima secara holistik berlandaskan
Kasih Kristus kepada setiap orang, tanpa membedakan status sosial,
golongan, suku dan agama.
b) Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang berpusat pada
pasien dengan mengutamakan Mutu dan Keselamatan Pasien.
c) Mengelola aset secara efektif dan efisien bagi Kesejahteraan dan
Pengembangan rumah sakit dengan memanfaatkan potensi Kota Wisata
Batu.
d) Mengembangkan Sumber Daya Manusia secara utuh yang memiliki
belas kasih, asertif, profesional, bekerja dalam tim, integritas dan
sejahtera.

3.3.FALSAFAH.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki falsafah :
a) Menjadikan Rumah Sakit Baptis Batu pilihan utama masyarakat Malang
Raya.
b) Hak pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu.
c) Sebagai tempat tenaga kesehatan mengabdi dan mengembangkan
profesionalisme.
d) Secara berkesinambungan meningkatkan kemampuan dan ketrampilan
dalam berkarya.

e) Bekerja secara tim berdasarkan kebersamaan dan saling menghargai antar


profesi.
f) Memiliki komitmen untuk mencapai tujuan rumah sakit.
g) Keselarasan dalam melaksanakan tugas.

3.4.NILAI NILAI.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki nilai-nilai :
B

Belas Kasih

Asertif

Profesional

Tim Kerja

Integritas

Sejahtera

3.5.TUJUAN.
Berpartisipasi dalam pembangunan kesehatan masyarakat demi peningkatan
kualitas sumber daya manusia Indonesia secara rohani dan jasmani

3.6.MOTTO.
Rumah Sakit Baptis Batu memiliki Motto :

Memberikan pelayanan dengan belas kasih

BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS. BAPTIS BATU

4.1.BAGAN ORGANISASI.

4.2. KETERANGAN/PENGERTIAN.
a. Unit Struktural
i. Direktur
Adalah kepala atau pejabat tertinggi di RS Baptis Batu
ii. Wakil Direktur
Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam melaksanakan tugas
dan tanggungjawabnya sesuai dengan bidang masing masing, yaitu
:
1. Wakil Direktur Pelayanan : membantu direktur dalam bidang
pelayanan medis dan keperawatan

2. Wakil Direktur Umum dan Keuangan : membantu direktur


dalam bidang umum dan keuangan
iii. Manajer
Adalah pejabat yang membantu Direktur dalam pelaksanaan satu
atau lebih macam pelayanan rumah sakit, yaitu :
1. Manajer Rawat Jalan, Medical Check Up dan Klinik Satelit.
2. Manajer Rawat Inap dan Keperawatan
3. Manajer Gawat Darurat dan Out Care
4. Manajer ICU dan Kamar Operasi.
5. Manajer Pemasaran, Komplain dan Pelayanan Perusahaan
Asuransi.
6. Manajer Wellness Center.
iv. Unit Kerja
Adalah suatu wadah struktural yang terdiri dari tenaga ahli atau
profesi dan memiliki fungsi tertentu sebagai bagian yang tidak
terpisahkan dari rumah sakit baik berfungsi pelayanan maupun
pendukung operasional rumah sakit. Unit Kerja di RS Baptis Batu
dibedakan menjadi 2 yaitu divisi bisnis yang diberi istilah Instalasi
dan divisi pendukung yang diberi istilah Bagian. Seluruh instalasi
dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Pelayanan dan seluruh
Bagian dibawah tanggungjawab Wakil Direktur Umum Keuangan.
Unit Kerja dapat bertanggungjawab atas satu atau lebih Sub Unit
Kerja. Berikut adalah daftar Unit Kerja :
-

Instalasi Rawat Jalan.

Instalasi Rawat Inap Ibu & Anak.

Instalasi Rawat Inap Kelas 1 & 2.

Instalasi Rawat Inap Lantai 2 ICU.

Instalasi Rawat Inap Kelas 3.

Instalasi Gawat Darurat.

Instalasi Kamar Operasi.

Instalasi Farmasi.

Instalasi Rehabilitasi Medik.

Instalasi Laboratorium.

Instalasi Radiologi.

Instalasi Gizi

Bagian Administrasi.

Bagian Sumber Daya Manusia.

Bagian Rekam Medik.

Bagian Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit.

Bagian Pemeliharaan Sarana.

Bagian Layanan Perusahaan & Asuransi.

Bagian Akuntansi.

Bagian Inventory.

Bagian Keuangan.

Bagian Pemasaran.

Bagian Humas.

v. Unit Kerja Outsourcing


Cleaning Service, Satpam, Taman
b. Unit Non Struktural
i. Komite
Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi
dibentuk untuk memberikan pertimbangan strategis kepada direktur
dalam rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah
sakit. Komite yang ada di RS Baptis Batu adalah sebagai berikut :
1. Komite Pastoral.
2. Satuan Pemeriksa Internal.
3. Komite Etik Rumah Sakit.
4. Komite Medik.
5. Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit.
6. Komite Pencegahan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit.
7. Komite Keperawatan

ii. KSM/Kelompok Staf Medis


Adalah kelompok dokter yang bekerja di bidang medis dalam
jabatan fungsional. Kelompok Staf Medis di RS Baptis Batu
dikelompokkan sebagai berikut :
1. Kelompok Staf Medis Bedah.
2. Kelompok Staf Medis Non Bedah.
3. Kelompok Staf Gigi dan Mulut.
iii. Panitia
Adalah wadah non struktural yang terdiri dari tenaga ahli dan profesi
dibentuk untuk bertanggungjawab terhadap bidang tertentu dalam
rangka peningkatan dan pengembangan pelayanan rumah sakit
1. Panitia Mutu dan Keselamatan Pasien.
2. Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
3. Panitia Rekam Medik.
4. Panitia Farmasi dan Therapi.
5. Panitia Pendidikan Kesehatan Rumah Sakit.

10

BAB V
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN REKAM MEDIS
DIREKTUR
dr. Arhwinda P.A, Sp.KFR,MARS
KEPALA BIDANG
dr. Imanuel Eka Tantaputra
KEPALA BAGIAN
Prilla Kristoni

PENCATATAN & PELAPORAN

PENDAFTARAN

Slamet Santosa, S.Komp.

Jahja Darmawan

PENCATATAN & PELAPORAN

PENDAFTARAN

Robertus Soetomo

Mega Puspita

PENCATATAN & PELAPORAN

PENDAFTARAN

Mohammad Yusuf Elmianto

Mella Krisna,S.Th.

PENCATATAN & PELAPORAN

PENDAFTARAN

Sisilia Alit Roro Tyasti,A.Md.PK.

Yuning Nanti Mustika

FILLING

PENDAFTARAN

Doni Kristian

Catur Suko Rahayu

DISTRIBUSI

PENDAFTARAN

Tri

Michael Abdi Tuladha

DISTRIBUSI
Kris

11

5.1.

TANGGUNG JAWAB BAGIAN REKAM MEDIS.


Dalam pengelolaan organisasinya, secara struktural Bagian Rekam Medis

berada langsung dibawah Wakil Direktur Umum Keuangan. Bagian Rekam Medis
berfungsi sebagai salah satu support division yang memberikan kontribusi
maksimal bagi semua bussiness division.
Secara fungsional, Bagian Rekam Medis melaporkan tanggungjawab
pelayanannya kepada Manajer-manajer yang ada, yakni :
a. Manajer Rawat Jalan.
b. Manajer Gawat Darurat dan Outcare.
c. Manajer Rawat Inap.
d. Manajer Wellness Center dan Klinik Satelit.
e. Manajer Kamar Operasi dan Intensive Care Unit.

5.2

KEANGGOTAAN BAGIAN REKAM MEDIS.


Bagian Rekam Medis dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

bertanggung jawab secara struktural ke Wakil Direktur Umum Keuangan dan


bertanggung jawab secara fungsional kepada para manajer.
Bagian Rekam Medis RS. Baptis Batu secara garis besar terdiri dari 3 Sub
Bagian, yakni :
1. Sub Bagian Rekam Medis.
Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi fungsi :
a. Asembling / perakitan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan,
Rawat Darurat dan Rawat Inap.
b. Koding & Indeksing Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat
Darurat dan Rawat Inap.
c. Evaluasi KLPCM, DPJP & Informed Consent Dokumen Rekam
Medis Rawat Inap.
d. Sensus Harian Rawat Inap.
e. Pemberkasan klaim pelayanan Rawat Jalan, Rawat Darurat dan
Rawat Inap.
12

f. Filing & Retreval Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan, Rawat


Darurat dan Rawat Inap.
g. Pelaporan pelayanan internal dan eksternal.
2. Sub Bagian Pendaftaran.
Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi fungsi :
a. Pendaftaran pasien IGD, Rawat Inap dan Pegawai.
b. Pendaftaran pasien umum, asuransi dan Perjanjian Kerjasama
(PKS).
c. Pendaftaran pasien Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan Surat
Pernyataan Miskin (SPM).
d. Pendaftaran pasien ASKES Sosial dan In-Health.
3. Sub Bagian Distribusi.
Sub bagian ini bertanggung jawab terhadap fungsi fungsi :
a. Distribusi Dokumen Rekam Medis Instalasi Gawat Darurat (IGD)
dan Instalasi Rehabilitasi Medis (IRM).
b. Distribusi Dokumen Rekam Medis Instalasi Rawat Jalan (IRJ) dan
Poliklinik Gigi.

5.3.

PANITIA REKAM MEDIS.


Panitia Rekam Medis bertanggung jawab ke Komite Medis. Merujuk Surat

Keputusan Menkes RI No. 983/SK/Menkes/XI/92 pasal 42 tentang komite medis.


Ayat (1)

: Pengertian Komite Medis adalah kelompok tenaga

medis yang
Anggotanya dipilih dari anggota staf medis fungsional.
Ayat (2)

: Komite

Medis

berada dibawah dan

bertanggung

jawab kepada
Direktur
Ayat (3)

: Komite Medis mempunyai tugas :


-

Membantu Direktur menyusun standar, pelayanan dan


memantau pelaksanaannya.

Melaksanakan pembinaan etika profesi.

Profesi anggota staf medis fungsional.


13

Serta mengembangkan program pelayanan, pendidikan dan


pelatihan serta penelitian & pengembangan.

Ayat (4)

: Dalam melaksanakan tugas, komite medis dapat dibantu

oleh panitia
yang anggotanya terdiri dari staf medis fungsional dan tenaga
profesi.
Ayat (5)

: Panitia adalah kelompok kerja khusus didalam komite

medis yang
dibutuhkan untuk mengatasi masalah khusus.
Ayat (6)

5.4.

: Pembentukan panitia ditetapkan oleh Direktur.

STRUKTUR ORGANISASI PANITIA REKAM MEDIS.


KETUA PANITIA
REKAM MEDIS
Dr. Imanuel Eka Tantaputra
SEKRETARIS SUB KOMITE
REKAM MEDIS
Prilla Kristoni

ANGGOTA PANITIA

ANGGOTA PANITIA

Robertus Sutomo

Sisilia Alit Roro Tyasti,A.Md.PK.

5.5.

TANGGUNG JAWAB PANITIA REKAM MEDIS.


Panitia Rekam Medis melaksanakan tanggungjawabnya untuk membuat

penyelenggaraan rekam medis yang baik dan membantu terselenggaranya


pengelolaan rekam medis yang memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan,
yaitu :
-

Memberikan saran dan pertimbangan dalam hal penyimpanan rekam


medis dan menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya

14

dan menjamin tersedianya data yang diperlukan untuk menilai


pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien.
-

Menjamin pelaksanaan penyimpanan rekam medis (filing records),


peminjaman rekam medis (retrieval), pengeluaran / pendistribusian
rekam medis (distribution), pembuatan indeks (indeksing)

dan

tersedianya rekam medis dari semua pasien serta pengelolaan dan


penyajian data medis untuk proses pelaporan dari suatu instansi
pelayanan kesehatan.
-

Mengajukan usulan kepada Direktur RS. Baptis Batu jika ada


perubahan mengenai prosedur pengisian, atau pengelolaan di system
penyelenggaraan rekam medis yang disesuaikan dengan situasi dan
kondisi rumah sakit.

5.6.

KEANGGOTAAN PANITIA REKAM MEDIS.


Keanggotaan Panitia Rekam Medis terdiri dari dokter, kepala bagian

rekam medis dan petugas rekam medis. Dalam keanggotaan ini, ketua Panitia
Rekam Medis adalah Dokter dan sekretaris adalah Kepala Bagian Rekam Medis.
Keanggotaan Panitia Rekam Medis ditetapkan dengan surat keputusan Direktur
untuk jangka waktu 3 tahun.

5.7.

TATA KERJA PANITIA REKAM MEDIS.


a. Panitia Rekam Medis harus mengadakan pertemuan minimal dua kali
sebulan. Menitik beratkan pada perbaikan mutu pelayanan, kualitas
rekam medis dan mempelajari masalah-masalah yang sering terjadi
didalam proses pengisian rekam medis.
b. Dibawah pengawasan Panitia Rekam Medis, petugas rekam medis
melakukan analisa terhadap pengisian berkas rekam medis setelah
pasien pulang.
c. Jika didapati berkas rekam medis yang tidak memenuhi standar, maka
petugas rekam medis melaporkan berkas tersebut ke komite medis
melalui Panitia Rekam Medis, selanjutnya Panitia Rekam Medis akan

15

berkoordinasi dengan dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan


lain untuk melengkapi berkas rekam medis tersebut.
d. Panitia Rekam Medis juga harus melakukan pengawasan secara teratur
terhadap pengisian berkas rekam medis di Instalasi Gawat Darurat
guna menilai mutu pelayanan medis yang diberikan. Bagi pasien yang
meninggal di Instalasi Gawat Darurat (Death On Arrival / DOA) maka
berkas rekam medisnya tetap diisi oleh dokter dan harus disimpan di
Bagian Rekam Medis secara terpisah.
e. Tanggung jawab Panitia Rekam Medis tidak hanya mengawasi petugas
rekam medis dalam menganalisa rekam medis pasien rawat inap dan
rawat jalan tetapi juga melakukan pengawasan terhadap mutu
pelayanan terhadap pasien tersebut.
f. Didalam penyeragaman lembaran isi rekam medis, penyeragaman
bentuk, ukuran maupun isi rekam medis serta retensi terhadap rekam
medis yang sudah tidak aktif harus dikoordinasikan antara bagian
rekam medis dengan Panitia Rekam Medis serta dengan Komite Medis
yang selanjutnya diteruskan dengan persetujuan Direktur RS. Baptis
Batu.
g. Panitia Rekam Medis juga berperan dalam memberikan saran,
petunjuk dan pelatihan / pendidikan bagi petugas Rekam Medis /
Panitia Rekam Medis dari Rumah Sakit lain.

16

BAB VI
URAIAN JABATAN

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu


kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya
manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan

bertujuan

untuk mempertahankan dan meningkatkan

kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan


kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

6.1.

KEPALA BAGIAN REKAM MEDIS.


PRILLA KRISTONI
1.1.KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Menjadi koordinator di Bagian Rekam Medik.

Melakukan koordinasi / pertemuan berkala / insidentil dengan unit


lain.

Menjaga stabilitas unit, melakukan perencanaan dan mengevaluasi


kinerja.

Mempertahankan kinerja unit agar sesuai standar pelayanan


minimal RS dan standar akreditasi.

Menerima kritik, usulan dan mewujudkannya dalam proses


pelayanan.

Melakukan pengarsipan surat masuk / keluar dan berkas penting


dan notulensi setiap pertemuan.

Membuat jadwal dinas.

17

Menjadi sekretaris Panitia Rekam Medik.

Melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam Medik.

1.2.PEMBUATAN LAPORAN.
-

Membuat laporan mingguan IGD, IRJ, IRNA dan IKO.

Membuat laporan & presentasi bulanan kegiatan Rekam Medis.

Membuat laporan & presentasi semesteran kegiatan Rekam Medis.

Membuat laporan tahunan & presentasi kegiatan Rekam Medis.

Membuat laporan beban dokter.

Membuat laporan pengecekan software INA CBGs dengan berkas


yang ada.

Membuat laporan grouper, finalisasi bulanan dan membuat file txt


INA CBGs.

Membuat laporan cuti petugas rekam medis.

Membuat laporan subsidi uang transport petugas rekam medis.

Membuat laporan Surveilans Terpadu ke Dinas Kesehatan.

Membuat laporan wabah ke Dinas Kesehatan.

Membuat pelaporan eksternal SIRS-6 di internet baik bulanan


maupun tahunan

Membuat pelaporan eksternal ASPAK di internet apabila ada


perubahan peralatan kesehatan

1.3.KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SOP)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SOP) yang ada.

Melakukan penggantian posisi Deskripsi Petugas jika berhalangan


dinas.

18

6.2.

PETUGAS REKAM MEDIS.

1. PETUGAS REKAM MEDIK 1.


SLAMET SANTOSA,S.KOMP.
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab terhadap data sensus harian rawat inap (SHRI).

Bertanggung jawab terhadap tersedianya Dokumen Rekam Medik


(DRM) baru yang cukup untuk operasional Bagian Rekam Medik 1
minggu.

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan


SPM kedalam komputer CBG.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

2. PETUGAS REKAM MEDIK 2.


M. YUSUF ELMIANTO.
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab terhadap data proses koding diagnosa dan


indeksing pasien IRJ, IGD dan IRNA secara harian.

Bertanggung jawab melakukan koding diagnosa untuk berkas


klaim IRJ, IGD dan IRNA Jamkesmas, Jamkesda dan SPM secara
bulanan.

19

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan


SPM kedalam komputer CBG.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

3. PETUGAS REKAM MEDIK 4.


ROBERTUS SUTOMO.
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab sebagai koordinator Bagian Rekam Medik jika


Kepala Bagian Rekam Medis sedang tidak berada ditempat.

Bertanggung jawab melakukan mentoring selama 1 tahun jika ada


petugas rekam medik baru.

Bertanggung

jawab

melakukan

pengurutan

berkas

klaim

Jamkesmas tiap bendel tiap tanggal bersama Kepala Bagian Rekam


Medik.Bertanggung jawab melakukan pengecekan jumlah berkas
di software INA CBG dengan Kepala Bagian Rekam Medik.
-

Bertanggung jawab menyerahkan berkas klaim dan file txt ke


Bagian LPA.

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

20

Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan


SPM kedalam komputer CBG.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

4. PETUGAS REKAM MEDIK 5.


SISILIA ALIT RORO TYASTI,A.MD.PK.
KEWAJIBAN KHUSUS
-

Bertanggung jawab melakukan proses assembling / perakitan DRM


IRNA

Bertanggung jawab melakukan pengecekan dan entri data KLPCM,


Informed Consent dan DPJP kedalam komputer evaluasi.

Bertanggung jawab melakukan pengambilan ulang dari rak


penyimpanan untuk pasien KRS yang belum lengkap.

Bertanggung jawab melakukan permohonan untuk melengkapi ke


dokter DPJP di IRJ hingga semua lengkap.

Bertanggung jawab melakukan pelaporan eksternal ke Kepala


Bagian Rekam Medik dan Dinas Kesehatan jika ada kasus DBD
dan wabah.

Bertanggung jawab membuat laporan bulanan KLPCM, DPJP dan


Informed Consent ke Panitia Rekam Medik.

Bertanggung jawab melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam


Medik bersama Ketua dan Sekretaris Panitia Rekam Medik.

Bertanggung jawab melakukan surveilans Dalin sesuai SPO dari


Komite Pengendalian dan Pencegahan Infeksi.

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

21

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan


SPM kedalam komputer CBG.

6.3.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN.


1. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 1.
JAHJA DARMAWAN
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab menjadi koordinator pendaftaran jika Kepala


Bagian Rekam Medis sedang tidak berada ditempat.

Bertanggung jawab melakukan mentoring selama 1 (satu) tahun


jika ada petugas pendaftaran baru.

Bertanggung jawab terhadap tersedianya Formulir Ringkasan


Keluar Masuk dengan stempel nomor register IRNA.

Bertanggung jawab terhadap tersedianya Buku Register IRNA


dengan menulis nomor register IRNA.

Bertanggung jawab terhadap tersedianya formulir Surat Pernyataan


Pasien Umum dan Surat Pernyataan Pasien Askes.

Bertanggung jawab terhadap tersedianya Kartu Bebas Parkir.

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan


SPM kedalam komputer CBG.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

22

5. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 2.


MELLA KRISNA
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab tersedianya Alat Tulis Kantor (ATK) dan


Sticker Labeling untuk operasional Bagian Rekam Medik.

Bertanggung jawab melakukan bon stok & bon non stok, meminta
persetujuan pengambilan barang ke Kepala Bagian MR dan Wakil
Direktur Umum & Keuangan.

Bertanggung jawab melakukan pengambilan barang di Bagian


Inventory dengan atau tanpa bantuan petugas lain jika diperlukan.

Bertanggung jawab melakukan penyimpanan dan pencatatan


barang

operasional

di

loker

yang

telah

ditentukan

dan

menguncinya.
-

Bertanggung jawab mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan


secara efektif dan efisien.

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan


SPM kedalam komputer CBG.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 3.


CATUR SUKO RAHAYU
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab melakukan Sensus Harian IRJ dan IGD.

23

Bertanggung jawab melaporkan hasil penghitungan kunjungan


harian IRJ dan IGD ke Kepala Bagian Rekam Medis dan Kepala
Bagian LPA tiap senin.

Bertanggung jawab memasukkan data kunjungan harian ke


komputer.

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan


SPM kedalam komputer CBG.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

7. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 4.


YUNING NANTI MUSTIKA
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggungjawab terhadap masuknya berkas klaim Jamkesmas,


Jamkesda, Jampersal dan SPM setelah pelayanan ke Bagian Rekam
Medik.

Bertanggung jawab melakukan penataan urutan berkas klaim


Jamkesmas, Jamkesda, Jampersal dan SPM.

Bertanggung jawab melengkapi jika ada beberapa persyaratan yg


kurang.

Bertanggung jawab melakukan pengelompokan jenis klaim tiap


tanggal.

Bertanggung jawab menyimpannya ditempat yang telah ditentukan


hingga siap entri kedalam komputer INA CBGs.

24

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan


SPM kedalam komputer CBG.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

8. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 5.


FRANSISCA MEGA PUSPITA
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab terhadap pengajuan klaim Asuransi dan Jasa


Raharja.

Bertanggung jawab melakukan pengambilan dokumen rekam


medis (DRM) yang akan digunakan klaim Asuransi dan Jasa
Raharja.

Bertanggung jawab membuat perjanjian pengisian kelengkapan


kepada pasien / keluarga dan kepada Dokter Penanggung Jawab
Pelayanan.

Bertanggung jawab memberikan penanda pada dokumen rekam


medis yang akan dipakai untuk pengajuan klaim Asuransi dan Jasa
Raharja.

Bertanggung jawab mengajukan pengisian kelengkapan pengajuan


klaim asuransi dan jasa raharja kepada Dokter Penanggung Jawab
Pelayanan baik didalam RS dan diluar RS.

Bertanggung jawab melakukan desain sesuai permintaan (memo


internal) dari Bagian Humas atau Bagian Pemasaran.

25

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

Membantu melakukan entri data pasien Jamkesmas, Jamkesda dan


SPM kedalam komputer CBG.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

9. PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 6.


MICHAEL ABDI TULADHA
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab tersedianya formulir cetakan untuk operasional


Bagian Rekam Medik dan Unit Terkait.

Bertanggung jawab melakukan bon stok & bon non stok dengan
meminta persetujuan pengambilan barang ke Kepala Bagian MR
dan Wakil Direktur Umum & Keuangan.

Bertanggung jawab melakukan pengambilan barang di Bagian


Inventory dengan atau tanpa bantuan petugas lain jika diperlukan.

Bertanggung jawab melakukan penyimpanan barang operasional di


loker yang telah ditentukan dan menguncinya.

Bertanggung jawab mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan


secara efektif dan efisien.

Bertanggung jawab melakukan pencatatan laporan pengambilan


barang di gudang, pengeluaran barang untuk operasional.

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

26

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai


dengan prosedur (SPO) yang ada.

6.4.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

PETUGAS FILING DRM.


1. PETUGAS FILLING DRM.
DONY CHRISTIAN
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggungjawab terhadap pengambilan dan pengembalian


Dokumen Rekam Medik dari rak penyimpanan.

Bertanggungjawab melakukan pengecekan dan mengajukan slip


perbaikan barang ke Bagian Pemeliharaan Sarana, IT RS dan
Rekanan (Mesin Fotokopi).

Memasukan hasil PA dan Lab dalam DRM sesuai no. Rekam


Medis.

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

6.5.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

PETUGAS DISTRIBUSI DRM.


1. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.
TRI
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab melakukan pengambilan DRM setelah selesai


pelayanan IGD dan IRJ.

27

Bertanggungjawab terhadap Distribusi Dokumen Rekam Medik


dengan prioritas IRJ, IGD, IRM dan Poliklinik Gigi sesuai Standar
Pelayanan Minimal (SPM).

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Membantu melakukan proses administrasi

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

10. PETUGAS DISTRIBUSI DRM.


KRIS
KEWAJIBAN KHUSUS.
-

Bertanggung jawab melakukan pengambilan DRM setelah selesai


pelayanan IGD dan IRJ.

Bertanggungjawab terhadap Distribusi Dokumen Rekam Medik


dengan prioritas IRJ, IGD, IRM dan Poliklinik Gigi sesuai Standar
Pelayanan Minimal (SPM).

KEWAJIBAN UMUM.
-

Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO)


yang ada.

Membantu melakukan proses administrasi

Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

28

BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

7.1. SKEMA HUBUNGAN KERJA.

IRJ

IRNA

Keuangan

Manajemen

INTERN

PASIEN

Bagian
REKAM MEDIS

DOKTER

EKSTERN

ASURANSI

Dep.Kes/Pem

REKANAN

LAIN-LAIN

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi,


koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui
pertemuan dan atau surat dinas.

7.2. HUBUNGAN INTERNAL.


Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan
Manajemen dalam mengambil keputusan.
Misal: Dengan adanya SOP yang berkenaan dengan Dokumen Rekam
Medis dalam pelayanan yang berkaitan dengan IRJ, IRNA maupun IRD

29

Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis
Misal: SPO Permintaan pengisian Resume dokter bagi setiap pasien
pengguna

asuransi

7.3. HUBUNGAN EKSTERNAL.


Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga
yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Misal: Memberikan pelayanan pendaftaran pasien asuransi seoptimal
mungkin yang dituangkan ditegaskan kedalam sebuah SPO
Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada
Departemen kesehatan Pemerintah.
Misal: Mengirimkan laporan RL ke DINKES kota maupun Propinsi dan
memberikan

laporan

RL

kepada

menggunakan program SIRS 6

30

kementrian

kesehatan

dengan

BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu


kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya
manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan

bertujuan

untuk mempertahankan dan meningkatkan

kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan


kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

31

8.1. TABEL KUALIFIKASI SUMBER DAYA.


JUMLAH
NAMA JABATAN

PENDIDIKAN

TENAGA

SERTIFIKASI

YANG
DIBUTUHKAN

1. Minimal DIII Rekam Medis.


2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
pelaporan

dengan

menggunakan program MS

DIII Rekam

Excell

Medis
Kepala Bagian

5. Pelatihan Pelaporan RS.

Rekam Medis

6. Menguasai program SIRS VI

Prilla kristoni

7. Menguasai grafik BARBERJOHNSON


8. Memiliki

STR

dari

PORMIKI
9. Sehat

Jasmani

maupun

Rohani.
10.Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan.

32

1. Minimal DIII Rekam Medis.


2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
pelaporan
Sub Unit Sensus

dengan

menggunakan program MS

S1 Komputer

Harian

Excell

Slamet

5. Pelatihan Pelaporan RS.

Santosa,S.Komp

6. Memiliki

STR

1
dari

PORMIKI
7. Sehat

Jasmani

maupun

Rohani.
8. Mampu

bekerja

dan

bertahan dalam tekanan.


1. Minimal DIII Rekam Medis.
2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
Sub Unit Asembling
Evaluasi KLPCM,

DIII Rekam

pelaporan

Medis

menggunakan program MS

DPJP & IC
Sisilia Alit Roro
Tyasti,A.Md.PK

dengan

Excell
1

5. Pelatihan Pelaporan RS.


6. Memiliki

STR

dari

PORMIKI
7. Sehat

Jasmani

maupun

Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan.

33

1. Minimal DIII Rekam Medis.


2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
pelaporan
Sub Unit

SMU Sederajat

dengan

menggunakan program MS
Excell

Pemberkasan

5. Pelatihan Pelaporan RS.

Robertus Sutomo

6. Memiliki

Hadi

STR

dari

PORMIKI
7. Sehat

Jasmani

maupun

Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan
1. Minimal DIII Rekam Medis.
2. Menguasai ICD 10.
3. Menguasai ICD 9 CM.
4. Menguasai pencatatan dan
SMU Sederajat

pelaporan

dengan

Sub Unit Koding &

menggunakan program MS

Indeksing

Excell

M. Yusuf

5. Pelatihan Pelaporan RS.

Elmianto.

6. Memiliki

STR

1
dari

PORMIKI
7. Sehat

Jasmani

maupun

Rohani.
8. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan

34

Sub Unit

1. Minimal

Mikael Abdi
Tuladha

atau

Sederajat

Pendaftaran pasien
Jahja Darmawan

SLTA

2. Menguasai atau bisa program


komputer
SMU Sederajat 3. Mampu berbahasa Inggris

Mella Krisna,S.Th.

4. Pelatihan Customer Service.

Yuning Nanti

5. Sehat

maupun

Rohani.

Mustika
Catur Suko

Jasmani

6. Mampu bekerja dan bertahan


dalam tekanan

Rahayu

1. Minimal

SLTA

atau

Sederajat.
2. Minimal tinggi 160 cm.
Sub Unit Filling
Doni Kristian

SMU sederajat 3. Pelatihan Rekam Medis.


4. Sehat

Jasmani

maupun

Rohani.
5. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan
1. Minimal

SLTA

atau

Sederajat.
Sub Unit Distribusi

2. Memiliki fisik yang kuat.


SMU sederajat 3. Sehat

Kris

Jasmani

maupun

Rohani.

Tri

4. Mampu bekerja dan bertahan


dalam tekanan
Jumlah

14

35

BAB VIII
KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah saha membantu para pekerja agar mengenali


secara baik dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan /
iklim bisnis suatu organisasi / perusahaan.
Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk memahami dan
bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi /
perusahaan sehari-hari.
Orientasi juga harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui
dan memahami berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu
melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.

HARI

MATERI

METODE

Orientasi hari pertama :


I (Hari I)

PENANGGUNG
JAWAB
Kepala Bagian Rekam

1) Penjelasan status pegawai


dan tata tertib di bagian

Penjelasan

Medis

singkat

Rekam Medis
2) Penjelasan tentang
Pelaporan Pelaporan yang
ada di bagian Rekam Medis
3) Penjelasan Tentang SPO
bagian Rekam Medis.
II

Orientasi hari II s.d. III

Hari ke-2

Meliputi :

Sampai

1) Penjelasan tentang sistim

Hari Ke-3

Penyimpan

Teori dan
Praktek

2) Penjelasan Tentang Sistim


Penjajaran
3) Penjelasan Tentang

36

Kepala Unit Kerja

Penanggung Jawab
Ruang Filling

Rekam Medis Aktif dan


Inaktif.
4) Penjelasan Tentang
Penggunaan Out
Guide,Tracer,dan
Perbedaan Warna
5) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam Medis di
Ruang Penyimpanan.
Penjelasan
Hari Ke-4
Sampai
Ke- 5

Tentang

Sensus

Harian IRNA

Rekam Medis

I) Penjelasan
Hari

Tentang

Perawatan

dan

Lama dirawat
II) Penjelasan

Tentang

Bed Occupation Ratio


III) Praktek

Mengambil

Sensus di Ruangan
IV) Praktek

Pengurutan

Sensus

Per

Jenis

Pelayanan
V) Praktek
Data

Kepala Bagian

Menginput
Sensus

Komputer

ke

Dengan

Menggunakan Program
Mic Exell

37

Penanggung Jawab
sensus harian

Hari Ke-6

Orientasi Hari Ke-6 Sampai

Teori dan

Kepala Bagian Rekam

Sampai

Hari Ke-7 Meliputi

Praktek

Medis

Hari ke-7

1) Pengenalan Tentang

Petugas Assembling dan

Buku Exspedisi

Evaluasi

Pengambilan Dokumen
Rekam Medis Dari
Rawat Inap.
2) Penjelasan Tentang
Pengurutan Dokumen
Rekam
Medis/Assembling
3) Penjelasan Tentang
Evaluasi KLPCM
4) Penjelasan Tentang
Informed Concent
5) Penjelasan Tentang
Laporan KLPCM yang
dilaporkan ke komite
medik.
6) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam
Medik di Ruangan
7) Praktek Assembling
8) Praktek Menginput
Data KLPCM ke
Computer Melalui
Program Micr Excel

38

Hari Ke-8
Sampai

Teori dan
1) Penjelasan Tentang

Praktek

Hari Ke-9

Lembar Lembar Yang

Proses

Digunakan Dalam

Admission

Proses
Admission.Sebelum
Berkas Didistribusikan
Ke Poliklinik
2) Praktek Admission
3) Penjelasan dan Praktek
Tentang Penggunaan
komputer Barcode.

Hari Ke-

1) Penjelasan Tentang

10 Sampai

Proses Pendaftaran

Ke-11

Pasien Umum dan

Teori dan

Kepala Bagian Rekam

Praktek

Medik
Koordinator Pendaftaran

IGD.
2) Penjelasan Tentang
Proses Pendaftaran
Pasien Yang
Menggunakan Jaminan
ASKES SOS dan
MASKIN.
3) Praktek Menaftar
Pasien Umum
4) Praktek Mendaftar
Pasien ASKES
5) Pengenalan
Penggunaan Mesin
EDC ADMEDICA
6) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan

39

Hari Ke-

1) Penjelasan Tentang

12 Sampai

Pendaftaran Pasien

Ke-13

Rawat Inap dan

Praktek

Kepala Bagian Rekam

dan Teori

Medis
Koordinator Pendaftara

Persyaratannya jika
pasien ASKES
2) Penjelasan Tentang
Buku Register Rawat
Inap
3) Praktek Mendaftar
Pasien Rawat Inap
4) Praktek menginput
data Paien Rawat Inap
Melalui Komputer
5) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat Inap
Hari Ke-

Umpan Balik dan Evaluasi

14

Post Test

Kepala Bagian Rekam

dan

Medik

Interview

40

BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

10.1. RAPAT RUTIN INTERNAL.


Rapat Rutin di Bagian Rekam Medis diselenggarakan pada :
Waktu

: Setiap Hari

Jam : 07:00 s/d 07:30


Tempat

: Ruang Bagian Rekam Medis Rekam Medis

Peserta

: Seluruh petugas rekam medis

Materi

1.

Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2.

Pembahasan permasalahan / studi kasus.

3.

Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi


Rekam Medis.

4.

Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).

5.

Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada).

10.2.RAPAT RUTIN / KOORDINASI DIBAWAH MANAJER RAWAT


JALAN.
Rapat Rutin koordinasi dibawah Manajer IRJ diselenggarakan pada :
Waktu

: Setiap Hari Kamis

Jam : 13:00 s/d selesai


Tempat

: Ruang Manajer Rawat Jalan

Peserta

: Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian dibawah

koordinasi
Manajer IRJ
Materi

1. Evaluasi kinerja dan koordinasi seputar rawat jalan.


2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi
seputar rawat jalan.
41

4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).

10.3.RAPAT KERJA ANTAR UNIT.


Rapat Kerja antar unit bersama Direksi diselenggarakan pada :
Waktu

: Setiap Bulan pada pertengahan bulan.

Jam : 07:00 s/d selesai


Tempat

: Ruang Pertemuan.

Peserta

: Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian, Manajer,

Wadir dan Direktur.


Materi

1.

Evaluasi kegiatan pelayanan dan pencapaian pelayanan tiap unit.

2.

Pencapain Standar Pelayanan Minimal (SPM) tiap unit.

3.

Pembahasan permasalahan / studi kasus.

4.

Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi.

5.

Sosialisasi kebijakan baru.

10.4.RAPAT INSIDENTIL.
Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu

: Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal

yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.


Jam : Sesuai undangan
Tempat

: Sesuai undangan

Peserta

: Seluruh petugas rekam medis.

Materi

: Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

42

BAB XI
PELAPORAN

11.1. LAPORAN MINGGUAN.


Laporan mingguan terdiri dari :
1. Laporan kunjungan IGD.
2. Laporan kunjungan IRJ.
3. Laporan pelayanan tiap poli.
4. Laporan kunjungan IRNA.
5. Laporan 5 besar asal pasien IGD dan IRJ.
6. Laporan 5 besar morbiditas penyakit IGD, IRJ dan IRNA.
7. Indikator efisiensi IRNA.
8. Laporan kegiatan IKO.

11.2. LAPORAN BULANAN INTERNAL.


Laporan Bulanan Rekam Medis dikerjakan Oleh Bagian Administrasi
Rumah Sakit.

11.3. LAPORAN BULANAN EKSTERNAL.


Laporan bulanan eksternal terdiri dari :
1. Laporan Surveilans Terpadu Dinas Kesehatan Kota Batu.
2. Laporan Demam Berdarah Dengue Dinas Kesehatan Kota Batu.
3. Laporan Wabah Dinas Kesehatan Kota Batu.
4. Laporan RL. 5.1 Pengunjung RS SIRS-6 Kementrian Kesehatan Jakarta.
5. Laporan RL. 5.2 Kunjungan Rawat Jalan SIRS-6 Kementrian
Kesehatan Jakarta.
6. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRNA SIRS-6 Kementrian
Kesehatan Jakarta.
7. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRJ SIRS-6 Kementrian
Kesehatan Jakarta.

43

8. Laporan Jamkesda & SPM ke Dinas Kesehatan Kota Batu.


9. Laporan Jamkesmas ke Pusat Pembiayaan Jaminan Kesehatan (P2JK)
Jakarta.
11.4. LAPORAN TAHUNAN INTERNAL.
Laporan tahunan internal dikerjakan oleh Bagian Administrasi Rumah
Sakit.

11.5. LAPORAN TAHUNAN EKSTERNAL.


Laporan tahunan eksternal terdiri dari :
1. RL. 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada
perubahan).
2. RL. 1.2 Indikator Pelayanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila
ada perubahan).
3. RL. 1.3 Tempat Tidur. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada
perubahan).
4. RL. 2. Ketenagaan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
5. RL. 3.1 Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
6. RL. 3.2 Rawat Darurat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
7. RL. 3.3 Gigi Mulut. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
8. RL. 3.4 Kebidanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
9. RL. 3.5 Perinatologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
10. RL. 3.6 Pembedahan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
11. RL. 3.7 Radiologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
12. RL. 3.8. Laboratorium. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
13. RL. 3.9. Rehab Medik. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
14. RL. 3.10 Pelayanan Khusus. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
15. RL. 3.11 Obat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
16. RL. 3.12 Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
17. RL. 3.13. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
18. RL. 3.14. Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
19. RL. 3.15. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
20. RL. 4A. Penyakit Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

44

21. RL. 4B. Penyakit Rawat Jalan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.
22. Laporan Aplikasi Sarana dan Prasarana Kesehatan (ASPAK) ke
Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan Kementrian Kesehatan RI
Jakarta, (bila ada perubahan).
23. Laporan Pelayanan Medis RS. Baptis Batu ke Yayasan Rumah Sakit
Baptis Indonesia (YRSBI) Jakarta.

45