Puji Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas selesai disusunnya
Program Kerja Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Mitra Sehat Tahun 2016
ini.
Suatu sistem Rekam Medis yang meliputi pencatatan proses pelayanan
rumah sakit hingga pengelolaan data yang terekam adalah mutlak dibutuhkan oleh
suatu rumah sakit, agar pimpinan rumah sakit dapat menilai seberapa jauh
keberhasilan pelayanan dan fasilitas pelayanan yang telah diberikan kepada
pasien.
Unit Rekam Medis sebagai salah satu bagian yang tidak dapat dipisahkan
dari penyelenggaraaan pelayanan rumah sakit pada umumnya, harus mampu
berperan meningkatkan kualitas pelayanannya khusunya dalam penyelenggaraan
rekam medis.
Untuk itulah disusun sebuah program kerja Unit Rekam Medis RSU
Mitra Sehat Tahun 2016 ini, sebagai pedoman rencana kegiatan yang akan
dilakukan oleh UnitRekam medis RSU Mitra Sehat selama tahun 2016 ini.
Diharapkan program kerja ini dapat kita laksanakan dengan sebaik-
baiknya dengan hasil yang cukup memuaskan.
Yogyakarta, …………………………….
Dengan Ini Mengesahkan Program Kerja Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum
Mitra Sehat
Tahun 2016
Yogyakarta, …………………………….
( ) ( )
Direktur
RSU Mitra Sehat
Kata Pengantar…………………………………………………...…………….
i
Halaman Pengesahan………………………………….………………………
ii
Daftar Isi……………………………………………………………………….
iii
Daftar Lampiran……………………………………………………………….
iv
BAB I. PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang…………………………………………………..
1
B.
Maksud dan Tujuan……………………………………………..
2
BAB II. GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS RSU MITRA SEHAT
A.
Kondisi Umum………………………………...………………...
3
B.
Proyeksi Ke Depan……………………………………………...
3
BAB III. ANALISA SITUASI
A.
Strenght (Kekuatan) ……………………………………………
5
B.
Weakness (Kelemahan) ……………………………………….
5
C.
Opportunity (Kesempatan) …………………………………….
6
D.
Threat (Ancaman) ………………………………………………
6
BAB IV. PROGRAM DAN KEGIATAN
A.
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis…….
7
B.
Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM……….
7
C.
Program Peningkatan Sarana dan Prasarana………………….
8
D.
Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis……….
8
BAB V. PENUTUP
Lampiran
DAFTAR LAMPIRAN
1.
Matriks Program Kerja Unit Rekam Medis Tahun 2016…..…………..…..
10
2.
Jadwal Program Kerja dan Kegiatan Instalasi Rekam Medis Tahun 2016...
14
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Dalam rangka menghadapi era globalisasi yang akan memasuki semua
bidang termasuk bidang kesehatan dan termasuk didalamnya adalah rumah
sakit, maka setiap rumah sakit harus mempersiapkan diri agar tetap dapat
bersaing dengan rumah sakit lainnya. Modal utama untuk dapat
memenangkan persaingan itu, terletak pada mutu pelayanan rumah sakit, dan
yang termasuk bagian penting dari mutu pelayanan rumah sakit adalah mutu
pelayanan di Unit Rekam Medis.
Unit Rekam Medis mempunyai peran yang tidak kalah penting di
sebuah rumah sakit bila dibandingkan dengan unit lain baik medis maupun
non medis. Rekam medis mempunyai fungsi yang penting dalam program
kerja rumah sakit karena informasi dan data-data yang didapat, dikumpulkan
dan diolah di Unit rekam medis merupakan salah satu saran penting untuk
membantu pimpinan rumah sakit dalam menetapkan kebijakan dan
pengambilan keputusan baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan,
pengelolaan maupun tahap evaluasi.
Fungsi utama rekam medis/rekam kesehatan baik dalam bentuk kertas
maupun elektronik adalah untuk menyimpan data dan informasi pelayanan
pasien. Kegunaan rekam medis meliputi beberapa aspek dengan akronim
mnemonik ALFRED yang mempunyai nilai kepentingan Administratif,
Hukum (legal), Finansial, Riset, Edukasi, dan Dokumentasi (Hatta, 1985).
Untuk itu demi mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis di
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat, maka disusunlah Program Kerja Unit
Rekam Medis Tahun 2016 ini.
Khusus :
1. Sebagai sarana untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rekam
medis di Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat.
2. Sebagai perencanaan dalam semua kegiatan di Unit Rekam Medis
RSU Mitra Sehat selama tahun 2016.
3. Sebagai tolok ukur dalam penyelengaraan evaluasi kegiatan Unit
Rekam Medis RSU Mitra Sehat.
4. Sebagai acuan dalam penyusunan program kerja Unit Rekam Medis
RSU Mitra Sehat pada tahun-tahun berikutnya.
BAB II
GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS
RSU MITRA SEHAT
A.Kondisi Umum
Secara organisasi di RSU Mitra Sehat, Unit Rekam Medis berada di
bawah SubBid Kesekretariatan dan Rekam Medis,
Ruangan Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat bertempat di lantai satu
gedung RSU Mitra Sehat. Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat terdiri dari 4
bagian yaitu ruang pengolahan data, ruang penyimpanan berkas aktif, ruang
penyimpanan berkas in-aktif dan ruang pendaftaran.
Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat, dipimpin oleh seorang Kepala
Unit Rekam Medis yang diangkat oleh Direktur RSU Mitra Sehat melalui
Surat Keputusan. Staf di Unit Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan terdiri
atas dua orang yang ditempatkan oleh Direktur RSU Mitra Sehat melalui
Surat Tugas penempatan.
Unit Rekam Medis selain menyelenggarakan kegiatan rekam medis
intern baik perekaman / pengisian, pengumpulan data, pengolahan dan
analisis data, penyajian maupun pelaporan data dan evaluasi, Instalasi rekam
medis RSU Mitra Sehat juga berhubungan dengan pelayanan ekstern yang
mencakup aspek hukum terutama dalam hal alat bukti di pengadilan.
B.Proyeksi Kedepan
Di tahun-tahun kedepan diharapkan Unit Rekam Medis RSU Mitra
Sehat sudah dapat menempati ruang baru sehingga penyelenggaraan
pelayanan rekam medis dapat lebih berkualitas karena kapasitas ruangan
yang sudah memadai, penyimpanan berkas dokumen yang lebih memenuhi
syarat yang kesemuanya berpengaruh terhadap kecepatan pelayanan. Selain
itu diharapkan di tahun tahun ke depan terdapat peningkatan sumber daya
manusia baik kualitas maupun kuantitasnya, seiring dengan pembangunan
bangsal-bangsal baru di RSU Mitra Sehat dan kecenderungan peningkatan
jumlah kunjungan pasien dari waktu ke waktu. Ditinjau dari segi kualitas
dokumentasi data-data, diharapkan di tahun-tahun ke depan Unit Rekam
Medis mampu menjadi pusat rujukan informasi data-data medis RSU Mitra
Sehat yang akurat dan berkualitas, dengan analisis dan evaluasi yang lebih
teratur.
BAB III
ANALISA SITUASI
B. Weakness (Kelemahan)
Antara Lain :
a. Kondisi ruang Unit Rekam Medis baik kantor maupun Penyimpanan
Berkas Dokumen Rekam Medis yang belum memenuhi syarat.
b. Jumlah tenaga yang masih terlalu sedikit dengan beban kerja yang
cukup besar.
C. Opportunity (Kesempatan)
a. Adanya rencana pembangunan ruang Rekam Medis baru.
b. Adanya rencana pengembangan sistem komputerisasi rumah sakit
secara terpadu.
D. Threat (Ancaman)
a. Kondisi komputer dan server database di Unit Rekam Medis dengan
spesifikasi yang masih rendah, sehingga akan sulit menjalankan aplikasi
aplikasi pengolahan dan penyimpanan data modern.
b. Persaingan dengan rumah sakit swasta di sekitar Medan dalam hal
pelayanan yang semakin ketat.
c. Adanya sikap masyarakat yang lebih kritis terhadap kualitas pelayanan
terutama menyangkut aspek hukum yang harus dicermati.
BAB IV
PROGRAM DAN KEGIATAN
Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Mitra Sehat di tahun 2016 ini
menyusun beberapa Program Kerja yaitu :
Demikianlah Program Kerja Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari
Mutiara Medan tahun 2016 ini. Diharapkan program kerja Unit Rekam Medis
RSU Mitra Sehat tahun 2016 ini dapat terlaksana dengan baik dan dapat mencapai
sasaran atau target.
Untuk lebih memahami setiap program di program kerja ini, telah disusun
pula kerangka acuan / Term of Reference (TOR) untuk menjalankan setiap
program yang direncanakan tahun ini.
Semoga program kerja Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat yang telah
direncanakan ini, dapat dilaksanakan dengan baik dan mencapai sasaran dan
mendapatkan hasil yang optimal.
Matrix Program Kerja Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Tahun 2016
No Program Kegiatan Sasaran / Obyek Tujuan / Hasil Kegiatan Penanggung Jawab Waktu
1. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan
Rekam Medis
1. Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pengaturan jadwal jaga yang lebih efektif Petugas pendaftaran Tingkat Kepuasaan Pelanggan yang Koordinator Bulanan
Pasien untuk menghindari kebosanan tinggi pendaftaran
2. Peningkatan Kualitas Dokumentasi Berkas Pembuatan kartu kendali ketidak lengkapan Dokumen Rekam Dokumen Rekam medis dikembalikan Koordinator Januari
Rekam Medik Medis ke Unit Rekam Medik dalam kondisi pengolahan data
lengkap baik jumlah lembarannya
maupun pengisiannya.
3. Peningkatan Kualitas Pengumpulan, Pembuatan Buku Evaluasi dan analisis data Data Rekam Medis Diterbitkannya buku evaluasi dan Koordinator Tiap 3 bulan
Pengolahan data dan pelaporan. analisis data tiap 3 bulan Pengolahan data
Pembuatan Grafik Barber Johnson
Data Rekam Medis Pelaporan grafik Barber Johnson tiap 3 Koordinator Tiap 3 bulan
bulan Pengolahan data
Pembuatan Laporan
Data Rekam Medis Pelaporan internal dan eksternal yang Koordinator Bulanan
sesuai dengan jadwal pelaporan Pengolahan data
Matrix Program Kerja Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Tahun 2016
Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam Medik Pengiriman pegawai ke pelatihan-pelatihan Panitia Diklat Meningkatnya kemampuan SDM Kepala Unit RM Tiap tiga bulan /
(Diklat) rekam medis. bila ada
pelatihan
Kepala Unit RM
Orientasi pegawai baru di lingkungan RSU Pegawai Baru Pegawai baru dapat mengetahui dan Jika ada pegawai
Mitra Sehat mengenal lingkungan kerja di Unit baru
Rekam Medis dengan baik
Penyusunan pola ketenagaan Pembuatan analisis pola ketenagaan di Unit Instalasi Rekam medis Mengetahui pola kebutuhan tenaga di Kepala Unit Rekam Januari
Rekam Medis Unit Rekam Medis Medis
Penambahan jumlah pegawai Pengajuan permohonan penambahan pegawai Direktur RS Terpenuhinya jumlah tenaga rekam Kepala Unit Rekam Januari
baru kepada direktur. medis dan sesuai kualifikasinya Medis
Matrix Program Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Tahun 2016
No Program Kegiatan Obyek / Unit Terkait Tujuan / Hasil Kegiatan Penanggung Jawab Waktu
3. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana
Penambahan ruangan Pengajuan permohonan penambahan ruang Direktur RS Kapasitas ruangan penyimpanan Kepala Instalasi Februari
penyimpanan dokumen rekam medis baik aktif dokumen rekam medik yang Rekam Medik
maupun inaktif. meningkat dan memenuhi syarat.
Pengajuan permohonan penambahan ruangan Direktur RS Kapasitas ruangan kantor Instalasi Kepala Instalasi Februari
kantor rekam medis. rekam medik yang meningkat dan Rekam Medik
sesuai beban kerja
Penambahan sarana penunjang Pengajuan permohonan penambahan rak dan Bagian Logistik RS Tersedianya jumlah rak Kepala Instalasi Februari
lemari penyimpanan. penyimpanan dokumen yang cukup Rekam Medik
Monitoring terhadap Indikator klinik (KLPCM) 1. Pengumpulan data indikator klinik Data KLPCM Terkumpulnya data KLPCM tiap Koordinator Bulanan
(KLPCM) bulan per bangsal Pengolahan Data
2. Pembuatan analisis dan kecenderungan Data KLPCM Terbitnya buku laporan dan analisis Koordinator Tiap Tiga Bulan
KLPCM KLPCM tiap 3 bulan sekali. Pengolahan Data
Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam 1. Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien Pasien Rawat Jalan Persen Tingkat Kepuasaan Pelanggan Koordinator Tiap tiga bulan
Medis. yang tinggi Pendaftaran
2. Pengisian lembaran evaluasi kegiatan Unit RM Terdokumentasinya evaluasi kegiatan Kepala Instalasi RM Bulanan
2. Program Pengembangan
Kualitas dan Kuantitas
SDM
1. Pendidikan dan Pengiriman pegawai ke
Pelatihan Staf Rekam pelatihan-pelatihan rekam medis.
Medik (Diklat) *)
Orientasi pegawai baru *)
Tahun 2016
---selesai---