Anda di halaman 1dari 24

PROGRAM KERJA

UNIT REKAM MEDIS


RSU MITRA SEHAT

RUMAH SAKIT UMUM MITRA


Jl. Wates Km. 9 Ngaran, Balecatur, Sleman, Yogyakarta
Telp. (0274) 6498555, 6498556, 085100383031Fax. (0274) 6498555
E-mail : rsmitrasehat@gmail.com, rsmitrasehat@yahoo.co.i
KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas selesai disusunnya
Program Kerja Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Mitra Sehat Tahun 2016
ini.
Suatu sistem Rekam Medis yang meliputi pencatatan proses pelayanan
rumah sakit hingga pengelolaan data yang terekam adalah mutlak dibutuhkan oleh
suatu rumah sakit, agar pimpinan rumah sakit dapat menilai seberapa jauh
keberhasilan pelayanan dan fasilitas pelayanan yang telah diberikan kepada
pasien.
Unit Rekam Medis sebagai salah satu bagian yang tidak dapat dipisahkan
dari penyelenggaraaan pelayanan rumah sakit pada umumnya, harus mampu
berperan meningkatkan kualitas pelayanannya khusunya dalam penyelenggaraan
rekam medis.
Untuk itulah disusun sebuah program kerja Unit Rekam Medis RSU
Mitra Sehat Tahun 2016 ini, sebagai pedoman rencana kegiatan yang akan
dilakukan oleh UnitRekam medis RSU Mitra Sehat selama tahun 2016 ini.
Diharapkan program kerja ini dapat kita laksanakan dengan sebaik-
baiknya dengan hasil yang cukup memuaskan.
Yogyakarta, …………………………….

Ketua Tim Rekam Medis

dr. Kusumalaga Ramadhana Putra


HALAMAN PENGESAHAN

Dengan Ini Mengesahkan Program Kerja Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum
Mitra Sehat
Tahun 2016

Yogyakarta, …………………………….

Kepala Unit Rekam Medis Ketua Tim Rekam Medis

( ) ( )

Direktur
RSU Mitra Sehat

dr. Sitti Aisyah S Salam, SU


DAFTAR ISI

Kata Pengantar…………………………………………………...…………….
i
Halaman Pengesahan………………………………….………………………
ii
Daftar Isi……………………………………………………………………….
iii
Daftar Lampiran……………………………………………………………….
iv
BAB I. PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang…………………………………………………..

1
B.
Maksud dan Tujuan……………………………………………..

2
BAB II. GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS RSU MITRA SEHAT
A.
Kondisi Umum………………………………...………………...

3
B.
Proyeksi Ke Depan……………………………………………...

3
BAB III. ANALISA SITUASI
A.
Strenght (Kekuatan) ……………………………………………

5
B.
Weakness (Kelemahan) ……………………………………….

5
C.
Opportunity (Kesempatan) …………………………………….

6
D.
Threat (Ancaman) ………………………………………………

6
BAB IV. PROGRAM DAN KEGIATAN
A.
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis…….

7
B.
Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM……….

7
C.
Program Peningkatan Sarana dan Prasarana………………….

8
D.
Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis……….

8
BAB V. PENUTUP
Lampiran
DAFTAR LAMPIRAN

1.
Matriks Program Kerja Unit Rekam Medis Tahun 2016…..…………..…..

10
2.
Jadwal Program Kerja dan Kegiatan Instalasi Rekam Medis Tahun 2016...

14
BAB I
PENDAHULUAN

A.Latar Belakang
Dalam rangka menghadapi era globalisasi yang akan memasuki semua
bidang termasuk bidang kesehatan dan termasuk didalamnya adalah rumah
sakit, maka setiap rumah sakit harus mempersiapkan diri agar tetap dapat
bersaing dengan rumah sakit lainnya. Modal utama untuk dapat
memenangkan persaingan itu, terletak pada mutu pelayanan rumah sakit, dan
yang termasuk bagian penting dari mutu pelayanan rumah sakit adalah mutu
pelayanan di Unit Rekam Medis.
Unit Rekam Medis mempunyai peran yang tidak kalah penting di
sebuah rumah sakit bila dibandingkan dengan unit lain baik medis maupun
non medis. Rekam medis mempunyai fungsi yang penting dalam program
kerja rumah sakit karena informasi dan data-data yang didapat, dikumpulkan
dan diolah di Unit rekam medis merupakan salah satu saran penting untuk
membantu pimpinan rumah sakit dalam menetapkan kebijakan dan
pengambilan keputusan baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan,
pengelolaan maupun tahap evaluasi.
Fungsi utama rekam medis/rekam kesehatan baik dalam bentuk kertas
maupun elektronik adalah untuk menyimpan data dan informasi pelayanan
pasien. Kegunaan rekam medis meliputi beberapa aspek dengan akronim
mnemonik ALFRED yang mempunyai nilai kepentingan Administratif,
Hukum (legal), Finansial, Riset, Edukasi, dan Dokumentasi (Hatta, 1985).
Untuk itu demi mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis di
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat, maka disusunlah Program Kerja Unit
Rekam Medis Tahun 2016 ini.

B.Maksud dan Tujuan


Umum :
Untuk menunjang dan mendukung program kerja Rumah Sakit Umum
Mitra Sehat tahun 2016, terutama dalam penyelengaraan rekam medis dalam
rangka mencapai tujuan, misi dan visi Rumah Sakit Umum Mitra Sehat.

Khusus :
1. Sebagai sarana untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rekam
medis di Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat.
2. Sebagai perencanaan dalam semua kegiatan di Unit Rekam Medis
RSU Mitra Sehat selama tahun 2016.
3. Sebagai tolok ukur dalam penyelengaraan evaluasi kegiatan Unit
Rekam Medis RSU Mitra Sehat.
4. Sebagai acuan dalam penyusunan program kerja Unit Rekam Medis
RSU Mitra Sehat pada tahun-tahun berikutnya.
BAB II
GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS
RSU MITRA SEHAT

A.Kondisi Umum
Secara organisasi di RSU Mitra Sehat, Unit Rekam Medis berada di
bawah SubBid Kesekretariatan dan Rekam Medis,
Ruangan Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat bertempat di lantai satu
gedung RSU Mitra Sehat. Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat terdiri dari 4
bagian yaitu ruang pengolahan data, ruang penyimpanan berkas aktif, ruang
penyimpanan berkas in-aktif dan ruang pendaftaran.
Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat, dipimpin oleh seorang Kepala
Unit Rekam Medis yang diangkat oleh Direktur RSU Mitra Sehat melalui
Surat Keputusan. Staf di Unit Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan terdiri
atas dua orang yang ditempatkan oleh Direktur RSU Mitra Sehat melalui
Surat Tugas penempatan.
Unit Rekam Medis selain menyelenggarakan kegiatan rekam medis
intern baik perekaman / pengisian, pengumpulan data, pengolahan dan
analisis data, penyajian maupun pelaporan data dan evaluasi, Instalasi rekam
medis RSU Mitra Sehat juga berhubungan dengan pelayanan ekstern yang
mencakup aspek hukum terutama dalam hal alat bukti di pengadilan.

B.Proyeksi Kedepan
Di tahun-tahun kedepan diharapkan Unit Rekam Medis RSU Mitra
Sehat sudah dapat menempati ruang baru sehingga penyelenggaraan
pelayanan rekam medis dapat lebih berkualitas karena kapasitas ruangan
yang sudah memadai, penyimpanan berkas dokumen yang lebih memenuhi
syarat yang kesemuanya berpengaruh terhadap kecepatan pelayanan. Selain
itu diharapkan di tahun tahun ke depan terdapat peningkatan sumber daya
manusia baik kualitas maupun kuantitasnya, seiring dengan pembangunan
bangsal-bangsal baru di RSU Mitra Sehat dan kecenderungan peningkatan
jumlah kunjungan pasien dari waktu ke waktu. Ditinjau dari segi kualitas
dokumentasi data-data, diharapkan di tahun-tahun ke depan Unit Rekam
Medis mampu menjadi pusat rujukan informasi data-data medis RSU Mitra
Sehat yang akurat dan berkualitas, dengan analisis dan evaluasi yang lebih
teratur.
BAB III
ANALISA SITUASI

Untuk dapat mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis baik umum


maupun khusus, maka perlu dibuat sebuah analisis terhadap faktor pendukung dan
faktor penghambat penyelenggaraan rekam medis di Instalasi rekam medis
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat.
Dengan menggunakan sistem analisa SWOT, dapat diketahui faktor-faktor
pendukung dan penghambat yang saling berpengaruh tersebut. Yaitu sebagai
berikut :
A. Strength (Kekuatan)
Antara lain :
a.Sudah adanya Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis
(BPPRM) yang sesuai dengan rekomendasi DepKes RI yang menjadi
acuan penyelenggaraan Rekam Medis di RSU Mitra Sehat.
b. Sudah adanya komputerisasi penyimpanan data pasien terutama
data Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yang memeudahkan pencarian
berkas.
c.Sudah adanya pegawai di Unit Rekam Medis yang memiliki latar
belakang pendidikan yang sesuai yaitu DIII Rekam Medis, sehingga
dapat ditempatkan di bagian yang sesuai dengan kualifikasinya.
d. Sudah berjalannya pengolahan data dan pelaporan baik internal
maupun eksternal secara teratur.

B. Weakness (Kelemahan)
Antara Lain :
a. Kondisi ruang Unit Rekam Medis baik kantor maupun Penyimpanan
Berkas Dokumen Rekam Medis yang belum memenuhi syarat.
b. Jumlah tenaga yang masih terlalu sedikit dengan beban kerja yang
cukup besar.
C. Opportunity (Kesempatan)
a. Adanya rencana pembangunan ruang Rekam Medis baru.
b. Adanya rencana pengembangan sistem komputerisasi rumah sakit
secara terpadu.

D. Threat (Ancaman)
a. Kondisi komputer dan server database di Unit Rekam Medis dengan
spesifikasi yang masih rendah, sehingga akan sulit menjalankan aplikasi
aplikasi pengolahan dan penyimpanan data modern.
b. Persaingan dengan rumah sakit swasta di sekitar Medan dalam hal
pelayanan yang semakin ketat.
c. Adanya sikap masyarakat yang lebih kritis terhadap kualitas pelayanan
terutama menyangkut aspek hukum yang harus dicermati.
BAB IV
PROGRAM DAN KEGIATAN

Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Mitra Sehat di tahun 2016 ini
menyusun beberapa Program Kerja yaitu :

A. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis


Antara lain :
1). Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pasien
Dengan kegiatan :
- Pengaturan jadwal jaga yang lebih efektif untuk menghindari
kebosanan
2). Peningkatan Kualitas Dokumentasi berkas Rekam Medik
Dengan kegiatan :
- Pembuatan kartu kendali ketidak lengkapan pengembalian
dokumen rekam medis
3). Peningkatan Kualitas pengumpulan, pengolahan data dan
pelaporan.
Dengan kegiatan :
- Pembuatan Buku Evaluasi dan Analisis Data
- Pembuatan Grafik Barber Johnson
- Pembuatan Laporan

B. Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM


Antara lain :
1). Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam Medik (Diklat)
Dengan kegiatan :
- Pengiriman pegawai ke pelatihan-pelatihan rekam medis.
- Orientasi pegawai baru di lingkungan RSU Sari Mutiara Medan.
2). Penyusunan Pola Ketenagaan
Dengan kegiatan :
- Pembuatan analisis pola ketenagaan di Instalasi Rekam Medis
3). Penambahan Jumlah Pegawai
Dengan kegiatan :
- Pengajuan permohonan penambahan pegawai baru kepada
direktur.

C. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana


Antara lain :
1). Penambahan ruangan
Dengan kegiatan :
- Pengajuan permohonan penambahan ruang penyimpanan
dokumen rekam medis baik aktif maupun inaktif.
- Pengajuan permohonan penambahan ruangan kantor rekam
medis.
2). Penambahan sarana penunjang
- Pengajuan permohonan penambahan rak dan lemari
penyimpanan.
- Perbaikan sistem komputerisasi

D. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis


Antara lain :
1). Monitoring Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medik (KLPCM).
Dengan kegiatannya
- Pengumpulan data indikator klinik (KLPCM)
- Pembuatan analisis dan kecenderungan KLPCM
2). Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam Medis.
Dengan kegiatannya
- Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien
- Pengisian lembaran evaluasi kegiatan
- Rapat Kerja dan Evaluasi
BAB V
PENUTUP

Demikianlah Program Kerja Unit Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari
Mutiara Medan tahun 2016 ini. Diharapkan program kerja Unit Rekam Medis
RSU Mitra Sehat tahun 2016 ini dapat terlaksana dengan baik dan dapat mencapai
sasaran atau target.
Untuk lebih memahami setiap program di program kerja ini, telah disusun
pula kerangka acuan / Term of Reference (TOR) untuk menjalankan setiap
program yang direncanakan tahun ini.
Semoga program kerja Unit Rekam Medis RSU Mitra Sehat yang telah
direncanakan ini, dapat dilaksanakan dengan baik dan mencapai sasaran dan
mendapatkan hasil yang optimal.
Matrix Program Kerja Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Tahun 2016

No Program Kegiatan Sasaran / Obyek Tujuan / Hasil Kegiatan Penanggung Jawab Waktu
1. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan
Rekam Medis

1. Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pengaturan jadwal jaga yang lebih efektif Petugas pendaftaran Tingkat Kepuasaan Pelanggan yang Koordinator Bulanan
Pasien untuk menghindari kebosanan tinggi pendaftaran

2. Peningkatan Kualitas Dokumentasi Berkas Pembuatan kartu kendali ketidak lengkapan Dokumen Rekam Dokumen Rekam medis dikembalikan Koordinator Januari
Rekam Medik Medis ke Unit Rekam Medik dalam kondisi pengolahan data
lengkap baik jumlah lembarannya
maupun pengisiannya.

3. Peningkatan Kualitas Pengumpulan, Pembuatan Buku Evaluasi dan analisis data Data Rekam Medis Diterbitkannya buku evaluasi dan Koordinator Tiap 3 bulan
Pengolahan data dan pelaporan. analisis data tiap 3 bulan Pengolahan data
Pembuatan Grafik Barber Johnson
Data Rekam Medis Pelaporan grafik Barber Johnson tiap 3 Koordinator Tiap 3 bulan
bulan Pengolahan data
Pembuatan Laporan
Data Rekam Medis Pelaporan internal dan eksternal yang Koordinator Bulanan
sesuai dengan jadwal pelaporan Pengolahan data
Matrix Program Kerja Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Tahun 2016

Tujuan / Hasil Kegiatan / Ukuran


No Program Kegiatan Obyek / unit terkait Penanggung Jawab Waktu
keberhasilan
2. Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas
SDM

Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam Medik Pengiriman pegawai ke pelatihan-pelatihan Panitia Diklat Meningkatnya kemampuan SDM Kepala Unit RM Tiap tiga bulan /
(Diklat) rekam medis. bila ada
pelatihan
Kepala Unit RM
Orientasi pegawai baru di lingkungan RSU Pegawai Baru Pegawai baru dapat mengetahui dan Jika ada pegawai
Mitra Sehat mengenal lingkungan kerja di Unit baru
Rekam Medis dengan baik

Penyusunan pola ketenagaan Pembuatan analisis pola ketenagaan di Unit Instalasi Rekam medis Mengetahui pola kebutuhan tenaga di Kepala Unit Rekam Januari
Rekam Medis Unit Rekam Medis Medis
Penambahan jumlah pegawai Pengajuan permohonan penambahan pegawai Direktur RS Terpenuhinya jumlah tenaga rekam Kepala Unit Rekam Januari
baru kepada direktur. medis dan sesuai kualifikasinya Medis
Matrix Program Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Tahun 2016

No Program Kegiatan Obyek / Unit Terkait Tujuan / Hasil Kegiatan Penanggung Jawab Waktu
3. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana

Penambahan ruangan Pengajuan permohonan penambahan ruang Direktur RS Kapasitas ruangan penyimpanan Kepala Instalasi Februari
penyimpanan dokumen rekam medis baik aktif dokumen rekam medik yang Rekam Medik
maupun inaktif. meningkat dan memenuhi syarat.

Pengajuan permohonan penambahan ruangan Direktur RS Kapasitas ruangan kantor Instalasi Kepala Instalasi Februari
kantor rekam medis. rekam medik yang meningkat dan Rekam Medik
sesuai beban kerja
Penambahan sarana penunjang Pengajuan permohonan penambahan rak dan Bagian Logistik RS Tersedianya jumlah rak Kepala Instalasi Februari
lemari penyimpanan. penyimpanan dokumen yang cukup Rekam Medik

Tersedianya sistem komputerisasi


Perbaikan sistem komputerisasi Bagian Perencanaan RS yang lebih baik Kepala Instalasi Tahun 2008
Rekam Medik
Matrix Program Kerja Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Tahun 2016

Tujuan / Hasil Kegiatan / ukuran


No Program Kegiatan Obyek / Unit Terkait Penanggung Jawab Waktu
keberhasilan
4. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam
Medis

Monitoring terhadap Indikator klinik (KLPCM) 1. Pengumpulan data indikator klinik Data KLPCM Terkumpulnya data KLPCM tiap Koordinator Bulanan
(KLPCM) bulan per bangsal Pengolahan Data

2. Pembuatan analisis dan kecenderungan Data KLPCM Terbitnya buku laporan dan analisis Koordinator Tiap Tiga Bulan
KLPCM KLPCM tiap 3 bulan sekali. Pengolahan Data

Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam 1. Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien Pasien Rawat Jalan Persen Tingkat Kepuasaan Pelanggan Koordinator Tiap tiga bulan
Medis. yang tinggi Pendaftaran

2. Pengisian lembaran evaluasi kegiatan Unit RM Terdokumentasinya evaluasi kegiatan Kepala Instalasi RM Bulanan

Adanya rekomendasi dan tindak Kepala Instalasi RM


3. Rapat Kerja dan Evaluasi Unit RM lanjut terhadap evaluasi kegiatan. Tiap hari Selasa
minggu keempat
Jadwal Program Kerja Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Tahun 2016
Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov
No
Program
1. Program Peningkatan 
Kualitas Pelayanan Rekam
Medis
1. Peningkatan Kualitas Pengaturan jadwal jaga yang
Pelayanan Pendaftaran lebih efektif untuk menghindari
Pasien kebosanan
2. Peningkatan Kualitas Pembuatan kartu kendali ketidak
Dokumentasi Berkas lengkapan
Rekam Medik
3. Peningkatan Kualitas Pembuatan Buku Evaluasi dan
Pengumpulan, analisis data
Pembuatan Grafik Barber Johnson
Pengolahan data dan
pelaporan. Pembuatan Laporan

2. Program Pengembangan
Kualitas dan Kuantitas
SDM
1. Pendidikan dan Pengiriman pegawai ke
Pelatihan Staf Rekam pelatihan-pelatihan rekam medis.
Medik (Diklat) *)
Orientasi pegawai baru *)

Jadwal Program Kerja Unit Rekam Medis


Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Tahun 2016
Program Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov
No
2. 2. Penyusunan pola Pembuatan analisis pola
ketenagaan ketenagaan di Instalasi Rekam
Medis
3. Penambahan jumlah Pengajuan permohonan
pegawai penambahan pegawai baru kepada
direktur.
3.. Program Peningkatan
Sarana dan Prasarana

1. Penambahan ruangan Pengajuan permohonan


penambahan ruang penyimpanan
dokumen
Pengajuan permohonan
penambahan ruangan kantor
2. Penambahan sarana Pengajuan permohonan
penunjang penambahan rak dan lemari
penyimpanan.
Perbaikan sistem komputerisasi

Jadwal Program Kerja Unit Rekam Medis


Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Program Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov
No
4. Program Pengendalian
Mutu Pelayanan Rekam
Medis
1. Monitoring terhadap Pengumpulan data indikator
Indikator klinik klinik (KLPCM)
Pembuatan analisis dan
(KLPCM)
kecenderungan KLPCM
2. Evaluasi Kegiatan Survey Kepuasan Pelanggan /
Penyelenggaraan Pasien
Pengisian lembaran evaluasi
Rekam Medis.
kegiatan
Rapat Kerja dan Evaluasi

Tahun 2016

---selesai---