PROGRAM KERJA

UNIT REKAM MEDIS

RS HJ BUNDA HALIMAH

i
 DAFTAR ISI

COVER...................................................................................................................................i
DAFTAR ISI..........................................................................................................................ii
Pendahuluan...........................................................................................................................1
Latar Belakang.......................................................................................................................1
Tujuan....................................................................................................................................2
Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan..................................................................................3
Cara Melakukan Kegiatan......................................................................................................4
Sasaran...................................................................................................................................6
Jadwal pelaksanaan kegiatan..................................................................................................7
Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan......................................................................7
Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan.......................................................................7
Penutup...................................................................................................................................8

ii
 PROGRAM KERJA
UNIT REKAM MEDIS (RM)
RUMAH SAKIT HJ BUNDA HALIMAH
PERIODE TAHUN 2022

1. Pendahuluan
Rekam medis menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan dan
dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien. Catatan rekaman di buat secara
akurat, lengkap, jelas dan kronologis bertujuan untuk menegakan diagnosa dan
pengobatan serta hasilnya.rekam medis di buat bagi setiap pasien yang memperoleh
pelayanan dalam fasilitas kesehatan dan seksi-seksinya. Semua catatan rekaman
dan formulir yang dihasilkan disatukan dalam satu kesatuan.
Penyelenggaraan rekam medis adalah salah satu kegiatan yang menunjang
terwujudnya pelayanan kesehatan yang bermutu kepada pasien atau pelanggan
rumah sakit. Untuk mencapai pelayanan yang bermutu, khususnya pelayanan
rekam medis disamping dituntut disiplin kerja yang tinggi.
Unit rekam medis RS Hj Bunda Halimah harus dapat menyesuaikan
pelayanan yang diberikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Pelayanan yang harus ditingkatkan meliputi pelayanan medis dan manajerial.
Pelayanan yang cepat, tepat dan aman hanya dapat terwujud apabila Unit Rekam
Medis didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai dan berfungsi dengan
baik, serta didukung pula oleh petugas yang professional.

2. Latar Belakang
Rumah Sakit Hj Bunda Halimah merupakan salah satu rumah sakit swasta di
kota Batam. Rumah Sakit ini relatif masih baru karena didirikan pada 2018.
Adapun peresmiannya sendiri baru dilakukan Maret 2020 lalu. Rumah Sakit ini
terletak persis di depan kampus Universitas Batam dan merupakan rumah sakit
pendidikan bagi universitas tersebut. Misi RS Hj Bunda Halimah yaitu 1)

1
 Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang professional, multidisiplin, terpadu
dan bermutu,
2) Melaksanakan pelayanan kesehatan paripurna berdasarkan bukti (evidence base)
dan reset ilmu pengetahuan. Teknologi kedokteran dan teknologi kesehatan
lainnya,
3) Melaksanakan fungsi pendidikan untuk dokter dan tenaga kesehatan lainnya, 4)
Menyelenggarakan reset klnik dan non klinik yang berwawasan global, 5) Aktif
dalam program peningkatan derajat kesehatan masyarakat, untuk mewujudkan visi
misi tersebut, diperlukan suatu program kerja tahunan guna meningkatkan mutu
rumah sakit. Di dalam meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit perlu juga
didukung oleh sumber daya yang professional meliputi sarana, prasarana, peralatan
medis, sumber daya manusia dan anggaran rumah sakit yang memadai.
Unit Rekam Medis merupakan salah satu unit penunjang kesehatan RS Hj
Bunda Halimah dan bertanggungjawab kepada Direktur yang didalam tugas dan
fungsinya dibawah Koordinasi Kepala Bidang Pelayanan Medis dan Keperawatan.
Unit rekam medis berperan dalam penyelenggaraan dan pelayanan rekam medis
Rumah Sakit.
Setiap unit RS Hj Bunda Halimah wajib menyusun program kerja, dimana
program kerja tersebut mendukung dalam penyusunan rencana kerja RS Hj Bunda
Halimah dalam meningkatkan mutu pelayanan, untuk itu perlu diterapkan suatu
standar pelayanan. Mutu pelayanan di Rumah Sakit dapat dilihat dari kegiatan
pelayanan yang diberikan dan dicatat dalam dokumen rekam medis sebagai bukti
proses dan hasil yang dilakukan oleh tenaga professional yang berhak atas rekam
medis. Unit rekam medis adalah unit penyedia informasi atau data-data pasien.
Semua data pasien di akses melalui rekam medis. Program Kerja Unit Rekam
Medis RS Hj Bunda Halimah disusun untuk meningkatkan mutu pelayanan Unit
Rekam Medis RS Hj Bunda Halimah.

3. Tujuan
a. Tujuan Umum
Adapun tujuan umum dari Program Kerja Unit Rekam Medis RS Hj Bunda
Halimah adalah meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit dengan pelayanan
rekam medis yang cepat, tepat dan akurat.
b. Tujuan Khusus

2
 1) Meningkatkan mutu pelayanan dengan pelayanan rekam medis yang lebih
baik
2) Meningkatkan fungsi rekam medis dalam hal penyediaan dan penyajian data
dan informasi rumah sakit
3) Meningkatkan kegiatan evaluasi terhadap penyelennggaraan rekam medis
sesuai sistem yang standar
4) Meningkatnya sarana prasarana Unit Rekam Medis
5) Meningkatkan keterampilan petugas rekam medis secara berkesinambungan
6) Merumuskan dan menetapkan kebijakan, program, rencana kerja dan
kegiatan Unit Rekam Medis

4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan

a. Program peningkatan mutu
1) Kelengkapan pengisian berkas rekam medis 1x24 jam
2) Kelengkapan formular informed consent
3) Ketepatan pengiriman laporan eksternal
4) Penyediaan berkas rekam medis rawat jalan
b. Program Pengembangan
1) Evaluasi kinerja rekam medis
2) Penyusunan laporan rekam medis
3) Revisi formulir rekam medis sesuai standar akreditasi
4) Penambahan lemari penyimpanan berkas rekam medis
5) Pemusnahan berkas rekam medis di rak penyimpanan
6) Gotong royong
c. Program Rutin
1) Rapat mingguan
2) Program peningkatan mutu
3) Program retensi berkas rekam medis in aktif selama 5 tahun terakhir
4) Laporan internal bulanan dan tahunan
5) Laporan eksternal bulanan dan tahunan
6) Peningkatan pengembalian berkas rekam medis tepat waktu
7) Peningkatan ketepatan pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan
8) Meminimalisir dalam hal kesalahan filing (penyimpanan)

3
 9) Gotong royong bersih-bersih ruangan (merapikan berkas rekam medis di
rak penyimpanan)

5. Cara Melakukan Kegiatan

a. Program peningkatan mutu
1) Kelengkapan Pengisian Berkas Rekam Medis 1x24 jam
Definisi : Kelengkapan pengisian berkas rekam medis rawat inap
1x24 jam setelah pasien mendapatkan pelayanan.
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan:
a) Monitoring ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis setiap
berkas rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
b) Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan ketidaklengkapan
pengisian berkas rekam meds oleh Unit Rekam Medis
c) Pelaporan indikator mutu setiap bulan
2) Kelengkapan Formulir Informed Consent
Definisi : Kelengkapan pengisian formulir informed consent 1x24
jam setelah pasien mendapatkan informasi yang jelas.
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan:
a) Monitoring ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis yang
kembali setelah mendapatkan perawatan
b) Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan ketidaklengkapan
pengisian berkas rekam medis oleh Mutu Unit Rekam Medis
c) Pelaporan indikator mutu setiap bulan
3) Ketepatan Pengiriman Laporan Eksternal
Definisi : Ketepatan waktu dalam melaporkan rekapitulasi laporan
(RL) RS sesuai dengan batas waktunya (bulanan, tahunanan atau up to date)
Sasaran : 100%
Cara Pelaksanaan:
a) Monitoring ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis setiap
berkas rekam medis yang kembali setelah mendapatkan perawatan
b) Rekap laporan yang akan dikirim setiap bulan

4
 c) Monitoring ketepatan pengiriman Laporan Eksternal ke Dinkes tepat
waktu
d) Bukti pengiriman
e) Pelaporan indikator mutu setiap bulan
4) Penyediaan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Definisi : Jumlah berkas rekam medis rawat jalan yang diantar tepat
waktu
Sasaran : ≤ 10 menit
Cara Pelaksanaan:
a) Mengevaluasi ketepatan waktu dalam lamanya pendistribusian berkas
rekam medis rawat jalan
b) Melakukan rekapitulasi harian, bulanan dan tahunan data keterlambatan
pendistribusian berkas oleh Mutu Rekam Medis
c) Pelaporan indikator mutu setiap bulan
b. Program Pengembangan
1) Evaluasi Kinerja Rekam Medis
Cara Pelaksanaan:
a) Rapat bulanan internal RM
b) Rapat dengan Kabid Keperawatan dan Yanmed
2) Penyusunan Laporan Rekam Medis
Cara Pelaksanaan:
a) Melakukan rekapitulasi harian, bulanan, dan tahunan
b) Pengembangan format laporan
3) Revisi Formulir RM Sesuai Standar Akreditasi
Cara Pelaksanaan:
a) Mencari referensi format formulir
b) Pengajuan revisi ke Direktur
c) Mengadakan rapat dengan panitia RM dan pihak terkait
4) Penambahan Lemari Penyimpanan Berkas RM
Cara Pelaksanaan:
a) Membuat analisa kebutuhan lemari penyimpanan
b) Mengajukan PO pembelian alat
c) Mengajukan WO pengerjaan/pembuatan lemari penyimpanaN
5) Penataan Tata Ruang Unit Rekam Medis

5
 Cara Pelaksanaan:
a) Membuat analisa kebutuhan perubahan tata ruang
b) Membuat pengajuan perubahan tata ruang
c) Mengajukan PO pembelian barang yang dibutuhkan
d) Mengajukan WO pengerjaan
6) Pemusnahan Berkas Rekam Meis di Rak Penyimpanan
Cara Pelaksanaan:
a) Melakukan pemilahan berkas aktif dan inaktif
b) Melakukan pemilahan formulir yang bernilai guna
c) Melakukan pemusnahan sesuai standar
d) Membuat berita acara pemusnahan
7) Gotong Royong
Cara Pelaksanaan:
a) Merapikan penyusunan berkas rekam medis di rak penyimpanan
b) Merapikan berkas-berkas rakitan yang tidak terpakai
c) Menyapu lantai dan membersikan lemari rak penyimpanan dari debu
c. Program Rutin
1) Rapat bulanan
2) Program peningkatan mutu
3) Program retensi berkas rekam medis in aktif selama 5 tahun terakhir
4) Laporan internal bulanan dan tahunan
5) Laporan eksternal bulanan dan tahunan
6) Peningkatan pengembalian berkas rekam medis tepat waktu
7) Peningkatan ketepatan pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan
8) Meminimalisir dalam hal kesalahan filing (penyimpanan)
9) Gotong royong bersih-bersih ruangan (merapikan berkas rekam medis di
rak penyimpanan)

6. Sasaran
Terlaksananya Program Kerja Unit Rekam Medis Tahun 2022 sebesar 80%

6
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
No Kegiatan Bulan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Program peningkatan
mutu
2 Evaluasi kinerja
rekam ,medis
3 Penyusunan laporan
rekam medis
4 Revisi formulir RM
sesuai standar akreditasi
5 Penambahan lemari
penyimpanan berkas RM
6 Pemusnahan berkas RM
in aktif selama 5 tahun
terakhir
7 Gotong royong

8. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan

Pelaporan hasil evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap akhir tahun
berjalan, menuju pembuatan program kerja tahun berikutnya. Pelaporan hasil evaluasi
pelaksanaan kegiatan ini sebagai pertimbangan dalam melakukan rencana program kerja
kedepan.

9. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

Pencatatan, pelaporan dan evaluasi yang dilakukan terhadap kinerja unit-unit kerja
pada rumah sakit, terutama berdasarkan strategi yang diterapkan salah satunya dalam
perspektif financial untuk program efisiensi rumah sakit. Adapun langkah-langkah yang
dilakukan sebagai berikut:
a. Melakukan rapat yang membahas tentang pelaksanaan program efisiensi
b. Mencari solusi atas permasalahan yang terjadi ketika ada penyimpangan dari
program yang ditetapkan

7
 c. Memantau perkembangan/kontrol terhadap indikator yang ditetapkan

d. Mengadakan perbaikan-perbaikan kinerja unit-unit yang masih standar kontrol

efisiensinya
e. Membuat SPO yang baru jika belum tersedia/merevisi SPO yang ada
f. Mempertahankan kinerja jika sudah baik dan tetap memberikan kinerja terbaiknya
Semua pencatatan, pelaporan dan evaluasi tersebut tersedia dan dilaporkan berkala
kepada kepala bidang sesuai tenggang waktu yang telah ditentukan tiap bulannya dan
evaluasi kerja bulanan secara menyeluruh,

10. Penutup
Demikian program kerja Unit Rekam Medis RS Hj Bunda Halimah dibuat, untuk
dipergunakan sebagaimana mestinya.

Kordinator Unit Mengetahui,

Rekam Medis Direktur