BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kesehatan merupakan hak asasi manusia dan salah satu unsur

kesejahteraan yang harus diwujudkan sesuai dengan cita-cita bangsa Indonesia

sebagaimana dimaksud dalam Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik

Indonesia Tahun 1945 (PERMENKES RI No.84 Tahun 2014).

Rumah sakit adalah sarana kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan

kesehatan perorangan meliputi pelayanan promotif, preventif, kurative dan

rehabilitatif yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat

(Depkes RI, 2007:3).

Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai

pada saat diterimanya pasien diteruskan dengan kegiatan pencatatan data medis

pasien. Selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di Rumah sakit dan

dilanjutkan dengan penggunaan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan

penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani

permintaan atau peminjaman berkas rekam medis karena pasien datang berobat,

dirawat, atau untuk keperluan lainnya. Rekam medis adalah berkas yang tidak

disangsikan kebenarannya tentang pertolongan, perawatan, pengobatan seorang

pasien sealama mendapatkan pelayanan di rumah sakit. Pengadilan dapat diyakinkan

1
bahwa rekam medis tidak dapat disangkal kebenarannya dan dapat dipercaya, oleh

karena itu keseluruhan atau sebagian informasinya dapat dijadikan bukti yang

memenuhi persyaratan (Depkes RI, 2006: 9)

Pembuatan rekam medis di rumah sakit bertujuan untuk mendapatkan

catatan atau dokumen yang akurat dan adekuat dari pasien, mengenai kehidupan dan

dan riwayat kesehatan, riwayat penyakit dimasa lalu dan sekarang, juga pengobatan

yang telah diberikan sebagai upaya meningkatkan pelayanan kesehatan. Rekam medis

dibuat untuk tertib administrasi dirumah sakit yang merupakan salah satu faktor

penentu dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan (Hetty, 2018:104).

Rekam medis diberi sampul pelindung untuk memelihara keutuhan

susunan lembaran-lembaran rekam medis. Sampul pengamanan berupa map atau

folder, terbuat dari karton mencegah terlepas dan terobek akibat sering dibolak balik.

Sampul yang rusak perlu diganti dengan yang baru (Amri, 2011 : 60).

Sampul pelindung dilengkapi dengan penjepit (fastener) guna untuk

mengikat lembaran-lembaran pada sampul rekam medis. Penjepit dipasang pada

bagian atas lembaran-lembaran rekam medis atau sebelah kiri seperti lembaran buku.

Jika menggunakan map bagian tengah map harus diberikan lipatan sehingga

memungkinkan bertambah tebalnya lembaran-lembaran yang tersimpan didalamnya.

Kerusakan sampul dapat terjadi karena 2 faktor, yaitu faktor internal seperti : kertas,

tinta, sedangkan faktor eksternal seperti : debu, rayap, gagat, jamur, sinar matahari,

dan kelembapan. (Depkes RI : 90)

2
 Untuk dokumen pasien rawat jalan seharusnya menggunakan sampul

pelindung atau map, disamping untuk mengurangi resiko kerusakan dokumen rekam

medis penggunaan map juga dapat mencegah hilangnya arsip-arsip dokumentasi

pasien. Sistem penyimpanan yang diterapkan di RSI Siti Rahmah Padang yaitu sistem

Sentralisasi, yaitu sistem penyimpanan dengan cara menyimpan rekam medis

seseorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik

maupun catatan-catatan seorang pasien dirawat. Sedangkan sistem penomorannya

yaitu Unit Numbering System(UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini

memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat rawat jalan maupun pasien

rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir.

Berdasarkan survey awal yang penulis lakukan pada tanggal 12 Februari

2019 di RSI Siti Rahmah Padang dengan melakukan observasi terhadap 10 dokumen

rekam medis terdapat 8(80%) dokumen rekam medis yang rusak dilihat dari segi

faktor internal yaitu berupa robekan yang banyak ditemukan pada bagian atas dan

bagian tengah dokumen yang hampir terbelah dua dan perlu cara untuk

menghubungkan kembali dengan menggunakan lem isolasi kertas, dan dari segi

faktor eksternal yaitu dilihat dari suasana ruangan yang tidak kondusif, yang

dikarenakan panasnya sinar matahari yang dapat mengakibatkan kertas menjadi jelek

dan tinta menjadi luntur. Serta lipatan yang juga banyak ditemukan pada bagian sisi

dokumen yang dapat memicu rusaknya dokumen serta keutuhan dokumen dan

2(20%) dalam keadaan baik. Hal itu disebabkan karena tingkat penggunaan dokumen

rekam medis yang tinggi, dimana kurang telitinya petugas dalam pengambilan

3
dokumen rekam medis pasien (retrieval), serta kondisi rak penyimpanan yang tidak

sesuai dengan kapasitas penyimpanan yang juga dapat memicu timbulnya kerusakan

pada dokumen rekam medis pasien. Ada pun hal lain yang ditemukan pada dokumen

rekam medis rawat jalan di RSI Siti Rahmah Padang yang tidak menggunakan

sampul atau map pada dokumen rekam medis yang ada di rumah sakit tersebut,

dokumen rekam medis hanya terdiri atas 1 lembar dokumen rekam medis saja. Jenis

kertas dokumen yang digunakan yaitu kertas yang berjenis Karton BW, kertas ini

bertekstur halus dengan ketebalan 240 gsm. Kertas ini biasa digunakan untuk

sertifikat, kartu iuran bulanan, map, undangan, dan lainnya. Kertas ini cocok untuk

ditulis lewat pena seperti HVS.

Berdasarkan permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan

penelitian tentang “Tinjauan Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis

Pasien di Ruang Filling Rawat Jalan RSI Siti Rahmah Padang Tahun 2019”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas maka yang menjadi rumusan

masalah dalam penelitian ini adalah penyebab kerusakan dokumen berkas rekam

medis pasien di ruang Filling Rawat Jalan RSI Siti Rahmah Padang Tahun 2019.

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum

4
 Untuk mengetahui tinjauan faktor-faktor penyebab kerusakan dokumen

rekam medis di bagian filling rawat jalan RSI Siti Rahmah Padang tahun 2019.

1.3.2 Tujuan Khusus

Adapun yang menjadi tujuan khusus dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut :

1.3.2.1 Mengetahui distribusi frekuensi kerusakan dokumen rekam medis pasien di

bagian filling rawat jalan RSI Siti Rahmah Padang tahun 2019.

1.3.2.2 Mengetahui distribusi frekuensi tingkat penggunaan dokumen rekam medis

pasien berobat di bagian filling rawat jalan RSI Siti Rahmah Padang tahun

2019.

1.3.2.3 Mengetahui distribusi frekuensi kapasitas rak penyimpanan dokumen rekam

medis di RSI Siti Rahmah Padang tahun 2019.

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi Penulis

Dapat menambah wawasan atau pengalaman tentang penatalaksanaan

rekam medis khususnya dalam mengetahui tentang faktor-faktor kerusakan dokumen

rekam medis dan pemeliharaan pada dokumen rekam medis di ruang filling.

1.4.2 Bagi Rumah Sakit

5
 Sebagai masukan bagi rumah sakit dalam meningkatkan mutu pelayanan

terhadap pasien dengan memperhatikan sarana dan prasarana yang menunjang

penyelenggaraan rekam medis dan pemeliharaan pada dokumen rekam medis di

bagian ruang penyimpanan atau filling agar dokumen tidak mudah rusak yang dapat

meningkatkan kualitas pelayanan.

1.4.3 Bagi Akademik

Menambah referensi untuk perpustakaan dan sebagai bahan tolak ukur

sejauh mana ilmu ilmu rekam medis diterapkan.

6
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Rekam Medis

2.1.1 Pengertian Rekam Medis

Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat

penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini tertulis oleh profesi kesehatan yang

memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.

Dokumentasi rekam medis merupakan hal yang penting untuk merekam

temuan, dan pengamatan tentang riwayat kesehatan dan penyakit termasuk masa lalu

dan sekarang, pemeriksaan, tes, asuhan klinik (medis dan keperawatan) dan hasil

merupakan bukti implementasi rencana asuhan pasien oleh Profesional Pemberi

Asuhan (PPA), (Irmawati, 2018:1).

2.1.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.

7
Tanpa didukung suatu sistem pengolahan rekam medis yang baik dan benar, mustahil

tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.

Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam

upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Hetty, 2018:104)

2.1.3 Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek (Depkes RI,

2006: 13) antara lain:

a. Aspek Administrasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena

isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab

sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan

kesehatan.

b. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai medis, karena

catatan itu dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau

perawatan yang diberikan kepada seorang pasien dan dalam rangka

mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit

medis, manajemen resiko klinis serta keamanan atau keselamatan pasien dan

kendali biaya.

c. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan,

8
 dalam rangka usaha menegakkan serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti

untuk menegakkan keadilan.

d. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

keuangan. Kaitannya rekam medis dengan aspek keuangan sangat erat sekali

dalam hal pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan apa saja yang diberikan

kepada seorang pasien selama menjalani perawatan di rumah sakit, oleh karena

itu penggunaan sistem teknologi komputer dalam proses penyelenggaraan

rekam medis sangat berharap sekali untuk diterapkan pada setiap instasi

pelayanan kesehatan.

e. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya

menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang

kesehatan.

f. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis

tentang kegiatan pelayanan rekam medis yang diberikan kepada pasien,

9
 informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran

dibidang profesi pendidikan kesehatan.

g. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasi dan dipakai

sebagai bahan pertanggungjawaban dan pelaporan rumah sakit (Depkes

RI,2006).

2.2 Faktor-Faktor Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis Pasien

Adapun yang menjadi faktor pemusnahan atau perusak arsip

disebabkan oleh:

1. Faktor Bencana Alam

Kerusakan arsip yang disebabkan oleh faktor bencana alam seperti

gempa bumi, tsunami, longsor, kebakaran, badai dan lain-lain.

2. Faktor Manusia

Kerusakan dan kehilangan arsip yang disebabkan oleh faktor

manusia seperti perang, pencurian, penyadapan atau unsur kesengajaan dan

kelalaian manusia (Peraturan Kepala Arsip Negara RI No.06, 2005).

Arsip-arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan

tetapi arsip-arsip juga memberi informasi tentang masa itu sendiri. Kita

10
 mempunyai kewajiban untuk menjaga dan memelihara arsip-arsip tersebut dari

segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang

datang dari dalam arsip maupun yang dikarenakan faktor-faktor dari luar arsip,

yaitu:

2.2.1 Faktor Internal

Kerusakan yang disebabkan dari dalam berasal dari unsur-unsur kertas,

tinta, atau lem (Barthos, 2013).

A. Kertas

Arsip-arsip yang sebagian besar terdiri dari kertas mempunyai sifat

yang unik. Seperti apa yang kita ketahui bahwa kertas terjadi dari suatu proses

yang dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, kayu dan lainnya. Kertas dibuat

dari bahan kayu yang memiliki kandungan serat yang banyak dan sebagian

memiliki sedikit kandungan air.

Dari bahan apapun kertas itu dibuat, cellulose di dalam kertas akan

mengandung beberapa sifat, baik sifat pengawet maupun sifat penghancur

terhadap kertas itu sendiri. Air yang digunakan untuk proses pembuatan kertas

mungkin tidak bersih, demikian pula dengan bahan-bahan yang digunakan

untuk lapisan atas (yang licin yang kita tulis) yang terbuat dari kanji, cuka,

garam, mineral, menimbulkan masalah-masalah tersendiri yang harus

diperhitungkan pula akibatnya. Mesin yang dipergunakan dapat menimbulkan

zat besi dalam kertas dan merupakan katalisator bagi zat asam belerang yang

ada di udara untuk membentuk asam belerang.

11
 Kertas yang digunakan apabila perawatan penyimpanannya tidak

baik, daya tahan kertas pun tidak akan tahan lama. Maka dari itu penggunaan

kertas yang baik harus diimbangi dengan perawatan yang sebaik mungkin agar

kertas arsip dapat tahan lama.

B. Tinta

Tinta atau link adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai

warna yang dipergunakan untuk menimbulkan tulisan, huruf, angka di atas

kertas.

Hal-hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta sebagai berikut :

a. Gunakan jenis tinta yang berkualitas baik (tidak mudah luntur). Apabila

tinta yang dipergunakan kurang baik akan sangat merugikan apabila kertas

arsip kena air, atau udara lembab.

b. Ada beberapa jenis tinta, antara lain tinta karbon dan tinta yang dibuat dari

pohon oak. Tinta yang dibuat dari pohon oak dapat menimbulkan aksi-

aksi kimia yang dapat merusak kertas. Tinta karbon yang dibuat dari arang

hitam dan lem arab sebagai perekat, tidak menimbulkan reaksi kimia,

sehingga tidak merusak kertas arsip.

C. Pasta atau lem

Pasta atau lem yang digunakan sebagai perekat juga mempunyai

peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas dan kulit. Lem biasanya

12
 dibuat dari tepung gandum atau tepung beras. Akan tetapi sekarang ini telah

dibuat alat perekat sintetis terutama polyven acetate.

Dengan mengetahui sifat sifat organic dari material tersebut kita

dengan segera dapat melakukan usaha-usaha pencegahan terhadap musuh-

musuh kertas yang mungkin merusak. Oleh karena itu, dalam penggunaan

perekat pun harus dicarikan yang baik, jangan menggunakan perekat yang

dibuat dari getah arab atau pun colluloce tape dan sejenisnya.

2.2.2 Faktor Eksternal

Kerusakan yang disebabkan dari luar berasal dari unsur debu, rayap, sinar

matahari, kelembapan.

A. Debu

Debu bermacam-macam asalnya seperti dari asap dan debu yang

dibawa oleh angin. Debu tetap merupakan musuh kertas yang ganas, bahkan

kulitpun dapat rusak karena debu. Untuk menghadapi debu-debu ini dapat

dipergunakan filter electrostatic atau pasanglah jaring kawat yang halus (wire

mesh) pad pintu-pintu dan jendela-jendela. Disamping berguna untuk

menjaring udara masuk dan untuk bermacam serangga didalam ruang

penyimpanan arsip.

B. Rayap

Usaha untuk melindungi serangan rayap yang paling tepat ialah

dengan mengadakan pencegahan yakni dengan peniadaan penggunaan kayu

13
 bagi bangunan yang lansung bersentuhan dengan tanah. Beberapa jenis rayap

dapat hidup di daerah yang tanahnya basah dan gelap, meskipun demikian

mereka pun masih dapat membuat terowongan di permukaan tanah yang

kering.

C. Sinar Matahari

Sinar matahari memang penting untuk membantu pembasmi

musuh-musuh kertas. Akan tetapi sinar matahari yang dikarenakan panasnya

dan terutama sinar ultraviolet sangat membahayakan bagi kertas-kertas arsip.

Oleh karena itu tidak boleh ada sinar yang jatuh secara lansung ke bundelan

kertas ataupun pada kertas itu sendiri.

Sinar ultraviolet terutama mengancam struktur molekul keras dan

kulit. Sebagai akibatnya dapat terlihat dengan jelas antara lain seperti, kertas

menjadi jelek, dan tintanya luntur. Apabila sinar matahari tidak dapat secara

lansung dihindari, yang dapat dilakukan ialah dengan menyaring sinar

matahari dengan menggunakan kaca hijau atau kuning tebal. Warna-warni ini

akan menghalangi sinar yang merugikan kertas.

D. Kelembaban

Akibat kelembapan udara yang tidak terkontrol akan

memungkinkan timbulnya jamur, pasta atau lem hilang, kertas menjadi lemah

dan merusak kulit. Pertolongan utama adalah dengan menormalisasikan

14
 kelembaban, akan tetapi sukar dilakukan. Hal yang dapat kita lakukan adalah

dengan menambah edaran panas (kering), atau menggunakan panasnya listrik.

2.3 Tingkat Penggunaan

Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan

kembali untuk keperluan pelayanan, pelatihan dan lain-lain. Agar dokumen rekam

medis yang keluar dari filling tersebut dapat dikembalikan sehingga mudah diketahui

keberadaan dan penggunaannya, maka setiap pengambilan dokumen rekam medis

harus disisipi tracer.

Dokumen rekam medis aktif yang disimpan akan terus-menerus

diperlukan dan dipergunakan untuk kepentingan pelayanan, administrasi, pendidikan,

hukum, dan penelitian. Semakin sering berkas digunakan maka frekuensi penggunaan

akan semakin tinggi. Ditinjau dari tingkat kepentingan dan kegunaannya, arsip aktif

yaitu arsip dinamis yang masih berada dalam proses penyelesaian sehingga masih

sering digunakan. Frekuensi penggunaan arsip ini sedikitnya 6 kali bila arsip tersebut

digunakan kurang dari 6 kali pemakaian maka dikatakan frekuensi penggunaannya

rendah (Depkes RI, 2006).

Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk mengganti

dokumen rekam medis yang diambil untuk digunakan berbagai keperluan. Setiap

dokumen rekam medis akan diambil, maka pada tracer harus dicatat :

A. Nomor rekam medis dan nama pasien yang bersangkutan

B. Tanggal pengambilan

15
 C. Digunakan oleh siapa

D. Digunakan untuk siapa

E. Dimana (unit pelayanan apa)

Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan rekam medis

bermanfaat pula untuk menghitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis per

periode waktu. Selain tingkat penggunaan rekam medis secara umum tersebut, dapat

pula dihitung tingkat penggunaan berdasarkan tujuan penggunaan atau unit

penggunaan dengan cara yang sama. Tingkat penggunaan dokumen rekam medis

tersebut bermanfaat untuk mengukur aktifitas filling yang digunakan untuk

perencanaan tenang dan sarana penyimpanan dokumen rekam medis.

2.3.1 Penggunaan Rekam Medis

Penggunaan atau pemakai rekam medis adalah pihak-pihak perorangan

yang memasukkan, memverifikasi, mengoreksi, menganalisis atau memperoleh

informasi dari rekaman, baik secara lansung ataupun melalui perantara. Penggunaan

rekam medis atau yang tergantung dengan data yang ada dalam rekam kesehatan

sangat beragam. Ada penggunaan rekam kesehatan perorangan (primer dan sekunder)

serta penggunaan dari kelompok institusi (Hatta, 2008:81).

2.3.2 Pengguna Primer Rekam Medis Perorangan

2.3.2.1 Para Pemberi Pelayanan (Provider)

Yang termasuk dalam kelompok provider adalah pihak-pihak yang

memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien. Mereka terdiri dari

individu atau pemberi jasa kesehatan perorangan yang meliputi tenaga dokter,

16
perawat, profesi kesehatan pendukung termasukasisten dokter, fisioterapi, terapis

wicara, terapis pernafasan (respiratoris, okupasi terapis, tekniker radiologi dan teknis

laboratorium medis). Profesi lainnya juga membantu pelayanan klinis, termasuk ahli

farmasi, tenaga sosial, konsultan diet, dan psikologi.

Kelompok ini yang memasukkan informasi ke dalam rekam kesehatan

secara langsung. Sedangkan fasilitas pelayanan lainnya seperti tekniker labolatorium

medis, tekniker radiologi membuat laporan tersendiri sebagai bagian dari rekam

kesehatan pasien. Keberadaan rekam medis akan menghindari sifat lupa tenaga

kesehatan saat menangani pasien yang banyak (Hatta, 2008:81).

2.3.3 Pengguna Sekunder

2.3.3.1 Manajer Pelayanan dan Penunjang Pasien

Kelompok ini adalah pihak yang menggunakan rekam medis perorangan

secara sekunder serta tidak menangani perawatan pasien secara langsung. Kelompok

ini menggunakan data rekam medis untuk menilai kinerja fasilitas kesehatan seta

manfaat pelayanan yang diberikan. Data yang diperoleh menggambarkan pola dan

kecendrungan pelayanan. Dengan masukan data agregat tersebut akan memudahkan

manager intalasi pelayanan kesehatan dalam memperbaiki proses pelayanan, sarana,

dan prasarana ke depan (Hatta, 2008:83).

2.3.3.2 Pihak Pengganti dan Biaya Perawatan

Kelompok ini akan menelaah sejauh apa diagnosis yang terkait dengan

biaya perawatan. Penggantian biaya harus sesuai dengan diagnosis akhir atau

tindakan yang ditegakkan dokter sesudah pasien pulang perawatan. Diagnosis

17
dicantumkan serta ditanda tangani dokter tersebut pada lembar ringkasan riwayat

pulang (resume). Adakalanya pihak asuransi membutuhkan copy tentang keterangan

tertentu rekam medis pasien bersama dengan tagihan (klaim). Tidak dibenarkan

rumah sakit mengambil diagnosis kerja dari ruang perawatan sebagai diagnosa akhir

dan meneruskannya ke pihak asuransi, padahal pasien belum pulang perawatan

(Hatta, 2008:83).

2.3.3.3 Penggunaan rekam medis sekunder lainnya

Penggunaan rekam medis sekunder lainnya adalah kantor pasien, pengacara

periset atau investor klinis, wartawan kesehatan.

2.4 Kondisi Fisik Rak Penyimpanan Rekam Medis

Alat penyimpanan yang baik, penerapan yang baik, pengaturan suhu dan

pemeliharaan ruangan. Faktor keselamatan kerja petugas penting untuk dijadikan

perhatian diruangan penyimpanan rekam medis sehingga dapat membantu

memelihara dan mendorong semangat kerja serta dapat meningkatkan produktifitas

petugas yang bekerja dibagian ruang penyimpanan (Depkes RI, 2006 :88).

Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai:

A. Rak terbuka (open self file unit)

B. Lemari lima laci (five-drawer file cabinet)

C. Roll o’pack (terdiri dari rak statis dan dinamis)

Rak terbuka lebih umum dipakai dengan alasan :

a. Harga lebih murah

18
 b. Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat

c. Menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis

dan tidak terlalu makan tempat.

Jarak antara dua buah rak dianjurkan selebar 90 cm, jika menggunakan

lemari lima laci satu baris. Ruang kosong didepannya harus 90 cm jika diletakkan

saling berhadapan harus disediakan ruang kosong paling tidak 150 cm. Untuk

memungkinkan terbukannya laci-laci tersebut. Lemari liuma laci memang paling

tampak lebih rapi, dan rekam medis terlindung dari debu dan kotoran dari luar.

Namun satu pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara rekam medis tetap

rapi dalam hal penggunaan rak terbuka (Depkes, 2006 :88).

2.4.1 Kapasitas Rak Penyimpanan

Kapasitas satu sub rak adalah 40 berkas dengan jumlah sub 8 buah dan

kapasitas rak terbuka adalah sebanyak 368 berkas (Rustiyanto, 2011).

Faktor yang mempengaruhi kapasitas rak penyimpanan yaitu :

a) Volume rak

b) Rata-rata tebal kertas

c) Sistem penjajaran yang digunakan

Dalam aktifitas filling mungkin terjadi penambahan berkas (admission)

dan penyusutan (discharger), tingkat pertumbuhan berkas dapat diperkirakan untuk

menghitung beberapa kebutuhan jumlah rak (Ednan K.Huffman, 1999).

19
 BAB III

KERANGKA KONSEP

3.1 Kerangka Konsep

Kerangka konsep merupakan suatu kesatuan kerangka pemikiran yang

utuh dalam rangka mencari jawaban-jawaban ilmiah terhadap masalah-masalah

penelitian yang menjelaskan tentang variabel-variabel, hubungan antara variabel-

variabel secara teoritis yang berhubungan dengan hasil penelitian yang terdahulu

yang kebenarannya dapat diuji secara empiris (Nasir Abd, 2011).

Variabel Independen Variabel Dependen

Tingkat Penggunaan
Dokumen Rekam Medis

Kerusakan Dokumen
Rekam Medis

20
 Kapasitas Rak
Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis

Gambar 3.1
Tinjauan Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis Pasien di
Ruang Filling Rawat Jalan di RSI Siti Rahmah Padang
Tahun 2019
3.2 Defenisi Operasional

Defenisi operasional adalah aspek penelitian yang memberikan informasi

kepada penulis tentang bagaimana caranya mengukur variabel.

Tabel 3.1
Tinjauan Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis Pasien di
Ruang Filling Rawat Jalan di RSI Siti Rahmah Padang
Tahun 2019

Defenisi Cara Alat

No Variabel Hasil Ukur Skala
Operasional Ukur Ukur
1 Kerusakan Keadaan fisik Observasi Tabel 1.Rusak apabila Nominal
fisik dokumen rekam ceklist dokumen rekam
dokumen medis yang medis robek, dan
rekam medis rusak (robek terlepas.
dan lembaran- 2.Tidak rusak
lembaran rekam apabila dokumen
medis lepas) rekam medis
dan tidak robek,
tidak terlepas.

(Depkes RI,
2006)
2 Frekuensi Jumlah Observasi Tabel 1.Tinggi apabila Ordinal
penggunaan pemakaian ceklist nilai ≥ 6 x
dokumen dokumen rekam 2.Rendah
rekam medis medis semasa apabila nilai
aktif <6x

21
 (Depkes RI,
2006)
Kapasitas sub Daya tampung Observasi Tabel 1.Sesuai apabila
3 rak sub rak ceklist kapasitas rak Ordinal
penyimpanan penyimpanan penyimpanan ≤
dokumen dokumen rekam 40
rekam medis medis 2.Tidak sesuai
apabila
kapasitas rak
penyimpanan
> 40

(Rustiyanto,
2011)

22
 BAB IV
METODE PENELITIAN

4.1 Waktu dan Tempat Penelitian

Penelitian ini direncanakan akan dilaksanakan di Ruangan Rekam Medis

RSI Siti Rahmah Padang pada tanggal 27 Mei s.d 4 Juli, untuk melihat tinjauan

penyebab kerusakan dokumen rekam medis pasien di ruang filling rawat jalan di RSI

Siti Rahmah Padang Tahun 2019.

4.2 Jenis Penelitian

Penelitian ini bersifat deskriptif yaitu untuk mengetahui tinjauan penyebab

kerusakan dokumen rekam medis pasien di ruang filling rawat jalan di RSI Siti

Rahmah Padang Tahun 2019.

4.3 Populasi dan Sampel

4.3.1 Populasi

23
 Populasi adalah wilayah generalisasi yang terdiri atas: obyek/subyek yang

mempunyai kualitas dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk

dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulannya (Sugiyono, 2016:80).

Dalam penelitian ini adalah seluruh dokumen rekam medis pasien rawat

jalan pada hari yang telah ditentukan sebanyak 200 berkas.

4.3.2 Sampel

Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh

populasi tersebut (Sugiyono, 2016:81).

Sampel dari penelitian ini adalah seluruh dokumen rekam medis pasien

rawat jalan di RSI Siti Rahmah Padang. Sampel ini diambil secara accidental

sampling. Accidental sampling yaitu pengambilan sampel yang dilakukan dengan

mengambil kasus atau responden yang kebetulan ada atau tersedia (Notoadmodjo,

2005: 89).

Untuk menentukan jumlah dokumen rekam medis pasien yang akan

menjadi sampel, maka digunakan rumus sebagai berikut (Notoadmodjo, 2005: 92).

𝑁
n = 1+𝑁(𝑑2 )

Keterangan :

N : besar populasi (dokumen rekam medis)

n : besar sampel

24
 d : tingkat kepercayaan / ketepatan yang diinginkan (0,1)

𝑁
n = 1+𝑁(𝑑2 )

200
n = 1+200(0,01)

200
n = 1+2

200
n= 3

n = 66

Berdasarkan perhitungan diatas maka di dapatkan jumlah sampel adalah

sebanyak 66 dokumen rekam medis.

Kriteria sampel :

1. Kunjungan di atas 6x

2. Tulisan yang kurang jelas pada lembaran dokumen

3. Lembaran dokumen rekam medis yang rusak atau robek

4.4 Jenis Data

4.4.1 Data Primer

Data primer diperoleh langsung melalui kegiatan observasi langsung

terhadap kerusakan dokumen rekam medis, tingkat penggunaan, dan kondisi rak

penyimpanan dengan menggunakan table check list.

25
4.4.2 Data Sekunder

Data sekunder diperoleh dari data yang telah ada di RSI Siti Rahmah

Padang tahun 2019, mengenai sejarah rumah sakit, struktur organisasi rumah sakit,

dan struktur organisasi rekam medis.

4.5 Cara Pengumpulan Data

4.5.1 Observasi

Cara pengumpulan data yang digunakan adalah observasi dengan

menggunakan table check list tentang kerusakan dokumen rekam medis, tingkat

penggunaan, dan kondisi rak penyimpanan dokumen rekam medis di RSI Siti

Rahmah Padang tahun 2019.

4.6 Alat Pengumpulan Data

Alat pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah tabel

check list.

4.7 Pengolahan Data

Setelah data terkumpul, data akan diolah secara komputerisasi dengan

langkah-langkah sebagai berikut :

4.7.1 Pemeriksaan Data (Editing)

26
 Data yang telah dikumpulkan kemudian akan diperiksa, apabila terdapat

kesalahan dalam pengumpulan data, maka data akan diperbaiki dan dilengkapi.

4.7.2 Koding (Coding)

Koding adalah kegiatan pengkodean dimana jawaban responden

ditampilkan dalam bentuk berupa angka, seperti :

a. Kerusakan dokumen rekam medis

1=Rusak
2=Tidak Rusak
b. Tingkat penggunaan dokumen rekam medis

1=tinggi
2=rendah
c. Kondisi rak penyimpanan dokumen rekam medis

1=sesuai
2=tidak sesuai
4.7.3 Pemasukan Data (Entry)

Pemasukkan data adalah kegiatan memasukkan data ke dalam komputer

setelah melakukan kegiatan editing dan koding.

4.7.4 Pembersihan Data (Cleaning)

Merupakan kegiatan pembersihan data terhadap kesalahan dalam

pengentrian data.

4.8 Analisis Data

27
 Jenis analisa data yang dilakukan adalah analisa univariat yaitu untuk

mengetahui penyebab kerusakan fisik dokumen rekam medis pasien di RSI Siti

Rahmah Padang tahun 2019 yang disesuaikan dengan peraturan dan referensi.

28