BAB II

TINJAUAN PUSTAKA
A. REKAM MEDIS
a. Definisi
1. Menurut Permenkes no.269/Menkes/Per/III 2008 adalah Berkas yang
berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada
pasien.
2. Menurut Huffman 1999 adalah Fakta yang berkaitan dengan keadaan
pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masalalu serta saat ini yang di
tulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan terhadap
pasien
3. Menurut SK Men Pan nomor 135 tahun 2002 adalah berkas yang berisi
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana
pelayanan kesehatan
b. Tujuan Rekam Medis (Permenkes no.269 tahun 2008)
Adanya rekam medis bertujuan sebagai penunjang tercapainya tertib
administrasi pelayanan dan kualitas pelayanan di atau disarana pelayanan
kesehatan lainnya dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan.
Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar, maka tertib administrasi tidak akan berhasil.
c. Fungsi Rekam Medis (Permenkes no.269 tahun 2008)
Fungsi rekam medis dalam instansi kesehatan dapat membantu dalam
beberapa hal di antaranya sebagai berikut :
a. Dokumentasi
Rekam medis merupakan sarana untuk penyimpanan berbagai
dokumen yang berkaitan dengan kesehatan pasien.
b. Alat bukti
Untuk kasus malapraktik, rekam medis bisa menjadi alat bukti di
pengadilan. Dari rekaman medis itu akan terbuka, tindakan salah apa
yang telah dilakukan dokter atau perawat bersangkutan. Dokter tidak
 boleh menghapus tulisan apapun pada rekaman medis.Kalau ada
kesalahan tulisan, dokter tidak boleh menghapus, tapi hanya boleh
mencoret sekali sehingga tulisan semula masih bisa dibaca, serta
diparaf.
c. Identifikasi Jenazah
Fungsi yang tidak kalah penting dari rekam medis adalah untuk
identifikasi jenazah yang sulit dikenali.Dalam suatu kecelakaan hebat
misalnya, rekam medis sangat membantu dalam mengenali jenazah.
d. Acuan dalam memberikan pelayanan kesehatan
Dapat digunakan sebagai acuan dokter dan tenaga kesehatan dalam
memberikan pelayanan kesehatan baik dalam menentukan diagnosis,
memberikan pengobatan, tindakan medis dan pelayanan selanjutnya
bagi pasien.Rekam medis yang baik, benar, lengkap dan jelas dapat
meningkatkan pelayanan kesehatan bagi pasien.
e. Bahan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan
Rekam medis dapat menjadi informasi tentang perkembangan
penyakit, pengobatan, tindakan medis terutama untuk perkembangan
ilmu pengetahuan dalam pengajaran dan penelitian.Dengan rekam
medis juga dapat ditentukan angka statistik kasus penyakit, angka
kematian, angka kelahiran dan hal-hal yang berkaitan dengan
kesehatan.
f. Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan
Rekam medis juga dapat digunakan untuk menentukan jumlah biaya
yang harus dibayar oleh pasien dalam pelayanan kesehatan.
g. Aspek-Aspek Tujuan dan fungsi rekam medis.
Tujuan dan Fungsi rekam medis meliputi beberapa aspek yaitu :
a. Aspek Administrasi
Suatu berkas Rekam Medik mempunyai nilai administrasi
karena isinya berdasarkan wewenang dan tanggung jawab
sebagai tenaga medis, dalam mencapai tujuan pelayanan
kesehatan.
 b. Aspek Legal
Suatu berkas Rekam Medik yang mempunyai nilai hukum
karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian
hukum dalam rangka menegakkan hukum dalam menyediakan
bahan-bahan tanda bukti keadilan.
c. Aspek Finansial
Suatu berkas Rekam Medik yang mempunyai nilai finansial
karena isinya mengandung informasi yang dapat dipergunakan
sebagai dasar penghitungan biaya.
d. Aspek Penelitian
Suatu berkas Rekam Medik yang mempunyai arti nilai riset,
karena isinya mengandung informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
di bidang kesehatan.
e. Aspek Pendidikan
Suatu berkas Rekam Medik yang mempunyai nilai pendidikan,
karena isinya mengandung data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang
diberikan pada pasien.
f. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas RekamMedik yang mempunyai nilai dokumentasi,
karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di
dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung
jawaban dan laporan Rumah Sakit.
h. Nilai guna rekam medis
a. Bagi pasien
a) Menyediakan bukti
asuhan keperawatan atau tindakan medis yang di terima oleh pasien.
b) Menyediakan data
bagi pasien jika datang untuk yang kedua kalinya dan seterusnya.
 c) Menyediakan data
yang dapat melindungi kepentingan hukum pasien dalam kasus-
kasus konfensasi pekerjaan, kecelakaan pribadi dan malpraktek.
b. Bagi Fasilitas Pelayanan Kesehatan
a) Memiliki data yang dipakai untuk pekerja professional kesehatan.
b) Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien.
c) Mengevaluasi penggunaan sumber daya manusia.
c. Bagi Pemberi Pelayanan
a) Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga
profesionanal dalam merawat pasien.
b) Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang bersifat
berkesinambungan.
c) Menyediakan data untuk penelitian dan pendidikan.
i. Kegunaaan rekam medis
a. Sebagai alat komunikasi antara tenaga kesehatan dengan tenaga
kesehatan yang lainnya di dalam memberikan pelayanan kepada pasien.
b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang
harus di berikan kepada seorang pasien.
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan
penyakit dan pengobatan selama pasien di rawat di sarana pelayanan
kesehatan.
d. Sebagai bahab yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi
terhadap kualitas palayanan yang di berikan kepada pasien.
e. Melindungi kepentingan hukum pasien, rumah sakit maupun dokter dan
tenaga kesehatan lainnya
f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk penelitian
dan pendidikan
g. Sebagai dasar di dalam penghitungan biaya pembayaran medis pasien.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus di dokumentasikan serta sebagai
bahan pertangung jawaban dan laporan.
 j. Pengguna rekam medis
a) Pengguna Sekunder
Adalah Pengguna yang menggunakan tapi tidak mengobati, yang
termasuk pengguna sekunder adalah :
a. Manager pelayanan
1) Kepala RS
2) Kepala keperawatan
3) Kepala keuangan
b. Asuransi.
c. Pihak penanggung jawab biaya pasien.
d. Wartawan.
e. Pembuat kebijakan hukum.
b) Pengguna pimer
Adalah Tenaga yang langsung memberi pelayanan kepada pasien,
yang termasuk pengguna sekunder adalah :
a. Pemberi Pelayanan
b. Dokter
c. Perawat
d. Penerima pelayanan
e. Pasien
f. Keluarga pasien
A. SISTEM REKAM MEDIS
1) SISTEM PENAMAAN
a. Definisi sistem penamaan
Merupakan suatu sistem atau cara yang digunakan untuk
memberi nama pada berkas rekam medis pasien , yang berisi
identitas pribadi yang dibutuhkan dalam melaksanakan pelayanan
kesehatan pada seseorang atau pasien yang bertujuan untuk
membedakan pasien satu dengan pasien lainnya. Sehingga
mempermudah petugas dalam memberikan pelayanan rekam medis
pasien yang datang berobat.
 b. Macam-macam sistem penamaan adalah sebagai berikut :
1. Menurut DIRJEN YANMED ( 1991 )
Cara penamaan adalah sebagai berikut :
a. Nama ditulis dengan nama pasien itu sendiri yang terdiri dari dua
suku kata atau lebih
b. Nama pasien di lengkapi dengan nama suami/istri
c. Nama pasien di lengkapi dengan nama orang tua
d. Nama pasien di lengkapi dengan nama marga
e. Nama pasien harus ditulis dengan menggunakan huruf cetak
f. Sebagai pelengkap di akhir nama pasien perempuan di tambah
keterangan status pasien yang bersangkutan Nama pasien di lengkapi
dengan nama
g. Pencantuman title, jabatan, gelar, pangkat ditulis di belakang sesudah
nama lengkap.
h. Perkataan tuan, bapak, saudara tidak di cantumkan ke dalam sistem
penamaan.

2. Menurut DIRJEN YANMED ( 1997 )

Cara penamaan adalah sebagai berikut :
a. Nama ditulis dengan nama pasien itu sendiri yang terdiri dari satu
suku kata atau lebih
b. Nama pasien di lengkapi dengan nama suami/istri
c. Nama pasien di lengkapi dengan nama orang tua
d. Nama pasien di lengkapi dengan nama marga
e. Nama pasien harus di tulis menggunakan huruf cetak
f. Sebagai pelengkap untuk pasien perempuan di akhir nama di tambah
statusnya (Nn, Ny)
g. Pencantuman title baik gelar, sarjana, bangsawan dan lainnya ditulis
setelah nama lengkap
h. Perkataan tuan, bapak, saudara tidak di cantumkan pada penulisan
nama pasien
 i. Untuk pasien bayi yang lahir di Rumah Sakit dan belum mempunyai
nama ditulis dengan menggunakan nama ibunya.
j. Pasien yang mempunyai nama alias atau samaran penulisannya
adalah sebagai berikut :
- Nama asli alias nama samaran
Contoh : bajang alias fahri
- Fahri lihat bajang

3. Menurut DIRJEN YANMED ( 2006 )

Cara penamaan adalah sebagai berikut :
a. Nama pasien di tulis dengan nama pasien itu sendiri yang terdiri dari
satu suku kata atau lebih
b. Penulisan nama harus sesuai dengan KTP, Pasport, atau SIM yang
masih berlaku
c. Nama pasien harus ditulis dengan huruf cetak dan menggunakan
EYD
d. Tidak di perkenankan penulisan title, gelar, jabatan pada nama
pasien
e. Perkataan tuan, bapak, saudara tidak boleh di cantumkan
f. Apabila pasien berkewarganegaraan asing, maka penulisan namanya
di berkas rekam medis harus sesuai dengan pasport yang masih
berlaku
g. Bila nama pasien seorang bayi yang baru lahir di Rumah Sakit dan
belum mempunyai nama maka nama bayi menggunakan nama
bayinya.

4. Menurut Savitri Citra Budi ( 2011 )

Cara penamaan adalah sebagai berikut :
a. Nama pasien di ikuti singkatan yang menunjukan status pasien
Daftar singkatan-singkatan :
 Tabel 1.1
Bayi By
Bayi yg belum mempunyai By nama ibu
nama
Anak-Anak An
Laki-Laki belum menikah Sdr (Saudara)
Perempuan yg belum menikh Sdri (Saudari)
Laki-Laki yg sudah menikah Bp (Bapak)
Perempuan yg sudah menikh Ny (Nyonya
Pasien yg sudah meninggal Alm (Almarhum)
b. .Penulisan gelar, pangkat, jabatan ditulis di belakang nama
Contoh : AMIR ABDULLAH, Lalu, SH, M.Kes
c.. Nama pasien di tulis sesuai dengan KTP yang masih berlaku
d. Penulisan nama pasien harus menggunakan EYD

2) SISTEM PENOMORAN
a. Dirjen yanmed ( 2006 )
Penyimpanan berkas rekam medis pada setiap pelayanan di
simpan berdasarkan nama pasien , yaitu nomer rekam medis pasien pada
saat masuk rumah sakit . penyimpanan secara alfabetis menurut nama –
nama pasien lebih menyulitkan dan memungkinkan terjadinya kesalahan
– kesalahan di banding kan dengan penyimpan berdasarkan nomer pasien
Jika kartu pasien hilang nomer pasien masuk dapet di peroleh dari
data dasar pasien yang tersimpan di dalam system . Dengan mengetahui
nama lengkap dan tanggal masuk pasien . Tetapi jika menggunakan
nomer kartu index pasien keluar tidak akan dapat secara maksimal
menemukan nomer keluar , sehingga lokasi reka medis sulit di temukan .
Ada 3 sistem pemberian nomer pasien pada saat pasien datang ke
unit pelayanan kesehatan yang umumnya di pakai yaitu :
1) Pemberian nomer secara seri
2) Pemberian nomer secara unit
3) Pemberian nomer secara seri unit

Sistem pemberian nomer manapun yang di pakai , setiap rekam

medis baru harus mendapatkan nomer yang di urut secara kronologis dan
nomer tersebut dapat di gunakan di seluruh instalasi yang terkait dalam
prosedur pemberian pelayanan kesehatan terhadap pasien di rumah sakit .
1) Pemberian nomor secara seri
Istilah yang bisa di gunakan adalah “ Serial Numbering System “
dengan sistem ini setiap penderita mendapatkan nomor baru kunjungan /
beobat baik itu kerumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali . Maka ia akan
mendapat lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang telah diberikan
kepada penderita tersebut harus dicatat pada “Kartu Indeks Utama Pasien
“ yang bersangkutan. Sedangkan rekam medis di simpan berbagai tempat
sesuai dengan nomor yang telah di perolehnya.
2) Pemberian nomor secara unit
Istilah yang biasa di gunakana adalah “ Unit Numbering System “
berbeda dengan sistem seri . Didalam sistem pemberian nomer secara
unit ini , pada saat pasien datang pertama kali untuk berobat jalan maupun
rawat inap (dirawat ) maka pasien tersebut akan mendapatkan satu nomer
rekam medis yang mana nomer tersebut akan di pakai selamanya untuk
kunjungan- kunjunganselanjutnya baik untuk rawat jalan, rawat inap
maupun kunjungan ke unit- unit penunjang medis dan instalsi lain untuk
mendapatkan pelayanan kesehataan di suatu rumah sakit. Dan berkas
rekam medis pasien tersebut akan tersimpan didalam satu berkas dengan
satu nomer pasien.
3) Pemberian nomer secara seri unit
Istilah yang biasa digunakan adalah “ Serial Unit Numbering
System “ .Sistem pemberiaan nomor ini merupakan sintesis/gabungan
antara system pemberian nomor secara seri dan unit .Setiap pasien
berkunjung kerumah sakit, kepadanyadi berikan satu nomor baru. Tetapi
berkas rekam medis yang terdahulu digabungkan dan di simpan dibawah
nomor yang paling baru. Dengan cara ini terciptalah satu unit berkas
rekam medis .Apabila satu berkas rekam medis lama diambil dan di
pindahkan tempatnya ke nomoryang baru, ditempatnya yang lama
tersebut harus diberi tanda petunjuk (out guide) yang menunjukan
kemana berkas rekam medis tersebut telah di pindahkan. Tanda pentunjuk
tersebut diletakkan menggantikan tempat berkas rekam medis yang lama.
Hal ini sangat membantu ketertiban sistem penyimpanan berkas rekam
medis.
Dari tiga sistem pemberian nomor diatas /yang telah diuraikan di
atas , maka rumah sakit dan instalasi pelayanan kesehatan lain di anjurkan
untuk menggunkan sistem pemberian nomor secara unit ( Unit
Numbering System ).
Dengan sistem pemberian nomer secara unit semua pasien akan
memiliki satu nomor rekam medis yang terkumpul dalam satu berkas
.Sistem ini secara cepat memberikan kepada kepada rumah sakit / staf
medis . Satu gambaran lengkap mengenai riwayat, proses pengobatan
serta terapi yang di berikan kepada seorang pasien . Sistem pemberian
nomer secara unit akan
Menghilangkan kerepotan mencari / mengumpulkan rekam
medis pasien yang terpisah – pisah dalam sistem seri . Ssistem ini juga
menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis lama , untuk di
simpan kedalam nomor baru dalam sistem pemberian nomor secara seri
unit.
Dalam hal pemberian nomor pasien dengan menggunakan sistem
unit,Kepada petugas yang memberikan nomor masuk (admission
number ), diperitahkan agar selalu mengecek apakah seorang pasien
sudah pernah melakukan kunjungan sebelumnya , maka pasien itu tidak
akan di berikan nomor baru , karena pasien secara otomatis telah
memiliki nomor rekam medis pada kunjungan yang lalu . Kadang –
kadang terjadi kekeliruan dimana seroang penderita di berikan lagi nomor
yang baru , padahal ia mempunyai nomor , kekeliruan ini dapat diperbaiki
dengan membatalkan nomor baru dan tetap menyimpan rekam medisnya
dengan nomor yang telah ada . Apapun sistem yang dipakai , data – data
tertentu harus ditulis pada saat Penderita masuk , untuk di tulis pada kartu
indeks utama pasien (KIUP) , termasuk nomor yang diberikan . Hanya
satu kartu indeks utama pasien untuk seorang pasien . Untuk rumah sakit
yang telah menggunakan sistem komputerisasi kartu indeks utama pasien
 dapat di input menjadi data dasar pasien yang akan tersimpan didalam
komputer menjadi master pasien .
b. Savitri citra budi ( 2011 )
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara
penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat
sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan . Nomor
rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu
a sebagai petunjuk pemilik berkas rekam medis pasien yang
bersangkutan ,
b untuk pedoman dalam tata- cara penyimpanan ( penjajaran ) berkas
rekam medis yang telah tersimpun di filling.
Nomor rekam medis terdiri dari 6 angka ( digit ) yang terbagi
menjadi 3 kelompok , masing – masing kelompok terdiri dari dua angka .
dengan demikian maka dijumpai kelompok angka awal , tengah dan akhir
. Enam angka tersebut mulai dari 00 -00 -01 s/d 99 - 99 -99
Ketika pasien datang berobat, petugas rekam medis harus
memberikan nomor rekam medis dan mencatatnya ke dalam beberapa
formulie rekam medis yaitu :
(a) Kartu Identitas Berobat (KIB),
(b) KIUP ,
(c) formulir data dasar pasien ,
(d) formulir masuk – keluar pasien ,
(e) buku register pendaftaran pasien,
Selanjutnya oleh petugas pada pelayanan pasien berikut, nomor rekam
medis tersebut akan di catat pada setiap lembar formulir.
Ada tiga sistem pemberiaan nomor pasien masuk ( Admission Numbering
System ) yaitu :
(1) pemberiaan nomer seri ( serial Numbering System),
(2) pemberian nomor cara unit ( Unit Numbering System ) dan
(3) pemberian nomor cara seri unit ( Serial Unit Numbering System )
Fasilitas pelayanan kesehatan mempunyai beberapa pertimbangan
untuk memilih sistem penomoran yang dipergunakan dalam
 penyelenggara rakam medis . Tentu saja dengan mempertimbangkan
masing – masing kelebihan serta kekurangan nya , di bawah ini adalah
penjabaran masing masing sistem penomoran yang ada :
1. Pemberian Nomor Seri ( Serial Nunmbering System )
Pada sistem ini , petugas pendaftaran memberikan nomor baru
( berkas baru ) pada setiap kali pasien datang berkunjung ke fasilitas
pelayanan kesehatan . Petugas memberikan nomor baru ( berkas baru )
tanpa membedakan antara pasien baru atau pasien lama, sehingga seorang
pasien bisa saja memiliki sejumlah berkas rekam medis sesuai jumlah
kunjngannya ke fasilitas pelayanan kesehatan. Keuntungan sistem ini
tentunya pelayanan pasien ke klinik atau bangsal akan lebih cepat karena
pelayanan pasien tanpa menunggu pencarian berkas lama dan dengan
sistem ini dapat mengetahui jumlah kunjungan ke fasilitas pelayanan
kesehatan. Untuk kerugian nya adalah untuk pasien lama tidak perlu
membutuhkan waktu untuk mencari berkas rekam medis sebelumnya
,karena 1 pasien dapat memperoleh lebih dari 1 nomor rekam medis
( berkas ) , informasi pelayanan yang pernah didapatkan pasien menjadi
tidak berkesinambungan sehingga dapat merugikan pasien .
Pada sistem ini , KIB dan KIUP praktis tak diperlukan karena
seorang pasien dapat memiliki lebih dari KIB dan KIUP . Bila pasien
datnag berobat untuk kunjungan berikutnya petunjuk yang di gunakan
yaitu buku register dengan cara menanykan nama dan tanggal terakhir
berobat . Meskipun dengan cara ini pelayanan di pendaftaran akan lebh
cepat , akan tetapi dengan cara akan menggunakan banyak formulir
rekam medis . Hal ini di karenakan setiap kali pasien dateng bertambah
juga berkas rekam medis nya, selain itu akan mempercepat penuhnya rak
penyimpanan berkas rekam medis, karena setiap pasien datang akan
memiliki berkas rekam medis baru untuk disimpan pada rak yang sesuai
dengan metode penyimpanan.
2. Pemberian Nomor Secara Unit ( Unit Numbering System )
Pada sistem ini setiap pasien yang ke fasilitas pelayanan kesehatan
akan mendapatkan satu nomor rekam medis ( berkas rekam medis )
 ketika pasien tersebut pertama kali datang dan tercatat sebagai pasien di
fasilitas pelayanan kesehatan tersebut .Nomor ( berkas ) rekam medis ini
dapat di pergunakan untuk semua pelayanan kesehatan yang ada di
fasilitas pelayanan kesehatan yang bersangkutan , tanpa membedakan
pelayanan rawat jalan , rawat darurat, rawat inap atau penunjang medis .
Kelebihan pada unit numbering sistem adalah informasi klinis dapat
berkesinambungan kaarena semua data dan informasi mengenai pasien
dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu berkas rekam medis .
Dengan demikian makan KIUP sebagai indeks utama pasien yang
disimpan di tempat pendaftaran dan KIB yang diberikan pasien akan
sangat diperlukan . Pada sistem ini hanya terdapat masing – masing satu
KIUP dan satu KIB pada setipa pasien .
Kekurangan nya adalah untuk pelyanan pasien lama akan lebih
lama dibanding dengan sistem penomoran seri. Hal ini karena pada pasien
lama akan dicarikan berkas rekam medis nya yang lama setelah ketemu
baru pasien akan mendapatkan pelayanannya. Pada sistem ini site mini
pelayanan pendaftaran akan lebih cepat jika ada pemisahan antara loket
pendaftaran pasien baru dan pasien lama. Untuk proses pendaftaran
manual , pasien yang tak membawa KIB , dapat menggunakan petunjuk
mencari berkas rekam medis lama dengan KIUP . Dengan cara
menanyakan nama pasien yang bersangkutan kemudian di cari nomor
rekam medis nya di dalam KIUP.
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering System )
Sistem ini merupakan perpaduan antara sistem seri dan unit yaitu
dengan memberikan nomor baru ( berkas rekam medis baru ) kepada
seluruh pasien yang berkunjung tetapi kemudian untuk pasien lama akan
dicarikan berkas rekam medisnya . Pada sistem ini berkas rekam medis
lama akan di gabungkan dengan berkas rekam medis baru dan selanjutnya
digabung dengan menggunkan nomor ( berkas ) baru. Pada berkas lama
akan diberikan petunjuk penggabungan ke tempat berkas yang baru.
Kelebihan dari sisitem ini yaitu pelayanan menjadi lebih capat karena
tidak memilah antara pasien baru atau lama semua pasien yang datang
 seolah – olah dianggap sebagai pasien baru untuk di buatkan berkas
baru .Kekurangannya yaitu (a) petugas akan mencari berkas pasien lama
dan menggabungkan dengan berkas yang baru. (b) informasi klinis pada
saat pelayanan tidak disertkan , sehingga petugas pelayanan tidak dapat
melihat pelayanan yang telah diberikan kepada pasien pada kinjungan
sebelumnya.
c. Menurut Bambang Shofari
dalam bukunya yang berjudul Pengantar Sistem Rekam Kesehatan
(PSRK) ada tiga sistem pemberian nomor pasien (Administrasion
Numbering System) adalah sebagai berikut.

a. Pemberian nomor dengan Serial Numbering System

Yaitu sistem penomoran dimana setiap pasien yang berkunjung ke
rumah sakit atau puskesmas selalu mendapatkan nomor baru.
Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas lebih mudah
mengerjakan, namun kerugiannya yaitu membutuhkan waktu lama
untuk mencari atau mendapatkan berkas rekam medis pasien lama
karena satu pasien mendapatkan lebih dari satu nomor rekam medis
sehingga informasi pelayanan klinisnya menjadi tidak
berkesinambungan dan dapat merugikan pasien.

b. Pemberian nomor dengan Unit Numbering System

Yaitu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor
rekam
medis pada pasien berobat jalan, pasien rawat inap, gawat darurat dan
bayi baru lahir. Kelebihan sistem ini adalah informasi klinis dapat
berkesinambungan, tetapi pengambilan data pasien akan lebih lama
karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan
pendaftaran pasien pernah berkunjung (berobat) atau sebagai pasien
lama hanya memiliki satu nomor. Kekurangan ini dapat diatasi dengan
sistem pelayanan yang terpisah antara pendaftaran pasien lama atau
baru.

c. Pemberian nomor dengan Serial Unit Numbering System

Yaitu sistem penomoran dengan menggabungkan sistem seri dan sistem
unit. Setiap pasien yang berkunjung pada sarana pelayanan kesehatan
diberikan nomor baru, tetapi dokumen rekam medis terdahulu
digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang paling baru.
Kekurangannya yaitu petugas menjadi lebih repot setelah selesai
pelayanan informasi klinis tidak berkesinambungan.
3). KARTU INDEK UTAMA PASIEN ( KIUP )
1. Definisi kartu indeks utama pasien (KIUP)
KIUP Adalah kartu indeks utama pasien yang berfungsi sebagai
pengganti kartu berobat (KIB) apabila pasien lupa membawanya.
1). Menurut Dirjen Yanmed (2006) yaitu:
a. Definisi
Indeks pasien adalah satu tabulasi kartu katalog yang berisi
nama semua pasien yang pernah berobat di Rumah Sakit. Informasi
yang terdapat dalam kartu ini adalah :
 Halaman depan : nama lengkap, kelamin, umur, alamat, tempat dan
tanggal lahir, pekerjaan
 Halaman belakang : tanggal masuk, tanggal keluar, hasil penunjang
medis, dokter, nomor rekam medis
b. Ukuran
Ukuran kartu indeks penderita tergantung dari banyak
sedikitnya penderita yang berobat di Rumah Sakit. Ukuran yang
dianjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm. Untuk Rumah Sakit yang sangat
banyak penderita rawat jalannya dianjurkan menggunakan kartu
dengan ukuran ( 4,25 x 7,5 cm).
c. Kegunaan
Kartu indeks penderita dapat digunakan sebagai kunci untuk
menemukan berkas rekam medis seorang penderita.
d. Cara Penyampaian
Kartu indeks disusun alphabet seperti susunan kata kata dalam
kamus. Jika seorang penderita datang kembali dengan mengatakan
bahwa dia telah bersuami, kartu yang sekarang harus dibuat catatan
petunjuk (tanda lihat atau tanda X) dengan kartunya yang dulu dan
sebaliknya.
Untuk mempercepat dan mempermudah mengambilkan kartu
indeks nama jika sewaktu waktu dibutuhkan, penyusutan kartu indeks
harus diberi petunjuk dan dibelakang setiap petunjuk maksimum
hanya diletakkan dua kartu saja. Pengecekan terhadap penyimpanan
 kartu kartu harus dilakukan secara periodic untuk memperbaiki
kekeliruan yang mungkin terjadi.
Untuk Rumah Sakit yang telah menggunakan system
komputerisasi tabulasi daftar nama pasien dapat dilakukan dengan
menggunakan komputer, dengan menggunakan system komputerisasi
akan diperoleh kemudahan serta kecepatan didalam proses tabulasi
data.Lama penyimpanan
Lama penyimpanan kartu indeks penderita sama dengan lama
penyimpanan berkas rekam medis.
e. Alat penyimpanan
a) Menggunakan lemari 8 laci dengan 3 kotak pada setiap laci. Rata-
rata lemari 100 kartu dapat diletakkan pada setiap 2,5 cm,
sehingga satu lemari besi 8 laci dengan 3 kotak tersebut dapat
menyimpan 63.000 kartu.
b) Menggunakan alat yang berkotak-kotak yang dapat diputar.
c) Penyimpanan data pasien yang menggunakan system
komputerisasi dapat disimpan sebagai data dasar pasien di Rumah
Sakit.

2). Menurut Savitri Citra Budi (2011) yaitu:

Kartu indeks utama pasien merupakan data pasien yang dibuat di TPP
pasien baru yang berfungsi sebagai pengganti kartu identitas berobat
(KIB), apabila pasien lupa membawanya.
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), baik dalam bentuk kertas maupun
dalam format elektronik, selayaknya disusun secara akurat karena
merupakan sumber data yang sangat penting dalam sarana pelayanan
kesehatan. KIUP berfungsi sebagai alat pelacak data pasien dan sarana
komunikasi antar bagian dalam pelayanan kesehatan pasien. KIUP
digunakan untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah mendapat
pelayanan dan merupakan catatan nomor rekam medis mereka berkaitan
dengan nama pasien sebagai kuncinya. Indeks nama ini dapat dikelola
secara manual atau sebagai bagian dari sistem komputer.
Masa retensi KIUP bergantung kepada penggunaannya. Umumnya,
untuk fasilitas pelayanan kesehatan (misalnya rumah sakit) KIUP
 disimpan secara permanen (diabadikan). Untuk pihak asuransi atau
badan lainnya, bisa jadi memiliki kebijakan masa retensi KIUP yang
berbeda.
KIUP adalah daftar permanen yang mengandung nama semua pasien
yang pernah terlayani dan terfasilitasi pelayanan kesehatan. KlUP juga
bisa dijadikan kunci petunjuk lokasi rekam medis. KlUP dapat
membantu petugas rekam pedis dalam mencari berkas rekam medis
didalam rak penyimpanan. KIUP merupakan sumber data yang
selamanya harus disimpan. Hal-hal yang terdapat pada KIUP :
a) Informasi yang terdapat pada KIUP tergantung pada kebutuhan sarana
pelayanan kesehatan
b) Berisi data, identitas sosial pasien
c) Untuk menjaga kerahasiaan dan informasi pribadi pasien, maka
dianogsis pasien tidak dicantumkan.
Informasi yg harus ada :
a). Nama Lengkap Pasien.
b). Nomor Rekam Medis.
c). Tempat Tanggal Lahir.
d). Jenis Kelamin.
e). Alamat Lengkap.
f). Nama Ayah.
g). Nama Ibu.
h). Nama Suami/Istri.
i). Agama.
j). Pekerjaan.
k). Status.
l). Penanggung Jawab.
m). Tanggal Kunjungan.
2. Manfaat kartu indeks utama pasien (KIUP)
Antara lain, sebagai berikut :
a). Untuk mencari kembali data identitas pasien terutama nomor
rekam medis apabila pasien datang tanpa membawa kartu berobat
 b). Kegunaanya untuk mengetahui tanggal paling akhir pasien
berobat sehingga memudahkan petugas filling untuk melakukan
retensi atau penyusutan berkas rekam medis.
c). Sebagai alat bantu penyusunan laporan kunjungan pasien
3. Format atau item yang terdapat pada kartu indeks utama pasien (KIUP)
Antara lain, sebagai bserikut :
a) Nomor rekam medis
b) Nama lengkap
c) Alamat
d) Nama Ibu
e) Nama Ayah
f) Agama
g) Jenis kelamin
h) Diagnosa masuk
i) Status perkawinan
j) Tempat, tanggal lahir dan umur
k) Pekerjaan
l) Nomor telepon yang dapat dihubungi
m) Tanggal kunjungan
n) Dokter lain
o) Hari perawatan
p) Status pasien (Hidup/Mati).
4. Macam-macam KIUP
a. Sistem Manual
Penulisan KIUP berdasarkan abjad yang disimpan di dalam laci –
laci yang telah disediakan.
b. Sistem Komputerisasi
KIUP yang diketik langsung dikomputer dan juga langsung
tersimpan dikomputer.

5. Cara penyimpanan kartu indeks utama pasien (KIUP)

Antara lain, sebagai berikut :
 a). Secara alfabet
Merupakan sistem menyimpan KIUP yang mana huruf depan nama
pasien di jadikan dasar untuk menyimpan KIUP. Bila nama pasien
sama, kartu diurutkan berdasarkan urutan tanggal lahir.
Contoh :
Lyra diletakkan di depan Lira
Edy diletakkan di belakang Edi
b). Secara fonetik
Merupakan sistem penyimpanan KIUP dimana KIUP yang
mempunyai lafal sama tetapi ejaannya berbeda di simpan di dalam
satu tempat.
Contoh :
Soekarno = Sukarno
Boediono = Budiono
c). Secara sistem fonetik soundex (SFS)
Sistem yang dikembangkan oleh Remington Rand, sistem ini dalam
penyimpanannya menggunakan huruf kunci, kode huruf, huruf
equivalen (huruf yang sama) juga menjadikan huruf yang bisa di
kode dan huruf yang tidak bisa di kode.
Tabel sistem fonetik soundex (SFS)
Tabel 1.2
Huruh kunci Kode Huruf Huruf equivalen

B 1 P,F,V

C 2 S,K,G,J,Q,X,Z

D 3 T

L 4 -

M 5 N

R 6 -

4. Aturan-aturan dalam sistem fonetik soundex :

 a) Huruf pertama dari nama pasien yang ada pada KIUP tidak dikode
tetapi difungsikan sebagai prefix dan dibelakang prefix terdapat 3
digit kode.
Contoh : MARTEN
Kode = M635
b) Bila yang terkode dalam satu KIUP lebih dari 3 kode maka yang
digunakan adalah 3 kode terdepan.
Contoh : ALEXANDER
Kode = A42536
c) Bila suatu KIUP tidak ada yang bisa terkode maka dibelakang
prefix diberi nol “0” sebanyak 3 kali.
Contoh : WAWAN
Kode = W00
d) Bila dalam satu KIUPmuncul huruf yang setara bersamaan dengan
huruf kunci maka yang di kode adalah satu.
Contoh : AMNAWATI
Kode = A530
4). SISTEM PENYIMPANAN

a. Menurut Dirjen Yanmed (2006) yaitu :

1. Definisi
Merupakan cara yang di pergunakaan untuk menyimpan berkas rekam
medis pasien yang berobat di sarana pelayanan kesehatan. Kegiatan
menyimpan zrekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis
dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam
medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis
merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.
2. Ada dua cara penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, yaitu :
a. Sentralisasi
Yaitu penyimpanan berkas rekam medis dimana antara berkas
rekam medis rawat jalan dan berkas rekam medis rawat inap dibuat
menjadi satu kesatuan dan disimpan di unit rekam medis.

Kelebihan :
 1. Dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam medis
2. Dapat menyeragamkan tata kerja, peraturan, dan alat yang
digunakan
3. Efisiensi kerja petugas
4. Permintaan rekam medis dapat dilayani setiap saat

Kekurangan :
1. Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis
2. Perlu ruangan, alat, dan pegawai yang lebih banyak jika
tempat penyimpanan jauh dengan lokasi penggunaan rekam
medis

b. Desentralisasi
Yaitu penyimpanan berkas rekam medis yang mana antara berkas
rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan secara terpisah.
Berkas rekam medis rawat jalan disimpan dimasing-masing
poliklinik, sedangkan berkas rekam medis rawat inap disimpan di
unit rekam medis dan berkas rekam medis rawat darurat disimpan di
unit UGD.

Kelebihan :
1. Efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan yang
lebih cepat
2. Kerja petugas rekam medis lebih ringan
3. Pengawasan terhadap berkas rekam medis lebih ketat karena
lingkupnya sempit.

Kekurangan :
1. Terjadi duplikasi rekam medis sehingga riwayat penyakit
terpisah
2. Biaya pengadaan rekam medis lebih banyak
3. Bentuk da nisi rekam medis berbeda
4. Menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan oleh unit
lain

3. Macam-macam sistem filling

Antara lain :
1. Secara alfabet
Adalah penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan nama depan.
- Keuntungan :
a. Cepat memahami cara penyimpanannya
b. Ruang penyimpanan bisa disesuaikan dengan kebutuhan banyak
sedikitnya berkas rekam medis.
- Kekurangan :
 a. Mempunyai resiko tinggi terhadap timbulnya banyak kesalahan
b. Tidak dapat melakukan perkiraan terhadap kebutuhan
penggunaan rak
c. Petugas harus teliti melihat satu per satu dari urutan huruf dari
nama pasien
2. Secara kronologis
Adalah penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan tanggal
kedatangan pasien berobat dan biasanya penyimpanannya
menggunakan bulan kedatangan pasien berobat.
- Keuntungan :
a.Cepat melakukan filling
- Kekurangan :
a.Penambahan jumlah rak tidak bisa diperkirakan.
3. Secara wilayah
Adalah penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan alamat
tinggal pasien dan biasanya penyimpanannya berdasarkan nama
kecamatan pasien.
- Keuntungan :
a. Petugas akan lebih cepat memahami cara penyimpanannya
- Kekurangan :
a.Membutuhkan ruangan yang lebih banyak
4. Penyimpanan secara angka
Adalah sistem penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan angka
atau nomor rekam medis.
- Penyimpanan angka di bagi menjadi 3, yaitu :
a. Angka langsung (Straight Numbering System)
Adalah penyimpanan berkas rekam medis pasien yang disimpan
secara berurut sesuai nomor rekam medis pasien.

Tabel 1.3
Contoh :
25 80 10
Terti Secon Prim
ary dary ary
digi digit digi
t t

-Kelebihannya antara lain :

a). Mudah memahami dalam hal penyimpanan berkas rekam
medis
b). Mudah melatih pegawai/staf yang baru

-Kekurangannya antara lain :

a). Pekerjaan akan menumpuk pada nomor yang paling besar
b).Petugas harus melihat keseluruh nomor rekam medis sehingga
memungkinkan terjadi kekeliriuan.
b. Angka tengah (Middle Digit Filling)
Adalah penyimpanan berkas rekam medis yang mana nomor angka
tengah pasien di jadikan dasar untuk menyimpan berkas rekam
medis pasien.
Contoh :
Tabel 1.4
25 80 10
Secon pri Tert
dary ma iar
digit ry y
dig dig
it it

- Kekurangannya antara lain :

a). Sulit dipahami tentang masalah penyimpanannya
 b). Tidak bisa diterapakan untuk nomor rekam medis yang lebih
dari 6 digit.
- Kelebihannya antara lain :
a).Memudahkan pengambilan berkas rekam medis untuk 100
nomor rekam medis secara berurutan
b). Pekerjan penyimpanan maupun pengambilan bisa di bagi
menjadi bebera bagian
c). Pengambilan berkas rekam medis lebih mudah
d). Angka akhir (Terminal Digit Filling)
Adalah penyimpanan berkas rekam medis yang mana nomor
angka akhir dari nomor rekam medis pasien dijadikan dasar
untuk menyimpan berkas rekam medis.

Contoh :
Tabel 1.5
25 80 10
Tert Secon Pri
iar dary ma
y digit ry
dig dig
it it

-Kelebihannya antara lain :

 Penyebaran nomor rekam medis ke masing-masing rak
akan lebih merata
 Pekerjaan penyimpanan maupun pengambilan bisa dibagi
menjadi beberapa bagian
- Kekurangannya antara lain :
 Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar
secara merata ke seratus kelompok (section) di dalam rak
penyimpanan.
  Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-
desakkan di satu tempat di mana rekam medis harus
disimpan di rak.
 Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan
biasa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
b. Teori Savitri Citra Budi tahun 2011
1) Definisi
Berkas rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,
maka setiap lembar formulir berkas rekam medis harus dilindungi
dengan cara dimasukkan ke dalam folder atau map sehingga setiap
folder berisi data dan informasi hasil pelayanan yang di peroleh pasien
secara individu (bukan kelompok atau keluarga). Untuk perlakukan
penyimpanan berkas rekam medis berbeda dengan penyimpanan folder
atau mapperkantoran. Pada berkas rekam medis memiliki “lidah” yang
digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode
warnanya. Ketika folder disimpan “lidah” tersebut di tonjolkan keluar
sehingga akan tampak nomor rekam medis kode warna diantara
beberapa berkas rekam medis.
2) Tujuan
Penyimpanan berkas rekam medis bertujuan :
a) Mempermudah dan mempercepat di temukan kembali berkas rekam
medis yang di simpan dalam rak filling.
b) Mudah mengambil dari tempat penyimpanan
c) Mudah pengembaliannya
d) Melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya
kerusakan fisik, kimiawi.
Dengan mempertimbangkan jenis saran dan peralatan yang di
gunakan, tersedianya tenaga ahli dan kondisi organisasi. Syarat berkas
rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian data hasil
pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan
lengkap sedemikian rupa sehinga riwayat penyakit seorangpasien urut
secara kronologis.
3) Lokasi penyimpanan
Di tinjau dari lokasi penyimpanan berkas rekam medis, maka
cara penyimpanannya di bagi menjadi 2 cara yaitu:
a) Sentralisasi
Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara sentralisasi
yaitu Suatu sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis dengan cara
menyatukan berkas Rawat Jalan dan Rawat Inap disimpan dalam satu
folder tempat penyimpanan.

b) Desentralisasi
Sistem penyimpanan berkas rekam medis secara desentralisasi
yaitu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan memisahkan
berkas rekam medis pasien rawat jalan rawat darurat dan rawat inap
pada folder tersendiri dana tau ruang atau tempat tersendiri. Biasanya
berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat darurat disimpan pada
rak penyimpanan berkas rekam medis di unit rekam medis atau di
tempat pendaftaran rawat jalan. Sedangkan berkas rekam medis rawat
inap disimpan di ruang penyimpanan lain, seperti di bangsal atau di unit
rekam medis yang terpisah dari tempat penyimpanan rekam medis
rawat jalannya.
4) Macam-macam Sistem penyimpanan
a) Sistem Penyimpanan secara Alphabetic
Merupakan jenis penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan
urutan abjad. Huruf depan dari nama pasien akan di jadikan huruf kunci
untuk pencarian pad arak penyimpanan.
Kekurangan lain dari jenis penyimpanan iniadalah petugas harus
teliti melihat satu persatu dari huruf huruf pada nama pasien.
b) Sistem Penyimpanan Numerik
Jenis penyimpanan berkas dengan numerik merupakan salah
satu jenis penyimpanan berkas rekam medis yang mengikuti urutan
nomor rekam medis.
 Untuk penjabaran masing-masing cara penyimpanan dengan numerik
terdapat di bawah ini :

a. Angka langsung (straight numerical Filling)

Angka langsung adalah Penyimpanan Berkas Rekam Medis
berdasarkan nomor Rekam Medis pasien padarak Penyimpanan.
Contoh : misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan
berurutan dalam satu rak yaitu, 08-00-01, 08-00-02, 08-00-03, 08-00-
04.

Kelebihannya yaitu :
1) Mudah dalam mengambil Berkas Rekam Medis dengan nomor
yang berurutan tanpa jeda beberapa nomor
2) Mudah melatih petugas didalam melaksanakan pekerjaan
Penyimpanan
Kekurangannya yaitu :
1) Sangat memungkinkan petugas akan berdesak-desakan dalam
satu rak jika berkas yang diambil merupakan berkas yang belum
lama disimpan
2) Petugas harus memperhatikan seluruh angka pada nomor Rekam
Medis sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan
b. Angka tengah (middle digit Filling)
Angka tengah adalah Penyimpanan Berkas Rekam Medis
berdasarkan angka tengah nomor Rekam Medis pasien pada rak
Penyimpanan dan angka tengah tersebut dijadikan dasar untuk
Penyimpanan.
Contoh :
Tabel 1.6
00 20 10
II I III
S PD TD
D
 SD : secondary digit
PD : primary digit
TD : terminal digit

c. Angka akhir (terminal digit Filling)

Angka akhir yaitu Penyimpanan Berkas Rekam Medis
berdasarkan angka akhir nomor Rekam Medis pasien pad arak
Penyimpanan.
Contoh :
Tabel 1.7
20 50 70
III II I
TD SD PD

SD : secondary digit
PD : primary digit
TD : terminal digit
Kelebihan dari sistem ini yaitu:
1) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara
merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.
2) Petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak di satu
tempat dimana rekam medis harus disimpan di rak.
3) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu.
4) Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hamper sama setiap harinya
untuk setiap section sehingga mudah mengungat letak berkas rekam
medis.
c) Sistem penyimpanan Kronologis
Secara kronologis yaitu Penyimpanan Berkas Rekam Medis
berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian pasien datang ke fasilitas
pelayanan kesehatan.Biasanya Penyimpanannya diurutkan tiap tanggal
kedatangan pasie berobat.
 1) Kelebihannya yaitu proses Penyimpanan cepat
2) Kekurangannya yaitu penambahan jumlah rak tidak dapat
diperkirakan

d) Sistem Penyimpanan wilayah

Secara wilayah yaitu Penyimpanan Berkas Rekam Medis
berdasarkan wilayah tempat tinggal asal pasien. Biasanya
Penyimpanannya menggunakan nama kecamatan asal pasien.
1) Kelebihannya yaitu petugas akan lebih cepat memahami cara
menyimpan
2) Kekurangannya yaitu memerlukan ruangan lebih banyak
5). Permasalahan yang Terdapat Dalam Filling
Antara lain :
1. Loose shit
Loose shit adalah lembaran atau isi formulir berkas rekam medis
yang terlepas dari berkas foldernya. Sebab-sebab terjadinya loose
shit yaitu :
a. Kecerobohan petugas dalam menyimpan berkas rekam medis
b. Hasil penunjang medis dilaksanakan setelah berkas rekam medis
dimasukkan ke rak.
a). Aturan-aturan dalam loose shit yaitu :
a. Lembar atau isi formulir berkas rekam medis yang tercecer
atau tertinggal atau terlepas harus segera dikumpulkan dan
disimpan didalam folder induknya
b. Pekerjaan memasukkan isi berkas rekam medis yang terlepas
atau tercecer atau tertinggal harus segera dilaksanakan dalam
waktu maksimal 24 jam.
b). Loose shit dibagi menjadi 2 yaitu :
- Loose shit yang ada identitas pasiennya
- Loose shit yang tidak ada identitas pasiennya
2. Special flagging
 Special flagging adalah penandaan khusus didalam berkas rekam medis.
Contoh dalam special flagging yaitu :
a. Stempel pasien HIV/AIDS
b. Stempel pasien Haemodialisa (HD)
c. Stempel pasien kronis
Aturan-aturan dalam special flagging yaitu :
a. Gunakan bentuk huruf yang lebih besar dan tebal dan kalau bisa
berwarna
b. Penulisan special flagging ditaruh dihalaman paling depan
c. Bila informasi terkait adalah sesuatu yang dapat ditemukan
didalam berkas rekam medis. Maka penulisan special flagging
gunakan dengan symbol
5. Retrival
Retrival merupakan pengendalian Rekam Medis baik dalam
pendistribusian Rekam Medis dari rak penyimpanan maupun
pengembalian Rekam Medis ke rak penyimpanan.
a. Tata cara pengambilan rekam medis adalah sebagai berikut:

1) Menurut Dirjen Yanmed (2006) yaitu :

a.Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpa
tanda keluar/kartu peminjaman rekam medis. Peraturan ini tidak hanya
berlaku hanya bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga
bagi petugas rekam medis sendiri.
b. Seseorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban
untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Dan
harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu peminjaman berkas
rekam medis, atau berapa lama berkas rekam medis berada diluar
penyimpanan berkas rekam medis.
c. Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas
perintah pengadilan.
d. Dokter-dokter atau pegawai-pegawai rumah sakit yang
berkepentingan dapat meminjam rekam medis, untuk dibawa ke ruang
 kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam media harus
dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.
e. Jika beberapa rekam medis akan digunakan untuk beberapa hari,
rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara di ruang
rekam medis.
f. Kemungkinan rekam medis dipergunakan oleh beberapa orang, dan
berpindah dari satu orang ke orang lain harus dilakukan dengan
mengisi “Kartu Pindah Tangan” karena dengan cara ini rekam medis
tidak perlu bolak-balik ke bagian rekam medis. Kartu pindah tangan
dikirimkan ke bagian rekam medis untuk diletakkan sebagai petunjuk
keluarnya berkas rekam medis.

2) Menurut Savitri Citra Budi (2011) yaitu:

a. Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpa
tanda keluar/kartu permintaan.
b. Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan
baik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi
keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan.
c. Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas
perintah pengadilan.
d. Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik,
dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam
medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. petugas harus
menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam
medisnya.
3) menurut Dirjen Yanmed tahun 1997
a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis,
tanpa tanda keluar/kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya
berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga
bagi petugas-petugas rekam medis sendiri.
b. Seorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban
mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Harus
 dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu rekam medis
diperbolehkan tidak berada dirak penyimpanan. Seharusnya setiap
rekam medis kembali lagi keraknya setiap akhir hari kerja,
sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari
informasi yang diperlukan.
c. Rekam Medis tidak dibenarkan mengembalikan diambil dari
rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan.

Rekam Medis yang keluar dari tempat penyimpanan kemungkinannya

didistribusikan antara lain ke :
a) Poliklinik jika pasien yang bersangkutan ingin berobat.
b) Ruang perawatan jika pasien yang bersangkutan dirawat. Jika
sebelumnya berobat, Rekam Medis tersebut langsung
didstribusikan ke ruang perawatan yang dituju. Sedangkan jika
langsung dirawat tanpa melalui poliklinik, Rekam Medis pasien
tersebut langsung didistribusikan dari Rak penyimpanan ke ruang
perawatan.
c) Pembuatan resume
d) Jawaban konsultasi
e) Pembuatan surat keterangan
f) Riset dan lain-lain.
Permintaan-permintaan yang rutin terhadap rekam medis yang datang
dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan
kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan.
Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien perjanjian
yang datang pada hari tertentu bertugas membuat (mengisi) “kartu
permintaan”. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama
penderita dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-permintaan
langsung dari dokter dan bagian administrasi, surat permintaan dapat
diisi langsung oleh petugas bagian rekam medis sendiri.
Permintaan peminjaman rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk
pertolongan gawat darurat, harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan
 lewat telephone dapat juga dilayani dan petugas bagian Rekam Medis
harus mengisi surat permintaan.
Petugas dari bagian lain yang meminta, harus datang sendiri untuk
mengambil rekam medis yang diminta kebagian rekam medis. Surat
permintaan biasanya berbentuk satu formulir yang berisi nama penderita
dan nomor rekam medisnya, nama poliklinik atau nama orang yang
meminta, tanggal rekam medis itu diperlukan.
Formulir itu biasanya dibuat rangkap tiga, satu copy ditempelkan pada
rekam medisnya, satu copy disimpan sebagai tanda keluarnya rekam
medis pada rak dimana rekam medis tersebut disimpan dan satu copy
ditinggal di poliklinik (orang yang memintanya). Tata-tata cara
pengambilan berkas rekam medis :
1. Pengeluaran Rekam Medis
Ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat pengambilan berkas atau
Retrival adalah :
a) Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis,
tanpa tanda keluar/kartu permintaan. Peraturan ini tidak hanya
berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis, tetapi juga
bagi petugas-petugas rekam medis sendiri.
b) .Seorang yang menerima atau meminjam rekam medis,
berkewajiban mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat
waktunya. Harus dibuat ketentuan berapa lama jangka waktu satu
rekam medis diperbolehkan tidak berada dirak penyimpanan.
Seharusnya setiap rekam medis kembali
lagi keraknya setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan
darurat staf rumah sakit dapat mencari informasi yang diperlukan.
c) Rekam Medis tidak dibenarkan mengembalikan diambil dari
rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan.
d) Dokter-dokter atau pegawai-pegawai rumah sakit yang
berkepentingan dan dapat meminjam rekam medis untuk dibawa
keruang kerjanya selama jam kerja. Tetapi semua rekam medis
harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.
 Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari,
rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara diruang
rekam medis.
e) Kemungkinan rekam medis dipergunakan oleh beberapa orang
perpindahan dari satu orang ke orang lain harus dilakukan dengan
mengisi “Kartu Pindah Tangan”. Karena dengan cara ini rekam
medis tidak perlu bolak-balik dikirim kebagian rekam medis. Kartu
pindah tangan tersebut berisi : tanggal, pindah tangan dari siapa,
kepada siapa, untuk keperluan apa dan digunakan oleh dokter
siapa.
2. Petunjuk Keluar
Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi
penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya “petunjuk keluar”
ini diletakkan sebagai pengganti pada tempat-tempat map rekam medis
yang diambil (dikeluarkan) dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar
tetap berada diluar rak tersebut, sampai map rekam medis yang
diambil (dipinjam) dikembalikan kembali.
Petunjuk keluar yang paling umum dipakai berbentuk kartu yang
dilengkapi dengan kantong tempel tempat menyimpan surat pinjam.
Petunjuk keluar ini dapat diberi warna yang dimaksudkan untuk
mempercepat petugas melihat tempat-tempat penyimpanan kembali
map-map rekam medis yang bersangkutan. Petunjuk keluar ini
haruslah dibuat dari bahan (kertas) yang keras dan kuat.

3. Kode Warna untuk Map/Sampul Rekam Medis

Kode warna dimaksudkan untuk memberikan tertentu pada
sampul, untuk mencegah keliru menyimpan dan memudahkan mencari
map yang salah simpan. Garis-garis warna dengan posisi yang
berbeda-beda untuk tiap seksi penyimpanan rekam medis. Terputusnya
kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukan adanya
kekeliruan menyimpan.
 Kode warna sangat efektif apabila dilaksanakan dengan sistem
penyimpanan/terminal digit atau middle digit. Cara yang sering
digunakan adalah menggunakan 10 macam warna untuk 10 angka
pertama dari 0 sampai 9. Dua garis warna dalam posisi yang sama
dapat dipakai sebagai pengenal untuk pasangan angka yang merupakan
angka pertama (primary digit). Dalam hal ini garis warna diatas untuk
angka sebelah kiri dan garis warna dibawahnya untuk angka sebelah
kanan.
Sebagai contoh jika warna cokelat diberikan untuk angka 8 dan warna
hijau untuk angka 4, maka map yang bernomor 16-94-84, dalam sistem
terminal digit akan diberi kode garis cokelat diatas dan garis hijau
dibawahnya. Garis-garis warna tambahan untuk kode angka kedua
(secondary digit) dapat ditambahkan, sehingga berbagai kombinasi
warna dapat dipraktekkan. Sampul-sampul yang telah diberi kode
warna dapat dipesan atau petugas rekam medis membuat sendiri kode
warna atau menempelkan pita warna pada map (sampul rekam medis).
Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan Lainnya yang membantu
memperlancar pekerjaan pengelolaan rekam medis :
a) Pada saat rekam medis dikembalikan kebagian rekam medis, harus
disortir menurut nomor sebelum disimpan. Hal ini membantu
menemukan rekam medis yang diperlukan tetapi ada dalam tempat
penyimpanan dan memudahkan pekerjaan penyimpanan.
Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam
medis, pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang
bertugas pada sore hari dan malam hari. Dokter-dokter, staf rumah
sakit, pegawai-pegawai dari bagian lain tidak diperkenankan
mengambil rekam medis pada tempat penyimpanannya. Pada
waktu sore hari petugas kamar-kamar akan mengawas peraturan
harus menyimpan rekam medis yang telah
b) ditetapkan lihat pada tempat yang telah ditentukan dibagian rekam
medis dan dibagian lain.
rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi
penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan.
Kode warna sangat efektif apabila dilaksanakan dengan sistem
penyimpanan/terminal digit atau middle digit. Cara yang sering
digunakan adalah menggunakan 10 macam warna untuk 10 angka
pertama dari 0 sampai 9. Dua garis warna dalam posisi yang sama
dapat dipakai sebagai pengenal untuk pasangan angka yang merupakan
angka pertama (primary digit). Dalam hal ini garis warna diatas untuk
angka sebelah kiri dan garis warna dibawahnya untuk angka sebelah
kanan.
Sebagai contoh jika warna cokelat diberikan untuk angka 8 dan
warna hijau untuk angka 4, maka map yang bernomor 16-94-84, dalam
sistem terminal digit akan diberi kode garis cokelat diatas dan garis
hijau dibawahnya. Garis-garis warna tambahan untuk kode angka
kedua (secondary digit) dapat ditambahkan, sehingga berbagai
kombinasi warna dapat dipraktekkan. Sampul-sampul yang telah diberi
kode warna dapat dipesan atau petugas rekam medis membuat sendiri
kode warna atau menempelkan pita warna pada map (sampul rekam
medis).
Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan Lainnya yang membantu
memperlancar pekerjaan pengelolaan rekam medis :
a. Pada saat rekam medis dikembalikan kebagian rekam medis, harus
disortir menurut nomor sebelum disimpan. Hal ini membantu
menemukan rekam medis yang diperlukan tetapi ada dalam tempat
penyimpanan dan memudahkan pekerjaan penyimpanan.
b. Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam
medis, pengecualian diberikan kepada pegawai rumah sakit yang
bertugas pada sore hari dan malam hari. Dokter-dokter, staf rumah
sakit, pegawai-pegawai dari bagian lain tidak diperkenankan
mengambil rekam medis pada tempat penyimpanannya. Pada
waktu sore hari petugas kamar-kamar akan mengawas peraturan
harus menyimpan rekam medis yang telah ditetapkan lihat pada
 tempat yang telah ditentukan dibagian rekam medis dan dibagian
lain.

6). Sistem Asembling

1. Menurut Dirjen Yanmed 2006
1. Definisi Sistem Asembling
Merupakan kegiatan merakit dan mengurutkan berkas rekam medis
serta memilih berkas rekam medis yang lengkap dan yang tidak
lengkap.
Bagian Assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang
berfungsi sebagai peneliti kelengkapan isi dan perakit dokumen rekam
medis sebelum disimpan. Dokumen-dokumen rekam medis yang telah
diisi oleh unit pencatat data rekam medis yaitu Unit Rawat Jalan
(URJ), Unit Gawat Darurat (UGD), Unit Rawat Inap (URI) dan
Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP) akan dikirim ke fungsi
Assembling bersama-sama Sensus Harian setiap hari.
2. Fungsi Asembling
Asembling mempunyai beberapa fungsi diantaranya :
a) Sebagai peneliti kelengkapan isi dan perakit dokumen rekam medis
sebelum disimpan
b) Sebagai pengendali formulir berkas rekam medis
c) Sebagai pengendali nomor rekam medis
d) Sebagai usulan pengadaan jumlah dan jenis formulir rekam medis.
3. Tugas orang-orang dibagian Asembling
Petugas/staf yang bekerja dibagian asembling mempunyai beberapa
tugas, diantaranya :
a) Menerima dokumen rekam medis dan sensus harian dari unit-
unit pelayanan
 b) Meneliti kelengkapan isi dan merakit kembali urutan formulir
rekam medis
c) Mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang
isinya belum lengkap dan secara periodik melaporkan kepada
kepala unit rekam medis mengenai ketidak lengkapan isi
dokumen dan pertugas yang bertanggung jawab terhadap
kelengkapan isi tersebut
d) Mengendalikan penggunaan formulir-formulir rekam medis dan
secara periodik melaporkan kepada kepala unit rekam medis
mengenai jumlah dan jenis formulir yang telah digunakan
e) Mengalokasikan dan mengendalikan nomor rekam medis
f) Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke
fungsi pengkode dan pengindeks
g) Menyerahkan sensus harian ke fungsi analis dan pelaporan.
4. Tipe berkas rekam medis yang tidak lengkap
Tipe berkas rekam medis yang tidak lengkap mempunyai 2 tipe,
diantaranya:
a) IncompleteMedical record (IMR)
Adalah berkas rekam medis yang tidak lengkap dan di kembalikan
ke unit pelayanan untuk di lengkapi dan berkas rekam medis
tersebut kembali dalam keadaan lengkap.

b) Delingued Medical Record (DMR)

Adalah berkas rekam medis yang tidak lengkap dan di kembalikan
ke unit pelayanan untuk di lengkapi dan berkas rekam medis
tersebut kembali dalam keadaan tidak lengkap
5. Berikut ini adalah perakitan assembling rekam medis :
1. Penataan Berkas Rekam Medis ( Assembling)
a. Penataan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan.
Penataan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan meliputi :
a) Pembatas Poliklinik
b) Lembar Dokumen Pengantar
 c) Lembaran Poliklinik
d) Hasil Pemeriksaan Penunjang
e) Salinan Resep
b. Penataan Berkas Rekam Medis Rawat Inap :
Penataan Berkas Rekam Medis Rawat Inap untuk kasus anak
meliputi :
a) Ringkasan (diisi oleh bagian RM)
b) Pembatas Masuk
c) Ringkasan Masuk dan Keluar
d) Surat Dokumen Pengantar
e) Instruksi Dokter
f) Lembar Konsultasi
g) Catatan Perawat
h) Catatan Perkembangan
i) Grafik, Suhu, Nadi dan Pematasan
j) Pengawasan Kasus
k) Hasil Pemeriksaan Laboraturium
l) Hasil Pemeriksaan Radiodiagnostik
m) Salinan Resep
n) Resume/ Laporan Kematian
c. Penataan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap Untuk Kasus
Bedah
a) Ringkasan
b) Pembatas masuk
c) Surat dokumen pengantar
d) Instruksi pra/pasca
e) Catatan anestesi
f) Laporan pembedahan
g) Instruksi dokter
h) Catatan perkembangan
i) Lembar konsultasi antara dokter yang merawat dengan dokter
yang lebih senior
 j) Catatan perawat
k) Lembar grafik,suhu,nadi dan pernapasan .
l) Lembar pengawasan khusus
m) Hasil pemeriksaan laboratourium
n) Hasil pemeriksaan radiodiagnostik
o) Salinan resep
p) Lembar kematian
d. Assembling rekam medis rawat inap kasus kebidanan
a) Pembatas masuk
b) Ringkasan masuk dan keluar
c) Surat dokumen pengantar
d) Lembar obstetri dan gynecology
e) Catatan persalinan
f) Lembar bayi baru lahir
g) Lembar instruksi dokter
h) Catatan perkembangan
i) Lembar konsultasi
j) Catatan perawat
k) Grafik suhu ,pernapasan ibu
l) Lembar pengawasan khusus
m) Hasil pemeriksaan laboratorium
n) Hasil pemeriksaan radiodiagnostik
o) Salinan resep
p) Laporan kematian
e. Penataan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap Bayi lahir
a) Pembatas masuk
b) Ringkasan masuk dan keluar
c) Riwayat kelahiran
d) Instruksi dokter
e) Instruksi asuhan keperawatan
f) Instruksi memulangkan pasien
g) Catatan perkembangan
 h) Lembar konsultasi
i) Lembar /catatan perawat
j) Grafik bayi (suhu,nadi,pernapasan)
k) Lembar pengawasan khusus
l) Hasil pemeriksaan laboratorium
m) Hasil pemeriksaan radiodiagnostik
n) Salinan resep
o) Laporan kematian
2. Teori Assembling Menurut Savitri Citra Budi 2006
1. Subsistem Assembling
Assembling berarti merakit , tetapi untuk kegiatan assembling
berkas rekam medis di fasilitas pelayanan kesehatan tidaklah hanya
sekedar mearakit atau mengurut satu halaman ke halaman yang lain sesuai
dengan aturan yang berlaku. Pengurutan halaman ini dimulai dari berkas
rekam medis rawat darurat,rawat jalan dan rawat inap. Pergantian pada
masing-masing pelayanan akan diberikan kertas pembatas yang menonjol
sehingga dapat mempermudah pencarian formulir dalam berkas rekam
medis.
Kegiatan Assembling termasuk juga mengecek kelengkapan
pengisian berkas rekam medis dan formulir yang harus ada pada berkas
rekam medis. Untuk pengecekan kelengkapan. Pengisian ini termasuk
bagian kecil dari analisis kuantitatif.
Berkas rekam medis dari uunit pelayanan akan dikembalikan ke
unit rekam medis bagian assembling. Bagian assembling mencatat pada
buku register semua berkas yang masuk sesuai tanggal masuk ke bagian
assembling dan tanggal pasien pulang. Pada proses ini akan diketahui
berkas yang kembali tepat pada waktunya dan yang telat kembali pada unit
rekam medis. Setelah itu berkas rekam medis dianalisis untuk mengetahui
kelengkapan pengisisannya. Berkas yang tidak lenkap akan dikembalikan
ke tenaga kesehatan yang memberikan tenaga kesehatan yang memberikan
pelayanan pada pasien melalui unit kerjanya.
 Berkas Rekam Medis akan ditinggal dalam waktu yang telah
ditentukan dan akan diambil kembali untuk diproses ke assembling.
Menurut Huffman (1994) pada bagian assembling ini diketahui tipe
ketidak lengkapan erkas rekam medis ada 2 yaitu:
1. Incomplete Medical Record (IMR) , merupakan ripe ketidak lengkapan
berkas rekam medis ketika berkas rekam medis kembali dari unit
pelayanan.
2. Delinguennt Medical Record (DMR), merupakan tipe ketidak
lengkapan berkas rekam medis ketika berkas sudah dimintakan
kelengkapannya kepada tenaga kesehatan yang memberikan pelayanan
pada pasien dalam waktu yang telah ditentukan.tetapi setelah diambil
dan diproses ke assembling ditemukan berkas rekam medis masih
belum lengkap juga

7). RETENSI
1. Menurut Dirjen Yanmed (2006)
Menurut Dirjen Yanmed (2006)Retensi rekam medis adalah kegiatan
penyusutan atau pengurangan arsip rekam medis dari rak tempat
penyimpanan dengan cara :
1.Memindahkan berkas rekam medis in aktif dari rak file aktif ke rak
file in aktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai
dengan tahun kunjungan.
2.Memikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai ketentuan yang
berlaku.
3.Memusnahkan berkas rekam medis yang terlah dimikrofilm dengan
cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.
4.Dengan melakukan scaner pada berkas rekam medis.

2. Menurut DEPKES 1997

Retensi berkas rekam medis Menurut1 Depkes (1997)adalah suatu
kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan
dengan cara :
1
 a) Memindahkan berkas rekam medis yang in aktif dari rak file aktif
ke rak file yang in aktif dengan cara memilah pada rak
penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan
b) Memikrofilmisasi berkas rekammedis in aktif sesuai ketentuan
yang berlaku
c) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrifilmdengan
cara tertentu sesui dengan ketentuan yang berlaku
d) Dengan melakukan scaner pada berkas rekam medis.
3. Menurut Permenkes 269/Menkes/per/III ( 2008 )
Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 dalam bab IV pasal 8 mengatur
bahwa :
a) Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun tehitung
dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan;
b) Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebgaimana dimaksud pada
ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) hanya disimpan untuk jangka waktu 10
(sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut
4. Menurut Savitri Citra Budi ( 2011)
Menurut surat edaran Dirjen Pelayanan Medik nomor
HK.00.06.1.5.01160 tertanggal 21 maret 1995 tentang petunjuk teknis
pengadaan formulir rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam
medis di Rumah Sakit, untuk pertama kalinya sebelum melakukan
proses retensi harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal retensi arsip
rekam medis dengan rincian sebagai berikut:
Tabel 1.8
No Keluhan Penyakit Aktif Inaktif
Rawat Rawat Rawat Rawat
Jalan Inap Jaln Inap
1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th
 2 Mata 5 th 10 th 2 th 2th
3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 2 th
4 Orthopedi 10 th 10 th 2 th 5 th
5 Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th
6 Kertergantunagn 15 th 15 th 2 th 2 th
Obat
7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th
8 Paru 15 th 10 th 2 th 2 th
9 Anak Menurut Menurut 2 th 2 th
Kebutuhan Kebutuhan

Dalam pelaksanaan retensi yang perlu dipertimbangkan adalah :

a) Ketersediaan ruang penyimpanan (filing) biasanya selama masih
mencukupi maka pihak rumah sakit masih “belum minat” untuk
melakukan penyusutan berkas rekam medis.
b) Tigkat penggunaaan rekam medis, misalnya kalua di rumah sakit
tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagimana sarana
pendidikan maka umumnya rumah sakit akan menyimapannya lebih
lama.
c) Kasus-kasus yang terkait masalah hukum (medico legal)biasaanya juga
disimpan lebih lama sampai 20 tahun misalnya kasus pembunuhan,
pengayaan, pemerkosaan, pengguguran, dan sebagainya.
5. Tujuan dari pada retensi
a). Menjaga kerapian penyusunan berkas rekam medis yang aktif
b). Memudahkan dalam retrival berkas rekam medis aktif
c). Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yang masih
mengantung niai guna )
d). Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas
rekam medis yang aktif dan in aktih.

8). ANALISA KUANTITATIF

Analisa Kuantitatif adalah analisa yang dilakukan untuk mengetahui isi

berkas rekam medis yang lengkap maupun yang tidak lengkap.
1) Menurut Permenkes No.269/Menkes/PER/III/2008
Menurut permenkes No.269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis
dipercaya untuk melakukan analisa baik kualitatif, maupun statistik serta
memberitahu kepada petugas yang mengisi Rekam Medis apabila ada
kekurangan yang mengakibatkan rekam medis menjadi tidak lengkap atau
tidak akurat, kemudian membuat laporan ketidaklengkapan sehingga
dapat ditindak lanjut untuk diatasi agar Rekam Medis menjadi lengkap.
a. Pengertian analisa
Analisa adalah penguraian suatu pokok atas berbagai bagiannya dan
penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antar bagian untuk
memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.
Analisa adalah segenap rangkaian perbuatan pikiran yang
mencegah sesuatu hal secara mendalam,terutama mempelajari bagian-
bagian dari mutu kebutuhan untuk mengetahui ciri, hubungan dan
peranan dalam kebutuhan yang dibuat (Dirjen Yanmed 1996:72).
b. Tujuan analisa
Untuk mengidentifikasi informasi yang jelas dan selalu terjadi, yang bisa
diperbaiki dengan mudah pada prosedur ini membuat catatan medis
lengkap untuk dirujuk
c. Waktu pelaksanaan analisa DRM
1. Retrospective analysis yaitu : analisis dilaksanakan sesudah pasien
pulang. Hal ini ;azim dilakukan karna rekam medis dapat dianalisis
secara keseluruhan walaupun hal ini bisa memperlambat proses
melengkapi bagian bagian berkas yang kurang lengkap.
2. Concurrent analysis yaitu :analisis dilaksanakan saat pasien masih
dirawat. Dengan demikian, jika terdapat kekuranglengkapan bisa
segera ddilengkapi.
d. Pelaksana analisa DRM
Petugas yang ditunjuk untuk melaksanakan analisis kuantitatif rekam
medis haruslah tenaga rekam medis yang paham tentang ;
1. Jenis jenis formulir yang digunakan dirumah sakit
2. Jenis jenis formulir yang harus ada dalam setiap berkas pasien sesuai
dengan kasusnya
 3. Pihak yang berhak mengisi lembar lembar rekam medis sesuai waktu
dan kewenangan masing-masing
4. Pihak yang harus melegalisasi/ menandatangani setiap pasien dalam
berkas rekam medis yang bersangkutan.

e. Hasil analisa DRM

1. Teridentifikasinya kekurangan-kekurangan pencatatan yang harus
dilengkapi oleh pemberi layanan kesehatan dengan segera
2. Kelengkapan rekam medis sesuai dengan peraturan yang ditetapkan
jangka waktunya, perizinan, akreditasi, dan keperluan sertifikasi
lainnya
3. Mengetahui hal hal yang berpotensi menimbulkan tuntutan untuk
membayar ganti rugi
f. Komponen analisa DRM
Analisis kuantitatif rekam medis meliputi komponen dasar berikut ini :
1. Review kelengkapan lembar formulir sesuai kasus masing-masing
pasien dan sesuai dengan peraturan/ kebijakan yang berlaku
2. Review kelengkapan identifikasi pasien pada setiap lembaran rekam
medis
3. Review kelengkapan semua laporan/catatan yang dibutuhkan sesuai
kasus masing-masing pasien
4. Review kelengkapan autentifikasi dari setiap isian dalam berkas
rekam medis
5. Review teknik/ cara pencatatan dalam lembar rekam medis
g. Angka ketidaklengkapan pengisian catatan medis ( KLPCM )
Dari hasil pelaksanaan analisis kuantitatif maka berkas rekam medis bisa
dikelompokkan menjadi 2, yaitu berkas rekam medis yang sudah
leengkap dan berkas rekam medis yang belum lengkap. Berkas rekam
medis yang sudah lengkap akan diserahkan kebagian kodingdan
seterusnya. Sedangkan berkas rekam medis yang belum lengkap akan
dicatat kekurangannya pada lembar terpisah rangkap dua. Berkas rekam
 medi tersebut bersama dengan lembar catatan kekurangannya akan
diserahkan kebagian terkait ( misalnya bangsal atau dokternya ) untuk
melengkapi kekurangan tersebut dalam jangka waktu tertentu, biasanya
14 hari. Rangkap kedua dari lembar catatan kekurangan ini disimpan di
bagian assembling untuk mencockkan kembali area kekurangan tersebut
pada saat rekam medis tellah dilengkapi dan kembali kebagian
assembling lagi.
Dengan menghitung dan mencatat jumlah berkas rekam medis yang
sudah lengkap dan yang belum lengkap, maka dapat dihitung angka
ketidaklengkapan pengisian catatan medis ( KLPCM ) atau disebut juga
incomplete medical record rate (IMR )
Rumus :
IMR = Jumlah berkas yang belum lengkap x 100%
Jumlah berkas yang direview
Setelah diberi waktu melengkapi 14 hari, namun berkas tersebut belum
juga dilengkapi, maka itu disebut delinquent medical record rate ( DMR)
Rumus:
DMR = Jumlah berkas yang belum lengkap <14 hari x 100%
Jumlah berkas yang direview x 100%
Dengan menghitung IMR dan DMR akan didapatkan gambaran tentang
kelengkapan pengisian rekam medis dalam kurun waktu tertentu. Kondisi
dimana banyak rekam medis banyak yang belum lengkap pada saat
pasien pulang ( IMR tinggi ), namun menjadi lengkap sebelum 14 hari
pelengkapan ( DMR rendah ) masih lebih baik daripada IMR rendah dan
DMR tinggi. Kondisi yang paling buruk adalah kondisi dimana IMR dan
DMR sama-sama tinggi.
2). Menurut Huffman (1997)
Analisis kuantitatif2Menurut Huffman (1997) yang di sitasi dengan
Citra Budi,M.PH TAHUN 2011 adalah reviuw bagian tertentu dari isi
rekam medis dengan maksud menemukan kekurangan khusus dari isi
rekam medis yang berkaitan dengan pendokumentasian
(pencatatan)rekam medis
2
 1. Apa saja yang harus di ketahui petugas rekam medis dalam
melakukan analisis kuantitatif :
a) Jenis formulir yang di gunakan, harus sesuai antara formulir
dan isinya
b) Jenis formulir yang harus ada formulir formulir yang di
perlukan harus tersedia
c) Orang yang berhak mengisi formulirrekam medis,tiap formulir
harus di isi oleh orang/prtugas yang memang sudah di tentukan
d) Orang yang berhak melegalisasi penulisan,

1.Komponen-Komponen Analisa Kuantitatif

a) Review/ memeriksa identitas pasien, setiap lembar rekam medis
harus ada identitas pasien (no RM,nama) bila ada lembar rekam
medis yang tanpa identitas harus di review untuk menentukan milik
siapa lembaran tersebut. Dalam hal ini dengan concuren analysis
akan lebih mudah untuk dilengkapi dari pada restospective
.
b) Review pelaporan yang penting pada komponen ini akan memeriksa
laporan-laporan dari kegiatan pelayanan yang di berikan ada atau
tidak ada laporan yang ada di rekam medis yaitu laporan umum
seperti : lembar riwayat pasien, pemeriksaan fisik, catatan
perkembangan observasi klinik, ringkasan penyakit dan laporan
khusus, seperti laporan operasi, anastesi dan hasil-hasil pemeriksaan
lab, dalam laporan tersebut pencatatan tanggal dan jam menjadi
penting karena ada kaitannya dengan peraturan seperti riwayat
pasien dan pemeriksaan fisik harus di isi.

c) Review Autentifikasi, pada komponen ini analisis kuantitatif

pemeriksaan autentifikasi dari pencatatan berupa tanda tangan, nama
jelas, termasuk cap/stempel atau kode seseorang untuk
kompeterisasi, dalam penulisan nama gelar/title professional
(dokter,perawat) dalam autentifikasi tidak boleh tanda tangan oleh
 orang lain selain dari penulisannya, kecuali di tulis oleh dokter juga
atau mahasiswa maka ada tanda tangan sipenulis telah tereview dan
dilaksanakan atas intruksi dari atau telah diperiksa oleh atau
diketahui oleh.

d) Review pencatatan, pada komponen ini akan dilakukan pemeriksaan

pada pencatatan yang tidak lengkap dan tidak dapat dibaca, sehingga
dapat dilengkapi dan diperjelas memeriksa baris perbaris dan bila
ada barisan yang kososng di garis agar tidak diisi belakangan bila
ada yang salah di garis dan di catatan tersebut masih terbaca,
kemudian diberi keterangan di sampingnya bahwa catatan tersebut
salah.

2. Tujuan analisis kuantitatif

a). Menentukan sekiranya ada kekurangan agar dapat di koreksi pada
saat pasien masih di rawat
b). Untuk mengidentifikasi bagian yang tidak lengkap dengan mudah
dapat dikoreksi dengan adanya suatu prosedur sehingga rekam medis
menjadi lebih lengkap dan dapat digunakan untuk pelayanan pasien
c). Kelengkapan rekam medis sesuai peraturan yang ditetapkan jangka
waktunya, perizinan dan akreditasi
d). Mengetahui hal-hal yang berpotensi menyebabkan ganti rugi
3. Waktu menganalisa
a) Concurrent analisys yaitu analisis di lakukan bersamaan dengan
saat pelayanan pasien terkait sedang berjalan cara ini
memudahkan koreksi dan akan mengurangi salah tafsir di
kemudia hari.keuntungan yang lain yaitu terjaganya kualitas
kelengkapan data atau informasi klinis dan
pengesahannya(adanya nama lengkap,tanda tangan petugas atau
pasien atau wali waktu pemberian pelayanan dan lainnya) dalam
rekam medis.
b) Retrospective analisysyaitu analisys dilakukan pada saat
perawatan selesai dilaksanaan yang memungkinkan telaah secara
 menyeluruh waaupun hal ini memperlambat proses melengkapi
yang kurang.

9). KODING
Coding adalah salah satu kegiatan pengolahan data rekam medis
untuk memberikan kode dengan huruh atau dengan angka kombinasi huruf
dan angka yang mewakili komponen data.
1.Menurut pedoman pengelolaan rekam medis DIRJEN YANMED 1997
Koding yaitu pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau
angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data.
Kegiatan yang dilakukan dalam koding meliputi kegiatan pengkodean
diagnosis penyakit dan pengkodean tindakan medis. Tenaga rekam medis
sebagai pemberi kode bertanggung jawab atas keakuratan kode.
2. Menurut Dirjen Yanmed (2006) Pemberian kode adalah pemberian
penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi
huruf dan angka yang mewakili komponen data. Kegiatan dan tindakan
serta diagnosis yang ada di dalam rekam medis harus diberi kode dan
selanjutnya diindeks agar memudahkan pelayanan pada penyajian
informasi untuk menunjang fungsi perencanaan, manajemen, dan riset
bidang kesehatan
Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf
atau angka atau kombinasi huruf dalam dalam angka yang mewakili
komponen data. Kegiatan dan tindakan serta diagnosa yang ada di dalam
rekam medis harus diberi kode, dan selanjutnya di indeks agar
memudahkan pelayanan pada penyajian informasi untuk menunjang fungsi
perencanaan, manajemen, dan riset bidang kesehatan.
Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization)
bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cedera,
gejala, dan faktor yang mempengaruhi kesehatan. Sejak tahun 1993 WHO
mengharuskan negara anggotanya termasuk indonesia menggunakan ICD-
10 (Internasional Statitical Clasification Diseasses and Health Problem 10
revisien). ICD-10 menggunakan kode kombinasi yaitu abjat dan angka
(Alpha Numerik).

a) Prosedur Koding, antara lain :

a) Memberi kode penyakit pada diagnosa pasien yang terdapat
pada berkas rekam medis sesuai dengan ICD 10.
b) Menghubungi dokter yang menangani pasien yang
bersangkutan apabila diagnosa pasien tersebut kurang bisa
dimengerti atau tidak jelas
c) Melakukan pengolahan klasifikasi penyakit
d) Memberikan pelayanan kepada dokter atau peneliti lain yang
akan melakukan penelitian yang sesuai indek penyakit pasien.
e) Hasil diagnosis dari dokter, merupakan diagnosis utama
maupun sebagai diagnosa sekunder atau diagnosa lain yang
dapat berupa penyakit komplikasi, maka harus menggunakan
buku ICD-10 (International Statistical Classification of
Diseases and Related Health Problems Tenth Revision). Untuk
pasien yang dilakukan tindakan operasi, nama operasi tersebut
dilengkapi dengan kode-kode operasi yang dapat ditentukan
dengan bantuanbuku ICOPIM dan ICD-9-CM (Internasional
Classification of Procedure in Medicine).
f) Dalam mencari kode penyakit dapat dicari berdasarkan abjad
nama penyakit yang dapat dilihat di dalam buku ICD-10
(International Statistical Classification of Diseases and
Related Health Problems Tenth Revision).
g) Lalu untuk indexing dilakukan dengan cara komputer. Juga
digunakan lembaran kode penyakit yang sering muncul untuk
mempermudah proses pengkodean.
b) Kecepatan dan ketepatan koding dari suatu diagnosis sangat
tergantung kepada pelaksana yang menangani rekam medis
tersebut yaitu :
 a. Tenaga medis dalam menetapkan diagnosis
b. Tenaga medis sebagai pemberi kode
c. Tenaga kesehatan lainnya.
c) Pada proses koding ada beberapa kemungkinan yang dapat
mempengaruhi hasil pengkodean dari petugas koding, yaitu bahwa
penetapan diagnosis pasien merupakan hak, kewajiban, dan
tanggungjawab tenaga medis yang memberikan perawatan pada
pasien, dan tenaga koding dibagian unit rekam medis tidak boleh
mengubah (menambah atau mengurangi) diagnosis yang ada.
Dalam Proses koding mungkin terjadi beberapa
kemungkinan,yaitu:
a. Penetapan diagnosis yang salah sehingga menyebabkan
hasil pengkodean salah
a. Penetapan diagnosis yang benar, tetapi petugas pengkodean
salah menentukan kode, sehingga hasil pengkodean salah.
b. Penetapan diagnosis dokter kurang jelas, kemudian dibaca
salah oleh petugas pengkodean, sehingga hasil pengkodean
salah.
d) Kode penyakit dibuat berdasarkan pedoman Buku Kode Klasifikasi
Penyakit (ICD 10) yang dibuat oleh WHO revisi 10 dan penetapan
kode operasi/tindakan medis berdasarkan Buku ICOPIM.
Pemberian kode ini bertujuan untuk menyeragamkan nama, cedera,
gejala penyakit dan fungsinya untuk mengelompokkan
penyakit/operasi yang sama dan berguna dalam memudahkan
pelayanan padapenyajian informasi/laporan untuk menunjang
perencanaan Rumah Sakit, manajemen dan pendidikan.
e) Petugas Pelakseana Koding (Koder) di Rumah Sakit Sukmul ada
berdasarkan Permenkes no.269/MENKES/PER/III/2008 tentang
Rekam Medis dan SK Direktur
RSNo.16/A05/SK/Dir/RSS/XII/2003.
a. Koding Rawat Jalan :
 - Dokter poliklinik berkewajiban untuk menentukan
diagnosa
- Perawat poliklinik berkewajiban untuk menentukan
kode penyakit berdasarkan diagnosa yang
ditentukan oleh dokter.

b. Koding Rawat Inap :

- Dokter Spesialis/Jaga berkewajiban untuk
menentukan diagnosa
- Staf Administrasi Rekam Medis berkewajiban untuk
menentukan kode diagnosa dan tindakan medis
yang ditentukan oleh dokter.
f) Pekerja pengkodingan harus bekerja sesuai dengan klasifikasi yang
tepat dan sesuai dengan diagnosa dari dokter serta berpedoman
pada buku ICD-X sebelum melakukan koding, bila ada yang
diragukan harus ditanyakan dulu pada dokter yang bersangkutan.
g). Pembagian ICD
a) Volume 1 ( Tabular list ), berisi tentang hal-hal yang
mendukung klasifikasi utama
b) Volume 2 ( instruction manual ), berisi tentang pedoman
penggunaan
c) Volume 3 ( alphabetic indec ), berisi tentang klasifikasi
penyakit yang disusun berdasarkan indeks abjad atau secara
alphabet

10). SENSUS HARIAN RAWAT INAP ( SHPRI )

Sensus Harian Rawat Inap ( SHPRI ) adalah kegiatan pencatatan yang

dilakukan pasien rawat inap dari pasien masuk, pasien pindahan ,pasien
di pindahkan sampai pasien keluar baik hidup Maupun mati selama 24
jam.
1. Menurut Savitri Citra Budi,M.PH ( 2011 )
 Sensus harian rawat inap3Menurut Savitri Citra Budi,M.PH tahun
2011merupakan Jumlah pasien Rawat Inap yang ada pada saat
pengambilan sensus pada setiap harinya termasuk juga pasien rawat
inap yang masuk dan keluar pada hari yang sama.

Sensus umumnya dilaksanakan sekitar tengah malam menjelang jam

24.00 sebenarnya sensus boleh dilaksankan jam berapapun asalkan jam
sensus yang di pilih tersebut harus tetap atau konsisten dan seragam
disemua unit pelaksanaan sensus.

2. Menurut Huffman ( 1997 )

Menurut Huffman (1997) yang di sitasi dengan Citra Budi,M.PH tahun
2011 Sensus harian di lakukan untuk mengetahui jumlah layanan yang
di berikan kepada pasien selama 24 jam.Dapertemen Kesehatan RI
(1997) sensus harian menjadi dasar dalam pelaksanaan pembuatan
laporan rumah sakit yang kegiatannya di hitung mulai jam 00.00
sampai dengan 24.00 setiap harinya. Sensus harian di bedakan menjadi
dua yaitu snsus harian rawat jalan dan sensus harian rawat inap. Sensus
harian rawat jalan pengumpulan lembaran sensus ke unit rekam medis
di lakukan setiap kali setelah selesai pelayanan.sensus harian rawat
inap pengumpulan sensus di lakukan pada pagi harinya, hal ini karna
akhir pelayanan pada rawat inap jam 24.00 sehingga sensus baru bisa
di kumpulkan ke unit rekam medis pada pagi harinya.
a). Tujuan SHPRI
1. untuk mengetahui pasien masuk ,pasien pindahan , pasien di
pindahkan,danpasienkeluar.
2. untuk mengetahui beban kerja di masing-masing bangsal rawat
inap
b). Kegunaan dari sensus rawat inap
a. Untuk mengetahui pasien masuk,keluar,di pindahkan,pindahan
dan meninggal
b. Untuk mentahui beban kerja di masing-masing IRNA

3
 c. Untuk menghitung penyediaan saranan/fasilitas pelayanan
kesehatan.

c). Format SHPRI

Tabel 1.9

Px masuk Px pindahan Px dipindahkn Px kh Px km

NO. RM No RM No RM No RM No RM No RM No RM No RM No RM No RM

Keterangan :
Px awal =
Px masuk =
Px pindahan =
Jumlah =
Px di pindahkan =
Px keluar masuk =
Px keluar mati =
Jumlah px sisa =

11). STATISTIK RUMAH SAKIT

1). Definisi Statistik

Adalah ilmu yang mempelajari bagaimana merencanakan

,mengumpulkan ,menganalisa,menginterpretasi dan mempretasikan data.

Rano Indra Sudra mengatakan bahwa statistik rumah sakit yaitu statistik
yang menggunakan dan mengolah sumber data dari pelayanan kesehatan
di rumah sakit untuk menghasilkan informasi; fakta; dan pengetahuan
berkaitan dengan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Ery Rustianto mengatakan bahwa statistik rumah sakit yang bersumber
pada data rekam medis, sebagai informasi kesehatan yang digunakan
untuk memperoleh kapasitas bagi praktisi kesehatan, manajemen dan
tenaga medis dalam pengambilan keputusan.
 2). Pengertian Statistik Rumah Sakit
Adalah statistic yang menggunakan dan mengolah sumber data
dari pelayanan kesehatan di rumah sakit untuk menghasilkan
informasi,fakta dan pengetahuan berkaitan dengan pelayanan kesehatan
di rumah sakit.

3). Tujuan dari statistik Rumah Sakit

a).mengetahu alasan pasien datang berobat
b).mengetahui biaya yang dibutuhkan untuk pelayanan terhadap pasien
c). megetahui kualitas pelayanan yang di berikan
d).mengetahui berbagai informasi yang dibutuhkan oleh pihak penentu
akreditasi
e).mengetahui berbagai informasi yang dibutuhkan oleh penanggung
jawab biaya pelayanan
f).mengetahui penentuan prioritas pelayanan rumah sakit
g).mengetahui pengelolaan keberagaman layanan dokter spesialis

4). Kegunaan Statistik Rumah Sakit

a).menentukan ada dan besarnya masalah kesehatan
b).menentukan prioritas masalah
c).membuat perencanaan program kesehatan
d).mengadakan evaluasi pelaksanaan program kesehatan
e).untuk dokumentasi yang digunakan perbandingan di masa yang akan
datang
f).untuk mengadakan penelitian masalah kesehatan yang belum di
ketahui
g).untuk memberikan penerangan tentang kesehatan kepada masyarakat
5). Istilah-istilah Statistik Rumah Sakit
a). Kunjungan
Adalah setiap kedatangan pengunjung pasien ke rumah sakit untuk
mendapatkan layanan yang tersedia di rumah sakit.
b). Admisi
 Adalah pelayanan kepada pasien yang di khususkan untuk
pelayanan rawat inap.

c). Pasien keluar ( DISCHARGE )

Adalah proses formal keluarnya seorang pasien rawat inap
meninggalkan rumah sakit dan menandai akhir dari episode
perawatan.
d). Tempat tidur yang tersedia
Adalah menunjukkan jumlah tempat tidur yang tersedia di sarana
pelayanan kesehatan yang siap digunakan untuk pelayanan rawat
inap.
e).Pasien rumah sakit
Adalah pasien yang ada di rumah sakit yang terdiri dari pasien
rawat jalan,rawat inap dan rawat darurat yang mendapat pelayanan di
rumah sakit.
f). Pasien rawat inap
Adalah seseorang yang menggunakan tempat tidur rumah sakit
untuk tujuan mendapatkan layanan kesehatan.
g). Pasien rawat jalan
Adalah seorang pasien yang menerima pelayanan di rumah sakit
tanpa terdaftar di unit rawat inap.
h). Sensus
Adalah menunjukkan jumlah pasien rawat inap pada 1 waktu
tertentu
i). Sensus harian pasien rawat inap
Adalah jumlah pasien yang di rawat inap pada saat dilakukan
sensus di tambah dengan jumlah pasien admisi di kurangi pasien pulang
( sembuh,meninggal,di rujuk,kabur ).
j). Persalinan ( DELIVERI )
Adalah suatu layanan persalinan baik menghasilkan bayi yang lahir
hidup maupun yang lahir dalam keadaan mati.
 k). Lahir hidup ( LIVE BIRTH )
Adalah hasil pengeluaran lengkap dari Rahim seorang wanita yang
merupakan hasil konsepsi tanpa memperhitungkan umur kehamilan.

l). Lahir mati ( FETAL DEATH )

Adalah kondisi dimana janin yang di lahirkan atau di keluarkan dari
ibunya sudah dalam keadaan mati.
m). Kematian ibu ( MATERNAL DEATH )
Adalah kematian dari seorang wanita yang sedang hamil / dalam
kurun waktu 42 hari setelah penghentian penghamilan tanpa melihat
umur penghamilan.
1. Macam-Macam Statistik Rumah Sakit
a.BOR ( BED OEUPANCY RATE )
Yaitupresentasepemakaiantempattidur
padasatusatuanwaktutertentu(Depkes RI.
2005).Indikatorinimemberikangambarantinggi rendahnyatingkat
pemanfaatan tempat tidur rumah sakit.
Rumus :
Hari Perawatan X 100%
Jumlah Tempat Tidur × periode hari
Ideal BOR
Nilaiparameter BORyangideal adalahantara 60 – 85%(Depkes
RI. 2005).
Nilaiparameter BORyangideal adalahantara 75% – 85%(4Ery
Rustianto 2011).
b..LOS ( LENGTH OF STAY )
AverageLengthofStay(AVLOS)yaiturata-ratalamarawatseorang
pasien(Depkes RI.
2005).Indikatorinidisampingmemberikangambarantingkatefisiensi,
juga dapat memberikan gambaran mutu pelayanan, apabila diterapkan
pada diagnosis

4
 tertentudapatdijadikanhalyangperlupengamatanyanglebihlanjut
(Depkes RI 2005).
Rumus :
Jumlah lama dirawat
Jumlah pasien keluar (H+M)

Ideal LOS
SecaraumumnilaiAVLOSyangideal antara 6 – 9hari.5
(Depkes RI.2005).
SecaraumumnilaiAVLOSyangideal antara 3 – 12hari.6
(Ery Rustiyanto 2011) .

c..TOI ( TURN OVER INTERVAL )

TurnOverInterval(TOI)yaiturata-rataharidimanatempattidurtidak
ditempati daritelah diisi ke saat terisi berikutnya.(Depkes
RI.2005).Indikator ini jugamemberikangambaran tingkatefisiensi
penggunaan tempattidur.
Rumus :
(jumlah tempat tidur x periode hari) – hari perawatan
Jumlah pasien keluar(H+M)
Ideal TOI
Idealtempat tidur kosong/tidak terisi adapadakisaran 1– 3
hari7(Depkes RI.2005).
Idealnyatempat tidur kosong/tidak terisi adapadakisaran 1– 3
hari(8Ery Rustiyanto 2011).

d. BTO ( BED TURN OVER )

Yaitufrekuensipemakaiantempattidurpadasatu periode, berapa kali
tempat tidur dipakai dalam satu satuan waktu tertentu (DepkesRI.
2005).
5

8
 biasanya dalamperiode 1 tahun Indikator inimemberikan
tingkatefisiensipadapemakaiantempat tidur.

Rumus ;

Jumlah pasien keluar (H+M)

Jumlah tempat tidur

Ideal BTO
Idealnyadalamsetahun,satu tempat tidur rata-ratadipakai40 – 50 kali
(Depkes 2005).
Idealnyadalamsetahun,satu tempat tidur rata-ratadipakai30 kali
( Ery Rustiyanto 2011).
e. GDR ( GROS DEATH RATE )
GrossDeathRate(GDR)yaituangkakematianumum untuk setiap1000
penderita keluar rumah sakit9(Depkes RI. 2005). 
Rumus :
Jumlah pasien mati X1000 %o
Jumlah pasien keluar (H+M)
Standar Ideal
- NilaiGDR atau standar idealnya yaitu ≤ 45%o(Depkes 2005).
- NilaiGDR atau standar idealnya yaitu ≤ 45% 0(Ery Rustiyanto 2011).

f. NDR ( NETTO DEATH RATE )

NetDeathRate(NDR) yaituangkakematian48jamsetelahdirawat
untuktiap-tiap1000penderitakeluar(Depkes RI.
2005). Indikatorinimemberikangambaran mutu pelayanan di Rumah
Sakit.
Rumus :
Jumlah pasien mati ≥ 48 jam X 1000 %
Jumlah pasien keluar (H+M)
Ideal NDR
- NilaiNDRatau standar idealnya yaitu ≤ 25%o(Depkes 2005).
9
 - NilaiNDRper1000≤ 25%o (Ery Rutiyanto 2011 ).

g. GRAFIK BARBER JHONSON ( GBJ )

1. Menurut Ery Rustiyanto ( 2011 )
Berdasarkan teori ( Ery Rustiyanto) garfik di buat dari ke
kiri ke kanan (sumbu horizontal) dan dari bawah ke atas (sumbu
vartikel). Sepanjang sumbu horizontal (di tunjukkan sumbu X)
untuk mencatat variabel sumbu bebas (independent variabel) yaitu
beberapa faktor penyebab di buatnya grafik. Itu mungkin katagori
atau kelas-kelas data, misalnya hari dalam 1 minggu, unit tenaga
kesehatan, DRG dan sebagainya.mereka juga menjadi interval
atauangka tengah (middle) dari data, misalnya kelompok umur
pasien atau jumlah hari perawatan. Bagi frekuwensi di tempatkan
di sepanjang garis vartikel. Garis vartikel ( di sebut sumbu Y) itu di
gunakan untum mencatat variabel terkait (dependent variabel).
Garis vartikel selalu di mulai dari nol.
10
Makna Grafik Barber Johnson menurut Ery Rustiyanto tahun
2011 yaitu makin dekat garis BOR dengan Y Ordinat, maka BOR
makin tinggi,makin dekat dengan garis BTO dengan titik sumbu,
discarges dan deaths per avaliable BTO menunjukan semakin
tinggi jumlahnya, dan jika rata-rata TOI tetap, tapi AVLOS
berkurang maka BOR akan menurun.
Kegunaan Grafik Grafik Barber Johnson menurut Ery Rustiyanto
tahun 2011 adalah sebagai alat pembantu perbandingan,sebagai
alat bantu untuk menganalisa,sebagai alat bantu untuk menyajikan
laporan rumah sakit, dan sebagai alat bantu

2. Menurut Savitri Citra Budi tahun 2006

Manfaat Grafik Grafik Barber Johnson menurut Savitri Citra
Budi,M.PH yaitu dapat di manfaatkan sebagai alat untuk mengukur
tingkat efesiensi pengelolaan rumah sakit khususnya terkait dengan
penggunaan saranan dan prasaranan rumah sakit yaitu tempat
tidur.grafik ini juga dapat di gunakan untuk melakukan analisa

10
 untuk pengambilan keputusan terkait dengan memonitor kegiatan
yang ada pada waktu tertentu dengan memebandingkan hasil
kegiatan pada tahun sebelumnya,sehingga dari grafik ini akan
terlihat peningkatan efesiensi pelayanan di rumah sakit dan
memonitor kegiatan pengolahan pelaporan dengan meletakkan
garis BOR,AVLOS,TOI dan BTO pada grafik barber
jhonson.laporan yang benar adalah jika garis-garis tersebut
bertemu dalam satu titik pada grafik barber jhonson.
3. Manfaat grafik barber jhonson
a) membandingkan tingkat efisiensi penggunaan tempat tidur dari
suatu unit dari waktu ke waktu dalam periode tertentu.
b) memonitor perkembangan pencapaian target efisiensi
penggunaan tempat tidur yang telah di tetapkan.
c) membandingkan tingkat efisiensi penggunaan tempat tidur
antar unit dalam periode tertentu.
d) mengecek kebenaran laporan,jika ke 4 garis berpotongan di
satu titik berarti laporan bangsal tersebut / unit tersebut.
4. Rumus untuk pembuatan GBJ
a. Titik BOR
Titik BOR di tentukan oleh 2 parameter yaitu LOS dan TOI
Rumus :
L = Nilai BOR : 10
T = 10 – Nilai LOS

b. Titik BTO
Juga di bagi menjadi 2 yaitu :

LOS = O x 365
D

TOI = ( A-O ) x 365

Ket : O = Rata-Rata tempat tidur yang terisi ( 1 TT )

A = Jumlah tempat tidur

D = Jumlah px keluar ( H+M )

( A-O ) = 1 tempat tidur

 Gambar 1.20

Contoh Grafik Barber Jhonson Daerah Efisien

A 5

V 4Bto BOR = 75 %

L 3 TOI = 1–3

O 2 BTO = 30
S1

1 2 3 4 5 6

TOI

12). WISN ( WORKLOAD INDICATOR STAFFING OF NEED )

Berdasarkan11 PERMENKES Nomor 81/MENKES/SK/I/2004 beban kerja

adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga
kesehatan profesional dalam 1 tahun di sarana pelayanan kesehatan.
Sdangkan standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang
dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan proesional dalam 1
tahun kerja sesuai standar profesi dan memperhitungkan waktu libur,
sakit, ijin, cuti, dan lain-lain. Faktor yang mempengarui beban kerja ada
2 yaitu :

1. Faktor eksternal beban kerja adalah beban kerja yang berasal

dari luar tubuh pekerja. Yang termasuk beban kerja eksternal
adalah tugas itu sendiri,organisasai, dan lingkungan kerja.
Ketiga aspek ini sering disebut sebagai stressor.
11
 2. Beban kerja oleh karena faktor internal Faktor internal beban
kerja yaitu faktor yang berasal dari dalam tubuh itu sendiri
sebagai akibat adanya reaksi dari beban kerja eksternal. Reaksi
tubuh tersebut dikenal sebagai strain.
Metode (Work Load Indikator Staff Need) adalah metode perhitungan
kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban kerja yang
dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di
fasilitas pelayanan kesehatan12 (Depkes, 2004). WISN merupakan
indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga berdasarkan
beban kerja, sehingga alokasi atau relokasi tenaga akan lebih mudah
dan rasional.
1. Menentukan waktu kerja tersedia (WKT)
Waktu kerja terseda adalah banyaknya waktu yang digunakan
oleh tenaga kerja/karyawan yang digunakan untuk bekerja dalam
priode tahun.
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah memperoleh
waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja
dirumah sakit selama kurun waktu satu tahun.
Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja tersedia
adalah sebagai berikut:
a. Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di rumah sakit atau
peraturan daerah setempat, pada umumnya dalam satu
minggu 6 hari kerja (selama seminggu ) x 52 minggu (A)
b. Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti
12 hari kerja setiap tahun. (B)

c. Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuanyang berlaku di

Rumah sakit untuk mempertahankan dan meningkatkan
kompetensi/profesionalisme setiap katagori SDM memiliki
hak untuk memiliki pelatihan kursus seminar loka karya
dalam 6 hari kerja (C)

12
 d. Hari libur. berdasarkan keputusan bersama menteri terkait
(D)
e. Ketidak hadiran kerja. Sesuai data rata-rata ketidak hadiran
kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alas an sakit, tidak
masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin.(E)
f. Waktu kerja. Sesuai ketentuan yang berlaku di Rumah Sakit
atau peraturan daerah, pada umumnya waktu kerja dalam 1
hari adalah 7 jam (6 hari keja/minggu). (F)

Tabel dibawah ini menunjukkan data yang dibutuhkan untuk

menetapkan waktu kerja tersedia dalam satu tahun:
Tabel 1.10
Kod Kegiatan Keterangan
e
A hari kerja dalam setahun 312 hari
B cuti tahunan 12 hari per tahun
C pendidikan dan latihan per 6 hari per tahun
tahun
D hari libur nasional 19 hari per tahun
E sakit atau izin pertahun Sesuai dengan rata-rata
ketidak hadiran kerja/tahun
F waktu kerja perhari 7 jam perhari

Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan

untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut:

WKT=\{A­(B+C+D+E)X F\}

2. Sistem PencatatanMenentukan Unit Kerja yang dihitung

Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah
diperolehnya unit kerja pelayanan dan kategori SDM yang
bertanggug jawab dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan
kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di
dalam dan di luar Rumah Sakit.
 Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan unit kerja
dan SDM adalah sebagai berikut:
a. Bagan struktur organisasi Rumah Sakitdan uraian tugas
pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub-unit kerja.
b. Keputusan direktur Rumah Sakit tentang pembentukan unit
kerja structural dan fungsional.
c. Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja pada tiap
unit kerja di Rumah Sakit.
d. PP 32 tahun 1996 tentang SDM kesehatan.
e. Peraturan Perundang-Undangan berkaitan dengan jabatan
fungsional SDM kesehatan.

f. Standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur

operasional (SPO) pada tiap unit kerja Rumah Sakit.
3. Menyusun Standar Beban Kerja
Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja
selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu
kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang
dimiliki oleh masing-masing ktegori SDM.
Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja
Rumah Sakit adalah sebagai berikut:
a. Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing
kategori SDM.
b. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap
kegiatan pokok.
c. Standar beban kerja per tahun masing-masing kategori SDM.
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai
berikut:
Tabel 1.11

waktu kerjatersedia
SBK =
rata−rata waktu perkegiatan pokok
4. Menyusun standar kelonggaran menurut SK.

Standar kelonggaran adalah jenis kegiatan dan

kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak
terkait langsung dengan pelayanan pada pasien.
Menyususn standar pelayanan dapat dilakukan melalui pengamatan
dan wawancara tiap kategori tentang:
a. Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan
pelayanan pada pasien, misalnya: rapat, penyusunan laporan
kegiatan, penyusunan kebutuhan barang habis pakai.
b. Frekuensi kegaitan dalam satu hari, minggu dan bulan.
c. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.
Adapun rumus perhitungan standar kelonggaran adalah sebagai
berikut:
Tabel 1.12

rata−rata waktu perfaktor kelonggaran

SK=
Waktu Kerja Tersedia

5. Penghitungan kebutuhan SDM

Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja tujuannya
adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM per unit kerja
sesuai dengan beban kerja selama 1 tahun.
Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan SDM per unit kerja
meliputi:
a. Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu:
1) Waktu kerja tersedia
2) Standar beban kerja
3) Standar kelonggaran masing-masing kategori SDM
b. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu 1
tahun.
 Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data
kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit selama
kurun waktu satu tahun.
Kuantitas kegiatan pokok rekam medis dapat diperoleh dari
jumlah kunjungan pasien.
Rumus perhitungan SDM adalah sebagai berikut:

Tabel 1.13

kuantitas kegiatan pokok

kebutuhan SDM = +standar kelonggaran
standar beban kerja