Rendita Dwibarto

PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
BERKAS REKAM MEDIS
Perlengkapan Filing
1. Almari/Rak

2. Rak Sortir

3. Petunjuk Penyimpanan

4. Guide Card

5. Folder

6. Map

7. Petunjuk Keluar (Traser)

8. Kode Warna

9. Kartu Indeks

10. Troly

11. Mesin Penghancur Kertas/Paper Shredder

A. Almari/Rak Penyimpanan

 Menjadi perlengkapan utama dari ruang filing

 Memilih dan menentukan almari atau rak
penyimpanan RM
 Rak terbuka lebih dianjurkan, alasannya:
 Harga lebih murah
 Petugas lebih cepat mengambil dan menyimpan
RM
 Menghemat ruangan, tdk terlalu makan tempat
B. Rak Sortir

 Suatu rak yg berguna untuk memisah-

misahkan dokumen RM yg diterima dari unit
lain lalu kemudian diproses dikirimkan atau
disimpan ke dalam folder masing-masing
C. Petunjuk Penyimpanan

 Setiap deret map-map RM harus diberi tanda

petunjuk, shg mempercepat pekerjaan
menyimpan dan menemukan RM.
 Untuk map RM yg tebalnya sedang, diberi
petunjuk setiap 50 map, semakin tebal map-
map RM, semakin banyak petunjuk harus
dibuat
 RM aktif lebih banyak memerlukan petunjuk
 Memilih model yg kuat dan tahan lama dan
mudah diliat
 Pinggir petunjuk harus lebih lebar, menonjol,
shg angka-angka yg dicantumkan mudah
terlihat.
 Misalkan RS menggunakan sistem Terminal
Digit Filing System, contoh:
00 01 02 03 04
84 84 84 84 84
 Angka diatas adalah kelompok angka tengah,
angka yg dibawah adalah kelompok angka
pertama
 Jadi map pertama yg diletakan dibelakang
petunjuk 00 adalah map-map dgn nomor
84
01-00-84, 02-00-84, 03-00-84, 05-00-84, 06-
00-84, dan seterusnya.
D. Guide Card

 Alat yg terbuat dari karton/plastik tebal.

 Fungsi sbgi petunjuk, pembatas, atau
penyangga deretan folder yg ada
dibelakangnya.
 Pembatas antara no rekam medis, dpt dibuat
dari bahan kayu, seng dan besi
 Tujuan diberi penyekat/pembatas, antara lain
agar dokumen RM jika jumlah dokumen RM
masih sedikit dpt tersusun rapi, shg dokumen
RM dapat berdiri secara tegak
E. Folder

 Map-map berupa lipatan karton atau bahan

lainnya yg memakai kawat penjepit, ada juga
yg tidak memakai kawat penjepit.
 Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau
dokume RM.
 Manfaatnya:
 Memelihara keutuhan susunan lembar RM
 Meminimalisir terjadinya sobek pada
formulir/lembar RM
 Melindung berkas RM
F. Map

 Sampul dari kertas tebal yg digunakanuntuk

menyimpan lembar-lembar surat.
 Ada 4 macam map yg digunakan;
 Brief Ordner
 Stof Map
 Snelhecter
 Hanging Map (Map Gantung)
1. Brief Ordner

 Map besar yg terbuat dari kertas karton tebal

yg didalamnya terdapat penjepit dokumen yg
terbuat dari logam dan dapat menampung
formulir dalam jumlah banyak
 Digunakan untuk menyimpan dokumen
rekam medis bagi pasien yg memiliki
dokumen RM yg tebal.
2. Stop Map

 Berkas lipatan berdaun yang terbuat dari

kertas tebal atau plastik
3. Snelhechter

 Map yg terbuat dari kertas tebal atau plastik

yg didalamnya terdapat alat penjepit formulir
yg terbuat dari logam
4. Hanging Map (Map Gantung)

 Map tanpa penjepit yg digantung pada

gawang filing cabinet
G. Petunjuk Keluar (Traser)

 Alat yg digunakan sebagai petunjuk keluar

jika dokumen RM diambil atau dipinjam utk
digunakan pihak pasien atau petugas
kesehatan didalam pelayanan kesehatan.
 Penggunaan traser sebaiknya mempunyai
warna yg berbeda dgn folder dokumen RM,
agar supaya dapat lebih mudah diketahui
keberadaannya.
H. Kode Warna

 Untuk mempercepat pencarian dokumen RM

dan mengurangi kesalahan (misfiled) didalam
penyimpanan dokumen RM.
 Cara mengetahui terjadinya Misfiled di rak
 Lihat warna pada folder di rak dokuemn RM utk
mengetahu perbedaan kode warna, contoh 2 digite
angka terakhir 56 berarti warnanya coklat dan
kemerahan. Akan tetapi petunjuk angka 56 warnanya
tidak sama, maka kita bisa mengambil dokuemen RM
tersebut untuk dikembalikan ke rak yg sesuai warna,
berdasrkan pada digite angka terakhir.
 Cari transportas di dalam masing-masing set angka 2
digite misal; 01-02-56 bisa terarsip di 01-02-65 atau
di 01-02-56
 Tabel penggunaan kode warna

No Primer 1 digite Warna

0 Purple = Ungu
1 Yellow = Kuning
2 Dark Green = Hijau Tua
3 Orange = oranye
4 Light Blue = Biru Muda
5 Brown = Coklat
6 Cerise = Kemerahan
7 Light Green = Hijau Mida
8 Red = Merah
9 Dark Blue = Biru Tua
Kartu Indeks

 Kartu yg mempunyai ukuran 15 x 10cm dan

mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk
memudahkan penemuan kembali dokumen
rekam medis.
 Kartu indeks berfungsi untuk memudahkan
penemuan kembali dokumen RM pasien jika
pasien tsb lupa atau tidak membawa KIB
Troly

 Secara langsung penggunaan troly tidak ada

hub dgn sistem penyimpanan, akan tetapi
penggunaan troly bisa digunakan sbgi alat
bantu untuk mengangkt dokumen RM dalam
yg sangat banyak
Mesin Penghancur Kertas/Paper
Shredder
 Proses pemusnahan dokumen RM di
pelayanan kesehatan, akan tetapi tidak
semua RS atau puskesmas memiliki alat
tersebut
Thank You