Rendita Dwibarto

SISTEM FILING DOKUMEN REKAM

MEDIS
Filing

Kegiatan Menyimpan, penataan

atau penyimpanan (Storage)
berkas rekam medis untuk
mempermudah pengambilan
kembali (Retrieval) (Rustiyanto,
2011).
 Tugas, Peran dan Fungsi
Filing
Menurut Shofari (2002), antara lain:
 Bagian filing berfungsi sbg penjaga keamanan & kerahasiaan
dokumen RM
 Metode penyimpanan angka akhir dan diurutkan sesuai nomor
urutnya
 Mencarikan dokumen & menyediakan dokumen RM utk
keperluan pelayanan kesehatan
 Melakukan retensi dokumen RM menjadi dokumen aktif dan
non aktif
 Membantu dlm penilaian nilai guna RM
 Menyimpan dokumen RM yang diabadikan
 Mengusulkan pemusnahan dokumen RM
 Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir RM
 Lanjutan
 Melindungi dokumen RM dari bahaya kerusakan
fisik, kimiawi, biologi
 Melakukan penyisiran dokumen RM yang salah
letak dengan melihat kode warna
 Melakukan retensi dokumen rekam medis,
langkahnya; mencatat nomor yang sudah waktunya
diretensi dan mengambil dokumen yang akan
disimpan in-aktif
 Bersama tim pemusnah melaksanakan
pemusnahan
 Menghitung tingkat penggunaan dokumen RM
perbulan atau triwulan
 Menghitung Tingkat Ketidaklengkapan
Jumlah dokumen RM tidak lengkap
x 100%
Jumlah dokuemen RM lengkap yang
diterima pada periode tertentu

 Menghitung tingkat kehilangan dokumen RM

Jumlah dokumen RM yang hilang

x 100%
Jumlah dokuemen RM yang tersimpan
Informasi di Bagian Filing

 Tingkat penggunaan dokumen RM

 Tingkat ketidak lengkapan dokumen RM
 Daftar dokumen RM yang siap diretensi
 Daftar dokumen RM yang siap dimusnahkan
 Daftar formulir RM yang dilestarikan
 Daftar formulir RM yang dimusnahkan
 Sarana & Prasarana di Bagian
Filing
 Tracer (petunjuk keluar)
Traseralat yang digunakan sebgi alat petunjuk keluar
jika dokumen RM diambil dan dipinjam untuk
digunakan pihak pasien atau petugas kesehatan didlm
pelayanan kesehatan
 Buku Regrister peminjaman dokumen RM
Untuk mencatat dokumen RM rajal maupun ranap yang
keluar atau yang dipinjam dari unit filing ket4 lain
 Buku ekspedisi
berisi ttg catatan penggunaan dokumen RM untuk bukti
serah terima peminjaman & alat kontrol penggunaan
dokumen RM rajal
 Folder dokumen RM kosong untuk menganti folder
yang rusak
Prosedur Filing

 Prosedur penerimaan dokumen RM

 Prosedur penyimpanan dokumen RM
 Prosedur pengambilan kembali dokumen RM
 Prosedur penyisiran & retensi dokumen RM
 Prosedur penilaian nilai guna RM
 Prosedur pengabadian/dilestarikan formulir
RM
 Prosedur pemusnahan formulir RM
 Sistem & Metode penyimpanan
A. Sentralisasi
Semua berkas RM pasien disimpan dalam satu berkas dan satu
tempat, baik untuk dirawat jalan maupun rawat inap

B. Desentralisasi
Sistem penyimpanan berkas yang dibuat terpisah antara data
yang satu dengan yang lain, cth : untuk pelayanan dibagian
poliklinik disimpan dibagian pendaftaran atau unit kerja RM
rawat jalan, dokumen RM rawat inap disimpan dibagian
pencatatan medis atau unit RM rawat inap.

C. Sentralisasi Elektronik
Sistem penyimpanan yang dikembangkan dari sistem sentralisasi
dengan konfensional, berubah menjadi sistem elektronik.
Kelebihan dan Kekurangan
Sentralisasi
Kelebihan Kekurangan
1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam 1. Petugas lebih sibuk, krn
pemeliharaan dan penyimpanan menangani rawat jalan dan
2. Mengurangi jumlah pembiayaan, untuk ranap
peralatan dan pembuatan ruangan 2. Sistem penerimaan pasien
3. Peningkatan efesiensi petugas dalam harus 24 jam
penyimpanan atau penemuan kembali 3. Jika tempat/unit kerja
dokumen RM kejauhan, maka akan
4. Lebih efektif didalam pelaksanaan koordinasi menimbulkan permasalahan
dan kontrol didalam penyimpanan bagi penggunaan atau
5. Penggunaan alat dan prosedur lebih mudah pemakaian dokumen RM, shg
diseragamkan nilai akan accesibility kurang
6. Dokumen RM lebih terjamin keselamatannya terpenuhi
baik fisik maupun informasinya
7. Memudahkan didalam pelaksanaan
penyusutan dokumen RM
8. Lebih mudah dalan menjaga hubungan data,
baik data rajal, inap dan UGD
 Kelebihan & Kekurangan
Desentralisasi
Kelebihan Kekurangan
1. Efesien waktu, shg 1. Banyak terjadi duplikasi
pasien lebih cepat data RM
mendapatkan pelayanan 2. Biaya untuk pembuatan
2. Beban kerja petugas rak dan ruangan lebih
lebih ringan banyak
3. Membutuhkan rak dan
ruangan yang banyak
4. Membutuhkan banyak
tenaga pelaksana
 Kelebihan & Kekurangan
Sentralisasi Elektronik
Kelebihan
1. Lebih mudah ditemukan kembali
2. Menghemat waktu untuk mencari,
tidak harus datang ke bagian filing
3. Ketika membutuhkan informasi
medis, kita tinggal memasukkan
kode atau nomor RM, maka
informasi medis pasien akan dapat
di akses melalui file
4. Menghemat kertas, ruang, dan
peralatan filing
5. Lebih cepat didalam memberikan
pelayanan kpd pasien
Kekurangan
1. Jika terjadi kerusakan gangguan
pada sistem Software (virus dll)
maupun hardware, maka sistem
akan mengalami error, sehingga
pelayanan akan terganggu
2. Jika pengguna atau user belum
mahir, maka pelayanan juga akan
lamban, shg pelayanan juga akan
terganggu
3. Membutuhkan biaya yang banyak
 Sistem Penjajaran

Merupakan sistem penyusunan dokumen RM

yang sejajar antara dokumen RM yang satu
dengan yang lainnya. Sistem penjajaran ada 3
yaitu:
1. Straight Numerical Filing System
Sistem penyimpanan dokumen RM dengan
mensejajarkan folder dokumen RM
berdasarkan urutan langsung nomor RM
pada rak penyimpanan
Lanjutan

2. Terminal Digit Filing System

Sistem penyimpanan dokumen RM dengan
mensejajarkan folder dokumen RM berdasarkan
urutan nomor RM pada 2 angka atau 2 digite
kelompok terakhir
3. Midle Digit Filing System
Suatu sistem penyimpanan dokumen RM
dengan mensejajarkan folder dokumen RM
berdasarkan urutan nomor RM pada angka
kelompok tengah
4. SISTEM PENJAJARAN (FILING SYSTEM )
1. Straight Numeric filling (Angka langsung).
Contoh : 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25

2. Middle digit filling system (angka tengah)

Contoh : 35 04 02
KA2 KA1 KA3

Seksi 04 Seksi 05 Seksi 80

35- 04- 01 35-05-98 99-80-98

35- 04- 02 35-05-99 99-80-99
35- 04- 03 36-05-00 Seksi 81
35- 04- 04 36-05-01 00-81-00
35- 04- 05 36-05-02 00-81-01
3. Terminal digit Filing System (angka akhir)
Contoh : 35 04 02
KA3 KA2 KA1

Seksi 02 Seksi 30 Seksi 80

35- 04- 02 98-05-30 98-99-80

36- 04- 02 99-05-30 99-99-80
37 04- 02 00-06-30 Seksi 81
38 04- 02 01-06-30 00-00-81
39- 04- 02 02-06-30 01-00-81
Kelebihan & Kekurangan
Straight Numerical Filing System
Kelebihan Kekurangan
1. Memudahkan kita 1. Mudah terjadinya
mengambil dokumen RM kekeliruan dalam
secara banyak dan menyimpan
berurutan utk keperluan 2. Pengawasan kerapian
pendidikan, penelitian penyimpanan sangat
atau untuk dinonaktifkan sukar dilakukan
2. Mudah dalam melatih
petugas dalam
penyimpanan
Kelebihan & Kekurangan
Terminal Digit Filing System
Kelebihan Kekurangan
1. Penambahan jumlah dokumen RM 1. Latihan dan bimbingan untuk petugas
selalu tersebar secara merata didalam lebih lama
rak penyimpanan 2. Membutuhkan biaya awal lebih besar
2. Petugas penyimpanan tidak akan
berdesakan ditempat penyimpanan
3. Petugas dapat diserahi tanggung
jawab untuk jumlah section tertentu
4. Pekerjaan akan terbagi secara merata
5. Dokumen RM yang dapat diambil
dirak penyimpanan disetiap section
6. Jumlah dokumen RM untuk setiap
section terkontrol
7. Memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan
8. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapt
tercegah.
 Kelebihan & Kekurangan
Midle Digit Filing System
Kelebihan Kekurangan
1. Penambahan jumlah dokumen RM 1. Latihan & bimbingan untuk petugas
selalu tersebar secara merata di dlm lebih lama
rak penyimpanan 2. Membutuhkan biaya awal lebih besar
2. Petugas filing tidak akan berdesakan
di t4 penyimpanan
3. Petugas dapat diserahi tanggung
jawab untuk jumlah section tertentu
4. Pekerjaan akan terbagi secara merata
5. Dokumen RM yang dapat diambil
dirak penyimpanan disetiap section
6. Jumlah dokumen RM untuk setiap
section terkontrol
7. Memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan
8. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat
tercegah
Aturan & Prosedur
Penyimpanan
Aturan-aturan dan prosedur penyimpanan
dokumen RM, petugas perekam medis harus
dapat melakukan hal spt ini:
 Ketika dokumen RM dikembalikan di URM (bag.
Assembling/perakitan RM), harus disortir
terlebih dahulu, sebelum disimpan
 Dokumen RM yang foldernya sudah rusak atau
robek harus segera diganti/diperbaiki
 Harus sll melakukan audit dokumen relam medis
scr berkala utk mencari dokumen RM yang salah
letak
 Memeriksa arsip di buku peminjaman dokumen RM
(utk mengetahui dokumen RM sudh dikembalikan
atau belum/utk mengetahui tingkat kehilangan
dokumen RM)
 Dokumen RM yang melibatkan kasus hukum tdk
boleh diletakan pada file umum (harus diletakkan di
kabinet atau lemari yang terkunci)
 Setiap petugas filing, masing2 hrs bertanggung
jawab memelihara kerapian & keteraturan rak2 file
 Dokumen RM yg sdg diproses/masih digunakan oleh
pegawai harus berada diatas meja
 Harus ada Protap (produser tetap) dan pokja (tgs
pokok kerja) tertulis utk masing2 staf.
Terimakasih

Sampai jumpa minggu depan