PENGENDALIAN

PENGELOLAAN REKAM
MEDIS DASAR
FILING DAN RETRIVAL
 Pengendalian

1.Menentukan Standar
2.Mengukur Kinerja
3.Membandingkan Kinaerja
Aktual dan standar.
4.Mengambil Tindakan
Perbaikan
 SISTEM KEARSIPAN REKAM
MEDIS

Sistem kearsipan : Sistem yang dipakai

dalam urusan penyimpanan berkas/
dokumen / file dll
Sistem kearsipan masa lalu : disimpan
sebagai dokumen fisik
Sistem kearsipan modern : disimpan dengan
penggunaan Teknologi informasi
 Sistem Kearsipan Rumah Sakit

Ada 2 bentuk
1. Sistem kearsipan Umum
hal-hal yang berhub dengan aktifitas kesekretariatan,
TU, keuangan, kepegawaian, inventaris dll.
2. Sistem Kearsipan Rekam Medis ( Informasi Kesehatan )
Hal-hal yang berhubungan dengan informasi
kesehatan : RM, Surat kelahiran, Surat kematian, Visum
et repertum, Buku Registrasi pasien dll.
 Standard Prosedur Penyimpanan
Rekam Medis
Sarana :
Rak Penyimpanan
Kotak sortir
Tracer dan Bon Pinjam
Komputer & Alat Tulis
Prasarana :
Permenkes 269/MenKes/Per/III/2008
Petunjuk Teknis Rekam Medis
Standard Prosedur :
Sesuai BPPRM dan
Kebijakan Rumah Sakit
 Sistem Penyimpanan berkas
Rekam Medis
Ada 2 cara penyimpanan
1. Sentralisasi
Penyimpanan rekam medis yang
terintegrasi baik pasien rawat jalan
maupun rawat inap
2. Desentralisasi
Penyimpanan rekam medis yang
memisahkan pasien rawat inap dan
rawat jalan
 Penyimpanan sentralisasi

Kelebihan :
1. Mengurangi terjadinya duplikasi baik pemeliharaan
maupun penyimpanan
2. Mengurangi jumlah biaya untuk pengadaan gedung
maupun peralatan
3. Tatakerja dan peraturan kegiatan mudah
distandarisasi
4. Efisiensi petugas dalam penyimpanan
5. Lebih mudah menerapkan sistem penomeran unit
Kekurangan :
1. Beban petugas lebih sibuk krn menangani Rawat inap
dan Rawat jalan
2. Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam
 Penyimpanan Desentralisasi
Kelebihan :
1. Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan
lebih cepat
2. Beban kerja di masing-masing pelayanan lebih ringan
3. Resiko kesalahan lebih kecil karena yang ditangani
lebih sedikit
4. Lebih cocok untuk RS dengan tempat yang terpencar
Kekurangan :
1. Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
2. Kesinambungan pelayanan kesehatan kurang terjamin
3. Biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan ruang dan
peralatan lebih banyak
 Yang mana yang baik ?

Secara teori lebih baik sistem sentralisasi ,

namun dalam pelaksanaannya sangat
tergantung dengan situasi dan kondisi
masing-masing rumah sakit.
Sebelum memutuskan penggunaan sistem
tersebut lebih baik dikaji lebih dahulu
kekurangan dan kelebihannya al :
kebutuhan tenaga, tempat, kondisi RS dll
 SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS
MENURUT NOMOR

Ada 3 sistem penyimpanan menurut nomor

1. Sistem penyimpanan nomor langsung
( straight numerical )
Sistem ini menyimpan rekam medis dalam rak
penyimpanan secara berurutan
misal : 00-00-01
00-00-02
00-00-03 dst
 Straight numerical
Keuntungan :
1. Mudah mengambil rekam medis yang berurutan ( misal 1 – 100 )
2. Cepat mengingat urutannya bila nomor masih sedikit
3. Mudah penyimpanannya,
4. Tidak membutuhkan latihan untuk menyimpan
5. Tidak membutuhkan ruang yang besar untuk menyimpan
6. Pengadaan rak bisa “ dicicil “
Kekurangan :
1. Pada saat volume arsip tinggi dan permintaan rekam medis banyak,
resiko kesalahan letak ( pengembalian rekam medis tinggi
2. Dapat terjadi kelelahan mata untuk mengingat semua nomor yang
ditelusuri Misal No. 465424 dapat tertukar dengn 465524
3. Pembagian tugas tidak merata
4. Kebersihan ruangan kurang karena yang terjamah hanya yang nomor
besar / terbaru
 SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS
MENURUT NOMOR

2. Sistem Penyimpanan Angka Akhir ( Terminal digit )

Penyimpanan digunakan nomor-nomor dengan 6 angka yang

dikelompokkan menjadi 3 kelompok, masing-masing kelompok terdiri dari 2
angka yang paling kanan, 2 angka tengan dan 2 angka kiri
contoh : 12 34 56
angka ketiga angka kedua angka pertema/Primer

angka primer selalu sama, angka kedua/sekunder sama

yang berbeda adalah angka ketiga
contoh : 12-34-56 00-00-01
13-34-56 01-00-01
14-34-56 02-00-01
15-34-56 03-00-01 dst...
 TERMINAL DIGIT
Keuntungan :
1. Pertumbuhan jumlah rekam medis selalu tersebar merata ke 100
rak penyimpanan
2. Petugas bisa dibagi tanggungjawab penyimpanannya
3. Kebersihan lebih terjaga karena tiap rak tersentuh petugas
4. Kekeliruan angka dapat dicegah karena konsentrasi petugas
tidak pada semua angka
5. Lebih terjaga kerahasiaannya. Perlu latihan khusus untuk
mengambil berkas
Kekurangan :
1. Memerlukan tempat yang luas
2. Penyediaan rak harus 100 buah sekaligus
3. Memerlukan perencanaan yang matang
4. Perlu keahlian khusus dengan pelatihan
 SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS
MENURUT NOMOR
3. Sistem Penyimpanan Angka Tengah
( Middle digit )
Penyimpanan dengan mengurutkan angka tengah. Prinsipnya
hampir sama dengan terminal digit, tetapi sebagai angka primernya
adalah angka tengah
contoh : 12 34 56
angka kedua angka pertama/Primer angka ketiga
12-34-56 99-78-96
12-34-57 99-78-97
12-34-58 99-78-98
12-34-59 dst 99-78-99
00-79-00 dst ...
 Sistem Penyimpanan Angka Tengah
( Middle digit )

Keuntungan:
1. Memudahkan pengambilan 100 buah No. Rekam medis secara berurutan
2. Penggantian straight no ke middle lebih mudah dari pada ke terminal
3. Penyebaran pada rak merata dan kebersihan lebih terjaga
4. Tanggung jawab petugas lebih mudah pada rak penyimpanan
5. Kekeliruan angka dapat dicegah karena konsentrasi petugas tidak pada
semua angka
6. Lebih terjaga kerahasiaannya. Perlu latihan khusus untuk mengambil
berka
Kekurangan :
1. Memerlukan latihan lebih lama
2. Terjadi rak-rak lowong bila rekam medis dialihkan pada inaktif
3. Kesulitan membiasakan mulai melihat angka dari tengah , biasanya lebih
mudah menghitung angka dari kiri ke kanan atau kanan ke kiri
4. Butuh ketelitian mengoreksi kelompok angka dari tengah ke kiri
kemudian kekanan
 SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS
MENURUT NOMOR
Bila memutuskan ingin merubah sistem
penyimpanan yang perlu diperhatikan adalah :
- Hitung dahulu jumlah kunjungan
- Ukur ketebalan berkas rekam medis
- Tentukan lama penyimpanan
- Pertimbangkan lokasi ( luas ruang untuk
penempatan rak
- Dll.
Penggunaan kode warna pada Sampul Rekam medis pada
sistem penyimpanan

Tujuan :
Untuk mencegah kekeliruan atau salah simpan dan memudahkan
mencari berkas rekam medis
Misal : Warna Putih untuk no : 0
Warna hitam untuk No. 1
Warna Merah untuk No. 2 dst ..
Pemberian kode warna cukup dengan kombinasi 2 nomor saja sesuai
no primer
 Kode Warna pada Map DRM
• Angka 1 = Ungu
• Angka 2 = Kuning
• Angka 3 = Hijau tua
• Angka 4 = Oranye
• Angka 5 = Biru muda
• Angka 6 = Coklat
• Angka 7 = Kemerahan
• Angka 8 = Hijau muda
• Angka 9 = Merah
• Angka 0 = Biru tua
 Petunjuk penyimpanan
Tujuan :
Agar memudahkan petugas melakukan
penyimpanan maupun pengambilan
kembali retrieval
Cara :
Memberi guide pada beberapa deratan map
dengan memisahkan misal: per 100
berkas sesuai sistem penomoran yang
dipilih
Ketentuan dan Prosedur lain dalam penyimpanan
1. Petugas harus memperhatikan nomor-nomor yang akan disimpan
2. Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani berkas rekam
medis, pengecualian terhadap hal tersebut harus diatur dalam kebijakan
rumah sakit.
3. Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarnya lepas harus segera
diperbaiki untuk mencegah kerusakan lebih lanjut
4. Harus dilakukan pengamatan secara periodik untuk menemukan salah
simpan atau berkas rekam medis yang belum kembali sampai batas
waktu
5. Rekam medis Petugas rekam medis harus disimpan diruang kepala
Bagian RM, demikian juga rekam medis yang terlibat proses hukum
6. Petugas RM bertanggung jawab atas kerapian rak penyimpanan
7. Rekam medis yang sedang dalam proses ditempatkan pada tempat
tertentu
8. Bila Rekam medis sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid
9. Harus ada laporan ttg : Jumlah berkas yang dikeluarkan tiap hari
Jumlah permintaan darurat / segera
Jumlah salah simpan
Jumlah yang tidak ketemu
 Menampilkan kembali ( retrieving )
berkas rekam medis
Tujuan :
1. Kesinambungan pelayanan kesehatan
2. Penelitian dan pendidikan
3. Asuransi
4. Keperluan lain
Kebijakan/ peraturan :
1. Rekam medis tidak boleh dibawa keluar dari ruang Rekam medis
kecuali untuk kesinambungan pelayanan kesehatan
2. Rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis dengan kartu/
surat peminjaman/ permintaan
3. Peminjam BRM wajib mengembalikan BRM dalam keadaan baik
dan tepat waktu ( ditentukan oleh aturan RS )
4. Rekam Medis tidak dibenarkan diambil dari RS/ keluar dari RS ,
kecuali atas perintah pengadilan ( dalam bentuk foto copy )
 Tata laksana Retrieval :

• Semua peminjaman BRM harus secara

tertulis
• Petugas harus mengetahui no BRM yang
akan dipinjam
• Cocokkan nama dan nomor surat
peminjaman dengan berkas yang diambil
• Beri tanda ( Tracer ) pada map BRM
yang diambil untuk mengetahui
keberadaan BRM tersebut
 Pengendalian dokumen rekam medis yang telah
disimpan

• Agar dokumen rekam medis yang keluar

dari rak filing tersebut dapat dikendalikan
sehingga mudah diketahui keberadaan
dan penggunaannya, maka setiap
pengambilan dokumen rekam medis harus
disisipi tracer
 TRACER (Out Guide)
• Kartu yang digunakan untuk mengganti
dokumen rekam medis yang diambil untuk
digunakan berbagai keperluan.
 Keterangan Pada Tracer
1. Nomor rekam medis dan nama pasien
yang bersangkutan
2. Tanggal pengambilan
3. Digunakan oleh siapa
4. Digunakan untuk apa
5. Dan dimana (unit pelayanan apa)
 Lanjutan....
• Buat suatu ketentuan/ aturan untuk lama
peminjaman
• Petugas harus memastikan RM kembali
sesuai waktu yang ditentukan
• Periksa kelengkapan RM sebelum
dipinjam dan sesudah dikembalikan
• Untuk Rawat jalan, pastikan berkas
tersimpan pada hari yang sama untuk
memudahkan pelayanan hari berikutnya.
TERIMA KASIH