Sistem Penomoran,

Penyimpanan, Retensi dan

Pemusnahan
Rekam Medis
Penomoran
• Sistem penomoran :
 Seri (Serial Numbering System)
 Unit (Unit Numbering System)
 Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

• Bentuk penomoran
 Family Number
 Registration Number
 Sistem penomoran
Seri Unit Seri unit
Setiap pasien yang berkunjung di puskesmas atau sarana Satu nomor kepada pasien rawat jalan, rawat Setiap pasien datang berkunjung ke Puskesmas
pelayanan kesehatan akan mendapatkan nomor baru inap dan gawat darurat. diberikan nomor baru tetapi dokumen Rekam
Setiap pasien yang berkunjung mendapatkan Medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi
satu nomor pada saat pertama kali pasien satu di bawah nomor yang baru.
datang ke Puskesmas dan digunakan selamanya
pada kunjungan berikutnya.
Keuntungan Kerugian Keuntungan Kerugian Keuntungan Kerugian
Petugas rekam medis Membutuhkan waktu lama Informasi klinis dapat Pelayanan pasien Petugas menjadi lebih Pelayanan menjadi
lebih mudah dalam pencarian Dokumen berkesinambungan kunjungan ulang sibuk setelah selesai lebih cepat karena
memberikan nomor & Rekam Medis lama, karena karena semua data memerlukan waktu pelayanan dan tidak memilih antara
lebih cepat dalam satu pasien dapat dan informasi yang cukup lama. informasi yang pasien baru atau
memberikan pelayanan memperoleh lebih dari satu mengenai pasien dan diberikan kepada pasien lama, semua
kepada pasien. nomor. pelayanan berada pasien tidak pasien yang datang
dalam satu folder. berkesinambungan dianggap pasien baru.

Informasi pelayanan klinik Setiap pasien hanya Tidak perlu mencari

menjadi tidak mempunyai satu kartu Dokumen Rekam
berkesinambungan berobat yang Medis
digunakan oleh
seluruh keluarga pada
sarana pelayanan
Puskesmas.
 2. Unit (Unit Numbering System)

Sistem Penomoran Unit dibagi menjadi dua, yaitu :

a. Social Security Numbering
Social Security Numbering yaitu penomoran yang berhubungan dengan lingkungannya dan
hanya di Amerika Serikat dan efektif pada veteran administration hospital. Keuntungannya
adalah dapat dibedakan dengan pasien lainnya.
b. Family Numbering
Family Numbering yaitu penomoran yang berhubungan dengan keluarga (satu nomor
untuk satu keluarga). Biasanya dilaksanakan di puskesmas. Terdiri dari sepasang digit
tambahan yang ditempatkan pada setiap keluarga. Keuntungan dari sistem ini adalah
semua informasi pada satu keluarga terkumpul.
Sistem Penyimpanan
Rekam Medis
  Penataan rekam medis dalam suatu ruang yang khusus
agar rujukan dan retrieval menjadi mudah, cepat dan
tepat

Dasar Hukum
UU no.7 tahun 1971
Tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, dokumen rekam medis
dikelola dan dilindungi sehingga AMAN DAN TERJAGA
KERAHASIAANNYA
Manajemen Penyimpanan yg baik
• Filing yg baik
• Manajemen pelayanan rekam medis buruk  kegiatan pelayanan di
rumah sakit  Mutu RS
• Rekam medis harus senantiasa tersedia bila diperukan bagi asuhan
pasien
Tujuan Penataan Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis
 Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis.
 Mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang guna
menjaga kesinambungan.
 Mempermudah pengambilan kembali dokumen rekam medis (retrieve)
 Mempermudah dan mempercepat penemuan kembali dokumen rrekam medis
yang disimpan di dalam rak filing.
 Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik,
kimiawi maupun biologi.
Kriteria URM yg Memenuhi
Standar
• LOKASI - memungkinkan retrieval & distribusi RM
cepat
• RUANG - cukup luas untuk menampung RM Aktif
dan inakif
• AMAN - terhadap kemungkinan RM hilang,rusak
atau terambil oleh orang yg tdk berhak pada lokasi
penyimpanan
• LUAS
5 M dalam penyimpanan
1. Menyediakan RM yg lengkap saat dibutuhkan
2. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga
3. Memanfaatkan tempat/sarana yg ada
4. Mengamankan/ melindungi RM
5. Melindungi informasi (kerahasiaan isi RM)

SYARAT :
Apabila pengisian data hasil pelayanan pada lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan
dirakit sesuai protab. Sehingga riwayat penyakit seorang pasien urut secara kronologis.
 Alat penyimpanan rekam medis yg umum
dipakai
Rak terbuka dianjurkan :
 harganya lebih murah,
 petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih
cepat,
 menghemat ruangan dg menampung lebih banyak rekam
medis dan tidak terlalu makan tempat.

• Rak terbuka (open self file unit)

 Alat penyimpanan rekam medis yg umum
dipakai

Lemari lima laci memang tampak lebih

rapi dan rekam medis terlindung dari
debu dan kotoran dari luar.

• lemari lima laci (five-drawer file cabinet)

 Alat penyimpanan rekam medis yg umum
dipakai

• Alat ini hanya mampu dimiliki oleh

rumah sakit tertentu karena harganya
yang sangat mahal.

• roll o’pack
Sistem Penjajaran

1. Alfabet
2. Alfanumerik
3. Berdasarkan nomor (Numeric)
4. Menurut wilayah
5. Kasus
Sistem Alfabet

• Memakan waktu lama & beresiko tinggi timbulnya

error (nama berubah/salah eja, dsb)
• Sulit merencanakan tempat penyimpanan karena
nama tidak mungkin menyebar rata diarea
penyimpanan
• Petugas harus memperhatikan huruf perhuruf dalam
menyimpan RM
Alfa NUmerik
• Menambahkan huruf pada saat nomor telah habis
• Perlu kontrol khusus agar tidak terjadi kesalahan
simpan
• Ruang penyimpanan lebih luas
Numeric
A. Straight Numerical (Urut Langsung)
urut seri nomor :
1001 1245
1002 1246
1003 1247
Numeric
A. Terminal Digit Filing
1 Nomor Rekam Medis terbagi menjadi 3 bagian :
• Digit Primer ( 2 angka paling kanan)
• Digit Sekunder ( 2 angka tengah)
• Digit Tersier ( 2 angka paling depan)

Contoh :
15 - 03 - 98
(tersier) (sekunder) (primer)
 Lanjutan TDF
• Pada file TDF ada 100 primary section mulai 00 – 99
• Petugas memperhatikan dulu nomor primernya
contoh :
15 - 03 - 98 maka akan disimpan di section 98
57 - 23 - 56 maka akan disimpan di section 56

• 13 20 94 03 21 94 13 21 94
• 14 20 94 04 21 94 14 21 94
• 15 20 94 05 21 94 15 21 94
• 16 20 94 06 21 94 16 21 94
 Keuntungan Kekurangan

Straight petugas mudah dilatih Mudah missed file, Salah tulis 1 dengan 7.
Numerical Nomor tertulis terbalik 150398 ditulis 150389.
Mudah utk pengambilan waktu keperluan Nomor yang besar adla nomor terbaru file
riset urut waktu aktif akan terkumpul pada satu lokasi.
mudah memilah RM Inaktif sulit mengatur ketika petugas lebih dari 1
Terminal Digit RM akan tersebar secara merata Memerlukan tempat yg lebih luas
Filing Bisa dikerjakan lebih dari 1 petugas Memerlukan biaya lebih banyak
Missed file terkurangi (apabila ada kode
warna, lebih baik)
Middle Digit Filing Lebih mudah bila dilakukan konversi dari Lebih sulit dipelajari dari pada TDF dan SN
straight numerical
Banyak blok akan lowong karena di pindah ke
file inaktif
Tidak bisa dipakai bila nomor terdiri dari 6
angka
C. Middle Digit Filing

15 – 03 – 98
(Sekunder) (Primer) (Tersier)
Susunan MDF
• 15 20 12 15 20 25 13 21 99
• 15 20 13 15 20 45 14 22 40
• 15 20 14 15 20 60 15 22 80
• 15 20 15 15 20 80 15 22 90
• 15 20 16 15 20 99 15 23 15
• 15 20 17 15 21 01 15 23 80
• 15 20 18 15 21 50 15 24 10
• 15 20 19 15 21 55 15 24 15
• 15 20 20 15 21 80 dst
• 15 20 21 15 21 90
Berdasarkan wilayah
•Penyimpanan rekam medis untuk daerah Bantul, Kodya, Sleman,
Wates, Gunungkidul, Kulonprogo dll
Berdasarkan kasus
penyimpanan untuk kasus penyakit TBC, HIV
Retensi dan Pemusnahan
Rekam Medis
 RETENSI
pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM
dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .
Masa simpan berkas rekam medis dalam rak penyimpanan

Rekam Medis Inaktif

Rekam medis yang telah disimpan minimal selama 5 tahun
di unit rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien
tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5
tahun setelah pasien tersebut meninggal
LATAR BELAKANG PENYUSUTAN/PEMILAHAN

a. Berkas RM menyita ruang

b. Berkas RM bertambah setiap hari
c. Tempat penyimpanan terbatas
d. RM inaktif semakin rusak
e. Keterbatasan tenaga
f. Pertimbangan pendidikan dan penelitian
g. Pertimbangan legal aspek
h. Pertimbangan penyakit/ kasus tertentu
DASAR HUKUM
1. UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan
2. PP no.34 / 1979 : penyusutan Arsip
3. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/ III/2008 : tentang MEDICAL RECORD . Pasal 7 ayat 1 : Lama
Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal
terakhir pasien berkunjung. Pasal 7 ayat 2 : Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan
hal-hal khusus, dapat diterapkan sendiri. Pasal 8 ayat 1 : Setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud pasal 7 dilampoi, dapat dimusnahkan. Pasal 8 ayat 2 : Tata cara pemusnahan sebagaimana
dimaksud ayat 1 , ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik.
4. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun 1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di
Rumah Sakit .
5. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir
RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
6. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
Kegunaan Retensi
a. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
b. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
c. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih
mengandung nilai guna )
d. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas
Aktif & In-aktif
Jadwal Retensi

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995

Jadwal Retensi
• Untuk kepentingan tertentu :
• Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta
• Mata
• Perkosaan
• HIV
• Penyesuaian kelamin
• Pasien orang asing
• Kasus adopsi
• Bayi tabung
• Cangkok organ
• Plastik rekontruksi

• Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS berdasarkan keputusan Komite RM / Komite

Medisdengan pertimbangan nilai guna
Sedangkan menurut AHIMA (American Health Information Management
Association (Hufman,1994) jadwal retensi minimal :
Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan .
• Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun 1996
• Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun 1993

2. Dibuat TIM PENILAIAN  SK.Direksi

• Ka.Rekam Medis - Panitia Rekam Medis
• Perawat Senior - Komite Medik
• Petugas terkait
3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN  SK Direksi
• Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .
Persiapan
4. Disiapkan form pertelaan :
NO. NO.RM TAHUN JANGKA DIAGNOSIS
WAKTU AKHIR

• 5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

ALUR PROSES PENYUSUTAN
PROSEDUR PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS
DAFTAR LEMBAR REKAM MEDIS YG HARUS DIPERTAHANKAN (TETAP DISIMPAN)

A. KASUS UMUM
1. Ringkasan masuk keluar
2. Resume
3. Laporan Operasi
4. Persetujuan/penolakan medis (informed consent)
5. Surat pernyataan pulang paksa
6. Identifikasi Bayi
7. Hasil pemeriksaan laboratorium dan radiologi penting (PA, CT. Scan, MRI)
DAFTAR LEMBAR REKAM MEDIS YG HARUS DIPERTAHANKAN (TETAP DISIMPAN)

B. KASUS KHUSUS
1. Kasus kriminal : perkosaan, pembunuhan dsb
2. Pasien orang asing
3. Operasi plastik
4. Pasien kanker (Ca)
5. Orthopedi (fracture)
6. Penyakit Jiwa
7. Sterillisasi
PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

Suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik berkas rekam medis yang telah
berakhir fungsi dan nilai gunanya.

Penghancuran dilakukan secara total dg cara :

Membakar habis
Mencacah
Daur ulang
sehingga tidak dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya
TATA CARA PEMUSNAHAN

• Pembentukan tim pemusnahan yg terdiri dari unsur rekam medis dan tata
usaha dan dikukuhkan dg SK Direktur
• Tim membuat daftar pertelaan yg meliputi :
1. No. Urut
2. Nomor RM dan Nama
3. Diagnosis terakhir
4. Tahun kunjungan terakhir
Latar Belakang
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan
berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-
aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan 
Penyusutan & Pemusnahan berkas RM
6. Adanya rasa was-was  Aspek hukum
PENILAIAN REKAM MEDIS
• Tata cara pemindahan RM aktif menjadi in aktif
• Dilihat dari tanggal kunjungan tertakhir
• Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang
lain
• Berkas RM inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan
• Berkas rekam medis yang dinilai adalah yang telah 2 tahun inaktif
Alur Proses Peyusutan dan Pemusnahan RM

PEMINDAHAN RM AKTIF RM INAKTIF

DINILAI

PENYUSUTAN
RM RM ADA
NILAI GUNA RM TIDAK
ADA NILAI
GUNA

RM RUSAK
DIMUSNAHKAN

RM DILESTARIKAN
TERTENTU
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…

• Indikator
• Seringnya rekam medis digunakan untuk penelitian dan pendidikan
• Mempunyai nilai guna
• Primer
• Administrasi
• Hukum
• Keuangan
• Iptek
• Sekunder
• Pembuktian
• Sejarah
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…
Prosedur penilaian rekam medis
- Ringkasan masuk keluar
- Resume

DILESTARIKAN
KETENTUAN
UMUM - Lembar operasi
- Lembar persetujuan
- Identifikasi bayi lahir hidup
KETENTUAN
- Lembar kematian
KHUSUS
REKAM
MEDIS ANAK,JIWA,MA
TA,JANTUNG
DLL LEMBAR RM TERTENTU

DIMUSNAHKAN
KETENTUAN
TERTENTU RS
LEMBAR RM SISA

LEMBAR RM RUSAK
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…
DAFTAR RM YANG DIPINDAHKAN DAI AKTIF KE INAKTIF
No Tanggal No. RM Tanggal Diagnosis Kode Jumlah Formulir
Pemindahan Teakhir ICD-X Lembar RM Yg tidak
berobat lengkap

Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…
DAFTAR PERTELAAN NILAI GUNA REKAM MEDIS

No Tanggal No. RM Diagnosis Kode Kepentingan / Jenis Kasus

Penilaian ICD-X Kasus tertentu Tertentu

ya tdk

Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK…./…/… 2006
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006 bertempat di
halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di Jl.
YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan
berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak
10.000 RM ( dengan perincian terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih .

TTd Direksi Tim Penilai Tim Pemusnah

Saksi : 1……………… 2…………. 3………………..

Berita acara pemusnahan Rekam Medis yang asli disimpan di
rumah sakit, lembar ke 2 dikirim pada pemilik pelayanan
kesehatan (Depkes, Pemda (dinkes), yayasan)
Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak /tidak terbaca
dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat
pernyataan di atas kertas segel oleh Direktur
Pelaksanaan pemusnahan, dapat dilakukan
dengan cara :
• Dibakar menggunakan incenerator atau dibakar biasa

• Dicacah, dibuat bubur

• Pihak ke Tiga disaksikan Tim pemusnah

Formulir rekam medis yang dilestarikan diantaranya yaitu :

 Ringkasan masuk dan keluar

 Resume
 Lembar operasi
 Identifikasi bayi
 Lembar persetujuan
 Lembar kematian
 Dan rekam medis sisanya dan rekam medis
rusak tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan,
MEDIA RETENSI
MANUAL SCANING MIKROFILM KOMPUTER

Form dikeluarkan Form disiapkan Formulir difoto Dibuat program

dari berkas induk untuk di scaning / aplikasi retensi
copy
Form disimpan Disimpan dalam Disimpan dalam Data-data
dalam dus-dus hard disk / CD / negatif film dimasukkan dlm
Disket komputer
Perlu tempat Tidak perlu tempat Perlu berapa alat Tidak perlu tempat
untuk menyimpan khusus untuk prosesnya khusus
dus-dus .
Susah pencarian Mudah dlm retrievel Lama retrivel, krn Hanya informasi
jika dibutuhkan jika dibutuhkan . harus dicuci & saja yg keluar dan
Bentuk form asli dicetak . bukan FORM

Perlu banyak Mudah Perlu training Mudah

tenaga. dioperasikan khusus dioperasikan

Rp……………… Rp. ……………….. Rp. ……………… Rp. ……………….