SISTEM PENOMORAN

Sistem penomoran rekam medis sangat berperan

penting dalam memudahkan pencarian berkas atau
dokumen rekam medis apabila pasien kemudian
datang kembali berobat di sarana-sarana pelayanan
kesehatan serta untuk kesinambungan informasi,
dengan menggunakan sistem penomoran maka
informasi-informasi dapat secara berurut dan
meminimalkan informasi yang hilang. Pemberian
nomor kepada pasien saat pasien berkunjung
pertama kali dan digunakan seteruskan di tempat
pelayanan kesehatan.
 Lanjutan
Menurut Shofari (1998) ada tiga sistem
pemberian nomor pasien (Administrasion
Numbering System) yaitu:
1) Pemberian Nomor Secara Seri (Serial
Numbering System).
2) Pemberian Nomor Secara Unit (Unit
Numbering System).
3) Pemberian Nomor Secara Seri Unit ( Serial
Unit Numbering Sistem).
 Penjelasan tentang :
1). Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System) :
Merupakan suatu sistem penomoran dimana setiap pasien yang
berkunjung di puskesmas atau sarana pelayanan kesehatan akan
mendapatkan nomor baru.
Keuntungan dengan menggunakan sistem ini :
• Petugas rekam medis lebih mudah dalam memberikan nomor kepada
pasien.
• Petugas rekam medis lebih cepat dalam memberi pelayanan kepada
pasien.

Kerugian dengan menggunakan sistem ini :

• Membutuhkan waktu lama dalam pencarian Dokumen Rekam Medis lama,
karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor.
• Informasi pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.
 Lanjutan
2). Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System) :
Suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor kepada
pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Setiap pasien yang
berkunjung mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang
ke Puskesmas dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya.

Sistem Penomoran Unit dibagi menjadi dua, yaitu :

• Social Security Numbering :
Social Security Numbering yaitu penomoran yang berhubungan dengan
lingkungannya dan hanya di Amerika Serikat dan efektif pada veteran
administration hospital. Keuntungannya adalah dapat dibedakan dengan
pasien lainnya.
• Family Numbering :
Family Numbering yaitu penomoran yang berhubungan dengan keluarga
(satu nomor untuk satu keluarga). Biasanya dilaksanakan di puskesmas.
Terdiri dari sepasang digit tambahan yang ditempatkan pada setiap keluarga.
Keuntungan dari sistem ini adalah semua informasi pada satu keluarga
terkumpul.
 Lanjutan
3). Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit
Numbering Sistem) :
Pemberian nomor dengan cara ini
menggabungkan sistem seri dan unit.
Dimana setiap pasien datang berkunjung
ke Puskesmas diberikan nomor baru tetapi
dokumen Rekam Medis terdahulu
digabungkan dan disimpan jadi satu di
bawah nomor yang baru.
 Lanjutan
Kekurangan dengan menggunakan sistem ini :
• Petugas menjadi lebih sibuk setelah selesai
pelayanan dan informasi yang diberikan kepada
pasien tidak berkesinambungan.

Kelebihan menggunakan sistem ini :

• Pelayanan menjadi lebih cepat karena tidak
memilih antara pasien baru atau pasien lama,
semua pasien yang datang dianggap pasien baru.
• Tidak perlu mencari Dokumen Rekam Medis.
 SISTEM PENJAJARAN
Dokumen rekam medis yang disimpan didalam
rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan
disusun, berdiri sejajar satu dengan yang lain.
Menurut Shofari (1998) ada tiga sistem
penomoran dalam rekam medis yaitu:
1) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical
Filing).
2) Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing).
3) Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing).
 Penjelasan Tentang :
1) Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing) :
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam
medis berdasarkan urutan nomor rekam medis dari awal.

Contoh :
01-11-98 02-08-75 03-89-55
01-11-99 02-08-76 03-89-56

Kelebihan Sistem Nomor Langsung yaitu:

• Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan.
• Mudah dalam pencarian dokumen rekam medis dalam jumlah banyak dengan nomor berurutan.

Kekurangan Sistem Nomor Langsung yaitu:

• Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi kekeliruan
menyimpan.
• Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan untuk nomor besar yaitu rekam medis dengan nomor
terbaru.
• Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sulit dilakukan, karena petugas tidak terbagi menurut
nomor.
 Lanjutan
2) Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing) :
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam
medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok tengah.

Contoh :
25-17-78 80-70-99 11-99-85
25-17-79 81-70-00 11-99-86

Kelebihan Sistem Angka Tengah yaitu:

• Mudah mengambil 100 dokumen rekam medis yang nomornya berurutan.
• Penggantian sistem nomor langsung ke angka tengah lebih mudah dari pada ke sistem angka akhir.
• Petugas mudah di serahi tanggung jawab sejumlah rak.

Kelemahan Sistem Angka Tengah yaitu:

• Latihan dan bimbingan petugas lebih lama.
• Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah melebihi 6 digit.
• Terjadi rak-rak lowong pada beberapa seksi apabila dilakukan pencabutan dokumen non aktif.
 Lanjutan
3) Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing) :
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka
kelompok akhir.

Contoh :
23-01-42 98-60-89 98-24-99
24-01-42 99-60-89 99-24-99

Kelebihan Sistem Angka Akhir yaitu:

• Tersebar secara merata
• Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu.
• Rekam medis non aktif dapat diambil dari rak penyimpanan.
• Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
• Membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
• Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat di cegah.

Kekurangan dari sistem ini yaitu latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal system
angka akhir mungkin lebih lama
Perbandingan penomoran langsung, digit
tengah dan digit akhir
Petugas R M Penomoran Langsung Digit Tengah Digit Akhir
1. Pemilahan Lambat Cepat Cepat
2. Distribusi kerja Sulit membagi secara Distribusi kerja mudah dibagi Distribusi kerja mudah dibagi
merata secara merata secara merata

3. Persiapan panduan Harus dimuktahirkan Panduan hanya dibuat sekali Panduan hanya dibuat sekali
berkas secara tepat saja saja

4. Trasfer dan Mudah Mudah Sulit

pemusnahan

5. Mengambil 100 Mudah dilaksanakan Mudah dilaksanakan Sulit dilakukan

berkas berurtan

6. Menempatkan Semuanya di tempatkan di 100 berkas terakhir Semuanya didisbutrikan

rekam medis baru bagian akhir berkas didisbutrikan merata merata
dalam rak
 Alphanumeric Numbering
• Sistem penyimpanan Alfanumerik merupakan gabungan antara
sistem abjad dengan sistem numerik dimana penyimpanan ini
berdasarkan urutan nama atau alpabet tertentu. Pada sistem ini
berkas mula-mula disusun menurut abjad. Namun kemudian
disusun menurut nomor berdasarkan abjad. Misalnya A-1, A-2, A-3,
A-4, A-5, B-1, B-2, B-3, dst. Biasanya sistem penomoran ini
digunakan untuk pelayanan dengan jumlah sedikit, misalnya pada
pelayanan di Puskesmas dan pelayanan klinik IMS.
• Sistem penyimpanan ini memerlukan buku bantu atau bank nomor.
Kekurangan pada penyimpanan ini kemungkinan terjadi salah
penyimpanan terutama terhadap pasien lama.
• Sistem penyimpanan ini tidak direkomendasikan dalam
penggunaannya terutama untuk jenis pelayanan yang mobilitasnya
tinggi.
 Familly Folder
• Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan kelompok keluarga. Pasien berkunjung kepelayanan
kesehatan maka akan mendapat satu nomor penyimpanan untuk satu keluarga. Apabila pasien
berobat maka data riwayat penyakit keluarga lainnya akan diambil juga dalam kegiatan pemberian
pelayanan. Sistem ini banyak di terapkan di Puskesmas di Indonesia, perlu peneliatan lebih lanjut
untuk melihat dari pemanfaatan sistem penomoran

Kelebihan :
– Memudahkan pengambilan dan penyimpanan sehingga tenaga yang diperlukan tidak memakan waktu.
– Dokter / tenaga kesehatan lain dapat mempelajari riwayat penyakit keluarga pasien dalam memudahkan
penegakan diagnosis.
– Lebih mudah dalam memberikan penyuluhan kesehatan keluarga.

Kekurangan :
– Sering kali disalah gunakan oleh pasien, dimana tetangga pasien sering ikut masuk dalam satu riwayat
penyimpanan
– Apabila terjadi kehilangan maka data seluruh riwayat kesehatan keluarga lainnya akan hilang, sehingga akan
suit dalam menentukan follow up lanjutan.
– Kerahasian pasien tidak terjamin.
 Bank Nomor
Suatu unit pelayanan kesehatan baik rumah sakit
maupun sarana pelayanan kesehatan lainnya,
biasanya membuat satu ”Bank Nomor” yang akan
menentukan sampai dengan nomor tertinggi yang
tersimpan dan akan diberikan pada pasien baru
mendaftar. Nomor tersusun dan tersimpan didalam
komputer secara otomatis dan dilakukan
pengontrolan dilakukan untuk mengetahui sampai
sejauh mana penggunaan nomor dan tanggung
jawab pendistribusian nomor diberikan kepada satu
orang petugas.
 Pencegahan salah letak dokumen rekam
medis ( Misfile ) dengan kode warna
• Penyimpanan dokumen rekam medis sering kali terjadi kesalahan letak. Hal ini terjadi karena
banyaknya dokumen rekam medis yang harus di ambil dan disimpan setiap hari. Untuk mengatasi
hal tersebut, maka sistem penjajaran TDF dan MDF dapat diberi kode warna sesuai dengan 2 angka
kelompok yang digunakan patokan panyimpanan (untuk TDF 2 angka kelompok akhir sedangkan
untuk MDF dengan 2 angka kelompok tengah ).

Kode warna yang dimaksud adalah setiap angka diberi warna tertentu, contohnya :
• Angka Warna
• Purple= ungu
• Yellow = kuning
• Dark green = hijau tua
• Orange = orange
• Light blue = biru muda
• Born = coklat
• Cerise = kemerahan
• Light green = hijau muda
• Red = merah
• Dark blue = biru tua

Warna-warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan.

 Fasilitas Fisik Yang Menunjang
Penyimpanan dan Pengambilan
Peralatan sangat berperan untuk mempermudah
pekerjaan dalam meningkatkan
pekerjaan, sehingga dapat menghasilkan suatu
pekerjaan yang mempunyai hasil baik. Peralatan
yang baik tidak selalu mahal akan tetapi
mempunyai cara kerja yang baik, praktis dan efisien
dengan kondisi dan situasi yang ada. Peralatan ini
juga sangat berperan untuk melakukan
prosedur yang ditetapkan apakah dapat terlaksana
dan juga mempermudah dalam penerapan
pengendalian dan pengawasan terhadap suatu
system yang ada.
 Lanjutan
Fasilitas fisik yang menunjang penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis, adalah :

a. Rak Penyimpanan
Ada berbagai macam tempat penyimpanan rekam medis, seperti :
 Rak Terbuka
 Roll Opack
 Roll Omet, dll

b. Penunjuk penyimpanan
Pada deretan map-map rekam medis yang disimpan di rak harus di beri tanda petunjuk guna
mempercepat pekerjaan menemukan dan menyimpan rekam medis.

Cara-cara memberikan penunjuk :

 Jumlah penunjuk tergantung dari rata-rata tebalnya sebagaian besar map-map rekam medis tersebut.
 Untuk map rekam medis yang tebalnya sedang, diberi penunjuk setiap 50 map.
 Makin tebal map makin banyak penunjuk dibuat.
 Rekam medis aktif lebih banyak memerlukan penunjuk dari pada rekam medis yang kurang aktif.
 Pembelian alat penunjuk dipilih model yang kuat, tahan lama dan mudah dilihat.
 Pingiran penunjuk ini harus dibuat lebih besar dan menonjol sehingga angka yang dicantumkan gampang
terlihat.
 Pada penunjuk ditulis 2 angka, angka di atas adalah angka kedua, angka yang di bawah adalah kelompok angka
yang pertama.
 Lanjutan
c. Sampul pelindung rekam medis
Rekam medis harus diberi sampul pelindung yang mana
kaitannya dengan proses pengambilan rekam medis adalah :
 Mencegah terlepasnya atau tersobeknya lebaran.
 Memelihara keutuhan rekam medis.

d. Kode warna untuk map

Kode warna dimaksudkan untuk memberikan
warna tertentu pada sampul untuk mempermudah mencari
map yang salah simpan dan mencegah kekeliruan menyimpan.
Kode warna sangat efektif apabila dilaksanakan dengan sistem
penyimpanan terminal digit atau midle digit.

e. Penunjang Fisik Peminjaman Rekam Medis

Penunjang Fisik Peminjaman Rekam Medis

Jenis peralatan yang digunakan dalam melaksanakan peminjaman rekam medis diantaranya :
1) Kartu Permintaan (Bon Peminjaman) :
Kartu permintaan ini sangat berfungsi untuk mengetahui dan melacak tempat rekam
medis dipinjam, dan bon peminjaman ini juga berfungsi untuk menuntut tanggung jawab peminjam
rekam medis.

2) Registrasi Peminjaman Rekam Medis :

Buku registrasi peminjaman merupakan buku yang berisikan proses pencatatan peminjam
rekam medis yang keluar dari rak. Apabila telah komputerisasi maka buku register tidak diperlukan
lagi karena format pencatatan berkas rekam medis yang keluar dapat dibuat pada program komputer.

3) Petunjuk Keluar (Out Guide)

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam
medis. Dalam penggunaannya petunjuk keluar ini diletakan sebagai pengganti pada tempat map-
map rekam medis yang diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap
berada di rak tersebut sampai rekam medis yang dipinjam kembali.
Petunjuk keluar yang umum dipakai berbentuk kartu, yang dilengkapi dengan karton tempel
yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan formulir peminjaman. Petunjuk keluar ini dapat diberi
warna agar petugas dapat melihat tempat penyimpanan kembali rekam medis yang bersangkutan.
 Lanjutan
4) Kartu Pindah Tangan :
Kartu pindah tangan merupakan kartu yang
dipergunakan oleh beberapa orang dalam hal kaitannya
dengan peminjaman rekam medis. Jika beberapa rekam
medis digunakan selama beberapa hari dalam rawat inap,
kemungkinan rekam medis dipergunakan oleh beberapa
orang atau mungkin pindah ruang perawatan, harus
dilakukan pengisisan kartu pindah tangan. Karena dengan
cara ini rekam medis tidak perlu dikirim bolak balik
keruang penyimpanan rekam medis. Kartu pindah tangan ini
berisi; tanggal pindah tangan, asal pindah, kepada siapa, untuk
keperluan apa, dan digunakan oleh dokter siapa atau oleh
siapa.
 Pengambilan/Peminjaman
• Peminjaman rekam medis memiliki
hubungan dengan proses penemuan kembali
rekam medis. Peminjaman rekam medis
merupakan keluarnya rekam medis dari tempat
penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain.
• Karena rekam medis itu dipinjam, maka perlu
adanya pencatatan agar petugas rekam medis
dapat mengetahui dimana rekam medis itu
berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam
dan bila mana harus dikembalikan.
 Lanjutan
Untuk memperhatikan proses pengelolaan rekam medis yang
baik maka IFHRO mengeluarkan beberapa ketentuan yang berkaitan
dengan peminjaman rekam medis :

• Berkas tidak boleh keluar dari URM kecuali untuk kepentingan

pelayanan dan perawatan pasien.
• Semua rekam medis yang dikirimkan ke klinik atau bangsal harus di
tandai dengan slip atau tanda keluar yang mencakup nomor rekam
medis, tanggal dan nama klinik, dokter atau bangsal yang
meminjam.
• Seluruh rekam medis harus dikembalikan dari klinik setiap
berakhirnya jam kerja, dan dari bangsal perawatan dalam periode
24 jam setelah pasien keluar.
• Rekam medis untuk penelitian harus di review di URM, dan rekam
medis harus tersedia apa bila pasien membutuhkan.
Yang Berhak Meminjam Rekam Medis
• Pihak lain yang bertanggung jawab langsung
terhadap pasien-para tenaga kesehatan (Dokter,
Para Medis, Fisioterapi).
• Pihak yang bertanggung jawab langsung
terhadap pasien yang diberikan
wewenang untuk menggunakan rekam medis
(Petugas RM).
• Pihak ketiga diluar rumah sakit yang tidak
langsung bertanggung jawab terhadap pasien
(Asuransi, Polisi, Peneliti dsb).
 Syarat Peminjaman Rekam Medis
1) Identitas jelas baik peminta maupun
pemilik berkas rekam medis.
2) Lokasi peminjaman:
a) Di kantor Unit Rekam Medis.
b) Di luar kantor Unit Rekam Medis.
c) Di luar Instansi/Di luar RS.
3) Ada bukti dalam Unit Rekam Medis
a) Bon peminjaman rekam medis.
b) Buku registrasi peminjaman rekam medis.
c) Tracer di lokasi/rak penyimpanan.
 Jangka Waktu Peminjaman
Jangka waktu peminjaman rekam medis, untuk
pelayanan:
1) Rawat jalan; berkas rekam medis harus
kembali ke ruang penyimpanan pada setiap
akhir jam kerja di poliklinik.
2) Rawat inap; berkas rekam medis harus
kembali dari bangsal atau ruang perawatan
2x24 jam / 2 hari.