SISTEM PENJAJARAN REKAM MEDIS

Sehubungan dengan dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia,
maka setiap lembar formulir dokumen rekam medis harus dilindungi dengan cara dimasukan
ke dalam folder atau map sehingga setiap folder berisi data dan informasi hasil pelayanan
yang diperoleh pasien secara individu. Untuk kepentingan penyimpanan, folder dokumen
rekam medis tidak sama dengan folder atau map pada umumnya. Pada dokumen rekam medis
memiliki lidah yang digunakan untuk menulis nomor rekam medis dan menempelkan kode
warnanya. Ketika folder disimpan, lidah tersebut ditonjolkan keluar sehingga akan tampak
nomor rekam medis kode warna diantara folder-folder dokumen rekam medis.
Penyimpanan dokumen rekam medis bertujuan untuk:
1. Mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali dokumen rekam medis yang
disimpan di rak filing.
2. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan
3. Mudah pengembaliannya
4. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik, kimiawi
dan biologi.

A. PENGERTIAN SISTEM PENJAJARAN

Penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus agar
rujukan dan pengambilan kembali (retrieve) menjadi mudah dan cepat.
Dokumen rekam medis yang disimpan kedalam rak penyimpanan tidak ditumpuk
melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain.

Penjajaran dokumen rekam medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 cara
yaitu :

1. Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

 Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam
medis dengan mensejajarkan folderdokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung
nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.
14 20 94
Primer Sekunder Tersier
(Primary Digits) (Secondary Digits) (Tertiary Digits)

Kelebihan :
Bila ingin mengambil beberapa dokumen dengan nomor yang berurutan dari rak untuk
keperluan pendidikan, penelitian atau di non aktifkan akan sangat mudah.
Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut.

Kekurangan :
Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi
kekeliruan dalam penyimpanan makin besar angka yang diperhatikan, makin besar
kemungkinan membuat kesalahan.
Terjadinya konsentrasi Dokumen rekam medis (DRM) pada rak penyimpanan untuk nomor
besar, yaitu rekam medis dengan nomor terbaru, sehingga beberapa petugas yang bekerja
bersamaan akan berdesak-desakan di satu tempat.
Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena tidak mungkin memberikan
tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.
Petugas sulit ditentukan seksi yang menjadi tanggung jawabnya
Pekerjaan tidak tersebar merata diantara petugas
Kesulitan dalam penerapan standarisasi atau mengontrolnya
Makin besar angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan membuat kesalahan
Terjadinya konsentrasi petugas pada rak penyimpanan untuk nomor terbesar
Petugas saling berhimpitan apabila mengambil dokumen pada sub rak yang sama

Contoh nomor rekam madis :

20 94 13 20 94 23 20 94 33
20 94 14 20 94 24 20 94 34
20 94 15 20 94 25 20 94 35
20 94 16 20 94 26 20 94 36
 20 94 17 20 94 27 20 94 37

2. Sistem Angka Akhir ( Terminal DigitFiling )

Penyimpanan dengan cara angka akhir disebut dengan Terminal Digit Filing . Sistem
penjajaran dengan sistem angka akhir atau TDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen
rekam medis dengan mensejajarkan urutan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan
nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih
dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 (section) sesuai dengan
2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari section 00;01;02 dan seterusnya sampai section
99.
Kemudian cara menyimpannya pada setiap section diisi dengan folder dokumem rekam
medis dengan nomor rekam medis dengan 2 angka kelompok akhir yang sama sebagai digit
pertama (Primary Digit ) sebagai patokan.
Selanjutnya secara berturut-turut (dibelakangnya) dengan berpatokan pada 2 angka
kelompok tengah sebagai digit kedua (Secondary Digit ) dan patokan berikutnya pada 2
angka kelompok akhir sebagai digit ketiga (Tertiary Digit ).

Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dengan mensejajarkanfolder/dokumen rekam medis berdasarkan
urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.

14 20 94
Tersier Sekunder Primer
(Tertiary Digits) (Secondary Digits) (Primary Digits)

Kekurangan :
a. Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok
(section) di dalam rak penyimpanan.
b. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakan di satu tempat dimana
rekam medis harus disimpan di rak.
c. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada
4 petugar masing-masing diserahi 25 persen dari total section.
d. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam
medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak
dokumen rekam medis.
e. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada
saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.
f. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak
kosong.
g. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak).
h. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya
memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak sehingga jarang
terjadi kekeliruan membaca angka.

Kekurangan :
a. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin
lebih lama dibandingkan latihan dengan sistem penomoran langsung,tetapi umumnya petugas
dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama.
b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih
dahulu.

Contoh nomor rekam medis :

13 20 94 23 20 94 33 20 94
14 20 94 24 20 94 34 20 94
15 20 94 25 20 94 35 20 94
16 20 94 26 20 94 36 20 94
17 20 94 27 20 94 37 20 94
18 20 94 28 20 94 38 20 94
19 20 94 29 20 94 39 20 94
20 20 94 30 20 94 40 20 94

3. Sistem Angka Tengah ( Middle Digit Filing )

Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem
penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis
berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan
kekurangan sistem ini sama dengan TDF namun yang membedakan adalah angka yang
terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri
menjadi angka kedua, dan angka yang paling kanan menjadi yang ketiga.

Mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2
angka kelompok tengah.

14 20 94
Sekunder Primer Tersier
(Secondary Digits) (Primary Digits) (Tertiary Digits)

Kelebihan :
1) Konvensi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah, berkas dapat
ditransfer dengan blok terdiri dari 100 charts
2) Sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada rak penyimpanan
3) Kejadian misfiled dapat dihindari
4) Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk masing-masing section

Kekurangan :
1) Lebih lama dalam melatih petugas yang melaksanakan penjajaran
2) Membutuhkan biaya awal lebih besar harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih
dahulu

Contoh nomor rekam medis :

20 94 13 21 94 13 22 94 13
20 94 14 21 94 14 22 94 14
20 94 15 21 94 15 22 94 15
20 94 16 21 94 16 22 94 16
20 94 17 21 94 17 22 94 17
20 94 18 21 94 18 22 94 18
20 94 19 21 94 19 22 94 19
20 94 20 21 94 20 22 94 20

Contoh sistem penjajaran :

SNF TDF MDF
01 25 75
30 65 25
01 25 75
01 25 76
30 65 26
01 25 76
02 25 75
01 25 75
02 25 75
02 25 76
02 25 75
02 25 76
30 65 25
01 25 76
30 65 25
30 65 26
02 25 76
30 65 26

Warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan. Misalnya
pada nomor rekam medis 2 angka kelompok akhir adalah 21 maka, di bawah nomor akan
ditempel warna kuning dan ungu.
 B. PENCEGAHAN SALAH LETAK DOKUMEN REKAM MEDIS ( Misfile )
DENGAN
KODE WARNA
Penyimpanan dokumen rekam medis sering kali terjadi kesalahan letak. Hal ini terjadi
karena banyaknya dokumen rekam medis yang harus di ambil dan disimpan setiap hari.
Untuk mengatasi hal tersebut, maka sistem penjajaran TDF dan MDF dapat diberi kode
warna sesuai dengan 2 angka kelompok yang digunakan patokan panyimpanan (untuk TDF 2
angka kelompok akhir sedangkan untuk MDF dengan 2 angka kelompok tengah ).
Kode warna yang dimaksud adalah setiap angka diberi warna tertentu yaitu :
Angka Warna
1 Purple = ungu
2 Yellow = kuning
3 Dark green = hijau tua
4 Orange = orange
5 Light blue = biru muda
6 Born = coklat
7 Cerise = kemerahan
8 Light green = hijau muda
9 Red = merah
0 Dark blue = biru tua
Warna-warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan.

C. TRACER
Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk pengganti dokumen rekam
medis yang diambil dari rak penyimpanan untuk digunakan berbagai keperluan.
Isi atau data pada tracer :
- Nomor rekam medis
- Tanggal peminjaman
- Tanggal pengembalian
- Unit atau orang yang menggunakan

Keperluan :
1. Pengendalian dokumen rekam medis yang telah disimpan.
 Dokumen rekam medis yang telah disimpan selalu akan digunakan kembali untuk
keperluan pelayanan, pelatihan dan lain-lain. Agar dokumen rekam medis yang keluar dari
rak filing tersebut dapat dikendalikan sehingga mudah diketahui keberadaan dan
penggunaannya, maka setiap pengambilan dokumen rekam medis harus disisipi tracer.
Tracer atau kartu petunjuk yaitu kartu yang digunakan untuk mengganti dokumen rekam
medis yang diambil untuk digunakan berbagai keperluan. Setiap dokumen rekam medis akan
diambil, maka pada tracer harus dicatat:
1. Nomor rekam medis dan nama pasien yang bersangkutan
2. Tanggal pengambilan
3. Digunakan oleh siapa
4. Digunakan untuk apa
5. Dan dimana (unit pelayanan apa)

Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan dokumen rekam

medis, bermanfaat pula untuk menhitung tingkat penggunaan dokumen rekam medis per
periode waktu (misalnya perbulan). Cara menghitungnya dengan menggunakan rumus :
Selain tingkat penggunaan dokumen rekam mdis secara umum tersebut, dapat pula
dihitung tingkat penggunaan berdasarkan tujuan penggunaan atau unit penggunaan dengan
cara yang sama. Tingkat penggunaan dokumen rekam medis tersebut bermanfaat untuk
mengukur aktifitas filing yang digunakan untuk perencanaan tenaga dan sarana penyimpanan
dokumen rekam medis.

2. Pengendalian ketidaklengkapan isi rekam medis

Sistem pengendalian ketidaklengkapan isi rekam medis yaitu suatu sistem yang
bertujuan mengendalikan dokumen rekam medis yang dikembalikan ke unit pencatatan data
rekam medis untuk dilengkapi isi datanya perlembar formulir sehingga dapat diketahui
dimana dokumen rekam medis tersebut berada dan kapan diserahkan serta kapan
dikembalikan ke asembling lagi.
Pengendalian tersebut diawali dengan kegiatan penelitian isi data rekam medis pada
setiap lembar formulir rekam medis yang telah diserahkan ke unit rekam medis.
Ketidaklengkapan isi tersebut dicatat pada kartu kendali dan kertas kecil.SISTEM
PENJAJARAN REKAM MEDIS