BUKU PEDOMAN PENYELENGGARAAN

REKAM MEDIS

REVISI 1

RSU BIDADARI BINJAI

JL.PERINTIS KEMERDEKAAN NO. 174 A
KEBUN LADA
BINJAI
2019
 2. Penyimpanan Rekam Medis

A. Sistem Sentralisasi

RSU Bidadari menggunakan sistem penyimpanan dokumen rekam medis secara sentralisasi
yaitu menyimpan berkas rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan
kunjungan poliklinik maupun catatan-catatan selama pasien dirawat.
Kelebihan sistem penyimpanan ini yaitu:
a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis.
b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
c. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
d. Mudah menerapkan sistem unit record.

Kekurangan sistem penyimpanan ini yaitu:

a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat nginap.
b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam.

B. Sistem penyimpanan angka akhir

RSU Bidadari memakai Sistem penjajaran dengan angka akhir atau yang disebut Terminal
Digit filing (TDF) yaitu suatu penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.
Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya
menjadi 100 section sesuai 2 angka kelompok terakhir dimulai dari section 00, 01, 02 dan
seterusnya sampai 99. Kelebihan menggunakan sistem ini yaitu:
a. Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke-100 kelompok
(section) di dalam rak penyimpanan.
b. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desak di suatu tempat dimana
rekam medis harus disimpan di rak.
c. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu.
d. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam
medis yang hampir sama setiap harinya untuk setiap section sehingga mudah mengingat
letak dokumen rekam medis.
e. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada
saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut.
f. Jumlah rekam medis utuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak
kosong.
g. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak).

57
h. Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya
memperhatikan 2 angka saja dalam memasukan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang
terjadi kekeliruan membaca angka.

Kekurangan sistem ini, yaitu:

a. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem angka akhir, mungkin
lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung, tetapi umunya
petugas dapat dilatih dalam waktu yang tidak terlalu lama.
b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih
dahulu.

Contoh nomor rekam medis :

13 20 94 23 20 94 33 20 94

14 20 94 24 20 94 34 20 94

15 20 94 25 20 94 35 20 94

16 20 94 26 20 94 36 20 94

17 20 94 27 20 94 37 20 94

18 20 94 28 20 94 38 20 94

19 20 94 29 20 94 39 20 94

20 20 94 30 20 94 40 20 94

58