PENGELOLAAN

SISTEM REKAM
MEDIS

BY
Rumsilah, SKM
 SISTEM PENOMORAN

Sistem pengarsipan RM umumnya

dilakukan berdasarkan penomoran RM
pasien.
Pengarsipan secara alfabetik nama
pasien sering terjadi kesalahan
dibanding dengan sistem penomoran.
 SISTEM PENOMORAN

RM umumnya disimpan berdasarkan nomor

 Sistem penomoran ada 3 jenis :

Cara Cara Unit Cara Seri

Seri(SNS) (UNS) Unit(SUNS)
Setiap pasien Setiap ps yg Gab. Sist.seri
mendapat berkunjuing dan unit.Setiap
no.baru setiap diberi satu ps dtg ke RS
kunjungan ke no.RM baik utk diberikan 1
RS RI maupun RJ nomor.Digab.
dan disimpan di
RM yg terbaru
shg RM tetap 1
 SNS (Seri Numbering System)
keuntungan kerugian

Mudah digunakan -Kronologis peny.pasien

•Pasien cepat dilayani tdk ada
-RM pasien tersebar
diberbagai no RM
-Tempat penyimpanan
mjd cepat penuh
 SUNS (Serial Unit Numbering System)
Keuntungan Kerugian
-Tetap bisa -Diperlukanwaktu
menciptakan 1 berkas untuk mencabut no.RM
RM yg lama
-Retensi RM mjd lebih -Selalu mengulang
mudah krn RM dgn pemberian nomor baru
no.kecil akan terletak
didalam kelompok file
lama
 UNS ( Unit Numbering System)
Keuntungan Kerugian
-RM pasien terpusat di -Waktu pendaftaran
1 berkas, kronologis lama
penyakit lbh mudah -RM yg tebal akan
diketahui dibuat berjilid (1,2, 3,
-Mengurangi pekerjaan dst)
menyatukan RM yang - Sulit memilih RM
terpisah inaktif
 Sistem Penomoran Rekam Medis
(WHO, 2002)

 Satu rekam medis akan disimpan dalam satu folder

 Nomor akan digunakan bukan hanya saat pasien berobat,
namun digunakan sepanjang ia akan berobat ke rumah sakit
tersebut.
 MRN dapat digunakan antar RS antar negara dan digunakan
untuk merujuk.
 Medical Record Number ( MRN) nomor identifikasi tetap
terdiri dari berbagai macam seperti nomor RS, nomor
identifikasi pasien, nomor unit atau nomor rekam medis
SISTEM PENJAJARAN
 SYSTEM PENJAJARAN
Adalah sistem penataan RM dlm suatu
skuens yg khusus agar rujukan dan
pengambilan kembali (retrieve) menjadi
mudah & cepat.
 SYSTEM PENJAJARAN
Ada 3 cara :
1. Alfabetik
2. Alfanumerik
3. Numerik (penomoran)
SYSTEM PENJAJARAN PENOMORAN

A. SISTIM NOMOR LANGSUNG (STRAIGHT

NUMERICAL FILLING)
B. SISTIM ANGKA AKHIR (TERMINAL
DIGIT FILING)
C. SISTIM ANGKA TENGAH (MIDDLE
DIGIT FILING)
 NOMOR LANGSUNG
14 - 20 - 94
Primer Sekunder Tertier
Keuntungan :
1. Baik utk klinik /puskesmas dgn pasien RJ kurang 50 org
2. Mudah utk mengajar petugas penjajaran
Kekurangan :
1. Kepada petugas sulit ditentukan seksi yg menjadi tanggung
jawabnya
2. Pekerjaan tdk tersebar rata diantara petugas
3. Kesalahan menjajar akan sulit mencari/mengontrolnya.
 NOMOR LANGSUNG
20 94 13 20 94 23 20 94 33
20 94 14 20 94 24 20 94 34
20 94 15 20 94 25 20 94 35
20 94 16 20 94 26 20 94 36
20 94 17 20 94 27 20 94 37
20 94 18 20 94 28 20 94 38
20 94 19 20 94 29 20 94 39
20 94 20 20 94 30 20 94 40
20 94 21 20 94 31 20 94 41
20 94 22 20 94 32 20 94 42
NOMOR LANGSUNG
 MIDDLE DIGIT FILING
14 - 20 - 94
Sekunder Primer Tertier
Keuntungan :
1. Tidak beda dengan terminal digit filing
2. Konversi dari sistem penjajaran straight numerical lebih mudah,
berkas dpt ditransfer dgn blok terdiri dari 100 charts
Kelemahan:
1. Lebih sulit dipelajari drpd terminal digit filing & no lgs
2. Tidak efektif utk penomoran lebih dari enam digits
3. Tidak ada distribusi merata, dlm rak file akan ada lowong-
lowong krn file lama diangkat utk dipindah ke file inaktif
 MIDDLE DIGIT FILING
20 94 13 21 94 13 22 94 13
20 94 14 21 94 14 22 94 14
20 94 15 21 94 15 22 94 15
20 94 16 21 94 16 22 94 16
20 94 17 21 94 17 22 94 17
20 94 18 21 94 18 22 94 18
20 94 19 21 94 19 22 94 19
20 94 20 21 94 20 22 94 20
20 94 21 21 94 21 22 94 21
20 94 22 21 94 22 22 94 22
MIDDLE DIGIT FILING
 TERMINAL DIGIT FILING
14 - 20 - 94
Tertier Sekunder Primer
Keuntungan :
1. RM akan tersebar di 100 seksi
2. Bila ada RM baru ke 100 baru akan menambah file dijajaran
seksi primer yg sama
3. Tidak akan terjadi kongesti petugas wkt kerja
4. Kepada petugas bisa ditentukan seksi yg menjadi tanggung
jawabnya
5. Pekerjaan akan tersebar rata diantara petugas
6. Kesalahan menjajar akan terkurangi
 TERMINAL DIGIT FILING
Kelemahan :
Perlu waktu untuk melatih petugas
 TERMINAL DIGIT FILING
13 20 94 02 21 94 11 21 94
14 20 94 03 21 94 12 21 94
15 20 94 04 21 94 13 21 94
16 20 94 05 21 94 14 21 94
17 20 94 06 21 94 15 21 94
18 20 94 07 21 94 16 21 94
19 20 94 08 21 94 17 21 94
00 21 94 09 21 94 18 21 94
01 21 94 10 21 94 19 21 94
TERMINAL DIGIT FILING
TERIMA KASIH