BIODATA

 Nama : Muhammad Aldafikin, S.KM., M.P.H.

 Pendidikan :
  S-1 Kesehatan Masyarakat (Sistem Informasi Kesehatan dan
Rekam Medis) - STIKES Surya Global Yogyakarta
 S-2 Kesehatan Masyarakat (Magister Manajemen Rumah Sakit) -
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
 Pengalaman Kerja :
 RS Happy Land Yogyakarta
 RS Siloam Palembang
 BBKPM Bandung – UPF Cianjur
Sistem

Penyimpanan dan
Penjajaran
Rekam Medis
Muhammad Aldafikin, M.P.H.
 KRITERIA Unit RM YANG
MEMENUHI STANDAR( ) IFHRO

1. LOKASI : Memungkinkan retrieval

dan distribusi RM dapat CEPAT terlaksana
2. LUAS : Kantor dan Tempat kerja
cukup luas bagi staf dan personel berwenang
lainnya
3. GUDANG : Cukup luas untuk
menampung RM aktif & inaktif
4. AMAN : Thd kemungkinan RM
hilang, rusak atau terambil oleh orang yg
tak berhak pada lokasi penyimpanan
 Filing yg baik meupakan kunci keberhasilan dan kebaikan
manajemen rekam medis
 Kegiatan pelayanan di RS sangat terpengaruh oleh
buruknya manajemen pelayanan RM
 UKRM harus mampu menerapkan sistem dan prosedur yg
menjamin produk efisiensi RM dalam menunjang pealayan
lain di RS.
 Rekam medis harus senantiasa tersedia bila diperlukan bagi
asuhan pasien.
 A. SISTEM
PENYIMPANAN
LOKASI PENYIMPANAN RM
A. SENTRALISASI B. DESENTRALISASI
 RM disimpan di satu  RM disimpan di
lokasi dalam satu nomor beberapa lokasi
dalam 1 folder penyimpanan (RM
 Tujuan Utama : RM Rawat Jalan terpisah dg
berkesinambungan dan RM Rawat Inap)
tersedia setiap saat
diperlukan dengan  Bisa dg satu nomor
lengkap. yang sama atau dengan
nomor yang berbeda.
 Keuntungan
SENTRALISASI

1. Seluruh informasi tentang asuhan

pasien tersimpan dlm satu tempat
2. Mengurangi duplikasi informasi
3. Pengawasan lebih mudah
4. Implementasi segala prosedur
administrasi RM bisa terlaksana
5. Standarisasi tenaga & supervisi lebih
efisien.
 Kekurangan
SENTRALISASI

• Petugas lebih sibuk, karena

menangani RM RI + RJ
• RM harus buka 24 jam
 Keuntungan
DESENTRALISASI

• Efisien waktu, shg pasien mendapat

pelayanan lebih cepat
• Beban kerja petugas lebih ringan
 Kekurangan
DESENTRALISASI

• Terjadi duplikasi pembuatan RM

• Biaya yg diperlukan lebih besar untuk
SDM, peralatan dan ruangan
 B. SISTEM
PENJAJARAN
 Pengertian
Sistem Penjajaran RM

PENATAAN REKAM MEDIS

DALAM SUATU SEKUENS YG
KHUSUS AGAR RUJUKAN DAN
RETRIEVAL MENJADI MUDAH,
CEPAT dan TEPAT.
Tujuan
Sistem Penjajaran
 enyediakan RM yang lengkap pada saat
dibutuhkan
 enghindari pemborosan waktu & tenaga

 emanfaatkan tempat / sarana yang ada

 engamankan /melindungi RM
 elindungi informasi (kerahasiaan isi
RM)
 Jenis
Sistem Penjajaran
1. ALFABETIS
2. NUMERIK :
 Straight
Numerical
 Terminal Digit Filing

 Middle Digit Filing

3. SUBYEK (KASUS)
4. WILAYAH FAMILY FOLDER
 Sistem ALFABETIS
 Memakan waktu kerja lama dan beresiko tinggi timbulnya eror
(nama berubah, salah eja dll)
 Tidak ada kontrol terhadap area yang akan dimanfaatkan karena
tidak mungkin memperkirakan RM baru mana yang akan
disimpan.
 Sulit merencanakan tempat penyimpanan karena Nama tidak
mungkin disebar merata ke area penyimpanan
 Sulit mencegah kongesti di suatu tempat dan mendorong file
yang ada bila suatu lokasi sudah padat.
 Petugas harus memperhatikan huruf per huruf dalam
menyimpan suatu RM (seperti kamus)
 Cocok hanya untuk pelayanan yg jumlahnya kecil,(Praktek
dokter)
Sistem NUMERIK
a. Straight Numerical (Urut langsung)
Pada sistem ini RM akan disimpan urut seri
nomor sbb.

8984 108264
8985 108265
8986
108266
8986 108267
8987 108268
8988
108269
Keuntungan :

1. Petugas biasa dengan cara ini dan

mudah dilatih
2. Mudah retriew untuk keperluan
riset urut waktu
3. Mudah memilah RM inaktif
Kelemahan :

1. Mudah misfile
2. Mudah salah menstranskrip nomor BILA
SALAH TULIS (CONTOH 1 DITULIS 7)
3. Mudah untuk transpose bila nomor tertulis
terbalik (misal: 19435 tertulis 19453)
4. Nomor yang besar adalah nomor terbaru
file aktif akan terkumpul padat pada lokasi file
yg sama
5. Sulit mempekerjakan dan membagi kepada
banyak petugas karena akan berdesakan pada
lokasi yg sama.
 Sistem NUMERIK
b. Sistem Terminal Digit Filing
 Pada FILE TDF ada 100 SEKSI PRIMER (Primary Section)
mulai dari 00 – 99
 Petugas memperhatikan dulu kelompok no digit primernya
Misalnya : 14 20 94 harus disimpan di seksi 94
23 42 04 harus disimpan di seksi 04
 Di dalam suatu seksi primer ada 100 seksi sekunder yg juga
dimulai dari 00 – 99
 Nomor 14 20 94 akan tersimpan pada seksi 20-94

 Di dalam seksi 2094 akan disimpan urut tersiernya.

 b. Sistem Terminal Digit Filing (Lanjutan)

 Pada TDF suatu angka akan dibagi menjadi 3 bagian :

 Bagian 1 = Digit PRIMER (2 angka paling kanan)
 Bagian 2 = Digit SEKUNDER (2 angka di bag tengah)
 Bagian 3 = Digit TERSIER (2 atau lebih angka tepi kiri)
Contoh :
14 - 20 - 94
Tersier Sekunder Primer
(Tertiary digit) (Sendary Digit) (Primary digit)
 b. Sistem Terminal Digit Filing (Lanjutan)

 13 20 94  03 21 94  13 21 94
 14 20 94  04 21 94  15 21 94
 15 20 94  05 21 94  16 21 94
 16 20 94  06 21 94  22 21 94
 17 20 94  07 21 94  31 21 94
 18 20 94  08 21 94  45 21 94
 19 20 94  09 21 94  54 21 94
 00 21 94  10 21 94  87 21 94
 01 21 94  11 21 94  90 82 94
 02 21 94  12 21 94  99 99 94
 Keuntungan TDF:

1. RM akan tersebar di 100 seksi secara merata

2. Tidak akan terjadi kongesti petugas pd waktu
kerja
3. kepada petugas bisa ditentukan seksi yang
menjadi tanggungjawabnya
4. Pekerjaan akan tersebar rata di antara petugas
5. Misfile akan terkurangi (apalagi bila dengan kode
warna)
 Kelemahan TDF:

1. Tidak ada distribusi petugas secara merata

2. Banyak blok akan lowong karena dipindah
ke file inaktif
 Sistem NUMERIK
c. Sistem Middle Digit Filing

Hampir sama dengan TDF hanya Pada Metode ini yg disebut

primer adalah kelompok angka tengah, sekunder sebelah
kirinya dan paling kanan adalah kelompok angka tersier.

Contoh :
15 - 20 - 12
Sekunder Primer Tersier
 c. Sistem Middle Digit Filing (Lanjutan)

 15 20 12  15 20 22  15 20 50
 15 20 13  15 20 23  15 20 53
 15 20 14  15 20 24  15 20 89
 15 20 15  15 20 25  15 20 99
 15 20 16  15 20 26  15 21 00
 15 20 17  15 20 27  15 21 01
 15 20 18  15 20 28  15 21 02
 15 20 19  15 20 29  15 21 03
 15 20 20  15 20 30  15 21 04
 15 20 21  15 20 49  15 21 05
Keuntungan MDF:

1. Konversi dari Straight Numerical

lebih mudah
2. RM dapat ditransfer dengan blok
(seksi) terdiri dari 100
 Kelemahan MDF:

1. Sulit dipelajari daripada TDF & SN

2. Tidak ada distribusi petugas secara merata
3. Banyak blok akan lowong karena dipindah
ke file inaktif
4. Tidak bisa dipakai bila nomor terdiri lebih
dari 6 angka
 JENIS SISTEM
PENYIMPANAN LAINNYA
3. SUBYEK (KASUS)

4. WILAYAH FAMILY FOLDER

 MASALAH KHUSUS
1. Loose Sheet
 Hasil laboratorium
 Surat-surat
Yg datang belakangan
2. Volumous Record:
 Rekam medis yg tebal perlu dibagi dalam 2 atau lebih
volume
3. Special flagging (Penanda Khusus)
4. Pusat Rekam Satelit (Satellite Record Centers)
5. Berkas RM dg kondisi map/sampul/folder rusak
(Damaged  Records)
6. Terjadi kepadatan di suatu Area penyimpanan
 Cara Perubahan Angka langsung ke Angka
Tengah atau Angka Akhir

 Tentukan satu tanggal untuk memulai perubahan, sebaiknya awal

tahun atau pada saat akan pindah keruang penyimpanan yang baru
 Jika perubahan bersamaan dengan perpindahan ruangan maka
rekam medis seluruhnya dibawa ke ruangan baru dan dilakukan :
o Menyiapkan tempat penyimpanan dengan pembagian seksi-seksi
o Rekam medis disortir kemudian dikelompokan menurut kelompok
angka pertama, kelompok angka kedua dan kelompok angka ketiga
o Memasukan rekam medis sesuai dengan kelompok seksi
 Cara Perubahan Angka langsung ke Angka
Tengah atau Angka Akhir

 Jika ruangan tidak berubah maka :

o Semua rekam medis dikeluarkan semua
o Menyiapkan tempat penyimpanan dengan menata ulang
pembatasan sesuai dengan seksi – seksi kelompok angka di sistem
angka tengah dan akhir
o Rekam medis disortir kemudian dikelompokan menurut kelompok
angka pertama, kelompok angka kedua dan kelompok angka
ketiga
o Memasukan rekam me dis sesuai dengan kelompok seksi
 Cara Perubahan Angka langsung ke Angka
Tengah atau Angka Akhir

 Ketika melakukan sortir untuk pemindahan dari angka langsung

ke angka tengah dan angka akhir harus diperhatikan ;
o Jangan mengganggu pelayanan/kegiatan rutin jalan terus
o Pengamatan terhadap rekam medis yang keliru meyimpan
o Memastikan/mengecek bahwa semua nomor harus ada dalam satu
section, jika ada yang tidak ada ditempatnya diberi tanda dimana
rekam medis itu berada
o Gantikan sampul yang rusak dengan sampul map yang baru
o Semua nama dan nomor rekam medis diceks dengan indeks
nomor atau register pasien
C. SISTEM
KONTROL
 Sistem kontrol
 Semua RM yg diambil dari rak
penyimpanan dipakai untuk kepeluan dan
alasan apapun harus dapat dilacak kembali.
 Pelaksanaan menggunakan TRACER atau
OUTGUIDE
 Personil di RS berkewajiban
mengembalikan RM ke Unit RM dan tidak
mengirimkan ke tempat lain tanpa
meberitahu Bag RM
1. Peraturan Peminjaman

a. RM tidak boleh dipindah dari unit RM kecuali untuk asuhan

pasien
b. Semua RM yg dikirim ke Klinik maupun Bangsal hrus
dicatat.
c. Semua RM harus dikembalikan ke Unit RM setelah selesai
pelayanan Klinik, Untuk bangsal 24 Jam stlh Pasien pulang.
d. RM untuk riset dibaca di Ruang RM

Ka Unit RM perlu kembangkan prosedur yg mengatur

pengawasan masuk keluarnya RM
 2. Permintaan RM
1. Untuk pelayanan di Klinik , sebaiknya dengan perjanjian
2. Permintaan untuk riset, SKM, termasuk dlm perlayanan rutin
3. Permintaan bukan rutin diproses sesegera mungkin
4. Permintaan cito dg telp, petugas RM diminta menyelesaikan
prosedurnya.
5. Requisition slip berisi : Nama dan Nomor RM pasien, tujuan,
tanggal dan lain yg diperlukan.
6. Bila RM yg dipinjam berpindah tempat, harus beritahu Bag
RM  untuk rubah data pada tracer.
3. Pelacak otomatis

Dengan bantuan komputer akan

memudahkan dan mengurangi jam kerja
rutin.
 4. Color Coding

a. Diletakkan di sampul bagian samping

b. Dilakukan untuk mencegah kesalahan
penyimpananan ( Misfile)
c. Baik dilaksanakan untuk sistem Terminal Digit
Fiiling atau Mddle Digit Filing
d. Mengingat angka dari 0 – 9 maka kode warna
digunakan sebanyak 10 warna
 Contoh Kode Warna

Nul Lima
Satu Enam
Dua Tujuh
Tiga Delapan
Empat Sembilan
 5. Pengawasan RM lainnya.
a. RM yg belum disimpan harus disortir terlebih dahulu
(mengurangi misfile)
b. Tersedia buku atau catatan peminjaman RM
c. Setiap RM yang sedang digunakan harus terletak di atas
meja (tidak boleh disimpan dalam laci atau filing cabinet)
d. Petugas filing harus diberi tanggungjawab thd bagian lokasi
file tertentu, ia harus memelihara kerapian dan kebersihan
lokasi terkait, turin mengecek keberadaan masing0-masing
RM serta melihat apakah ada yang misfile atau rekam medis
yg belum kembali.
 6. Peraturan Penyimpanan lainnya.

a. RM yg belum disimpan harus disortir terlebih dahulu

(mengurangi misfile dan mempermudah penemuan kembali
bila belum dimasukkan ke rak)
b. Hanya petugas yg berwenang yang berhak menaruh dan
mengambil RM
c. RM yang sampulnya rusak atau robek , atau lembar yg lepas
harus seger adi ganti/ dibenahi.
d. Petugas file bertnanggungjawab thd kebersihan dan
kerapihan lokasi file.
 Daftar Pustaka

Departemen Kesehatan, 1997, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah

Sakit di Indonesia, Jakarta: Dirjen. Pelayanan Medik.
Huffman, Edna K., 1994, Health Information Management, 10th ed.
Chicago: Physicians Record Co.
Wijaya, Lyli & Dewi, Deasy Rosmala, 2017, Manajemen Informasi
Kesehatan II : Sistem dan Sub Sistem Pelayanan RMIK, Jakarta: Pusat
Pendidikan Sumber Daya Kesehatan.
DAN