PENGARSIPAN

BY : DEWI OKTAVIA, M.KES

ALLPPT.com _ Free PowerPoint Templates, Diagrams and Charts

Jenis-jenis pengarsipan

Straight
Middle digit numeric
filing

Terminal digit filing

Stright Numeric Filing = SNF

Pengarsipan nomor urut adalah pengarsipan catat

an medis secara kronologis sesuai dengan nomor
catatan.
 Kelebihan dan kekurangan SNF
Kelebihan
• Mudah mengambil berkas
yg byk dari rak aktif dan tdk
aktif
• Mudah dimengerti bagi
tenaga baru
Kekurangan
• Petugas harus melihat seluruh angka
shg mudah keliru spt Kesalahan letak
mudah terjadi
• Salah posisi (transposisi) angka sering
terjadi
contoh : Transposisi
465426 menjadi 464526
• Petugas yang mengarsipkan catatan
pada saat yang sama di area tersebut
akan saling menghalangi atau
berbenturan.
• Kontrol mutu pengarsipan susah
dilakukan.
Contoh SNF
SNF = Sistem penjajaran penomoran langsung
contoh :
260360,
260361,
260362,..........dst

ATAU
465023
465024
465025
465026
primer-sekunder-tersier (P-S-T)
Terminal Digit Filing

Pengarsipan angka
terakhir adalah cara
pengarsipan yang
sederhana namun
akurat yang Contoh:
meningkatkan
produktivitas petugas. - 46-52-02 98-05-26 98-99-30
- 47-52-02 99-05-26 99-99-30
- 48-52-02 00-06-26 00-00-31
- 49-52-02 01-06-26 01-00-31
(Tersier-sekunder-primer) = TSP
KEUNTUNGAN TDF

- Menghilangkan kepadatan yang timbul

- Volume catatan di setiap seksi primer dapat dik
ontrol
- Celah-celah besar pada arsip yang memerlukan
penggeseran catatan ke belakang dapat dihind
arkan.
 KEUNTUNGAN VS KERUGIAN TDF
Keuntungan : kerugian
 Pertambahan Jumlah rekam redis selalu tersebar secara
merata ke 100 kelompok di dalam rak penyimpanan • Latihan dan bimbingan bagi petugas
 Petugas penyimpanan tidak akan berdesak-desakan penyimpanan dalam hal sistem
disatu tempat area rak penyimpanan
 Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah
angka akhir, mungkin lebih lama
section tertentu sehingga pekerjaan akan terbagi rata, dibandingkan latihan dengan sistem
misal ada 4 petugas masing-masing diserahi bagian 00-
24, bagian 25-49, bagian 50-74 dan bagian 75-99 penomoran langsung,tetapi
 Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak umumnya petugas dapat dilatih
penyimpanan dari setiap section pada saat ditambahnya dalam waktu yang tidak terlalu lama.
rekam medis baru di section tersebut
 Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol • Membutuhkan biaya awal lebih
dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong
besar karena harus menyiapkan rak
 Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis akan
membantu memudahkan dalam perencanaan peralatan penyimpanan terlebih dahulu yg
penyimpanan (jumlah rak) memerlukan tempat/ruang yg lebih
 Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah
 Hanya melihat angka pertama dg rak yg mudah dihafal
besar dan RM yg tebal
 Lebih mudah, efisien, dan efektf
Middle digit filing (MDF)

Pengarsipan angka tengah merupakan alternatif

pengarsipan angka terakhir. Pada pengarsipan
angka tengah dengan nomor enam angka,
angka tengah merupakan digit primer.

CONTOH :
56-78-96
56-78-97
57-78-00
99-78-96
99-78-99
(sekunder-primer-tersier) = S-P-T
 Middle digit filing (MDF)
Keuntungan
 Penggantian dari sistem nomor
langsung ke sistem angka tengah
lebih mudah karena angka yang
berubah sama-sama angka yang
posisinya paling kanan/terakhir
 Memudahkan pengambilan 100
buah rekam medis yang
nomornya berurutan
 Petugas penyimpanan dapat
dibagi sehingga kekeliruan
penyimpanan dapat dicegah
Kelemahan
 Memerlukan latihan dan
bimbingan yang lebih lama
 Terjadi rak-rak yang kosong pada
beberapa section, apabila rekam
medis dialihkan ke tempat
penyimpanan tidak aktif
 Tidak bisa digunakan untuk
nomor yang lebih dari 6 angka
 PERUBAHAN KE PENGARSIPAN
ANGKA TERAKHIR ATAU TENGAH
• Pengarsipan perubahan angka terakhir dilakukan pada awal tah
un baru atau ketika pindah ke area baru
• Kalau saat itu arsip lama tidak diubah, RM tersebut dapat diba
wa ke area angka terakhir ketika pasien readmisi ke fasilitas.
• kalau bagian/lokasi penyimpanan tidak pindah, semua catatan
harus dikeluarkan dulu sebelum pedoman seksi (section guides)
dipasang.
• Pada saat pengubahan arsip, semua catatan harus disortir, pert
ama menurut angka primer, lalu angka sekunder, dan terakhir a
ngka tertier.
PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
CATATAN
Bagian Informasi Kesehatan harus :
memiliki ruangan dan peralatan yang cukup untuk
menyimpan catatan medis agar :
mudah diambil ketika diperlukan.

 Perlengkapan arsip,
 pencahayaan,
 kontrol suhu, membantu produktifitas
 bahan, petugas pengarsipan.
 dan keamanan yang
cukup
 akan
PERLENGKAPAN PENYIMPANAN
CATATAN
Rak terbuka dan kabinet arsip lim laci

 Rak terbuka dan kabinet arsip lima laci merupakan unit p

enyimpan yang paling umum digunakan untuk catatan medis.
 Unit rak terbuka lebih dianjurkan karena lebih murah, petug
as bisa memasukkan akan mengeluarkan catatan lebih cepat ka
rena tidak ada laci yang dibuka dan ditutup, dan rak terbuka bi
sa menyimpan lebih banyak catatan karena luas lantai yang dip
erlukan untuk untuk gang lebih sedikit
UKURAN TEMPAT PENYIMPANAN

• Gang antara unit dianjurkan 90 cm, walaupun 75

cm memadai kalau luas lantai sangat sedikit.
• Kabinet arsip kalau disusun berbaris memerlukan
gang 3-kaki (90 cm) di antara baris.
• Kalau kabinet saling berhadapan, diperlukan
gang 5-kaki (150 cm) untuk tempat ketika dua
laci yang saling berhadapan dibuka.
RAK PENYIMPANAN
Alat penyimpanan rak terbuka lebih dianjurkan
pemakaiannya karena :

Harganya lebih murah

Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam m
edis lebih cepat
Menghemat ruangan dengan menampung lebih ban
yak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat
 PENANDA/PETUNJUK RM
YANG KELUAR
tracer Tracer atau kartu petunjuk yaitu
kartu yang digunakan untuk
pengganti dokumen rekam
medis yang diambil dari rak
penyimpanan untuk digunakan
berbagai keperluan.

Isi atau data pada tracer :

 Nomor rekam medis
 Tanggal peminjaman
 Tanggal pengembalian
 Unit atau orang yang
menggunakan
PEMAKAIAN GUIDE PADA ARSIP
Petunjuk Penyimpanan
Sebaiknya pada deretan map-map rekam medis yang
disimpan dalam rak harus diberi tanda petunjuk yang
berguna untuk mempercepat pekerjaan menyimpan
dan menemukan rekam medis.

Contoh petunjuk untuk terminal digit, section 84 ditulis

sebagai berikut :
00 01 02 03
84 84 84 84

Penjelasannya :
Angka diatas adalah kelompok angka kedua sedangkan yang dibawah adalah
kelompok angka pertama, misal nomor yang diurut dibelakang petunjuk 00-00-84
01-00-84
02-00-84
03-00-84
PELINDUNG CATATAN
Rekam medis harus diberi pelindung sampul untuk :
 Memelihara keutuhan susunan lembaran-lembaran
rekam medis
 Mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran seb
agar akibat sering dibolak-balik lembaran tersebut

Sampul yang sering dipakai :

 Sampul pelindung
 Map
 Amplop
KESELAMATAN
 Adanya tanda-tanda keselamatan yang terpasang dengan
jelas
 Memiliki tangga anti slip
 Terdapat meja disekitar lemari arsip
 Memiliki meja dorong untuk meletakkan RM
 Pencahayaan yang cukup diruang penyimpanan
 Ruangan memiliki ventilasi yang cukup untuk pengaturan
dan suhu udara ruangan, kelembaban, kontrol debu
 Adanya Racun api
 RM tidak boleh terletak dilantai karena kemungkinan akan
rusak jika air tergenang dilantai
HASIL PKM – PENYIMPANAN RM
OPTIMALISASI SISTEM PENYIMPANAN REKAM
MEDIS DI PUSKESMAS PADANG
PASIR TAHUN 2019

KEAMANAN DOK RM
POLA PENGORGANISASIAN

Sentralisasi
adalah penyimpanan rekam medis seora
ng pasien dalam satu kesatuan baik cata
tan – catatan kunjungan poliklinik (rawat
jalan) maupun catatan – catatan selama
seorang pasien dirawat (rawat inap) yG
disimpan dalam satu tempat.
 SENTRALISASI
KELEBIHAN KEKURANGAN
1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam 1. Petugas menjadi lebih
pemeliharaan dan penyimpanan berkas
rekam medis sibuk karena harus
2. Mengurangi jumlah biaya yang menangani unit rawat jalan
dipergunakan untuk peralatan dan
ruangan dan unit rawat inap
3. Tata kerja dan peraturan mengenai 2. Rumah Sakit harus mampu
kegiatan pencatatan medis mudah di
standarisasikan menyediakan ruang
4. Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja penyimpanan yang luas
petugas penyimpanan
5. Mudah untuk menerapkan sistem unit 3. Tempat penerimaan pasien
record (satu pasien satu nomor) harus buka selama 24 jam
 DESENTRALISASI
adalah penyimpanan antara berkas rekam medis rawat jalan dan
rawat inap terpisah
• KELEBIHAN • KEKURANGAN
1. Efisiensi waktu 1. Mungkin terjadi
sehingga pasien duplikasi dalam
mendapat pelayanan penyimpanan berkas
lebih cepat rekam medis
2. Beban kerja yang 2. Biaya yang diperlukan
dilaksanakan petugas untuk peralatan dan
lebih ringan ruangan lebih banyak
Secara teoritis sistem sentralisasi lebih baik dari
pada sistem desentralisasi, tetapi tergantung
pada kondisi rumah sakit antara lain :
1. Terbatasnya sumber daya manusia
2. Terbatasnya kemampuan dana rumah sakit
3. Bentuk bangunan rumah sakit yang sudah
tidak memungkinkan
TERIMAKASIH