Penyimpanan Arsip

Sistem Nomor

Kelompok 10
 Anggota Kelompok 10
01 Elysia Delarosa .C 22802244002

02 Afifatul Kharisma 22802244009

03 Hilmi Arofatus .S 22802244033

Contents of this presentation
Pengertian Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Penggunaan Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Keuntungan Penyimpanan Arsip Sitem Nomor

Kekurangan Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Cara Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Perlengkapan Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Prosedur Penyimoanan Arsip Sistem Nomor

Pengertian Penyimpanan
Arsip Sistem Nomor
Penyimpanan arsip sistem nomor (numerical filling
system) merupakan sistem penyimpan dokumen yang
berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama
orang atau badan. Penyimpanan arsip sistem nomor lebih
tepat dipakai untuk arsip yang bersifat rahasia karena
kode arsip tidak diketahui orang banyak, hanya diketahui
oleh orang orang tertentu
Penggunaan Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

• 1. Penyimpanan berkas atau dokumen yang kata • 3. Pada lembaga pendidikan, yang menyimpan
panggilnya menggunakan nomor, misalnya dokumen siswanya berdasarkan nomor induk siswa.
perusahaan asuransi menyimpan polis asuransi sesuai • 4. Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan
urutan nomor-nomor polis, bank menyimpan data berdasarkan nomor faktur .
nasabah berdasarkan nomor rekening.

• 2. Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu

organisasi, hal itu dikarenaakan surat keputusan lebih
mudah dikenal dengan nomor surat keputusan
 Keuntungan Penyimpanan Sistem Arsip

1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur., karena penggunaan nomor tidak
mungkin adanya nomor ganda.
2. Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
3. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa terbatas.
4. Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.
5. Indeks memuat seluruh nama koresponden.
6. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

7. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi

 Kekurangan Penyimpanan Sistem Arsip
01
• Untuk map campuran
diperlukan file tersendiri.
02
• Lebih banyak waktu yang
dipergunakan untuk
mengindeks.
03
• Memerlukan ruangan yang
luas dan memadai untuk
menyimpan arsip yang
banyak.
04
• Ongkos agak tinggi, karena
harus menyediakan beberapa
perlengkapan
 Cara Penyimpanan Arsip Sistem Nomor
1. Susunan Berurutan
Setelah arsip memperoleh nomor dari buku register, maka map atau kartu disusun
berdasarkan urutan dengan dimulai dari nomor kecil sampai nomor besar. Cara
penyimpanan model ini sering dipergunakan dan dipakai untuk jumlah koresponden
yang kurang dari lima digit. Keuntungan dari susunan berurutan adalah:
1) Mudah digunakan, karena susunan urutan dapat dengan mudah dipahami oleh
siapapun.
2) Menghemat waktu dan tenaga.
3) Pemindahan arsip dapat dengan mudah dilakukan, karena arsip lama akan
memiliki kode urutan yang rendah sehingga mudah dikelompokkan.
4) Penambahan nomor baru tidak akan mengganggu nomor yang sudah ada.
 Cara Penyimpanan Arsip Sistem Nomor
2. Susunan Terminal Digit
Nomor pada terminal digit terdiri atas enam angka. Pada buku nomor dokumen yang
pertama diberi nomor 1 dengan menuliskan sesuai dengan enam digit yakni 000001.
Demikian pula angka 120 ditulis 000120. Di dalam penyimpanan maka angka
diperoleh menjadi tiga pasang dari kanan ke kiri.
1) Dua angka paling kanan sebagai penunjuk (guide) I yang menunjukkan nomor
laci.
2) Dua angka yang tengah sebagai penunjuk II yang menunjukkan nomor label
3) Dua angka paling kiri sebagai penunjuk III yang menunjukkan urutan
kartu/dokumen.
 Cara Penyimpanan Arsip Sistem Nomor
3. Susunan Middle Digit
Susunan penyimpanan nomor middle digit hampir sama dengan terminal digit, atau
dapat dikatakan sebagai variasi dari terminal digit. Berikut adalah susunan guide-
nya.
1) Dua angka yang terletak di tengah menujukkan guide I yang menunjukkan nomor
laci.
2) Dua angka bagian depan (kiri) sebagai guide II yang menunjukkan nomor label.
3) Dua angka paling kanan menunjukkan urutan dokumen.

.
Perlengkapan Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Filling Cabinet Guide

Perlengkapan Penyimoanan Arsip Sistem Nomor

Folder Label
Perlengkapan Penyimoanan Arsip Sistem Nomor

Rak Penyortir Kartu Indeks

Perlengkapan Penyimoanan Arsip Sistem Nomor

Laci Kartu Indeks

Prosedur Penyimpanan Arsip
Sistem Nomor
1. Memeriksa
Langkah ini dilakukan agar yang disimpan itu adalah surat yang
sudah benar-benar harus disimpan, sebab ada kalanya surat
masih harus beredar dulu dari unit kerja ke unit pemeriksaan
 Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Nomor
Penyimpanan dengan map
gantung
1
2. Mengindeks
Penyimpanan dengan map
ordner Untuk mengindeks ini diperlukan kotak untuk
2 menyimpan kartu. Sedangkan surat disimpan
pada map dalam almari arsip, sehingga
Penyimpanan dengan kotak diperlukan adanya map campuran dan map
3 individu. Nama yang ditulis diatas kartu indeks
adalah menurut peraturan mengindeks.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Sistem Nomor
3. Pengkodean
Untuk surat yang disimpan dalam map ordner dan
bahan non surat, kode yang dituliskan adalah kode
langsung kode nomor. Kode yang tertera pada arsip ini
penting untuk menyimpannya terutama penyimpanan
kembali bilaman arsip dikembalikan oleh peminjam.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Sistem Nomor
4. Tunjuk Silang
Apabila kartu tunjuk silang menggunakan warna yang
sama seperti semua kartu-kartu yang lain dalam suatu
file, maka kartu tunjuk silang harus berisi nomor yang
ditetapkan pada kartu asli, diikuti oleh tanda X untuk
menunjukkan secara jelas bahwa kartu itu membantu,
seperti suatu tunjuk silang.
Prosedur Penyimpanan Arsip
Sistem Nomor
5. Penyortiran
Apabila penyortiran kasar telah dilakukan seperti pada
surat-surat yang telah siap untuk disusun, sortir dan
isinya dapat dipindahkan ke file.
Apabila penyortiran tidak dilakukan, penyortiran kasar
dapat dilakukan dengan cepat sebelum penyusunan,
kemudian surat disimpan dan disatukan di file-file.
(Penyortiran ini bisa disebut pengeblokan,
pengelompokan, pemotongan, atau penyortiran
kelompok).
Prosedur Penyimpanan Arsip
Sistem Nomor
6. Menempatkan
Untuk penyimpanan yang mempergunakan map maka
label mapnya diberikan nomor, sedangkan
penyimpanan yang menggunakan ordner map, maka
ordner mapnya data diberi pembatas dari karton manila
yang diberikan label nomor sesuai keperluan.
Thank you!