Administrasi Teknik

Sugeng Santoso
Proses Admintrasi
Kegiatan yang mengatur jalananya proses kegiatan
teknik, mencakup pelaksanaan, pelaporan, dan
pengarsipan.
Data termasuk SDM, Sarana & Prasarana, Keuangan,
dan pergudangan
Tujuan Pengarsipan
Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas
diperlukan sebagai keterangan.
Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data
mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada
masa lampau.
Memberikan keterangan vital, sesuai dengan
ketentuan perundang-undangan.
Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.
Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang
lain.
Arsip Menurut Fungsi
Arsip dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Arsip Menurut Hukum
Arsip Otentik
Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda
keabsahan dari isi arsip bersangkutan.
Arsip Tidak Otentik
Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan
asli dengan tinta
Asas Sentralisasi
 Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus
yang lazim disebut Sentral Arsip. Semua surat-surat yang sudah selesai diproses akan
disimpan di Sentral Arsip.

 Keuntungan Asas Sentralisasi:

- Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
- Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
- Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
- Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

 Kerugian Asas sentralisasi:

- Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
- Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan
yang seragam.
- Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
Asas Desentralisasi
 Desentralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing.
Desentralisasi cocok untuk organisasi besar dengan ruangan yang terpisah.

 Keuntungan asas desentralisasi:

- Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
- Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.
- Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

 Kerugian asas desentralisasi:

- Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan
duplikasi arsip yang disimpan.
- Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit
kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar
dijalankan.
- Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini
merupakan pemborosan.
Sistem Pengarsipan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau
penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan
memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi
huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.

Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu:

- Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
- Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
- Sistem Nomor
- Sistem Geografis / Wilayah
- Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem Nomor
 Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan
nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah nomor urut surat atau
nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada daftar klasifikasi.

 Kebaikan sistem nomor, antara lain :

Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin
Sederhana dan mudah dilakukan
Nomor folder dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam korespondensi
Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan dokumen
Nomor folder dapat diperluas tanpa batas

 Kelemahan sistem nomor adalah sebagai berikut :

Lebih banyak waktu yang diperlukan untuk keperluan mengikndeks
Banyak nya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan kesulitan
Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan penyediaan
ruangan
Transposisi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan dalam penyimpanan.
Tempat dan Alat Penyimpan Surat
Filling cabinet
Guide
Penyimpanan dengan map (gantung)
Penyimpanan dengan map ordner
Penyimpanan dengan kotak
Mengkode
Menyortir
Menempatkan
Penyimpanan Surat-Surat
Administrasi IPSRS
Surat keluar
Surat masuk
Laporan komplain
Laporan harian
Laporan mingguan
Laporan bulanan
Laporan stok gudang dan logistik
Laporan asset
dll
Terima Kasih