PENCATATAN

&
PEMUSNAHAN
apt. Sendi Lia Yunita, M.Sc.
apt. Mutiara Titani, M.Sc.

Farmasi Komunitas Prodi Farmasi

PENCATATAN /
PENGARSIPAN
 DEFINISI
• Merup setiap catatan (record atau arsip) yang
tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai
arti & tujuan tertentu sbg bahan komunikasi &
informasi
• terekam komunikasi & informasi pada kertas
(kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro
film), komputer (pita tape, piringan, rekaman,
disket), kertas photocopy etc
 JENIS ARSIP
Ditinjau dari hukum & perundang-undangan
terdapat dua jenis arsip (Depkes, 1971:43)
• Arsip otentik. • Arsip tidak otentik
arsip yg diatasnya terdapat tanda arsip yg diatasnya tidak terdapat tanda
tangan asli dg tinta (bukan fotokopi atau tangan asli dg tinta. Arsip ini dpt berupa
film) sbg tanda keabsahan dari isi arsip fotokopi, film, mikrofilm, keluaran
bersangkutan, arsip otentik dapat (output atau print-out) komputer, dan
dipergunakan sebagai bukti hukum yang media komputer seperti disket etc.
sah.
 KEGIATAN ADMINISTRASI DI
FARMASI
I. Pencatatan dan Pelaporan 7. Pemusnahan & penarikan
terhadap kegiatan Sediaan FARKALKES & BMHP
pengelolaan Sediaan 8. Pelaporan→dibuat secara
FARKALKES, dan BMHP yg periodik, dilakukan Instalasi
meliputi: Farmasi dalam periode
1. perencanaan kebutuhan waktu tertentu (bulanan,
2. Pengadaan triwulanan, semester atau
pertahun).
3. Penerimaan
4. Pendistribusian,
5. Pengendalian persediaan
6. Pengembalian/Retur
 II. ADMINISTRASI KEUANGAN

❖Apabila IFRS harus mengelola keuangan maka perlu

menyelenggarakan administrasi keuangan.
❖Administrasi keuangan→pengaturan anggaran, pengendalian
& analisa biaya, pengumpulan informasi keuangan, penyiapan
laporan, penggunaan laporan yg berkaitan dg semua kegiatan
Pelayanan Kefarmasian secara periodik atau tidak (dalam
periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan)
KEGIATAN ADMINISTRASI DI FARMASI

3. Administrasi Penghapusan
merupakan kegiatan penyelesaian terhadap
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan BMHP yang
tidak terpakai karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak
memenuhi standar dengan cara membuat usulan
penghapusan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
BMHP kepada pihak terkait sesuai prosedur
yg berlaku.
 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

• Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada

penyimpanan arsip agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan arsip yang sudah disimpan dapat
dilakukan dengan cepat bilamana arsip tersebut sewaktu-waktu
diperlukan.

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan

berdasarkan kata-tangkap (caption) dari arsip yang disimpan
baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan
tertentu.
 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
• Pada dasarnya ada dua jenis urutan, yaitu urutan abjad dan
urutan angka.
• Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah
sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek.
• Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem
numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik.
• Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai
sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem
abjad, sistem numerik sistem geografis dan sistem subjek
(Amsyah, 2008: 71).
 SISTEM ABJAD
(ALPHABETICAL FILLING SYSTEM)

• Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan

arsip dengan memakai metode penyusunan
menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip
yang dasar penyusunannya dilakukan
terhadap nama orang, nama perusahaan /
organisasi, nama tempat, nama benda dan
subjek masalah.
SISTEM PERIHAL (POKOK ISI SURAT)

• Sistem perihal adalah cara

penyimpanan dan penemuan
kembali surat berpedoman pada
perihal surat atau pokok isi surat.
 SISTEM NOMOR

• Di dalam sistem nomor ada 4 macam

1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal/Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang
ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan
kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal
digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut
dalam buku arsip.
 SISTEM NOMOR CON..

3. Sistem Nomor Middle Digit

merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem
Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah
dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang
berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka
yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang
kesekian didalam map.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
sistem penyimpanan arsip berdasarkan pengelompokan nama dan
tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam
sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1
huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad
yang diikuti urutan nomor.
 SISTEM GEOGRAFIS / WILAYAH

• Sistem geografis atau wilayah adalah

suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau
daerah yang menjadi alamat suatu
surat.
 PROSEDUR PENYIMPANAN

• Prosedur penyimpanan adalah langka-langka

pekerjaan yg dilakukan sehubungan dg akan
disimpannya suatu arsip
• Ada dua macam penyimpanan yaitu
penyimpanan arsip yang belum selesai proses
(File pending) dan penyimpanan arsip yang
sudah di proses (File Tetap).
PENYIMPANAN SEMENTARA (FILE PENDING)
• File pending atau file tindak lanjut
(follow-up file) adalah file yg
digunakan untuk penyimpanan
sementara sebelum suatu arsip
selesai diproses
• terdiri dari map2 yg diberi label
tanggal yg berlaku untuk tiga bulan.
Setiap bulan terdiri dari 31 map
tanggal, yg meliputi 31 map bulan
yg sedang berjalan, 31 map bulan
berikutnya, & 31 map bulan
berikutnya lagi.
• Pergantian bulan ditunjukkan dg
pergantian penunjuk (guide) bulan
yang jumlahnya 12. Arsip yg
dipending sampai waktu tertentu
misalnya dapat dimasukkan dlm
map di bawah bulan & tanggal yg
dikehendaki. Sesudah selesai
diproses barulah arsip yg dipending
itu disimpan pd file penyimpanan.
• File pending biasanya ditempatkan
pd salah satu laci dari lemari arsip
(filing cabinet) yg dipergunakan.
B. PENYIMPANAN TETAP (FILE PERMANEN)

• Umumnya kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah

penyimpanan arsip.
• Pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau arsip yg
hilang pd prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke
penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen memegang
peranan.
• Dan kecepatan ini banyak tergantung pd sistem yg dipergunakan,
peralatan & petugas filing.
 LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP
• 1. Pemeriksaan Arsip shg surat masuk & keluar akan tersimpan pd
satu map dg kata tangkap yg sama.
• ldengan cara memeriksa setiap lembar arsip
utk memperoleh kepastian bahwa arsip2
tersebut sudah siap untuk disimpan maka 3. Memberi tanda
surat tsb hrs dimintakan dahulu kejelasannya • Langkah ini lazim juga disebut pengkodean,
kpd yg berhak & kalau terjadi bahwa surat dilakukan secara sederhana yaitu dg
yg belum ditandai sudah disimpan, maka memberi tanda garis atau lingkaran dg
pada kasus ini dpt disebut bahwa arsip warna mencolok pd kata lengkap yang
tersebut dinyatakan hilang. sudah ditentukan pd langkah pekerjaan
mengindeks,
2. Mengindeks Arsip • dg adanya tanda ini maka surat akan disortir
• Merup pekerjaan yg menentukan pd nama & disimpan, selain itu if suatu saat srt dipinjam
atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya atau keluar file, petugas akan mudah
surat akan disimpan, pd sistem abjad kata menyimpan kembali surat tsb berdasarkan
tangkapnya adalah nama pengirim yaitu tanda (kode) penyimpanan yg ada.
nama badan pd kepala surat utk jenis surat
masuk & nama individu utk jenis surat keluar
LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP CON..
4. Menyortir Arsip
• adalah mengelompokkan arsip-arsip utk 5. Menyimpan Arsip
persiapan kelangkah terakhir → • Langkah terakhir adalah penyimpanan,
penyimpanan. Diadakan khusus utk yaitu menempatkan dokumen atau
jumlah volume arsip yg banyak, shg arsip sesuai dg sistem penyimpanan &
memudahkan penyimpanan dg peralatan yg dipergunakan, sistem
dikelompokkan dulu sesuai dg penyimpanan akan menjadi efektif &
pengelompokkan sistem penyimpanan efisien bila didukung oleh peralatan &
yg dipergunakan. perlengkapan yg memadai. (Amsyah,
• Untuk sistem abjad, pengelompokan di 2003: 63).
dlm sortir dilakukan menurut abjad,
untuk sistem numerik dikelompokan
menurut kelompok angka, untuk sistem
geografis dikelompokkan menurut nama
tempat, dan untuk sistem subjek surat2
dikelompokan menurut kelompok subjek
atau masalah.
 PENYIMPANAN SEDIAAN FARMASI

• suatu kegiatan menyimpan & memelihara dg cara

menempatkan perbekalan farmasi yg diterima pd tempat
yg dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yg dpt
merusak mutu sediaan farmasi.
• Tujuan → memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari
penggunaan yg tidak bertanggungjawab, menjaga
ketersediaan, serta memudahkan pencarian &
pengawasan.
• Dalam penyimpanan harus dilakukan pencatatan di kartu
stok
 ASPEK UMUM:
1) Tersedia rak/lemari dlm jumlah cukup untuk sediaan farmasi serta disusun secara alfabetis.
memuat sediaan farmasi, alat kesehatan &
9) Kerapihan & kebersihan ruang penyimpanan
BMHP.
10) Sediaan farmasi harus disimpan dlm wadah asli
2) Jarak antara barang yg diletakkan di posisi
dari pabrik→pengecualian/darurat dimana isi
tertinggi dg langit2 minimal 50 cm.
dipindahkan pd wadah lain, harus dicegah
3) Langit-langit tidak berpori & tidak bocor. terjadinya kontaminasi & ditulis informasi dg jelas
pd wadah baru.
4) Ruangan harus bebas dari serangga & binatang
pengganggu. 11) Sediaan farmasi harus disimpan dlm kondisi yg
menjaga stabilitas bahan aktif hingga
5) Tersedia sistem pendingin yg dapat menjaga
digunakan oleh pasien
suhu ruangan dibawah 25ºC . Tersedia lemari
pendingin utk penyimpanan obat tertentu alat 12) Stock opname sediaan farmasi, BMHP & alkes
pemantau suhu ruangan & lemari pendingin dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya
sekali dalam 6 (enam) bulan. Khusus untuk
6) Lokasi bebas banjir.
Narkotika dan Psikotropika stock opname
7) Pengeluaran obat menggunakan Sistem First In dilakukan secara berkala sekurang-kurangnya
First Out (FIFO), First Expired First Out (FEFO). sekali dalam 1 (satu) bulan
8) Sistem penyimpanan dilakukan dg
memperhatikan bentuk sediaan & kelas terapi
PEMUSNAHAN
 DEFINISI
• Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, &
BMHP yg tidak dapat digunakan harus
dilaksanakan dg cara yg sesuai dg ketentuan peraturan
perundang-undangan yg berlaku.

Kriteria
 Pemusnahan dilakukan untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan BMHP bila:
a. Produk tidak memenuhi persyaratan mutu;
b. Telah kadaluwarsa;
c. Tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan
kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan
d. Dicabut izin edarnya.
 TAHAPAN

Tahapan pemusnahan Obat terdiri dari:

a. Membuat daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, & Bahan Medis Habis
Pakai yang akan dimusnahkan;
b. Menyiapkan Berita Acara Pemusnahan;
c. Mengoordinasikan jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada
pihak terkait;
d. Menyiapkan tempat pemusnahan; dan
e. Melakukan pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk
sediaan serta peraturan yang berlaku.
 PEMUSNAHAN

• Dilakukan oleh apoteker dg saksi petugas Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota→ mengandung Narkotika/Psikotropika

• Dilakukan oleh apoteker dg saksi tenaga kefarmasian lain yg memiliki

SIP/SIK→ TIDAK mengandung Narkotika/Psikotropika

• Pemusnahan pd Resep yang telah disimpan lebih dari 5 tahun oleh

Apoteker dg saksi petugas lain di Apotek dg cara dibakar/lainnya
 REFERENCES
• Amysyah, zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: gramedia
• Amsyah, zulkifli. 2008. manajemen kearsipan. Jakarta : gramedia
• Undang-undang republik indonesia no 7 tahun 1971 Tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan.
• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2014
Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit
• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2015
Tentang Peredaran, Penyimpanan, Pemusnahan, Dan Pelaporan
Narkotika, Psikotropika, Dan Prekursor Farmasi
• Kementrian Kesehatan Republik Indonesia tentang Petunjuk Teknis Standar
Pelayanan Kefarmasian di Apotek Tahun 2019