SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

a. Pengertian Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan
kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Pada umunya sistem
penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem Abjad,
sistem tanggal, sistem subyek, sistem wilayah dan sistem nomer. Adapun langkah prosedur
penyimpanan arsip anta lain :
 Memeriksa
Surat atau dokumen lainya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan
memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap disimpan, biasa
disebut juga dengan istilah relasemark baik dalam bentuk stampel, paraf, atau tanda file lainya
yang perlu diteliti oleh petugas. Pemeriksaan ini penting karena bilamana terjadi petugas tidak
teliti dalam memeriksa dan menyimpan surat yang seharusnya diteruskan atau distribusikan
kepada unit lain untuk diproses, maka terjadilah apa yang disebut surat “hilang”. Dengan begini
akan timbul kekacauan antar petugas yang saling menyalahkan sewaktu surat ditanyakan
pimpinan.
 Mengindeks
Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen
untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam pekerjaan diharapkan petugas dapat menentukan
subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis pada perihal surat. Dari indeks ini,
petugas dapat melihat daftar klasifikasi subyek untuk mengetahui istilah yang bersangkutan
secara lebih rinci.
 Mengkode
Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di atas kertas
surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan
surat sesuai dengan subjek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas dapat
menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman tempatnya, tanpa
mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya sudah ada.
 Menyortir
Menyortir adalah mengelompokan surat terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan
penempatanya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat-surat disimpan
bergiliran kelompok demi kelompok. Jika surat yang akan disimpan hanya sedikit maka tidak
perlu disortir terlebih dahulu, karena dapat dilakukan penyimpanan sekaligus secara mudah.
 Menempatkan
Dalam sistem subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau pokok
masalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk map, laci almari arsip, map ordner, rap arsip, dan
lain-lain sarana penyimpanan arsip, berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari kelas
utama, kelas, subkelas, sub-subkelas, tergantung jumlah surat dari subjek bersangkutan yang
disimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperinci. Apabila alat yang digunakan untuk
menyimpan adalah map gantung dalam lemari arsip, surat mula-mula ditempatkan dalam map
dengan label subjek utama. Apabila suratnya banyak subjek utama menjadi label laci. Apabila
dokumen yang disimpan sangat banyak, almari arsip dapat berlabelkan subjek utama. Agar
 mudah dipahami, diambil contoh sederhana yakni penyimpanan dengan map gantung. Misalnya,
subjek personalia terdiri atas tingkatan-tingkatan sebagai berikut.
- Subjek utama=Personalia;
- subjek=Penerimaan;
- subsubjek=Sarjana; sub-subsubjek=Pertanian.

b. Sistem Penemuan Kembali

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat
di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat.
Dalam pola sitem kearsipan di kenal dengan :
a. Indeks : adalah kata tanggap (caption, catch word) yang berupa nama orang, nama badan,
nama organisasi, subjek, nama tempat.
b. Kode : biasaya kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf atau tanda lainya
yang mengandung pengertian tertentu.
c. Petunjuk silang : digunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang,
nama badan atau organisasi, dan nama tempat. Sebagai contoh :
Kepegawaian
00 Arsip Umum Kepegawaian
01 Inventarisasi
02 Perencanaan
03 Pengerahan Tenaga
04 Pengangkatan
05 Kesejahteraan
06 Kenaikan Pangkat

c. Sistem Penyimpanan Arsip antara lain:

a. Penyimpanan Arsip dengan Sistem Abjad (Filling Abjad)
Sistem fillig abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan,
dan penemuan kembali surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad nama orang atau nama
organisasi menurut tata urutan abjad. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya
belum kompleks atau , masih sederana.
1. Penataan file dengan sistem abjad
a. Guide
Berfungsi membantu petugas dalam menyimpapan dan menemukan kembali suatu arsip
diantara arsip-arsip yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer,
guide pembantu, guide keluar/lembar keluar.
b. Folder
Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad : Folder campuran, Folder individu, dan
Folder khusus.
2. Keuntungan sistem filling abjad :
 Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
 Petunjuk penataaan berkas sederhana dan mudah dipahami.
 Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
 Kesalahan berkas mudah dicak ditempat berkas dengan abjad yang sama.
  Biaya pelaksanaannya lebih murah.
1. Kerugian sistem filling abjad :
 Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsiten.
 Mudah mengubah beberapa alpabet dalam surat.
 Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
 Pemberian label pada volder memakan banyak tenaga.
2. Langkah-langkah penyimpanan arsip :
I. Penampungan
II. Penelitian
III. Pengindeksan
IV. Pengkodean
V. Penyortiran
VI. Penyimpanan
3. Prodedur penemuan kembali arsip yang disimpan
I. Teliti arsip yang diminta
II. Isi bon peminjaman
III. Bergeraklah menuju tempat peyimpanan
IV. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip
V. Ambil arsip yang diminta
VI. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil
VII. Serahkan arsip kepada yang memerlukan

b. Penyimpanan Arsip dengan Sistem Tanggal

1. Pengertian penyimpanan berdasarkan sistem tanggal
Adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan atau
tahun. Sistem ini paling sederhana dan praktis sehingga cocok diterapkan kepada perusahaan
kecil yang belum kompleks. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi
sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang
dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut
dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu.
2. Merancang klasifikasi tanggal
a. Tahun ditetapkan sebagai judul laci.
b. Bulan ditetapkan sebagai judul guide.
c. Hari ditetapkan sebagai judul folder.
Contoh :
Surat yang bertangggal 5 maret 2015 di indeks sebagai berikut :
2015 = unit 1 sebagai kode laci
Maret = unit 2 sebagai kode guide
5 = unit 3 sebagai kode folder
 3. Prosedur penyimpanan arsip
Peralatan yang di dipersiapkan :
I. Filling cabinet
II. Guide
III. Folder
IV. Label
V. Rak penyortir
VI Kartu indeks
VII Laci kartu indeks
VIII Out sheet(pengganti arsip yang dipinjam)
IX. Cara menyusun perlengkapan
X. Langah-langkah penyimpanan arsip(Penampungan, penelitian, pengindeksan, pengkodean,
penyortiran, penyimpanan)
4. Kelebihan sistem tanggal yaitu :
a. Cocok untuk pengolah yang kegitannya berkaitan dengan tangggal jatuh tempo.
b. Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.
5. Kekurangan Sistem Kronologis atau Tanggal yaitu :
a. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan
perihal arsip
b. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan
c. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan system ini.
d. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni
100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

- Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain
sebagai berikut;
a. Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci
filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan
arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b. Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam
satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak
bulan tersebut.
c. Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika
laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan
tersebut.
d. Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas
peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal
c. Sistem Subjek
1. Pengertian sistem pokok masalah/ subjek
Adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang
bersangkutan. Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan
berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecahkan ke dalam sub masalah, sub-sub
masalah, dan seterusnya sampai kepada masalah yang terkecil. Sebagai contoh adalah :
Kepegawaian (masalah I)
Inventarisasi (masalah II)
Jabatan (masalah III)
Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut di atas, selain diperlukan
folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan
judul masalanya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau
lebih folder yang sudah diberi label. Setiap dokumen yang ada di dalam folder dituliskan
judulnya pada pinggir atas sebelah kanan. Susunan judul masalah yang baik terdapat pada
petunjuk (guide), maupun folder hendaklah mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang
diatur, mulai dari sebelah kanan untuk masalah I dan diteruskan ke sebelah kiri menurut
pecahan-pecahan masalah yaitu: masalah I,II dan seterusnya. Sebagai sarana utama
penemuan kembali dipergunakan judul masalah.
2. Prosedur penyimpanan sistem subyek terdiri atas langkah-langkah :
1) Memeriksa
2) Mengindeks
3) Mengkode
4) Menyortir
3. Langkah-langkah pembuatan klasifikasi masalah:
a. Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
b. Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga
c. Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.
d. Berikan kode pada pokok masalah utama, sub ddari pokok masalah utama dan sub
dari sub pokok masalah utama.
4. Kelebihan sistem subyek/ pokok masalah
a. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui
b. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dn susunannya.
5. Kekurangan sistem subyek/ pokok masalah
a. Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal
berbeda satu sama lain.
b. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

d. Penyimpanan Arsip dengan Sistem Wilayah

1. Pengertian sistem wilayah
Adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas atau arsip yang dijadikan pedomn untuk
menyimpan dan menemukan kembali arsip denga berdasarkan wilayah dari pengirim surat
atau wilayah mengirimi surat. Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama
tempat. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur
menurut tingkatan tempat.
 Sebagai contoh adalah :
Indonesia (Negara)
Sumatera (Provinsi)
Liot (Kabupaten)
Muaraenim (Ibukota Kabupaten)
2. Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut :
a. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui
b. Apabilaterjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
3. Kelemahanya antara lain :
a. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki
wawasan/pengetahuan tentang geografi.
b. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara
lengkap.
a. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas
wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.

e. Sistem Nomor
Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode
klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut
tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah
kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama
penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.
1. Kelebihan
Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.
4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
2. Adapun kelemahannya, di antaranya.
1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system
nomor Terminal Digit.

a. Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus
dilakukan meliputi hal-hal berikut.
1) Merancang daftar klasifikasi nomor
Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat
dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.
2) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan
 3) Penyimpanan Surat
b. Filing system Nomor Terminal
Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut
dalam buku arsip. Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.
1. Menyiapkan perlengkapan
- Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)
- Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.
Laci pertama diberi kode 00-09
Laci kedua diberi kode 10-19
dan seterusnya sampai …
Laci kesepuluh, berkode 90-99
- Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode
00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.
- Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan
nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu
sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya,
contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, …
sampai 00/9.
- Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.
2. Penyimpanan surat
Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.
a) Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.
b) Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide
dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan
dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.
- Unit I : diambil dua angka dari depan, sebasgai petunjuk nomor laci dan nomor
guide
- Unit II : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map
- Unit III : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan
surat dalam map/folder.
c) Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan
nomor kodenya.