Pendahuluan
Sistem Kearsipan adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang
dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan
arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Kearsipan juga dapat didefinisikan sebagai kegiatan yang meliputi
penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan kembali arsip
(finding) dan penyusutan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan
pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan, filling mempunyai
peranan yang sangat penting.
Menurut Atmosudirjo dalam Ig. Wursanto (1991:22) mengatakan
bahwa pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu
sebagai berikut:
1. Sistem pengatur tertiban atau arrangement system.
a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka) adalah sistem
penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai pengganti
dari nama orang atau nama badan.
b. Sistem klasifikasi alfabetis (menurut abjad) adalah salah satu
sistem kearsipan yang sering digunakan di kantor-kantor.
Ciri kantor menerapkan pengelolaan kearsipan dengan sistem abjad
adalah arsip diatur dan disimpan berdasarkan abjad Latin yakni A
sampai Z dan atau kombinasi abjad tersebut.
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system adalah sistem yang
dipergunakan dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip.
Ciri-ciri sistem kearsipan yang baik adalah sebagai berikut:
a. Tidak memakan tempat: letaknya dibuat seefektif dan seefisien
mungkin.
b. Sederhana dan praktis: mudah dilaksanakan dan tidak terbelit-belit.
c. Mudah dicapai: penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai.
d. Ekonomi: tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan,
tenaga, dan cara pengeluarannya.
e. Cocok dan tepat guna: disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan.
f. Fleksibel: mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan
mudah dilaksanakan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu
kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya
secara actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasanya disebut
sistem penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan
penataan arsip dinamis tersebut populer dengan sebutan “Filing System”.
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling
system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip
terdiri dari: (a) Sistem Abjad, (b) Sistem angka/nomor (numerik), (c)
Sistem Wilayah, (d) Sistem subjek, dan (e) Sistem Urutan Waktu
(kronologis). Di samping kelima sistem di atas, banyak organisasi atau
instansi yang menerapkan sistem kombinasi. Pada bagian ini, akan
dijelaskan mengenai kearsipan sistem tanggal.
2. Guide
Kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai
petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip. Jumlahnya sebanyak
pembagian pada subsubjek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide
diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun. Penyusunan
guide pada laci filling cabinet dimulai dari belakang berurutan ke depan
dari bulan Januari hingga Desember. Jadi, guide Desember letaknya paling
depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling
belakang dan 30/31 paling depan.
3. Map (Folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-subsubjek. Jika tahun
dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya
diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366).
6. Kartu Indeks
Kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk
menyimpan arsip, disiapkan bila diperlukan. Kartu indeks adalah kartu
yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai
alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan
ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang :
a. Judul/nama surat,
b. Nomor surat,
c. Hal surat,
d. Tanggal surat,
e. Kode surat,
f. Kode kartu indeks.
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan
sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks
tidak digunakan jika sistem penyimpanan menggunakan abjad. Hal ini
disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila
si petugas atau si penyimpan lupa tentang judul/caption surat yang
dipinjam. Seseorang lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan. oleh
karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan
sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.
Suatu arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks.
Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus
mengetahui tentang masalah arsip yang akan dipinjam. Jika petugas
mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi
jika tidak mengetahui, maka sebelum mencari di tempat penyimpanannya,
terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui
lokasi penyimpanan tersebut. Kartu indeks disimpan pada laci cardex
dengan mengguanakan sistem abjad (alfabetis).
9. Buku Arsip
Buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan, disiapkan sesuai
kebutuhan.
a. Memeriksa Surat
Surat diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah
penyimpanan dan menentukan identitas surat tersebut dibuat.
Contoh : Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana
tertanggal 1 Maret 2018.
b. Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-
sub tanggal.
c. Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan
kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat.
Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian
kembali arsip.
d. Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi,
menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya
banyak pada hari yang sama.
e. Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah
menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat.
Contoh : Arsip tertanggal 1 Maret 2018 disimpan pada laci
berkode 2018, di belakang guide Maret, di dalam hanging
folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem
tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu
indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2018 dibuat juga.
Contoh :
Seorang pejabat meminjam arsip permohonan mutasi dari seorang pegawai
bernama Farah tertanggal 17 Mei 2018 maka petugas arsip dapat
menemukan arsip tersebut dilaci 2018, guide Mei dan pada map/folder ke-
17, Maka petugas dapat mengunjungi filing cabinet dimaksud dan
mengambil arsip yang dipinjam tersebut.
2. Cek
Sistem penyimpanan cek ini adalah sistem kronologis, yaitu
berdasarkan tanggal cek diuangkan. Dengan demikian cek yang diuangkan
di tanggal yang sama akan berkelompok berdekatan. Dalam sistem ini,
susunan dokumen diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, dan
tanggal. Yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, kemudian diikuti
bulan dan tanggal. Dalam tahun yang bersangkutan. Menggunakan cara
kronologis dalam filing jika dokumen merupakan rangkaian yang
menyangkut satu masalah yang sama dan berasal dari orang yang sama
pula, perbedaannya hanya didasarkan pada tanggal surat, oleh karena itu
indeksnya mungkin nama instansi atau masalah yang sama, namun
judulnya adalah tanggal. Penulisan indeksnya tanggal-bulan-tahun, tahun-
bulan-tanggal. Bentuk tulisannya harus angka. Contoh: 080618 = tanggal
08 bulan keenam (Juni) tahun 2018 atau sebaliknya 080618.