Sistem Penyimpanan & Penamaan

Arsip

Rosa Yona Sekarenda

40020619650053
D4 –Informasi dan Humas (Konsentrasi Kearsipan)
 Definisi
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2016:51-72) sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang
dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan
penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut
sewaktu-waktu dibutuhkan.

Muhidin dan Winata (2016) menyatakan bahwa sistem penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu
fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-
masa yang akan datang”. Sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian kegiatan yang
mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, kegiatan
penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.
 Tujuan
1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
 Jenis Sistem Penyimpanan Arsip
A. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip ini dilakukan berdasarkan nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau

badan. Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system, karena penentuan nomor pada arsip

yang akan digunakan dikelompokan berdasarkan masalahnya terlebih dahulu.

Kelebihan dari sistem ini adalah penyimpanannya sederhana, mudah dilaksanakan dan dilakukan dengan lebih teliti,

cermat, dan teratur juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula dicantumkan sebagai nomor

referensi saat korespondensi dengan pihak internal dan eksternal.

Kelemahan dari sistem ini adalah memakan lebih banyak waktu yang dipergunakan untuk mengindeks, memerlukan

lebih banyak map atau folder yang digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan ruangan

yang lebih luas dan memadai untuk menyimpan arsip.

B. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip ini dilakukan dengan cara penyusunan dokumen atau arsip secara berurutan

berdasarkan abjad berawalan huruf A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

Kelebihan dari sistem ini adalah petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami, meminimalisir

kesalahan karena arsip dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama, dan juga lebih mudah dalam mencari

dokumen yang dibutuhkan.

Kelemahan dari sistem ini adalah kemungkinan adanya kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak mengikuti

aturan yang ada, arsip mudah dipalsukan karena alfabet pada surat dapat dengan mudah diubah, dan juga

pemberian label pada folder yang membutuhkan banyak tenaga.

C. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem tanggal merupakan metode yang digunakan berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun
datangnya dokumen atau surat, kemudian disusun dengan frekuensi tertentu misalnya harian, mingguan,
bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun sesuai kebutuhan.

Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh
tempo dan juga sederhana serta mudah diterapkan tanpa klasifikasi.
Kelemahan dari sistem ini adalah pada sulitnya penemuan kembali apabila peminjam tidak mengetahui
atau lupa tanggal arsip atau dokumen tersebut dan hanya menyebutkan perihal isi arsip dan tidak semua
unit pengolah dalam organisasi cocok menerapkan sistem ini.
D. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip subjek digunakan untuk menyimpan arsip yang dikelompokkan berdasarkan

jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi

pemerintahan atau perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.

Kelebihan dari sistem ini adalah kemudahan dalam mencari keterangan apabila perihalnya saja yang

ingin diketahui dan juga dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kelemahan dari sistem ini adalah sulit diklasifikasikan apabila terdapat berbagai perihal atau subjek

yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain dan kurang cocok untuk jenis surat yang memiliki

banyak macam.
E. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
Sistem wilayah merupakan sistem penyimpanan arsip yang dimana arsip disimpan atau dikelompokkan

berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat surat atau dokumen. Dokumen tersebut selanjutnya

akan diklasifikasikan menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara dari

dokumen berasal dan tujuannya.

Kelebihan dari sistem ini adalah arsip mudah dicari apabila keterangan wilayah telah diketahui dan juga lebih
mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan.
Kelemahan dari sistem ini adalah kemungkinan kesalahan dalam penyimpanan yang lebih besar apabila

petugas tidak memiliki pengetahuan tentang geografi, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya

tidak lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.
TERIMAKASIH