MAKALAH

Tentang

PENATAAN PERLENGKAPAN KANTOR

Dosen Pengampu:
Dr. Irma Suryani Siregar M.A

Oleh :
Zul Padli Tamimi

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM NEGERI
MANDAILING NATAL
(STAIN MADINA)
2022
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb.

Puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT, karena atas limpahan
nikmat dan karunia-Nya, kami dapat menyelesaikan tugas mata kuliah ini.

Kami menyadari bahwa di dalam pembuatan makalah ini tidak lepas dari
bantuan dari beberapa pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini, kami mengucapkan
terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah
ini terutama semua anggota kelompok yang telah mencurahkan segala tenaga,
materi, waktu dan pikirannya dalam pembuatan makalah ini.

Kami juga menyadari bahwa dalam proses pembuatan makalah ini masih
jauh dari kesempurnaan,baik dari segi pembahasan maupun cara penulisannya.
Namun demikian, kami telah berupaya dengan segala kemampuan dan
pengetahuan yang dimiliki, sehingga makalah ini dapat selesai dengan baik.

Oleh karena itu,kami dengan rendah hati dan tangan terbuka menerima
masukan, saran dan usulan guna penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah
ini dapat bermanfaat bagi kami dan para pembaca.

Wassalamualaikum Wr.Wb.

Panyabungan, Juni 2022

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................................... i

DAFTAR ISI ......................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ........................................................................ 1

B. Rumusan Masalah ................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN

A. Penyimpanan Dan Pengaturan Kantor.................................... 2

B. Inventaris Kantor.................................................................... 4
C. Pemeliharaan Dan Penghapusan Barang................................ 5

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan .............................................................................. 8
DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pengadaan sarana dan prasarana sangat penting karena dengan adanya
pengadaan sarana dan prasarana lembaga pendidikan akan terpelihara dan
jelas kegunaanya. Dalam pengelolaan pihak sekolah harus dapat
bertanggung jawab terhadap sarana dan prasarana terutama kepala sekolah
yang langsung menangani sarana dan prasarana tersebut. Dan pihak
sekolahpun harus dapat memelihara dan memperhatikan pengadaan sarana
dan prasarana sekolah yang sudah ada. Maka dengan adanya sarana dan
prasarana di sekolah siswa dapat belajar dengan maksimal dan efesien.
Jadi pengadaan terhadap sarana dan prasarana harus lebih di fasilitasi
dalam lembaga pendidikan seperti sekolah. Dan harus ada yang mengelola
dalam pengadaan sarana dan prasarana tersebut. Dengan pengelolaan
sarana dan prasarana yang ada di sekolah kepala sekolah dapat
merencanakan dan mendata apa saja sarana dan prasarana yang harus
digunakan di sekolah tersebut dan mana sarana dan sarana yang belum
ada. Jika semua langkah-langkah pengadaan pengelolaan telah berjalan
dengan baik seperti yang diharapkan maka akan berdampak positif
terhadap siswa-siswa dalam proses belajar mengajar dan tercapainya
tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. Maka penyelenggara
pendidikan baik itu pemerintah, kepala sekolah, guru, personil sekolah
yang lainnya maupun masyarakat perlu terus berusaha untuk
meningkatkan kualitas pendidikan sesuai dengan tuntutan zaman.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana penyimpanan dan pengaturan kantor?
2. Bagaimana inventaris kantor?
3. Bagaimana pemeliharaan dan penghapusan barang?

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Penyimpanan Dan Pengaturan Kantor

Menurut Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan bahwa sistem

penyimpanan arsip merujuk kepada “salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal
menjamin penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan
datang”. Selain itu, sistem penyimpanan arsip juga mencakup semua rangkaian
kegiatan yang mengatur dan menyusun arsip-arsip dalam suatu tatanan yang
sistematis dan logis, kegiatan penyimpanan, dan juga perawatan arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis.
1. Sistem Penyimpanan Arsip yang Sering Digunakan
Di Indonesia, setidaknya ada 5 jenis sistem penyimpanan arsip yang sering
digunakan, baik oleh perusahaan maupun instansi pemerintahan. Beberapa
sistem tersebut antara lain:
2. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip ini biasanya digunakan oleh arsiparis yang
melakukan indexing atau klasifikasi dokumen atau arsip berdasarkan
nomor atau numerik sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
Penggantian tersebut dikenal pula dengan sebutan indirect filing system,
karena penentuan nomor pada arsip akan dilakukan berdasarkan
pengelompokan masalahnya terlebih dahulu. Kelebihan dari sistem
penyimpanan arsip berdasarkan nomor adalah lebih sederhana, cepat, dan
juga dapat digunakan pada semua jenis dokumen, bahkan dapat pula
dicantumkan sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak
internal dan eksternal. Sementara itu, kelemahan dari sistem ini terletak
pada waktu untuk indexing yang lebih lama, banyaknya folder yang
digunakan untuk berbagai jenis dokumen atau surat, serta membutuhkan
ruangan yang lebih luas untuk menyimpan semua arsip.
3. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

2
 Berbeda dengan sebelumnya, sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad
biasanya menggunakan metode penyusunan dokumen yang dilakukan
secara berurutan, mulai dari arsip berawalan huruf A sampai dengan Z
dengan berpedoman pada peraturan indexing.Kelebihan dari penggunaan
sistem ini terletak pada kemudahan dalam memahami penataan folder,
meminimalisir kesalahan karena dikelompokkan berdasarkan abjad yang
sama, dan juga lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Di
sisi lain, kelemahan dari sistem abjad adalah pemberian label
pada folder yang membutuhkan banyak tenaga, kemungkinan adanya
kesalahan dalam penempatan berkas jika tidak memiliki SOP yang tepat,
dan juga mudah dipalsukan karena abjad mudah diganti di dalam surat. 
4. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Jika Anda memiliki kebutuhan untuk mencari dokumen berdasarkan
tanggal, maka sistem penyimpanan arsip ini cocok untuk diterapkan.
Biasanya, metode yang digunakan untuk indexing dimulai dari tanggal
datangnya dokumen atau surat, lalu disusun dengan frekuensi tertentu,
misalnya harian, mingguan, bulanan, bahkan juga berdasarkan tahun
sesuai kebutuhan. Kelebihan dari sistem ini adalah cocok digunakan bagi
surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo dan juga mudah
dan sederhana saat indexing. Meskipun begitu, kelemahan dari sistem ini
terletak pada sulitnya penemuan kembali jika sudah diarsipkan dan tidak
dapat murni menggunakan tanggal saja, tetapi butuh dikombinasikan
dengan abjad.
5. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip yang
dikelompokkan berdasarkan jenis masalah yang sering terjadi. Oleh karena
itu, sistem ini sangat cocok diterapkan bagi instansi pemerintahan atau
perusahaan yang sering berhubungan dengan keluhan pelanggan.
Kelebihan dari sistem ini terletak pada kemudahan dalam mencari
keterangan yang dibutuhkan dan juga dapat dikembangkan dengan tidak
terbatasnya judul dan susunannya. Sementara itu, kelemahannya adalah

3
 sulit diklasifikasikan, khususnya jika terdapat berbagai perihal atau subjek
yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.
6. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
Sistem penyimpanan arsip yang terakhir adalah geographical filing
system. Jika Anda menggunakan sistem ini, biasanya arsip akan
dikelompokkan berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera pada alamat
surat atau dokumen. Nantinya, dokumen akan diklasifikasikan menurut
kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan kota, daerah, atau negara
dari dokumen berasal dan tujuannya.Kelebihan dari sistem ini adalah
mudah dicari jika keterangan wilayah sudah diketahui dan juga lebih
mudah mengetahui jika ada dokumen yang tersimpan. Di sisi lain,
kelemahannya adalah risiko kesalahan dalam penyimpanan yang lebih
besar, kesulitan dalam mengelompokkan surat yang alamatnya tidak
lengkap, dan juga perlu SOP yang jelas dan terperinci.

B. Inventaris Kantor
Inventarisasi perbekalan kantor adalah semua kegiatan dan usaha
untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang
dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja,
sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya
menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Ketentuan dan cara
tersebut didasarkan kepada pedoman yang telah ditetapkan Menteri
Keuangan di bidang inventasrisasi barang-barang milik negara yang
tercantum dalam surat keputusan No. KEP-225/MK/4/1971 tanggal 13
April 1971, yang merupakan pengaturan pelaksanaan dari Instruksi
Presiden No. 3 tahun 1971 tentang Inventarisasi Barang-Barang Milik
Negara. Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam :1
1. Buku induk barang inventaris, adalah buku tempat mencatat semua barang
inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan

1
Volume 2 Nomor 1, Juni 2014 I Peningkatan Pengelolaan Sarana dan Prasarana
Pendidikan I Jurnal Administrasi Pendidikan Halaman 8-9

4
 organisasi di lingkungannya dan sekaligus merupakan sumber informasi
yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang
barang-barang inventaris kantor.
2. Buku golongan barang inventaris, adalah buku pembantu tempat mencatat
barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan,
masing-masing berdasarkan klasifikasikan dan kode barang yang
ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah
pencatatan barang tersebut ke dalam Buku Barang Inventaris.
3. Buku catatan barang non inventaris, adalah buku tempat mencatat semua
barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor
4. Buku Induk dan Golongan Barang Inventaris digunakan untuk mencatat
barang inventaris yang tidak habis pakai, sedangkan barang habis pakai
dicatat dalam buku Catatan Barang Non Inventaris.2
C. Pemeliharaan Dan Penghapusan Barang
Pengadaan sarana Prasarana adalah segala kegiatan untuk menyediakan
semua keperluan barang, benda dan jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas.3
Sedangkan pengadaan prasarana berdasarkan etimologi berarti alat tidak
langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.4
Dalam usaha pengadaan sarana prasarana yang dibutuhkan sehingga dapat
digunakan secara tepat, memerlukan dan mengembangkan  sejumlah dana,
komunikasi yang cepat dan tepat dalan kebutuhan peralatan dapat memungkinkan
disusunnya perencanaan yang lengkap.
Secara ringkas maksud dari pengadaan itu sesuai dengan yang dinyatakan
dalam Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang pedoman pengadaan
barang dan jasa pemerintahan yakni menyatakan  “Pengadaan barang/jasa
pemerintah adalah kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dengan

2
Volume 6 Nomor 1, Maret 20016 I Manajemen Sarana dan Prasarana I Jurnal Studi
Keislaman hlm. 34-35
3
Ari Gunawan, Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro,(Jakarta: Rineka
Cipta, 1996), hlm. 135
4
Daryanto, Administrasi Pendidikan,(jakarta: Rineka cipta, 2001), hlm. 51

5
APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara sewa kelola maupun oleh penyedia
barang/jasa”.5
Strategi Pemeliharaan Peralatan Kantor
Prawirosentono menyebutkan lima strategi pemeliharaan peralatan kantor,
adalah sebagai berikut: (1) Strategi pemeliharaan peralatan berencana, (2) Strategi
pencegahan pada mesin peralatan, (3) Strategi peramalan dalam penggunaan
mesin, (4) Strategi pemeliharaan darurat mesin, (5) Strategi pengukuran kerja para
tenaga perawat mesin. Berdasar pada strategi pemeliharaan peralatan kantor diatas
maka dapat disimpulkan strategi pemeliharaan peralatan kantor dilakukan dengan
cara pencegahan, peramalan, melakukan secara darurat, mengukur kerja para
tenaga perawat mesin.
Penghapusan Peralatan Kantor
Definisi penghapusan peralatan kantor menurut Aditama (2003:127)
adalah “penghapusan sebagai usaha untuk menghapus peralatan karena kerusakan
yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun
teknis, kelebihan, hilang, susut, dan karena hal-hal lain menurut perundang-
undangan yang berlaku.
Sedangkan menurut Barnawi dan Arifin mendefinisikan “penghapusan
sebagai kegiatan pembebasan sarana dan prasarana dari pertanggungjawaban yang
berlaku dengan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.” Berdasar beberapa
pendapat para ahli yang telah dinyatakan diatas dapat disimpulkan penghapusan
peralatan kantor adalah kegiatan menghapus peralatan yang sudah tidak layak
pakai dan dinyatakan sudah tua baik ekonomis maupun teknis dengan alasan yang
dapat dipertanggung jawabkan.
Cara Penghapusan Peralatan Kantor
Menurut Puspitasari (2010:15) menyebutkan enam cara untuk melakukan
penghapusan perbekalan yaitu (1) Dijual atau dilelang; (2) Ditukarkan dengan
perbekalan lain yang dibutuhkan oleh institusi; (3) Dipindahkan; (4) Dihibahkan;
(5) Pemanfaatan kembali (recycle); (6) Dimusnahkan. Sedangkan menurut
Barnawi dan Arifin (2012:83) menyebutkan empat cara penghapusan peralatan

5
Hadari Nawawi, Administrasi Pendidikan, (Jakarta: Inti Idayus Press, 1993), hlm. 63

6
kantor yaitu (1) Pengadaan lelang; (2) Hibah ke orang lain; (3) Pembakaran; (4)
Penghapusan secara langsung disaksikan oleh atasan. Berdasar pada beberapa
pendapat para ahli yang telah dinyatakan diatas maka dapat disimpulkan cara
penghapusan peralatan kantor dapat dilakukan dengan cara pelelangan,
penukaran, pemindahan, penghibahan, pemanfaatan kembali, dan pemusnahan.

7
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Inventarisasi perbekalan kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk
memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan
diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah
untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang
telah ditetapkan. Ketentuan dan cara tersebut didasarkan kepada pedoman yang
telah ditetapkan Menteri Keuangan di bidang inventasrisasi barang-barang milik
negara yang tercantum dalam surat keputusan No. KEP-225/MK/4/1971 tanggal
13 April 1971, yang merupakan pengaturan pelaksanaan dari Instruksi Presiden
No. 3 tahun 1971 tentang Inventarisasi Barang-Barang Milik Negara.
Tujuan dari Pengadaan perlengkapan pendidikan biasanya dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan di suatu sekolah
menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab
lain yang dapat di pertanggung jawabkan sehingga memerlukan pergantian

8
 DAFTAR PUSTAKA

Daryanto. 2001. Administrasi Pendidikan. Jakarta : Rineka Cipta

Gunawan, Ari. 1996. Administrasi Sekolah Administrasi Pendidikan Mikro.
Jakarta: Rineka Cipta.
Nawawi, Hadari. 1993. Administrasi Pendidikan. Jakarta : Inti Idayus Press
AL HIKMAH jurnal Studi Keislaman, Volume 6, Nomor 1, Maret 2016
Jurnal Administrasi Pendidikan, Volume 2, Nomor 1, Juni 2014