1.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Selamat berjumpa di diskusi ke-6, sebelum memberikan pendapat diharapkan Anda

sudah membaca dan memahami Modul 8 ADPU4331 Administrasi Perkantoran, Edisi 2
agar bisa memberikan komentar yang berkualitas. Materi diskusi pada inisiasi ke-6 ini
adalah:

Dalam praktik pengelolaan arsip terdapat 5 (lima) sistem pengelolaan arsip, yaitu
sistem abjad, subjek, tanggal, angka dan wilayah! Silakan Anda berikan contoh empiris
penerapan kelima sistem pengelolaan arsip tersebut, dan berikan pendapat Anda
alasan kenapa sistem tersebut diterapkan!

Selamat Berdiskusi!

JAWABAN:

Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan

kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan
metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Ada lima sistem penataan arsip,
yaitu:

1. Sistem Abjad
Sistem abjad merupakan salah satu sistem penataan berkkas yang pengkodeannya
berdasarkan peraturan mengindeks. Perihal dari surat maupun organisasi pengirim
dapat disusun berdasarkan abjad, yaitu enyusun subjek dengan urutan A sampai Z.
untuk dapat menyusunnya maka pemberian nama dapat dibagi menjadi empat
golongan, yaitu:
a. Nama orang, misalnya dalam sebuah sekolah biodata siswa disimpan
berdasarkan urutan abjad nama siswa
b. Nama perusahaan swasta, misalnya sebuah kantor menyimpan arsip nama-
nama rumah makan sebagai referensi untuk konsumsi acara atau kegiatan
rapat pimpinan
c. Nama instansi pemerintah
d. Nama organisasi sosial

Dari uraian tersebut masing-masing arsip disimpan dan ditata bedasarkan abjad
dari kata tangkap baik nama orang maupun nama badan atau organisasi. Dengan
melakukan penataan arsip berdasarkan abjad paham dalam peraturan mengindeks
dan peralatan arsip yang digunakan. Sistem ini diterapkan karena:

- Memudahkan penemuan kembali arsip

- Mudah dimengerti dan diterapkan
 - Kesalahan penyimpanan mudah dideteksi
- Hanya satu cara penyeleksian yang diperlukan, yaitu secara alfabet
- Tunjuk silang mudah dibuat

2. Sistem Masalah
Sistem masalah merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan
yang pengguna sistem ini. Masalah dikelompokkan menjadi satu subjek, misalnya
pengawasan. Contoh daftar indeks masalah
Kode Masalah
PE Pengawasan
00 Audit Keuangan
01 Audit Laporan Keuangan
02 Audit Kinerja
03 Audit Investigasi
04 Audit Tujuan Tertentu
05 Assessment
Sistem ini diterapkan karena:
- Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui
- Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya

3. Sistem Tanggal
Sistem tanggal merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan
tanggal, bulan dan tahun yang pada umumnya tanggal tersebut dapat dilihat dari
datangnya surat. Surat yang datang terakhir ditempatkan di bagian paling akhir pula,
tanpa memperhatikan masalah surat tersebut. Contohnya, surat dari Kantor XXX
yang dibuat tanggal 14 Mei 2021, berarti lemari penyimpanan diberi kode 2021
kemudian guidenya dituliskan Mei sedangkan foldernya berkode 14. Sistem tanggal
cocok diterapkan pada organisasi kecil yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal
jatuh tempo. Sistem ini sederhana dan mudah diterapkan.

4. Sistem Angka
Sistem angka merupakan sistem penataan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan nomor atau angka yang diberi nomor tertentu, untuk dibuatkan daftar
klasifikasi arsipnya. Contoh kode klasifikasi arsip
HK. Hukum
HK.00 Peraturan Perundang-Undangan
HK.01 Produk Hukum
HK.02 Perjanjian Kerjasama
HK.03 Penelaahan Hukum
HK.04 Bantuan Hukum
 HM. Hubungan Masyarakat
HM.00 Penerangan dan Publikasi
HM.01 Dengan Pendapat/Hearing DPR
HM.02 Hubungan Antar Lembaga
HM.03 Keprotokolan

Sistem ini diterapkan karena:

- Penyimpanan dan penyusunan lebih mudah
- Lebih menghemat waktu dalam penulisan label
- Kerahasiaan informasi dapat lebih terjaga

5. Sistem Wilayah
Sistem wilayah merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan
daerah/wilayah tertentu sesuai dengan pembagian tertentu pula. Contohnya,
developer yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun berdasarkan
daerah. Sistem ini diterapkan karena mudah dalam mencari keterangan bila letak
wilayahnya sudah diketahui.

Sumber:

Halimah, Mas. 2019. Materi Pokok Administrasi Perkantoran. Tangerang Selatan:

Universitas Terbuka.

Muhidin, Ali Sambas dan Hendri Winata. 2018. Manajemen Kearsipan untuk Organisasi
Publik, Bisnis, Sosial, Politik, dan Kemasyarakatan. Bandung: Pustaka Setia.

https://www.anugerahdino.com/2014/01/penyimpanan-arsip-sistem-
subjek.html#:~:text=Kelebihan%20sistem%20subjek,tidak%20terbatasnya%20judul
%20dan%20susunannya.

2. SANKRI

Tema diskusi 6: Strategi Privatisasi

Silakan Anda diskusikan mengapa strategi privatisasi dalam pembinaan dan

pengembangan badan usaha milik negara dan daerah (BUMN/D) sering
dipertentangkan!

JAWABAN:
Privatisasi dapat diartikan sebagai peningkatan penyebaran pemilikan kepada
masyarakat, umum, dan swasta asing maupun domestik untuk akses pendanaan,
pasar, teknologi, serta kapabilitas untuk bersaing di tingkat dunia. Dari pengertian
tersebut strategi privatisasi sering dipertentangkan karena dikhawatirkan akan
mengakibatkan berkurangnya atau hilangnya kendali atau kedaulatan negara atas
BUMN/D atau dominasi swasta/asing terhadap BUMN/D, terutama yang bersifat
startegis dan menyangkut rakyat banyak.

Tujuan pelaksanaan privatisasi untuk meningkatkan pendapatan negara, tetapi hal ini
tidak bisa diterima. Saat terjadi penjualan aset-aset BUMN negara mendapatkan
pemasukan. Namun sebagaimana layaknya penjualan, penerimaan pendapatan itu
diiringi dengan kehilangan pemilikan aset-aset tersebut. Ini berarti negara akan
kehilangan salah satu sumber pendapatannya. Akan menjadi lebih berbahaya jika
ternyata pembelinya dari perusahaan asing. Meskipun pabriknya masih berkedudukan
di Indonesia, namun hak atas segala informasi dan bagian dari modal menjadi milik
perusahaan asing.

BMP ADPU4230 Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia

https://zulpiero.wordpress.com/2010/04/20/privatisasi-bumn-di-indonesia/

3. MSDM

Saudara mahasiswa,

Proses penilaian kinerja banyak memberikan keuntungan, baik bagi karyawan maupun
bagi perusahaan/organisasi. Nah ..... sekarang coba anda diskusikan bersama teman-
teman anda, apa saja keuntungan penilaian kinerja bagi karyawan dan bagi
perusahaan.

Selamat berdiskusi.

JAWABAN:
Keuntungan penilaian kinerja bagi karyawan
a. Hasil evaluasi yang bagus dari penilaian kinerja bagi karyawan akan
memperoleh reward dari organisasi seperti upah yang meningkat atau menerima
bonus
b. Berkomunikasi secara efektif dengan atasan dapat memberikan keuntungan bagi
bawahan karena dapat memahami dan kepercayaan di atasan
c. Memberikan motivasi bagi karyawan dari hasil penilaian kinerja untuk dapat
bekerja lebih baik dan membantu dalam meningkatkan kinerja kedepannya
d. Karyawan dapat berdiskusi dengan atasan dalam penyelesaian suatu masalah
yang dihadapi dalam bekerja

Keuntungan penilaian kinerja bagi perusahaan

a. Memberikan kemudahan bagi organisasi dalam menentukan kebutuhan
pelatihan dan pengembangan yang akan diberikan kepada karyawan
b. Penilaian kinerja dapat membantu mendiagnosis masalah organisasi jika kinerja
karyawan dapat ditentukan secara tepat
c. Perusahaan dapat menentukan posisi karyawan sesuai dengan kemampuan
yang dimilikinya sehingga dapat meningkatkan produktivitas
d. Hasil dari penilaian kinerja memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam
pengambilan keputusan dalam rangka promosi bagi karyawan yang efisien dan
memberhentikan karyawan bekerja yang kurang efisien
e. Melalui komunikasi yang baik antara manajer dengan karyawan saling
memahami antara satu sama lain sehingga dapat mencapai tujuan organisasi
f. Memberikan informasi mengenai kelebihan dan kekurangan karyawan dalam
menyelesaikan tugas dan tanggung jawab masing-masing dan apakah hasil
kinerja karyawan telah sesuai atau belum sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan