Tugas Tutorial 1

No Tugas Tutorial Skor Maksimal Sumber Tugas Tutorial

1 Pengertian administrasi, 40 Modul 1 BMP ADPU4331
manajemen, kantor, dan Administrasi Perkantoran,
administrasi perkantoran, Edisi 2
banyak dikemukakan oleh
para ahli, dan konsepnya
sangat beragam sesuai
dengan
persepsi/pengalaman para
ahli terhadap objek kajian
tersebut.
Tugas Anda adalah
menghimpun konsep-
konsep para ahli tersebut
dan membuat sintesanya!
2 Organisasi dibentuk dalam 30 Modul 2 BMP ADPU4331
rangka mencapai tujuan Administrasi Perkantoran,
bersama yang dicita- Edisi 2
citakan. Setidaknya ada 6
(enam) tipe/bentuk
organisasi, yaitu lini
fungsiponal, lini dan staf,
panitia, matriks dan
informal.
Tugas Anda adalah
mengumpulkan/menunjukan
contoh-contoh tipe/bentuk
organisasi dalam praktik
pengorganisasian di
lembaga-lembaga baik
swasta, pemerintah, sosial,
pendidikan, dan lainnya.
Masing-masing tipe/bentuk
organisasi, minimal satu
contoh.
3 Kantor adalah tempat 30 Modul 3 BMP ADPU4331
melakukan pekerjaan, oleh Administrasi Perkantoran,
karena itu setiap organisasi Edisi 2
harus menetapkan kantor,
tata ruang, dan
fasilitas/perlengkapan
kantor yang dapat
menunjang efektifitas dan
efisiensi kerja pekerjaan
kantor.
Tugas Anda adalah
mununjukan macam-macam
fasilitas/perlengkapan
kantor, dan menyebutkan
fungsi/kegunaan/cara kerja
fasilitas/perlengkapan
kantor tersebut.
 1. A. Pengertian Admintrasi menurut para ahli :
1 .) Prof. Dr. S Prajudi Atmosudirjo, S.H Adminsitrasi yaitu pemberian bantuan, pemeliharaan,
pelaksanaan, pimpinan, pengelolaan adalah administrator sehingga administrator menjalankan
kegiatan overall management of the organization (prajudi atmosudirjo,1980). Sehingga menurut
beliau Administrasi adalah proses dan tata kerja yang terdapat pada setiapusaha, apakah usaha
kenegaraan atau swasta, usaha sipil atau militer, usaha besar atau kecil.
2 .) Leonard d. White dalam bukunya “introduction to the study of public administration” yamg
dikutip oleh Drs. Soewarno Hardayaningrat dalam bukunya berjudul “pengantar studi ilmu
administrasu dan manajemen” (1996:2) administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya
terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil, usaha yang besar atau kecil dan
sebagianya.
3 .) Harris Muda Nasutiondalam bukunya “Kursus Pengetahuan Administrasi” dalam arti yang
sempit bahkan pengertian sehari-hari maka adminitrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha
adalah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan
dengan pekerjaan tulis – menulis, surat – menyurat dan mencatat/membukukan setiap perubahan
atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi.
4 .) The Liang GieMengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu Kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”
(1980:9).
B. Pengertian manajemen menurut para ahli :
1. George R. Terry.
Menurut George Robert Terry, pengertian manajemen adalah sebuah proses yang khas yang
terdiri dari beberapa tindakan, yakni perencanaan, pengorganinasian, menggerakkan, dan
pengawasan.
Semua itu dilakukan untuk menentukan dan mencapai target atau sasaran yang ingin dicapai
dengan memanfaatkan semua sumber daya, termasuk sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya.
2. Henry Fayol.
Menurut Henry Fayol, pengertian manajemen adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, pengoordinasian, dan pengawasan/ kontrol terhadap sumber daya yang ada
agar mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
3. Marry Parker Follet.
Marry Parker F mengatakan bahwa pengertian manajemen adalah sebagai suatu seni, tiap tiap
pekerjaan bisa diselesaikan dengan orang lain.
4. James A.F Stoner.
Pengertian manajemen menurut James A.F Stoner adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
dan penggunaan sumber daya organisasi yang lain dalam rangka mencapai tujuan organisasi
yang telah ditetapkan di organisasai tersebut.
5. Dr. Bennett N.B Silalahi, M.A.
Menurut Dr. Bennett N.B Silalahi, M.A, pengertian manajemen adalah ilmu perilaku yang terdiri
dari aspek sosial eksak bukan dari tanggungjawab keselamatan serta kesehatan kerja baik dari
sisi perencanaannya.
6. Lawrence A. Appley.
Lawrence A. Appley, mengemukakan arti manajemen adalah sebuah keahlian yang dimiliki
seseorang atau organisasi untuk menggerakkan orang lain agar mau melakukan sesuatu
7. Renville Siagian.
Menurut Renville Siagian, pengertian manajemen adalah salah satu bidang usaha yang bergerak
di bidang jasa pelayanan yang dikelola oleh tenaga ahli yang terlatih dan berpengalaman.
8. Oey Liang Lee.
Pengertian manajemen menurut Oey Liang Lee adalah ilmu atau seni dalam perencanaan,
pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengendalian terhadap sumber daya yang ada
untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
9. Hilman.
Hilman memiliki arti tersendiri mengenai manajemen. Arti manajemen adalah fungsi untuk
mencapai suatu tujuan melalui perantara kegiatan orang lain serta mengawasi usaha-usaha setiap
individu guna mencapai tujuan yang sama.
10. Federick Winslow Taylor.
Menurut Federick manajemen adalah sebuah percobaan yang dilakukan secara sungguh-sungguh
guna menghadapi setiap persoalan yang muncul dalam setiap kepemimpinan organisasi setiap
sistem kerjasama yang dilakukan setiap manusia dengan sikap serta jiwa seorang sarjana serta
penggunaan alat-alat perumusan.
11. Ricky W. Griffin.
Menurut Ricky W. Griffin, pengertian manajemen adalah sebuah proses perencanaan, proses
organisasi, proses kordinasi, dan proses kontrol terhadap sumber daya untuk mencapai tujuan
dengan efektif dan efisien.

C. Pengertian kantor menurut para ahli :

1. Moekijat
Menurut Moekijat, Kantor adalah suatu tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tata
usaha.
2. Prajudi Atmosudirjo
Menurut Prajudi Atmosudirjo, Kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan
operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
3. Ulbert Silalahi (1997:6)
Menurut Ulbert Silalahi, Tempat penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut
kantor, yakni suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan dan operasi
pengelolaan informasi.
4. Kallaus dan Kelling
Office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at
work to manage one of the firm’s most vital resources-information. (Kantor adalah fungsi di
mana sistem teknologi, prosedur, dan orang saling bergantung dalam bekerja untuk mengelola
salah satu sumber daya perusahaan yang paling penting yaitu informasi).

D. Pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli :

1. Menurut WH EVANS
pada tahun 1963 menjelaskan bahwa administrasi perkantoran adalah fungsi yang berkaitan
dengan manajemen dan mengarahkan semua tahapan operasi perusahaan tentang penggunaan
informasi, memori, dan komunikasi organisasi
2 . Menurut Institute of Administrative management
pada pertengahan tahun 1990-an, dinyatakan bahwa manajemen perkantoran adalah salah satu
cabang ilmu manajemen berfokus pada layanan untuk dapat memperoleh, mencatat, dan
menganalisis semua informasi apakah direncanakan atau dikomunikasikan yang bermanfaat
mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi sendiri dalam
mencapai tujuan organisasi.
3 . Menurut George Terry
pada tahun 1966 menjelaskan bahwa administrasi perkantoran adalah perencanaan, pengendalian
dan pengorganisasian suatu pekerjaan perkantoran dan menjadi penggerak bagi mereka yang
menjalankannya agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
4 . Menurut Arthur Grager
pada tahun 1958, administrasi perkantoran memiliki fungsi dalam tata penyelenggaraan layanan
dan komunikasi warkat dari sebuah organisasi.
5 .Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson
pada 1950 mengatakan bahwa administrasi perkantoran adalah cabang ilmu manajemen yang
berbicara pada pelaksanaan pekerjaan dalam perkantoran secara efisien, di mana, dan kapan
pekerjaan harus dilakukan.

2. MACAM-MACAM BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

1 .Organisasi Lini
Ciri:
-Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang
-Jumlah karyawan sedikit
-Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi
-Belum terdapat spesialisasi
-Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang
pekerjaan
-Struktur organisasi sederhana dan stabil
-Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
-Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertical
antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang
terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis
wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi
Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil.
Contohnya : Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga. Organisasi Garis / Lini adalah
suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya
dari kepemimpinan terhadap bawahannya.
2 .Organisasi Lini dan Staf
Ciri :
-Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung
-Karyawan banyak
-Organisasi besar
Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:
-Personel lini
-Personel staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional.
Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan
pimpinan hingga pimpinan dibawahnya.
Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat
bantuan dari para staf dibawahnya.
Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran,
data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan
suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan
bawahan tidak secara langsung
Contohnya : Bank, Perusahan-perusahaan BUMN, KSP
3 . Organisasi Fungsional
Ciri :
-Organisasi kecil
-Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli
-Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
-Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
-Pengawasan dilakukan secara ketat
Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana
kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya
dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang
tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah
kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut
Contohnya : industri pembuatan rambut palsu, industri Teksil.
4 . Organisasi Panitia
Organisasi panitia/komite adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai
wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan
pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan.
Komite dapat juga bersifat formal atau informal, komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu
bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas-tugas dan wewenang yang dibagi-bagi
secara khusus. Jadi, organisasi dalam bentuk panitia ini adalah organisasi di mana para pelaksana
dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia.
Kelebihan dari struktur organisasi panitia :
-Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.
-Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil.
-Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team.
Contohnya : Koperasi Rukun Warga, Panitia anggaran pada suatu perusahaan yang bertugas
untuk menyusun anggaran perusahaan.
5. Organisasi Matrix
organisasi matrix proyek atau matriks adalah bentuk hierarki organisasi atau perusahaan yang
membebankan proyek organisasi kepada setiap anggota atau pegawai suatu unit kerja. Sebagai
salah satu bentuk struktur organisasi, hierarki tersebut merupakan gabungan dari struktur
organisasi fungsional dan divisional. Penggabungan tersebut berguna untuk saling menutupi
kekurangan antara kedua bentuk struktur organisasi tersebut sehingga dapat terpakai pada
perusahaan skala besar atau tingkat multinasional.
Di dalam struktur organisasi matriks terdapat dua pimpinan sehingga anggota atau pegawai harus
melaporkan kinerjanya pada pimpinan unit fungsional dan proyek.
Bentuk struktur organisasi matrix punya sebutan lain, yaitu struktur organisasi proyek. Hal ini
tak lepas dari keberadaan anggota atau pegawai pada unit fungsional yang harus mengerjakan
kegiatan dan atau proyek-proyek pada organisasi.
Oleh sebab itu, koordinasi yang kuat harus terlaksana untuk menghindari konflik antar unit
karena tugas yang sama dan kemungkinan kepentingan ganda.

Berikut ini merupakan ciri-ciri struktur organisasi matriks :

-Tingkatan di dalam hierarki dan jumlah organisasi akan semakin banyak karena para ahli dan
spesialis akan terkumpul menjadi satu bagian
-Pimpinan merupakan jabatan tertinggi di dalam struktur organisasi
-Manajer proyek memiliki wewenang horizontal dan spesialis yang berwenang secara
fungsional.
-Selama mengerjakan proyek, anggota atau para spesialis selalu melaporkan kinerja dan hasilnya
pada pimpinan fungsional dan pimpinan produk.

Contohnya : Kepala dari perusahaan itu adalah presiden direktur namun ada juga yang
menyebutnya dengan istilah vice president. Pimpinan tersebut memiliki tanggung jawab
fungsional untuk seluruh proyek yang sedang dikerjakan oleh perusahaan itu.
Sementara tugas manajer proyek ialah bertanggung jawab atas suatu proyek yang sedang
dilakukan, termasuk untuk menyelesaikan dan melakukan implementasi strategi.
Dari bagan tersebut dapat kita lihat bahwa struktur organisasi matriks akan menghasilkan
wewenang ganda. Pertama merupakan wewenang horizontal milik manajer proyek.
Kedua merupakan wewenang fungsional yang sesuai dengan keahlian seorang manajer unit
untuk melaksanakan tugas dan pekerjaannya hingga sampai selesai.
Para anggota atau pegawai dari perusahaan itu juga memiliki wewenang ganda. Oleh sebab itu,
pegawai harus melaporkan kegiatan dan pekerjaannya kepada dua atasan, yaitu manajer proyek
dan manajer unitnya.
Dalam rangka menghindari konflik dan kendala, biasanya manajer proyek memiliki jaminan
untuk melaksanakan wewenangnya. Manajer proyek akan memberikan perintah dan melaporkan
langsung pada manajer unit.

5. Organisasi Informal
Organisasi informal muncul dalam kehidupan sosial untuk memenuhi keperluan sosialnya dalam
berkelompok. Pada dasar manusia ingin selalu berkomunikasi dengan yang lainnya terutama
untuk menyalurkan kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi dalam chanel-chanel resmi. Seringkali
organisasi ini lebih banyak menekankan pada aktifitas yang sama dan terulang dibandingkan
pada tujuannya.
Organisasi informal sebagai organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang
secara tidak sadar terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal
pada struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan bersama. Dalam organisasi formal, tiap
unsur organisasi mempunyai kedudukan tugas dan fungsi-fungsi yang tegas. sedangkan di dalam
organisasi informal, kedudukan tugas dan fungsinya tampak kabur. Organisasi informal ini
terjadi karena adanya komunikasi antar sesama karyawan yang dengan cepat menyebarkan
informasi melalui desas-desus dari mulut kemelut. Adapun desas-desus itu bisa saja berlebihan,
salah, kurang tepat maupun merupakan kebocoran informasi dari atasan yang mungkin benar.
Untuk itulah agar organisasi informal bermanfaat bagi perusahaan maka sudah sepantasnya kalau
setiap atasan harus bisa menggunakan segi positif keberadaan organisasi informal ini terutama
dalam rnenyampaikan perintah.
sifat dari organisasi informal adalah :
1. Adanya hubungan yang bersifat spontan dan tidak teroagniair.
2. Masalah kepemimpinan menjadi dilemma klasik
3. Kinerja organisasi informal tidak bertitik tolak pada pengendalian manajemen
4. Lebih menekankan aktifitas daripada tujuan organisasi

Contohnya :
-Klub motor, klub baca, klub skate board.
-Perkumpulan bridge.
-Persahabatan, brotherhood, dll.

3. Perabot kantor, Fungsi dan kegunaanya

1 .) Perabot kantor seperti meja, kursi, lemari, rak, laci – laci, dan sebagainya yang terbuat dari
dari kayu, besi ataupun bahan lainya mempunya peran penting dalam setiap kantor, khususnya
untuk memungkinkan terlaksananya pekerjaan yang bersifat administratif dengan sebaik-
baiknya.
2 .) Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan
dengan efisien. Ada tiga jenis mesin berdasarkan fungsinya masing-masing :
- Mesin untuk menghemat fisik, tenaga dan pikiran manusia disebut sebagai labour saving
machine, contohnya : fork lift pada unit pergudangan dan depo-depo peralatan atau
bangunan ,komputer dan kalkulator pada pekerja-pekerja administratif
- Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut money saving machine yakni mesin-
mesin untuk mass production, jadi disamping yang bersifat engineering seperti mesin
pintal, mesin komputer, mesin-mesin pengganda dll.
- Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu disebut time saving machine misalnya
komputer, mesin fotokopi, mesin pengganda atau alat komunikasi dll.
3 .) Alat bantu peraga
Alat bantu diperlukan guna membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu
rapat atau pertemuan.
Fungsi alat bantu peraga :
- Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian (persentasi)
- Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat dan mendalam
- Menghindari verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan
- Menimbulkan perhatian
- Mendorong untuk berfikir dan bertindak
 - Menghemat waktu karna proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar
dan mudah
Alat bantu peraga panca indera :
- Tape recorder
- Video tape recorder
- Radio
- Televisi
Alat bantu peraga yang dapat diproyesikan :
- Slide projector
- Film strip
- Movie film
- Opaque projector
- Overhead projector
Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyesikan :
- Chalk board
- Flip chart
- White board
- Falnnel graph
- Grafik
- Formulir
- Buku dll.

Sumber BUKU MODUL ADPU4331