“ Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Wilayah ”

Dosen Pengampuh:

Dr., Tuti Andriani, S. Ag. M. Pd.

Disusun Oleh:

Kartika Putri ( 12010327482)

Yopi ( 12010327426 )

Ummi Syifa Lubis ( 12010327544 )

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

2021/2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah Swt atas segala limpahan rahmat dan hidayahnya

sehingga kami mampu menyelesaikan makalah ini. Shalawat serta salam senantiasa

tercurahkan kepada Nabi Muhammad Saw, berkat beliaulah kita sampai di alam yang

penuh dengan ilmu pendidikan.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada Ibu Dr., Tuti Andriani, S. Ag. M. Pd.

selaku dosen pengampuh Manajemen kearsipan, yang telah memberikan kesempatan

kepada penulis untuk menyelesaikan tugas makalah ini yang berjudul penyimpanan arsip

dengan sistem wilayah.

Didalam makalah ini penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak

kekurangannya, maka dari itu penulis sangat memerlukan kritik dan saran dari

pembaca untuk kesempurnaanpada makalah ini.

Pekanbaru, Desember 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................................................................. i

DAFTAR ISI................................................................................................................................................ ii

BAB 1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................... 1

A. latar Belakang ...................................................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................................................................ 2

C. Tujuan Penulisan .................................................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN ............................................................................................................................. 3

A. Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah............................................................................ 3

B. Alat Bantu Sistem Wilayah ............................................................................................................... 5

C. Klasifikasi Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah ......................................................... 8

D. Prosedur Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah........................................................... 11

E. Prosedur Penemuan Kembali Arsip ................................................................................................ 13

BAB III PENUTUP ................................................................................................................................... 15

A. Kesimpulan ....................................................................................................................................... 15

B. Saran ................................................................................................................................................... 15

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................................................................ 16

ii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. latar Belakang

Dalam perusahaan, satu kegiatan administrasi adalah masalah kearsipan. Salah satu

jenis kegiatan kantor yang paling banyak dilaksanakan diberbagai kantor baik kantor

pemerintahan maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip, atau

dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan administrasi kearsipan. Kearsipan memiliki

peranan penting dalam kegiatan administrasi yaitu sebagai pusat ingat dan sumber

informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan

kebijakan, penilaian, pengendaliaan dan pertanggung jawaban setepat-tepatnya. Namun

masih banyak kantor-kantor yang kurang memperhatikan administrasi kearsipannya. Hal

ini bisa dipengaruhi beberapa faktor antara lain kurangnya kesadaran karyawan, khususnya

pimpinan kantor. Kemungkinan lainnya adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli

dalam bidang kearsipan.

Dengan adanya keterampilan dalam masalah kearsipan akan membantu tugas

pimpinan dalam kelancaran mekanisme kerja perusahaan yang bersangkutan. Sistem filing

kearsipan adalah cara penyimpanan arsip yang dipilih bersama yang sesuai dengan

kesepakatan bersama. Sistem filing wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas

atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan arsip secara cepat berdasarkan letak

wilayah yang dikirimi surat. Penggunaan sistem ini cocok untuk organisasi atau perusahaan

yang memiliki tempat usaha diberbagai tempat, organisasi atau perusahan yang memiliki

1
 usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi, dan instansi pemerintahan yang melayani

masyarakat berdasarkan kewilayahan.

B. Rumusan Masalah

1. Jelaskan penyimpanan arsip berdasarkan sistem wilayah

2. Jelaskan alat bantu sistem wilayah

3. Jelaskan klasifikasi penyimpanan arsip berdasarkan sistem wilayah

4. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip berdasarkan sistem wilayah

5. Bagaimana prosedur penemuan kembali arsip

C. Tujuan Penulisan

1. Mengetahui penyimpanan arsip berdasarkan sistem wilayah

2. Mengetahui alat bantu sistem wilayah

3. Mengetahui klasifikasi penyimpanan arsip berdasarkan sistem wilayah

4. Mengetahui prosedur penyimpanan arsip berdasarkan sistem wilayah

5. Mengetahui prosedur penemuan kembali arsip

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah

Pengelolaan dokumen sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas

dan/atau arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip

dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang mengirimi surat. Jika

ada surat masuk dan sudah diproses dengan benar, maka arsipnya disimpan berdasarkan

wilayah asal surat, sedangkan untuk surat keluar, arsipnya disimpan berdasarkan wilayah

pihak yang dikirimi surat. Penyimpanan berkas/arsip yang dipergunakan dalam sistem

wilayah adalah serangkaian pembagian wilayah yang disesuaikan dengan kegiatan badan

usaha atau jasa di wilayah yang dipergunakan. Badan usaha atau bidang jasa yang akan

mempergunakan penyimpanan arsip dengan sistem wilayah harus mengumpulkan seluruh

berkas/arsip yang ada, kemudian menyortir atau memisahkan berkas atau arsip yang ada

berdasarkan pembagian wilayah yang telah ditetapkan, seperti wilayah Provinsi,

kabupaten, kecamatan, kelurahan hingga RW, maupun RT.

Sebagai contoh, suatu badan usaha yang bergerak di bidang penjualan mengatur

kegiatan usahanya dikaitkan dengan domisili pembelinya, oleh karena itu penataan

berkasnya yang antara lain berupa surat pesanan maupun faktur penjualan ditata

Dengan menggunakan sistem penyimpanan wilayah. Sebetulnya sistem wilayah ini timbul

karena adanya kenyataan bahwa dokumen/surat tertentu lebih mudah dikelompokkan

menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan nama

badan usaha, nama individu, ataupun isi dokumen/surat bersangkutan. Sistem wilayah

3
disebut juga sistem lokasi/ geografis atau sistem nama tempat yang memiliki keuntungan

dan kerugian sebagai berikut:

1. Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah memiliki keuntungan sebagai

berikut:

a) Penentuan tempat berkas secara cepat dilakukan apabila petugas

mengetahui letak suatu tempat dimana disimpan.

b) Dapat diketahui dan diperoleh informasi untuk masing-masing daerah

berdasarkan berkas yang disusun.

c) Perkiraan aktivitas berkas dapat segera diketahui dengan melihat seberapa

sering bekas tersebut digunakan.

d) Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.

e) Cocok untuk organisasi yang punya kantor cabang di beberapa tempat,

seperti biro perjalanan, usaha pengiriman paket, perusahaan ekspor impor,

dll.

f) Mudah mencari keterangan jika letak wilayah telah diketahui.

g) Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip dapat segera diketahui.

2. Kerugian-kerugian penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem wilayah,

yaitu:

a) Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas, yaitu

berkas berdasarkan wilayah dan berkas untuk indeks.

b) Bila badan perorangan atau badan memiliki dua alamat, maka manajer arsip

harus menyusun berkas kedua alamat tersebut.

4
 c) Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama atau nama

jalan yang sama yang terletak di satu daerah atau beberapa daerah tertentu.

d) Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak

memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

e) Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak

dicantumkan secara lengkap.

f) Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan

batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-

masing cabang atau perwakilan.

g) Bila terjadi penambahan wilayah baru harus mengubah daftar klasifikasi

dan perlengkapan kearsipan.

h) Tidak cocok diterapkan untuk seluruh unit organisasi

B. Alat Bantu Sistem Wilayah

1. Guide

Guide/sekat berfungsi sebagai petunjuk tempat arsip akan disimpan. Guide

diletakkan di tempat penataan berkas arsip. Bentuk guide persegi panjang dan

terbuat dari karon tebal atau plastik yang kuat. Tebal karton yang kurng lebih

1cm dengan panjang 33-35 cm dan lebar 23-24 cm. Bagian yang bertuliskan

kode disebut Tab dengan panjang 8-9 cm dengan lebar 2cm. Guide diletakkan

dalam posisi berdiri atau vertikal dan horisontal atau melintang.

2. Folder

Folder adalah map untuk menyiimpan berkas surat yang akan diarsipkan, yang

5
 membedakan folder dengan map lainnya adalah bahwa folder mempunyai tab

seperti seperti guide sebagai petunjuk sedangkan pada map yang lain tidak ada.

Folder dibuat dari karton atau plastik dengan panjang 35 cm dan lebar 24 cm,

sedangkan tab untuk meletakkan kose berukuran panjang 8-9 cm dan lebar 2cm.

Jumlah guide dan folder harus disiapkan harus mengikuti ketentuan yang telah

dibuat dalam pembagian wilayah. Sebagai contoh perhitungan penyiapan guide

dan folder untuk Kota Jakarta Selatan yang terdiri atas 7 kecamtan dan 61

kelurahan. Jadi jumlah guide dan jumlah foldernya sebagai berikut:

a) Perhitungan guide sebagai berikut:

1) Guide untuk Kecamatan Cilandak : 1 Buah

2) Guide untuk Kecamatan Kebayoran Baru : 1 Buah

3) Guide untuk Kecamatan Kebayoran Lama : 1 Buah

4) Guide untuk Kecamatan Mampang Prapatan : 1 Buah

5) Guide untuk Kecamatan Pasar Minggu : 1 Buah

6) Guide untuk Kecamatan Setia Budi : 1 Buah

7) Guide untuk Kecamatan Tebet : 1 Buah

Jadi, Guide yang harus disiapkan : 7 Buah

b) Perhitungan folder sebagai berikut:

1) Kecamatan Cilandak 5 kelurahan : 5 Folder

2) Kecamatan Kebayoran Baru 10 kelurahan : 10 Folder

3) Kecamatan Kebayoran Lama 10 kelurahan : 10 Folder

6
 4) Kecamatan mampang prapatan 11 kelurahan : 11 Folder

5) Kecamatan Pasar Minggu 10 kelurahan : 10 Folder

6) Kecamatan Setia Budi 8 kelurahan : 8 Folder

7) Kecamatan Tebet 7 kelurahan : 7 Folder

Jadi, folder yang harus dipersiapkan ada : 61 folder

c) pengaturan kode huruf pada guide dapat diatur sebagai berikut:

1) Nama caption/judul utama berupa nama wilayah diletakkan/ditempelkan

pada laci.

2) Guide utama mempunyai tab segitiga terletak dibagian kiri, kanan, atau

tengah diletakkan secara vertikal/berdiri.

3) Dibelakang guide utama disediakan folde-folder yang diatur sedemikian

rupa sesuai dengan urutan anjad

4) Folder yang sudah diatur urutannya tinggal diisi berkas yang akan disimpan.

3. Laci

Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3500 – 4000 lembar. Di

dalam kantor pasti ada laci ini untuk menampung surat atau dokumen penting

laiinnya.Paling tidak 1 filing cabinet harus disediakan jika arsip tidak banyak.

Laci tersebut diberi kode A – Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang

banyak, bisa saja 1 laci hanya untuk satu kode huruf. Jadi dibutuhkan sebanyak

26 laci.

7
C. Klasifikasi Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah

Penerapan sistem penyimpanan wilayah bergantung pada pembagian wilayah yang

ada di suatu daerah. Oleh karena itu sebelum menyortir surat-surat, terlebih dahulu dibuat

daftar klasifikasi wilayah. Susunan arsip sistem wilayah bersifat tidak langsung, artinya

pengarsipan dimulai dengan kelompok besar, misalnya Provinsi, kemudian daerah yang

termasuk di dalamnya disusun menurut wilayah, seterusnya sampai pembagian wilayah

yang lebih kecil. Dibawah ini contoh daftar klasifikasi wilayah untuk Provinsi Daerah

Istimewa Yogyakarta.

1. Subjek Utama

a) Kota Yogyakarta

b) Kabupaten Sleman

c) Kabupaten Gunung Kidul

d) Kabupaten Bantul

e) Kabupaten Kulon Progo

2. Sub Subjek

Klasifikasi untuk subyek utama. Sebagai contoh daftar klasifikasi untuk

kabupaten Kulon Progo:

Kecamatan Pengasih

a) Kecamatan Pengasih

b) Kecamatan Sentolo

c) Kecamatan Temon

d) Kecamatan Kokap

e) Kecamatan Lendah

8
 f) Kecamatan Nanggulan

g) Kecamatan-kecamatan lainnya se-Kabupaten Kulon Progo.

3. Susunan klasifikasi dengan contoh Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta

a) Klasifikasi Kabupaten Kulon Progo

1. Kecamatan Sentolo

1) Kelurahan kaliagung

2) Kelurahan Kalimenur

2. Kecamatan Nanggulan

1) Kelurahan Banyuroto

2) Kelurahan Tanjungharjo

b) Klasifikasi Kabupaten Bantul

1. Kecamatan Banguntapan

1) Kelurahan Wirokerten

2) Kelurahan Potorono

Berkaitan dengan daftar klasifikasi wilayah, maka sistem wilayah dapat dikelola

menurut tiga tingkatan sesuai kebutuhan, yaitu menurut nama negara, nama pembagian

wilayah administrasi negara, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

1. Sistem wilayah menurut negara Pada sistem geografis dengan pembagian ini,

surat dan dokumen yang diterima dari berbagai negara akan dimasukkan dalam

map campuran dengan label nama negara yang bersangkutan yang disusun

berurutan menurut Wilayah. Label map terletak di posisi kiri sebagai penunjuk

(guide) utama. Bila jumlah surat/dokumen sesuatu nama yang berada di dalam

9
 map campuran mencapai jumlah lima, maka surat/dokumen tersebut akan

dikeluarkan dan ditempatkan di dalam map individu yang diberi label nama

koresponden bersangkutan. Nama individu tersebut dapat nama kedutaan,

konsulat, maupun nama perusahaan, nama bank.

2. Sistem wilayah menurut pembagian wilayah administrasi negara

Yaitu pembagian nama tempat atau wilayah yang berdasarkan pada

pembagian wilayah yang umum digunakan sebagai bagian dari administrasi

suatu negara. Pembagian tersebut dapat dalam bentuk Provinsi, kota,

kotamadya, kabupaten, dan jajaran di bawahnya. Nama-nama tersebut sering

dipergunakan pada sistem wilayah suatu unit kerja yang mengelola

surat/dokumen yang berasal dari tempat tempat/wilayah yang tersebar di suatu

Negara tertentu.

3. Sistem wilayah menurut pembagian wilayah administrasi khusus

Yaitu pembagian wilayah administrasi instansi yang berdasarkan

pembagian wilayah untuk kepentingan administrasi tertentu, misalnya

pembagian wilayah administrasi bank, angkatan udara, angkatan laut dsb. Jika

pada pembagian wilayah administrasi negara yang umum dipergunakan istilah

provinsi, maka pada pembagian khusus memakai istilah wilayah, yaitu daerah

yang adakalanya terdiri atas beberapa provinsi.

10
D. Prosedur Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Wilayah

Penyimpanan surat dimaksudkan agar surat dapat disimpan secara teratur, aman,

dan bila diperlukan dapat dicari kembali dengan mudah dan cepat. Untuk dapat menyimpan

surat secara teratur dengan filing sistem wilayah, maka harus memperhatikan prosedur

penyimpanan arsip sebagai berikut:

1. Memeriksa Arsip

Tujuan memeriksa surat adalah untuk mengetahui dan memahami dengan benar

isi surat, tanggal surat, nomor surat, dan yang paling penting adalah untuk

mengetahui asal surat dan tujuan surat. Seperti yang telah diuraikan pada topik

terdahulu, bahwa Filing Sistem Wilayah berarti arsip-arsip pada suatu organisasi

atau instansi disimpan menurut pembagian wilayah atau daerah tertentu. Oleh

karena itu tujuan utama membaca surat adalah untuk mengetahui asal usul surat

dan tujuan surat. Semua surat/dokumen yang akan disimpan diperiksa secara teliti

apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. Hal ini dilakukan dengan

memeriksa tandatanda instruksi yang terdapat pada surat atau sumber lain yang

disebut lembar disposisi yang menyatakan bahwa surat bersangkutan sudah boleh

disimpan. Tandatanda tersebut disebut release mark, yang dapat berupa stampel

“file” atau perintah simpan lainnya.

2. Mengindeks

Adalah menentukan judul terhadap surat yang akan disimpan untuk

petunjuk (guide) pada label map. Pada sistem wilayah yang diindeks adalah judul,

nama tempat, atau asal surat dibuat, misalnya nama Provinsi atau nama kota. Untuk

label map individu atau untuk kepentingan susunan wilayah surat didalam map

11
campuran, diperlukan indeks nama koresponden. Pada filing sistem wilayah yang

dimaksud dengan caption atau judul surat adalah nama wilayah atau daerah yang

telah ditetapkan.

3. Mengkode

Adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap judul yang dipilih, atau

menambahkan judul baru yang sebelumnya tidak terdapat pada surat. Pada sistem

wilayah pemberian kode atau tanda dengan menambahkan judul baru, berupa nama

tempat dan nama orang. Kode diperlukan untuk penyimpanan dan penyimpanan

kembali surat/dokumen yang telah selesai dipinjam.

Pemberian kode penting dilakukan untuk memudahkan proses penyimpanan.

Yang dipergunakan sebagai kode ialah nama wilayah atau daerah sesuai dengan

susunan wilayah atau daerah yang telah ditentukan. Kode harus dapat menunjukkan

tempat arsip itu akan disimpan (pada filing cabinet/odner map dan folder).

4. Menyortir

Penyortiran dilakukan bilamana jumlah surat yang akan disimpan cukup

banyak. Di dalam sistem wilayah, penyortiran yang dilakukan tergantung susunan

klasifikasi wilayah yang digunakan pada unit kerja bersangkutan, misalnya

dikelompokkan menurut nama negara, nama provinsi, nama kota/kabupaten, dan

dikelompokkan menurut urutan wilayah koresponden masing-masing. Sebelumnya

nama tempat/wilayah juga sudah disortir menurut urutan wilayah. Dalam

12
 penyortiran ini dibedakan yang mana surat/dokumen untuk dimasukkan ke dalam

map campuran dan map individu.

5. Menyimpan Arsip

Setelah surat diberi kode, langkah selanjutnya ialah menyimpan surat pada laci

dan folder sesuai dengan kode surat apabila penyusunan arsip berdasarkan wilayah.

Pekerjaan ini memerlukan ketelitian, karena bilamana salah letak di dalam

penyimpanan maka surat/dokumen berarti “hilang.” Pekerjaan ini tidak boleh

ditunda apalagi menanti surat sampai bertumpuk banyak. Meskipun baru satu atau

dua surat maka penyimpanan harus sudah dilakukan dengan benar.

E. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan yang

dipergunakan. Kalau sistem penyimpanan salah maka penemuan kembali arsip akan sulit.

Adanya permintaan peminjaman suatu arsip akan dilanjutkan dengan kegiatan penemuan

kembali arsip yang diminta tersebut. Bila petugas arsip dapat langsung mengetahui jenis

arsip yang diminta dan kode klasifikasinya, maka petugas dapat langsung mencari arsip

tersebut pada tempat penyimpanan arsip. Sedangkan bila petugas arsip kesulitan

menemukan kembali arsip, maka dapat mencari arsip melalui kartu indeks atau kartu judul.

Prosedur penemuan kembali arsip sebagai berikut:

1. Peminjaman Prinsipnya setiap peminjaman arsip harus tercatat, dilaksanakan

melalui lembar peminjaman arsip rangkap tiga untuk setiap satu arsip yang

dipinjam.

a) Lembar pertama, untuk unit yang menyimpan arsip

13
 b) Lembar kedua, sebagai pengganti arsip yang dipinjam yang dimasukkan ke

dalam map.

c) Lembar ketiga, dipakai sebagai tanda bukti pinjam pada peminjam arsip.

2. Mencari dan mengambil arsip Berdasarkan keterangan yang ada pada kartu

pinjam arsip, selanjutnya dapat dicari kartu indeks. Dari kartu indeks dapat

diketahui kode arsip yang akan dipinjam, yang berdasarkan kode tersebut dapat

diketahui tempat arsip itu disimpan (dalam laci mana, di belakang guide apa,

dan dalam folder yang berjudul apa).

3. Pengembalian Arsip Apabila peminjaman telah selesai dan telah dikembalikan

harus segera dimasukkan kembali ke dalam map semula.

a) Lembar peminjaman pertama diberikan kepada peminjam sebagai bukti

arsip telah dikembalikan.

b) Lembar peminjaman kedua, yang berada dalam map dicabut untuk diganti

dengan arsip yang telah dikembalikan, selanjutnya dimusnahkan.

c) Lembar peminjaman ketiga, disimpan sebagai bahan untuk pembuatan

statistic jumlah surat yang pernah dipinjam

14
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dengan menggunakan sistem penyimpanan wilayah. Sebetulnya sistem wilayah

ini timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen/surat tertentu lebih mudah

dikelompokkan menurut tempat asal pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan

dengan nama badan usaha, nama individu, ataupun isi dokumen/surat bersangkutan.

B. Saran

Ketelitian dalam sistem kearsipan sangatlah dibutuhkan dalam sebuah kantor

ataupun perusahaan. Dalam sistem wilayah atau geografis ini sangat membantu dan

mempermudah arsiparis untuk melakukan pekerjaannya menjadi lebih praktis dan lebih

mudah menemukannya apabila suatu saat dibutuhkan kembali.

15
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.academia.edu/11508172/Makalah_Kearsipan

imam bukhori, 2013. Manajemen kearsipan. Gorontalo: Universitas Negeri Gorontalo Press.

http://blog-ipah.blogspot.co.id/2012/05/filing-sistem-wilayah.html

http://zsixweb.id/penyimpanan-arsip-sistem-wilayah/ diakses pada 15 September 2021 pukul

15.30

Prosedur Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Wilayah.2019.

https://www.pustakamadani.com/2019/11/prosedur-penyimpanan-arsip-dengan.html?m=1,

diakses pada tanggal 15 September 2021 pukul 19.00

16