Kearsipan

1 Kearsipan
System wilayah,system subjek,system nomor

KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb
Dengan mengucapkan syukur kepada Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya
kepada penulis, sehingga tugas makalah ini dapat terselesaikan dengan tepat pada waktunya adapun judul
makalah kami “ Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Wilayah,Sistem Subjek,Ssistem Nomor“
Dalam penulisan tugas yang berupa makalah ini, penulis telah banyak menerima bantuan dan saran
dari semua pihak, maka dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terimakasih yang sebesarnya
kepada Guru pembimbing , teman-teman serta semua pihak yang telah memberikan bimbingan dan
pengarahan sehingga tugas makalah ini dapat selesai dengan baik.
Penulis menyadari bahwa tidak ada gading yang tak retak, karena dalam penulisan ini mungkin masih
terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak demi
sempurnanya penulisan makalah ini dan juga tugas tugas berikutnya
Wasalamualaikum Wr.Wb
SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

2 Kearsipan
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................................... 1
DAFTAR ISI.................................................................................................................................. 2
BAB I.PENDAHULUAN.............................................................................................................. 3
A. Latar Belakang......................................................................................................... 3
B. Rumusan Masalah.................................................................................................... 3
C. Tujuan Penulisan...................................................................................................... 3
BAB II.PEMBAHASAN................................................................................................................ 4
A.Sistem Wilayah
1. Pengertian system wilayah....................................................................................... 4
2. Daftar klasifikasi....................................................................................................... 4
3. Peralatan Dan Perlengkapan..................................................................................... 6
4. Proses Penyimpanan................................................................................................. 6
5. Proser Penemuan Kembali........................................................................................ 7
B.Sistem Subjek
1. Pengertian System Subjek........................................................................................ 9
3. Kelebihan Dan Kekurangan...................................................................................... 9
5. Proses Penyimpanan.................................................................................................10
6. Istilah Sistem Subjek................................................................................................10
7. Menempatkan........................................................................................................... 11
3.Sistem Nomor
1. Pengertian system nomor.......................................................................................... 12
4. Proses Penyimpanan................................................................................................ 13
BAB III.PENUTUP........................................................................................................................ 15
A. Kesimpulan............................................................................................................... 15
B. Saran........................................................................................................................ 15

3 Kearsipan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah

Arsip merupakan bahan bukti mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan kehidupan
berbangsa. Setiap kegiatan baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan
arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan sistem dan prosedur kerja untuk menyajikan informasi yang lengkap,
cepat dan benar. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu
sumber data yaitu arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari
kegiatan terdepan (loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan
keputusan. Untuk mengambil keputusan, arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun komputer
menjadi informasi. Dalam manajemen kearsipan arsip berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia. Dalam arsip dinamis terdiri dari arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif.
Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang telah mengalami penurunan kegunaan, arsip tidak lagi secara terus
menerus di gunakan karena urusanya telah selesai, atas dasar pertimbangan ekonomis dan efisiensi arsip
dinamis inaktif tidak lagi disimpan dan dipelihara pada masing- masing unit kerja. Fungsi arsip dinamis
inaktif yang tersimpan sebagai bahan informasi untuk mengetahui usahausaha yang telah dicapai baik
mengenai kegagalanya maupun keberhasilanya.
B. RUMUSAN MASALAH
Berikut akan dijabarkan tiga subbab dari rumusan masalah.
1. Penyimpanan arsip system wilayah
2. Penyimpanan arsip system subjek
3. Penyimpanan arsip system nomor
C. TUJUAN PENULISAN
Adapun tujuan yang ingin dicapai melalui penulisan dan penyusunan makalah ini adalah :
1. Untuk memenuhi tugas di kelas X AP SMKN 1 Rantauutara Tahun Ajaran 2019/2020
2. Untuk mengetahui pengertian dari Penyimpanan Arsip Dengan Sistem wilayah, Sistem Subjek,
Sistem Nomor.

4 Kearsipan
BAB II
PEMBAHASAN
A. SISTEM WILAYAH
1. Pengertian Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah system pinyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompakan menurut nama tempat,bias berupa nama kota,nama Negara,nama
wilayah khusus dan sebagainya.
Pada penimpanan system wilayah,pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode yang
akan menjadi dasar penyimpanan arsip.Untuk surat-surat masuk nama wilayah asal surat tersebut
sebagai dasar pengelompokan surat,sedangkan untuk surat keluar nama wilayah tujuan surat
tersebut yang digunakan.
2. Daftar Klarifikasi Wilayah
Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistem wilayah juga menggunakan daftar
klasifikasi, yaitu daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah, pengetahuan
tentang nama wilayah, di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara, sangat diperlukan.
Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah utama, sub
wilayah, dan sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan abjad.
a. Daftar Klasifikasi wilayah menurut nama Negara
Asia ( Wilayah Utama )
Asia Tenggara ( Sub Wilayah )
Indonesia
Philipina ( Sub Sub Wilayah )
Singapura
Brune
Asia Timur
China
Jepang
Korea Selatan
Taiwan
Jawa Bali
Bandung
Denpasar
Surabaya
Semarang
b. Menurut nama pembgian wilayah administrasi Negara,yaitu dahtar klasifikasi wilayah yang
dibuat berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi Negara dari urutan tertinggi
sampai yang paling terkecil adalah sebagai berikut.
Negara
Provinsi
Kabupaten / Kota Madya
Kecamatan
Kelurahan
RW

5 Kearsipan
RT
KK
Bentuk contoh klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi Negara
Jawa Barat ( Nama Provinsi )
Bandung
Bogor ( Nama Kota / Kabupaten )
Cirebon
Depok
Depok Jaya
Pancuran Mas ( Nama Kecamatan )
Sukma Jaya
c. Menurut Wilayah Administrasi Khusus,Yaitu daftar klasifikasi yangdibuat berdasarkan

pengelompokan wilayah administrasi secara khusus untuk kepentingan suatu badan / Instansi
tertentu.
Berikut contoh daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus
Wilayah I
Sumatera
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa
Bali
Bandung
Denpasar
Surabaya
Semarang
Wilayah II
Jabodatabek
Bekasi
Bogor
Depok
Jakarta
Tanggerang

6 Kearsipan
3. Jenis – Jenis Peralatan Dan Perlengkapan Dalam Sistem Wilayah

a. Filling Cabinet
Jumlah filling cabinet yang digunakan untuk penyimpanan system wilayah dapat disesuaikan
dengan daftar klasifikasi wilayah.Biasanya satu laci Filling Cabinet memuat satu masalah utana
jika ada 10 masalah utama,maka dibutuhkan 10 laci Filling Cabinet ( 3 Filling Cabinet )
b. Guide
Jumlah guide dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah yang ada pada daftar klasifikasi
wilayah jika ada 50 sub masalah berate dibutuhkan 50 gude.
c. Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan jugadisesuaikan dengan jumlah sub – sub wilayah yang
ada pada daftar klasifikasi wilayah.Jikaada 250 sub – sub wilayah,berarti dibutuhkan sebanyak
250 hanging folder.
d. Cardex
Satu laci cardex biasanya untuk menyimpan kartu Index yang berkode sama sesuai dengan
jumlah latin A- 2.Berarti dibutuhkan 26 laci jika cardex terdiri dari 8 lacu maka dibutuhkan 4
cardex.
e. Kartu Indeks
Setiap arsip/surat yang disimpa dibuatkan kartu Indeksnya. Jika jumlah kartu Indeks sebanyak
jumlah – jumlah arsip yang disimpan.
f. Rak Sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhan.
4. Prosedur Penyimpanan Sistem Wilayah

a. Memeriksa Surat / Berkas
Seperti biasa,arsip dipriksa tanda – tanda penyimpannya,kemudian ditentukan indeksnya
berdasarkan nama tempat/wilayah. Jika surat masuk dilihat dari daerah nama surat itu berasal,jika
surat keluar lihat nama surat itu ditujukan.
b. Mengindeks
Mengindeks dalam system wilayah berarti mencocokkan judul / kata tangkap / Inentitas surat.
Perhatikan contoh berikut
Surat yang mempunyai kata tangkap Surabaya dicocokkan dengan daftar klasifikasi yang ada.
Wilayah I
Sumatera
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa
Bali
Bandung
Denpasar
Surabaya
Semarang

7 Kearsipan
Jawa Bali
Bandung
Denpasar
Surabaya
Semarang
RA
Berarti Indeks surat tersebut adalah
Judul Surat : PT.Rahadian ( cabang Surabaya )
Surabaya – Jawa – Bali – Wilayah I
Nomor Surat : 11 / c/ I / 15
Tanggal Surat : 5 januari 2015
c. Mengode
Surat diberi kode wilayah,kode surat merupakan kode / nama wilayah yang urutan tingkatnya
paling rendah.
Contohnya
Surat pada penjelasan tersebut,berada pada tingkat rendahnya adalah Surabaya
Contoh berikut :
Arsip pada contoh tersebut disimpang pada laci filling
cabinet berkode wilayah I dibelakng guide berkode jawa-
bali,didalamnya hanging folder berkode Surabaya.
d. Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan jika jumlah surat sidimpan dalam waktu bersamaan
e. Menempatkan
Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan berdasarkan kode surat.
Arsip pada contoh tersebut disimpang pada laci filling cabinet berkode wilayah I dibelakng
gude berkode jawa-bali,didalamnya hanging folder berkode Surabaya.
5. Proser Penemuan Kembali

Adapun langkah – langkah penemuan kembali arsip berdasarkan system wilayah adah sebagai
berikut :
a. Tentukan Judul / Caption Surat Yang Ingin Dicari
Andi ingin meminjam arsip tentang data pegawai honor cabang medan
b. Cocokkan Dengan Daftar Klasifikasi Wilayah
Arsip yang mempunyai judul medan tersebut kemuadian dicocokkan dengan daftar
klasifikasi diatas,ternyata berada pada kelompok Medan – Sumatera – Wilayah I
c. Cari arsip pada laci berkode wilayah I,dibelakang gude berkode Sumatera dan didalamnya
hanging folder berkode Mdean.
d. Ambil arsip tersebut,tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar I )
e. Berikan kepada peminjam,berikut dengan lembar pinjam arsip ( lembar I )

8 Kearsipan
f. Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) pada tiskler file ,jika nama wilayah yang menjadi
dasar penyimpanan tidak diketahui,lakukan langkah penemuan kembali sebagai berikut.
a) Tentukan judul / caption surat yang ingin dicari berdasarkan nama orang/badan/perusahaan.
Contoh
Arsip yang ingin dicari adalah arsip untuk Hari Nasution,tetapi peminjam tidak ingat untuk
kantor cabang mana.Dengan demikian,judul surat tersebut adalah Hari Nasution.
b) Indekslah nama tersebut
Contoh
Hari Nasution Indeksnya NAsution,Hari
c). Tentukan kode dari nama yang sudah di indeks
Contoh
Nasution Hari kodenya,Na
d). Cari kartu indeksnya
Contoh
Kartu indeks untuk Hari Nasution yang terkode Na,dicari pada laci cardex yang berkode O –
N,dibelakang kode N,didalam hanging folder Na.
e). Lihat kode surat yang tertera pada kartu indeks
Contoh
Setelah dilihat ternyata kode surat tersebut adalah cilandak
f). Cocokkan kode surat dengan daftar klasifikasi
contoh
Berdasarkan daftar klasifikasi wilayah,cilandak berada pada kelompok cilondok – Jakarta –
DKI Jakarta
g). Cari surat pada tempat penyimpanan
contoh
Surat yang berkode cilandak dicari pada laci berkode DKI Jakarata,dibelakang guide Jakarta
Selatan,didalam hanging folder cilandak.
h). Ambil surat tersebut dan tukar lembar pinjam arsip ( lembar I )
i). Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip ( lembar 2 )
j). Simpan lembar ( lembar 3 ) pada tickler file.

9 Kearsipan
B. SISTEM SUBJEK
1. PENGERTIAN SISTEM SUBJEK

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah
tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte
kelahiran, dan lain-lain.
2. TUJUAN SISTEM SUBJEK
 Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
 Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang
subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
 Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan
ke tempat semula.
Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa
tingkatan, yaitu sebagai berikut:
- Tingkat I : Masalah utama (masalah yang paling luas)
- Tingkat II : Sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
- Tingkat III : Sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)
Untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3
tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau
dua tingkatan saja.
3. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN SISTEM SUBJEK

Kelebihan :
 Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

 Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
Kelemahan :
 Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal
berbeda satu sama lain.
Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

4. PERLENGKAPAN SISTEM SUBJEK
1. Filling Cabinet
Kebutuhan filling cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. satu laci
fillng cabinet dapat memuat satu masalah utama. Jika masalah utama ada 10, maka diperlukan 10
laci ( 3 filling cabinet @ 4 laci ). Dapat juga satu laci untuk memuat satu sub masalah.
2. Guide
Jika satu laci memuat satu masalah utama, maka jumlah guide yang dibutuhkan sebanyak
jumlah sub masalah, ditambah dengan sub-sub masalah. Jika satu laci memuat satu sub masalah,
maka jumlah guide yang digunakan sebanyak jumlah sub sub masalah.
3. Hanging folder
Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub-sub masalah, atau sebanyak jumlah
masalah yang ada pada tingkatan terakhir.
4. Kartu indeks
Setiap satu jenis surat (hal surat) dibuatkan satu kartu indeksnya. Jadi, semua surat yang
disimpan mempunyai kartu indeks.
5. Kartu tunjuk silang

10 Kearsipan
Tidak semua surat yang disimpan dibuat kartu tunjuk silang. Tetapi hanya surat – surat yang
berisikan lebih dari satu masalah, baru dibuatkan tunjuk silang.
6. Rak Sortir
Diperlukan untuk menyortir surat berdasarkan subjek. Jumlah subjek yang ada dapat
dijadikan dasar untuk menentukan berapa banyak alat sortir yang digunakan.
7. Cardex
Digunakan untuk menyimpan kartu indeks, yang penyusunan kartu indeksnya berdasarkan abjad.
5. ISTILAH – ISTILAH SISTEM SUBJEK

1. Judul/ caption. Dalam Kearsipan judul disebut juga heading atau caption, title atau nama.
Judul/ caption merupakan pokok soal yang akan digunakan sebagai kode dalam penyusunan dan
penyimpanan arsip.
2. Indeks. Merupakan daftar atau tabel yang berisi susunan pokok masalah (heading) dan sub
pokok masalah (sub heading) atau sub-sub pokok masalah (sub-sub heading) yang disusun menurut
susunan abjad atau nomor atau gabungan dari abjad dan nomor.
3. Klasifikasi. Pengelompokan surat/naskah secara logis dan sistematis berdasarkan sistem
tertentu. Jadi dalam pengelompokan atau penggolongan arsip/naskah dinas harus ada acuan atau
patokan yang dianut, yaitu suatu yang sistem yang ditentukan oleh pimpinan organisasi/instansi
yang bersangkutan. Hal ini penting agar ada keteraruran dan kepastian.
4. Unit. Yaitu satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam
penyelenggaraan kearsipan.
5. Kode. Adalah tanda atau simbol yang tertulis atau yang ditulis di atas kertas (arsip) yang
menunjukkan isi yang terkandung di dalam arsip tersebut.
6. Dosir. Istilah dosir (bahasa Belanda : dosier) berarti kumpulan arsip yang mempunyai pokok
masalah yang sama, yang ditempatkan pada suatu pokok masalah yang sama dan ditempatkan pada
suatu tempat tertentu atau alat tertentu. Alat yang digunakan misalnya ordner, stofmap, snelhechter,
dsb.
6. PROSES PENYIMPANAN ARSIP

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan system
sistemyang lain, yaitu sebagai berikut.
1. Memeriksa tanda pelepas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses
atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan. Pada saat memeriksa petugas
sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut
subjeknya adalah Cuti Sakit.
2. Mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan
dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
3. Mengkode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar
klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat
adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka
yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomorsubjek pada
daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.
4. Menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu. Apabila surat hanya satu,
maka tidak perlu disortir.
5. Menempatkan

11 Kearsipan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.
contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide
cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.
Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk
membuat kartu indeks terlebih dahulu.
6. PROSES PENEMUAN KEMBALI

Langkah-lanhkah menemukan arsip dalam sistem subjek adalah sebagai berikut :
1. Tentukan subjek surat yang dicari
Contoh :
Bapak Anwar ingin mencari arsip tentang SPT ( surat pemberitahuan pajak ) tahun 2008. Oleh
karena itu, afifah sebagai arsiparis menentukan subjek surat tersebut, yaitu SPT
2. Menentukan indeks subjek surat kemudian diindeks dengan cara mencocokan subjek surat
dengan daftar klasifikasi subjek. Contoh :
kepegawaian
cuti
cuti melahirkan
cuti sakit
keuangan
kredit
pajak
3. Menentukan kode surat

Contoh : surat tersebut kodenya PPh
4. Mencari arsip pada tempat penyimpanan
Contoh: arsip tersebut dicari pada laci beerkode keuangan, di belakang guide berkode pajak, di
dalam hanging folder berkode PPh
5. Mengambil arsip pada tempat penyimpanan
Ambillah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 )
6. Mengambil arsip jika memang benar arsip yang dicari
Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip ( lembar 2 )
7. Memberikan arsip pada peminjam
Jika tidak mengetahui permasalahan surat, namun hanya diketahui nama orang / perusahaan sebagai
identitas surat yang dicari. Untuk demikian, maka arsip tersebut dapat ditemukan tetapi dalam hal
ini perlu alat bantu, yaitu kartu indeks.
Berikut langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang dicari tidak diketahui subjeknya :
1. Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat. Contoh: Andika ingin mencari
arsip atas nama gunawan wubisono, tetapi dia tidak mengetahui subjek ssratnya. Dengan demikian
identitas surat tersebut adalah gunawan wibisono.
2. Indekslah nama tersebut. Contoh : Indeks nama dari gunawan wibisono adalah, wibisono,
gunawan
3. Tentukan kodenya, yaitu Wi
4. Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, dibelakang guide Wi.
5. Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.
6. Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek
7. Cari arsip tersebut pada laci yang berkode kepegawaian, di belakang guide cuti.
8. Ambil arsip tersebut jika memang benar arsip yang dicari dan tukar dengan lembar pinjam arsip
( lembar 1 )
9. Serahkan arsip pada peminjam beerikut lembar pinjam arsip ( lembar 2 )
10. Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) pada tickler file.

12 Kearsipan
C. SISTEM NOMOR
1. Pengertian Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang
disusun dengan menggunakan.
Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim
digunakan yakni.
1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi.
 Sekolah : Nomor Induks Sekolah
 Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
 PLN : Nomor Rekening Listrik
 Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
2. Macam – Macam Sistem Penyimpanan Berdasarkan Nomor

a. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
Sistem ini hamper sama dengan system subjek.Namun,dalam system subjek lebih
ditekankan pada kode nomornya
1. Daftar Klasifikasi Dewey
Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat
permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu
masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub
masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua
masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh daftar klasifikasi
000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Upah
110 Cuti
110 Cuti Melahirkan
111 Cuti Sakit
112 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPH
214 PPH
2. Jenis – Jenis Peralatan Dan Perlengkapan Sistem Nomor Dewey
Peralatan dan perlengkapan persiapan yang dibutuhkan pada system in antara lain :
a. Filling Cabinet
Diperlukan 10 laci filling cabinet,dengan kode laci sebagai berikut
Laci 1 Kodenya 000
Laci 2 Kodenya 100
Laci 3 Kodenya 200

13 Kearsipan
Laci 4 Kodenya 300

Laci 5 Kodenya 400
Laci 6 Kodenya 500
b. Guide
Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah.Apabila ada 10 masalah utama terdiri dari 10
sub masalah.Jika dibutuhkan sebanyak 100 guide pada laci yang berkode 000 terdapat 10 guide
yang diberi kode sebagai berikut
Guide 1 Kodenya 000
Guide 2 Kodenya 010
Guide 3 Kodenya 020
Guide 4 Kodenya 030
Guide 5 Kodenya 040
Guide 6 Kodenya 050
c. Hanging Folder
Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub – sub masalah.Jika ada 100 sub masalah berarti
dibutuhkan 1.000 hanging folder.Hanging folder diletakkan dibelakang guide
Pada guide yang berkode 090,terdapat 10 hanging folder yang diberi kode sebagai berikut.
Hanging Folder 1 Kodenya 090
1) Kartu Indeks
Setiap surat yang disimpang dibuatkan kartu indeksnya
2) Rok Sortir
Jumlah rok sortir disesuaikan dengan kebutuhan
3. Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Dewey
Adapun prosedur penyimpanan pada system ini adalah sebagai berikut :

a. Memeriksa Berkas
Periksa tanda tanda perintah penyimpanan
b. Mengindeks
Lihatlah masalah surat tersebut dan cocokkan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey,surat
tersebut berada dikelompok mana jangan lupa buat kartu Indeksnya.
Contoh :
Arsip tentng cuti melahirkan atas nama Rosalinda aka disimpan dengan system nomo
Dewey.Berdasarkan klasifikasi nomor dewey surat tersebut berada pada kelompok cuti melahirkan
( 111 ) – cuti ( 110 ) – kepegawaian ( 100 )
Judul Surat : Rosalinda
Perhatikan gambar kartu ndeksnya Nomor Surat : 109 / 6 / I / 15
Tanggal Surat : 3 januari 2015
Hal Surat : Cuti Melahirkan
Kode Surat : 111-6

14 Kearsipan
c. Mengode
Memberi kode pada surat sesuai denga nomor klasifikasi dewey
Contoh :
Masalah cuti melahirkan berkode 111-6.Saat memasukkan surat kefolder,petugas harus
melihat surat ini merupakan surat yang keberapa.Jika difolder sudah ada 6 surat,berarti surat ini
merupakan surat yang ke -7.Sehingga kode surat menjadi 111-6(surat dimualai dari kode 0 sebagai
urutan ke -1 )
d. Menyortir
Dilakukan jika surat jumlahya banyak
e. Menempatkan
Tempatkanlah surat didalam laci berkode 100,dibelakang guide berkode 110,didalam
hanging folder berkode 111,surat ukuran ke -7 dari belakang.Susunan yang ditempatkan
terakhir.
4. Proses Penemuan Kembali
Adapun prosedur penemuan kembali pada system penyimpanan ini adalah sebagai berikut.
a. Jika kode surat yang ingin dicari dikethui,dapat langsung dicari pada tempat penyimpanan
b. Cari arsip pada tempat penyimpanan
Contoh :
Herlina akan mencari surat yang berkode 3 45.5.Maka ia akan mencari pada laci berkode
300,dibelakang guide berkode 140,didalam hanging folder berkode 345,surat urutan ke -6
( 5 + 1 ).
c. Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip ( lembar 1 ) yang telah dibuat
sebelumnya.
d. Berikan kepada peminjam berikut lemba pinjam arsip ( embar 2 )
e. Simpan lembar peminjam arsip ( lembar 3 ) pada tiskler file.
Jika tidak diketahui

15 Kearsipan
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari uraian diatas, maka dapat disimpulkan sbb :
Penyimpanan arsip tentang Sistem wilayah, Sistem Subjek, Sistem Nomor.masing – masing memiliki
kelebihan dan kelemahan,serta memliki klasifikasi system.
B. SARAN
Demikianlah makalah yang kami buat ini, mudah – mudahan apa yang kami paparkan bisa menjadi
tambahan pengetahuan bagi kita semua untuk lebih mengetahui penyimpanan arsip tentang Sistem wilayah,
Sistem Subjek, Sistem Nomor. Penulis menyadari apa yang dipaparkan dalam makalah ini tentu masih
belum sesuai apa yang di harapkan dengan ini saya berharap masukan yang lebih banyak lagi dari guru
pembimbing dan teman – teman semua.

Kearsipan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Kearsipan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1 Kearsipan

System wilayah,system subjek,system nomor

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

A. Latar Belakang Masalah

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

c. Menurut Wilayah Administrasi Khusus,Yaitu daftar klasifikasi yangdibuat berdasarkan

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

3. Jenis – Jenis Peralatan Dan Perlengkapan Dalam Sistem Wilayah

4. Prosedur Penyimpanan Sistem Wilayah

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

5. Proser Penemuan Kembali

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

1. PENGERTIAN SISTEM SUBJEK

3. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN SISTEM SUBJEK

 Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

5. Kartu tunjuk silang

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

5. ISTILAH – ISTILAH SISTEM SUBJEK

6. PROSES PENYIMPANAN ARSIP

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

6. PROSES PENEMUAN KEMBALI

3. Menentukan kode surat

10. Simpan lembar pinjam arsip ( lembar 3 ) pada tickler file.

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

2. Macam – Macam Sistem Penyimpanan Berdasarkan Nomor

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

Laci 4 Kodenya 300

3. Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Nomor Dewey

Adapun prosedur penyimpanan pada system ini adalah sebagai berikut :

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

4. Proses Penemuan Kembali

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

SMK NEGERI 1 RANTAU UTARA

Anda mungkin juga menyukai