LAPORAN Kearsipan

LAPORAN
PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA
MATARAM
Oleh :
ROSLINA RASYID, SE.

NIP:
DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
KOTA MATARAM
TAHUN 2022
1
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami haturkan kehadirat Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kami bisa menyelesaikan
laporan Magang Diklat Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli
Angkatan XV Tahun 2022 yang diselenggarakan oleh Pusat Pendidikan
dan Pelatihan Kearsipan dari tanggal 12 September s/d 3 November
2022
Pembuatan Laporan Magang ini pada Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram yang Meliputi Kegiatan Pengelolaan Surat
Aktif dan Surat Inaktif serta Penataan Pemeliharaan dan Penyusunan
Arsip yang di dukung oleh Sarana dan Prasarana Kearsipan dan SDM -
nya.
Sebagai penyusun, kami menyadari bahwa masih terdapat
kekurangan, baik dari penyusunan maupun tata bahasa penyampaian
dalam Laporan Diklat ini. Tak lupa kami ucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan
moril maupun materil secara langsung maupun tidak langsung kepada
penulis dalam penyusunan Laporan ini hingga selesai, terutama kepada
yang saya hormati:
1. Kepala Pusdiklat ANRI
2. Seluruh Panitia pelaksana Diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli
Angkatan XV
3. Seluruh Widya Iswara yang telah memberikan materi dan bimbingannya
4. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram
5. Arsiparis Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram
6. Seluruh Peserta Diklat DFA Angkatan XV, suami dan anakku tercinta.
Penyusun menyadari bahwa Laporan ini masih terdapat banyak
kekurangannya, walaupun demikian mudah-mudahan dapat bermanfaat
bagi siapa saja yang membacanya.
Mataram, 27 Desember 2022
2
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
SURAT KETERANGAN.......................................................................1
KATA PENGANTAR............................................................................2
DAFTAR ISI.........................................................................................3
DAFTAR TABEL..................................................................................5
DAFTAR GAMBAR..............................................................................6
BAB I PENDAHULUAN ......................................................................
1. LATAR BELAKANG..................................................................7
2. MAKSUD DAN TUJUAN...........................................................8
3. RUANG LINGKUP....................................................................
a) Dasar Pelaksanaan......................................................10
b) Waktu...........................................................................10
c) Tempat Pelaksanaan...................................................12
BAB II GAMBARAN UMUM.................................................................
1. SEJARAH INSTANSI ...............................................................13

2. VISI DAN MISI..........................................................................14
3. STRUKTUR ORGANISASI.......................................................15
4. TUGAS POKOK DAN FUNGSI................................................16
BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.....................................
3
1. SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ............................................17
2. ORGANISASI KEARSIPAN......................................................22
3. SARANA DAN PRASARANA KEARSIPAN.............................23
4. SDM KEARSIPAN....................................................................24
BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN............................
1. PENYUSUNAN/REVIU INSTRUMEN PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS...................................................................................26
2. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF................................................33
3. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF............................................41
4. PENGELOLAAN ARSIP STATIS .............................................48
5. PROGRAM ARSIP VITAL........................................................55
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN....................................................
1. KESIMPULAN...........................................................................61
2. SARAN......................................................................................62
BAB VI PENUTUP...............................................................................
1. DAFTAR PUSTAKA..................................................................64
2. LAMPIRAN................................................................................
a) Surat Tugas Mengikuti Diklat................................................65
b) Surat Pengembalian Peserta Untuk Magang.......................66
c) Surat Pernyataan..................................................................69
d) Struktur Organisasi...............................................................71
e) Daftar Arsip...........................................................................72
f) Foto-foto Kegiatan Magang..................................................137
4
DAFTAR TABEL
1. Tabel waktu magang................................................................11
2. Struktur Organisasi...................................................................15
3. Tabel Pola Klasifikasi ...............................................................37
5
DAFTAR GAMBAR
No Nama Gambar Keterangan
1 Jadwal Retensi Arsip sebelum Revisi dan terlampir
Sesudah Revisi
2 Pengelolaan Arsip Aktif
3 Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar
4 Pemberkasan Arsip Aktif
5 Foto Daftar Berkas
6 Foto Daftar Isi Berkas
7 SOP Pengelolaan Arsip Aktif
8 Pengelolaan Arsip Inaktif
9 Penyimpanan Arsip Inaktif
10 Pengelolaan Arsip Statis
11 Preservasi Arsip kertas
12 Pengeloaan Arsip Vital
6
BAB 1
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Setiap pelaksanaan kegiatan administrasi instansi pemerintah
maupun swasta, tidak dapat lepas dari penciptaan arsip (creation), dalam
hal ini arsip tercipta karena fungsi organisasi / instansi. Organisasi selalu
memerlukan catatan atau rekaman informasi dari setiap kegiatan atau
transaksi yang dilakukannya. Catatan atau rekaman ini secara umum
disebut naskah atau dokumen atau juga informasi terekam yang berupa
arsip.
Arsip yang berisi rekaman informasi apabila dikelola dengan baik
merupakan sumber daya yang sangat penting bagi lembaganya dalam
menyediakan sumber informasi utama dalam pengambilan keputusan dan
penetapan kebijakan pada lembaga pencipta, dengan demikian arsip
harus dikelola dengan baik yang merupakan sumber daya yang sangat
penting bagi penyelenggaraan manajemen termasuk manajemen
pemerintahan.
Arsip sebagai sumber informasi ditinjau dari fungsinya dibedakan
menjadi dua yaitu arsip dinamis yang secara langsung digunakan dalam
pelaksanaan kegiatan administrasi organisasi; dan arsip statis yang
bernilai guna permanen dalam artian tidak boleh dimusnahkan karena
didalamnya memiliki nilai guna sekunder dan kesejarahan sebagai bahan
pertanggung jawaban nasional. Adapun arsip dinamis bila ditinjau dari
tingkat dan lingkup kepentingan dan kegunaannya dapat dibedakan
menjadi dua yaitu arsip aktif yang dalam Undang-undang nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan diartikan sebagai arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus dalam artian arsip masih
sering digunakan sebagai berkas kerja. Arsip dinamis yang kedua yaitu
arsip inaktif yang diartikan sebagai arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
7
Dalam Laporan ini penulis menitik beratkan pada topik Arsip Aktif
dalam judul “PENGELOLAAN ARSIP PADA DINAS KEARSIPAN DAN
PERPUSTAKAAN KOTA MATARAM“, dalam hal pengolahannya
sehingga memudahkan dalam penemuan kembali yang efektif, atau dalam
artian arsip yang telah diolah tersebut dapat ditemukan kembali secara
tepat sesuai dengan target, hal ini merupakan tujuan pokok dari
pengolahan arsip, arsip juga membutuhkan suatu sistem pengolahan yang
baik, karena itu dengan adanya pengolahan yang baik maka efektivitas
dalam penemuan kembali arsip dapat dicapai secara optimal.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram merupakan
Lembaga Kearsipan Daerah yang bertanggung jawab atas
penyelenggaraan kearsipan di kota Mataram. Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram sebagai Perangkat Daerah terdiri dari 5
(lima) Unit Pengolah yakni Sekretariat, 2 (dua) Bidang di Perpustakaan
dan 2 (dua) Bidang di Arsip.
Karena Unit Pengelola masih mengelola arsip masing masing,
oleh sebab itu penulis ingin mengetahui bagaimana unit pengolah
mengelola arsip sebagai upaya untuk meningkatkan efektivitas penemuan
kembali arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram.
2. Maksud dan Tujuan

a. Maksud
Maksud dari Pendidikan dan Pelatihan Pengangkatan Jabatan
Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli adalah untuk memenuhi
persyaratan kompetensi arsiparis dalam menduduki jabatan
fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan, memberikan pengetahuan, keterampilan,dan sikap
perilaku SDM (Sumber Daya Manusia) kearsipan secara
profesional sebagai pengelola arsip yang benar-benar dapat
bekerja sesuai dengan etika kearsipan serta memberi kontribusi
kepada organisasi untuk mencapai efektifitas dan efesiensi kerja.
8
Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Pengangkatan Arsiparis
Tingkat Ahli ( PNBP ) Angkatan XV Tahun 2022 yang dilaksanakan
Arsip Nasional Republik Indonesia ( ANRI ) supaya terwujudnya
Fungsional Arsiparis yang Profesional yang memililki Kompetensi
yang di perlukan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya dan
sesuai dengan persyaratan pengangkatan untuk menjadi pejabat
Fungsional arsiparis..
b. Tujuan
Adapun tujuan dari Pendidikan dan Pelatihan Pengangkatan
Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli ini adalah :
1) Mengembangkan pengetahuan, keterampilan, dan sikap
sumber daya manusia di bidang kearsipan agar
pemberdayaan arsip sebagai tulang punggung manajemen
serta penyelamatan arsip yang bernilai guna
pertanggungjawaban nasional dapat terlaksana secara
efektif dan efisien.
2) Meningkatkan keahlian dan kemampuan calon arsiparis
tingkat ahli dalam bidang kearsipan
3) Menciptakan SDM (Sumber Daya Manusia) kearsipan yang
memenuhi persyaratan kompetensi dibidang kearsipan;
4) Menciptakan kesamaan visi dan Dinamika pola pikir dalam
melaksanakan tugas dibidang kearsipan.
5) Pelaksanaan pendidiikan dan pelatihan Fungsional
Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan XV Tahun
2022 untuk Meningkatkan pengetahuan yang harus di miliki
Arsiparis Tingkat Ahli berupa Pengembangan Pengetahuan
dasar dan keahlian yang cukup di bidang Kearsipan yang
diperlukan dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan jenjang
jabatannya
9
3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari penyusunan laporan praktek kerja
lapangan atau magang ini, penyusun batasi pada kegiatan
pengelolaan arsip dinamis Pengelolaan Arsip Aktif, Pengelolaan
Arsip Inaktif, Pengelolaan Arsip Statis dan Program Arsip Vital yang
ada di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram.
a) Dasar Pelaksanaan
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28
Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
3. Peraturan Kepala ANRI Nomor 9 Tahun 2018 Tentang
Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis;
4. Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 5 tahun 2021
Tentang Penyelenggaran Kearsipan.
5. Surat Tugas Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kota Mataram Nomor : 893.4/490/Diarpus/IX/2022 tanggal
05 September 2022;
6. Surat Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor: B-
DL.01.01/4131/2022.tentang Pengembalian Peserta Diklat
Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan
XV Tahun 2022 tanggal 03 November 2022
b) Waktu
Pelaksanaan Magang Pada Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram dimulai tanggal 16 September
s/d 27 Desember 2022 selama 45 hari kerja atau selama
360 jam.
10
Rencana Penyusun membagi waktu pelaksanaan Magang
Sistem Pengelolaan Arsip ini menjadi 4 waktu Magang yaitu
sebagai berikut:
Tabel 1. waktu Magang
NO TANGGAL MATERI UNIT KERJA

1. Penyusunan/review
8 hari di bulan instrumen PAD
Bidang arsip,
1. September s/d 2. Pengurusan Surat
Sekretariat
November 2022 3. Pengelolaan Arsip
Aktif
1. Pengurusan Surat
2. Penyusunan Daftar Sekretariat
7 s/d 11 berkas dan isi Bidang Arsip
2.
November 2022 berkas Bidang
3. Survey arsip inaktif Perpustakaan
1. Pengurusan Surat
14 s/d. 18 Sekretariat
3. 2. Pemberkasan Arsip
November. 2022 Bidang Arsip
Inaktif
1. Pengurusan Surat
21s /d 25 Sekretariat
4. 2. Pemindahan Arsip
November. 2022 Bidang Arsip
Inaktif
28 November 1. Pengurusan Surat
Sekretariat
5. s/d 02 2. Preservasi Arsip
Bidang Arsip
Desember 2022 Kertas.
05 s/d 09 1. Pengurusan Surat
Sekretariat
6. Desember 2. Identifikasi Arsip
Bidang Arsip
20222 Vital
7. 12 s/d 16 1. Pengurusan Surat Sekretariat
11
2. Menyusun Daftar
Desember 2022 Bidang Arsip
Arsip Vital
1. Pengurusan Surat
2. Menganalisi dan
19 s/d 23 Sekretariat
8. Penanganan
Desember 2022 Bidang Arsip
Kerusakan Arsip
Vital
1. Penyusunan
26 s/d 27 Prog.Arsip Vital
9. Bidang Arsip
Desember 2022 2. Pengolahan Arsip
Vital
Tempat Pelaksanaan
Dalam rangka implementasi ilmu yang diperoleh dari
Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Pengangkatan
Arsiparis Tingkat Ahli Angkatan XV Metode Distance
Learning Tahun 2022, praktik kerja lapangan atau magang
dilakukan pada unit kerja masing-masing dalam hal ini unit
kerja penyusun adalah pada Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram.
12
BAB II
GAMBARAN UMUM
1. SEJARAH INSTANSI
Keberadaan suatu lembaga dalam menangani suatu kegiatan
untuk mencapai suatu tujuan yang diharapkan merupakan faktor
yang penting, sekalipun hadirnya lembaga tersebut tidak
merupakan satu-satunya faktor yang menentukan keberhasilan
pencapaian tujuan, karena masih ada ketergantungan dengan
faktor-faktor yang lainnya. Begitu pula kegiatan kearsipan yang
merupakan salah satu tugas dan fungsi pemerintah, memerlukan
adanya suatu lembaga yang khusus menanganinya, agar manfaat
kegiatan tersebut benar-benar dirasakan sebagai penunjang
keberhasilan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pernyataan akan pentingnya lembaga khusus yang
menangani kearsipan baik di tingkat pusat maupun daerah, secara
yuridis tercantum dalam pasal UU Nomor 43 tahun 2009
“Pembinaan kearsipan bertujuan untuk membina penyelenggaraan
Sistem Kearsipan Nasional (SKN) pada setiap pencipta arsip dan
lembaga kearsipan sesuai dengan arah dan sasaran pembangunan
nasional bidang kearsipan, proses tersebut menjadi tanggung
jawab lembaga kearsipan baik tingkat pusat, daerah maupun
lembaga pendidikan”. Oleh karena itu Pemerintah Kota Mataram
berupaya mewujudkan lembaga khusus di bidang kearsipan
dengan sebutan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (DIARPUS).
Pembentukan DIARPUS merupakan salah satu tujuan pemerintah
Kota Mataram dalam upaya meningkatkan tertib administrasi dan
pelayanan kepada masyarakat yang merupakan kebijakan
fundamental di bidang kelembagaan tersebut. DIARPUS berdiri
13
bersamaan dengan pelaksanaan perampingan organisasi
pemerintah yang merupakan peristiwa penting di bidang kearsipan
Kota Mataram, karena kebijakan tersebut selain merupakan
perwujudan tekad Pemerintah Kota Mataram, sekaligus menandai
pula kurun waktu perkembangan kearsipan di Nusa Tenggara
Barat. Keputusan yang menaungi pembentukan “Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kota Mataram ” ialah Peraturan Daerah No. 15
tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan perangkat daerah
Kota Mataram. Seperti yang tertera pada Peraturan Daerah Nomor
15 Tahun 2016 tentang Pembentukan Susunan Perangkat Daerah
Kota Mataram serta Perwal Nomor 57 Tahun 2016 tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata
Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram.
2. VISI DAN MISI

Visi : Terwujudnya pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan sebagai
informasi terdepan guna mencerdaskan masyarakat.
Misi :
 Terwujudnya Pengelolaan Kearsipan dan Perpustakaan sebagai
informasi terdepan guna mencerdaskan masyarakat;
 Meningkatkan pengembangan system kearsipan melalui pelayanan
prima
 Melestarikan arsip dan bahan pustaka yang memiliki nilai-nilai
agama dan budaya daerah.
 Memanfaatkan dan meningkatkan koleksi arsip daerah dan bahan
pustaka sebagai sumber informasi, ilmu pengetahuan dan
teknologi.
 Meningkatkan profesionalisme pelayanan dan pengelolaan
perpustakaan
 Menggelorakan semangat minat baca dalam rangka peningkatan
sumber daya manusia.
14
 Mengembangkan kerjasama, koordinasi dan kemitraan
3. STRUKTUR ORGANISASI
Tabel II Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Mataram
15
4. TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram sebagai
unsur pelaksana urusan Pemerintah Daerah terutama dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakat melalui penyediaan
buku-buku dan informasi yang dibutuhkan baik organisasi intern
maupun ekstern. Dan dimana Arsip merupakan rekaman informasi
dari setiap kegiatan setiap instansi tentang apa yang telah
dipikirkan/rencanakan, laksanakan/dihasilkan dan berada dibawah
dan bertanggung jawab kepada Walikota Mataram melalui
Sekretaris Daerah.
Adapun tugas pokok Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

Mataram adalah melaksanakan pembinaan layanan dan
pengembangan :
 Pembinaan dan Layanan kepada masyarakat
 Pengembangan Kearsipan dan Perpustakaan
 Penataan Kearsipan
 Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip
 Mensistematiskan, mengolah Arsip Dinamis dan statis
 Membina kerjasama dalam pengelolaan berbagai jenis
perpustakaan
 Melakukan promosi perpustakaan dan gemar membaca
dalam rangka mewujudkan masyarakat pembelajar
sepanjang hayat.
Sedangkan fungsinya adalah mempersiapkan bahan
perumusan kebijakan pembinaan dan pengembangan Kearsipan dan
Perpustakaan di daerah serta melaksanakan pengolahan bahan
pustaka dan arsip.
16
17
BAB III
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
1. Sistem Pengelolaan Arsip

Sistem pengelolaan arsip yang merupakan salah satu dari ruang
lingkup penyelenggaraan kearsipan, selain penetapan kebijakan dan
pembinaan kearsipan. Pemerintah Kota Mataram yang menjadi
penanggung jawab penyelenggaraan kearsipan untuk level pemerintah
kabupaten/kota. Pemerintah Kota Mataram dengan seluruh perangkat
daerahnya yang merupakan pencipta arsip melakukan penciptaan arsip,
penggunaan dan pemeliharaan arsip serta penyusutan arsip untuk arsip
dinamis, sementara untuk pengelolaan arsip statis menjadi tanggung
jawab Lembaga Kearsipan Daerah yaitu Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram selain tetap melaksanakan fungsi
pengelolaan arsip dinamis.
Untuk mendukung sistem pengelolaan arsip terselenggara dengan
baik Pemerintah Kota Mataram menyusun Norma, Standar, Prosedur dan
Kriteria (NSPK) berupa instrumen pengelolaan arsip dinamis (IPAD)
lingkup Pemerintah Kota Mataram; yang terdiri atas :
1. Peraturan Walikota Mataram Nomor 20 Tahun 2015 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram;
2. Peraturan Walikota Mataram Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram (Klasifikasi
Arsip);
3. Peraturan Walikota Mataram Nomor 42 Tahun 2019 tentang Jadwal
Retensi Arsip Substantif Pemerintah Kota Mataram;
4. Peraturan Walikota Mataram Nomor 50 Tahun 2014 tentang
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan
Pemerintah Kota Mataram.
Dari keempat instrumen pengelolaan arsip dinamis diatas, masih
terdapat ketidak sesuaian pedoman dalam penyusunannya, hal ini
18
dikarenakan Pemerintah Daerah merupakan perpanjangan tangan dari
Kementerian Dalam Negeri, yang juga menyusun pedoman untuk
penerapan di lingkup kementerian dan pemerintah daerah, Peraturan
Walikota tentang Tata Naskah Dinas dan Tata Kearsipan (klasifikasi arsip)
merupakan peraturan yang mengacu pada Peraturan Menteri Dalam
Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Daerah serta Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik
Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan
Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
Pada kesempatan ini penulis akan menguraikan pedoman
kearsipan sebagai landasan aturan dalam sistem pengelolaan arsip yang
berlaku di lingkup Pemerintah Kota Mataram.
1. Pedoman Tata Naskah Dinas yang berlaku dilingkup Pemerintah Kota
Mataram adalah Peraturan Walikota Mataram Nomor 20 Tahun 2015
tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram;
untuk diketahui bahwa Perwal ini dibuat oleh Bagian Organisasi
Sekretariat Daerah Kota Mataram, yang berpedoman pada
Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Daerah; aturan ini telah tuntas
disosialisasikan dan diimplementasikan ke seluruh organisasi
perangkat daerah yang berada di lingkup Pemerintah Kota Mataram,
batang tubuh dalam Perwal ini terdiri atas 13 (tiga belas) Bab dengan
68 (enam puluh delapan) pasal; dengan lingkup pembahasan
diantaranya :
 Asas tata naskah dinas;
 Prinsip-prinsip penyelenggaraan naskah dinas;
 Lingkup penyelenggaraan naskah dinas;
 Tingkat keamanan dan kecepatan proses naskah dinas;
 Penggunaan kertas naskah dinas;
 Bentuk dan susunan naskah dinas;
 Dst.
19
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram sesuai dengan
ketentuan berpedoman dengan Perwal Tata Naskah Dinas yang
berlaku di lingkup Pemerintah Kota Mataram sebagai petunjuk teknis
dalam pengelolaan naskah dinas yang berlaku, dengan menggunakan
tamplate yang disertakan untuk menyeragamkan bentuk tata naskah
dinas lingkup Pemerintah Kota Mataram.
2. Pedoman Pengurusan Surat, menindaklanjuti Perwal tentang tata
naskah dinas yang berlaku lingkup Pemerintah Kota Mataram, Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram membuat Standar
Operasional Prosedur (SOP) tentang penanganan surat masuk,
penanganan surat keluar serta pemberkasan arsip aktif; SOP ini
dikumpulkan di Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Mataram
untuk diverifikasi dan dijadikan sebagai pedoman.
3. Skema klasifikasi arsip, yang dipergunakan dilingkup Pemerintah Kota
Mataram berdasarkan Peraturan Walikota Mataram Nomor 7 Tahun
2014 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota
Mataram (Klasifikasi Arsip), Perwal ini berpedoman dengan Peraturan
Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012
Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri
dan Pemerintah Daerah; yang menggunakan skema klasifikasi
numerik :
Tabel. III.1 Pola Klasifkasi

000 umum
100 pemerintahan
200 politik
300 keamanan dan ketertiban
400 kesejahteraan
500 perekonomian
600 pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
700 pengawasan
20
800 kepegawaian
900 keuangan
Yang disertai dengan kode klasifikasi turunannya (Primer, Sekunder

dan Tersier)
4. Jadwal Retensi Arsip; yang berlaku dilingkup Pemerintah Kota

Mataram adalah Peraturan Walikota Mataram Nomor 42 Tahun 2019
tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif Pemerintah Kota Mataram;
perwal ini telah berpedoman pada 28. Peraturan Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia berdasarkan urusan yang sesuai dengan
nomenklatur susunan organisasi dan tata kerja di lingkup Pemerintah
Kota Mataram; adapun urusan yang diadopsi sesuai nomenklatur
Pemerintah Kota Mataram adalah :
a. urusan pertanian;
b. urusan perdagangan;
c. urusan perikanan;
d. urusan penanaman modal;
e. urusan lingkungan hidup;
f. urusan perindustrian;
g. urusan koperasi dan usaha kecil dan menengah;
h. urusan penanggulangan bencana;
i. urusan pendidikan dan kebudayaan;
j. urusan pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak;
k. urusan komunikasi dan informatika;
l. urusan ketenagakerjaan dan transmigrasi;
m. urusan perencanaan pembangunan;
n. urusan penelitian, pengkajian serta pendayagunaan ilmu
pengetahuan dan teknologi;
o. urusan kearsipan;
p. urusan perpustakaan;
21
q. urusan persandian;
r. urusan pariwisata;
s. urusan sosial;
t. urusan pemerintahan daerah;
u. urusan kesehatan;
v. urusan pendidikan dan pelatihan;
w. urusan kependudukan dan keluarga berencana;
x. urusan perhubungan;
y. urusan kesejahteraan rakyat;
z. urusan kepemudaan dan olahraga;
aa. urusan bencana, kecelakaan dan kondisi bahaya;
bb. urusan pengadaan; dan
cc. urusan pekerjaan umum dan perumahan rakyat.
Dengan adanya Peraturan Walikota tentang Jadwal Retensi Arsip ini
diharapkan pelaksanaan pemusnahan oleh seluruh organisasi
perangkat daerah yang ada dapat berjalan sesuai waktu dan aturan
yang berlaku. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram
telah melakukan proses penyusutan arsip (pemindahan arsip dari unit
pengolah ke unit kearsipan, serta pemusnahan arsip) dengan
berpedoman dengan Peraturan Walikota tentang Jadwal Retensi Arsip
yang berlaku lingkup Pemerintah Kota Mataram.
5. Pedoman pengelolaan arsip aktif; menindaklanjuti Peraturan Walikota
Mataram Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan
Pemerintah Kota Mataram, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Mataram membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang
pengelolaan arsip aktif dengan nama SOP
Pemeliharaan/Pemberkasan Arsip Aktif dengan output berupa daftar
berkas dan daftar isi berkas yang disusun secara kronologis
berjenjang.
6. Pedoman pengelolaan arsip inaktif; menindaklanjuti Peraturan
Walikota Mataram Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan di
22
Lingkungan Pemerintah Kota Mataram, Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram membuat Standar Operasional Prosedur
(SOP) tentang pengelolaan arsip inaktif dengan nama SOP
Pemeliharaan/Pemberkasan Arsip Inaktif dengan output berupa daftar
arsip sebagai sarana bantu temu balik.
7. Pedoman penyusutan arsip, menindaklanjuti Peraturan Walikota
Mataram Nomor 42 Tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip
Substantif Pemerintah Kota Mataram; Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram menindaklanjuti dengan membuat
Standar Operasional Prosedur (SOP) Pemusnahan arsip dengan
Retensi dibawah 10 Tahun serta Pemusnahan arsip dengan Retensi
sekurang-kurangnya 10 Tahun; dengan output berupa berita acara
pemusnahan dan daftar arsip yang dimusnahkan.
2. Organisasi Kearsipan
Organisasi kearsipan menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28
Tahun 2012 merupakan unit kearsipan dan lembaga kearsipan yang
melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan; Pemerintah Kota
Mataram melalui Lembaga Kearsipan Daerah Kota Mataram dalam hal ini
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram merupakan
penanggung jawab penyelenggaraan kearsipan; dengan tugas dan fungsi
pokok di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan, disamping
menjalankan fungsi sebagai lembaga kearsipan daerah, Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kota Mataram juga menjalankan fungsi sebagai unit
pengolah dan unit kearsipan dalam menjalankan tugas dan fungsi dalam
pengelolaan arsip dinamis pelaksanaan tugas dan fungsi substantif
urusannya yaitu Urusan Wajib Non Pelayanan Dasar yaitu urusan
Kearsipan dan Perpustakaan. Sesuai dengan penjelasan organisasi di
atas maka Pemerintah Kota Mataram berkewajiban menetapkan fungsi
Unit Pengolah dan Unit Kearsipan pada seluruh Organisasi Perangkat
Daerah lingkup Kota Mataram.
23
3. Sarana dan Prasarana Kearsipan
Pedoman sarana prasarana kearsipan telah dituangkan dalam
Peraturan Walikota Mataram Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram; yang menjadi acuan
pemenuhan sarana prasarana dalam penyelenggaraan kearsipan di
Lingkup Pemerintah Kota Mataram; yang diataur dalam Perwal tersebut
diantaranya adalah :
 Rak arsip bergerak/ Roll O Pack;
 Rak Arsip statis
 Meja sortir;
 Kotak Kartu Kendali;
 Lemari arsip/ Filling Cabinet;
 Folder;
 Map Gantung;
 Boks Arsip.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram sebagai
penyelenggara kearsipan lingkup pemerintah Kota Mataram telah
memenuhi sebagaian besar sarana dan prasarana yang tertera dalam
Perwal tersebut, selain dari pada sarana prasarana tersebut diatas Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram meningkatkan sarana
prasarana lainnya yang sesuai dengan ketentuan penyelenggaraan
kearsipan, diantaranya :
 Thermohygrometer;
 Lemari Peta;
 Dry cabinet
 Kamera DSLR
24
 Handycam 4 K
 Alat Pemadam Api Ringan
 Mobil Operasional
 Pemenuhan sarana preservasi arsip (Laminasi dan enkapsulasi)
 Pemenuhan sarana pemeliharaan arsip (kapur barus dan silica gel)
Dari semua sarana diatas masih ada yang pokok dan belum bisa
dipenuhi oleh Pemerintah Kota Mataram, yaitu keberadaan depo arsip
yang sesuai standar NSPK ANRI
4. Sumber Daya Manusia Kearsipan

Menurut Pasal 147 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan disebutkan bahwa “Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas
pejabat struktural di bidang kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di
bidang kearsipan”. Untuk hal ini Pemerintah Kota Mataram telah
memetakan ketiga unsur sumber daya kearsipan baik yang berada di LKD
sendiri maupun pada Organisasi Perangkat Daerah lingkup Pemerintah
Kota Mataram dengan rincian sebagai berikut :
 Lingkup Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal ini Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram :
a. Pejabat Struktural di bidang kearsipan : sebanyak 4 jabatan
setara eselon 3 dan 7 jabatan setara eselon IV.
b. Arsiparis : jumlah arsiparis yang berada di LKD Kota Mataram
sebanyak 7 (tujuh) orang dengan berbagai tingkatan jabatan;
c. Fungsional umum/pengelola arsip : jumlah JFU/ pengelola
arsip yang dimiliki oleh LKD Kota Mataram sebanyak 3 (tiga)
orang yang mendukung para arsiparis.
 Lingkup Organisasi Perangkat Daerah dalam hal ini Sekretariat,
Badan dan Dinas yang ada di Lingkup Pemerintah Kota Mataram :
a. Pejabat Struktural di bidang kearsipan : sebanyak 39 jabatan
setara eselon 3 dan 39 jabatan setara eselon IV (Sekretaris
25
dan Kasubag TU).
b. Arsiparis : jumlah arsiparis yang berada di Lingkup Kota
Mataram non LKD sebanyak 19 (sembilan belas) orang
dengan berbagai tingkatan jabatan;
c. Fungsional umum/pengelola arsip : jumlah JFU/ pengelola
arsip yang dimiliki oleh OPD limgkup Pemerintah Kota
Mataram sebanyak 78 (tujuh puluh delapan) orang yang
mendukung para Arsiparis.
26
BAB IV
PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN
A. PENYUSUNAN INSTRUMEN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip
statis. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggungjawab Satuan
Kerja Perangkat Daerah dan penyelenggara pemerintah
kabupaten/kota. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip
aktif dan arsip inaktif, meliputi penciptaan arsip, penggunaan dan
pemeliharaan arsip serta penyusutan arsip. Untuk mendukung
pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pemerintah
daerah Kota Mataram membuat Tata Nasakah Dinas, Klasifikasi
Kearsipan , Jadwal Retensi Arsip serta Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip Dinamis.
Untuk mendukung sistem pengelolaan arsip terselenggara dengan
baik Pemerintah Kota Mataram menyusun Norma, Standar, Prosedur
dan Kriteria (NSPK) berupa instrumen pengelolaan arsip dinamis
(IPAD) lingkup Pemerintah Kota Mataram; yang terdiri atas :
 Peraturan Walikota Mataram Nomor 20 Tahun 2015 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram;
 Peraturan Walikota Mataram Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram (Klasifikasi
Arsip);
 Peraturan Walikota Mataram Nomor 42 Tahun 2019 tentang
Jadwal Retensi Arsip Substantif Pemerintah Kota Mataram;
 Peraturan Walikota Mataram Nomor 50 Tahun 2014 tentang
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan
Pemerintah Kota Mataram
Pada kesempatan ini penulis akan menguraikan empat instrumen

kearsipan sebagai landasan aturan dalam sistem pengelolaan arsip
27
yang berlaku di lingkup Pemerintah Kota Mataram.
1. TATA NASKAH DINAS

Pedoman Tata Naskah Dinas yang berlaku dilingkup
Pemerintah Kota Mataram adalah Peraturan Walikota Mataram
Nomor 20 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Kota Mataram; untuk diketahui bahwa Perwal ini dibuat
oleh Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Mataram, yang
berpedoman pada Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah; aturan ini
telah tuntas disosialisasikan dan diimplementasikan ke seluruh
organisasi perangkat daerah yang berada di lingkup Pemerintah
Kota Mataram, batang tubuh dalam Perwal ini terdiri atas 13 (tiga
belas) Bab dengan 68 (enam puluh delapan) pasal; dengan lingkup
pembahasan diantaranya :
 Asas tata naskah dinas;
 Prinsip-prinsip penyelenggaraan naskah dinas;
 Lingkup penyelenggaraan naskah dinas;
 Tingkat keamanan dan kecepatan proses naskah dinas;
 Penggunaan kertas naskah dinas;
 Bentuk dan susunan naskah dinas;
 Dst.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram sesuai
dengan ketentuan berpedoman dengan Perwal Tata Naskah Dinas
yang berlaku di lingkup Pemerintah Kota Mataram sebagai petunjuk
teknis dalam pengelolaan naskah dinas yang berlaku, dengan
menggunakan tamplate yang disertakan untuk menyeragamkan
bentuk tata naskah dinas lingkup Pemerintah Kota Mataram.
28
Gambar 1. Tata Naskah Dinas
2. KLASIFIKASI ARSIP
Peraturan Walikota Mataram Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata
Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Mataram; peraturan
perundang-undangan yang dijadikan sebagai dasar hukum dan
kewenangan yaitu Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor
152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
selanjutnya Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Peraturan Menteri
29
Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata
Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah
Daerah.
Berdasarkan peraturan yang dijadikan dasar Perwal Tata kearsipan
yang memuat klasifikasi arsip Kota Mataram dapat ditarik pendapat bahwa
terdapat kekurangan dalam pengambilan produk hukum sebagai acuan
dasar; yaitu masih mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri
Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah; hal ini
tidak boleh dipungkiri juga bahwa Pemerintah Daerah berada dibawah
kewenangan Kementerian Dalam Negeri sebagai pembina sekaligus
didalamnya mengatur tentang tata kearsipan yang berlaku umum untuk
seluruh pemerintahan daerah; sebagaimana penulis ketahui bahwa
penyelenggaraan kearsipan menjadi tanggung jawab ANRI dengan salah
satu tanggungjawab dalam membuat kebijakan yang mengatur segala
urusan kearsipan, untuk itu penulis menelaah bahwa keharusan pedoman
dalam klasifikasi arsip seharusnya berdasarkan Peraturan Kepala ANRI
Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip.
Dengan melihat dari Perwali tentang klasifikasi kearsipan yang
berlaku dilingkup Pemerintah Kota Mataram, penulis merekomendasikan
untuk diadakan penyesuaian dengan mengacu pada subjek/urusan sesuai
dengan pedoman penyusunan jadwal retensi arsip perurusan yang dibuat
oleh ANRI dengan menyesuaikan nomenklatur perangkat daerah
Pemerintah Kota Mataram sehingga ada kesinambungan dalam subjek
urusan antara IPAD Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi arsip dan Sistem
Klasifikasi Keamanan Akses Arsip (SKKAAD).
30
Gambar 2. Klasifikasi Arsip
3. JADWAL RETENSI ARSIP

Peraturan Walikota Mataram Nomor 42 Tahun 2019 tentang Jadwal
Retensi Arsip Substantif Pemerintah Kota Mataram merupakan
implementasi fungsi penetapan kebijakan dalam penyelenggaraan
kearsipan lingkup Pemerintah Kota Mataram.
Adapun tujuan dari disusunnya Jadwal Retensi Arsip adalah sebagai
berikut :
 Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien
pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal
retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
 Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau
BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan
kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa
dan negara.
31
Sebagaimana sebelumnya mereview terhadap dasar hukum yang
digunakan dalam menyusun Perwali tersebut, serta review terhadap
batang tubuh Perwali apakah sudah sesuai dengan NSPK Pedoman IPAD
yang dikeluarkan oleh ANRI.
 Review Pedoman Dasar Hukum
Dasar hukum yang digunakan dalam penyusunan Peraturan
Walikota Mataram Nomor 42 Tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip
Substantif Pemerintah Kota Mataram, dari yang penulis lihat dalam
konsideran mengingat pada Perwali tentang JRA Kota Mataram,
peraturan perundang-undangan yang dijadikan sebagai dasar hukum dan
kewenangan sebagian sudah mengacu dengan dasar hukum sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kearsipan yaitu
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5071); selanjutnya Peraturan
Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5286); kemudian 24 (dua puluh empat) Peraturan
Kepala ANRI tentang Pedoman Retensi Arsip berdasarkan urusan yang
disesuaikan dengan nomenklatur pada Pemerintah Kota Mataram.
Penulis beserta tim di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Mataram sedang menyusun Perwal JRA Fasilitatif lingkup Pemerintah
Kota Mataram untuk melengkapi ketentuan kebutuhan jadwal retensi arsip
yang lengkap dalam mendukung proses penyelenggaraan kearsipan
lingkup Pemerintah Kota Mataram; ANRI dalam hal ini telah menyusun
aturan perihal Jadwal retensi arsip Peraturan Kepala ANRI Nomor 22
Tahun 2015 tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip; yang
mana didalamnya pada Pasal 53 ditegaskan bahwa “Lembaga Negara,
Pemerintah Daerah, PTN, BUMN/D wajib memiliki JRA yang ditetapkan
oleh pimpinan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, PTN, BUMN/D
32
setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia”.
Gambar 3. Jadwal Retensi Arsip
4. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

Sistem Klasifikasi kemanan dan akses arsip dinamis yang berlaku
di Pemerintah Kota Mataram; Peraturan Walikota Mataram Nomor 50
Tahun 2014 tentang Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di
Lingkungan Pemerintah Kota Mataram adalah IPAD yang disusun oleh
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram. Dalam penyusunan
IPAD Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis berpedoman
pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman
Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; yang
melatarbelakangi lahirnya instrumen ini sesuai dengan amanat dalam
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 42
ayat (1) “Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi pengguna
arsip yang berhak”; yang juga tertuang dalam amanat Undang-undang
Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik pada Pasal
2 ayat (1) “Setiap informasi bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap
33
pengguna informasi publik”.
Selanjutnya maksud dari adanya IPAD Sistem Klasifikasi
Keamanan Akses Arsip Dinamis sebagai acuan pencipta arsip dalam
melakukan pengelolaan arsip dinamis, dalam hal membuat klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis, sehingga unit-unit kerja dapat
mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi
informasi arsip yang telah ditetapkan.
Gambar 4. SKKAD
5. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Arsip aktif menurut Internasional Council On Archives/ICA
(1988) adalah informasi yang terekam (records) yang secara tetap
digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga,
organisasi. Dan karena sifatnya yang demikian itu maka arsip
disimpan , dikelola di tempat asalnya (unit kerja penciptanya). Guna
mendukung kelancaran pekerjaan, proses pengambilan keputusan
maka arsip aktif harus selalu sedia saat diperlukan. Dengan
demikian hal yan terpenting adalah kecepatan, ketepatan dan
penemuan kembali arsip saat diperlukan.
34
Dalam kesempatan ini penulis selama menjalankan magang
pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram melakukan
kegiatan pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan pengurusan
surat, pemberkasan arsip aktif dan menyusun daftar berkas dan
daftar isi berkas.
1. Pengurusan Surat
Pengurusan surat dinas pada Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram dilakukan tersentral pada Unit
Kerja Sekretariat Dinas. Dimana sistem pengelolaan
/penyimpanan arsip aktif di satu tempat . Petugas menerima
surat mencatat dalam buku register surat masuk /keluar
kemudian memproses surat denganmenggunakan lembar
disposisi untuk diketuhui sekretaris dan kepala dinas dan
mendistribusikan nya ke masing masing bidang sesuai arahan
Kepala Dinas. Dalam pendistribusian surat mengunakan
register surat masing masing bidang dan arsip diberikan berupa
fotokopian sedangkan yang asli di simpan di central record
area.
Gambar 5. Surat masuk dan Surat Keluar dalam filing kabinet
35
Gambar 6. Register Surat masuk dan Surat Keluar
Gambar 7. Register Surat masuk ke Bidang
36
Gambar 8. lembar Disposisi
Gambar 9. Register penditribusian surat ke bidang
37
2. Pemberkasan Arsip Aktif
Filing system menurut Kennedy (1988) adalah sistem
penyimpan dan penemuan kembali informasi arsip yang terdiri
dari aspek sistem seperti lokasi fisik , metode klasifikasi dan
pengindeksan, pengaturan/penataan berkas ,prosedur
pemberkasan, peralatan dan perlengkapan,pelacakan berkas.
Penulis dalam pemberkasan arsip pada Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram mengacu pada Peraturan
Walikota No 7 tahun 2014 tentang tata Kearsipan di lingkungan
Dalam Peraturan walikota tersebut Diarpus menggunakan

pemberkasan numeric yaitu metode penyimpanan dan
penemuan kembali arsip menggunakan pengenal nomor atau
angka sebagai KODE
TABEL POLA KLASIFIKASI

000 Umum
100 Pemerintah
200 Politik
300 Keamanan dan Ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagakerjaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
Adapun prosedur pemberkasan pada Dinas Kearsipan

dan Perpustakaan Kota Mataram sebagai berikut:
38
a. Pemeriksaan / Inspekting
Memerika arsip yang akan disimpan dengan mencermati dan
memastikan apakah sudah ada disposisi simpan; apakah
lampiran-lampiran jika ada sudah lengkap; apakah akan
disatukan dengan suratnya atau dipisahkan karena bentuk
fisiknya mengaharuskan demikian semisal berkas SPJ yang
tebal dan banyak lampirannya.
b. Pengindeksan/ Indexing
Adalah Menetapkan kata tangkap dari arsip yang akan
disimpan. DIARPUS Kota Mataram menggunakan kode
angka yaitu kode klasifikasi sebagai cara menentukan kata
tangkap (keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang
dapat mewakili isi informasi dari berkas/isi berkas. Indeks
dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi,
tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu . Penulisan indeks
diikuti setelah penulisan kode klasifikasi arsip pada folder.
c. Pengkodean / Coding
dilakukan sesuai dengan fungsi, kegiatan, dan transaksi
yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan kode
klasifikasi.
d. Pembuatan Tunjuk Silang/ Cross reference
apabila arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan
fungsi, arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas
lainnya yang berbeda media seperti : peta, CD, Foto, Film,
dan media lain, terjadi perubahan nama orang atau pegawai
atau lembaga.
e. Penyortiran/sortir
Kegiatan penyortiran dilakukan dengan pengaturan arsip
sesuai dengan kelompoknya. Jika diras arsipnya banyak.
f. Pembuatan label/ labeling
dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas
39
menggunakan kertas label yang dilekatkan pada lidah guide
dan tab folder.
Gambar 10. Guide Arsip
g. Pemberkasan/filing
Pemberkasan dengan Penyimpanan Arsip aktif ke filing
Cabinet sebagai berikut:
- Menata berkas arsip dan menyimpannya kedalam
40
filing cabinet sesuai dengan daftar arsip aktif
- Menata sekat pada filing cabinet secara berurutan
dimulai dari sekat primer, sekat sekunder dan sekat
tersier.
- Menyimpan berkas arsip kedalam filing cabinet dan
menempatkannya dibelakang sekat sesuai dengan
klasifikasi arsip yang dicantumkan pada tabel folder.
Gambar 11. Pemberkasan arsip aktif dalam filing kabinet
3. Penyusunan Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas

Penyusunan daftar berkas dan daftar isi berkas dilakukan
terhadap arsip yang dibuat dan diterima dan dilaksanakan
berdasarkan klasifikasi arsip. Kegitaan ini menghasilkan
tertatanya fisik dan informasi arsip dan tersusunnya daftar
arsip aktif. Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat:
 Nama unit pengolah
 Nomor berkas
 Kode klasifikasi
41
 Uraian informasi berkas
 Kurun waktu
 Jumlah dan
 Keterangan
Sedangkan daftar isi berkas berisi:
 Nomor Berkas
 Nomor item arsip
 Kode klasifikasi
 Uraian informasi arsip
 Tanggal
 Jumlah
 Keterangan
I. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
1. Survei arsip Inaktif

Survei adalah kegiatan penelitian dan pencatatan yang
dilakukan dalam rangka penjajagan sebelum dilakukannya
penataan pada arsip inaktif-statis yang penataannya sudah tidak
berdasarkan penataan pada masa dinamisnya (arsip kacau).
Kegiatan ini dilakukan untuk mendapatkan gambaran awal tentang
jumlah/kuantitas arsip, jenis fisik arsip, lembaga pencipta arsip dan
system pengaturan yang pernah dilakukan oleh arsip yang akan
diinventarisasi. Survei ini bertujuan untuk merencanakan lebih
lanjut rencana penginventarisasiannya yang meliputi waktu, biaya
dan tenaga pelaksananya.
Adapun Tujuan Survey :adalah untuk mengetahui proses
pelaksanaan kearsipan pada tiap-tiap unit yang bertanggung jawab
pada kearsipan, volume arsip, jenis arsip, kurun waktu arsip,
kondisi gedung atau ruang penyimpanan dan arsip-arsip yang
42
terdapat didalamnya.
Hasil survey dapat dijadikan sebagai bahan masukan

manajemen dalam merencanakan kebutuhan perlengkapan/alat,
tenaga kerja (sumber daya manusia), waktu dan biaya yang
diperlukan dalam penataan arsip. Survei arsip biasanya juga
dilakukan sebelum melakukan penyusutan arsip.
Penulis dalam ini melakukan Langkah-Langkah Kegiatan Survey

Arsip Inaktif pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Mataram sebagai berikut:
a. Menetapkan sasaran dan tujuan survey, memperoleh

persetujuan dari pimpinan dan mengetahui siapa saja
pencipta record. Mencari latar belakang penciptaan record
berdasarkan struktur organisasinya.
b. Mempersiapkan formulir survei dan wawancara.
c. Membentuk sebuah tim survey, membuat jadwal survey
dan pertemuan dengan pimpinan operasional serta staf
lainnya.
d. Identifikasi lokasi tempat penyimpanan record, melakukan
pengamatan dan memastikan system record yang
digunakan, melakukan wawancara dan pengamatan secara
langsung.
e. Mengumpulkan data-data hasil survey, Melakukan analisa
dan membuat rekomendasi.
2. Penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif

Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan daftar arsip
inaktif Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan dengan
melakukan penataan boks arsip pada rak secara berurut
berdasarkan nomor boks dan disusun berderet ke samping
43
(vertikal) yang dimulai dari rak paling atas dan diatur dari posisi
kiri menuju ke kanan.
Gambar 13. Penataan Arsip Inaktif di Record Center
Sedangkan pemeliharaan arsip adalah kegiatan kegiatan

 Pengaturan fisik arsip,
Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif pada unit kearsipan
diawali kegiatan pemeriksaan dan verifikasi arsip yang
dipindahkan untuk memastikan kelengkapan arsip,
kesesuaian fisik arsip dengan daftar arsip serta penyusunan
daftar arsip inaktif.
Pengaturan fisik arsip dilakukan dengan kegiatan:
1) Penataan arsip dalam boks.
Penataan arsip dalam boks terdiri atas:
- penataan arsip dikelompokkan berdasarkan media
simpan dan sarana penyimpanannya;
44
- menempatkan arsip pada boks dengan tetap
mempertahankan penataan arsip ketika masih aktif
(aturan asli).
2) Penomoran boks dan pelabelan;
Membuat label boks dengan mencantumkan lokasi
simpan, nomor boks dan nomor folder secara
konsisten. Pemberian nomor boks dilakukan sesuai
urutan nomor.
3) Pengaturan penempatan boks pada tempat
penyimpanan. Pengaturan penempatan boks arsip
pada tempat penyimpanan sesuai dengan prinsip
original order atau aturan asli.
 pengolahan informasi arsip; dan
 penyusunan daftar arsip inaktif
45
Gambar 14. Mengelola Arsip Inaktif
3. Penilaian arsip inaktif yang akan dimusnahkan dan diserahkan

sebagai arsip statis
Penilaian arsip yang akan dimusnahkan maupun yang

diserahkan sebagai arsip statis adalah arsip arsip yang telah
diseleksi dan dibuatkan daftar arsip usul musanh yang telah
dinilai oleh panitia penilai arsip . Dalam penilaian ini penilaian
arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang telah habis
retensinya, tidak terikat dengan arsip lain dan tidak bertentangan
dengan peraturan perundangn-undangan serta tidak berkaitan
dengan penyelesaian proses suatu perkara
46
Gambar 15. Arsip yang akan d musnahkan
Gambar 16. Berita Acara Pemusnahan Arsip
47
4. Pemindahan arsip inaktif
Pemindahan arsip inaktif dari sisi unit kerja/pengolah arsip dan unit
kearsipan/recorde centre /pusat arsip inaktif. Pemindahan Arsip
inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media
arsip sehingga Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan melalui
kegiatan :
1) Penyeleksian arsip Inaktif - Penyeleksian Arsip Inaktif dilakukan
melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi aktif –
dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampui,maka arsip
tersebut telah masa inaktif atau frekuensi penggunaan arsip
yang telah menurun(ditandai dengan penggunaan nya kurang
dari 5 (lima) kali dalam setahun.
2) Penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan - Menata
folder/berkas yang berisi arsip inaktif yang akan dipindahkan
yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar arsip inaktif yang
dipindahkan. – menyimpan dan memasukkan folder/berkas arsip
inaktif kedalam boks arsip – memberi label pada boks , dengan
keteranagan nomor boks,nama unit pengolah,nomor urut
arsip,dan tahun penciptan arsip
3) Pembuatan Daftar Arsip Inaktif – Pencipta arsip menyusun daftar
arsip inaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan
unit pengolah/unit kerja selaku yang memindahkan arsip dan unit
kearsipan di lingkungan pencipta arsip selaku penerima arsip
atau pejabat yang diberi kewenangan
 Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat
a. Pencipta arsip
b. Unit pengolah
c. Nomor arsip
d. Kode klasifikasi
e. Uraian informasi arsip
f. Kurun waktu
48
g. Jumlah
h. Keterangan.
 Foto Magang terlampir
II. PENGELOLAAN ARSIP STATIS

` Menurut Undang Undang no 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya
dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan
daerah. Sehingga arsip statis ini perlu diolah sesuai dengan aturan
yang berlaku, sebab peranan dalam pengelolaan arsip statis ini
tidak hanya untuk memlihara dan menyimpan arsip yang sudah
dipergunakan lagi oleh organisasi tetapi justru agar informasinya
dapat digunakan untuk kepentingan public.masyarakat.
Kesempatakan magang pengelolaan arsip statis , penulis
melakukan kegiatan preservasi arsip. Disana Penulis beserta
Arsiparis dan Tim preservasi arsip dalam KAPSUL APRIKA
melakukan kegiatan perservasi dan pameran tunggal
kearsipan.
Adapun kegiatan tersebut sebagai berikut:
Preservasi arsip kertas
Preservasi arsip disebut dengan istilah pelestarian.
Peservasi atau pelstarian adalah proses dan kerja dalam
rangka perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur
perusak.
Perservasi menurut Peraturan Kepala Arsip Nasioanal Republik
Indonesia nomor 23 tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi
Arsip Statis bahwa Preservasi ditinjau dari tindakannya terdiri
atas preservasi preventif dan preservasi kuratif. Preservasi
preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap
49
kerusakan arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana,
perlindungan arsip, serta metode pemeliharaan arsip
sedangkan. Preservasi kuratif adalah preservasi yang bersifat
perbaikan/perawatan terhadap arsip yang mulai/sudah rusak
atau kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang
usia arsip.
Dalam kegiatan preversari arsip kertas DIARPUS
melaksakan perlindungan secara preventif dan kuratif.
1. Preservasi Preventif dengan penempatan arsip kertas ke
dalam BOKS arsip dengan ketentuan :
a. Ukuran boks yang digunakan cocok untuk format arsip,
dan mempunyai penutup untuk menghindarkan dari
debu, cahaya, air dan polutan lain. Arsip yang lebar
tidak boleh dilipat;
b. Boks tidak terlalu besar atau terlalu kecil, dan isi boks
tidak terlalu penuh atau kosong sehingga mudah dalam
penanganan;
c. Boks seharusnya bebas asam dan bebas lignin. Jika
tidak tersedia, arsip dibungkus dengan
kertas/pembungkus bebas asam dan bebas lignin;
d. Hindari boks yang terbuat dari bahan plastik karena
menyebabkan lembab;
e. Menggunakan boks sesuai standar dan dalam
keadaan bersih;
f. Untuk menghindari arsip terkena cahaya langsung,
boks selalu dalam keadaan tertutup;
g. Selalu meletakan boks di rak, tidak di lantai;
h. Untuk arsip kertas berupa peta dan kearsitekturan
disimpan di dalam laci atau tabung sesuai ukuran arsip.
Sedangkan penangannya Arsip Kertas
a. Arsip tidak boleh dilipat;
50
b. Arsip harus ditangani dengan hati-hati, jika perlu
dengan dua tangan, untuk menghindari robeknya
halaman yang menggunakan penjepit;
c. Halaman arsip dibalik dengan hati-hati. Untuk menandai
sebuah halaman gunakan sepotong kertas putih bersih
dan buang kertas ketika sudah selesai;
d. Jangan membasahi telunjuk dengan air liur untuk
membalikkan halaman lembaran arsip;
e. Sellotape yang mengandung lem tidak boleh digunakan
karena akan mengaburkan warna kertas;
f. Pelindung arsip yang terbuat dari polypropylene,
polyethylene atau plastik poliester baik dipakai untuk
menempatkan halaman arsip yang rusak, foto dan
halaman file lainnya;
g. Tidak boleh menggunakan pulpen ketika menandai
arsip/pembungkus arsip/boks;
h. Tidak boleh menulis dan menggunakan arsip sebagai
alas.
i. Gunakan penjepit stainless steel atau yang disalut
dengan plastik. Tempatkan sepotong kertas berkualitas
di antara penjepit dan dokumen untuk mencegah
kerusakan kertas. Penjepit besi tidak boleh digunakan
karena dapat berkarat.
j. Arsip diletakkan di bagian punggung dengan penjepit
dokumen pada bagian bawah boks;
k. Arsip yang tersendiri dapat diletakkan secara datar
pada bagian bawah boks, tetapi harus diperhatikan
agar tidak terlalu ditumpuk;
l. Jika arsip susah dibuka karena sangat rapuh, tidak
boleh membuka arsip dengan tekanan/paksaan tetapi
dibantu dengan menggunakan penyangga untuk
51
menghindari pengeritingan dan pelengkungan kertas;
m. Tidak boleh meletakkan benda apapun di atas
arsip/boks arsip karena akan memberikan tekanan;
n. Jika arsip disimpan harus dikembalikan ke dalam boks
asal.
o. Untuk memindahkan arsip berukuran besar (24" x 36" -
36" x 48") diperlukan penyangga. Arsip dengan ukuran
36" x 48" atau lebih (contoh: arsip peta) harus ditangani
oleh 2 (dua) orang, jika perlu digunakan juga penyangga;
p. Sebelum memfotokopi arsip, semua penjepit dibuang
secara hati-hati;
q. Sebelum memfotokopi arsip yang kusut atau terlipat
diluruskan menggunakan jari atau tangan.
Gambar 17. Arsip Dalam Boks Arsip
52
2. Sedangkan dalam preservasi kuratif arsip kertas ,penulis
bersama Tim KAPSUL APRIKA (Enkapsulasi Arsip Pribadi dan
Keluarga) sebagai informasi program KAPSUL APRIKA adalah
inovasi DIARPUS dalam layanan dalam perlindungan arsip
statis masyarakat Kota Mataram.
Enkapsulasi adalah salah satu cara perbaikan arsip kertas
yang rapuh dan sering digunakan dengan bahan pelindung untuk
menghindarkan dari kerusakan yang bersifat fisik. Enkapsulasi
dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua
lembar plastik poliester dengan bantuan double tape.
Prosedur pelaksanaan enkapsulasi adalah sebagai berikut:
 Memilih arsip yang membutuhkan bahan pelindung dari
kerusakan;
 Membersihkan setiap lembar arsip kertas dari debu dan
kotoran:
 Yang menempel pada arsip dihapus menggunakan
sikat halus/kuas, kemudian kotoran disapu dari arah
tengah arsip menuju bagian tepi dan dilakukan searah
untuk menjaga arsip tidak sobek atau mengkerut;
 Yang melekat kuat pada arsip dihapus menggunakan
karet penghapus, kemudian - kotoran disapu
menggunakan kuas seperti point (1).
 Bersihkan debu dan kotoran yang terlepas dari arsip;
 Siapkan dua lembar plastik poliester dengan ukuran kira-kira
2,5 cm lebih panjang dan lebih lebar dari arsip;
 Tempatkan plastik poliester di atas kaca atau karet magic
cutter dan bersihkan dengan kain lap;
 Menempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik
poliester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip;
 Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian
53
pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudutnya.
Perekat double tape tidak boleh menempel pada arsip
karena dapat merusak arsip;
 Tempatkan plastik poliester penutup di atas arsip dan
letakkan pemberat pada bagian tengah arsip tersebut;
 Lepaskan lapisan kertas pada double tape di bagian A dan B
(lihat gambar);
 Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk
mengeluarkan udara dari dalam dan untuk merekatkan
double
 Lepaskan sisa kertas dari double tape pada bagian sisi C
dan D dan gunakan rol untuk merekatkan double tape pada
keempat sisi;
 Potong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir
bagian luar double tape. Pemotongan dapat dilakukan
dengan kacip atau menggunakan cutter dan penggaris besi;
 Potong bagian sudut enkapsulasi menggunakan hook cutter
atau gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar;
54
Gambar 18. Enkapsulasi Siswa SMPN
III. PENGELOLAAN ARSIP VITAL
55
Dalam melakukan identifikasi arsip vital pada Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram untuk menjamin
ketersediaan arsip kegiatan operasional organisasi dalam keadaan
darurat;
 melindungi dan memelihara arsip yang berisi informasi tentang

hak dan kepentingan organisasi dan pihak lainnya;
 menjamin bahwa arsip vital dievaluasi dalam rangka melindungi
hak dan kepentingan diatas bukan pada nilai gunanya sebagai
arsip permanen;
 menyusun teknis pengawasan untuk menjamin arsip vital yang
dibutuhkan tersedia dilokasi penyimpanan lain;
 menjamin bahwa arsip vital akan mudah ditemukan kembali dan
dalam kondisi yang siap digunakan;
 menjamin bahwa jalan masuk (finding aids) yang diperlukan
tersedia dilokasi-lokasi yang telah ditentukan;
 menjamin bahwa inventaris arsip vital diatas siap diakses.
Pelaksanaan program arsip vital pada lingkup Pemerrintah Kota
Mataram belum sepenuhnya berjalan, hal ini ditindaklanjuti oleh
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram sebagai Lembaga
Kearsipan Daerah dengan menyusun regulasi berupa Peraturan
Walikota Mataram tentang Pedoman Program Arsip Vital untuk
upaya penyelamatan dan menjamin keberadaan arsip vital lingkup
Arsip vital yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kota Mataram, yang sementara teridentifikasi berupa
arsip dinamis yang informasinya esensial bagi kelanjutan organisasi
contoh : arsip perjanjian pinjam pakai gedung kantor Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan dari Pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Barat ke Pemerintah Kota Mataram; arsip inventaris
barang milik daerah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
56
Mataram; Personal file pegawai eselon III ke bawah pada Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram; arsip pendelegasian
wewenang; untuk arsip vital yang berkaitan dengan hak-hak seperti
arsip-arsip pembayaran gaji pegawai; dokumen kontrak dengan
pihak ketiga; untuk arsip vital yang berkaitan dengan aset seperti
arsip perjanjian pinjam pakai gedung kantor; BPKB dan STNK
kendaraan dinas yang dimiliki.
Penulis yang merupakan arsiparis penyelia pada Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram merekomendasikan
kepada unsur pimpinan agar dapat menjalankan program arsip vital
sebagaimana yang tertuang dalam aturan Pedoman Program Arsip
Vital dengan prosedur pengelolaan sebagai berikut :
1. Identifikasi
Identifikasi dilakukan untuk mengetahui secara pasti jenis-
jenis arsip vital yang ada di unit kerja masing-masing, berdasarkan
Daftar Arsip Vital Lingkup Pemerintah Kota Mataram.
2. Penataan Arsip Vital
Penataan arsip vital dilakukan dengan tahap-tahap sebagai
berikut:
a. Pemeriksaan Melakukan pemeriksaan kelengkapan
berkas arsip vital yang akan ditata, berkas arsip yang
lengkap harus menggambarkan proses kegiatan dari
awal sampai akhir dan kondisi fisik berkas.
b. Menentukan Indeks Berkas Menentukan kata tangkap,
berupa nomor, nama lokasi, masalah atau subyek.
Contoh Indeks: Sertifikat Tanah Gedung Kantor Walikota
Mataram.
c. Menggunakan tunjuk silang apabila ada berkas yang
memiliki keterkaitan dengan berkas yang memiliki jenis
media yang berbeda. Contoh: Rancang Bangun Gedung
57
Kantor Walikota Mataram dengan Berkas perencanaan
pembangunan gedung Pemerintah Kota Mataram.
d. Pelabelan
Memberikan label pada sarana penyimpan arsip :
1) Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label di
cantumkan pada bagian depan Pocket File.
2) Arsip peta/rancang bangun.
3) Arsip yang menggunakan media magnetik label
dicantumkan pada :
a) Untuk arsip foto, negative foto ditempel pada
lajur atas plastik transparan, positive foto
ditempel pada bagian belakang foto dan
amplop atau pembungkus;
b) Untuk slide ditempelkan pada frame;
c) Video dan film ditempelkan pada bagian luar
dan lapisan transparan (seperti negative foto)
dan pada wadahnya; dan
d) Untuk kaset dan/atau cakram digital (CD)
ditempelkan pada kaset dan/atau cakram digital
(CD) dan wadahnya. e. Penempatan Arsip
Kegiatan penempatan arsip pada sarana
penyimpanan sesuai dengan jenis media arsip.
3. Menyusun Daftar Arsip Vital yang ada di Unit Kerja
Penyusunan daftar arsip vital berisi informasi tentang arsip
vital unit kerja kedalam bentuk formulir. Untuk metode
pelindungan dan pengamanan arsip vital, terdapat beberapa
metode pelindungan yang dapat dilakukan, meliputi :
a. Duplikasi
Duplikasi arsip vital Lingkup Pemerintah Kota Mataram

dilakukan dengan metode digitalisasi khususnya terhadap
58
arsip aset dan produk hukum. Untuk arsip vital selain arsip
aset dan produk hukum, metode duplikasi yang dilakukan
dengan menciptakan salinan atau digitalisasi. Penentuan
kriteria arsip vital yang perlu dilakukan digitalisasi ditentukan
oleh unit kearsipan.
b. Pemencaran
Pemencaran arsip vital Lingkup Pemerintah Kota
Mataram dilakukan dengan menyimpan arsip hasil duplikasi
ke unit kearsipan, sedangkan arsip vital yang asli disimpan di
unit kerja pencipta arsip vital.
c. Dengan Peralatan Khusus (Vaulting)
Pelindungan bagi arsip vital dari musibah atau bencana
dilakukan dengan menggunakan peralatan penyimpanan
khusus, seperti: almari besi, filing cabinet tahan api.
Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media
dan ukuran. Namun demikian secara umum peralatan
tersebut memiliki karakteristik tidak mudah terbakar (sedapat
mungkin memiliki daya tahan sekurang-kurangnya 4 (empat)
jam kebakaran), kedap air dan bebas medan magnet untuk
jenis arsip berbasis magnetik/elektronik.
Sedangkan untuk metode pengamanan fisik arsip yang
dilaksanakan dengan maksud untuk melindungi arsip dari
ancaman faktor-faktor pemusnah/perusak arsip. Contoh
pengamanan fisik arsip vital adalah :
1. Penggunaan sistem keamanan ruang penyimpanan arsip
seperti pengaturan akses, pengaturan ruang simpan, dan
penggunaan sistem alarm yang dapat digunakan untuk
mengamankan arsip dari bahaya pencurian, sabotase,
penyadapan, dan lain-lain;
2. Menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian yang
59
bebas dari banjir;
3. Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak

rawan gempa, angin topan dan badai; dan
4. Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan

peralatan alarm dan alat pemadam kebakaran dan lain-lain.
Dalam rangka pengamanan informasi dan layanan

penggunaan arsip vital, pengolah arsip vital harus melakukan
pengaturan sebagai berikut:
a. Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;

b. Memberi kode rahasia pada arsip vital; dan
c. Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak

akses.
DAFTAR ARSIP VITAL

NO ASAL ARSIP KODE JENIS/BERKAS ARSIP NO RE-
60
TENSI
KLA-
UNIT KERJA ARSIP ARSIP
SIFIKASI
VITAL
Berkas Berita Acara Penyerahan
Pinjam Pakai Tanah dan
Bangunan MilikPemerintah
Daerah Tk. I NTB.
1.Surat dari Setda No:
187/340.d/KAP/2002 Perihal
Pembangunan
GedungPerpustakaan dan Arsip
2. Surat dari Persip Kota mataram
No: 54/Persip/VII/2001
Perihal :Mohon bantuan
gedung/pinjam gedung.
3. Sayrat dari perpustakaan dan
Arsip NTB No:365/19.1/VII/2001
1 Kesekretariatan 010 Perihal : Mohon
Rekomendasi/dukungan
4. Surat dari setda NTB No:
012/272/KAP/2001 Perhal:Mohon
bantuan gedung/pinjam gedung
5. Berita acara serah terima
pinjam pakai tanah dan bangunan
miik PemerintahPropinsi NTB
kepada Walikota Matarm
No:593/414.f/KAP/2001
6. Surat Gubernur NTB No: 593/
/KAP/2001 Perihal: Pinjam Pakai
Gedung untuk Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kota
Mataram
Berkas Surat ijin Pinjam Pakai
Tanah dan Bangunan Milik
Pemda TK. I NTB 1. Surat dari
gubernur NTB
2 Kesekretariatan s
No:593/415.f/KAP/2001 Perihal:
Pinjam Pakai Gedung untuk
Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kota Mataram
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
61
Kesimpulan
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram adalah
salah satu Organisasi Perangkat Daerah, yang telah disempurnakan
dalam Peraturan Daerah Kota Mataram No. 57 Tahun 2016, sebagai
unsur penunjang penyelenggara Pemerintah Daerah terutama dalam
hal pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip, sistem kearsipan berbasis
elektronik, sarana prasana, sumber daya manusia, perlindungan dan
penyelamatan arsip serta memberikan pelayanan melalui penyediaan
dan penyimpanan dokumen serta informasi yang dibutuhkan baik
organisasi internal maupun eksternal pada lingkup Kota Mataram
dengan melibatkan Arsiparis dan Pegawai pada unit kerja yang
bersangkutan di lingkup OPD Kota Mataram. Kebijakan tersebut diatur
dalam Peraturan Daerah Kota Mataram no 5 tahun 2021 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan.
Sebagai Lembaga Kearsipan Daerah, Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kota Mataram bertanggung jawab terhadap
Penyelenggaraan Kearsipan di Kota Mataram. Bentuk tanggung jawab
tersebut dibuktikan telah membuat NSPK (Norma Standar Prosedur
Kriteria) dari mulai Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan
Kearsipan sampai aturan turunan yakni Peraturan Walikota tentang 4
(empat) Instrumen Kearsipan yakni Tata Naskah Dinas, Klasifikasi
Arsip, JRA dan SKKAAD serta aturan turunan seperti SOP.
Dari NSPK tersebut dijadikan pedoman pengelolaan kearsipan baik
dinamis dan statis di lingkup Pemerintah Kota Mataram, khususnya di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram yang notabene
sebagai Lembaga Kearsipan Daerah.
Artinya, pengelolaan kearsipan baik itu dinamis dan statis di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram sendiri sejauh ini sudah
sesuai standar NSPK. Namun masih ada PR besar yang harus
dilaksanakan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram
sebagai Lembaga Kearsipan Daerah untuk penyelenggaraan kearsipan
62
di lingkup Pemerintah Kota Mataram.
Saran
Terkait PR besar di atas sebagai salah satu Organisasi Perangkat
Daerah Kota Mataram, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Mataram harus meningkatkan layanan terutama berhubungan dengan
digitalisasi dalam penemuan kembali untuk menunjang efektivitasnya,
dimana hasil pengolahan arsip inaktif (Daftar Arsip) diolah kedalam
sistem komputer sehingga penemuan kembali arsip dapat dilakukan
dengan cepat.
Sehingga saran yang dapat disampaikan oleh penulis adalah segera
dilakukan penyesuaian pedoman dalam penyusunan Peraturan
Walikota Mataram tentang Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis; yang
mana keempat Instrumen Pengelolaan dan Penataan Arsip Inaktif hal
tersebut selaras satu sama lain sehingga nantinya akan menjadi
perangkat pendukung utama dalam menjalankan aplikasi SRIKANDI
yang menjadi amanat Perpres 95 Tahun 2019 tentang SPBE yang
selaras dengan semangat Hari Kearsipan ke-51 yang bertema Sinergi
Kearsipan untuk Kemajuan Bangsa: Tertib Arsip, Transformasi Digital
Kearsipan, Memori Kolektif Bangsa, marilah kita bersama-sama bersatu
padu membangun dunia kearsipan untuk bangsa, negara dan
masyarakat.
Selain itu, perlunya meningkatkan Sumber Daya Kearsipan seperti
kuantitas dan kualitas SDM, penanggaran dan sarana prasarana
juga harus diperhatikan Pemerintah Kota Mataram, seperti diketahui
anggaran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram yang
merupakan Dinas type A masih mendapat anggaran Dinas type di
bawahnya, sehingga Sumber Daya Kearsipan masih minimal dan
belum memenuhi standar yang ada.
BAB VI
63
PENUTUP
Pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan sesuai dengan

kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi,
sumber sejarah, sumber pertanggung jawaban sehingga arsip tidak lagi
dipandang sebagai benda yang hanya dibendel/diberkas, ditimbun tetapi
arsip merupakan sumber kekayaan yang layak dan perlu dilestarikan bagi
masyarakat modern.
Tidak lupa penulis menghaturkan terima kasih atas fasilitasi dan
pembelajaran yang sangat prima oleh Tim Pusdiklat Kearsipan Arsip
Nasional Republik Indonesia dalam upaya yang tidak pernah putus untuk
mengembangkan peran penting dalam penyelenggaraan kearsipan
dengan fokus pengembangan kualitas dan kuantitas sumber daya
kearsipan serta pembinaan teknis ilmu kearsipan terkini dalam
menyongsong era menuju arsip digital.
Demikian laporan praktek kerja lapangan ini dibuat untuk dapat
dimanfaatkan sebagaimana mestinya. Penulis berharap agar apa yang
telah dilakukan selama mengikuti praktek kerja lapangan dapat
memberikan kontribusi positif di bidang kearsipan.
Mataram, 12 Januari 2023

Penyusun,
Roslina Rasyid, SE
DAFTAR PUSTAKA
64
- Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
- Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
- Peraturan Daerah Kota Mataram Nomor 5 Tahun 2021 tentang
Penyelenggaraan Kearsipan.
Lampiran
65
a). Surat Tugas Mengikuti Diklat
66
b). Surat Pengembalian Peserta Untuk Magang
67
68
69
c). Surat Pernyataan
70
71
d). Struktur Organisasi
72
d) Daftar Arsip
 Daftar Arsip Aktif
Daftar Berkas
Unit Pengolah : Sekertariat
Kode
No. Kurun
Klasifi Uraian Informasi Arsip Jumlah Ket.
Berkas Waktu
kasi
Surat dibawa
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah
7 Juli 1 yang
1 900 Perihal Refocusing Prog. Keg. Dalam
2022 Lembar mewakili
Penyusunan Perubahan APBD
rapat
050- 8 Juli 1
2 Perihal Und. Koordinasi Perencanaan Foto copy
2.03.01 2022 Lembar
Pembangunan Kota Mataram
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah Surat dibawa
Kota Mataram Perihal Sosialisasi 4 Juli 1 yang
3 27
Percepatan Pengisian E-Catalog 2022 Lembar mewakili
Lokal rapat
Surat Masuk dari Perusahaan Listrik
Negara mengenai Penyampaian 7 Juli 1 Surat dibawa
4 800
Jatuh Tempo pembayaran tagihan 2022 Lembar untuk laporan
rekening listrik
Surat Masuk dari PKK Prihal
11 Juli 1
5 122 Undangan Pembukaan Lomba-Lomba Foto Copy
2022 Lembar
PKK Tingkat Kota Mataram
Surat dibawa
11 Juli 1 yang
6 700 Perihal Bimbingan Teknis PM BPIP
Terintegrasi
rapat
Surat Masuk dari Arsip Nasional
B-
Republik Indonesia Prihal Bimbingan 12 Juli 4
7 PK.02. Foto copy
Teknis Implementasi e-Arsip 2022 Lembar
08
Terintegrasi
Surat Masuk dari PKK Prihal
11 Juli 1
8 123 Permohonan Dispensasi An. Hj. Foto copy
2022 Lembar
Kartini
Kota Mataram Perihal Und. Verifikasi 11 Juli 1
9 79 Foto copy
Lapangan pada Kelurahan Dayan 2022 Lembar
Peken Kec. Ampenan
Surat Masuk dari KUBUKU Periha
C.948- 6 juli 2
10 Penawaran Aplikasi Perpustakaan Foto copy
216 2022 Lembar
Digital dan Buku Digital (E-BOOK)
73
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Surat dari Sekretaris Daerah Kota Suratnya
Mataram Perihal Pengumuman 15 Juli 1 dibawa yang
11 820
Seleksi Terbuka Jabatan Fungsional 2022 Lembar mewakili
Tertentu JPT Pratama rapat
Surat Masuk dari Sekolah Dasar

16 Juli 1
12 448 Islam Terpadu ABATA Lombok Foto Copy
2022 Lembar
perihal Permohonan Izin Kunjungan
Suratnya di
Surat Masuk dari Sekretaris Daerah 18 Juli bawa yang
13 5
Kota Mataram perihal Undangan 2022 mewakili
rapat
Surat Masuk dari Dinas Kearsipan

dan Perpustakaan Kabupaten Kutai
18 Juli 1
14 B-819 Kartanegara perihal Kunjungan Study Foto copy
2022 Lembar
Pembelajaran ke Diarpus Kota
Mataram
Surat Masuk dari Bank Indonesia
Perihal Penyampaian Buku Laporan 7 Juli 1
15 24 Foto copy
Perekonomian Provinsi NTB Edisi Mei 2022 lembar
Tahun 2022
Surat dibawa
15 Juli 1 yang
16 900 Kota Mataram Prihal Usulan RKBMD
Penghapusan
rapat
Surat Masuk dari Sekolah Dasar
Islam Terpadu ABATA Lombok Prihal 20 Juli 1
17 452 Fotocopy
Permohonan ijin Kunjungan ke Kantor 2022 Lembar
Perpustakaan Kota Mataram
Surat Masuk dari Sekolah Dasar islam
Terpadu ABATA Lombok Prihal 21 Juli 1
18 454 Fotocopy
Permohonan Layanan Perpustakaan 2022 Lembar
Mobil Keliling
Surat dari Perpustakaan Nasional
Republik Indonesia Prihal Undangan 21 juli 1
19 5666 Fotocopy
Menghadiri Konfrensi Perpustakaan 2022 Lembar
Digital Indonesia Ke- 13 Tahun 2022
21 Juli 1
20 893.4 Prihal Bimbingan Teknis Implementasi Fotocopy
2022 lembar
e- Arsip Terintegrasi
74
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Surat Masuk dari Universitas
18 Juli 1
21 176 Mataram(UNRAM )Permohonan Fotocopy
2022 Lembar
Bantuan Buku
Surat Masuk dari Walikota Mataram
25 Juli
22 700 Prihal Undangan Bimtek dan Monev
2022
Implememtasi PDG
Surat Masuk dari Madrasah Ibtidaiyah
25 Juli 1
23 42 Tembolak Prihal Mohon ijin Fotocopy
2022 Lembar
Kerjasama
Surat Masuk dari Madrasah Ibtidaiyah
25 Juli 2
24 43 Tembolak Prihal Kunjungan siswa Ke Foto copy
2022 Lembar
Kantor Perpustakaan kota Mataram
Surat di
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah 12 Juli 1 bawa yang
25 821
Prihal Pemetaan Pegawai Non ASN 2022 Lembar mewakili
rapat
Surat Masuk Sekretariat Daerah Surat dibawa

Prihal Kewajiban Penyampaian 22 Juli 1 yang
26 60
Dokumen Akuntabilitsas Kinerja 2022 Lembar mewakili
Instansi Pemerintah rapat
Surat di
Surat Masuk dari Taman Baca
26 Juli 1 disposisi ke
27 3 Saraswati Prihal Permohonan
2022 Lembar kepala
Pelayanan Klasifikasi Buku
Bidang
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah Surat di
050- Prihal pembahasan Perubahan RKPD 27 Juli 1 bawa yang
28
5.01.02 Tahun 2022 dan Perubahan Renja 2022 Lembar mewakili
Tahun 2022 rapat
Surat di
Surat Masuk dari Kantor Walikota
25 juli 1 bawa yang
29 5 Prihal Undangan Peringatan Tahun
Baru Islam
rapat
Surat masuk dari Taman Bacaan Surat di
Masyarakat INSANI Prihal 28 Juli 1 disposisikan
30 421.1
Permohonan ijin Berkunjung ke 2022 Lembar ke Kepala
Kantor Perpustakaan Kota Mataram Bidang
75
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Surat di
Surat masuk dari Sekretariat Daerah disposisikan
19 Juli 1
31 900 Prihal pembayaran PBB – P2 Tahun ke bagian
2022 Lembar
2022 pengurusan
kegiatan
Surat di
Surat Masuk dari Universitas Mataram disposisikan
28 Juli 1
32 103 UNRAM UPT Kearsipan Prihal ke pegawai
2022 Lembar
Permohonan Menjadi Narasumber yang di
perintahkan
1
Prihal Undangan Rapat Koordinasi 1
33 5 Agustu Fotocopy
APBD Triwulan II Tahun Anggaran Lembar
s 2022
2022
Surat di
Surat Masuk dari Inspektorat Prihal 2
1 bawa yang
34 700 Konfirmasi dan Penandatanganan Agustu
Lembar mewakili
NHA Kinerja s 2022
rapat
Surat di
Surat Masuk dari LKPM Prihal
18 Juli 1 bawa yang
35 18.1 Undangan Pembekalan /Reviuw dan
ujian Kompetensi PBJB Level – 1
rapat
Surat dibawa
Surat Masuk dari Dinas Perindustrian 1
1 yang
36 27 koperasi Usaha kecil dan Menengah Agustu
Lembar mewakili
Prihal Instruksi Walikota Mataram s 2022
rapat
Surat Masuk dari Perpustakaan
Nasional Republik Indonesia Prihal 15 Juli 2
37 3709 Foto Copy
Supervisi Jabatan Fungsional 2022 Lembar
Pustakawan
1 Surat di
Surat Masuk dari PKK Prihal Jambore 1
38 134 Agustu bawa yang
Kader Tingkat Prov. NTB Lembar
s 2022 mewakili
1
Prihal Himbauan Hari Ulang Tahun 1
39 5 agustus Foto copy
Kemerdekaan R I dan Hari Ulang Lembar
2022
Tahun Kota Mataram
3 Surat di
Surat Masuk dari Sekretariat Prihal 1
Pengimputan Data pada APK e-Sakip Lembar
s 2022 mawakili
76
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Surat Masuk dari Politeknik’Medica 10
2
41 94 Farma Husada’ Mataram Prihal Agustu Asli
Lembar
Undangan Pembukaan Program Studi s 2022
Nasional R I Prihal Undangan
20 juli 1
42 6879 Kongres XV dan Seminar Ilmiah Foto Copy
2022 Lembar
Nasional Ikatan Perpustakaan
Indonesia Tahun 2022
Surat dibawa
5
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah 1 yang
43 5 Agustu
Perihal Asistensi pohon Kerja Lembar mewakili
s 2022
rapat
Surat Masuk dari SD Islam Terpadu
1
ulul Albab ‘Qur’an Cerdas Kreatif 1
44 14.001 Agustu Asli
Prihal Permohonan Kerjasama Lembar
s 2022
Pinjaman Koleksi
Surat Masuk dari PKK Kota Mataram 8
1
45 140 Prihal Mohon Dispensasi an. Hj. Agustu Foto copy
Lembar
Kartina s 2022
Surat masuk dari DISPORA Kota 8
2
46 426 Mataram prihal Undangan Rapat Agustu Foto Copy
Lembar
Koordinasi s 2022
Nasional R I Prihal Peningkatan
5
Indeks Literasi Masyarakat dan 1
47 3961 Agustu Foto Copy
Penandatanganan MOU antara Lembar
s 2022
Perpustakaan Nasional RI dengan
Tentara Nasional Indonesia
Surat dibawa
sama
Prihal Hasil Evaluasi Implementasi 27 Juli
48 48 pegawai
Tanda Tangan Digital dan Layanan 2022
yang di
Email Sanapati Caturwulan I
perintah
11 Surat di
Surat masuk dari PKK Prihal 1
Undangan Kegiatan Jambore Kader Lembar
s 2022 mewakili
9
Surat Masuk dari Walikota Mataram 1
Prihal Senam Pagi bersama Lembar
s 2022
15
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah 4
Prihal Pendataan Tenaga Non ASN Lembar
s 2022
52 900 Surat Masuk dari Sekretariat Daerah 10 Surat di
77
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
bawa sama
Prihal Identifikasi permasalahan
Agustu pegawai
serapan Belanja SKPD Kota Mataram
s 2022 yang di
Tahun Anggaran 2021
perintah
1
53 5 Prihal Lomba Gapura dalam Rangka Agustu Foto Copy
Lembar
HUT Kota Mataram ke XXIX s 2022
Surat Masuk dari Sekretaria Daerah 10 Surat di
1
54 800 Prihal Permintaan Menjadi Peserta Agustu bawa yang
Lembar
Lomba s 2022 mewakili
Surat di
15
Surat Masuk dari SMPN 20 Mataram 1 disposisikan
55 415.5 Agustu
Prihal Mohon Bantuan Pendampingan Lembar ke bagian
s 2022
kegiatan
1
56 5 Prihal Upacara Peringatan Detik-Detik Agustu Foto Copy
Lembar
Proklamasi 17 Agustus 2022 s 2022
11 Surat di
Prihal Permohonan Data Aplikasi Lembar
s 2022 mewakili
Surat di
16
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah 1 disposisikan
58 045.3 Agustu
Prihal Penyusutan Arsip Lembar kebagian
s 2022
kegiatan
Surat di
1Lemb disposisikan
59 90 Prihal Kunjungan Kerja Komisi A Agustu
ar ke bagian
DPRD Kabupaten Sidoarjo s 2022
kegiatan
050- 1
60 Perihal Undangan Pelaksanaan Agustu Foto Copy
5.01.02 Lembar
Evaluasi RB dan Sakip Tahun 2022 s 2022
Surat Masuk dari Sekretariat Perihal 11 Surat di
1
61 5 Rapat Koordinasi Tim Pelaksanaan Agustu bawa yang
Lembar
Smart City s 2022 mewakili
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah 18 surat di bawa
1
62 180 Perihal Bintek Penyusunan Produk Agustu yang
Lembar
Hukum Daerah s 2022 mewakili
Surat Masuk dari BKPSDM Perihal
15 Surat di
Sosialisasi Pengukuran Indeks 1
Profesionalitas Aparatur Sipil Negara ( Lembar
s 2022 mewakili
IP ASN )
78
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah 18 Surat di
050- 1
64 Perihal Pelaksanaan Evaluasi RB dan agustus bawa yang
2.03.03 Lembar
SAKIP Tahun 2022 2022 mewakili
11
65 800 Agustu Foto copy
Perihal Gerak Jalan Sehat Lembar
s 2022
Surat masuk dari Sekretariat Daerah 22
1
66 003.3 Perihal menyemarakkan HUT Kota Agustu Foto copy
Lembar
Mataram ke. 29 s 2022
22
Surat masuk dari Bale Mediasi Perihal 1
Sosialisasi Lembar
s 2022
Surat Masuk dari Kecamatan Surat di
24
Sandubaya , Kelurahan Dasan 1 disposisikan
68 40 Agustu
Cermen Perihal Permohonan Boks Lembar ke bagian
s 2022
Arsip Kegiatan
Surat Masuk dari SD Islam Aswaja
24
Darul Falah Perihal Permohonan Ijin 1
69 35 agustus Foto Copy
Kunjungan Ke Perpustakaan Kota Lembar
2022
Mataram
24
Surat masuk dari TK Putra Mataram 1
Perihal Kunjungan ( Outing Class ) Lembar
s 2022
Surat Masuk dari Dinas Perpustakaan Surat di
dan Kearsipan Provinsi NTB Perihal disposisikan
71 5 Mohon Data/Nama Peserta Workshop pegawai
Bunda Literasi /Duta Baca Daerah yang di
/Pegiat Literasi Daerah perintah
Surat Masuk dari Badan Komunikasi
24 Surat di
Pemuda Remaja Masjid se-indonesia
OPD BKPRMI Kota Mataram Perihal
s 2022 mewakili
Undangan Pembukaan
73 90 Kota Mataram Periha Pelaksanaan Agustu bawa yang
Reviu RRA Tahun Anggaran 2022l s 2022 mewakili
2
74 5 Perihal Gowes Harmoni Mataram Agustu Foto Copy
Lembar
Bersepeda s 2022
Surat Masuk dari Bale Mediasi Perihal
24
Undangan Pembukaan Sosiaisasi 1
Perwal No. 40 Tahun 2019 Tentang Lembar
s 2022
bale Mediasi
79
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
76 900 Kota Mataram Perihal Apel Agustu bawa yang
Kendaraan Dinas s 2022 mewakili
Surat Masuk dari Badan Penelitian 29 Surat di
77 48 dan Pengembangan (Balitbang) Agustu bawa yang
Perihal Data Potensi Daerah s 2022 mewakili
050- 1
78 Kota Mataram Perihal Undangan Agustu Foto Copy
2.03.03 Lembar
Hasil Evaluasi RB dan SAKIP s 2022
Surat di
Kota Mataram Perihal Koordinasi 01-
79 67 bawa yang
Penyesuaian Nama Jabatan Sep-22
mewakili
Fungsional Perangkat Daerah
Surat Masuk dari Dinas
25 Surat di
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
80 470.1 Agustu bawa yang
[ Dukcapil] Perihal Pendaftaran
s 2022 mewakili
Identitas Kependudukan Digital
Surat masuk dari Dinas Komunikasi
30 Surat di
dan Informasi Perihal Pemberitahuan
Status Expred Sertifikat Elektronik
s 2022 mewakili
( TTE)
Surat di
Surat Masuk dari BPKSDM Perihal 01-
82 821 bawa yang
Pendataan Tenaga Non ASN Sep-22
mewakili
Surat di
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah 1 Juli
83 60 bawa yang
Perihal Permintaan Nama 2022
mewakili
Surat Masuik dari Kantor Camat Surat di
Cakranegara Perihal Permohonan ijin 01- disposiiskan
84 23
terkait mengkaji Penataan dan Sep-22 ke Bagian
Pemeliharaan arsip kegiatan
Surat Masuk dari ANRI Perihal Diklat
B-
Fungsional Pengangkatan Arsiparis 02- 4
85 DL.01.0 Foto Copy
Tingkat Ahli (PNBP ) Tahun Anggaran Sep-22 Lembar
1
2022
Surat Masuk dari Dinas Pendidikan
01- 1
86 045.2 Perihal Permohonan Bantuan Bokx Foto Copy
Sep-22 Lembar
Arsip
Surat Masuk dari DPKP NTB Und.
Kongres XV dan Seminar ilmiah 06- 3
87 5 Asli
Ikatan Pustakawan Indonesia ( IPI ) Sep-22 Lembar
Tahun 2021
80
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Surat Masuk dari SMKN 1 29
1
88 324 Mataram_Perihal Permohonan Agustu Asli
Lembar
Tempat Praktik s 2022
Surat Masuk dari BPKSDMP Perihal 12- 1

89 820 Foto Copy
Undangan Sosialisasi SKP Sep-22 Lembar
Surat Masuk dari Inspektorat Perihal

08- 3
90 5 Evaluasi Hasil Asistensi Pohon Foto Copy
Sep-22 Lembar
Kinerja
Surat Masuk dari Bank Indonesia
Perihal Penyampaian Buku Statistik 29 juli 1
91 24 Foto Copy
Ekonomi Keuangan daerah Prov NTB 2022 Lembar
Edisi Mei
Surat masuk dari DPRD Perihal Und. 08- 1

92 5 Foto Copy
Rapat Sidang Paripurna Sep-22 Lembar
Surat Masuk dari Konsorsium NTB

09- 6
93 17 Membaca Perihal Perayaan Hari Foto Copy
Sep-22 Lembar
Aksara Internasional 2022
Surat Masuk dari Inspektorat Perihal
08- 3
94 5 Evaluasi Hasil Asistensi Pohon Foto Copy
Sep-22 Lembar
Kinerja
Surat Masuk dari SMP Katolik Santo
Antonius Mataram Perihal Surat 06- 1
95 144 Foto Copy
Pengantar Laporan jumlah Buku Sep-22 lembar
Perpustakaan yang terpinjam
Surat Masuk dari DPRD Perihal Und. 12- 1

96 5 Foto Copy
Rapat Paripurna DPRD Sep-22 Lembar
Surat Masuk dari DPKP NTB Perihal

01- 8
97 5 Und. Peserta Bimtek Pengukuran Foto Copy
Sep-22 Lembar
IPLM dan TGM di NTB
08- 1
98 700 Perihal Pengisian Survey Persepsi Foto Copy
Sep-22 Lembar
Stake Holder Mataram

99 5 Foto Copy
Rapat Paripurna DPRD Sep-22 Lembar
Surat Masuk dari Walikota mataram

13- 2
100 820 Perihal Keputusan Walikota Foto Copy
Sep-22 Lembar
Penunjukan Kepala Perangkat
81
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Daerah di Lingkup Kota Mataram

101 5 Foto Copy
Rapat Paripurna Sep-22 Lembar
Surat Masuk dari Kantor Camat

14- 1
102 244 Cakranegara Perihal Mohon Fotp Copy
Sep-22 Lembar
Permintaan Boks Arsip
Surat Masuk dari Dinas Komunikasi
12- 1
103 49 dan Informatika Perihal Sosialisasi Foto Copy
Sep-22 Lembar
Sistem Informasi Helpdesk
Surat masuk dari Sekretariat Daerah
Perihal Monitoring dan Evaluasi 06- 1
104 48 Foto Copy
Layanan Email Sanapati dan Tanda Sep-22 lembar
tangan Digital Catur Wulan II
Surat Masuk dari Universitas
Muhammadiyah Perihal Permakluman 13- 2
105 323 Foto Copy
Penempatan Mahasiswa Magang Sep-22 Lembar
MBKM
Surat Masuk dari Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Provinsi Perihal
13- 1
106 41 koordinasi Prog. Kegiatan Asli
Sep-22 Lembar
Transformasi Perpustakaan Berbasis
inklusi Sosial
Surat Masuk dari DPRD Perihal Und 15- 1

107 5 Foto Copy
Rapat Paripurna Sep-22 Lembar
Surat Masuk dari DPUPR Perihal 13- 1

108 600 Foto Copy
Permintaan Boks Arsip Sep-22 Lembar

050- 18- 1
109 Perihal Pohon kinerja Kota dan Foto Copy
2.03.01 Sep-22 Lembar
Crosscutting OPD
Surat Masuk dari Insfektorat Perihal 19- 3

110 5 Foto Copy
Evaluasi Hasil asistensi Pohon Kinerja Sep-22 lembar

Perihal Permintaan Peserta Bimtek
19- 1
111 180 Penyelesaian sengketa hokum dan Foto Copy
Sep-22 Lembar
Digitalisasi Arsip ( Pengelolaan
Kearsipan di Bidang Hukum
19- 2
112 896 Perihal Mohon Kesediaan sebagai Foto Copy
Sep-22 Lembar
Narasumber dan terlampir jadwal
82
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Bimbingan Teknis
Surat di
Surat Masuk dari Walikota Mataram
20- bawa yang
113 27 Perihal konsolidasi Pengadaan laptop
Sep-22 Mewakili
Produk Dalam Negeri secara Nasional
Kegiatan
Surat masuk dari PT. Air Minum Giri
200.54 20- 1
114 Menang Perihal Narasumber untuk Foto Copy
7 Sep-22 Lembar
Pelatihan Pengelolaan Arsip Dinamis
Surat dibawa
Surat Masuk dari DPRD Perihal Und.
14- yang
115 5 Penyampaian Nota Keuangan dan
Sep-22 mewakili
rancangan Perubahan APBD
kegiatan
Perihal Pemberitahuan Jadwal Survei 14- 1
116 72 Foto copy
Keterikatan Pegawai ( Emplogee Sep-22 Lembar
Engagement )
Surat masuk dari Dinas Komunikasi
dan Informatika Perihal Und. Rapat
19- 1
117 5 koordinasi dan Evaluasi bahan Foto Copy
Sep-22 Lembar
Penyusunan Buku Metadata statistik
Sektoral Kota Mataram tahun 2021
Nasional Republik Indonesia Perihal
09- 1
118 8770 Surat Pengantar Buku Warta No. 1 Foto Copy
Sep-22 Lembar
s/d 4 tahun 2021 dan Visi Pustaka No.
2 tahun 2021
Surat Masuk dari DPRD Perihal
22- 1
119 5 Penyampaian Pandangan Umum Foto Copy
Sep-22 Lembar
Fraksi-Fraksi Dewan
Surat Masuk dari SMK 1 Mataram
Perihal penarikan siswa PKL yang 21- 1
120 361 Foto Copy
telah dilaksanakan dari tanggal 23 Sep-22 Lembar
Maret s/d 22 september 2022
Surat Masuk dari DInas Komunikasi
dan Informatika Perihal Asistensi
23- 1
121 46 Penerapan Sertifikat Elektronik ( TTE) Foto Copy
Sep-22 Lembar
Bagi para Pejabat esselon III dan
IV/Fungsional Penyetaraan
Surat Masuk dari SMKN 1 Mataram
Perihal Penempatan Siswa PKL 26- 1
122 369 Asli
Selama 6 Bulan dari tanggal 26 Sep-22 Lembar
September 2022 s/d 25 Maret 2023
Surat Masuk dari Dinas Sosial 26- 1

123 460 Foto Copy
Perihal Permintaan Boks Arsip Sep-22 Lembar
83
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Surat masuk dari ID Survey Perihal 21- 1

124 1706 Foto Copy
Permohonan Sosialisasi Sep-22 Lembar
Surat Masuk dari Pengurus pusat

Ikatan Pustakawan Indonesia
Perihal Perubahan Jadwal Kongres 22
1
125 38 XV dan Seminar Ilmiah Nasional Agustu Foto Copy
Lembar
Ikatan Pustakawan Indonesia Tahun s 2022
2022 dari tanggal 1 s/d 4 november
2022
27- 1
126 5 Pembahasan KUA dan PPAS tahun Foto Copy
Sep-22 Lembar
Anggaran 2023
27- 1
127 5 Penyampaian Hasil Gabungan Komisi Foto Copy
Sep-22 Lembar
DPRD
26-
128 48 Perihal Pengimputan Data pada bawa yang
Sep-22
Aplikasi e-Sakip mewakili
Surat Masuk dari BAZNAS Perihal Surat di
20-
129 457 Penerimaan ZIS Triwulan I dan II dan bawa yang
Sep-22
Penyaluran ZIS Semester I mewakili
Surat di
Surat Masuk dari SDN 48
26- disposisikan
130 421.6 Cakranegara Perihal Permohonan
Sep-22 ke bagian
Berkunjung Ke Perpustakaan
kegiatan
050- 27-
131 Perihal Und. Evaluasi Lanjutan bawa yang
2.03.01 Sep-22
Terhadap Hasil Penilaian SAKIP mewakili
Surat Masuk dari DPMPTSP Perihal
Usul Permintaan Admin Petugas
28- 2
132 659 Pencatat Surat ( PS ) dan Unit Asli
Sep-22 Lembar
Kearsipan 2 ( UK 2 ) dan terlampir
Nama Admin PS dan UK 2
Perihal Rapat Evaluasi
Surat di
Penyelenggaraan Pemerintahan 28-
133 5 bawa yang
Daerah ( EPPD ) atas Laporan Sep-22
mewakili
Penyelenggaraan Pemerintah Daerah
( LPPD )
Surat Masuk dari LEGIS( Lembaga
Gapura Indonesia Sejahtera )Training 19- 3
134 LG.512 Foto Copy
dan Consulting Perihal Bimtek Barang Sep-22 Lembar
dan Jasa Pemerintah
84
Kode
No. Kurun
Berkas Waktu
kasi
Surat Masuk dari Sekretariat Daerah Penulisan
Perihal Und. Pelaksanaan Lomba 27- 1 Nomor
135 139
Posyandu Keluarga Tingkat Prov. Sep-22 Lembar Suratnya
NTB Terbalik
Surat Masuk dari DPRD
21- 1
136 5 Perihal :Penyampaian Nota Keuangan Foto Copy
Sep-22 Lembar
dan Rancangan APBD TA 2023
Surat Masuk dari DPRD
Perihal :Penyampaian Pandangan
28- 1
137 5 Umum Fraksi-Fraksi Dewan terhadap Foto Copy
Sep-22 Lembar
Nota Keuangan dan Rancangan
APBD
Surat Masuk dari Badan Kesatuan
Bangsa dan Politik Perihal: Nama- 28- 2
138 0 Foto Copy
Nama Pendamping Admin OPD Sep-22 Lembar
Srikandi
Surat masuk dari Bank Indonesia
26- 1
139 24 Perihal: Buku Laporan Perekonomian Buku laporan
Sep-22 Lembar
Prov. NTB edidi Agustus 2022
DAFTAR ISI BERKAS
Unit Pengolah: Sekertariat
Kode
No.
Klasifi Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Ket.
Berkas
kasi
Surat dari Sekretariat Daerah Dengan Surat

Nomor : 900/809/BKD/VII//2022 Perihal : 7 Juli 1 dibawa
1 900
Refocussing Prog. Keg. Dalam 2022 Lembar yang
Penyusunan Perubahan APBD mewakili
Surat dari Sekretariat Daerah dengan
050- 8 Juli 1
2 Nomor :
2.03.01 2022 Lembar
050-2.03.01/567.a.EP/Bpd/VII/2022
85
Perihal : Und. Koordinasi Perencanaan
Pembangunan Kota Mataram Tahun
2023
Surat dari Sekretariat Daerah dengan Surat di
Nomor : 027/682/BPBJ/VII/2022 Perihal : 4 Juli 1 bawa
3 27
Sosialisasi Percepatan Pengisian e- 2022 Lembar yang
Katalog Lokal mewakili
Surat
7 Juli 1 dibawa
4 800 Nomor :800/70/Ap/VII/2022 Perihal :
2022 Lembar yang
Evaluasi Kinerja TPK Semester I
mewakili
Surat dari PKK Dengan Nomor

:122/Skr/PKK-KM/VII/2022 Perihal Und. 11 Juli 1 Foto
5 122
Pembukaan Lomba-Lomba PKK Tingkat 2022 Lembar copy
Kota Mataram
Surat
11 Juli 1 dibawa
6 700 Nomor : 700/424/Insp/VII/2022
2022 Lembar yang
Periha :Bintek PM BPIP Terintegrasil
mewakili
Surat dari Arsip Nasional Republik
Indonesia (ANRI) dengan Nomor : B -
PK.02.08/2290/2022 Perihal : Bimbingan
B-
Teknis Implementasi e-arsip Terintegrasi 12 Juli 4 Foto
7 PK.02.
dengan terlampir Jadwal acara Bimtek 2022 Lembar copy
08
Implementasi E-Arsip terintegrasi di
Provinsi NTB tanggal 1 s/d 2 agustus
2022
Surat dari PKK Dengan Nomor ;
123/Skr/PKK-KM/VII/2022 Perihal :
Mohon Dispensasi An. Hj. Kartina dari 11 Juli 1 Foto
8 123
Tanggal 13 s/d 15 Juli 2022 untuk 2022 Lembar copy
Pelaksanaan Penilaian Lomba-Lomba
PKK Tingkat Kota Mataram
Surat dari Sekretariat Daerah dengan 11 Juli 1 Foto

9 79
Nomor : 79/005/Pem/VII/2022 2022 Lembar copy
Surat dari PT. Enam KUBUKU

Indonesia dengan Nomor ;
C.948- 6 Juli 1 Foto
10 C.948-216/KBK/VII/2022 Perihal :
216 2022 Lembar copy
Penawaran Aplikasi Perpustakaan Digital
dan Buku Digital ( E- BOOK)
86
Nomor :820/1001/BKPSDM/VII/2022 15 Juli 1 Foto
11 820
Perihal : Pengumuman Seleksi Terbuka 2022 Lembar copy
JPT Pratama
Surat dari Sekolah Dasar Islam Terpadu
ABATA Lombok dengan Nomor :
448/Sditabata/KS/VII/2022 Perihal : 16 Juli 1 Foto
12 448
Permohonan ijin Kunjungan ke kantor 2022 Lembar copy
Perpustakaan Kota Mataram dari tanggal
18 s/d 21 juli 2022

18 juli 1 Foto
13 5 Nomor : 005/1456/Diskominfo/VII/2022
2022 Lembar copy
Perihal Undangan
Surat dari DIARPUS KAB. KUTAI

KARTANEGARA Dengan Nomor : B-
819/Diarpus/P3K.II/045/07/2022 Perihal : 18 Juli 1 Foto
14 B-819
Kunjungan Study Pembelajaran ke 2022 Lembar copy
Diarpus Kota Mataram Hari /Tanggal ;
Kamis, 28 Juli 2022
Surat dari Bank Indonesia dengan
Nomor : 24/429/Mtr/SrtI2022 Perihal :
7 Juli 1 Foto
15 24 Penyampaian Buku Laporan
2022 Lembar copy
Perekonomian Provinsi NTB Edisi Mei
Tahun 2022
Surat dari Sekretariat daerah dengan

15 juli 1 Foto
16 900 Nomor ; 900/843/BKD/VII/2022 Perihal :
2022 Lembar copy
Usulan RKBMD Penghapusan

452/Sditabata/KS/VII/2022 Perihal : 20 Juli 1 Foto
17 452
Permohonan ijin Kunjungan ke 2022 Lembar copy
Perpustakaan Hari/Tanggal : Jum’at ,22
Juli 2022
454/Sditabata/KS/2022 Perihal : 21 juli 1 Foto
18 454
Permohonan Layanan Perpustakaan 2022 Lembar copy
Mobil Keliling ke SD IT ABATA
LOMBOK
19 5666 Surat dari Perpustakaan Nasional 20 juli 1 Foto
Republik Indonesia dengan Nomor : 2022 Lembar Copy
5666/1/JPI.0400/VI.2022 Prihal
Undangan Menghadiri Konfrensi
Perpustakaan Digital Indonesia Ke- 13
Tahun 2022 yang Pelaksanaan tanggal :
87
9 s/d 11 agustus 2022 di The Sunan
Hotel Solo
Surat dari Sekretariat Daerah Dengan
Nomor : 893.4/445/DPKP.NTB/2022 21 Juli
20 893.4 1 lembar Fotocopy
Prihal Bimbingan Teknis Implementasi e- 2022
Arsip Terintegrasi
Surat dari Universitas
Mataram(UNRAM)dengan Nomor :
18 Juli 1
21 176 176/Pan-BM/FORMANDIKSI/UNRAM/e/ Fotocopy
2022 Lembar
VI/2022 Perihal : : Permohonan
Bantuan Buku
Surat dari Walikota Mataram dengan
Nomor : 700/446/Insp/Vii/2022 Prihal 25 Juli
22 700 Fotocopy
Undangan Bimtek dan Monev 2022
Implememtasi PDG
Surat dari Madrasah Ibtidaiyah
Tembolak dengan Nomor :
25 Juli 1
23 42 042/Yaflah/MI/VII/2022 Prihal Mohon ijin Fotocopy
2022 Lembar
Kerjasama kunjungan Mobil Pusling
( Perpustakaan keliling)
Surat dari Madrasah Ibtidaiyah Tembolak
dengan Nomor : 043/Yaflah/MI/Vii/2022
Prihal Kunjungan siswa Ke Kantor 25 Juli 2 Foto
24 43
Perpustakaan kota Mataram dan 2022 Lembar copy
terlampir jadwal Kunjungan Madrasah
Ibtidaiyah per kelas
Surat di
Surat dari Sekretariat Daerah dengan bawa
12 Juli 1
25 821 Nomor : 821/972/BKPSDM/VII/2022 yang
2022 Lembar
Prihal Pemetaan Pegawai Non ASN mewakili
rapat
Surat dari Sekretariat Daerah dengan Surat
Nomor : 060/481/ORG/VII/2022 Prihal dibawa
22 Juli 1
26 60 Kewajiban Penyampaian Dokumen yang
2022 Lembar
Akuntabilitsas Kinerja Instansi mewakili
Pemerintah rapat
Surat di
Surat dari Taman Baca Saraswati
disposisi
dengan Nomor : 26 Juli 1
27 3 ke
003/TBM/Pr.SAR/VII/2022 Prihal 2022 Lembar
kepala
Permohonan Pelayanan Klasifikasi Buku
Bidang
Surat di
Nomor :
bawa
050- 050-5.01.02/630.Ep/Bpd-KE/Vii/2022 27 Juli 1
28 yang
5.01.02 Prihal pembahasan Perubahan RKPD 2022 Lembar
mewakili
Tahun 2022 dan Perubahan Renja
rapat
Tahun 2022
29 5 Surat dari Kantor Walikota dengan 25 juli 1 Surat di
88
bawa
Nomor : 005/486/Kesra/2022 Prihal yang
2022 Lembar
Undangan Peringatan Tahun Baru Islam mewakili
rapat
Surat dari Taman Bacaan Masyarakat Surat di
INSANI dengan Nomor : 421.1/01/TBM- disposisi
28 Juli 1
30 421.1 INS/VII/2022 Prihal Permohonan ijin kan ke
2022 Lembar
Berkunjung ke Kantor Perpustakaan Kepala
Kota Mataram Bidang
Surat di
disposisi
Surat dari Sekretariat Daerah dengan kan ke
19 Juli 1
31 900 Nomor : 900/855.a/BKD/VII/2022 Prihal bagian
2022 Lembar
pembayaran PBB – P2 Tahun 2022 pengurus
an
kegiatan
Surat di
disposisi
Surat dari Universitas Mataram UNRAM
kan ke
UPT Kearsipan dengan Nomor : 28 Juli 1
32 103 pegawai
103/UN.18.US/TU.01.00/2022 Prihal 2022 Lembar
yang di
Permohonan Menjadi Narasumber
perintahk
an
1
Nomor : 005/78/AP/VII/2022 Prihal 1
33 5 Agustus Fotocopy
Undangan Rapat Koordinasi APBD Lembar
2022
Triwulan II Tahun Anggaran 2022
Surat di
Surat dari Inspektorat dengan Nomor : 2 bawa
1
34 700 700/480/Insp/VII/2022 Prihal Konfirmasi Agustus yang
Lembar
dan Penandatanganan NHA Kinerja 2022 mewakili
rapat
Surat di
Surat dari LKPM dengan Nomor :
bawa
18.1/LK=PM/PW/VII/2022 Prihal 18 Juli 1
35 18.1 yang
Undangan Pembekalan /Reviuw dan 2022 Lembar
mewakili
ujian Kompetensi PBJB Level – 1
rapat
Surat dari Dinas Perindustrian koperasi Surat
Usaha kecil dan Menengahdengan 1 dibawa
1
36 27 Nomor : Agustus yang
Lembar
027/1.190/DisperinkopdanUKM/VII/2022 2022 mewakili
Prihal Instruksi Walikota Mataram rapat
Republik Indonesia dengan Nomor :
3709/4/PPP.03.02/VII.2022 Prihal
15 Juli 2 Foto
37 3709 Supervisi Jabatan Fungsional
2022 Lembar Copy
Pustakawan uhntuk melaksanakan
Validasi dan Pemutakhiran data
Pustakawan
89
Surat di
Surat dari PKK dengan Nomor : 1
1 bawa
38 134 134/Skr/PKK-KM/Vii/2022 Prihal Agustus
Lembar yang
Jambore Kader Tingkat Prov. NTB 2022
mewakili
Nomor : 005/93/Pem/VII/2022 Prihal 1
1 Foto
39 5 Himbauan Hari Ulang Tahun agustus
Lembar copy
Kemerdekaan R I dan Hari Ulang Tahun 2022
Kota Mataram
Surat di
Surat dari Sekretariat dengan Nomor : 3
1 bawa
40 48 048/206/ Diskominfo/VII/2022 Prihal Agustus
Lembar yang
Pengimputan Data pada APK e-Sakip 2022
mawakili
Surat dari Politeknik’Medica Farma

10
Husada’ Mataram dengan Nomor : 2
41 94 Agustus Asli
94/PMFHM/TU.00.01/2022 Prihal Lembar
2022
Undangan Pembukaan Program Studi
Surat dari Perpustakaan Nasional R I
dengan Nomor :
6879/1/PPP.03.03/VII.2022 Perihal
Undangan Kongres XV dan Seminar 20 juli 1 Foto
42 6879
Ilmiah Nasional Ikatan Perpustakaan 2022 Lembar Copy
Indonesia Tahun 2022 dengan tema
‘Peran Pustakawan dalam Ekosistem
Digital Nasional ‘
Surat
Surat dari Sekretariat Daerah dengan 5 dibawa
1
43 5 Nomor : 005/485/Insp/VII/2022 Perihal Agustus yang
Lembar
Asistensi pohon Kerja 2022 mewakili
rapat
Surat dari SD Islam Terpadu ulul Albab
‘Qur’an Cerdas Kreatif dengan Nomor :
1
14-001/SPKPD/SDIT-UA/VII/2022 Prihal 1 Foto
44 14.001 Agustus
Permohonan Kerjasama Pinjaman Lembar copy
2022
Koleksi Buku Perpustakaan untuk
Penambahan Koleksi di sekolah
Surat dari PKK Kota Mataram dengan 8

1 Foto
45 140 Nomor : 140/Skr/PKK-KM/VII/2022 Prihal Agustus
Lembar copy
Mohon Dispensasi an. Hj. Kartina 2022
46 426 Surat dari DISPORA Kota Mataram 8 2 Foto

dengan Nomor : Agustus Lembar Copy
426/0227/dispora/VII/2022 prihal 2022
Undangan Rapat Koordinasi Kegiatan
Lomba dalam rangka Hari Ulang Tahun
Kota Mataram XXIX tahun 2022 terlampir
90
Agenda Susunan Acara Lomba
Surat dari Perpustakaan Nasional R I
dengan Nomor : 3961/4/PPM.05/VII.2022
5
Prihal Peningkatan Indeks Literasi 1 Foto
47 3961 Agustus
Masyarakat dan Penandatanganan MOU Lembar Copy
2022
antara Perpustakaan Nasional RI dengan
Tentara Nasional Indonesia
Surat
dibawa
Nomor : 048/496/Kominfo/VII/2022 Prihal
27 Juli sama
48 48 Hasil Evaluasi Implementasi Tanda
2022 pegawai
Tangan Digital dan Layanan Email
yang di
Sanapati Caturwulan I
perintah
Surat di
Surat dari PKK dengan Nomor : 11
1 bawa
49 108 108/Skr/PKK.Pro/VII/2022 Prihal Agustus
Lembar yang
Undangan Kegiatan Jambore Kader 2022
mewakili
Surat dari Walikota Mataram dengan
Nomor : 005/0230/Dispora/VII/2022 9
1 Foto
50 5 Prihal Senam Pagi bersama dalam Agustus
Lembar Copy
rangka Memeriahkan HUT RI ke-77 dan 2022
HUT Kota Mataram Ke- 29
Nomor : 821/1198/BKPSDM/VII/2022
Prihal : Pendataan Tenaga Non ASN 15
4 Foto
51 821 dengan Terlampir , Surat Pernyataan, Agustus
Lembar Copy
Daftar Nama Tenaga Non ASN ,Riwayat 2022
Kontrak Kerja Tenaga NON ASN di
lingkungan Instansi Pemerintah
Surat di
bawa
Nomor ; 900/1004/BKD/VIII/2022 10
sama
52 900 Prihal ;Identifikasi permasalahan serapan Agustus
pegawai
Belanja SKPD Kota Mataram Tahun 2022
yang di
Anggaran 2021
perintah
Surat dari Sekretariat Daerah Dengan
5
Nomor ;005/100/Pem/VIII/2022 Prihal 1 Foto
53 5 Agustus
Lomba Gapura dalam Rangka HUT Kota Lembar Copy
2022
Mataram ke XXIX
Surat di
Surat dari Sekretaria Daerah dengan 10
1 bawa
54 800 Nomor ; 800/101/Pem/VIII/2022 Prihal ; Agustus
Lembar yang
Permintaan Menjadi Peserta Lomba 2022
mewakili
Surat di
Surat dari SMPN 20 Mataram Dengan 15
1 disposisi
55 415.5 Nomor ; 415.5/09/SMPN.20/VIII/2022 Agustus
Lembar kan ke
Prihal ; Mohon Bantuan Pendampingan 2022
bagian
91
kegiatan
Surat dari Walikota Mataram Dengan
Nomor ; 005/534/PROKOPIM/VIII/2022
15
Prihal Upacara Peringatan Detik-Detik 1 Foto
56 5 Agustus
Proklamasi 17 Agustus 2022 secara Lembar Copy
2022
Virtual tempat di Aula Pendopo Walikota
Mataram
Surat di
Surat dari Sekretariat Daerah dengan 11
1 bawa
57 48 Nomor : 048/2136/Diskominfo /VIII/2022 Agustus
Lembar yang
Prihal ;Permohonan Data Aplikasi 2022
mewakili
Surat di
Surat dari Sekretariat Daerah Dengan 16 disposisi
1
58 045.3 Nomor ; 045.3/535/UMUM/VIII/2022 Agustus kan
Lembar
Prihal; Penyusutan Arsip 2022 kebagian
kegiatan
Surat dari Sekretariat Daerah Dengan Surat di
Nomor ; 090/3389/438.3/2022 Prihal ; 16 disposisi
59 90 Kunjungan Kerja Komisi A DPRD Agustus 1Lembar kan ke
Kabupaten Sidoarjo beserta Pegawai 2022 bagian
Arsip Sidoarjo kegiatan
Nomor :
050-5.01.02/703-EP/Bpd-Kt/VIII/2022
16
050- Perihal : Undangan Pelaksanaan 1 Foto
60 Agustus
5.01.02 Evaluasi RB dan Sakip Tahun 2022 Lembar Copy
2022
Hari/Tanggal ; kamis, 18 Agustus 2022
Tempat Ruang Rapat Kenari Walikota
Mataram
Surat dari Sekretariat dengan Nomor; Surat di
11
005/2135/Diskonfo/VIII/2022 Perihal; 1 bawa
61 5 Agustus
Rapat Koordinasi Tim Pelaksanaan Lembar yang
2022
Smart City mewakili
Surat dari Sekretariat Daerah Dengan surat di

18
Nomor : 180/545/Hum/VIII/2022 Perihal ; 1 bawa
62 180 Agustus
Bintek Penyusunan Produk Hukum Lembar yang
2022
Daerah mewakili
Surat dari BKPSDM Dengan Nomor ;
Surat di
821/1206/BKPSDM/VIII/2022 Perihal 15
1 bawa
63 821 Sosialisasi Pengukuran Indeks Agustus
Lembar yang
Profesionalitas Aparatur Sipil Negara ( IP 2022
mewakili
ASN )
Surat di
nNomor 18
050- 1 bawa
64 :050-2.03.03/709.EP/Bpd-Kt/VIII/2022 agustus
2.03.03 Lembar yang
Perihal ; Pelaksanaan Evaluasi RB dan 2022
mewakili
SAKIP Tahun 2022
92
Surat dari Walikota MataramDengan
11
Nomor ; 800/1183/UPTBKP2ASNRI- 1 Foto
65 800 Agustus
BKPSDM/VIII/2022 Perihal Gerak Jalan Lembar copy
2022
Sehat
Surat dari Sekretariat Daerah

22
003.3/2211/Diskominfo/VIII/2022 Perihal 1 Foto
66 003.3 Agustus
; Menyemarakkan HUT Kota Mataram Lembar copy
2022
ke. 29
Surat dari Bale Mediasi Kota Mataram

22
Dengan Nomor ; 39/BM-MTR/VIII/2022 1 Foto
67 39 Agustus
Perihal Sosialisasi Penyelesaian perkara Lembar Copy
2022
secara Non Litigasi melalui Mediasi
Surat di
Surat Masuk dari Kecamatan Sandubaya 24 disposisi
1
68 40 , Kelurahan Dasan Cermen Perihal Agustus kan ke
Lembar
Permohonan Boks Arsip 2022 bagian
Kegiatan
Surat dari SD Islam Aswaja Darul Falah
Dengan Nomor :
24
35/SDIA/DAFA/VIII/2022 Perihal : 1 Foto
69 35 agustus
Permohonan Ijin Kunjungan Ke Lembar Copy
2022
Perpustakaan Kota Mataram
Hari/Tanggal: Senin, 29 Agustus 2022
Surat dari TK Putra I Mataram dengan
Nomor : 006/TKP-1Mtr/VIII/2022 Periha:l 24
1 Foto
70 6 Kunjungan ( Outing Class ) ke Agustus
Lembar Copy
Perpustakaan Hari/Tanggal : Senin, 29 2022
Agustus 2022
Surat dari Dinas Perpustakaan dan Surat di
Kearsipan Provinsi NTB Dengan Nomor : disposisi
005/503/DPKP-NTB/2022 Perihal Mohon kan
71 5
Data/Nama Peserta Workshop Bunda pegawai
Literasi /Duta Baca Daerah /Pegiat yang di
Literasi Daerah perintah
Surat dari Badan Komunikasi Pemuda
Surat di
Remaja Masjid se-indonesia . OPD 24
bawa
72 93 BKPRMI Kota Mataram Dengan Nomor : Agustus
yang
0093/K.PRIMASDA/mtr/VIII/2022 Perihal: 2022
mewakili
Undangan Pembukaan
Surat dari Sekretariat Daerah Kota
Surat di
Mataram Dengan Nomor : 22
bawa
73 90 090/527/Insp/VIII/2022 Perihal ; Agustus
yang
Pelaksanaan Reviu RRA Tahun 2022
mewakili
Anggaran 2022l
Surat dari Walikota Mataram Dengan 24
2 Foto
74 5 Nomor ; 005/71/PROKOPIM/VIII/2022 Agustus
Lembar Copy
Perihal ; Gowes Harmoni Mataram 2022
93
Bersepeda untuk Peringatan Hari Ulang
Tahun Kota Mataram ke – 29
Hari/Tanggal : Sabtu, 27 Agustus 2022
Tempat Star-Finish Pendopo Walikota
Mataram
Surat dari Bale Medias Dengan Nomor :
44/BM-MTR/VIII/2022i Perihal Undangan
24
Pembukaan Sosiaisasi Peraturan 1 Foto
75 44 Agustus
Walikota Mataram No. 40 Tahun 2019 Lembar Copy
2022
tentang Bale Mediasi Hari /Tanggal :
Senin. 29 Agustus 2022
Surat dari Sekretariat Daerah Kota Surat di
22
Mataram Dengan Nomor : bawa
76 900 Agustus
900/1049/BKD/VIII/2022 Perihal Apel yang
2022
Kendaraan Dinas mewakili
Surat dari Badan Penelitian dan
Surat di
Pengembangan (Balitbang) Dengan 29
bawa
77 48 Nomor : Agustus
yang
048/125/Balitbang-Kota/VIII/2022 2022
mewakili
Perihal : Data Potensi Daerah
Mataram dengan Nomor : 050-
26
050- 2.03.03/736.EP/Bpd-KT/VIII/2022 1 Foto
78 Agustus
2.03.03 Perihal :Undangan Hasil Evaluasi RB Lembar Copy
2022
dan SAKIP Kota Mataram Tahun 2022
Hari/Tanggal Jum’at, 02 September 2022
Surat di
Mataram dengan Nomor :
01-Sep- bawa
79 67 067/156/ORG/IX/ 2022 Perihal
22 yang
Koordinasi Penyesuaian Nama Jabatan
mewakili
Fungsional Perangkat Daerah
Surat dari Dinas Kependudukan dan
Surat di
Pencatatan Sipil [ Dukcapil] Dengan 25
bawa
80 470.1 Nomor : 470.1/360/Dukcapil/VIII/2022 Agustus
yang
Perihal Pendaftaran Identitas 2022
mewakili
Kependudukan Digital
Surat dari Dinas Komunikasi dan
Surat di
Informatika dengan Nomor : 30
bawa
81 46 046/2887/Diskominfo/VIII/2022 Perihal Agustus
yang
Pemberitahuan Status Expred Sertifikat 2022
mewakili
Elektronik ( TTE)
Surat di
Surat dari BPKSDM Dengan Nomor :
01-Sep- bawa
82 821 821/1309/BKPSDM/IX/2022 Perihal
22 yang
Pendataan Tenaga Non ASN
mewakili
94
Surat di
1 Juli bawa
83 60 Nomor : 060/124/ORG/VIII/2022 Perihal
2022 yang
Permintaan Nama
mewakili
Surat di
Surat dari Kantor Camat Cakranegara
1 Sept disposiis
dengan Nomor : 23/2/kecakra/ IX/2022
84 23 ember kan ke
Perihal Permohonan ijin terkait mengkaji
2022 Bagian
Penataan dan Pemeliharaan arsip
kegiatan
Surat dari ANRI Dengan Nomor : B-
DL.01.01/2996/2022 Perihal :
Pemanggilan Peserta Diklat Fungsional
B-
Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli 02-Sep- 4 Foto
85 DL.01.0
(PNBP ) Tahun Anggaran 2022 Tanggal 22 Lembar Copy
1
Pelaksanaan 12 September s/d 3
November 2022 AN. Chusnul Chotimah,
S. Adm dkk
Surat dari Dinas Pendidikan Dengan

01-Sep- 1 Foto
86 045.2 Nomor : 045.2/3078/Disdik.3/IX/2022
22 Lembar Copy
Perihal Permohonan Bantuan Bokx Arsip
Surat dari DPKP NTB Dengan Nomor :

005/526/DPKP.NTB/2022 Und. Kongres
06-Sep- 3
87 5 XV dan Seminar ilmiah Ikatan Asli
22 Lembar
Pustakawan Indonesia ( IPI ) Tahun
2022
Surat dari SMKN 1 Mataram Dengan
Nomor :
324/SMKN.1/G.2/VIII/2022_Perihal 29
1
88 324 Permohonan Tempat Praktik Kerja Agustus Asli
Lembar
Lapangan pelaksanaan 6 Bulan dari 2022
Tanggal 26 September s/d 25 Maret
2023
Surat dari BPKSDMP Dengan Nomor :
820/136/BKPSDM/IX/2022 Perihal 12-Sep- 1 Foto
89 820
Undangan Sosialisasi SKP hari/Tanggal : 22 Lembar Copy
Rabu, 14 September 2022
Surat dari Inspektorat dengan Nomor :

08-Sep- 3 Foto
90 5 005/574/INSP/IX/2022 Perihal Evaluasi
22 Lembar Copy
Hasil Asistensi Pohon Kinerja
Surat dari Bank Indonesia Dengan

Nomor : 24/489/Mtr/Srt/B Perihal : 29 juli 1 Foto
91 24
Penyampaian Buku Statistik Ekonomi 2022 Lembar Copy
Keuangan daerah Prov NTB Edisi Mei
95
Surat dari DPRD dengan Nomor :
005/168.b/DPRD/IX/2022 Perihal Und. 08-Sep- 1 Foto
92 5
Rapat Penutupan Masa Persidangan III 22 Lembar Copy
Tahun sidang 2021-2022
Surat dari Konsorsium NTB Membaca
Dengan Nomor :17/KNTB/IX/e/2022
Perihal Perayaan Hari Aksara
Internasional 2022 dengan Tema’ 09-Sep- 6 Foto
93 17
Transformasi Ruang Belajar Literasi’ 22 Lembar Copy
terlampir Daftar und. Talkshow Hari
Aksara Internasional Hari/Tanggal:
Minggu, 11 September 2022
Surat dari Inspektorat dengan Nomor :
005/574/INSP/IX/2022 Perihal Evaluasi
08-Sep- 3 Foto
94 5 Hasil Asistensi Pohon Kinerja terlampir
22 Lembar Copy
Jadwal Acara Asistensi Pohon Kinerja
OPD Lingkup Kota Mataram
Surat dari SMP Katolik Santo Antonius
Mataram dengan Nomor :
per
144/SMPK/E.10/IX/2022 Perihal Surat 06-Sep- Foto
95 144 Eksempl
Pengantar Laporan jumlah Buku 22 Copy
ar
Perpustakaan yang
terpinjam,Peminjam,Pengunjung
005/171.d/DPRD/IX/2022 Perihal Und. 12-Sep- 1 Foto
96 5
Rapat Penyampaian 3 buah Raperda 22 Lembar Copy
oleh Walikota Mataram
Surat dari DPKP NTB dengan Nomor :
005/522.c/DPKP-NTB/2022 Perihal Und.
Peserta Bimtek Pengukuran IPLM dan 01-Sep- 8 Foto
97 5
TGM di NTB Pelaksanaan tanggal 22 22 Lembar Copy
s/d 23 September 2022 bertempat Hotel
Lombok raya terlampir Jadwal Kegiatan
Nomor : 700/578/INSP/IX/2022 Perihal 08-Sep- 1 Foto
98 700
Pengisian Survey Persepsi Stake Holder 22 Lembar Copy
Mataram
005/172.b/DPRD/IX/2022 Perihal Und.
13-Sep- 1 Foto
99 5 Rapat Penyampaian Pemandangan
22 Lembar Copy
Umum Fraksi-Fraksi DPRD Kota
Mataram
100 820 Surat dari Walikota mataram 13-Sep- 2 Foto
820/1774/BKPSDM/IX/2022 Perihal 22 Lembar Copy
Keputusan Walikota Mataram TTG
Penunjukan Kepala Perangkat Daerah di
Lingkup Kota Mataram untuk dan atas
96
nama Walikota Mengambil Sumpah/Janji
Jabatan –Jabatan fungsional tapi
dinyatakan dicabut dan tidak berlaku lagi
005/173/DPRD/IX/2022 Perihal Und.
14-Sep- 1 Foto
101 5 Rapat Penyampaian Jawaban Eksekutif
22 Lembar Copy
atas pemandangan Umum Fraksi-Fraksi
Dewan
Surat dari Kantor Camat Cakranegara

14-Sep- 1 Fotp
102 244 dengan Nomor; 244/ktr-ckr/IX/2022
22 Lembar Copy
Perihal Mohon Permintaan Boks Arsip

Informatika dengan Nomor :
12-Sep- 1 Foto
103 49 049/2400/Diskominfo/IX/2022 Perihal
22 Lembar Copy
Sosialisasi Sistem Informasi Helpdesk
{ SAHEP ]
Nomor : 048/569/Diskominfo/IX/2022
06-Sep- Foto
104 48 Perihal Monitoring dan Evaluasi Layanan 1 lembar
22 Copy
Email Sanapati dan Tanda tangan Digital
Catur Wulan II
Surat dari Universitas Muhammadiyah
dengan Nomor : 323/II.3.AU/F/IX/2022
Perihal Permakluman Penempatan 13-Sep- 2 Foto
105 323
Mahasiswa Magang MBKM 22 Lembar Copy
dilaksanakan Tanggal 15 September 22
s/d 15 januari 2023 terlampir Nama
Surat dari Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi dengan Nama :
041/541/DPKP.NTB/2022 Perihal
13-Sep- 1
106 41 koordinasi Prog. Kegiatan Transformasi Asli
22 Lembar
Perpustakaan Berbasis inklusi Sosial
diLaksanakan tanggal : 20 September
2022
005/174.c/DPRD/IX/2022 Perihal Und. 15-Sep- 1 Foto
107 5
Rapat Penyampaian Laporan Badan 22 Lembar Copy
Anggaran DPRDKota Mataram
Surat dari DPUPR dengan Nomor :

13-Sep- 1 Foto
108 600 600/047.b/DPUPR-KT/IX/2022 Perihal
22 Lembar Copy

050- Nomor : 18-Sep- 1 Foto
109
2.03.01 050-2.03.01/805.EP/Bpd/IX/2022 Perihal 22 Lembar Copy
Pohon kinerja Kota dan Crosscutting
97
OPD
Surat dari Insfektorat dengan Nomor :
005/574/INSP/IX/2022 Perihal Evaluasi 19-Sep- Foto
110 5 3 lembar
Hasil asistensi Pohon Kinerja terlampir 22 Copy
Jadwal acara
Surat dari Sekretariat Daerah Perihal
dengan Nomor : 180/586/HUM/IX/2022
Permintaan Peserta Bimtek 19-Sep- 1 Foto
111 180
Penyelesaian sengketa hukum dan 22 Lembar Copy
Digitalisasi Arsip ( Pengelolaan
Kearsipan di Bidang Hukum
Nomor :896/587/HUM/IX/2022 Perihal
19-Sep- 2 Foto
112 896 Mohon Kesediaan Sebagai Narasumber
22 Lembar Copy
di Bimtek Penyeklesaian Sengketa
Hukum dan Digitalisasi Arsip
Surat dari Walikota Mataram Dengan Surat di
Nomor : 027/532/BPBJ/VIII/2022 Perihal 20-Sep- 1 bawa
113 27
konsolidasi Pengadaan laptop Produk 22 Lembar yang
Dalam Negeri secara Nasional mewakili
Surat dari PT. Air Minum Giri Menang
dengan Nomor :
200.547/SDM/AMGM/2022 Perihal
200.54 Narasumber untuk Kegiatan Pelatihan 20-Sep- 1 Foto
114
7 Pengelolaan Arsip Dinamis dengan 22 Lembar Copy
Tema Pemberkasan dan Penataan Arsip
( Teori dean Praktik) di Lingkungan
PDAM
005/178.c/DPRD/IX/2022 Perihal Und. 14-Sep- 1 Foto
115 5
Penyampaian Nota Keuangan dan 22 Lembar Copy
rancangan Perubahan APBD
Nomor :072/168/ORG/ IX/2022 Perihal
Pemberitahuan Jadwal Survei
14-Sep- 1 Foto
116 72 Keterikatan Pegawai ( Emplogee
22 Lembar Copy
Engagement ) yaitu Suevei Indeks
BerAKHLAK dan Survei Keterikatan
Pegawai ASN
informatika dengan Nomor :
005/2467/Diskominfo/IX/2022 Perihal
19-Sep- 1 Foto
117 5 Und. Rapat koordinasi dan Evaluasi
22 Lembar Copy
bahan Penyusunan Buku Metadata
statistik Sektoral kota Mataram tahun
2021
98
Republik Indonesia de3ngan Nomor :
09-Sep- 1 Foto
118 8770 8770/2.2/HMP.00/IX/2022 Perihal Surat
22 Lembar Copy
Pengantar Buku Warta No.1 s/d 4 tahun
2021
Surat dari DPRD dengan Nomor:
005/179.a/DPRD/IX/2022 Perihal 22-Sep- 1 Foto
119 5
Penyampaian Pandangan Umum Fraksi- 22 Lembar Copy
Fraksi Dewan
Surat dari SMK 1 Mataram dengan

nomor : 361/SMKN.1/G.2/IX/2022 Perihal 21-Sep- 1 Foto
120 361
penarikan siswa PKLTanggal 22 22 Lembar Copy
September 2022
Surat dari DInas Komunikasi dan
Informatika dengan Nomor :
23-Sep- 1 Foto
121 46 046/2516/Diskominfo/IX/2022 Perihal
22 Lembar Copy
Asistensi Penerapan Sertifikat Elektronik
( TTE) Tanda Tangan Elektronik
Surat dari SMKN 1 Mataram dengan
nomor : 369/SMKN.1/G.2/IX/2022 Perihal
26-Sep- 1 Foto
122 369 Penempatan Siswa PKL selama 6 Bulan
22 Lembar copy
dari tanggal 26 September 2022 s/d 25
Maret 2023
Surat dari Dinas Sosial dengan Nomor :

26-Sep- 1 Foto
123 460 460/836/Sosial/IX/2022Perihal
22 Lembar Copy
Surat dari ID Survey dengan Nomor;

1706/SBA-IX/IG-LSI/2022 Perihal 21-Sep- 1 Foto
124 1706
Permohonan Sosialisasi Pengadaan 22 Lembar Copy
Barang dan Jasa Pemerintah
Surat dari Pengurus Pusat Ikatan
Pustakawan Indonesia ( IPI) Perihal
Perubahan Jadwal Kongres XV dan 22
1 Foto
125 38 Seminar Ilmiah Nasional Pustakawan Agustus
Lembar Copy
Indonesia Tahun 2022 menjadi Tanggal 2022
1 s/d 4 November 2022 Tempat Provinsi
Jawa Timur Surabaya

27-Sep- 1 Foto
126 5 005/183.c/DPRD/IX/2022 Perihal Und.
22 Lembar Copy
Pembahasan KUA dan PPAS
99
Surat dari DPRD dengan nomor;
005/183,f/DPRD/IX/2022 Perihal Und. 27-Sep- 1 Foto
127 5
Penyampaian Hasil Gabungan Komisi 22 Lembar Copy
DPRD

Nomor :048/600/Diskominfo/IX/2022 26-Sep- bawa
128 48
Perihal Pengimputan Data pada Aplikasi 22 yang
e-Sakip mewakili
Surat dari BAZNAS dengan Surat di

20
Nomor ;457/135/BAZNAS/KM/IX/2022 bawa
129 457 Septemb
Perihal Penerimaan ZIS Triwulan I dan II yang
er4 2022
dan Penyaluran ZIS Semester I mewakili
Surat di
Surat dari SDN 48 Cakranegara dengan
disposisi
Nomor ; 421.6/363/SDN.48 26-Sep-
130 421.6 kan ke
ckr/kegsek/IX/2022Perihal Permohonan 22
bagian
Berkunjung Ke Perpustakaan
kegiatan
050- Nomor; 050-2.03.01/830 EP/Bpd/IX/2022 27-Sep- bawa
131
2.03.01 Perihal Und. Evaluasi Lanjutan Terhadap 22 yang
Hasil Penilaian SAKIP mewakili
Surat dari DPMPTSP dengan Nomor;

659/330/DPMPTSP/IX/2022 Perihal Usul 28-Sep- 2
132 659 Asli
Permintaan Admin Petugas Pencatat 22 Lembar
Surat ( PS ) dan Unit Kearsipan 2( UK 2 )
nomor : 005/138/Pem/IX/2022 Perihal Surat di
Rapat Evaluasi Penyelenggaraan 28-Sep- bawa
133 5
Pemerintahan Daerah ( EPPD ) atas 22 yang
Laporan Penyelenggaraan Pemerintah mewakili
Daerah ( LPPD )
Surat dari LEGIS( Lembaga Gapura
Indonesia Sejahtera )Training dan
19-Sep- 3 Foto
134 LG.512 Consulting ) dengan nomor;
22 Lembar Copy
LG.512/025.IV.PBJ/2022 Perihal Bimtek
Barang dan Jasa Pemerintah
Nomor :139/005/Pem/IX/2022 Perihal 27-Sep- 1 Foto
135 139
Und. Pelaksanaan Lomba Posyandu 22 Lembar Copy
Keluarga Tingkat Prov. NTB
005/178.e/DPRD/IX2022 Perihal
21-Sep- 1 Foto
136 5 Penyampaian Nota Keuangan dan
22 Lembar Copy
Rancangan Perubahan APBD kota
mataram TA 2022
100
005/184.d/DPRD/IX/2022 Perihal
28-Sep- 1 Foto
137 5 Penyampaian Pandangan Umum Fraksi-
22 Lembar Copy
Fraksi Dewan terhadap Nota Keuangan
dan Rancangan APBD
Surat dari Badan Kesatuan Bangsa dan
Politik dengan nomor; 28-Sep- 2 Foto
138 0
000/122/Bks-Pol/IX/2022 Perihal Nama- 22 Lembar Copy
Nama Pendamping Admin OPD Srikandi
Surat dari Bank Indonesia dengan

nomor; 24/644/Mtr/Srt/2022 Perihal Buku 26-Sep- 1 Buku
139 24
Laporan Perekonomian Prov. NTB edisi 22 Lembar laporan
Agustus 2022
101
DAFTAR BERKAS
Nama Unit Pengolah/Unit Kerja : Bidang Pembinaan , Layanan dan Pemanfaatan Jasa Kearsipan
Keterangan Ket. Klasifikasi

Kode Kurun Waktu Tingkat Jangka Simpan
No. Uraian Informasi Berkas Jumlah (Media/ Keamanan dan
Klasifikasi Perkembangan
Kondisi) Akses Arsip
Aktif Inaktif Nasib Akhir
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
1 045.41 Sosialisasi Tata Kelola Arsip Juni-Juli 2022 1 Folder Kertas Biasa/Staf/Sub Ko 1 Tahun 2 Tahun Musnah
SMPN/Swasta se Kota Mataram Tahun
2022 Asli
2 045.41 Geberak Eksis (Gerakan Belajar Juli 2022 1 Folder Kertas Biasa/Staf/Sub Ko 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Enkapsulasi pada siswa SMP se Kota
Mataram) Tahun 2022 Asli
3 045.41 Berkas Pemberian Fasilitasi Kearsipan 16 Juli 2022 1 Foder Kertas Biasa/Staf/Sub Ko 1 tahun 1 tahun Musnah
Bulan Juli 2022 setelahproses
kegiatan
Asli
dinyatakan
selesai
dilaksanakan
4 893.3 Berkas Narasumber Pengelolaan 28 Juli sd 11 1 Folder Kertas Biasa/Staf/Sub Ko 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Arsip Di Universitas Mataram Agustus 2022
tanggal Asli
5 893.3 Berkas Narasumber Kegiatan Bimbinga 20-Sep 1 Folder Kertas Biasa/Staf/Sub Ko 1 Tahun 2 Tahun Musnah
Teknis Pengelolaan Kearsipan di
Lingkungan PT. AIR MINUM GIRI Asli
MENANG (PERSERO) MATARAM
102
DAFTAR ISI BERKAS
Nama Unit Pengolah/Unit Kerja :Bidang Pembinaan, Layanan dan Pemanfaatan Jasa Kearsipan
Nomor Nomor Item Keterangan
No. Kode Klasifikasi Indeks Berkas Uraian/ Informasi Arsip Tanggal Jumlah
Berkas Arsip Jenis
1 2 3 4 5 6 7 8
1 1 01 045.41 Sosialisasi Tata Kelola Arsip 1 Juni 2022 2 lembar Kertas
SMPN/Swasta se Kota Mataram Rencana Penggunaan Anggaran Kearsipan
Tahun 2022 dan Perpustakaan Kota Mataram Tahun
Anggaran 2022 tentang Kegiatan Sosialisasi
Tata Kelola Arsip SMPN/Swasta Se-Kota
Mataram
Daftar Nama Sekolah Di Kota Mataram Juni 2022 2 lembar Kertas
SMP Negeri/Swasta 2022/2023 Dinas
02 Pendidikan Kota Mataram
03 Surat Keputusan Kepala Dinas Kearsipan Juni 2022 4 lembar Kertas
dan Perpustakaan Kota Mataram No
045.41/346/Diarpus/VIII/2022 tentang
Penunjukan Narsumber, MC dan Pembaca
Doa, Moderator Sosialisasi Tata Kelola Arsip
SMPN/Swasta se Kota Mataram Tahun 2022
04 Surat Permbakluman Bimtek Tata Kelola 7 Juni 2022 1 lembar Kertas
Arsip Tk SMPN se Kota Mataram kepada
Kepala Dinas Pendidikan Kota Mataram No
045,41/298/Diarpus/VI/2022
05 Surat Undangan Sosialisasi Tata Kelola 23 Juni 2022 2 lembar Kertas
Arsip kepada Sekolah SMP/Swasta se Kota
Mataram NO 045.41/329/Diarpus/VI/2022
06 Laporan Ketua Panitia Kegiatan Sosialisasi 5 Juli 2022 4 lembar Kertas
Tata Kelola SMP/Swasta
07 Jadwal Kegiatan 5 Juli 2022 1 lembar Kertas
103
08 Kumpulan Materi Narasumber 5 Juli 2022 30 lembar Kertas
09 Absensi Peserta 5 Juli 2022 1 lembar Kertas
10 Absensi Narasumber 5 Juli 2022 1 lembar Kertas
11 Evaluasi Peserta Sosialisasi 6 Juli 2022 30 lembar Kertas
12 Kumpulan Kwitansi -Kwitansi Pembayaran 6 Juli 2022 20 lembar Kertas
13 Foto- Foto Kegiatan 6 Juli 2022 25 lembar Kertas
14 Laporan Akhir Kegiatan 10 Juli 2022 1 Buku Kertas
104
DAFTAR ISI BERKAS
Berkas Arsip Jenis
1 2 3 4 5 6 7 8
2 2 01 045.41 Geberak Eksis (Gerakan Belajar Rencana Penggunaan Anggaran Kearsipan Agustus 2022 1 lembar Kertas
Enkapsulasi pada siswa SMP se Kegiatan Geberak Eksis (Gerakan Belajar
Kota Mataram) Tahun 2022 Enkapsulasi pada siswa SMP se Kota Mataram)
Tahun 2022
02 Keputusan Kepala Dinas Kearsipan dan 15 Agustus 2022 6 lembar Kertas
Perpustakaan Kota Mataram No
045.5/451/VIII/Diarpus/2022 tentang Penunjukan
Narasumber dan Moderator Geberak Belajar
enkapsulasi Arsip Keluarga pada siswa Tingkat
SMP/Sederajat Lingkup Pemerintah Kota Mataram
Tahun 2022
03 Undangan menghadiri Kegiatan Geberak Eksis 15 Agustus 2022 3 lembar Kertas
(Gerakan Belajar Enkapsulasi pada siswa SMP se
Kota Mataram) Tahun 2022 kepada Kepala
Sekolah SMPN 6,SMPN 7 dan SMPN 15 Mataram
No 045.5/452/Diarpus/VIII/2022
04 Laporan Ketua Panitia 23 Agustus 2022 3 lembar Kertas
05 Jadwal Kegiatan 23 sd 25 Agustus 2022 1 lembar Kertas
06 Kumpulan Materi Narasumber 23 Agustus 2022 1 lembar Kertas
07 Absensi Peserta 23 sd 25 Agustus 2022 1 lembar Kertas
08 Absensi Narasumber 23 sd 25 Agustus 2022 1 lembar Kertas
09 Evaluasi Peserta Sosialisasi 26 Agustus 2022 1 lembar Kertas
10 Kumpulan Kwitansi -Kwitansi Pembayaran 26 Agustus 2022 25 lembar Kertas
11 Foto- Foto Kegiatan 26 Agustus 2022 25 lembar Kertas
12 Laporan Akhir Kegiatan 26 Agustus 2022 1 buku Kertas
DAFTAR ISI BERKAS
105
Berkas Arsip Jenis
1 2 3 4 5 6 7 8
3 3 01 045.41 Berkas Pemberian Fasilitasi Surat dari Dinas Kearsipan dan 18 Juli 2022 1 lembar Kertas
Kearsipan Bulan Juli 2022 Perpustakaan Kabupaten Kutai
Kartenagara No B-
847/DIARPUS/P3K.II/045/07/2022 perihal
Kunjungan Studi Pembelajaran
02 Daftar Hadir Konsultasi Kearsipan 18 Juli 2022 1 lembar Kertas
03 Foto-foto Kegiatan 18Juli 2022 1 lembar Kertas
DAFTAR ISI BERKAS

106
No. Berkas Arsip Kode Klasifikasi Indeks Berkas Uraian/ Informasi Arsip Tanggal Jumlah Jenis
1 2 3 4 5 6 7 8
4 4 01 893.3 Berkas Narasumber Pengelolaan Surat Masuk Perihal Permohonan 28 Juli 2022 2 Lembar Fotocopy
Arsip DI Universitas Mataram Menjadi Narasumber a.n Fuji Yani
Hening Winahyu, S AP pada kegiatan
workshop Pengelolaan Arsip DInamis
Universitas Mataram
02 Surat Perintah Tugas Memerintahkan a.n 28 Juli 2022 2 Lembar Asli
Fuji Yani Hening Winahyu, S AP Menjadi
Narasumber Pada Kegiatan Workshop
Pengelolaan Arsip DInamis Universitas
Mataram
03 Undangan dan Rundown Workshop 2 Agutus 2022 4 Lembar Asli
Pengelolaan Arsip Dinamis Universitas
Mataram
04 Sertifikat a.n Fuji Yani Hening Winahyu 11 Agustus 1 Lembar Asli

S.Ap Sebagai Narasumber Dalam 2022
Kegiatan Workshop Pengelolaan Arsip
Dinamis Universitas Mataram
DAFTAR ISI BERKAS

107
Berkas Arsip Jenis
1 2 3 4 5 6 7 8
5 5 01 893.3 Berkas Narasumber Kegiatan Surat dari Pimpinan PT PDAM Giri 20-Sep-22 2 Lembar Fotocopy
Bimbinga Teknis Pengelolaan Menang (Mataram) no
Kearsipan di Lingkungan PT. AIR 200,547/SDM/AMGM/2022 Perihal
MINUM GIRI MENANG Permohonan Menjadi Narasumber untuk
(PERSERO) MATARAM Kegiatan Pelatihan Pengelolaan Arsip
Dinamis
02 Surat Perintah Tugas Kepala Dinas 22-Sep-22 1 Lembar Asli

Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Mataram NO 045/312/Diarpus/IX/2022a.n
Andry Setiawan Suryanata, S AP dan Fuji
Yani Hening Winahyu, S AP Menjadi
Narasumber Pada Kegiatan Bimbingan
Teknis Pengelolaan Kearsipan PT. Air
Minum Giri Menang (Persero)
03 Materi Bimbingan Teknis Pengelolaan 22-Sep-22 14 Lembar Asli dan

Kearsipan di lingkungan PT. AIR MINUM Fotocopy
GIRI MENANG (PERSERO)
108
DAFTAR ARSIP INAKTIF USUL PINDAH
SATUAN : DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KOTA MATARAM
KERJA : SEKRETARIAT
UNIT
PENGOLA
H
KODE NOMOR KURUN TINGKAT KET

NO URAIAN INFORMASI ARSIP JUMLAH
KLASIFIKASI ARSIP/BERK WAKTU PERKEMBANGAN
AS
undangan tasyakuran hut TNI-75 dan
1 003.3 0 2020 1 berkas Copy
pemberian hadiah lomba kampung sehat
1
Pengibaran bendera & upacara virtual
2 019.1 0 2020 1 berkas Copy
memperingati hut RI ke-75
2
Jadwal petugas upacara hari senin tahun
3 019.1 0 2020 yang dilaksanakan Pemerintah Kota 2020 1 berkas Copy
3 Mataram di halaman Walikota Mataram
Badan Keuangan Daerah
dalam rangka penatausahaan barang milik
4 027 0 daerah (BMD) khususnya terkait dengan 2020 1 berkas Copy
4 Validasi hasil rekonsiliasi semester II dan
persiapan audet pendahuluan tahun 2020
Percepatan pelaksanaan pengadaan
5 027 0 2020 1 berkas Asli
barang/jasa 2020
5
Permintaan data realisasi PBJ 2020 data
6 027 0 realisasi PBJ dinas Kearsipan dan 2020 1 berkas Copy
6 Perpustakaan Kota Mataram tahun 2020
Rekomendasi belanja jasa pihak ketiga
7 027 0 belanja jasa upgrade dan pemeliharaan 2020 1 berkas Asli
7 otomatis revisi bulan November 2019
Surat pengantar admin sirup tahun anggaran
8 032 0 2020 1 berkas Asli
8 2020 diarpus
Pemberitahuan jadwal konsultasi aset bulan
9 032 0 2020 1 berkas Copy
Januari 2020
9
Berita acara serah terima kekurangan
10 032 1 2020 1 berkas Asli
0 pengadaan buku tanggal 17 Maret 2020
Usulan re klasifikasi aset rusak berat dinas

11 032 1 2020 1 berkas Asli
Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram
1
1. permintaan data kendaraan dinas
12 032 1 2. permintaan data pemegang kendaraan 2020 1 berkas Asli
2 dinas
Berita acara rekonsiliasi internal data batang
13 032 1 2020 1 berkas Asli
milik daerah tahun 2020
3
14 032 1 2020 1 berkas Asli
4
15 032 1 2020 1 berkas Asli
5
- Berita acara serah terima pengelolaan aset
daerah -
16 032 1 2020 1 berkas Asli
Berita acara serah terima mobil perpustakaan
6
keliling tahun 2017
Surat pernyataan kesediaan menerima
17 040 1 bantuan online caralogue AS service (OCAS) 2020 1 berkas Asli
7 tahun 2019
1. Akreditasi perpustakaan Januari 2020
18 041 1 2020 1 berkas Asli
2. Pemeriksaan buku Januari 2020
8
Surat masuk perihal rapat koordinasi nasional
19 041 1 2020 1 berkas Copy
bidang perpustakaan tahun 2020
9
Undangan dalam rangka penyerahan piagam
penghargaan,piala dan uang pembinaan bagi
pemenang juara lomba perpustakaan umum
20 041 2 terbaik desa/kelurahan , perpustakaan 2020 1 berkas Copy
0 sekolah (SLTA) terbaik dan lomba bercerita
bagi siswa siswi sekolah dasar (SD)/ MI
tingkat provinsi tahun 2020
proposal permohonan bantuan program digital
21 041 2 2020 1 berkas Asli
1
Nama penerimaan paket pada dinas
22 041 2 Kearsipan dan Perpustakaan Kota Mataram 2020 1 berkas Asli
2 dan serah simpan karya cetak 2020
Rapat koordinasi nasional bidang
23 041 2 2020 1 berkas Asli
perpustakaan tahun 2020
3
Berita acara serah terima hadiah lomba
24 041.6 2 2020 1 berkas Asli
4 pengelolaan dan rumah ibadah tahun 2016
Pemerintah Kota Mataram dinas Kearsipan

25 041.6 2 2020 1 berkas Asli
dan Perpustakaan
5
109
Surat keluar: peserta lomba tata kearsipan Tk.
26 045 2 2020 1 berkas Asli
6 SD/MI sederajat se-kota mataram
Penerimaan penghargaan kearsipan

27 045 2 2020 1 berkas Asli
kearsipan Nasional bulan Februari 2020
7
28 045 2 Nota.dinas di tertibkan SPPD 2020 1 berkas Asli
8
Laporan pelaksanaan surat edaran menteri
Pemberdayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi (SE menteri PANRB)
29 045 2 nomor 1 tahun 2020 tentang penyelamatan 2020 1 berkas Asli
9 dan pelestarian arsip negara
-Usulan nama" pelaksana tugas pejabat
strukturual
-Surat perintah tugas
-Laporan kegiatan Deklarasi Gerakan
30 045 3 2020 1 berkas Asli
Nasional Netralisasi ASN pada lingkup
0
Diarpus Kota Mataram
110
KODE NOMOR KURUN TINGKAT KETERANGAN
NO URAIAN INFORMASI ARSIP JUMLAH
KLASIFIKASI ARSIP/BERK WAKTU PERKEMBANGAN BOKS
AS
1. Undangan acara penetapan dan
peluncuran aplikasi umum bidang kearsipan
dinamis
31 045 3 2. Rapat Koordinasi penyelamatan arsip 2020 1 berkas Asli 01
1 negara
3. Rapat koordinasi nasional pengawasan
kearsipan
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah
eselon III/administrasi fungsional umum:
32 045 3 penataan usaha keuangan bendahara 2020 1 berkas Asli 01
2 keuangan bndahara pembantu pengeluaran
bukuan
Standar operational procedure (sop) seksi
33 045 3 2020 1 berkas Asli 01
pengelolaan dan layanan perpustakaan
3
Arsip Nasional Republik Indonesia
pengumuman: AK.01.02./34/2020 hasil
34 045.41 3 2020 1 berkas Asli 01
bimbingan teknis pengawasan kearsipan
4
internal secara online angkatan V
35 046 3 Penilaian kematangan keamanan informasi 2020 1 berkas Copy 01
5
Kementerian Dalam Negeri RI pemeliharaan

36 049 3 2020 1 berkas Copy 01
jaringan di lingkungan Kemendagri
6
Badan perencanaan pembangunan daerah
37 050.13 3 2020 1 berkas Copy 01
7 badung selatan lantai 2
Surat masuk tentang desk permendagri 90

38 060 3 2020 1 berkas Copy 01
tahun 2019
8
Surat masuk permintaan perubahan
39 060 3 perjanjian kinerja perangkat daerah tahun 2020 1 berkas Copy 01
9 2020
Surat masuk sosialisasi aplikasi Kroscek
40 064 4 2020 1 berkas Copy 01
keberadaan NIK dan no KK oleh BPJS
0
Penggunaan aplikasi lapor! Sebagai media
41 064 4 2020 1 berkas Copy 01
1 pengaduan masyarakat Kota Mataram
Permintaan data layanan produk (perijinan

42 067 4 non-prijinan atau layanan administrasi) 2020 1 berkas Copy 01
2 kepada publik
Diskominfo
-usulan nama operator web PPID opd -
SETDA
43 067 4 -Permohonan nama pejabat 2020 1 berkas Copy 01
3 penghubung/operator lapor
-Asistensi sistem aplikasi lapor
-permintaan nama operator jikso
1. Penilaian kematangan keamanan informasi

44 067 4 2020 1 berkas Copy 01
2. Petugas pengumpul data OPD
4
45 070 4 Surat izin penelitian an. Ainul yakin 2020 1 berkas Copy 01
5
Badan kepegawaian dan pengembangan
sumber daya manusia lamp: 1 satu
46 072 4 2020 1 berkas Copy 01
perihal : survey indeks kepuasan pelayanan
6
masyarakat kepegawaian tahun 2020
1. Survey kepuasan masyarakat
2. Survey kapasitas organisasi pemerintah
47 072 4 Kota Mataram tahun 2020 2020 1 berkas Copy 01
7 3. Survey kapasitas organisasi pemkot
Mataram 2020
- Perjanjian kerjasama Stikes Yarsi Mataram
dengan Diarpus Kota Mataram
- Permohonan penetapan tanah untuk kantor
48 074 4 2020 1 berkas Copy 01
8 dan depot arsip
- Pedoman penyusunan dan penyampaian
usulan dana alokasi khusus (DHK)
Nota dinas mohon SPPD luar daerah bulan
49 090 4 2020 1 berkas Copy 01
Desember 2020
9
Surat masuk kunjungan kerja wapres RI
diminta kehadiran para asisten, staf ahli,
50 091 5 2020 1 berkas Copy 01
0 kepala OPD , kepala bagian camat dan lurah
se-kota Mataram
Kepada kepala OPD/kepala bagian
/camat/lurah lingkup pemerintah kota
51 130 5 Mataram 2020 1 berkas Copy 01
1 nomor: 005/5/AD/1/2020
perihal : undangan
111
112
113
114
DAFTAR ARSIP STATIS YANG DI PRESERVASI
115
URAIAN ALASAN METODE KET
NOMO NOMOR
NO INFORMASI JUMLAH PERTIMBANGA
R ITEM JENIS TINDAKA LOKASI
ARSIP N
BERKAS ARSIP ARSIP N SIMPAN
1 2 3 5 6 7 8
1 1 1 Surat Utang 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
atas nama lhampir lapuk Spliting Arsip di
Pedanda Gde Rak Arsip
Nengah Gianyar A, CD di
memberikan
Dry
pinjaman
kepada Amaq Cabinet A
Saridi
beralamat
Jangkuk dengan
jaminan sawah
yang terletak di
Subag -Sayang
2 2 2 Surat Pamutra 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
atas nama Dane lhampir lapuk Spliting Arsip di
Gde Marta dari Rak Arsip
Abian tubuh A, CD di
distrik
Dry
Cakranegara
Selatan Cabinet A
membungakan
uang kepada
Amaq Miradi
dari Dasan
Cermen Distrik
Ampenan
3 3 Surat Utang 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
atas nama I lhampir lapuk Spliting Arsip di
Nengah Kerang Rak Arsip
dari Rendang A, CD di
Bajur
Dry
meminjamkan
uang kepada I Cabinet A
Komang Repot
dari Gertok
dengan sistem
pembayaran
dicicil tiap
tahun sampai
lunas
Gde Marta dari Rak Arsip
Abian Tubuh A, CD di
distrik
Dry
116
Cakranegara Cabinet A
Selatan
membungakan
uang kepada
Amaq Riradi
dari Dasan
Cermen Distrik
Ampenan Barat
dengan sistem
pembayaran
dicicl tiap tahun
samapi lunas
Nengah Rak Arsip
Tenggeg dari A, CD di
Pagutan
Dry
Blatung distrik
Mataram Cabinet A
memberikan
pinjaman
kepada Gde
Dondet dari
Karang Silat
Distrik Cakra
Selatang.
Dengan sistem
pembayaran
dicicil tiap
tahun sampai
lunas
Komang Padang Rak Arsip
wakil Keliyang A, CD di
Sweta
Dry
membungakan
uang ringgit Cabinet A
kepada Amaq
Darmasih dari
Merembu.
Dengan sistem
pembayaran
dicicl tiap tahun
sampai lunas
Bagus Rak Arsip
Nyelembung A, CD di
dari Rendang
Dry
Kelor
membungakan Cabinet A
117
uang ringgit
kepada Amaq
Alimah dari
Sembung.
Dengan sistem
pembayaran
dicicil setiap
tahun
Komang Padang Rak Arsip
dari Sweta A, CD di
membungakan
Dry
uang kepada
Amaq Purada Cabinet A
dari Kalagat
sistem
pembayaran
dengan mencicil
setiap tahun
samapilunas
atas nama I Gde lhampir lapuk Spliting Arsip di
Padang dari Rak Arsip
Sweta A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
kepda Amaq Cabinet A
Purada dari
Kalagat ,denga
n pembayaran
diangsur tiap
tahun
10 10 10 I Gusti Nengah 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
Pagutan dari lhampir lapuk Spliting Arsip di
Karang Rak Arsip
Tangkeban A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
kepada I Cabinet A
Komang Dedet
sistem
pembayaran
diangsur setiap
tahun sampai
selesai
Gusti Made Rak Arsip
Kaler dari A, CD di
Badagor
Dry
membungakan
118
kepada I Gede
Legar dari
Grigin , dengan
pembayaran
diangsur setiap
tahun sampai
selesai
Gusti Bagus Rak Arsip
Kebon Sabda A, CD di
dari Karang
Dry
Kelebut
uang ringgit
kepada I Gusti
Nyoman
Sidemen dari
Karang Ipil
Barat ,dg cara
pembayaran
diangsur setiap
tahun sampai
rampung
Bagus Made Rak Arsip
Abiyan dari A, CD di
Negara Sakah
Dry
membungakan
kepada I
Komang Padang
dari Sweta
Kecicang ,cara
pembayaran
diangsur setiap
tahun samapai
selesai
Dawuh dari Rak Arsip
Karang Klodan A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
kepada I Wayan Cabinet A
Lupuh dari
Dhe ,dengan
pembayaran
diangsur setiap
tahun sampai
119
selesai
Dawuh Rak Arsip
dariKarang A, CD di
Kecicang
Dry
membungakan
kepada Komang
Intaran dari
Karang Kecicang
,dengan
pemebayaran
diangsur tiap
tahun sampai
lunas
atasnama Dane lhampir lapuk Spliting Arsip di
Gde Intaran dari Rak Arsip
Dlon Mayura A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
kepada Dane Cabinet A
Bagus Abiyan
dari Negara
Sakah ,diangsur
setiap tahun
sampai selesai
Karama I Ketut lhampir lapuk Spliting Arsip di
Tegeh dari Rak Arsip
Karang Seraua A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
kepada I Cabinet A
Nengah Murti
dari Karang
Seraya , dengan
cara membayar
diangsur tiap
tahun sampai
selesai
Gusti Gde Rai Rak Arsip
dari Toh Karang A, CD di
Ipil
Dry
membungkan
kepada I Ketut
Lusuh dari
Karang
120
Siluman ,dg
cara dangsur
setiap tahun
sampai selesai
Gusti Gde Rai Rak Arsip
dari Toh Karang A, CD di
Tankebang
Dry
membungkan
kepada Ida
Wayan Gupuh
dari Jro ,dg cara
dangsur setiap
tahun sampai
selesai
Made Anyeran Rak Arsip
dari Dlod Miru A, CD di
Cakranegara
Dry
membungakan
kepada I Ketut
Lombok dari
karang
Songkang ,cara
membayar
diangsur selama
1tahun sampai
selesai
Wayan Meneng Rak Arsip
dari Sweta A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
kepadaAmaq Cabinet A
Ainah dari
Merembu ,dg
cara membayar
diangsur tiap
tahun sampai
lunas
atas namaDane lhampir lapuk Spliting Arsip di
Gde Kedon dari Rak Arsip
Karang Kediri A, CD di
membungakan
Dry
uang rinngit
kepada amaq Cabinet A
121
Punirah dari
dasan
Cermen ,dg cara
pembayaran
diangsur setiap
tahun sampai
selesai
Ketut Pegeg Rak Arsip
dari sweta A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
Drah dari
Gerung ,pemba
yaran dengan
cara diangsur
setiap tahun
sampai selesai
gusti Gde Rai Rak Arsip
dari Karang Ipil A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
Mira dari Batu
Tumpeng ,
pembayaran
dengan dicicil
setiap tahun
sampai lunas
Made Jirnya Rak Arsip
dari Negara A, CD di
Sakah
Dry
membungakan
kepada Amaq
Arsi dari
Gontoran ,
pembayaran
dengan cara
dibayar tiap
tahun sampai
selesai
Kadek Gangeq Rak Arsip
dari Sweta A, CD di
122
membungakan Dry
bunga ringgit Cabinet A
kepada Hiyalam
dari Merembu ,
pembayaran
dengan
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Komang gading Rak Arsip
dari Karang A, CD di
Klebut
Dry
membungakan
kepada I Wayan
Keriting Tanger
dari Karang
Klebut ,
pembayaran
dengan dicicil
tiap tahun
samapi
rampung
Gusti Made Rak Arsip
Kaler dari A, CD di
Karang Klebut
Dry
membungakan
kepada Amaq
Jaseh dari
Montong,
Pembayaran
dengan cara
dicicl tiap tahun
29 29 29 I Gusti Jelantik 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
Rampung dari lhampir lapuk Spliting Arsip di
Sweta Rak Arsip
membungakan A, CD di
uang ringgit
Dry
kepada istri
Pedanda Made Cabinet A
Masa dari Sindu
.pembayaran
dengan cara
diangsur tiap
tahun
30 30 30 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
Surat Pamutra
lhampir lapuk Spliting Arsip di
atas nama Dane
123
Bagus Komamg Rak Arsip
Lintaran dari A, CD di
Negara Sakah Dry
uang ringgit
kepada Amaq
Dalahir dari
Karang
Duntal ,pembay
aran dengan
cara diangsur
sampai
rampung
Komang Marta Rak Arsip
Wada dari A, CD di
Sweta
Dry
membungakan
kepada I
Nengah Robed
dari Sweta,
pembayaran
dengan cara
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Ketut Srinteg Rak Arsip
Seraya
Dry
membungkan
kepada I Ketut
Taler dari
Karang Seraya ,
pembayaran
dengan cara
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
gusti Bagus Rak Arsip
Lanang Sewela , A, CD di
I Gusti Gde
Dry
Paguyangan
dari Karang Cabinet A
Sangiyang
membungkan
124
uang ringgit
kepada Bapak
Nursasih daroi
Marong
Pekarangan,
pembayaran
dengan cara
diangsur tiap
tahun sampai
rampung'
gusti made Rak Arsip
kaler dari A, CD di
karang Klebut
Dry
membungakan
kepada amaq
Dulingsawi dari
Montong,
pembayaran
dengan cara
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
made Babakan Rak Arsip
membungakan
Dry
uang ringgit
kepada Dane Cabinet A
bagus komang
Intaran dari
Negara
Sakah ,pembaya
ran dengan cara
dicicil tiap
tahun sampai
selesai
Ketut Sibetan Rak Arsip
dari Bale A, CD di
Mayura
Dry
membungakan
kepada Haji
Asat dari dasan
Lekor,
pembayaran
diangsur tiap
125
tahun sampai
rampung
37 37 37 Surat pamutra 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
atas nama I gde lhampir lapuk Spliting Arsip di
Jita dari Negara Rak Arsip
Sakah A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
Rutalim dari
Mokor,
pembayaran
dengan
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Gusti Wayan Rak Arsip
Sidemen dari A, CD di
Karang Klebut
Dry
memnbungkan
kepada I
Nengah Musti
dari Karang
Songkang ,pem
bayaran dengan
cara diangsur
tiap tahun
selama
rampung
Nengah Banjar Rak Arsip
Sakah
Dry
membungkan
yang ringgit Cabinet A
kepada I
Komang
babakan dari
Negara Sakah ,
pembayaran
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
gusti bagus Rai Rak Arsip
dari karang A, CD di
Tangkeban
126
membungakan Dry
kepada I Wayan
Gupuh dari
Karang Deha ,
pembayaran
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Made Kramas Rak Arsip
dari karang A, CD di
Siluman
Dry
membungakan
kepada I Wayan
Kada dari
Karang Siluman
Toh Jiwa,
pembayaran
dengan cara
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Ketut Rengdek Rak Arsip
ari Karang A, CD di
Klebut
Dry
membungakan
kepada I Wayan
Lama dari
pagutan,
pembayarande
ngan cara
diangsur tiap
tahun sampai
selesai
atas nama I Gde lhampir lapuk Spliting Arsip di
Padang dari Rak Arsip
Sweta A, CD di
membungkan
Dry
uang ringgitnya
kepada Itayip Cabinet A
dari
Rangkang ,pem
bayaran dengan
cara diangsur
tiap tahun
127
sampai
rampung
madde Padang Rak Arsip
dari Panglisir A, CD di
Ladon mayyura
Dry
membungkan
uang ringgitnya Cabinet A
kepada I madde
dari Lekong,
pembayaran
dengan
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Nengah Dolag Rak Arsip
dari Rigringan A, CD di
membungakan
Dry
uang ringitnya
kepada I Gusti Cabinet A
Gde Kaler dari
penglisie
klogor ,
pembayaran
diangsur tiap
tahun
Gde banjar dari Rak Arsip
Panglingsir A, CD di
Lendang Kelor
Dry
membungakan
kepada Inurani Cabinet A
dari dasan
Lendang Re ,
pembayaran
diangsur selama
tiap tahun
sampai
rampung
atas nama Ida lhampir lapuk Spliting Arsip di
Ketut Sebali Rak Arsip
dari Sindu A, CD di
Timur
Dry
membungakan
kepada amaq
adil dari
128
Lendang
Kelor ,pembaya
ran diangsur
tiap tahun
sampai selesai
Nengah Buka Rak Arsip
dari Penglingsir A, CD di
karang Kediri
Dry
membungakan
kepada Amaq
Sadi dari dasan
Agung
Pejeruk,pembay
aran dicicil tiap
tahun sampai
rampung
Gde Intaran dari Rak Arsip
Banjar A, CD di
Ambegan
Dry
membungakan
kepada Loq
Swara dari
Monjok ,pemba
yaran diangsur
tiap tahun
sempai selesai
Wayan Bentok Rak Arsip
dari Pamotan A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
kepada I Ketut Cabinet A
Mulung dari
Pamotan,
pembayaran di
angsur tiap
tahun sampai
rampung
51 51 51 Surat Gade atas 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
nama pemekel lhampir lapuk Spliting Arsip di
Indah Rak Arsip
Badung,pekasih A, CD di
amaq
Dry
Baharudin
menggadekan Cabinet A
129
sawah an I
Komang lipur
dari Karang
seraya,
pembayaran
dilakukan
setelah lima
tahun sejak
jatuh tempo
Wayan Rai dari Rak Arsip
Punia A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgitnya
kepada I Ketut Cabinet A
Kantrungan dari
Kerandang
pembayaran
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Ketut Gde dari Rak Arsip
karang Siluman A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgit
kepada I Cabinet A
Komang Pacul
dari Karang
jasi ,pembayara
n diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Gusti Gede Rak Arsip
Jelantik dari A, CD di
Kladon
Dry
meghutangkan
kepada amaq
Karti dari Dusun
Karang
Sumbu ,pembay
aran diangsur
tiap tahun
sampai
rampung
Surat Pamutra
lhampir lapuk Spliting Arsip di
atas nama I
130
Gusti Gde Rak Arsip
Jelantik dari A, CD di
Sangyang Dry
uang ringgitnya
kepada Imijasi
dari Duman ,
pembayaran
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Gusti Nengah Rak Arsip
Paneda dari A, CD di
Karang Ipil
Dry
membungakan
uang ringgitnya Cabinet A
kepada I Gede
Cupak dari
Satriya ,pembay
aran diangsur
tiap tahun
sampai selesai
atas nama I gde lhampir lapuk Spliting Arsip di
Ketur dari Rak Arsip
Karang Sabo A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgitnya
kepada I Cabinet A
Nengah Tegeg
dari Karang
Songkang ,pem
bayaran
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
atas nama I Gst lhampir lapuk Spliting Arsip di
Bagus Made Rak Arsip
Klodan dari A, CD di
Klodan
Dry
membungakan
kepada I Ketut
Rejeg dari
Karang
Tulamben,pem
bayaran
diangsur tiap
tahun sampai
131
rampung
Made Gde dari Rak Arsip
Sweta A, CD di
membungakan
Dry
uang ringgitnya
Rinawi dari
Telaga
Membeng ,pem
bayaran
diangsur tiap
tahun sampai
lunas
Bagus Alibontok Rak Arsip
dari Sindu A, CD di
Timur
Dry
membungakan
kepada I Wayan
Lipur dari Batu
Dawa .pembaya
ran diangsur
tiap tahun
sampai
rampung
Bagus Gde dari Rak Arsip
Taman Bali A, CD di
menghutangkan
Dry
uang ringgit
kepada Ida Cabinet A
Made Rai dari
Sweta
pembayaran
diangsur tiap
tahun sampai
selesai
Wayan Tegeg Rak Arsip
Siluman
Dry
meminjamkan
uang kepada Cabinet A
Komang
Bagiyati dari
Karang Siliman ,
132
pembayaran
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
Gusti Ayu Rak Arsip
Karang Cenggah A, CD di
dari Pancor
Dry
membungakan
perak kepada Cabinet A
Pedanda istri
Pidada dari
Serede,
pembayaran
diangsul selama
9 kali sampai
lunas
Ketut Koyah Rak Arsip
Culik
Dry
membungakan
Ketut Koyah
dari Karang
Culik ,pembayar
an diangsur tiap
tahun sampai
lunas
Bagus Kekran Rak Arsip
beralamat A, CD di
Sweta
Dry
membungakan
Amaq
Main ,pembaya
ran diangsur
tiap tahun
sampai
rampung
atas nama I da lhampir lapuk Spliting Arsip di
Bagus Kekeran Rak Arsip
Wardana dari A, CD di
Taman Bali
Dry
mempinjamkan
Nengah Gregah
133
dari Taman
Bali .pembayara
n diangsul tiap
tahun sampai
rampung
Pedanda Istri Rak Arsip
Mada Dapidewa A, CD di
dari Srawa
Dry
meminjamkan
Ida Made Rai
dar Sumba
Timur ,pembaya
ran diangsur
tiap tahun
sampai
rampung
Ketut Klotok Rak Arsip
dari Rendang A, CD di
Bajur
Dry
meminjamkan
Komang Raniya
dari Rendang
Bajur ,pembaya
ran diangsur
tiap tahun
sampai lunas
69 69 69 Surat lunas 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
hutang atas lhampir lapuk Spliting Arsip di
nama I Gde Rak Arsip
Jirna atas A, CD di
pembayaran
Dry
hutang kepada
Ida Wayan Cabinet A
Matra
70 70 70 Surat hutang 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
Made Sabda Rak Arsip
dari Dayan A, CD di
Gunung
Dry
Tanjong
Pekarangan Cabinet A
mempunyai
hutang kepada
Dane Ketut
Banjar
Surat Pamutra
134
Wayan Gde Rak Arsip
beralamat A, CD di
Negara Sakah Dry
membungakan
Cabinet A
uang kepada
Inaq Kdul dari
Karang Duntal,
pembayaran
diangsur tiap
tahun sampai
rampung
72 72 72 Surat Jual Beli 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
atas I Komang lhampir lapuk Spliting Arsip di
Tangus dari Rak Arsip
Tembangeleh A, CD di
djualsawah
Dry
kepada I
Wayang Purna Cabinet A
dari
Tambangeleh
73 73 73 Surat Jual Beli 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
sawah atas lhampir lapuk Spliting Arsip di
nama I Wayan Rak Arsip
Pukeh dari A, CD di
Tambangeleh
Dry
kepada I Wayan
Parta dari Cabinet A
Tambangeleh
74 74 74 Surat Juak 2 lembar Kertas Usia Kertas Paper Fisik
Tahun atas lhampir lapuk Spliting Arsip di
nama Desak Rak Arsip
Wayan Lipur A, CD di
dari Abiyan
Dry
Tubuh distrik
Cakranegara Cabinet A
menjual sawah
kepada Ketut
Hontok dari
Lamper
135
JRA sebelum revisi dan sesudah
rerereReservasi
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
Penyimpanan
Reservasi
Arsip Vital
146
147

LAPORAN Kearsipan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN Kearsipan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN KEARSIPAN

ROSLINA RASYID, SE.

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................

BAB II GAMBARAN UMUM.................................................................

1. SEJARAH INSTANSI ...............................................................13

BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.....................................

BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN............................

1. PENYUSUNAN/REVIU INSTRUMEN PENGELOLAAN ARSIP

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN....................................................

2. Maksud dan Tujuan

Tabel 1. waktu Magang

NO TANGGAL MATERI UNIT KERJA

2. VISI DAN MISI

Adapun tugas pokok Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota

1. Sistem Pengelolaan Arsip

Tabel. III.1 Pola Klasifkasi

Yang disertai dengan kode klasifikasi turunannya (Primer, Sekunder

4. Jadwal Retensi Arsip; yang berlaku dilingkup Pemerintah Kota

4. Sumber Daya Manusia Kearsipan

A. PENYUSUNAN INSTRUMEN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Pada kesempatan ini penulis akan menguraikan empat instrumen

1. TATA NASKAH DINAS

3. JADWAL RETENSI ARSIP

Gambar 3. Jadwal Retensi Arsip

4. SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

5. PENGELOLAAN ARSIP AKTIF

Gambar 5. Surat masuk dan Surat Keluar dalam filing kabinet

Gambar 7. Register Surat masuk ke Bidang

Gambar 9. Register penditribusian surat ke bidang

Dalam Peraturan walikota tersebut Diarpus menggunakan

TABEL POLA KLASIFIKASI

Adapun prosedur pemberkasan pada Dinas Kearsipan

Gambar 10. Guide Arsip

Gambar 11. Pemberkasan arsip aktif dalam filing kabinet

3. Penyusunan Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas

I. PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF

1. Survei arsip Inaktif

Hasil survey dapat dijadikan sebagai bahan masukan

Penulis dalam ini melakukan Langkah-Langkah Kegiatan Survey

a. Menetapkan sasaran dan tujuan survey, memperoleh

2. Penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif

Gambar 13. Penataan Arsip Inaktif di Record Center

Sedangkan pemeliharaan arsip adalah kegiatan kegiatan

3. Penilaian arsip inaktif yang akan dimusnahkan dan diserahkan

Penilaian arsip yang akan dimusnahkan maupun yang

Gambar 16. Berita Acara Pemusnahan Arsip

II. PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Gambar 17. Arsip Dalam Boks Arsip

III. PENGELOLAAN ARSIP VITAL

 melindungi dan memelihara arsip yang berisi informasi tentang

Arsip vital yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan dan

Penulis yang merupakan arsiparis penyelia pada Dinas

Duplikasi arsip vital Lingkup Pemerintah Kota Mataram

2. Menempatkan arsip vital pada tingkat ketinggian yang

3. Struktur bangunan tahan gempa dan lokasi yang tidak

4. Penggunaan ruangan tahan api serta dilengkapi dengan

Dalam rangka pengamanan informasi dan layanan

a. Menjamin arsip hanya digunakan oleh orang yang berhak;

c. Membuat spesifikasi orang-orang yang memiliki hak

DAFTAR ARSIP VITAL

Pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan sesuai dengan

Mataram, 12 Januari 2023

Surat Masuk dari Sekolah Dasar