MAKALAH MANAJEMEN PERSURATAN

PENGARSIPAN SURAT

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Persuratan

DOSEN PEMBIMBING:

Drs. H. T. Darmansah, MA.

Disusun Oleh :

Kelompok 6

Tasya Widyana (0307212150)

M. Rezi Syahbanda Nst (0307213038)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA

MEDAN

2024
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT. Yang telah memberikan nikmat dan
kesehatan sehingga pemakalah dapat menyelesaikan makalah ini untuk memenuhi tugas
kelompok pada semester ini mata kuliah Manajemen Persuratan dengan tepat waktu.
Kemudian sholawat beserta salam kita sampaikan kepada Nabi besar kita Muhammad SAW
yang telah memberikan pedoman hidup yakni Al- Qur’an dan sunnah untuk keselamatan
umat didunia dan akhirat.

Adapun makalah ini kami buat dan disusun dengan sebaik-baiknya. Pemakalah juga
mengucapkan terima kasih kepada dosen pembimbing mata kuliah Manajemen Persuratan,
yang telah memberikan kami kesempatan dan bimbingan sehingga dapat menyelesaikan
makalah ini dengan tepat waktu.

Penulis juga menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari kata
sempurna, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar
berguna untuk ke depannya.

Medan, 01 April 2024

Pemakalah

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................... 1

A. Latar Belakang ...................................................................................................... 1

B. Rumusan Masalah ................................................................................................. 1
C. Tujuan Penulisan .................................................................................................. 1
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................. 2
A. Sistem Pengarsipan .............................................................................................. 2
B. Penyimpanan Arsip ............................................................................................... 7
C. Penyusunan dan Penemuan Arsip ...................................................................... 11
BAB III PENUTUP ...................................................................................................... 14
A. Kesimpulan ........................................................................................................ 14
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 15

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pengarsipan surat adalah proses penyimpanan, pengorganisasian, dan pemeliharaan

surat-surat secara sistematis. Tujuannya adalah untuk memudahkan pencarian dan
pengambilan surat di masa mendatang serta menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi
yang terkandung dalam surat-surat tersebut. Proses pengarsipan meliputi pembuatan sistem
penomoran atau kode, penyimpanan dalam map atau wadah yang sesuai, serta pencatatan
informasi yang relevan dalam daftar atau katalog. Ini penting terutama dalam lingkungan
kantor atau institusi yang menghasilkan banyak surat dan dokumen setiap hari.

Pengarsipan surat dilakukan secara elektronik, yaitu penyimpanan dokumen arsip

softcopy, dan dilengkapi dengan metode searching sehingga mempermudah dalam melakukan
pencarian arsip surat yang diinginkan dan dilengkapi dengan menu pencetakan laporan surat
masuk dan surat keluar perperiodik.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana Sistem Pengarsipan ?
2. Bagaimana Penyimpanan Arsip ?
3. Bagaimana Penyusunan dan Penemuan Arsip ?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk Mengetahui Sistem Pengarsipan
2. Untuk Mengetahui Penyimpanan Arsip
3. Untuk Mengetahui Penyusunan dan Penemuan Arsip

1
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Sistem Pengarsipan
Pengertian Sistem
Sistem dapat didefinisikan menjadi dua kelompok pendekatan yaitu pendekatan prosedur
dan pendekatan komponen. Pendekatan sosial yang menekankan pada prosedur didefinisikan
sebagai berikut: sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul, bersama- sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan
pada elemen atau komponennya didefinisikan sebagai berikut: sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto, 2001).
Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyiapan arsip menurut sistem
tertentu (Badri, 2007). Pengarsipan adalah surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha
yang banyak di lakukan oleh setiap badan usaha baik dalam pemerintahan maupun usaha
swasta (Surojo, 2006). Jadi, pengarsipan adalah proses Menyimpan dan mengelola dokumen
arsip menurut sistem pengarsipan tertentu.
Sistem pengarsipan adalah cara penyimpanan arsipsecara logis dan sistematis dengan
memakai abjad, numerik/nomor, huruf atau kombinasi huruf dan nomor identitas arsip yang
terkait(Amsyah 2003).
Menurut Donni, Gamida dan Agus (2013) ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu :
1. Sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan abjad dari
kata tangkap/nama dokumen bersangkutan.Melalui sistem abjad ini dokumen disimpan
berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis
yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang (nama individu) terdiri dari nama lengkap
dan nama tunggal, sedangkan nama badan terdiri dari nama badan pemerintah, nama badan
swasta dan nama organisasi.
Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah :
 Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana
 Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan
berkelompok menjadi satu.
 Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

2
 Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim yang dikirim
surat, tanpa mempergunakan indeks. Karena itu disebut sebagai sistem langsung.
 Susunan guide dan foldernya sederhana.
 Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.
 Dapat juga mempunyai file campuran.
Kerugian dari sistem penyimpanan abjad:
 Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama yang
lain seperti nama depan/panggilan, tetapi harus melalui belakang.
 Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi berbeda
nama pengirimnya akan berbeda letak didalam penyimpanan.
 Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan nama orang ditulis
berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.
 Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan pemahaman tentang
peraturan mengindeks.
1. Sistem nomor
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari
nama- nama orang atau nama badan disebut sistem nomor. Hampir sama dengan sistem abjad
yang penyimpanan dokumen didasarkan kepada nama, sistem nomor pun penyimpanan
dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti dengan kode nomor. Pada sistem nomor
terdapat 3 unsur yaitu file utama, indeks, dan buku nomor. Untuk menyimpan surat yang
memerlukan map diperlukan dua macam map yaitu map campuran dan map individu. Map
campuran berisi surat-surat dari dan kepada satu koresponden yang jumlahnya kurang dari 5
(lima). Sehingga surat-surat yang ada dicampurkan dalam satu map dengan file abjad.
Maksud indeks disini adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan
kepada sesuatu koresponden atau nama bila mana nomor bersangkutan tidak diketahui. Buku
nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor
koresponden (nama) dalam file sistem nama. Jadi, apabila memberlakukan map individu dan
map campuran, koresponden yang jumlahnya sudah mencapai 5 (lima) berhak mempunyai
nomor sendiri. Untuk memberikan nomor bagi koresponden yang berhak maka diberikan
nomor sesudah urutan yang terakhir.

Keuntungan pemakaian sistem nomor:

 Teliti,karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.

3
 Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
 Perluasan nomor tidak terbatas. \
 Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.
 Indeks memuat seluruh nama koresponden.
Kerugian pemakaian sistem nomor:
 Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen diperlukan alat bantu
berupa indeks nomor.
 Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.
 Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan mengindeks.
 Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa perlengkapan yang dibutuhkan
dalam sistem ini.
2. Sistem geografis/wilayah
Sistem geografis berhubungan dengan letak tempat atau lokasi adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu
surat.

Sistem ini akan lebih tepat digunakan untuk:

 Organisasi/perusahaan yang memiliki cabang/tempat usaha diberbagai tempat, misalnya

bank, asuransi, kurir dan sebagainya.
 Organisasi atau perusahaan memiliki usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi. Misalnya
perusahaan pengembangan perumahan yang membuka lokasi perumahan berbagai lokasi,
perusahaan distributor disuatu wilayah.
 Instansi pemerintahan yang melayani masyarakat berdasarkan kewilayahan, kantor pajak
yang menyimpan dokumen dari beberapa kantor wilayah, kantor pajak yang menyimpan
dokumen dari berbagai kantor wilayah.
 Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau hubungan dengan berbagai negara
dan sebagainya.
Keuntungan dari sistem geografis:
 Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.
 Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa adanya rujukan atau
bantuan indeks.
Kerugian dari sistem geografis:

4
 Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tentang
pembagian wilayah.
 Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan karena pemakai harus
menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas abjad untuk indeks.
 Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
 Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat digabungkan dengan sistem
alfabetis atau numerik.
3. Sistem tanggal (choronologis)
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada
urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade ataupun
abjad. Sistem penyimpanan kronologi ini cukup banyak digunakan, akan tetapi dalam
perkembangannya, sistem ini kurang efektif apabila digunakan dalam mengelola dokumen
yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan dalam kantor kecil yang menggunakan
pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda. Dalam sistem ini, semua dokumen
diurutkan pada urutan tanggal, bulan, dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan
dan penyimpanan, sistem ini mudah dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal,
bulan serta tahun.

Keuntungan sistem kronologi:

 Mudah dilaksanakan
 Susunan dan urutan guide sederhana
 Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.
Kerugian sistem kronologi:
 Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak
banyak.
 Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, dan tahun sebuah dokumen tidak diketahui.
 Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.
4. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari
dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, pokok surat,
atau subjek. Di Indonesia sistem ini banyak dipergunakan oleh instasi-instansi pemerintah
yang besar dan luas. Untuk arsip instansi/perusahaan yang disimpan secara sentral,maka
sistem subjek adalah sistem yang paling tepat dipergunakan. Sebab arsip tersebut berasal dari

5
semua bagian atau unit kerja yang mempunyai subjek sendiri-sendiri dan pada penyimpanan
sentral semuanya bergabung menjadi satu sistem.

Keuntungan dalam sistem subjek adalah:

 Penghematan waktu pencarian dokumen,karena semua hal yang menyangkut sebuah

permasalahan terdapat dalam satu tempat penyimpanan.
 Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subyek baru
atau pun menambahkan sub-subjek pada subjek utama.
Kelemahan dari sistem subjek adalah:
 Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
 Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang digunakan tidak
dibatasi.
 Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi,memerlukan bantuan analis arsip yang
berpengalaman.
 Diperlukan petunjuk silang yang memadai,untuk menyatukan berbagai subjek dan
informasi yang terkait.
 Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar subjek,sehingga hal itu dapat
mempersulit penemuan arsip.
Ayat alquran tentang sistem pengarsipan
Dalam Al-Quran, terdapat beberapa ayat yang dapat diinterpretasikan terkait dengan
sistem pengarsipan atau penyimpanan informasi. Salah satu ayat yang relevan adalah Surah
Al-A’raf (7:85):

‫ۗ ٰا َبيَ ُه لٰ ٰمه َا َخ َٰ َنيٰدٰ ٰىلِ َاو‬

َ َٰ ٰ ‫َٰ ل َويَنَىل َي ٰم َو ِق ه‬‫ٰى ٰل ٰىل َا ِز َب ٰملاٰ ل َا ٰم َب ْٰ َٰه ٰ َىََول ٌْ َم َخ َدَ ٌٰبنٰيَ ْٰ ُه ٰك َت َم َخ َٰ َن ٰۗٗ َبَُْي ُ لِ َا ِل َدَ اٰ َم َخ َٰه َ ه‬
‫ْول‬ َ َٰ ‫ تٰ َي‬٨٥ ‫هن‬ ٰ ‫ۗبٰ ُه ٰك َا َخ لان‬ َ ٰ‫ْن ََىل ٰى ٰل ل‬ ِ ‫ا َِو تَ َو‬ َ ِ‫َ َ َِنِ َب ؤ ٰد َْ َنتَ َخ لِاَ ا َم َخ ٰم َب َُ َْاِ َم َخ ل‬
ِ َْ ٰ‫ا ٰه ِح َٰل ُه ٌٰ َا ٰن َلل‬

Artinya: “Dan kepada penduduk Madyan (Kami utus) saudara mereka Syu‟aib. Dia berkata:
„Hai kaumku, sembahlah Allah; tidak ada Tuhan bagimu selain Dia. Dan janganlah kamu
berkurang dalam mengukur dan menimbang. Aku lihat kamu dalam kebaikan (kenikmatan
dunia), dan sungguh aku takut akan siksa yang menimpa kamu pada hari yang mengelilingi
(mencakup) semua kaum.”

Meskipun ayat ini tidak secara langsung menyebutkan pengarsipan, pesan untuk tidak
berkurang dalam mengukur dan menimbang bisa diinterpretasikan sebagai prinsip

6
pengarsipan yang memerlukan ketelitian dan kejujuran dalam menyimpan dan mengelola
informasi.

Hadits tentang sistem pengarsipan

Sebagai tambahan, terdapat sebuah hadits yang menggaris bawahi pentingnya sistem
pengarsipan dalam agama Islam. Dalam hadits tersebut, Rasulullah Muhammad SAW
memberikan nasihat kepada sahabatnya Abdullah bin Amr bin Al-As untuk mencatat ilmu
pengetahuan: “Menuntut ilmu adalah kewajiban bagi setiap Muslim.” (HR. Ibnu Majah).

Meskipun hadits ini tidak secara khusus membicarakan tentang sistem pengarsipan,
namun prinsipnya menekankan pentingnya mendokumentasikan dan mencatat ilmu
pengetahuan sebagai bagian dari tugas seorang muslim. Ini dapat dilihat sebagai dasar untuk
pengembangan sistem pengarsipan yang baik dalam rangka melestarikan ilmu pengetahuan
dan pengetahuan dalam agama Islam.

B. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip sama dengan Penyimpanan berkas adalah mengatur, menyusun
sehingga membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan
pekerjaan. Dalam pemberkasan ini termasuk didalamnya mempersiapkan kelengkapan
atau sarana serta penempatan berkas pada tempat penyimpanan (Boedi Martono, 1992 :
21). Sedangkan menurut Hadi Abubakar, (1991 : 66). Menata berkas (filling) mengatur,
menyusun berkas-berkas ssuai dengan pola klasifikasi kearsipan yang telah dibuat.
Menurut Karso, (1987 : 99) Penyimpanan arsip disini dimaksudkan sebagai urutan
langkah-langkah kerja dengan cara-cara tertentu yang dilakukan oleh petugas
penyimpanan atau Penyimpanan arsip aktif sejak penerimaan surat yag sudah selesai,
penyimpanan sampai dengan meletakkan arsip dalam filling cabinet.
Menurut Sularso Mulyono dkk, (1985 : 8) didalam Penyimpanan arsip terkandung
adanya tiga unsur pokok yaitu : penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. Jadi
arsip tidak hanya sekedar utuk disimpan begitu saja, tetapi perlu diatur bagaimana
penyimpananya, bagaimana prosedurnya, langkah-langkah apa yang perlu diikuti.
Sehingga apabila diperlukan arsip itu dapat dikemukan dengan mudah dan cepat.
Sedangkan sitem penyimpanan arsip menurut Sularso Mulyono dkk (1985 : 12).

7
 Peralatan dan Perlengkapan
Dalam pemilihan peralatan yang digunakan untuk Penyimpanan arsip harus
disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk penemuan kembali. Di
dalam menentukan peralatan perlu memperhatikan beberapa hal:
1. Arsip harus dapat diketemukan dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali
pada lokasinya.
2. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip sehingga keamanan
informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna
tinggi,arsip rahasia, arsip sangat rahasia dan lain sebagainya.
3. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran file arsip.
4. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan akumulasi yang
tercipta (Boedi Martono, 1992 : 35).
Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 179) kriteri pemilihan peralatan harus sesuai
dengan :
1) Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk ukuran, jumlah, berat,
komposisi fisik dan nilainya.
2) Frekuensi penggunaan arsip.
3) Lama arsip disimpan di file aktif dan file inaktif.
4) Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan desentralisasi).
5) Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk
perluasannya.
6) Tipe dan letak tempat penyimpanan.
7) Bentuk organisasi.
8) Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
Dari uraian tersebut diatas peralatan yang dapat digunakan adalah sebagai berikut :
1. Guide
Guide atau sekat adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara
pokok masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier). (Boedi Martono,
1994 : 38).
2. Folder
Folder adalah map tempat penyimpanan arsip sehingga arsip dapat terhimpun
dalam suatu wadah baik secara seri, rubrik maupun dosier. Pada folder terdapat tab,
yaitu bagian yang menonjol untuk mencantumkan titel dan kode klasifikasi (Kantor
Arsip Daerah, 1996 : 26).

8
 3. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif di dalam
susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya. Dimana penyusun selalu
mengawali dari laci bagian atas kebawah. (Kantor Arsip Daerah, 1996 : 28).
4. Rak Terbuka
Penggunaan rak lebih mudah dibandingkan menggunakan filling cabinet karena
tidak perlu membuka laci sebagaimana pada filling cabinet (Boedi Martono, 1992:39).
5. Rotary (Alat Penyimpan Berputar)
Alat penyimpana arsip secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak makan tenaga.
Keuntungan lain yaitu menghemat tempat dibanding dengan filling cabinet ataupun
rak terbuka.
Kendala-kendala Dalam Penyimpanan
Masalah yang timbul di dalam penyelenggaraan kearsipan menurutE. Martono (1993 :75).
1. Kesulitan memperoleh warkat karena hilang.
2. Kesulitan memperoleh warkat bahkan perlu dicari setelah.
3. Membongkari tumpukan warkat.
4. Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang layak dan memenuhi syarat.
5. Kurangnya pegawai yang cukup terlatih didalam tata berkas.
Sedangkan menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan dapat
disebutkan sebagai berikut :
1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan maupun oleh
organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis,
sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau
pemaaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka
waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan.
3. Bertambahnya terus-menerus arsi-arsip kedalam bagian kearsipan tanpa diikuti
dengan penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip
tidak mecukupi.
4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern
karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang
teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.

9
 5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti perkembangan ilmu
kearsipan yang modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para
pegawai kearsipan yang tidak cakap.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip
bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip
kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Penyimpanan Arsip
Ada beberapa sistem yang digunakan dalam proses pengindeksan yang biasanya
disebut dengan Sistem Penyimpanan Arsip. Sistem penyimpanan arsip tersebut meliputi
sistem abjad, sistem subjek, sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem geografis/wilayah
(Sukoco: 2007). Sedangkan “penataan berkas (filing) adalah mengatur, menyusun sehingga
membentuk berkas sesuai dengan tipe dan kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan.
Didalam kegiatan ini termasuk mempersiapkan kelengkapan sarana dan penataan berkas pada
tempat penyimpanan” (Rahmadeni dan Syahyuman, 2012). Sedangkan menurut Basir (2007),
filing adalah “proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan tersebut dengan mudah dan
cepat ditemukan kembali setiapdiperlukan”. Penyimpanan atau pemberkasan merupakan
kelanjutan dari penanganan arsi dinamis aktif ketika langkah pengurusan sura telah selesai
diproses. Pengurusan surat yang sebelumnya melalui tahap persuratan merupakan tahap-tahap
yang dapat memperlancar pelaksanaan filing (Rahmadeni dan Syahyuman, 2012).
Berdasarkan pendapat diatas tentang pernyataan filling, maka pernyataan tersebut
mempunyai persamaan yaitu aktivitas mengatur dan menyimpan sebuah berkas atau bahan-
bahan supaya mudah dalam penemuan kembali apabila diperlukan. Jadi, dapat disimpulkan
bahwa penataan (filing) adalah kegiatan penyimpanan arsip dengan cara mengatur dan
menata dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan
sifat supaya mudah ditemukan saat hendak digunakan atau diperlukan.
Ayat alquran tentang penyimpanan arsip
Dalam Al-Quran, tidak ada ayat yang secara langsung membahas penyimpanan arsip
seperti yang dimaksud. Namun, konsep tentang menjaga catatan dan informasi dapat
dihubungkan dengan nilai-nilai Islam seperti kejujuran, keamanan, dan kehati-hatian dalam
menjaga amanah dan informasi yang diberikan. Sebagai contoh, Al-Quran menekankan
pentingnya kejujuran dalam menjalankan tugas dan amanah:

‫س َو ٰ َ ه‬
٢٧ ‫َٰ ت ََٰ َوَُول ٰل َل َٰنَ َول لا ِْيَدٰ َيههٰي َٰله‬ َ ُ‫تٰ َاوٰ َز َواٰ ٰىلٰ َُتَ َخ لََٰ َنتِ َم َخ ٰىت ََٰ َوَُ َهول ٰىلا‬

10
“Dan janganlah kamu mengkhianati Allah dan Rasul-Nya, dan janganlah kamu khianati
(amanah-amanah) yang dipercayakan kepadamu, sedangkan kamu mengetahui.” (Surah Al-
Anfal: 27).

Meskipun tidak secara spesifik menyebutkan penyimpanan arsip, nilai-nilai seperti

kejujuran dan menjaga amanah dapat diterapkan dalam konteks penyimpanan informasi dan
arsip. Wahai orang-orang yang beriman! Janganlah kamu mengkhianati Allah dan Rasul dan
(juga) janganlah kamu mengkhianati amanat yang dipercayakan kepadamu, sedang kamu
mengetahui.

Hadits tentang penyimpanan arsip

Terdapat sebuah hadis yang diriwayatkan oleh Imam Muslim yang berkaitan dengan
penyimpanan arsip: “Barangsiapa yang menyalin satu ilmu, maka ia bertanggung jawab
untuk menjaganya.” (HR. Imam Ahmad).

Meskipun hadis ini tidak secara langsung berkaitan dengan penyimpanan arsip,
namun pesan yang terkandung dapat diartikan sebagai pentingnya menjaga dan merawat
ilmu, termasuk dalam hal penyimpanan arsip atau dokumen yang berisi ilmu pengetahuan. Ini
mencerminkan nilai penting dalam Islam terhadap penghargaan terhadap ilmu dan
pengetahuan.

C. Penyusunan dan Penemuan Arsip

Penyusunan arsip merupakan proses pengorganisasian, penyimpanan, dan pengelolaan
dokumen atau informasi secara sistematis agar mudah diakses dan dikelola. Langkah-langkah
detail dalam penyusunan arsip meliputi:
1. Identifikasi kebutuhan, tentukan jenis dokumen atau informasi yang perlu disimpan
berdasarkan kebutuhan organisasi atau individu.
2. Klasifikasi, kelompokkan dokumen atau informasi berdasarkan jenis, topik, atau
kategori yang relevan untuk memudahkan pengelompokan dan pencarian.
3. Penomoran, berikan nomor atau kode unik pada setiap dokumen atau berkas untuk
memudahkan identifikasi dan pelacakan.
4. Labelisasi, tandai setiap dokumen atau berkas dengan label yang jelas dan informatif,
termasuk informasi seperti judul, tanggal, dan nomor referensi.
5. Penyimpanan, tentukan metode penyimpanan yang tepat, baik itu dalam bentuk fisik
(misalnya, lemari arsip) atau digital (misalnya, sistem manajemen dokumen
elektronik).

11
 6. Pengindeksan, buat indeks atau daftar isi yang merinci konten dan lokasi setiap
dokumen atau berkas untuk memudahkan pencarian dan referensi.
7. Pemeliharaan, tetap lakukan pemeliharaan rutin, seperti pengawasan kondisi fisik
dokumen, pembaruan indeks, dan penghapusan dokumen yang sudah tidak relevan
atau kadaluwarsa.
8. Aksesibilitas, pastikan bahwa arsip dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang
berwenang sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.
9. Pengamanan, lindungi keamanan dan kerahasiaan dokumen atau informasi sensitif
dengan menerapkan langkah-langkah keamanan yang sesuai, seperti penggunaan
kunci atau kata sandi untuk dokumen digital.
10. Evaluasi, lakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem arsip untuk memastikan
efisiensi, keakuratan, dan kepatuhan terhadap peraturan atau kebijakan yang berlaku.
Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip adalah proses bagaimana arsip tersebut ditemukan sesuai
dengan kaidah sistem kearsipan yang berlaku pada saat dibutuhkan . Kemudahan dan
penemuan kembali arsip sangat penting karena setiap keputusan harus diambil dengan cepat,
tepat dan cermat agar kelancaran kegiatan perkantoran tidak terganggu. Menurut Sukoco
(2007), untuk pengelolaan sebuah arsip sehingga arsip yang tepat dapat digunakan pada
waktu yang tepat adalah: Adanya komitmen dari pihak manajemen untuk menggunakan
sistem pengarsipan yang baru, melakukan interaksi dengan pengguna sistem pengarsipan,
melakukan penyeleksian terlebih dahulu terhadap arsip atau dokumen yang akan dikelola,
selain itu mempertimbangkan penerapan RFID (radio frequency identification systems)
supaya arsip dapat dilacak secara otomatis dan dapat ditemukan dengan waktu yang relatif
singkat, Supaya arsip mudah ditemukan maka penempatan arsip atau dokumen diletakkan
pada tempat yang mudah dijangkau atau ditemukan, Melakukan evaluasi klasifikasian dan
sistem pengindekan dari sebuah sistem pengarsipan yang sedang digunakan oleh organisasi.
Sedangkan prosedur penemuan kembali arsip menurut Wursanto (2007) yaitu:
menggunakan penyimpanan arsip abjad sebagai berikut: Dengan melakukan pembacaan surat
secara cepat dan teliti guna untuk menentukan caption atau judul surat dengan cara menulis
tanda pengenal, dan menggarisbawahi sebuah arsip, setelah itu mengindeks arsip,
menentukan kode arsip tersebut, melakukan pencarian arsip pada tempat penyimpanan arsip
dan langkah terakhir yaitu memberikan arsip pada peminjam dengan menulis kartu/bon
peminjaman arsip dan menyimpannya kembali.

12
 Selanjutnya prosedur penemuan kembali arsip menggunakan sistem subjek sebagai
berikut: Dengan cara melakukan penentuan pokok masalah/inti dari sebuah arsip tersebut,
setelah itu menentukan kode dari arsip tersebut guna memudahkan dalam penemuan arsip,
apabila sudah dilakukan penentuan kode arsip langkah terakhir melakukan pengambilan arsip
pada tempat penyimpanan arsip. Prosedur penemuan kembali arsip menggunakan sistem
nomor sebagai berikut: Dengan cara meneliti kartu pinjam arsip yang telah diisi oleh
peminjam arsip untuk mengetahui ( hal surat,tanggal surat,dan asal surat atau tujuan surat),
setelah itu menentukan kode surat/arsip, dan melakukan pencarian arsip/surat pada tempat
penyimpanan arsip. Prosedur penemuan kembali berdasarkan tanggal/kronologis sebagai
berikut: Dengan cara membaca lembar/ kartu pinjam arsip, kemudian melakukan pencarian
kartu indeks, kemudian petugas melakukan pengambilan arsip. Prosedur penemuan kembali
arsip menggunakan sistem wilayah sebagai berikut: Dengan cara menentukan judul/caption
guna memudahkan dalam proses penemuan arsip, kemudian petugas mencocokkan dengan
klasifikasi wilayah, dan dilakukan pencarian arsip/surat yang dibutuhkan serta
memberikannya kepada pihak yang memerlukan sedangkan kartu/bon pinjam arsip disimpan
dalam tempat peminjaman arsip yang mudah dijangkau.
Penyusunan dan penemuan arsip adalah proses yang berkelanjutan dan memerlukan
perhatian terus-menerus untuk memastikan bahwa dokumen atau rekaman penting
terorganisir, mudah diakses, dan terlindungi dengan baik.

Ayat alquran tentang penyimpanan arsip

Dalam Al-Qur’an, tidak ada ayat yang secara langsung membahas tentang penyusunan
dan penemuan arsip dalam konteks modern seperti yang kita kenal hari ini. Namun, konsep
tentang menyimpan catatan dan informasi telah ditekankan dalam beberapa ayat yang
menekankan pentingnya ilmu pengetahuan dan penulisan. Contohnya:

ُ
٣١ ‫س ٰز ُه ِك َ ها ٰ َُل‬
َ ٰ‫س ٰز ُه ٰك َْو َٰله َخ ٰو ُٰ ٰ ََل َخ ٰو ٰوو ل َا ٰز َو ِ ٰم ِي َٰ ٰمه ٰ لٰ َُيِ ََوُِ َ ٌِه‬
َ ٰ‫ا ِنَِبَدٰ ٰىوٰو ٰخ َل ٰ ٰق َلل‬
َ ‫ِك لِاَ َْ َنتَ َخ‬
"Dan Allah mengajarkan kepada Adam nama-nama (semua) itu, kemudian Allah perlihatkan
kepada para malaikat itu lalu berfirman: 'Sebutkanlah kepada-Ku nama-nama benda-benda
ini jika kamu memang orang-orang yang benar." (Surah Al-Baqarah: 31).

Meskipun tidak secara langsung menyebutkan penyusunan arsip, ayat-ayat ini

menekankan pentingnya pengetahuan, pembelajaran, dan penulisan, yang merupakan aspek
penting dalam penyusunan dan penemuan arsip dalam konteks modern.

13
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
Pengarsipan surat adalah proses penyimpanan, pengorganisasian, dan pemeliharaan surat-
surat secara sistematis. Tujuannya adalah untuk memudahkan pencarian dan pengambilan
surat di masa mendatang serta menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi yang
terkandung dalam surat-surat tersebut. Proses pengarsipan meliputi pembuatan sistem
penomoran atau kode, penyimpanan dalam map atau wadah yang sesuai, serta pencatatan
informasi yang relevan dalam daftar atau katalog. Ini penting terutama dalam lingkungan
kantor atau institusi yang menghasilkan banyak surat dan dokumen setiap hari.
Denan pengarsipan yang baik, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mencegah
kehilangan informasi penting, dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi. Hal ini juga
membantu dalam mempertahankan sejarah komunikasi dan memfasilitasi proses audit.
Dengan demikian, pengarsipan surat merupakan praktik yang vital dalam menjaga kelancaran
operasional dan keberlanjutan bisnis.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto HM. (2001), Analisis dan Desain Sistem Informasi, CV. Andi Offset, Yogyakarta.

Martono, Boedi. 1992. Pentimpanan Berkas Dalam Manajemen kearsipan. Jakarta: Pustaka
Sinar Harapan .

Mulyono, Sularso dkk. 1985. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty.

Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Martono, Boedi. 1994. Penyusutan Dan Pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen
Kearsipan. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan.

Kantor Arsip Daerah Tingkat I Jawa Tengah. 1996. Himpunan Peraturan Kearsipan dan
Jadwal Retensi.

Wursanto, Ig. 1989. Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius.

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya :

Erlangga.

Rahmadeni Dan Syahyuman. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan vol. 1,
September 2012, Seri C. Padang.

Basir, Barthos. 2007. Manajemen Kearsipan. Bumi Aksara : Jakarta

15