MAKALAH

“ PROSEDUR PENGURUSAN SURAT ”

MATA KULIAH : MANAJEMEN PERKANTORAN

DOSEN PENGAMPU : NURDIN H. ABD. RAHMAN S,E M,M

OLEH

MAS HENDRA ( 2019.02.01.020 )

INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN MUHAMMADIYAH MAUMERE

FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU SOSIAL DAN HUMANIORA

IKIP MUHAMMADIYAH MAUMERE

2022
 KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’alamin. Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan

Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan karunianya kami dapat menyelesaikan makalah ini
tepat pada waktunya. Adapun judul dari makalah ini adalah “ PROSEDUR PENGURUSAN
SURAT ”. Makalah ini di susun untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah
MANAJEMEN PERKANTORAN dari program studi pendidikan ekonomi. Selain itu,
makalah ini bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan.

Pada kesempatan ini kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada
dosen mata kuliah yang bersangkutan yang telah memberikan tugas kepada kami. Kami juga
ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang turut membantu dalam pembuatan
makalah ini yang tidak bisa kami sebutkan satu persatu.

Penyusunan makalah ini jauh dari sempurna. Dan ini merupakan langkah yang baik
dari studi yang sesungguhnya. Oleh karena itu, keterbatasan waktu dan kemampuan kami,
maka kritik dan saran yang membangun senantiasa penyusun mengharapkan semoga makalah
ini dapat berguna bagi kami pada khususnya dan pihak lain yang berkepentingan pada
umumnya.

Maumere, 22 Oktober 2022

Penyusun

Mas Hendra
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.....................................................................................................2

DAFTAR ISI....................................................................................................................3

BAB I................................................................................................................................4

PENDAHULUAN.............................................................................................................4

1.1 Latar Belakang.................................................................................................4

1.2 Rumusan Masalah............................................................................................4

1.3 1.3 Manfaat......................................................................................................4

BAB II.................................................................................................................................5

PEMBAHASAN.................................................................................................................5

2.1 Pengertian Prosedur ..........................................................................................5

2.2 Surat Menyurat..................................................................................................5

A. Pengertian Surat............................................................................................
B. Pengertian Surat Menyurat...........................................................................
C. Fungsi Surat..................................................................................................
D. Macam-macam Surat....................................................................................

2.3 Pengurusan Surat Menyurat................................................................................

A. Pengurusaan Surat Masuk.............................................................................

B. Pengurusan Surat Keluar..............................................................................

2.4 Prosedur Pengurusan Surat.................................................................................

A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk...............................................................

B. Prosedur Pengurusan Surat Keluar................................................................

BAB III...............................................................................................................................10

PENUTUP...........................................................................................................................10

3.1 Kesimpulan........................................................................................................10
 3.2 Saran.................................................................................................................10

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak
ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan
sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan
surat menyurat yang sering disebut korespondensi. Peranan surat menyurat sangat penting
dalam suatu organisasi, baik organisasi kecil, sedang, ataupun besar. Surat berfungsi
sebagai alat informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas dan tertulis dan
harus terinci. surat sebagai alat komunikasi dapat mencapai tujuannya. Surat harus ditulis
dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, dan terang mengenai maksud
dan tujuannya (Simorangkir, 2001).
Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu
organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat
komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat
menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi. Oleh karena itu
pengelolaan atau penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan setepat-tepatnya
sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.
Dilihat dari prosedur pengurusan surat menurut Amin (2005), surat menyurat atau
korespondensi dalam organisasi pemerintah atau swasta terbagi menjadi dua kelompok
yaitu korespondensi eksternal (surat keluar) dan korespondensi internal (surat masuk). Di
dalam pengelolaan surat dapat dilakukan dengan menggunakan tiga sistem, yaitu sistem
buku agenda, lembar disposisi, dan buku register. Dalam penanganan surat setiap kantor
tidak akan mungkin sama. Hal ini dipengaruhi oleh frekuensi kegiatan atau besar kecilnya
kantor tersebut juga prosedur, tata cara dan bentuk perlengkapan yang dipergunakan.
1.2 RUMUSAN MASALAH
a) Apa Itu Pengertian Prosedur ?
b) Apa Itu Pengertian Surat ?
c) Apa Itu Pengertian Surat Menyurat ?
d) Apa Itu Fungsi Surat ?
e) Apa Itu Macam-macam Surat ?
f) Apa Itu Pengurusan Surat Masuk ?
g) Apa Itu Pengurusan Surat Keluar ?
h) Apa Itu Prosedur Pengurusan Surat Masuk ?
i) Apa Itu Prosedur Pengurusan Surat Keluar ?
1.3 MANFAAT
a) Untuk mengetahui pengertian dari Prosedur, Surat, Dan Surat Menyurat.
b) Untuk mengetahui Fungsi dari Surat.
c) Untuk mengetahui Macam-macam Surat.
d) Untuk mengetahui cara pengurusan Surat Masuk Dan Surat Keluar.
e) Untuk mengetahui Prosedur Pengurusan Surat Masuk Dn Surat Keluar.
f) Memberikan masukan dalam pelaksanaan prosedur kerja di berbagai organisasi
secara baik dan benar.
g) Dapat menambah pengetahuan dan memberikan informasi yang jelas kepada
penulis lain yang ada hubungannya dengan penulisan masalah ini.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Prosedur

Pengertian prosedur dalam Ensiklopedia Administrasi adalah sebagai berikut:
“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu
pekerjaan yang merupakan suatu kebutuhan. Misalnya prosedur pembuatan surat pada
suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan
mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat, atau
cara menakliknya yang kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur ini, pada akhirnya
akan menjadi suatu sistem.” ( Pariata Westra, S.H. dan Drs. Ibnu Syamsi, 1989 : 352).

Sedangkan dalam bukunya Ig. Wursanto ( 1991 : 20 ), pengertian prosedur

adalah :
“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam
melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya
prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian
ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip yang antara lain meliputi
: memisahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan
(assembling), mengklasifikasikan (classification), mengindeks (indexing),
mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan mem-file”.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi Ketiga ( 2007 :
899) menyatakan prosedur adalah :
a) Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan aktivitas.
b) Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu
problem.
Sedangkan menurut Moekijat dalam bukunya Ida Nuraida ( 2008 :
35 ) menyatakan prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah
urutan langkah- langkah ( atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan-
pekerjaan ), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa
yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya,
dimana melakukannya dan siapa yang melakukannya.
 Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan :

1. Metode-metode yang dibutuhkan untk menangani aktivitas-

aktivitas yang akan datang.
2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.

3. Pedoman untuk bertindak.

Menurut Moekijat (1995: 106), metode menunjukkan cara pelaksanaan

pekerjaan dari suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang
bersifat tulis-menulis oleh seorang pegawai. Dengan demikian serangkaian
metode yang disatukan akan membentuk suatu prosedur.
Moekijat juga berpendapat dalam Kamus Manajemen (1984 : 475),
Prosedur adalah “ Serangkaian daripada tugas-tugas yang saling berhubungan
yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan
pekerjaan yang harus diselesaikan”. Urutan kronologis ( waktu ) daripada
tugas- tugas ini merupakan cirri daripada setiap prosedur, biasanya suatu
prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas
harus diselesaikan. Proses-proses menggambarkan cara atau metode dengan
mana pekerjaan yang diselesaikan.
Pendapat lain dikemukakan oleh Norman H. Barish dalam buku yang
telah diterjemahkan oleh Prof. Drs. S. Pamudji, MPA. ( 1981 : 5 ),
menurutnya prosedur adalah “Instruksi-instruksi tertulis dan lisan yang
memberi sangsi legal pada suatu system. Prosedur merupakan naskah resmi
lazimnya tertulis dan dibagankan, yang menentukan dan mengambarkan
keseluruhan pekerjaan yang merupakan suatu sistem.”
Secara terperinci beberapa manfaat yang diperoleh dari analisa sistem
dan prosedur ialah :
1. Memperpendek jangka waktu pekerjaan yang dapat mempercepat
saat penyerahan;
2. Menekan barang-barang inventaris;

3. Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan beaya-

beaya dan saat penyerahan.
4. Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu.
 5. Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan
akan modal kerja tersebut.
6. Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan keputusan-
keputusan pucuk pimpinan (top management);
7. Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pekerjaan yang bertemu
pada maksud-maksud yang bersilang.
8. Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu
yang diperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan,
menggarap keluhan- keluhan dan mengambil tindakan-tindakan
disiplin. Waktu untuk membaca laporan-laporan/ keterangan-
keterangan yang tidak perlu dapat dihilangkan waktu yang
disediakan untuk memperoleh keterangan-keterangan yang
diperlukan dapat dipersingkat.
9. Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan
dan menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip
organisasi yang sehat.
10. Mengurangi beaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi, kontrol

dan fungsi-fungsi pelayanan yang di perlukan dalam perusahaan.

2.2 Surat Menyurat

A. Pengertian Surat

Berikut adalah beberapa definisi surat yang diambil dalam bukunya Ida
Nuraida (2008 : 42 ) yang dikemukakan oleh Moekijat, yaitu:
J. Wajong
Surat adalah pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa
orang yang tidak hadir.
S. Hidayat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan
atau berita sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan
pada orang lain.
Prajudi Atmosudirdjo
Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas
nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu
 dan memuat bahan komunikasi.

Sedangkan sesuai Keputusan Direksi Perum Bulog nomor : Kep-

123/DIR/04/2004, dikemukan bahwa “ Surat merupakan tulisan yang berisi
pernyataan dari penulisnya dengan tujuan menyampaikan informasi kepada
pihak lain berupa pemberitahuan, pertanyaan, permintaan, pelaporan, pemikiran,
pengesahan, dan sebagainya”.
B. Fungsi Surat
Secara umum fungsi surat telah tercantum di dalam pengertiannya yaitu sebagai
alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi,
secara khusus fungsi surat antara lain :

a) Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

b) Alat pengingat atau berpikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat
dilihat lagi bila diperlukan.
c) Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
d) Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian.
e) Dokumen historis ( sejarah ) misalnya surat-surat perubahan dan
perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratife.
f) Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.

C. Macam-macam Surat
Surat ada berbagai macam atau jenis surat, menurut :
a) Fungsinya, surat dibagi menjadi 2 macam, yaitu :
1) Surat penting yaitu merupakan dokumen yang
isinya mengandung :
— Kepentingan yang mengikat
— Pemrosesan lebih lanjut
— Informasi yang diperlukan dalam jangka waktu lama
atau bersifat permanen atau tetap.
2) Surat tidak penting, isinya bersifat :

— Tidak mengikat
— Tidak memerlukan tindak lanjut atau proses lebih lanjut
— Bersifat informasi umum
 b) Isinya, surat dibagi menjadi 3 macam, yaitu :
2) Surat resmi
Misal dari surat-surat resmi :
 Peraturan
 Keputusan
 Instruksi
 Surat Edaran
 Pengumuman
 Surat memo dan nota
3) Surat bisnis, misal dari surat bisnis :
 Surat perintah kerja
 Surat tagihan
 Surat penawaran
 Surat pembelian
 Surat izin
 Cek (cheque)
 Kuitansi
 Surat pemintaan
4) Surat pribadi, misal dari surat pribadi :
 Surat lamaran pekerjaan
 Surat permohonan yang bersifat pribadi
c) Maksud dan tujuannya surat dibagi menjadi 12 macam yaitu :
1. Surat pemberitahuan
2. Surat perjanjian
3. Surat perintah
4. Surat peringatan
5. Surat keterangan
6. Surat kuasa
7. Surat pengantar
8. Catatan
9. Laporan
 10. Risalah
11. Berita acara
12. Naskah serah terima
d) Wujudnya surat dibagi menjadi 4, yaitu :
1. Kartu pos
Kartu pos adalah surat yang dibuat di atas kartu/ kertas karton,
umumya berukuran 1,5x10 cm. Kartu pos digunakan untuk mengirim
berita yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia atau dapat dibaca
orang lain.

2. Warkat pos

Warkat pos merupakan surat terbuka dan tidak beramplop,

Wujud warkat pos berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang tertutup
merupakan isi surat dimana pada bagian luar tercantum alamat surat dan
alamat pengirimnya. Jenis surat ini cukup terjamin kerahasiaannya dan
pengirim tidak perlu menyediakan amplop serta biaya pengiriman yang
relative lebih murah.

3. E-mail
E-mail atau Electronic mail merupakan wahana untuk mengakses
informasi yang memungkinkan seorang individu mengirimkan pesannya
langsung ke individu lain dalam waktu yang cepat. Fasilitas ini
digunakan untuk berkirim surat atau berita dengan orang lain, tanpa
mengenal batas, waktu, ruang, bahkan birokrasi.
4. Faksimili
e. Jaminan dan keamanan isinya dibagi menjadi 4, yaitu :

1) Surat sangat rahasia ( SR )

Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang erat
hubungannya dengan keamanan Negara. Surat ini ditandai dengan kata
SANGAT RAHASIA.
2) Surat rahasia ( R )
Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang isinya
tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang yang dimaksud dalam surat
itu. Surat ini biasanya ditandai dengan kata RAHASIA atau R.
3) Surat Konfidensial/ terbatas ( T )
 Dokumen / data yang dianggap perlu untuk diketahui oleh Pengurus-pengurus
tertentu saja dan bila pelaksanaannya sudah berjalan maka nilai keterbatasan /
kerahasiaannya sudah tidak berlaku lagi.
4) Surat Biasa
Surat biasa adalah surat bukan rahasia dimana jika isi surat tersebut terbaca oleh
organisasi atau pejabat yang bersangkutan, misalnya surat undangan dan surat
edaran.

Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki beberapa

keunggulan dibandingkan dengan media komunikasi lainnya, antara lain :

 Dapat merekam informasi secara panjang lebar;

 Praktis (mudah);

 Dapat menyimpan rahasia

 Efektif ( informasi dapat langsung sampai ke tujuan);

 Ekonomis.

Namun, dalam surat juga terdapat beberapa hal yang bisa

menjadi kelemahan dan mengganggu proses komunikasi, yaitu :
1. Susunan surat yang ruwet;

2. Kalimat yang tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele;

3. Kata-kata dalam kalimat tidak jelas dan terpotong-potong.

4. Pemakaian istilah-istilah yang tidak tepat;

5. Tata bahasa yang tidak tepat;

6. Pengungkapan gagasan yang tidak sopan atau terlalu memuji, kasar

atau terlalu merendah;
7. Pengetikan yang ceroboh, huruf bertumpuk dan kotor.

Sehingga kelemahan-kelemahan tersebut menimbulkan akibat diantaranya :

a) Berita yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai tujuan.
b) Berita yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh penerima surat.
c) Penerima salah menafsirkan sehingga salah mengambil keputusan.
d) Berita tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau bahkan
tidak ditanggapi sama sekali.
 Surat juga mempunyai beragam model atau bentuk. Bentuk-bentuk
surat dapat dibedakan menjadi beberapa surat yaitu antara lain :
 Surat biasa
 Surat keputusan
 Surat Edaran
Adalah penjabaran dari peraturan perusahaan ( Surat Keputusan/
Instruksi) yang bersifat petunjuk pelaksanaan teknis dan
mengikat banyak orang (pegawai).
 Surat Perjanjian
Adalah surat kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masing-
masing pihak yang saling mengikatkan diri dengan membuat
perjanjian diatas kertas bermeterai cukup.

 Berita acara

Merupakan catatan yang memuat ( tentang ) suatu kegiatan.

Kegiatan tersebut berupa serah terima barang, serah terima
jabatan pekerjaan dan lain-lain. Macam-macam berita acara :
1. Berita acara penyerahan barang, merupakan bukti sah
pengalihan hak atas suatu barang dari pihak pertama kepada
pihak kedua.
2. Berita acara pelantikan/ sumpah jabatan, merupakan berita
acara pengukuhan seseorang untuk sesuatu jabatan yang
akan dipangkunya dengan kesaksian orang lain.
 Surat perintah

 Surat keterangan

Merupakan pernyataan dan keterangan dari pejabat tentang

keterangan sesuatu hal yang dinyatakan secara tertulis dan dapat
dipertanggungjawabkan. Surat keterangan ada 2 macam yaitu :
a. Surat Pernyataan merupakan pernyataan dari seseorang atau
pejabat tentang kebenaran sesuatu hal yang dinyatakan
 secara tertulis dan dapat dipertanggungjawabkan.
b. Surat Izin merupakan keterangan dari pejabat kepada
seseorang bawahan yang berisikan izin untuk melakukan
atau menjalankan sesuatu kegiatan dalam batas waktu
tertentu.
 Pengumuman

Merupakan pemberitahuan secara tertulis dari unit kerja atau

organisasi mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh
banyak orang penyampaiannya dapat dilakukan secara tertulis
maupun lisan.
 Memorandum dan Nota Intern

Surat singkat yang berisi pokok-pokok masalah untuk

pelaksanaan aktivitas rutin kantor. Surat singkat umumnya dibuat
oleh atasan kepada bawahan.

2.3 Pengurusan Surat Menyurat

Penanganan surat ( pengurusan surat ) adalah kegiatan menata surat masuk,

pengolahan atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan. Untuk surat
keluar, dimulai dari perintah membuat surat sampai surat tersebut dikirim dan
tindasannya disimpan.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Durotul Yatimah ( 2009 : 123) ,
untuk mengembangkan sistem surat menyurat yang baik dalam organisasi terdapat
tiga syarat, yaitu :
2. Harus ditegaskan siapa yang boleh menandatangani surat, mengenai
apa, dan sampai di mana mereka boleh mengikat organisasi, walaupun
hanya merupakan pernyataan belaka atau pemberian informasi.
3. Harus ada fasilitas-fasilitas korespondensi, misalnya penyediaan
stenografis, mesin dikte dan sebagainya.
4. Harus ada sistem yang menjamin dan meningkatkan mutu surat-surat
keluar karena surat adalah duta organisasi (wakil). Bila mutunya
rendah, kesan luar terhadap organisasi pun akan rendah.

Sedangkan penanganan surat menyurat yang baik adalah sebagai berikut :

 Proses penyampaian informasi dapat berjalan dengan efektif
 sehingga informasi bisa langsung sampai ke tujuan.
 Dapat memuat informasi yang semestinya disampaikan, dengan
menarik, jelas, padat, sopan dan simpatik.
 Menghindari termuatnya informasi yang tidak perlu, terlewat,
tertinggal atau lalai termuat dalam surat yang ditulis.
 Dapat segera menanggapi surat yang masuk sebagai mana
mestinya, dan terhindar dari salah menafsirkan atau salah
mengambil keputusan.
Oleh karena itu, suatu organisasi perlu mengetahui langkah-langkah
pengurusan surat secara garis besar sebagai pegangannya.
a. Pengurusan Surat Masuk
1) Penerimaan Surat
Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat, antara lain :
a. Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk
b. Memeriksa kebenaran alamatnya. Apabila salah alamat,
surat segera dikembalikan pada pengirim.
c. Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku
sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya
penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.
d. Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju ( unit
pengolah / nama pejabat).
e. Membuka surat ( kecuali surat rahasia) dan memeriksa
kelengkapannya ( bila ada lampirannya, kalau
lampirannya tidak lengkap buat catatan seperlunya ).
Saat membuka surat ada beberapa hal yang harus
diperhatikan, yaitu:
 Menjaga agar isi amplop tidak terpotong atau rusak.
 Amplop dibuka bagian tepinya agar surat tidak
rusak. Oleh karena itu, usahakan lipatan surat
tidak sampai ke tepi amplop.
 Hati-hatilah dalam mengeluarkan isi amplop,
jangan sampai sobek karena terkena lem amplop.
 Bila sobek/ rusak rekatkan kembali dengan pita
plastik tembus pandang.
  Satukan isi surat dengan sampulnya dengan
menggunakan cap (mungkin sampul masih
diperlukan).

f. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat

diterima dibalik surat atau pada sampul surat.
2) Penyortiran Surat
Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan dan
mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.
Surat-surat masuk dapat dikelompokkan menjadi dua
macam yaitu :
 Surat pribadi, yaitu semua surat yang ditulis dengan
mencantumkan nama-nama pribadi, walaupun kadang-
kadang disertai jabatan formalnya.
 Surat dinas, dapat dikelompokkan menjadi :
1. Surat rahasia atau surat tertutup, yang harus segera
disampaikan kepada pejabat yang berkepentingan
dalam keadaan masih tertutup.
2. Surat-surat dinas yang boleh dibuka dan dibaca oleh
pegawai yang bertugas untuk diproses lebih lanjut
(untuk keperluan pengarahan). ( Ig. Wursanto, 1991 :
111).
Kegiatan penyortiran surat dimaksudkan untuk :
a. Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk;
b. Mengelompokkan/ memisahkan surat masuk
untuk memudahkan penanganan surat sebagaimana
mestinya;
c. Mempermudah pengawasan.
Hal yang dilakukan dalam penyortiran surat meliputi :
a. Menggolongkan atau membagi surat ke dalam surat
pribadi dan dinas.
b. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan atau pegawai
lainnya.
c. Membagi surat dinas menjadi tiga golongan, yaitu dinas
 rutin, penting, dan rahasia.
d. Membaca dan meneliti isi surat untuk memberi saran
kepada pimpinan, apabila diberi wewenang untuk
masalah itu.
3) Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dilakukan dengan menggunakan buku
agenda atau kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai pencatat
surat, sedangkan pencatatan surat berarti mencatat surat
sesuai dengan jenis surat masuk.
4) Pengarahan Surat
Dalam menentukan arah surat, perlu adanya lembar disposisi
dari pimpinan tertinggi. Surat yang disampaikan langsung
pada pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-
masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal lain
yang ditentukan oleh pimpinan. Adapun surat yang berkenaan
dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung
kepada pengolah atau Tata Usaha. Lembar disposisi berguna
sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat
dengan menegaskan berupa instruksi atau informasi. Instruksi
diberikan terutama kepada bawahan atau staf pimpinan,
sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang
sederajat.
5) Penyimpanan Surat
Surat yang telah didistribusikan kepada pihak-pihak yang
berkepentingan, selanjutnya harus disimpan karena bila
sewaktu- waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat ditemukan
dan dibaca kembali.

Penyimpanan surat memiliki beberapa tujuan, yaitu :

e. Sebagai referensi bila organisasi memerlukan
keterangan tertentu.
f. Memberikan data/ informasi kepada pimpinan yang bisa
dijadikan dasar dalam mengambil keputusan.
g. Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya
 sebagai bukti dengan kententuan hukum.

b. Penanganan Surat Keluar

Pengiriman surat keluar dimulai dari instruksi pimpinan tentang
perlunya dibuat surat.
1) Membuat Konsep Surat
Untuk membuat konsep surat terdapat beberapa metode atau
cara yaitu,
 Berdasarkan dikte pimpinan.
 Pimpinan menyusun naskah surat secara tertulis
menyerahkan naskah tersebut kepada pegawai untuk
diketik.
 Pimpinan mencatat init surat dan menyuruh
Pegawai menyusun surat.
 Pimpinan menyerahkan sepenuhnya kepada pegawai
untuk menyusun konsep surat dan menyelesaikannya.
Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dari
pimpinan segera langsung diketik dengan bentuk tertentu.
2) Penandatanganan oleh pimpinan tertinggi
Setelah selesai pengetikan konsep surat dan sudah melalui
proses penyuntingan surat maka penandatanganan surat dapat
dilakukan oleh pimpinan.
3) Pencatatan surat
Pegawai atau pencatat surat mencatatnya dalam buku verbal
( yaitu buku untuk mencatat surat yang dikirim atau
dikeluarkan pada pengurusan surat system buku agenda ).
 4) Pengiriman dan penyimpanan.
Tahap penyimpanan surat harus dilakukan agar sewaktu-waktu
dibutuhkan surat dapat diketemukan lagi dengan mudah.
Tahap pengiriman surat merupakan bagian dari kegiatan
ekspedisi. Ekspedisi adalah kegiatan di bidang tata usaha yang
bertugas menyampaikan atau mengirimkan surat-surat. Semua
surat yang diantarkan dicatat pada sebuah buku yang
dinamakan buku ekspedisi. Buku ekspedisi selain digunakan
untuk mencatat surat- surat yang akan diantarkan juga
berfungsi sebagai tanda bukti penerimaan surat karena
dilengkapi dengan kolom tanda tangan penerima.
2.4 Prosedur Pengurusan Surat
A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Gambar 2.1. Bagan Pengurusan Surat Masuk

Loket penerimaan surat masuk

Kepala bagian TU

agendaris

Unit-unit/ bagian-bagian

Loket penerimaan surat masuk

Kepala bagian TU

Arsip surat
 Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran ( Drs. Aries Susilo )
Keterangan :
1) Penerimaan surat pada loket penerima surat masuk.
2) Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
3) Pencatatan pada buku agenda oleh agendaris.
4) Pencarian / pencocokan referensi surat lain pada kontrol agenda.
5) Penyampaian kepada unit yang bersangkutan untuk mendapatkan tanggapan.
6) Selesai ditanggapi, dikembalikan ke loket penerimaan surat.
7) Surat diteruskan kepada Kepala Bagian Tata Usaha.
8) Dikembalikan kepada kontrol agenda.
9) Penyimpanan oleh juru kontrol agenda ke file arsip pusat.
B. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Gambar 2. 2. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Konsep Surat

Kepala bagian TU

verbalis

pengetikan

Pihak berwenang

Ekspedisi

Arsip surat
 Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran ( Drs. Aries Susilo )
Keterangan :
1. Konsep surat diserahkan kepada penerima surat keluar.
2. Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
3. Penyerahan kepada verbalis.
4. Penyerahan kepada unit pusat pengetikan.
5. Selesai diketik, diberikan kepada unit pembuat konsep.
6. Setelah cocok materinya, dibubuhi paraf, lalu diteruskan kepada pejabat
yang berwenang menandatanganinya, kemudian mengembalikan lagi ke
pusat pengetikan.
7. Penerusan ke unit ekspedisi untuk pencatatan dalam buku ekspedisi dan
lain- lain hal yang berhubungan dengan surat keluar.
8. Pengiriman surat keluar dengan kurir atau lewat pos, dan satu tembusan ke
pembuat konsep.
9. Pengiriman tembusan ke unit pembuat konsep yang berkepentingan
dengan surat pengantar sebagai pengecekan bahwa surat tersebut sudah
dikirim kepada alamat surat.
10. Pengiriman kembali tembusan tersebut kepada bagian Tata Usaha.
 BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pengamatan , maka penulis dapat mengambil kesimpulan :
1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
Surat masuk yang telah diterima oleh petugas/ agendaris kemudian
disortir, dibuka, dan diteliti kebenarannya dari asal surat dan tujuannya,
lalu diagendakan kedalam buku agenda. Setelah diagendakan, surat
segera disampaikan kepada pimpinan/ Kepala Subbagian disertai baju
surat/ lembar disposisi. Setelah surat didisposisi, surat dikembalikan
kepada agendaris untuk ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi yang
terdapat dalam lembar disposisi dan agendaris harus memiliki arsip
untuk dokumen apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
Surat keluar harus dibuat dahulu konsep suratnya oleh masing- masing
bagian, kemudian konsep surat tersebut diberi paraf oleh kepala bagian
untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu, konsep surat diajukan
kepada pimpinan untuk ditandatangani sebagai penanggung jawab atas
surat tersebut. Setelah surat ditandatangani maka surat diberikan ke
agendaris untuk dicatat pada buku agenda surat keluar untuk diberi
nomor sesuai urutan keluarnya surat, distempel, lalu dimasukan ke
amplop. Pada amplop dibubuhi alamat tujuan surat kemudian
didistribusikan oleh caraka dengan mencatat pada buku ekspedisi. Tidak
lupa agendaris juga menyimpan surat keluar sebagai dokumen.
3.2 SARAN

Penulis melihat kegiatan pengurusan surat menyurat ini belum maksimal,

maka penulis menyarankan beberapa hal khususnya kepada petugas yang
menangani surat menyurat dan pada umumnya , yaitu antara lain :
1. Sebaiknya para karyawan menggunakan waktu dengan sebaik-baiknya
guna memperlancar penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing
bagian serta memaksimalkan pengurusan persuratan dengan prosedur yang
ada antara lain penguasaan dan pengetahuan tentang kegiatan mengagenda
buku, mengarahkan, mendistribusikan dan menyimpan surat secara baik.
2. Surat sebaiknya segera disampaikan kepada pimpinan dengan cepat dan
tepat agar dapat ditangani dan dilaksanakan segera oleh unit yang
berkaitan sehingga tidak terlalu banyak arsip yang menumpuk.
3. Perlu adanya komunikasi pengurusan surat masuk dan surat keluar yang
baik antara unit/ bagian sehingga tidak menimbulkan kesalahan dalam
Kegiatan prosedur pengurusan surat masuk maupun surat keluar.
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.google.com/search?
rlz=1C1UEAD_enID974ID978&lei=e5hWY_aQF8Lez7sP2uu22AY&q=pengertia
n%20surat
%20masuk&ved=2ahUKEwi2usLBgfn6AhVC73MBHdq1DWsQsKwBKAB6BAhaE
AE

https://www.google.com/search?
rlz=1C1UEAD_enID974ID978&lei=e5hWY_aQF8Lez7sP2uu22AY&q=pengertia
n%20pengurusan%20surat
%20masuk&ved=2ahUKEwi2usLBgfn6AhVC73MBHdq1DWsQsKwBKAF6BAhaE
AI

https://www.google.com/search?
rlz=1C1UEAD_enID974ID978&lei=e5hWY_aQF8Lez7sP2uu22AY&q=pengertia
n%20surat%20masuk%20menurut%20para
%20ahli&ved=2ahUKEwi2usLBgfn6AhVC73MBHdq1DWsQsKwBKAJ6BAhaEA
M

https://www.google.com/search?
rlz=1C1UEAD_enID974ID978&lei=e5hWY_aQF8Lez7sP2uu22AY&q=prosedur
%20pengurusan%20surat
%20keluar&ved=2ahUKEwi2usLBgfn6AhVC73MBHdq1DWsQsKwBKAN6BAha
EAQ

https://www.google.com/search?
rlz=1C1UEAD_enID974ID978&lei=e5hWY_aQF8Lez7sP2uu22AY&q=pengelola
an%20surat
%20keluar&ved=2ahUKEwi2usLBgfn6AhVC73MBHdq1DWsQsKwBKAR6BAhaE
AU
https://www.google.com/search?
rlz=1C1UEAD_enID974ID978&lei=e5hWY_aQF8Lez7sP2uu22AY&q=prosedur
%20pengurusan%20surat%20masuk%20dalam%20sistem%20buku%20agenda
%20adalah&ved=2ahUKEwi2usLBgfn6AhVC73MBHdq1DWsQsKwBKAV6BAha
EAY