MINI RISET

KOMUNIKASI SEBAGAI BAGIAN DARI ADMINISTRASI DI

KANTOR POS MEDAN TIMBANG DELI
Dosen Pengampu: Dra. Gartima Sitanggang, M.Si
Mata Kuliah: Ilmu Administrasi

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK 11

Tengku Dhika Vennia Marsella.P Yulistira Situmorang Yoseph F.Butar-Butar

(7223144008) (7223144005) (7224444006) (7223144015)

PROGRAM STUDI S-1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis sampaikan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
berkat, rahmat, dan anugerahnya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan
makalah yang berjudul “Komunikasi Sebagai Bagian Dari Administrasi Di Kantor Pos
Medan Timbang Deli” untuk memenuhi salah satu tugas pada mata kuliah Ilmu Administrasi
di Universitas Negeri Medan.

Dalam penyusunan makalah ini, penulis menyadari bahwa makalah ini dapat
terselesaikan berkat bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak yang terkait. Oleh karena
itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Dra.
Gartima, M.Si. selaku dosen pembimbing mata kuliah Ilmu Administrasi yang telah
membimbing penulis.

Penulis menyadari dengan sepenuh hati bahwa makalah ini masih jauh dari
kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan masukan atau saran dan kritik yang
membangun sebagai bahan materi evaluasi penulis untuk penulisan karya berikutnya. Penulis
berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak dan dapat menambah
pengetahuan kita khususnya pada bidang Ilmu Administrasi.

Medan, November 2023

Kelompok 11

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................................................ii
DAFTAR ISI.............................................................................................................................iii
BAB I.........................................................................................................................................1
PENDAHULUAN......................................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.................................................................................................................1
1.2 Identifikasi Masalah.........................................................................................................2
1.3 Rumusan Masalah............................................................................................................2
1.4 Tujuan Penulisan..............................................................................................................2
1.5 Manfaat Penulisan............................................................................................................2
BAB II........................................................................................................................................3
TINJAUAN PUSTAKA.............................................................................................................3
2.1 Landasan Teori.................................................................................................................3
BAB III.......................................................................................................................................6
METODOLOGI PENELITIAN.................................................................................................6
3.1 Subjek Penelitian..............................................................................................................6
3.2 Metode Pengumpulan Data..............................................................................................6
BAB IV.......................................................................................................................................7
PEMBAHASAN........................................................................................................................7
4.1 Hasil.................................................................................................................................7
4.2 Pembahasan....................................................................................................................10
BAB V......................................................................................................................................12
PENUTUP................................................................................................................................12
5.1 Kesimpulan.....................................................................................................................12
5.2 Saran...............................................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA...............................................................................................................13

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemampuan berkomunikasi zaman ini sudah menjadi keharusan. Komunikasi
merupakan kunci terpenting dalam membangun hubungan baik antar setiap individu.
Komunikasi yang efektif sangat bergantung pada ketrampilan seseorang dalam mengirim
maupun menerima pesan. Komunikasi memiliki peranan penting untuk menyampaikan
pikiran, perasaan dan juga pendapat seseorang. Tujuan utama komunikasi
adalah menciptakan kesepahaman antara pengirim pesan dan penerima pesan. Komunikasi
yang efektif memastikan bahwa pesan yang disampaikan dapat dipahami dengan jelas oleh
penerima.

Dalam lembaga institusi, komunikasi berperan dalam memperlancar pekerjaan

administrasi pelayanan di pemerintahan. Pelayanan publik yang diberikan oleh instansi
pemerintah (Pusat, Pemerintah Provinsi, Kabupaten, Kota, dan Kecamatan) kepada
masyarakat merupakan perwujudan fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat yang
harus diterapkan sesuai dengan prosedur komunikasi yang tepat dan benar.

Pada per otonomi daerah, fungsi pelayanan publik menjadi salah satu fokus perhatian
dalam peningkatan kinerja instansi pemerintah daerah. Pelayanan publik pada dasarnya
menyangkut aspek kehidupan yang sangat luas, mulai pelayanan dalam bentuk pengaturan
atau pun pelayanan-pelayanan lain dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat dalam
bidang pendidikan, kesehatan, utilitas dan lainnya.

Pada kesempatan ini penulis akan menyajikan hasil Mini Riset terkait “Komunikasi
Sebagai Bagian Dari Administrasi Di Kantor Pos” di Medan Timbang Deli Jl.
Sisingamangaraja KM 7.5 No.138, Timbang Deli, Kec. Medan Amplas, Kota Medan,
Sumatera Utara, 20148 guna mengetahui bagaimana kondisi dan kualitas komunikasi
pegawai maupun karyawan dalam berkolaborasi melakukan pelayanan public. Melalui
makalah ini, penulis berharap makalah ini dapat menambah wawasan pembaca dalam
memahami komunikasi yang tepat dan benar di Perusahaan/Kantor.

1
1.2 Identifikasi Masalah
1. Kondisi komunikasi pada Kantor Pos Medan Timbang Deli
2. Kualitas komunikasi Kantor Pos Medan Timbang Deli
3. Proses komunikasi dalam mendukung kolaborasi

1.3 Rumusan Masalah

1. Bagaimana kondisi komunikasi antar pegawai pada Kantor Pos Medan Timbang Deli
2. Bagaimana kualitas komunikasi pada Kantor Pos Medan Timbang Deli
3. Bagaimana proses komunikasi dalam mendukung kolaborasi pada Kantor Pos Medan
Timbang Deli

1.4 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui kondisi komunikasi antar pegawai pada Kantor Pos Medan
Timbang Deli.
2. Untuk mengetahui kualitas komunikasi pada Kantor Pos Medan Timbang Deli
3. Untuk mengetahui proses komunikasi dalam mendukung kolaborasi pada Kantor Pos
Medan Timbang Deli

1.5 Manfaat Penulisan

1. Hasil penulisan ini diharapkan dapat menambah wawasan pengetahuan dibidang ilmu
administrasi dalam memahami komunikasi sebagai bagian dari administrasi pada
salah satu instansi pemerintah.
2. Mengasah kemampuan diri penulis dalam penulisan sebuah makalah.
3. Bagi para masyarakat umum, penulisan ini diharapkan dapat menjadi bahan
acuan/pertimbangan dalam menerapkan komunikasi yang ideal dan tepat di tempat
kerja.

2
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

a) Definisi Komunikasi
Istilah komunikasi berpangkal pada istilah Bahasa Latin “communis” yang artinya
membuat kebersamaan antara dua orang atau lebih. Komunikasi juga berasal dari istilah akar
Bahasa Latin yaitu communico yaitu membagi. Istilah komunikasi menurut Kamus Besar
Bahasa Indonesia (KBBI) adalah sebuah pengiriman dan penerimaan pesan yang dilakukan
oleh dua atau lebih orang sehingga pesan itu dapat dipahami.
William Goerden (Mulyana, 2014) menjelaskan bahwa komunikasi dapat
didefinisikan sebagai transaksi dinamis yang melibatkan gagasan dan perasaan, dan menurut
Donald Byker & Loren J. Anderson bahwa komunikasi (manusia) adalah berbagi informasi
antara dua orang atau lebih. Dance mengartikan komunikasi sebagai “usaha untuk
menimbulkan respon melalui lambanglambang verbal”, ketika lambang-lambang verbal
tersebut bertindak sebagai stimuli.
Raimond S. Ross (Rahmat, 1989:4) mendefinisikan komunikasi sebagai “a transaction
process involving cognitive sorting, selecting, and sharing of symbol in a such a way as to
help another elicit from is own experiences a meaning or responses similar to that intended
by the source”
(proses transaksional yang meliputi pemisahan, pemilihan bersama lambing secara kognitif,
begitu rupa sehingga membantu orang lain untuk mengeluarkan dari pengalamannya sendiri
arti atau respons yang sama dengan yang dimaksud oleh sumber).

b) Menciptakan komunikasi yang efektif

Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan sama-sama
memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu, dalam bahasa asing
orang menyebutnya “the communication is in tune” ,yaitu kedua belah pihak yang
berkomunikasi samasama mengerti apa pesan yang disampaikan. Komunikasi efektif adalah
komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude cange) pada orang yang
terlibat dalam komunikasi. Komunikasi efektif memungkinkan seseorang dapat saling
bertukar informasi, ide, kepercayaan, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok
yang hasilnya sesuai dengan harapan.

3
 Komunikasi kita anggap sebagai hal yang otomatis terjadi begitu saja, sehingga kita
tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya dengan efektif. Kita tidak pernah dengan
secara khusus mempelajari bagaimana menulis dengan efektif, bagaimana membaca dengan
cepat dan efektif, bagaimana berbicara secara efektif, apalagi bagaimana menjadi pendengar
yang baik. Bahkan untuk yang terakhir, yaitu ketrampilan untuk mendengar tidak pernah
diajarkan atau kita pelajari dalam proses pembelajaran yang kita lakukan baik di sekolah
formal maupun pendidikan informal lainnya.
Komunikasi efektif memberikan kemudahan dalam memahami pesan yang
disampaikan antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga tercipta feedback yang baik
antara pemberi dan penerima pesan. Untuk membangun komunikasi yang efektif, setidaknya
kita harus menguasai empat keterampilan dasar dalam komunikasi, yaitu membaca-menulis
(bahasa tulisan) dan mendengar-berbicara (bahasa lisan). Begitu pentingmya, banyak orang
menghabiskan waktunya untuk melakukan, paling tidak salah satu keempat keterampilan itu.
Komunikasi efektif tejadi apabila sesuatu (pesan) yang diberitahukan komunikator dapat
diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah persepsi.
Komunikasi adalah sebuah kegiatan mentransfer sebuah informasi baik secara lisan maupun
tulisan. Namun, tidak semua orang mampu melakukan komunikasi dengan baik.

c) Unsur – Unsur Dalam Membangun Komunikasi

Komunikasi telah didefinisikan sebagai usaha penyampaian pesan antar manusia,
sehingga untuk terjadinya proses komunikasi minimal terdiri dari 3 unsur yaitu: pengirim
pesan (komunikator), penerima pesan (komunikan) dan pesan itu sendiri. Awal tahun 1960-
an, David K. Berlo membuat formula komunikasi yang lebih sederhana yang dikenal
dengan”SMCR”, yaitu: Source (pengirim), Message (pesan), Channel (saluran-media) dan
Receiver (penerima).
 Komunikator adalah Pengirim pesan (komunikator) adalah manusia berakal budi yang
berinisiatif menyampaikan pesan untuk mewujudkan motif komunikasinya. Komunikator
dapat dilihat dari jumlahnya terdiri dari: satu orang; banyak orang dalam pengertian lebih
dari satu orang;massa.
 Komunikan adalah Komunikan (penerima pesan) adalah manusia yang berakal budi,
kepada siapa pesan komunikator ditujukan. Peran antara komunikator dan komunikan
bersifat dinamis, saling bergantian. Dilihat dari jumlah komunikator dan komunikan, maka
proses komunikasi dapat terjadi 9 kemungkinan.

4
 Pesan adalah Pesan bersifat abstrak. Pesan dapat bersifat konkret maka dapat berupa suara,
mimik, gerak-gerik, bahasa lisan, dan bahasa tulisan. Pesan bersifat verbal (verbal
communication): oral (komunikasi yang dijalin secara lisan); written (komunikasi yang
dijalin secara tulisan). Pesan bersifat non verbal (non verbal communication); gestural
communication (menggunakan sandi-sandi à bidang kerahasiaan)
 Saluran komunikasi & media komunikasimerupakan alat yang digunakan untuk
memindahkan pesan dari sumber kepada penerima. Terdapat dua cara:non mediated
communication (face to face), secara langsung;dengan media.
 Efek komunikasidiartikan sebagai pengaruh yang ditimbulkan pesan komunikator dalam
diri komunikannya. Terdapat tiga tataran pengaruh dalam diri komunikan: kognitif (seseorang
menjadi tahu sesuatu);afektif (sikap seseorang terbentuk) dankonatif (tingkah laku, hal yang
membuat seseorang bertindak melakukan sesuatu).
 Umpan balik dapat dimaknai sebagai jawaban komunikan atas pesan komunikator yang
disampaikan kepadanya. Pada komunikasi yang dinamis, komunikator dan komunikan terus-
menerus saling bertukar peran.

5
 BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Subjek Penelitian

Yang menjadi subjek pada penelitian ini yaitu karyawan maupun pegawai pada
Kantor Pos Medan Timbang Deli Jl. Sisingamangaraja KM 7.5 No.138, Timbang Deli, Kec.
Medan Amplas, Kota Medan, Sumatera Utara, 20148. Subjek penelitian merupakan individu,
benda atau organisme yang dijadikan informasi yang dibutuhkan dalam pengumpulan data
penelitian. Istilah lain dari subjek penelitian lebih dikenal dengan responden, yaitu orang
yang memberi respon atau informasi yang dibutuhkan dalam pengumpulan data penelitian.
Menurut Amirin (1986) subjek penelitian adalah seseorang atau sesuatu yang mengenainya
ingin diperoleh keterangan atau orang pada latar belakang penelitian yang dimanfaatkan
untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian.

3.2 Metode Pengumpulan Data

Penulis menggunakan teknik pengumpulan data metode kuantitatif pada mini riset di
Kantor Pos Medan Timbang Deli. Teknik pengumpulan data metode kuantitatif pada
penelitian inidilakukan dengan menyebar angket kuesioner di kantor Camat Tanjung Morawa.
Menurut Sugiyono (2017:142) angket atau kuesioner merupakan teknik pengumpulan data
yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada
responden untuk dijawab.

6
 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Hasil
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan oleh penulis terhadap 15 karyawan serta
pegawai pada Kantor Pos Medan Timbang Deli Jl. Sisingamangaraja KM 7.5 No.138,
Timbang Deli, Kec. Medan Amplas, Kota Medan, Sumatera Utara, 20148. Di dapat hasil
sebagai berikut:

Tabel Data Responden

No. Nama Jabatan
1. Fitriani Pertiwi Pegawai

2. Agus Herawan Pegawai

3. Dhian Pertiwi Pegawai

4. Budi Setiawan Pegawai

5. Markus Siregar Pegawai

6. Benjamin Angkasa Karyawan

7. Siska Harun Pegawai

8. Darmono S Pegawai

9. Siti H Pegawai

10. Betty Tesalonika Pegawai

11. Bagas Kahfi Pegawai

12. Deliana T Pegawai

13. Esther Karyawan

14. Sri Dita Karyawan

15. Dio Agung Karyawan

7
8
9
4.2 Pembahasan
Selanjutnya berdasarkan data yang telah dipaparkan diatas, di dapat pembahasan:
1. Pada pernyataan 1 sebanyak 46,7% responden menyatakan Tidak Pernah menghadapi
kendala dalam melakukan komunikasi sesama pegawai. Dengan begitu komunikasi
yang terjalin dalam organisasi tersebut sudah berjalan dengan baik.
2. Pada pernyataan 2 sebanyak 46,7% responden menyatakan Tidak Pernah merasa
bahwa informasi dalam instansi disampaikan secara teratur dan jelas. Adapun
maksudnya informasi yang ingin didapat masih tergolong tidak jelas/tidak pasti.
3. Pada pernyataan 3 sebanyak 33,3% responden menyatakan Kadang-Kadang merasa
bahwa komunikasi di antara unit-unit di Instansi selalu efektif. Dengan begitu perlu
dianggap bahwa komunikasi tersebut belum dimaksimalkan dengan baik.

10
4. Pada pernyataan 4 sebanyak 40% responden menyatakan Tidak Pernah merasa bahwa
pesan yang anda sampaikan tidak dipahami. Dengan begitu cara penyampaian
informasi tersebut sudah dilakukan dengan sangat baik.
5. Pada pernyataan 5 sebanyak 40% responden menyatakan Kadang-Kadang percaya
bahwa feedback yang anda terima dari atasan/rekan kerja selalu konstruktif. Dengan
begitu bisa kita ambil makna bahwa lingkungan kerja tersebut merupakan lingkugan
kerja yang sehat.
6. Pada pernyataan 6 sebanyak 40% responden menyatakan Kadang-Kadang dan Pernah
merasa bahwa komunikasi yang tidak efektif mempengaruhi kinerja tim. Dengan
begitu pada responden sadar bahwa komunikasi yang tidak efektif mempengaruhi
kinerja tim.
7. Pada pernyataan 7 sebanyak 40% responden menyatakan Pernah mengalami kesulitan
mendapatkan informasi yang anda butuhkan dari sesama pegawai. Dengan begitu
dapat kita simpulkan bahwa media penyampaian data belum terlalu dipergunakan.
8. Pada pernyataan 8 sebanyak 33.3% responden menyatakan Tidak Pernah merasa
adanya bahwa perubahan kebijakan sering kali tidak disosialisasikan dengan baik.
Dengan begitu bahwa hubungan atasan dengan karyawan sudah terjalin dengan baik.
9. Pada pernyataan 9 sebanyak 40% responden menyatakan Kadang-Kadang yakin
bahwa komunikasi internal di instansi mendukung kolaborasi. Dengan begitu bisa kita
simpulkan bahwa responden ingin membuat hubungan lebih intim agar menjaga
lingkungan kerja yang baik.
10. Pada pernyataan 10 sebanyak 33.3% responden menyatakan Tidak Pernah mengalami
kesulitan dalam mengakses dokumen yang diperlukan untuk pekerjaan. Dengan
begitu segala informasi mengenai pekerjaan selalu ada jika diperlukan oleh setiap
karyawan.
11. Pada pernyataan 11 sebanyak 33.3% responden menyatakan Kadang-Kadang merasa
komunikasi pada instansi mendukung pencapaian tujuan dan visi. Dengan begitu
masih ada kesalahan yang perlu dievaluasi mengenai komunikasi tersebut.
12. Pada pernyataan 12 sebanyak 33.3% responden merasa bahwa perubahan dalam
kebijakan atau tugas tidak diinformasikan dengan baik. Dengan begitu komunikasi
antara atasan dengan bawahan memiliki koordinasi yang kurang.
13. Pada pernyataan 13 sebanyak 33.3% responden merasa bahwa komunikasi yang tidak
efektif mempengaruhi keputusan yang diambil. Dengan begitu kita dapat
menyimpulkan bahwa mereka sadar akan komunikasi yang baik.
11
 14. Pada penyataan 14 sebanyak 26.7% responden menyatakan Selalu, Sering, Kadang-
Kadang, mengalami ketidaksetaraan informasi antara tingkat manajerial dan non
manajerial. Dengan begitu dapat kita simpulkan bahwa pada instansi tersebut
kurangnya hak dan kewajiban dilaksanakan pada semua karyawan.
15. Pada pernyataan 15 sebanyak 40% responden menyatakan Pernah berkomunikasi
dengan baik untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas di lingkungan kerja.
Dengan begitu komunikasi yang dilakukan oleh responden tersebut sudah baik dan
dijaga dengan terstruktur.

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Komunikasi sangat penting dalam menjalanlan sebuah instansi atau organisasi. Dengan
adanya komunikasi yang baik maka keberlangsungan kegiatan pada organisasi menjadj lebih
efektif. Dapat kita simpulkan bahwa kemampuan komunikasi pada pegawai pada Kantor Pos
Medan Timbang Deli Jl. Sisingamangaraja KM 7.5 No.138 sudah diimplementasikan dengan
sangat baik. Walaupun masih ada beberapa kekurangam dan kesulitan , namun dapat
dievaluasi dengan cara musyawarah agar mendapat kesepakatan bersama

5.2 Saran

Materi yang kami sampaikan merupakan pembahasan mengenai hasil penelitian kami. Kami
memakai teknik wawancara dengan memberikan amgket agar mempermudah pekerjaan
penelitian kami. Dan kami juga memilih subjek penelitian yang tidak terlalu jauh dari tempat
tinggal kami.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Posangi, dkk. (2020). Dalam Implementasi Kebijakan Pelayanan Administrasi Kependudukan

Dilakukan Di Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Bolaang Mongondow.
Jurnal Administrasi Publik, 2(094).

Wulan Sari, A. (2016). PENTINGNYA KETRAMPILAN MENDENGAR DALAM

MENCIPTAKAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF. Jurnal EduTech, 2(1).

13
14