MAKALAH

SURAT, MEMO DAN EMAIL BISNIS

Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen Pengampu Subiyantoro, S.Sos., M.Si.

Oleh :

1. Erlina Dwi Cahyani (203101066)

2. Maryuli Yanasiroh (203101044)
3. Natasya Oktavia Widodo (203101114)
4. Septina Deni Masruroh (203101109)

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI MADIUN

MARET 2021
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum wr.wb

Bismillahirrahmanirrahim

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Mahakuasa karena telah memberikan

kesempatan pada penulis untuk menyelesaikan makalah ini. Atas rahmat dan hidayah-
Nya lah penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “Surat, Memo dan Email”
secara tepat waktu.

Makalah “Surat, Memo dan Email” ini disusun guna memenuhi tugas Bapak
Subiyono, S.Sos., M.Si. Mata Kuliah Komunikasi Bisnis di Politknik Negeri Madiun.
Selain itu, penulis juga berharap agar makalah ini dapat menambah wawasan bagi
pembaca mengenai Surat,Memo dan Email.

Penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak Subiyono,

S.Sos., M.Si.selaku Dosen Mata Kuliah Komunikasi Bisnis. Tugas yang telah diberikan
ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan terkait bidang yang ditekuni penulis.
Penulis juga mengucapkan terima kasih pada semua pihak yang telah membantu proses
penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik
dan saran yang membangun akan penulis terima demi kesempurnaan makalah ini.

Madiun, 31 Maret 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang………………………………………................................... 1

B. Rumusan Masalah……………………………………………............…...... 2

C. Tujuan Makalah…………………………....................……………………. 3

D. Manfaat Makalah………………………………………………................... 3

BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat……………………………………................................... 5

B. Unsur-Unsur Surat……………………………………............................... 7

C. Penggolongan Surat……………………………………….......................... 7

D. Bentuk – Bentuk Surat……………………………………………............. 16

E. Fungsi Surat Bisnis………………………………………………............... 21

F. Jenis – Jenis Surat………………………………………………..….......... 22

G. Memo……………………………………………………………................ 25

H. Email……………………………………………............……………......... 27

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan………………………………………………........………........ 30

B. Saran……………………………………………………….........…….......... 30

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………..........…….. 31

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sebagai makluk sosial manusia senantiasa ingin berhubungan dengan

manusialainnya. Ia ingin mengetahui lingkungan sekitarnya, bahkan ingin mengetahui
apa yang terjadi dalam dirinya. Rasa ingin tahu inilah yang mengajak manusia perlu
berkomunikasi. Di dalam hidup bermasyarakat, setiap orang dituntut untuk dapat
berinteraksi antarsesama dengan melakukan komunikasi. Banyak pakar yang menilai
bahwa komunikasi merupakan suatu kebutuhan fundamental bagi seseorang dalam
hidup bermasyarakat. Menurut Himstreet dan Baty(2000)komunikasi adalah proses
pertukaran informasi antara individumelalui suatu sistem yang biasa atau lazim baik
dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun prilaku atau tindakan. Sedangkan menurut
Scanlan dan Bernand Keys(2011), komunikasi dapat dirumuskan sebagai proses
penyampaian informasi dan pengertian seseorangkepada orang lain. Jadi dapat
disimpulkan komunikasi itu adalah proses pertukaran informasi antara seseorang
dengan orang lain dapatdisampaikan secara lisan maupun tulisan.Ada tiga fungsi dasar
yang menjadi penyebab mengapa manusia perlu berkomunikasi; Pertama adalah hasrat
manusia untuk mengontrol lingkungannya.

Melalui komunikasi manusia dapat mengetahui peluang-peluang yang ada untuk

dimanfaatkan, dipelihara, menghindar dari hal-hal yang mengancam alam sekitarnya
dan manusia dapat mengembangkan pengetahuannya. Kedua, upaya manusia untuk
dapat beradaptasi dengan lingkungannya. Proses kelanjutan dari masyarakat
sesungguhnya tergantung bagaimana masyarakat itu bisa beradaptasi dengan
lingkungannya. Ketiga, upaya untuk melakukan transfomasi warisan sosialisasi. Untuk
mempertahankan keberadaannya maka anggota masyarakatnya melakukan pertukaran
nilai, perilaku dan peranan. Ketiga fungsi ini menjadi patokan dasar bagi setiap individu
dalam berhubugan dengan sesama anggota masyarakat.Komunikasi berdasarkan
efektifitasnya terbagi menjadi dua, yaitu : komunikasi eksternal dan internal.
Komunikasi eksternal itu sendiri dalam bentuk formal adalah komunikasi dengan pihak
luar perusahaan yang direncanakan dapat berupa surat, laporan, memo, pidato,email dan

1
website, sedangkan dalam bentuk informal adalah komunikasi yang tidak resmi berupa
percakapan tatap muka maupun melalui telepon. Komunikasi internal dalam bentuk
formal adalah komunikasi antar individu dalam organisasi yang direncanakan berbentuk
surat, laporan, memo, dan email dengan mengikuti komando perusahaan, sedangkan
dalam bentuk informal adalah komunikasi yang tidak direncanakan antar karyawan,
baik melalui email, percakapan tatap muka, dan percakapan melalui telephone yang
tidak mengikuti rantai sebuah perusahaan sangat diperlukannya komunikasi, terutama
pada perusahaan.

Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan dan memo memberikan

manfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung mencapai
tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati-hati,
perhatian, dan jelas. Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh
pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya
tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis,
berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan
kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.
Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan
bagi komunikator. Agar terwujudnya komunikasi efektif dari berbagai pesan-pesan
bisnis. Maka sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun karena
dengan terciptanya komunikasi, maka akan terciptanya hubungan yang akrab antara
komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan
terwujud.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalahan diatas, rumusan masalah dalam penulisan

makalah ini sebagai berikut :

1. Bagaimanakah pengertian surat, memo dan email ?

2. Apakah hal-hal yang harus ada dalam surat, memo dan email ?
3. Apakah manfaat surat, memo dan email tersebut ?

2
C. Tujuan Penulisan

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka tujuannya sebagai berikut :

1. Untuk mengeteahui lebih dalam mengenai pengertin dari Surat, Memo dan
Email.
2. Untuk mengetahui mengenai apapun yang penting dalam pembuatan Surat,
Email dan Memo itu sendiri
3. Untuk memberikan manfaat apa saja dalam alat komunikasi secara lisan baik itu
Surat, Email atau memo

D. Manfaat Penulisan

Adapun manfaat yang diperoleh dari penulisan makalah ini adalah sebagai
berikut :

1. Manfaat Teoritis
Melalui makalah ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang
positif dalam perkembangan perusahaan saat ini serta menambah wawasan
mengenai stuktur, jenis dan manfaat dalam surat, memo serta email dalam
perkembangan bisnis di Indonesia.
2. Manfaat Kebijakan

Hasil dari makalah ini diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan dalam
pengambilan keputusan mengenai pembuatan Surat, Memo dan Email yang
benar.

3. Manfaat Praktis
• Bagi pendidikan diharapkan hasil makalah ini mampu menambah
wawasan serta bentuk dukungan tidak langsung yang diberikan penulis
untuk komunikasi secara lisan.
• Bagi lembaga Perusahaan diharapkan dapat memberikan informasi
tentang perkembangan teknologi komunikasi secara lisan.
• Bagi Peserta Didik diharapkan dapat memberikan hal yang postif serta
menumbuhkan kembali akan kegiatan komunikasi secara lisan ini bahwa
bentuk komunikasi secara lisan ini juga penting.

3
4. Manfaat sosial

Hasil makalah ini diharapkan mampu menjadi penyalur aspirasi

masyarakat menjadi bahan pendukung atau tambahan referensi bagi penulis
makalah lain untuk lebih dalam menangani kasus ini.

4
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat

Surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk dapat menyampaikan informasi
tertulis oleh kepada suatu pihak kepada pihak lain. Surat merupakan salah satu sarana
komunikasi tertulis untuk dapat menyampaikan sebuah informasi dari satu pihak (orang,
instansi, atau juga oraganisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau juga organisasi).
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat itu artinya kertas yang bertulis
atau juga secarik kertas sebagai tanda atau juga sebuah keterangan, sesuatu yang ditulis.
Jadi, surat itu merupakan salah saatu alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari
satu pihak kepada pihak lain, baik itu atas nama pribadi ataupun atas nama sebuaah
organisasi atau perusahaan. Sebuah surat tersebut dibuat dan dikirimkan dengan tujuan
supayasi penerima surat mengerti maksud si pembuat surat.

Surat tersebut berisi sebuah informasi, yang Informasi dari sebuah surat itu dapat
berupa sebagai berikut:

1. Laporan
2. Pemberitahuan
3. Pernyataan
4. Permintaan/ permohonan
5. Perintah

Pengertian surat menurut para ahli

Terdapat juga beberapa pendapat para ahli yang menyatakan mengenai pengertian
surat. Dibawah ini merupakan pengertian surat yang dikemukakan oleh beberapa para
ahli, diantaranya :

5
 • Surat menurut Pratama (1997:1)

Surat merupakansebuah alat atau sarana yang difungsikan untuk mengambil

informasi juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang
lainnya, baik itu dilakukan atasa nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu
instansi perusahaan ataupun juga sebuah organisasi.

• Surat menurut YS. Mario (2000:15).

Surat merupakan suatu alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk
dapat menyampaikan suatu informasi ataupun juga pernyataan dengan secara tertulis
dari pihak satu ke pihak lain.

• Surat menurut Yose Rizal (2003:2)

Surat merupakan alat yang digunakan untuk dappat menyampaikan maksud dengan
secara tertulis atau sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.

• Surat menurut Agus Sugiarto (2005:2)

Surat merupakan sebuah dengan sarana komunikasi yang dipakai untuk dapat
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Dengan kata lain,
surat tersebut merupakan alat komunikasi tertulis untuk dapata menyampaikan sebuah
pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas,
penggunaan bentuk/ model, pemakaian notasi serta juga kode, penggunaan bahasa yang
kas dan juga pencantuman tanda tangan.

B. Unsur-Unsur Sura

1. Pengirim surat

Unsur yang sangat penting karena surat harus mengetahui siapa pengirimnya
untuk memudahkan dalam mengidentifikasi asal surat tersebut.

2. Penerima surat

6
 unsur kedua ini juga menjadi unsur pokok karena tidak mungkin surat dibuat tanpa
mengetahui untuk siapa surat tersebut dibuat.

3. Isi pesan

Unsur ini juga menjadi unsur pokok karena pesan tidak dapat disampaikan bila
tidak memiliki isi pesan didalamnya. Penerima pesan juga tidak dapat mengetahui
maksud dan tujuan dari pengiriman pesan tersebut.

4. Saluran

Saluran yang dimaksud adalah media penyaluran atau penyampaian yang

dijadikan sebagai proses pendistribusian dari surat tersebut.

Korespondensi surat juga harus memiliki unsur-unsur pembuatan tersebut, agar

surat yang dibuat dapat tersampaikan dengan baik dan maksimal. Pada korespondensi
juga memiliki jenis korespondensi bisnis dimana jenis surat ini tidak dapat dipisahkan
dari suatu bentuk kerjasama pada perusahaan. Korespondensi bisnis ini juga
menyampaikan proses ekonomi yang terlibat di dalam suatu perusahaan tersebut.

C. Penggolongan Surat

Surat ini memiliki dua jenis yakni Surat Pribadi serta juga Surat Resmi, Untuk dapat
memahami perbedaanya dibawah ini merupakan ciri dan karakteristiknya.

Secara umum jika dilihat dari segi bentuk, isi dan bahasanya surat digolongkan menjadi
3 jenis yaitu:

1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga

Apabila dilihatnya itu dengan berdasarkan pemakaiannya, surat tersebut dibagi menjadi 3
jenis yaitu:

1. Surat pribadi

7
 2. Surat resmi
3. Surat dinas.

Namun surat juga memiliki berbagai macam lagi penggolongan nya antara lain :

a. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya

1) Surat Bersampul
2) Karu Pos
3) Warkat Pos
4) Telegram/ teleks
5) Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk komunikasi tertulis
dilingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan sifatnya informal
6) Surat Tanda Bukti

PembahasanPenggolongan Surat Menurut Wujudnya ialah :

1. Surat bersampul

Surat bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat berserta
sampul/amplopnya. Isi surat bersampul boleh terdiri atas beberapa lembar kertas dengan
berat maksimum tertentu sesuai dengan peraturan kantor pos. Bila berat sudah melebihi
batas yang ditetapkan, perangkonya harus ditambah sesuai dengan daftar biaya yang
telah ditentukan.

2.Kartu pos
Kartu pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan
kantor pos. Ada juga yang berukuran lebih besar, antara lain 15 cm x 20 cm yang
dikeluarkan perusahaan swasta. Mengingat ukurannya yang terbatas, kartu pos hanya
berisi berita singkat. Kartu pos laim dikirim tanpa amplop karena isinya tidak rahasia.

3.Warkat pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.
Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bila dilipat akan membentuk
amplop. Ke dalam amplop warkat pos yang sekaligus merupakan lembaran isi surat

8
tidak boleh dimasukkan benda apa pun.

4. Telegram dan teleks

Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram yang berarti tanda yang
tercetak. Jadi telegram adalah tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh. Kata telex
sebenarnya merupakan singkatan dari telegrafer exchange yang berarti pertukaran berita
yang tercetak dari jarak jauh. Pesawat teleks juga disebut teletypewriter atau teleprinter
yang bermakna pengetik atau pencetak jarak jauh.

5. Memo dan nota

Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi.
Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk
antarpejabat dalam suatu kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran
setengah folio atauu setengah kuarto

6. Surat tanda bukti

Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai
sebagai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan
keabsahan suatu hal. Wujudnya sangat beragam. Contoh: surat faktur, kuitansi, dan
tanda terima.

b. Penggolongan Surat Berdasarkan Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya surat sanggup dikelompokkan menjadi empat jenis, yaitu

1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat bisnis dan
4. Surat sosial.

Pembasan Surat Menurut Pemakaiannya

9
1.Surat Pribadi
Surat langsung (personal letters) adalah surat yang dibentuk oleh seseorang
yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.
Karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak mempunyai format penulisan yang
baku dan cendrung bersifat informal.Penulisan surat langsung tentu saja sangat
tergantung pada kemampuan seseorang dalam mengekspresikan buah pikiran, wangsit
ataupun gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain.

Surat-surat langsung ini timbul dalam problem hidup sehari-hari dan terjadi
dalam komunikasi antara keluarga, antra teman, antar sejawat. Salah satu teladan surat
langsung ialah surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat
belasungkawa, surat ucapan terimakasih, dan sejenisnya.

2.Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya berkaitan
dengan kepentingan kiprah dan acara dinas instansi pemerintah. Karena berkaitan
dengan acara dinas dan bersifat formal, maka surat dinas mempunyai format penulisan
baku yang sanggup dipakai dalam acara korespondensi instansi tertentu.

Surat dinas juga merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat
penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi, ibarat penyampaian isu
tertulisyang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari
suatu instansi kepada instansi lainnya dan dari instansi kepada karyawan dan
sebaliknya.Termasuk dalam kategori surat dinas ialah surat undangan dinas, surat
pengumuman, surat edaran, surat pengatar, surat tugas, surat nota, surat instruksi, surat
kuasa, surat perjalanan dinas, surat memo, dan surat keputusan.

3.Surat Bisnis

Surat bisnis (bussines letters), sering disebut surat niaga, merupakan surat yang
dipakai orang atau tubuh yang menyelenggarakan acara perjuangan bisnis, ibarat bidang
perjuangan produksi (perusahaan percetakan), perdagangan (toko buku), dan perjuangan
jasa (perusahaan asuransi, jasa konsultan dll).Termasuk dalam kategori surat bisnis
ialah surat pemberitahuan, surat penawaran, surat pemesanan, surat undangan informasi,
surat penawaran produk, surat pengiriman produk, surat penagihan, surat pembayaran,

10
 surat penolakan kerja, surat penerimaan kerja, surat perintah kerja, surat perjanjian jual-
beli, dan surat pengaduan.

Surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis alasannya ialah
korelasi dengan pihak luar organisasi/ perusahaan dilakukan melalui korespondensi atau
surat menyurat. Oleh alasannya ialah itu, surat bisnis harus dibentuk dengan sebaik-
baiknya, terang dan menarik perhatian pembaca, memakai bahasa yang sederhana
(mudah dipahami), serta perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang
mempunyai keahlian dalam bidan korespondensi.

4.Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang dipakai oleh organisasi atau
lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk banyak sekali kepentingan sosial bagi
masyarakat pada umumnya. Termasuk dalam forum sosial ibarat Lembaga Yayasan
Anak Yatim-Piatu, Badan Amil Zakat Nasional, Dompet Duafa, dan lain sebagainya
yang bergerak dalam bidang sosial.Contoh surat sosial ialah surat pemberitahuan
kepada instansi terkait, surat permohonan batuan dana kepada masyarakat, surat
terimakasih kepada donatur, surat undangan menghadiri peringatan, dan lain
sebagainya.

c. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

1) Surat pribadi
• Surat pribadi kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan
2) Surat resmi
Surat resmi dibagi kembali menjadi 3 :
• Surat dinas, surat yang isinya menyangkut kedinasan
• Surat niaga atau surat bisnis adalah surat yang memuat persoalan niaga dan
dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.
• Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi mayarakat

Pembahasan Penggolongan Surat Menurut Sifatnya :

3. Surat Pribadi

11
 Surat pribadi merupakan sebuah surat yang digunakan untuk kepentingan
pribadi contohnya untuk dapat berhubungan dengan teman serta jugakeluarga. Jenis
surat tersebut sudah jarang digunakan di era modern seperti sekarang ini karena sudah
beralih kepada SMS,Social media, Email dan lain sebagainya.

Ciri-ciri Surat Pribadi

1. Tidak menggunakan kop surat

2. Tidak menggunakan nomor surat
3. Salam pembuka serta juga penutupnya lebih bervariasi
4. Biasanya bahasa yang digunakan itu tidak formal terserah sesuai dengan
keinginan si penulis.
5. Format surat bebas juga bebas, tidak memiliki pakem-pakem tertentu.

4. Surat Resmi
Surat Resmi merupakan sebuah surat yang digunakan untuk keperluan atau
kepentingan resmi, baik itu perseorangan, instansi, atuapun juga organisasi;
contohnya seperti undangan, surat edaran, serta juga surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi :

Surat Resmi ini memiliki ciri-ciri diantaranya sebagai berikut :

1. Menggunakan kop surat

2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang umum
4. Menggunakan bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Memiliki format baku.

• Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan tugas serta juga
kegiatan/aktivitas dinas instansi. Surat ini adalah sarana komunikasi kedinasan yang
penting didalam pengelolaan administrasi suatu instansi. Fungsi surat dinas ialah
sebagai dokumen bukti tertulis, ialah sebagai arsip, alat pengigat, pedoman kerja

12
 didalam bentuk surat keputusan serta juga intruksi, sebagai bukti sejarah atas
perkembangan instansi. Ciri-ciri dari surat dinas ialah sebagai berikut ini:

1. Ada sebuah kop surat dari lembaga atau juga instansi yang bersangkutan.
2. Terdapat nomor surat, lampiran serta juga perihal.
3. Salam pembuka dan juga penutup yang digunakan baku.
4. Menggunakan ragam resmi atau bahasa baku.
5. Menggunakan stempel atau cap dari instansi atau juga kantor yang membuat
surat.
6. Menggunakan format surat tertentu.

• Surat Sosial

Surat Sosial adalah surat yang biasa dibuat ketika seseorang atau instansi ingin
mempererat hubungan diantara keduanya. Atau dengan kata lain untuk mempererat
hubungan antara keduanya baik dalam kerjasama ataupun silahturahmi ( hubungan
bermasyarakat ).
Surat Sosial menurut penempatannya terbagi menjadi dua pengertian:

a. Surat sosial dalam aktivitas bisnis.

Surat sosial adalah surat yang lahir dalam aktivitas bisnis maupun kedinasan
yang isinya tidak berkaitan langsung dengan urusan bisnis. Surat sosial berfungsi
membangun citra nama baik antar sesama partner.

b. Surat sosial dalam lingkup masyarakat umum atau luas.

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang,
organisasi, atau instansi tertentu yang, biasanya, berisi berbagai masalah sosial. yang
bertujuan untuk mendapatkan harapan sesuai isi surat tersebut. Misalnya, permintaan
sumbangan dan permintaan pada warga untuk bekerja bakti.

Adapun contoh surat-surat dari surat sosial itu sendiri:

1. Surat sosial dalam aktivitas bisnis.

13
 • Surat Ucapan Terima Kasih
• Surat Ucapan Bela Sungkawa

2. Surat sosial dalam lingkup masyarakat umum atau luas.

• Surat Undangan Rapat

• Surat Permintaan Sumbangan
• Surat Undangan Menghadiri Acara.

Hal-Hal yang harus diperhatikan baik dari bentuk surat itu sendiri maupun kata-kata
dalam isi surat tersebut.

Antara lain :

1. Nama Penerima

Perlu diperhatikan gelar penerima surat bila ada.

• Kata sapaan contoh: Bapak…. , Ibu …. ,dsb

2. Perihal Surat
• Tujuan surat harus jelas
Pengirim Surat
• Surat ditujukan pada penerima mewakilkan perorang atau suatu intansi atau
perusahaan.
Isi Surat
• Penggunaan EYD dan bahasa formal yang mewakilkan semua keinginan dan
harapan pengirim,
Legalitas Surat
• Bila surat ditujukan untuk mewakilkan suatu instansi atau perusahaan.

• Surat niaga
Surat niaga merupakan surat yang digunakan oleh orang atau juga badan yang
menyelenggarakan kegiatan atau aktivitas usaha niaga, seperti contohnya industri,
usaha perdagangan serta juga jasa. Surat tersebut berguna sekali dalam menjalin

14
 hubungan dengan pihak luar sehingga harus dirangkai atau harus disusun dengan
secara baik. Surat niaga tersebut terdiri dari surat jual beli, surat perdagangan, serta
juga kuitansi. Surat niaga ini juga terbagi menjadi surat niaga internal dan juga surat
niaga eksternal. Dibawah ini macam-macam surat niaga ialah sebagai berikut :

1. Surat penawaran
2. Surat pesanan
3. Surat pembayaran barang
4. Surat pengiriman
5. Surat pengaduan
6. Surat penagihan dan lain-lain.

• Surat dinas

Surat dinas merupakan surat yang digunakan untuk kepentingan tugas serta juga
kegiatan/aktivitas dinas instansi. Surat ini adalah sarana komunikasi kedinasan yang
penting didalam pengelolaan administrasi suatu instansi. Fungsi surat dinas ialah
sebagai dokumen bukti tertulis, ialah sebagai arsip, alat pengigat, pedoman kerja
didalam bentuk surat keputusan serta juga intruksi, sebagai bukti sejarah atas
perkembangan instansi. Ciri-ciri dari surat dinas ialah sebagai berikut ini:

• Ada sebuah kop surat dari lembaga atau juga instansi yang bersangkutan.
• Terdapat nomor surat, lampiran serta juga perihal.
• Salam pembuka dan juga penutup yang digunakan baku.
• Menggunakan ragam resmi atau bahasa baku.
• Menggunakan stempel atau cap dari instansi atau juga kantor yang membuat
surat.
• Menggunakan format surat tertentu.

d. Penggolongan Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya :

1) Surat sangat segera

Surat yang perlu secepatnya diketahui oleh si penerima atau
dijawab/diselesaikan, oleh karena itu “Surat sangat segera” memerlukan cara

15
 penyelesaian dan pengiriman yang sesingkat-singkatnya, sehingga didahulukan dari
pada surat-surat yang lain.
2) Surat segera
Surat yang berisi tentang informasi yang memerlukanjawaban atau penyelesaian
yang segera namun tidak secepat surat yang bersifat sangat segera.
3) Surat biasa
Surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian yang secepatnya
tetapi perlu diselesaikan urutan kedatangannya.

D. Bentuk-Bentuk Surat

1. Full Block Styleatau Bentuk Lurus Penuh

Bentuk surat seperti ini merupakan struktur yang paling sering dipakai, dalam
prakteknya penyusunan surat ini dimulai pada bagian kiri hingga semua komponen yang
ada di dalam surat.

Ukuran bentuk surat full block style biasanya, margin kanan 80 (elite) dan kiri 20 atau
bisa juga margin kanan 75 (pica) dan kiri 15.

1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Alamat.
5. Hal atau Kepentingan.
6. Salam Pembuka.
7. Isi Surat.
8. Salam Penutup.
9. Nama Lembaga yang membuat atau mengirim surat.
10. Nama tanda tangan.
11. Jabatan tanda tangan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Keterangan atau nama Inisial pembuat surat dan pencatat.

16
2. Block Style atau Bentuk Lurus

Bentuk surat jenis ini hampir mirip dengan full block style.

Bedanya hanya ada di bagian posisi tanggal, yang mana salam penutup serta letak tanda
tangan ini ditempatkan di sebelah kanan surat.

Dan biasanya surat ini digunakan oleh suatu birokrasi untuk berkomunikasi dengan alat
surat ini.

Adapun struktur dari bentuk surat Block style yaitu:

1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Alamat Tujuan.
5. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6. Salam Pembuka.
7. Isi Surat.
8. Salam Penutup.
9. Nama Lembaga yang membuat atau mengeluarkan surat ini.
10. Nama dan Tanda tangan.
11. Jabatan Tanda tangan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Keterangan atau nama Inisial pembuat surat dan pencatat.

3. Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

Model surat setengah lurus itu hampir sama dengan model atau bentuk lurus,
perbedannya hanya ada pada posisi saat penyusunan isi surat, dan juga
dibagian alinea baru lebih masuk ke bagian dalam atau masuk satu tab.

Struktur dalam bentuk surat Block style seperti ini:

17
 1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Alamat Tujuan.
5. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6. Salam Pembuka.
7. Isi Surat.
8. Salam Penutup.
9. Nama Lembaga.
10. Nama dan Tanda Tangan terkait.
11. Jabatan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Nama atau keterangan Inisial Penulis.

4. Indent Style atau Bentuk Lekuk

Bentuk surat jenis indent style juga hampir sama dengan block style.Cuman
dalam penyusunan indent style ini pada penempatan alamat tujuan itu diawali dari
sebelah kiri.Untuk susunan yang kedua masuk lima spasi dari awal baris, sedangkan
untuk baris berikutnya masuk lagi lima spasi dari baris kedua, demikian seterusnya.Dan
untuk isi suratnya disusun dengan cara diketik dari sebelah kiri dan setiap awalan alinea
disertai lima spasi.

Jika Anda masih bingung lihatlah contoh susunan surat berikut ini.

1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Alamat Tujuan.
5. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6. Salam Pembuka.
7. Isi Surat.
8. Salam Penutup.

18
 9. Nama Lembaga.
10. Nama Tanda tangan.
11. Jabatan.
12. Lampiran.
13. Tembusan.
14. Inisial Penulis.

5. Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung

Bentuk surat Indent style sangat mirip dengan block style, surat jenis ini
bentuknya agak sedikit menggantung pada sisi pengetikan awal alinea dan alamat
diawali pada sisi kiri.Untuk baris alinea berikutnya juga sedikit lebih masuk kedalam.

Untuk lebih jelasnya, Anda bisa lihat contoh susunan berikut ini.

1. Nomor Surat.
2. Tanggal Surat.
3. Alamat Tujuan.
4. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
5. Salam Pembuka.
6. Isi Surat.
7. Salam Penutup.
8. Nama Organisasi atau instansi.
9. Nama Penandatangan.
10. Jabatan.
11. Lampiran.
12. Tembusan.
13. Inisial Penulis.

6. Official Style atau Bentuk Resmi

Bentuk surat jenis Official style dapat di kategorikan menjadi dua yaitu baru dan
lama, gagasan tersebut merupakan hasil analisa dari Pusat studi
Bahasa Depdikbud.Untuk kategori yang lama, alamat serta perihalnya berada di dalam

19
 dan sejajar, sementara tempat masuk ke lima spasi menggunakan underline.Untuk
konten utamanya masuk lima spasi dan lokasi tanda tangannya terletak di posisi
kanan.Di kategori yang baru, alamat penyampain dan konten utama surat posisinya itu
berada di bawah dan sejajar dengan awalan nomor, lampiran dan juga perihal.

Dan cara pengetikan salam akhir, jabatan, penandatanganan serta nomor induk itu
diawali di tengah kertas. Bentuk jenis ini adalah yang sering kali dipakai oleh sebagaian
basar lembaga birokrasi sebagai penyusunan surat dinas.Untuk jenis surat resmi seperti
ini, susunan proses pengetikannya pada bagian alamat itu diletakkan di sebelah kanan,
sementara di sebelah kiri diketik seperti perihal, lampiran serta nomor.Selanjunya,
bagaimana tipsnya untuk membuat surat resmi agar lebih fungsional dan rapi, ini dia
strukturnya:

1. Kepala Surat.
2. Nomor Surat.
3. Tanggal Surat.
4. Lampiran.
5. Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6. Alamat tujuan.
7. Salam pembuka.
8. Isi surat.
9. Salam penutup.
10. Jabatan Tanda tangan.
11. Nama penanda tangan.
12. NIP atau NIK atau RRP.
13. Tembusan.
14. Inisial penulis.

E. Fungsi Surat Bisnis

Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis atau surat niaga memiliki fungsi
sebagai berikut:

20
 1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam
kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-
pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Karena surat bisnis dapat
berfungsi sebagai wakil dari pengirim surat, maka pengirim surat biasanya perlu
memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya
objektif, sistematis, sederhana, dan mudah dipahami serta jelas.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, seperti
buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis,
misalnya surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru,
surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan,
dan surat pengaduan (klaim).
3. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian jual-beli, surat perintah kerja, surat
kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang
dapat dipakai sebagai alat bukti tertulis, seseorang dapat melakukan pengecekan
atas berbagai kegiatan bisnis yang telah dilakukan pada masa lalu, sehingga
dapat dipakai sebagai bahan untuk memprediksi kegiatan bisnis masa depan.
4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan ketika
dibutuhkan dapat dilihat atau dicek kembali untuk mengingat berbagai kegiatan
yang telah dilakukan dimasa lalu atau sebelumnya.
5. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat
kepailitan usaha, surat penggabungan usaha (merger). Surat-surat bisnis tersebut
menjadi catatan yang sangat berharga sebagai bukti historis dalam dunia bisnis.
6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja).
Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam
melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
7. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangannya, surat bisnis dapat
digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk
produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perorangan maupun
instansi/perusahaan. Misalnya surat perkenalan perusahaan, surat penawaran
produk, dan surat pemberitahuan.

F. Jenis-Jenis Surat Bisnis

21
1. Contoh Surat Bisnis Permintaan Penawaran
Surat penawaran merupakan surat yang digunakan oleh calon pembeli
kepada penjual yang isinya adalah permintaan untuk mengirimkan surat
penawaran kepada mereka atas suatu produk yang ingin dibeli. Dalam surat
penawaran, anda juga bisa meminta beberapa informasi mengenai barang yang
ingin anda beli beserta tata cara pembayaran yang diterima oleh perusahaan
tersebut.
2. Contoh Surat Bisnis Penawaran
Surat penawaran merupakan salah satu contoh surat resmi yang
digunakan satu perusahaan dengan isi dan tujuan untuk menawarkan barang
ataupun produk kepada perusahaan lain. Surat penawaran ini ditujukan untuk
menarik minat konsumen dalam membeli produk atau barang yang ditawarkan.
3. Contoh Surat Bisnis Pesanan
Surat pesanan merupakan surat yang dikirim oleh perusahaan yang ingin
membeli barang atau produk tertentu kepada penjual. Dalam hal ini, surat
pesanan tentu akan diisi dengan informasi mengenai nama barang dan jumlah
barang yang hendak dibeli. Jika perusahaan anda ingin membeli barang, maka
bisa mengirimkan surat pesanan kepada perusahaan lain yang menjual barang
kebutuhan anda.
4. Contoh Surat Bisnis Penagihan
Surat penagihan merupakan surat yang diterbitkan oleh penjual untuk
pembeli untuk menagih pembayaran atas barang yang dibeli karena telah
melewati batas tempo pembayaran yang telah disepakati terlebih dahulu. Hal ini
memang mungkin saja terjadi, dimana pelanggan tidak bisa membayar sesuai
dengan waktu yang telah disepakati.
5. Contoh Surat Bisnis Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan contoh surat yang
digunakan untuk memberitahukan kepada pembeli kalau barang yang dipesan
sudah dikirimkan melalui pengangkutan tertentu yang sudah disepakati
sebelumnya. Hal ini termasuk sangat penting, untuk meyakinkan pembeli kalau
anda sangat respon dan memproses pesanan mereka dengan cepat.
6. Contoh Surat Bisnis Klaim Barang

22
 Surat klaim atau surat pengaduan barang merupakan contoh surat yang
biasanya digunakan untuk memberitahukan sesuatu hal yang menyangkut
ketidakpuasan dari pembeli kepada penjual barang. Dalam hal ini, mungkin saja
barang yang diterima kurang sesuai dengan barang yang dipesan ataupun karena
ada beberapa kerusakan pada barang yang diterima.
7. Contoh Surat Bisnis Perkenalan Barang
Surat perkenalan produk merupakan surat yang digunakan untuk
memperkenalkan produk atau barang baru kepada pihak lain ataupun perusahaan
lain. Tujuan dari surat ini adalah agar barang baru tersebut lebih cepat dikenal
oleh pihak lain dan menarik minat beli dari mereka.
8. Contoh Surat Bisnis Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan merupakan contoh surat yang digunakan untuk
mengonfirmasi atau memperjelas pesanan barang dari orang lain ataupun
perusahaan lain. Pesanan yang dimaksud merupakan barang yang dipesan
melalui surat pesanan ataupun melalui via telepon.
9. Contoh Surat Bisnis Penolakan Pesanan
Jika menerima pesanan barang dari perusahaan lain, maka sudah
seharunya adan menanggapi pesanan tersebut dan segera mengirimkan barang
yang dipesan. Namun jika anda memiliki kendala, seperti sedang kehabisan stok
barang yang dipesan, maka anda bisa mengirimkan surat penolakan pesanan.
10. Surat Pengaduan/Komplain
Surat pengaduan dibuat oleh pembeli karena produk yang didapat
mengalami cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
11. Contoh Surat Bisnis Jawaban Pengaduan
Saat perusahaan anda mengirimkan barang kepada perusahaan lain dan
ternyata terdapat beberapa barang yang mengalami kerusakan ataupun tidak
sesuai dengan pesanan mereka, maka kemungkinan besar mereka akan
mengadukan hal tersebut kepada anda. Untuk itu, anda bisa segera membalas
surat mereka dengan surat jawaban pengaduan.
12. Contoh Surat Bisnis Pengiriman Bukti Pembayaran
Untuk memberitahukan kalau anda sudah melakukan pembayaran atas
barang yang sudah anda beli, maka tentu anda harus segera mengirimkan surat

23
 kepada penjual. Selain itu, anda bisa melampirkan bukti pembayaran yang telah
anda lakukan, agar anda memiliki bukti yang kuat atas pembayaran tersebut.
13. Contoh Surat Bisnis Penangguhan Pembayaran
Ketika membeli barang secara kredit, tentu akan ada kesepakatan
bersama mengenai batas waktu untuk pembayaran barang tersebut. Namun jika
anda dan perusahaan anda tidak bisa membayar tagihan sesuai waktu yang sudah
ditentukan, maka anda bisa mengirimkan surat penangguhan pembayaran
kepada penjual disertai dengan alasan anda menangguhkan pembayaran tersebut.
14. Contoh Surat Bisnis Jawaban Penangguhan Pembayaran
Jika salah satu klien perusahaan anda tidak bisa membayar tagihan sesuai
dengan waktu yang telah disepakati bersama, maka mungkin mereka akan
mengirimkan surat penangguhan pembayaran kepada anda. Untuk itu, anda bisa
membalas surat tersebut sembari memberitahukan batas waktu yang bisa anda
berikan untuk mereka melunasi tagihan tersebut.
15. Contoh Surat Bisnis Permintaan Maaf
Sebuah perusahaan mungkin saja memiliki kesalahan kepada perusahaan
lainnya, dalam hal ini adalah kesalahan yang dilakukan oleh personel
perusahaan tersebut. Dan untuk menjaga hubungan baik dengan perusahaan
tersebut, anda bisa segera meminta maaf dan mengirimkan surat permintaan
maaf kepada mereka.
16. Contoh Surat Bisnis Penawaran Kerjasama
Jika ingin berkembang dengan cepat dan bisa meraih keuntungan
sebanyak mungkin, maka anda harus menjalin kerjasama dengan perusahaan lain
yang berkembang dengan baik dan memiliki track record yang baik juga. Untuk
itu, anda bisa mengirimkan surat penawaran kerjasama kepada mereka, dan
berusaha meyakinkan mereka untuk bekerjasama dengan perusahaan anda.

G. Memo
a. Pengertian Memo
Memo adalah sebuah surat atau catatan yang dibuat secara singkat, padat, dan
jelas dengan maksud dan tujuan tertentu kepada penerima tanpa adanya basa-basi.

24
 Penulisan memo biasanya tidak lebih dari 10 baris, dan penulisannya bisa diketik
ataupun dengan tulisan tangan.
Memo ditulis untuk memberi arahan, permintaan, atau pemberitahuan, sehingga
tidak memerlukan salam pembuka atau penutup seperti surat.Berdasarkan
penggunaannya, memo ada yang bersifat resmi dan ada yang tidak resmi (pribadi).
Memo yang bersifat resmi biasanya digunakan sebagai surat pernyataan hubungan
resmi dari pimpinan untuk bawahannya, yang dikeluarkan oleh lembaga, instansi
atau organisasi. Memo tidak resmi digunakan sebagai nota atau surat pernyataan
tidak resmi antar teman, saudara, atau pihak ketiga yang terlibat dengan organisasi,
lembaga, atau instansi.

b. Macam – macam memo

1. Memo resmi
Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan
resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya.

Contoh :

2. Memo tidak resmi

Memo tidak resmi bersifat pribadi digunakan sebagai nota atau surat
pernyataan tidak resmi abtar teman, saudara atau orang lain yang memiliki
hubungan akrab. Contoh :

25
c. Bagian – bagian memo
1. Kepala memo
Terdiri dari kop memo ( hanya untuk memo resmi ), nama pengirim, serta
nama penerima.
2. Badan memo
Terdiri dari isi memo, yaitu apa yang ingin disampaikan harus jelas dan tidak
berbelit – belit.
3. Kaki memo
Terdiri dari tanggal, tanda tangan, serta nama lengkap pengirim.
d. Ciri – ciri memo
1. Memo merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau
penjelasan mengenai suatu hal.
2. Memiliki bagian seperti surat, namun lebih sederhana.
3. Informasi yang dikirim jelas dan relevan.
4. Biasanya tidak mencantumkan identitas kantor seperti nama kantor, nomor
telepon, alamat kantor secara lengkap karena peredarannya yang terbatas.
5. Memo dapat disampaikan secara horizontal ( pihak yang memiliki jabatan
setara ) maupun vertikal ( penyampaian dari atasan kepada bawahan atau
sebaliknya )

H. EMAIL

a) Pengertian Email

Email adalah singkatan dari electronic mail yang merupakan surat atau pesan dengan
format digital. Email banyak dapat diakses dengan mudah dengan berbagai gadget
seperti komputer maupun ponsel smartphone.

Pada awal perkembangan internet, email digunakan sebagai sarana komunikasi antar
developer internet dan kini seiring dengan perkembangan teknologi, email digunakan
untuk berbagai macam tujuan dan dapat diakses oleh siapa saja.

Penggunaan email tidak dikenakan biaya dan hanya bermodalkan koneksi internet

26
1. Jenis jenis email

Ada beberapa jenis email yang saat ini digunakan diantaranya pop mail, web mail dan
forward mail.

• Pop mail atau post office protocol mail adalah email yang hanya dapat
diterima dari internet service provider yang digunakan. Jenis mail ini dapat
dibaca secara offline tetapi tidak bisa diakses disembarang tempat dan hanya
bisa diakses dari rumah atau kantor dengan koneksi internet tersebut.
• Web mail, atau web based mail adalah email yang hanya bisa diakses dengan
membuka laman web penyedia layanan email tertentu. Karena aksesnya hanya
membutuhkan laman web maka web mail bisa diakses dimana saja asal
terhubung dengan koneksi internet.
• Forward mail adalah suatu layanan email dimana email yang masuk pada suatu
alamat diteruskan pada alamat yang lain. Layanan ini cocok digunakan bagi
mereka yang suka bergonta ganti email atau tidak ingin memberitahukan email
yang baru. Intinya forward mail berfungsi sebagai perantara antara satu email
dengan email lainnya. Karena berfungsi sebagai perantara maka tentu saja email
yang diterima akan lebih lambat diterima oleh pengguna.

2. Fungsi dan manfaat email

Fungsi email yang diketahui adalah sebagai berikut

• Mengirim dan menerima file

email juga bisa mengirimkan file dalam bentuk gambar, dokumen, video atau bentuk
file lainnya pada alamat yang dituju dengan menambahkannya pada lampiran atau
attachment yang tersedia pada email. Biasanya ukuran file yang dikirim memiliki
ukuran tertentu dan tidak boleh melebihi ukuran file maksimal yang telah ditetapkan.

• Mendaftar akun sosial media dan lainnya

27
 Saat ini hampir semua fitur layanan yang tersedia di internet baik jejaring sosial media,
online shopping, game dan lainnya membutuhkan email saat mendaftar dan login pada
layanan tersebut. Biasanya fitur aplikasi tersebut akan meminta verifikasi dari akun
email yang didaftarkan dan juga mengirimkan notifikasi melalui alamat email yang
didaftarkan. Email juga merupakan komponen penting saat Anda akan membuat suatu
blog atau website yang adadi internet.

• Sarana Promosi

Saat ini email tidak hanya menjadi sarana pengiriman pesan dan dokumen melainkan
juga menjadi lahan promosi bagi para pebisnis misalnya online store. Saat pengguna
mendaftarkan emailnya pada suatu online store maka secara otomatis alamat email
tersebut akan menerima email promosi dari online store tersebut.

• Mengaktifkan Smartphone

Ponsel atau smartphone khususnya android hanya dapat diaktifkan dengan memasukkan
alamat email terlebih dahulu dan alamat email tersebut biasanya akan tersinkronisasi
dalam aplikasi yang terdapat dalam smartphone tersebut.

Manfaat Email:

• Dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di

seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal.
• Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan
sangat cepat.

• Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang pada saat bersamaan.

• Memudahkan komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia

3. Kelebihan dan kekurangan email

Kelebihan :

28
 • Pengoperasian mudah dengan bentuk dan ukuran yang bervariasi.
• Pengiriman sangat cepat.
• Biaya murah.
• Dapat mengirim ke beberapa alamat lain sekaligus.
• Surat yang masuk mudah dibaca, disimpan , dan dicetak.
• Privasi terjamin yang dilindungi oleh password

Kekurangan :

• Kesalahan penulisan alamat tujuan, maka email tidak sampai tujuan.

• Email di kirim sering gagal apabila :
• Lalulintas internet padat.
• Koneksi lambat.
• Kotak surat tujuan penuh, maka email yang datang akan terhapus.
• Adanya kemungkinan pemalsuan identitas.• Rawan Penyadapan, jika password
yang diketahui oleh orang lain.

Email adalah singkatan dari electronic mail yang merupakan surat atau pesan dengan
format digital. Memo adalah sebuah bentuk surat yang ditulis dengan ringkas, padat dan
jelas yang ditujukan kepada seseorang. Pesan email dan memo merupakan bentuk
komunikasi standar dalam kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media
komunikasi bisnis yang paling umum.

Fungsi serta manfaat pesan email dan memo pada umunya sama-sama memberikan
informasi, menerima informasi. meskipun struktur, cara penulisan, media penyampaian
berbeda-beda. Namun kelebihan serta kekurangan dari pesan email dan memo itu
berbeda-beda .

Cara Menulis Email yang benar adalah dengan mengetahui kepada siapa kamu akan
mengirim e-mail,Tulis Subject E-mail, Tuliskan Salam Pembuka, Menuliskan
Tujuan, Tuliskan Salam Penutup, Bersikap Sopan, Periksa Gaya Bicara kamu,Koreksi
Tulisan. Sedangkan Cara Penulisan Memo adalah dengan mengetahuibagian-bagian
yang ada di memo seperti :Alamat yang dituju, Pengirim Memo, Perihal Memo,Tanggal
Pengiriman Memo, Paraf dan nama pengirim.

29
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Dari hasil pembahasan tentan penulisan surat memo dan email ada atau
memiliki manfaat yang sangat penting yaitu dokumen yang ditulis pembaca secara
langsung yang memungkinkan untuk proses perbisnisan dimana surat memiliki
berbagai macam dan cara dalam penulisan yang baik dan benar disisi lain juga
memo dan email tidak kalah pentingnya karena pada masa pandemi saat ini email
sangat berpengaruh dan lebih digunakan dalam kontek komunikasi secara lisan.
Surat memiliki hal-hal yang harus diperhatikan yang tidak boleh sembarangan
dalam penulisannya tidak terkecuali email dan memo maka dari itu didalam
makalah ini penulis menjelaskkan mengenai hal-hal pokok seperti contoh, jenis,
penggunaan serta bagian-bagian yang terpenting lainnya. Yang secara awam kita
tidak mengetahui secara detail atau gamlang dari surat tersebut.

B. Saran

Media surat, memo saat ini mulai tergeser dengan adanya email yang lebih
praktis dan juga menjadi pilihan akan perusahaan yang ingin menggunakan alat
komunikasi secara lisan ini. Dengan pengetahuan yang minim inilah penulis
sedikit memberikan pengertian atau penjelasan secara gambling, Namun makalah
ini tidak terlepas dari sebuah kekurangan dimana belum lebih jelas dan juga
belum begitu spesifik mengenai point dari surat, memo dan email. Oleh karena itu
saran dan kritik yan membangun sangat diharapkan agar makalah ini dapat
disusun menjadi lebih baik lagi dimasa yang akan datang.

30
 DAFTAR PUSTAKA

https://id.scrib.com/presentatiaon/330698716/Pt-Kel-v-Kombis-Memo-Surat-Dan-
Email

https://www.suratresmi.id/contoh-surat-bisnis/

https://kamus.tokopedia.com/m/memo

https://www.gurupendidikan.co.id/memo/

https://www.berpendidikan.com/2019/06/pengertian-dan-contoh-memo-resmi-dan-
tidak-resmi.htm!

https://www.academia.edu/37912378/Komunikasi_bisnis

https://diaryataa.vidio.blog/2019/06/25/persen-email-dan-memo-dalam-komunikasi-bisnis/

31
 NOTULENSI

1. Anastasya sasqia yunanda

pertanyaan :
Jika menulis email bagaimana cara mengarsip. dan solusi apa yang mungkin
kelompok lakukan jika surat tsb tidak sadar terhapus atau bahkan bocor ke orang
lain?
Jawaban :
kalau mengenai cara arsipan email di perusahaan, pasti kan di setiap perusaan ada
ahli yang menangani dalam cara pengarsipan data email perusahaan. nah untuk solusi
nya jika ada terjadi kesalahan seperti menghapus arsip email penting yaitu pasti
mereka mempunyai cara tersendiri karena mereka sudah ahli dalam bidang tersebut
dan jika untuk kesalahan kebocoran email Itu kembali kepada diri orang tersebut
yang menangani karena itu terkait dengan moral mereka di perusahaan.

Dan jika bukan sebuah perusahaan itu kembali pada diri mereka masing-masing mau
mengexplore diri mereka atau tidak, untuk belajar lebih banyak mengenai cara-cara
penggunaan email seperti mengarsipkan dan membackup data atau membatalkan
pengiriman email. Karena perkembangan teknologi sudah banyak orang yang
membuat tutorial mengenai hal-hal tersebut di Google maupun di YouTube.

2. Aprinda Tiara Sari

Pertanyaan:
Seberapa efektikah penyampaian pesan" bisnis dan informasi lain dengan
menggunakan surat baik dalam bentuk fisik maupun elektronik?
Jawaban:
Keefektifan pesan bisnis dalam bentuk elektroni adalah anda tidak perlu repot-repot
keluar rumah dan pergi kekantor pos hanya untuk mengirim dokumen, foto atau
lamaran pekerjaan. Cukup menyediakan koneksi internet dan alamat email anda,
pengiriman akan cepat sampai kealamat tujuan dan tidak perlu biaya yang mahal.

keefektifan pesan bisnis dalam bentuk fisik adalah efektif karena tidak mudah terjadi
pembajakan atau pemalsuan data. Dan jika pesan bisnis dalam bentuk tulisan Pasti akan

32
 sangat sulit dipalsukan karena mengingat tulisan setiap orang berbeda-beda dan jika itu
pun sama pasti tidak akan sama 100%.

Nah Jika ditanya mengenai efektif yang mana diantara pesan bisnis elektronik atau
pesan bisnis tulis menurut saya adalah lebih efektif pesan bisnis elektronik dikarenakan
mengingat situasi kita di masa sekarang yang pandemi seperti ini semuanya dilakukan
secara virtual atau online sehingga pesan bisnis lebih efektif.

3. Vina Agustin Rahmawati

Pertanyaan :
Salah satu fungsi surat yaitu sebagai media promosi. Nah biasanya kan banyak ditemui
jika orang diberi brosur itu ada yang dibaca saja lalu dibuang ada yg langsung
membuangnya begitu saja. Nah bagaimana cara mengatasi hal tersebut agar surat
promosi yang kita buat dapat menarik bagi pembeli sehingga pembeli akan membeli
produk yang kita tawarkan?
Jawaban :
Dengan memberikan suatu hal-hal yang lebih menarik misal diskon dan brosur
yang diberikan itu pun juga di harus lebih menarik baik pembuatan kata ataupun gambar
dalam brosur tersebut karena pada dasarnya orang kan lebih tertarik jika pembuatan atau
perpaduan warnya lebih moncolok pasti akan dibawah pulang nah kalau diskon karena
jika di brosur kita sudah diberikan diskon maka orang juga akan menjadi tertarik oleh
diskon yang diberikan kemudian akan lanjut ke bertanya ke customer dan memancing
proses pembelian
Merencanakan sebuah bisnis penjualan barang atau jasa memerlukan strategi
pemasaran yang tepat. agar surat promosi atau brosur dapat menarik perhatian
konsumen lebih singkatnya yaitu :

1. menyertakan keuntungan yang di dapat jika membeli produk

2. membuat materi brosur yg terfokus dalam 1 penawaran
3. menambahkan penawaran garansi
4. singkat namun tetap informatif
5. mencantumkan testimoni dari pelanggan
6. memberikan desain/tampilan pada brosur yg menarik

33
4. Clarista Bunga R
Pertanyaan :
Dengan semakin majunya teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini, maka kini
pengiriman surat dapat dilakukan dengan mudah dan cepat yaitu dengan menggunakan
surat elektronik (electronicmail/email). Bagaimana dampak munculnya surat elektronik
terhadap keberadaan surat konvensional (kertas)?
Jawaban :
Deknologi sekarang sudah semakin maju, bahkan mengirim surat pun, sekarang
tidak ada satu menit sudah sampai yaitu menggunakan surat elektronik atau disebut
email, dan hal itu akan mengakibatkan dampak terhadap keberadaan surat konvensional
(kertas), lalu apa saja dampak munculnya surat elektronik/email terhadap surat kertas:
mungkin tidak disadari sebelumnya, hal ini akan menyebabkan pengangguran di bidang
POS, karena dulu masih banyak orang yang menggunakan surat konvensional untuk
mengirim surat dan itu memerlukakan jasa POS lalu karena muncul surat elektronik
orang tidak akn menggunakan lagi jasa POS dan akan menggunakan surat elektronik
karena lebih praktis dan efisien.

5. Fitria Lusiana
Pertanyaan :
Tadi kan dijelaskan mengenai jenis-jenis surat,nah kan ada surat yang bersifat rahasia
seperti dokumen negara atau apapun yang intinya jika jatuh ke tangan yang salah atau
umum akan sangat berbahaya, kita juga tidak bisa memungkiri jika dalam proses
pmbuatan surat ada orang dalam yang bisa kapan saja membocorkan akan isi dari surat
tersebut pertanyaanya menurut kelompok Bagaimana cara yang efektif agar surat
rahasia tersebut tetap aman dan kita sebagai pebisnis juga merasa aman bahwa tidak
akan ada kebocoran data atau sejenisnya dalam surat tersebut ?
Jawaban :
Untuk secara spesifik itu pasti tidak bisa karena hal yang wajar jika ada penyalahgunaan
namun kita lebih ke mengantisipasi atau bersikap waspada, kalau ditanya mengenai cara
efektifnya yang bagaimana mungkin dengan sumpah jabatan karena dengan sumpah
jabatan maka orang trsebut juga akan merasa mempunyai tanggung jawab penuh kepada

34
 apa pekerjaan yang ia lakukan selain itu memberikan sangsi yang sangat tegas kepada
para penyalahgunaan jabatan tersebut.

6. Berlin Romadona Indri Safitri

Pertanyaan :
Dalam materi yang sudah dijelaskan menurut kelompok Jelaskan mengapa surat dalam
bisnis diperlukan ?
Jawaban :
Menurut kelompok diperlukan dalam bisnis karena surat adalah salah satu alat
komunikasi yg efektif,dan surat juga menjadi peran penting untuk memperlancar urusan
bisnis dan dunia usaha lainnya. Bahkan yg saya ketahui hampir tidak ada perusahaan yg
terlepas dari peranan surat-menyurat dalam menjalankan bisnis/usahanya,dan disetiap
perusahaan pun pasti memiliki orang2 khusus yg diperkejakan di bidang tersebut
meskipun di masa sekarang sudah ada telepon,email,dan komunikasi lainnya,namun
peran surat tetap digunakan karena nilai lebih dan sekaligus keunggulannya.

7. Endang Sri Wahyuni

Pertanyaan :
Seperti yang kita ketahui penggunaan surat elektronik dalam bentuk email cukup
fleksibel dan efisien. Namun disamping hal tersebut apakah ada nilai yuridis dari
suratyang dikirim dalam bentuk email masih terjamin keyuridisannya?
Jawaban :
Mengacu pada hukum Negara Indonesia pasal 1320 KUHP Perdat Syarat sah nya suatu
perjanjian adalah kesepakatan kedua pihak kecakapan ke dua belah pihak untuk
membuat surat perjanjian, surat klausa yang halal dan hal tertentu yang di perjanjikan
maka bisnis kita di simpulkan ada dasar hukum yuridisnya dengan syarat jika perjanjian
di kedua belah pihak melampirkan data tersebut.

35