TUGAS INDIVIDU

Mencari istilah – istilah dalam Kearsipam

Mata Kuliah Kearsipan ( Filling )
Dosen Pengampu : Srimiatun, S.E., M.M

Disusun oleh :
Natasya Oktavia Widodo/17 (203101114)

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
POLITEKNIK NEGERI MADIUN
2021
 ISTILAH - ISTILAH KEARSIPAN

1. FOTO

Kata foto berasal dari Bahasa Yunani, yaitu photos yang berarti cahaya atau

sinar. Foto adalah gambar diam baik berwarna maupun hitam-putih yang dihasilkan

oleh kamera yang merekam suatu objek atau kejadian atau keadaan pada suatu waktu

tertentu. Foto dibagi menjadi beberapa definisi potret film fotograf cetakan lukisan dan

berfoto dibagi menjadi dua bagian bergambar dan berpotret. Kegiatan yang

berhubungan dengan foto diistilahkan fotografi.

2. VIDEO

Video merupakan tenologi yang gunanya menangkap, merekam, meproses,

mentransmisikan serts menata ulang gambar bergerak. Yang mana biasanya

menggunakan film seluloid, sinyal elektronik, atau media digital. Digital video sendiri
 merupakan jenis sistem video recording yang bekerja menggunakan sistem digital

dibandingkan dengan analog dalam hal representasi videonya. Dan biasanya digital

video direkam dalam tape, lalu di distribusikan melalui optical disc, misalnya VCD dan

DVD.

3. FILLING CABINET

Filling cabinet adalah sebuah lemari khusus yang terbuat dari bahan logam dan

memiliki ukuran tegak seperti lemari. Filling cabinet mirip dengan laci dorong, bedanya

filling cabinet memiliki kapasitas yang lebih besar sehingga bisa menyimpan lebih

banyak file. Filiing cabinet biasanya digunakan di rumah sakit, kepolisian dan kantor-

kantor lain yang membutuhkan tempat penyimpanan file.

Filling cabinet berguna untuk menyimpan dokumen – dokumen penting perusahaan,

agar terhindar dari berbagai kerusakan yang mungkin terjadi karena faktor eksternal

seperti: Kelembapan, serangga ataupun kebakaran. Filling cabinet juga memiliki

tingkat keamanan yang lebih baik terhadap dokumen penting yang dimiliki karena

terdapat kunci yang bisa dipakai untuk membatasi akses pengambilan dokumen

tersebut.
4. MAP

Map adalah salah satu perlengkapan kantor yang berfungsi untuk menyimpan

lembaran kertas agar lebih teratur dan terlindungi. Hal tersebut dilakukan agar dokumen

yang terdiri dari lembaran - lembaran kertas tidak tercecer. Map dapat terbuat dari

bahan plasitk atau kertas. Map biasanya juga disebut berupa lipatan kertas atau karton

manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map memiliki beberapa jenis

berdasarkan fiturn atau bahannya, diantaranya yang paling umum :

a. Stopmap folio yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya

b. Map snelhecter, map yang mempunyai penjepit di tengah mapnya

c. Map folder, map yang tidak memiliki daun penutup

d. Map odner, map besar dengan besi penjepit

e. Map gantung, map yang digantung pada tempat khusus

5. KARTU KENDALI

Kartu kendali adalah isian yang berfungsi sebagai sarana pencatat, penerimaan,

penyampaian dan penemuam kembali serta sekaligus sebagai bukti penyerahan arsip,
 kartu kendali dibedakan menjadi 2 yakni kartu kendali surat masuk dan kartu kendali

surat keluar :

a. Kartu kendali surat masuk adalah lembaran isian untuk pencatatan , penerimaan

dan penyampaian naskah dinas surat masuk yang biasanya terdiri dari 4 lembar

dengan masing – masing warna dan fungsi berbeda.

b. Kartu kendali surat keluar adalah lembar isian untuk pencatatan dan

penyampaian naskah dinas surat keluar yang biasanya terdiri dari 3 lembar masing

– masing dengan warna dan fungsi yang berbeda.

6. ANRI

ANRI adalah Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Lembaga Pemerintah

Non Kementrian ( LPNK ) yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada

Presiden. Tugasnya sendiri yaitu dibidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku. Untuk fungsinya sendiri antara lain:

1) Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasioanl di bidang kearsipan

2) Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga

3) Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang kearsipan

4) Penelenggara pembinaan dan pelayanaan, organisasi dan tata laksana,

kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan rumah

tangga.
7. TATA NASKAH

Tata naskah adalah pengaturan tentang jenis dan format, teknik penyusunan,

kewenangan penandatanganan serta pengaman naskah dinas yang digunakan dalam

komunikasi kedinasan.

8. DOKUMEN

Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai

bukti keterangan ( seperti akta kelahiran, surat nikah dan surat perjanjian. Dokumen

mempunyai keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk

disebarkan. Namun secara fisik dalam dunia ekonomi dokumen adalah surat penting

atau berharga yang sifatnya tertulis yang dipakai sebagai bukti ataupun keterangan.

9. MICROFILM
 Microfilm merupakan alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam

pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan

penggunaannya.

10. JRA

JRA adalah Jadwal Retensi Arsip yaitu daftar yang berisi sekurang – kurangnya

jangka waktu penyimpanan atau referensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi

rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arip yang dipergunakan sebagai pedoman

penyusutan dan penyelamatan arsip.

11. ARSIP ELEKTRONIK

Arsip elektronik atau Electronic Archive adalah sistem atau tata cara

pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan

teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik dengan tujuan agar dokumen

mudah dilihat, dikelola, dan ditemukan.

12. ARSIP AKTIF

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan atau terus

menerus.

13. ARSIPARIS

Arsiparis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab

dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan

yang diduduki pegawai negeri sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara

penuh oleh pejabat yang berwenang.

14. DOKUMENTASI

Dokumentasi adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan, pemilihan, dan

juga penyimpan informasi dalam bidang pengetahuan, yang memberikan atau

mengumpulkan bukti terkait keterangan, seperti kutipan, gambar, sobekan koran, dan

bahan referensi lainnya.

15. RECORD

Record merupakan kumpulan dari elemen – elemen data yang terkait dalam

suatu basis data. Secara ringkas basis data dapat dikatakan sebagai sebuah tabel yang

memiliki baris alias record dan kolom atau field.

16. BUKU AGENDA

Suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat – surat masuk dan keluar

dalam satu tahun.

17. TICKLER FILE

Tickler file merupakan alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan

baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti

lembar pinjam arsip atau kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

18. ROTAN
 Rotan meruopakan jenis tumbuhan hasil hutan bukan kayu yang ternasuk dalam

suku arecacae atau palem – paleman. Umumnya jenis tumbuhan ini merambat,

berbatang langsing, beruas tidak berongga dan berduri.

19. UNIT PENGELOLA

Unit pengelola adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas

dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan arsip di

lingkungannya.

20. GUIDE

Guide adalah penyekat untuk mengelompokkan berkas arsip dalam rangka

penataan berkas berdasarkan alfabetis, nomor, subyek dan kronologis.

21. KODE ARSIP

Kode arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang

digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.