i

KATA SAMBUTAN

Puji syukur Saya panjatkan ke hadirat Tuhan Yang

Maha Esa karena atas limpahan rahmat dan berkah-NYA
sehingga buku saku pengelolaan arsip bagi Panitia Pengawas
Pemilihan Umum (Panwaslu) Kecamatan dapat diselesaikan
dengan baik. Buku saku ini merupakan alat bantu untuk
memudahkan dalam proses penataan arsip, mulai dari surat
masuk, surat keluar, penomoran surat, tata naskah dinas
sampai dengan pengarsipan.
Terima kasih Saya ucapkan kepada seluruh tim
penyusun pada Bagian Administrasi, Sekretariat Bawaslu
Lampung yang telah menyelesaikan buku saku ini. Kritik dan
saran sangat Saya harapkan untuk perbaikan buku saku ini.
Pada akhirnya Saya berharap buku saku pengelolaan arsip
ini dapat memperlancar proses penatakelolaan administrasi
dan dapat digunakan dengan baik oleh Panwaslu Kecamatan
untuk mempermudah pemahaman pengelolaan arsip bagi
Panwaslu Kecamatan.

Bandar Lampung, November 2022

Bawaslu Lampung
Kepala Sekretariat,

Widodo Wuryanto, S.I.P., M.Si

ii
 DAFTAR ISI

KATA SAMBUTAN .................................................................... ii

DAFTAR ISI .............................................................................. iii
PENDAHULUAN ...................................................................... 1
A. Pengertian Arsip ....................................................... 1
B. Daftar Istilah.............................................................. 2
PROSES PENCIPTAAN ARSIP ................................................... 4
1. Penggunaan Logo, Huruf, Kertas, dan Stempel .. 4
2. Jenis Naskah ......................................................... 6
3. Klasifikasi Arsip ..................................................... 7
4. Kode Unit Kerja .................................................... 9
5. Penomoran Naskah Dinas.................................. 12
6. Sifat Surat ........................................................... 14
7. Format Naskah Dinas ......................................... 14
8. Disposisi Surat Masuk ........................................ 23
PEMELIHARAAN ARSIP ......................................................... 24
A. Metode Penyimpanan Arsip .................................. 24
B. Tujuan Penyimpanan Arsip .................................... 24
C. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip .................... 25
PENYUSUTAN ARSIP ............................................................. 27
A. Pemindahan Arsip................................................... 27
B. Pemusnahan Arsip .................................................. 30
PENUTUP .............................................................................. 30

iii
 PENDAHULUAN
Sistem pengelolaan arsip memiliki peranan penting
dalam sumber informasi dan media dokumentasi. Sebagai
sumber informasi, arsip merupakan bahan/data untuk
pengambilan suatu keputusan secara tepat, sehingga arsip
dapat dikatakan suatu sistem satu sama lain yang saling
berkaitan secara utuh, karena arsip dapat menunjang suatu
program kegiatan baik dari sisi perencanaan, pelaksanaan
maupun pengendalian tugas organisasi.
Untuk menangani arsip dengan baik, maka
diperlukan suatu sistem pengelolaan arsip yang baik meliputi
penciptaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan
pemusnahan arsip.

A. Pengertian Arsip
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, dijelaskan bahwa arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Zulkarnain dan Sumarsono (2015:209) menyatakan,
manajemen kearsipan adalah pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur
hidup arsip (life cycle of a records) yang terdiri dari fase:
penciptaan dan penerimaan (creation and receipt);
pendistribusian (distribution); penggunaan (use);
pemeliharaan (maintenance) dan penyusutan
1
(disposition) suatu arsip. Setiap fase di dalam daur hidup
arsip ini merupakan sub asas yang akan mempengaruhi
sub asas yang lain. Jadi dengan kata lain tata kearsipan
merupakan suatu proses kegiatan mulai dari
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan,
dan penyimpanan dokumen menurut sistem tertentu,
sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat
dan mudah.

B. Daftar Istilah
1. Naskah Dinas: Surat yang diciptakan oleh
lembaga/instansi yang berupa surat masuk
dan surat keluar.
2. Klasifikasi Arsip: pola pengaturan fiisik dan
informasi arsip di Bawaslu untuk
mengelompokkan arsip secara sistematis,
terstruktur, dan efektif berdasarkan subjek dan
perihal atau masalah, yang diidentifikasi dalam
bentuk kode berupa gabungan huruf dan
angka.
3. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan
secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun.
6. Berkas adalah himpunan arsip yang disatukan
karena memiliki keterkaitan dalam suatu
konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki
kesamaan jenis kegiatan/peristiwa dan/atau
kesamaan masalah.
2
7. Surat adalah alat komunikasi tertulis yang
dibuat dan/atau diterima oleh suatu instansi
berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi instansi yang bersangkutan.
8. Lembar Disposisi adalah sarana pengendalian
proses pengolahan surat yang memerlukan
tindak lanjut.
9. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan
arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari
unit kerja ke unit kearsipan dan pemusnahan
arsip yang telah habis masa retensinya.
10. Retensi Arsip adalah masa simpan arsip baik
pada masa aktif maupun inaktif yang
ditentukan berdasarkan frekuensi penggunaan
dan nilai guna arsip.
11. Daftar Arsip adalah sarana bantu penemuan
informasi arsip berupa rincian uraian arsip
setiap unit pengelola, jenis, serta keadaan serta
lokasi simpan.
12. Daftar Berkas adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya nomor berkas, kode
klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal,
jumlah arsip, dan keterangan.
13. Daftar Isi Berkas adalah rincian uraian dari
daftar berkas yang berisi nomor berkas, nomor
item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi
arsip, tanggal, jumlah dan keterangan.

3
 PROSES PENCIPTAAN ARSIP
Dalam rangka penciptaan arsip, berkas berupa
naskah dinas yang diterima dan dibuat oleh sekretariat
menjadi hak milik sekretariat dan dikenakan perlakukan
yang sama. Prosedur dalam rangka penciptaan arsip
dalam hal pembuatan naskah dinas adalah sebagai
berikut:
1. Penggunaan Logo, Huruf, Kertas, dan
Stempel
a. Logo
Penggunaan Logo untuk Surat Dinas
menggunakan pengaturan sebagai berikut:

Batas atas : 1,25 cm

Batas kiri : 2,9 cm
Panjang logo : 7,8 cm
Lebar logo : 2,25 cm

Contoh penggunaan Logo:

4
b. Huruf
Penggunaan Logo untuk Naskah Dinas
menggunakan pengaturan sebagai berikut:
Jenis huruf (font) : Arial
Ukuran huruf : 11 s.d. 12 Pt
c. Kertas
1) Jenis kertas : HVS 80 gram
2) Berwarna putih (white bond)
3) Ukuran :
- A4 : Surat Korespondensi
- Folio/F4 : Surat Perintah Tugas,
Surat Keputusan, atau yang tidak
dimungkinkan menggunakan A4.
d. Stempel/Cap
1) Ketua
Contoh untuk Stempel/Cap bagi
naskah dinas yang ditandatangani
Ketua Panwaslu Kecamatan Tanjung
Bintang.

Tinta cap instansi berwarna ungu.

2) Kepala Sekretariat
Contoh untuk Stempel/Cap bagi
naskah dinas yang ditandatangani
oleh Kepala Sekretariat Panwaslu
Kecamatan Tanjung Bintang.

5
 Tinta logo Bawaslu berwarna kuning
emas dan merah.
Tinta garis lingkaran dan tulisan
berwarna hitam.
Logo terdiri atas 3 (tiga) lingkaran
dengan r1 = 18,5 mm; r2 = 17,5 mm;
r3 = 13,5 mm
Tebal garis lingkaran I = 0,2 mm;
lingkaran II = 0,18 mm ; dan
lingkaran III = 0,2 mm

2. Jenis Naskah
Jenis naskah dinas antara lain:
a. Naskah Dinas Arahan, meliputi:
- Surat Tugas.
b. Naskah Dinas Korespondensi, meliputi:
- Internal (Nota Dinas, Memorandum)
- Ekternal (Surat Undangan, Surat kepada
pihak eksternal)
c. Naskah Dinas Khusus, meliputi:
- Berita Acara
- Surat Keputusan
- Surat Pengantar
- Surat Kuasa
- Pengumuman
d. Laporan
6
e. Surat Permohonan Izin dan Surat Pemberian
Izin
f. Daftar Hadir
g. Notulensi, dll.
Untuk jenis naskah dinas selengkapnya diatur
dalam Perbawaslu Nomor 13 Tahun 2020.

3. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi Arsip dikelompokkan berdasarkan
tugas dan fungsi, dibagi menjadi 2 (dua) yang
terdiri atas:
a. Fungsi Substantif: berkaitan dengan tugas
pokok. Contoh: Pengawasan Pemilu (PM);
Penanganan Pelanggaran (PP); dan
Penyelesaian Sengketa (PS).
b. Fungsi Fasilitatif: berkaitan dengan tugas
penunjang. Contoh: Keuangan (KU);
Kepegawaian (KP); Ketatausahaan dan
Kerumahtanggaan (RT); dll
Klasifikasi Arsip lebih lanjut diatur dalam
Perbawaslu Nomor 11 Tahun 2020 tentang
Klasifikasi Arsip.
Klasifikasi arsip yang digunakan dalam proses
administrasi Panwaslu Kecamatan adalah
sebagai berikut:

Klasifikasi Penggunaan

PM Pengawasan Pemilu
PM.00 Teknis Pengawasan Pemilu
PM.01 Hasil Pengawasan Pemilu
PM.02 Rekomendasi Hasil Pengawasan Pemilu
7
PM.03 Sosialisasi Pengawasan Pemilu
PM.04 Kerjasama Pengawasan Pemilu
PM.05 Partisipasi Masyarakat
PM.06 Analisis Teknis Pengawasan Pemilu dan
Potensi Pelanggaran
PP Penanganan Pelanggaran dan
Sengketa Pemilu
PP.00 Penanganan Temuan
PP.01 Penanganan Laporan/Pengaduan
Pelanggaran
PP.02 Laporan Pelanggaran Pemilu yang
Tidak Diregistrasi
PS Penyelesaian Sengketa
PS.00.03 Penyelesaian Sengketa Pemilu Tingkat
Kecamatan
PS.01.03 Penyelesaian Sengketa Pemilihan
Tingkat Kecamatan
PS.03 Pendampingan, Monitoring dan
Evaluasi pada Proses Sengketa Pemilu
dan Pemilihan
KA Persuratan dan Kearsipan
KA.01 Kearsipan
KA.01.02 Pemeliharaan dan Penyimpanan Arsip
KA.01.04 Penyusutan Arsip
KA.02 Rapat termasuk di dalamnya notulen
dan hasil pembahasannya
KU Keuangan
KU.01.10 Pembukuan Anggaran
KU.03 Ketatausahaan Keuangan
PL Perlengkapan
HK Hukum
8
 HM Hubungan Masyarakat
HM.00 Penerangan dan Publikasi
HM.02 Hubungan Antar Lembaga
HM.07 Sosialisasi Humas, Hubal dan
Keprotokolan
KP Kepegawaian
KP.01 Pengadaan Pegawai
KP.07 Administrasi Pegawai
KP.08 Pembinaan Pegawai
KP.11 Pemberhentian Pegawai
RT Ketatausahaan dan
Kerumahtanggaan
TI Teknologi Informasi

4. Kode Unit Kerja

DAERAH KODE
a. Kabupaten Lampung Barat LA-01
1. Kecamatan Aaaaa… LA-01-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-01-02
3. Kecamatan Cccc…. LA-01-03
4. dst LA-01-dst
b. Kabupaten Lampung Selatan LA-02
1. Kecamatan Aaaaa… LA-02-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-02-02
3. Kecamatan Cccc…. LA-02-03
4. dst LA-02-dst
c. Kabupaten Lampung Tengah LA-03
1. Kecamatan Aaaaa… LA-03-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-03-02
3. Kecamatan Cccc…. LA-03-03
4. dst LA-03-dst

9
d. Kabupaten Lampung Timur LA-04
1. Kecamatan Aaaaa… LA-04-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-04-02
3. Kecamatan Cccc…. LA-04-03
4. dst LA-04-dst
e. Kabupaten Lampung Utara LA-05
1. Kecamatan Aaaaa… LA-05-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-05-02
3. Kecamatan Cccc…. LA-05-03
4. dst LA-05-dst
f. Kabupaten Mesuji LA-06
1. Kecamatan Aaaaa… LA-06-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-06-02
3. Kecamatan Cccc…. LA-06-03
4. dst LA-06-dst
g. Kabupaten Pesawaran LA-07
1. Kecamatan Aaaaa… LA-07-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-07-02
3. Kecamatan Cccc…. LA-07-03
4. dst LA-07-dst
h. Kabupaten Tanggamus1 LA-08
1. Kecamatan Aaaaa… LA-08-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-08-02
3. Kecamatan Cccc…. LA-08-03
4. Dst LA-08-dst

i. Kabupaten Tulang Bawang LA-09

1. Kecamatan Aaaaa… LA-09-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-09-02
3. Kecamatan Cccc…. LA-09-03
4. Dst LA-09-dst

10
j. Kabupaten Tulang Bawang Barat LA-10
1. Kecamatan Aaaaa… LA-10-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-10-02
3. Kecamatan Cccc… LA-10-03
4. dst LA-10-dst
k. Kabupaten Way Kanan LA-11
1. Kecamatan Aaaaa… LA-11-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-11-02
3. Kecamatan Cccc… LA-11-03
4. dst LA-11-dst
l. Kabupaten Pesisir Barat LA-12
1. Kecamatan Aaaaa… LA-12-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-12-02
3. Kecamatan Cccc… LA-12-03
4. dst LA-12-dst
m. Kabupaten Pringsewu LA-13
1. Kecamatan Aaaaa… LA-13-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-13-02
3. Kecamatan Cccc… LA-13-03
4. dst LA-13-dst
n. Kota Bandar Lampung LA-14
1. Kecamatan Aaaaa… LA-14-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-14-02
3. Kecamatan Cccc… LA-14-03
4. dst LA-14-dst

o. Kota Metro LA-15

1. Kecamatan Aaaaa… LA-15-01
2. Kecamatan Bbbb…. LA-15-02
3. Kecamatan Cccc… LA-15-03
4. dst LA-15-dst

11
5. Penomoran Naskah Dinas
Penomoran ditulis dengan kode sebagai berikut:
Nomor Urut/Klasifikasi Arsip/Kode Satuan
Kerja/Bulan/Tahun

Nomor Urut : dimulai dari 1 dengan

penulisan 3 digit.
Contoh: 001, 002, 003,
dst
Klasifikasi : dituliskan sesuai
Arsip dengan tabel klasifikasi.
Contoh: PP.00 untuk
klasifikasi penanganan
temuan; KU.03 untuk
klasifikasi
ketatausahaan
keuangan; dsb
Kode Satuan : dituliskan berdasarkan
Kerja kode masing-masing
kecamatan.
Jika ditandatangani oleh
Ketua, maka
ditambahkan kode K.
sebelum kode satuan
kerja.

Contoh:
K.LA-05-03 untuk surat
yang ditandatangani oleh
Ketua Panwas
Kecamatan Cccc….

12
 LA-05-03 untuk surat
yang ditandatangani oleh
Kepala Sekretariat
Panwas Kecamatan
Cccc….
Bulan : ditulis menggunakan
angka dengan penulisan
2 digit.
Tahun : dituliskan
menggunakan angka
dengan penulisan 4 digit.

Contoh Penggunaan:
Surat Undangan Kecamatan Blablabla tentang
Kearsipan yang ditandatangani oleh Kepala
Sekretariat, maka penomoran surat sbb:

001/KA.01/LA-01-17/11/2022

Tahun
Bulan

Kode Satuan Kerja

Klasifikasi

13
Nomor Urut
Surat Undangan Kecamatan Blablabla tentang
Kearsipan ditandatangani oleh Ketua, maka
penomoran surat sbb:

001/KA.01/K.LA-01-17/11/2022

Tahun
Bulan
K.Kode Satuan Kerja
Klasifikasi

Nomor Urut

6. Sifat Surat
Sifat surat ditentukan sebagai berikut:
- Biasa : Naskah dinas biasa
- Segera : Naskah dinas dengan
urgensi segera
- Sangat Segera : Naskah dinas dengan
urgensi sangat segera
- Rahasia : Naskah dinas yang
sifatnya terbatas

7. Format Naskah Dinas

Pembuatan Naskah Dinas sesuai dengan format
yang sudah ditentukan. Berikut beberapa
contoh format surat tugas.

14
Format Surat Tugas

15
Format Nota Dinas

16
Format Surat Korespondensi

17
Format Surat Undangan

18
Contoh Lampiran Surat Undangan

19
Format Berita Acara

20
Format Surat Pengantar

21
Format Surat Keputusan

22
8. Disposisi Surat Masuk
Untuk surat masuk seperti undangan dari luar
direkap dalam tabel yang memuat kurang lebih
Nomor Urut, Nomor Surat, Perihal, Pengirim,
tanggal surat, tanggal diterima dan Tujuan
Surat.
Langkah selanjutnya dibuatkan disposisi
seperti pada contoh berikut:
Tabel Rekapitulasi Disposisi

Lembar Disposisi

23
 PEMELIHARAAN ARSIP

A. Metode Penyimpanan Arsip

Ada beberapa jenis model penyimpanan arsip yaitu:
1. Sistem Filing Abjad : menggunakan petunjuk
urutan abjad.
2. Sistem Tanggal : berdasarkan tanggal, bulan
atau tahun.
3. Sistem Subyek : berdasarkan subyek atau
pokok masalah/perihal dari arsip itu.
4. Sistem Wilayah : berdasarkan wilayah dari
pengirim/tujuan surat.
5. Sistem Nomor : menggunakan kode
angka/nomor.
Metode yang dijadikan pedoman untuk
penyimpanan dan menemukan kembali arsip secara
umum di lingkungan Sekretariat Panwas
Kecamatan/Kecamatan menggunakan sistem subyek
atau berdasarkan pada pokok masalah/perihal dari arsip
tersebut, dikelompokkan dalam satu nilai klasifikasi
yang sama dalam proses pemberkasannya.

B. Tujuan Penyimpanan Arsip

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan
aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat
dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan
5. Menjaga rahasia arsip.
24
 6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggungjawaban
perencanaan, pelaksanaan dan
pengelenggaraan kegiatan-kegiatan
kemasyarakatan.

C. Langkah-langkah Penyimpanan Arsip

Sarana dan prasarana pendukung:
- Clear Holder (Map Folder Plastik)

- Daftar Berkas: daftar yang berisi informasi

tentang pencipta arsip, nomor berkas, kode
klasifikasi berkas, uraian informasi berkas,
jumlah dan lokasi penyimpanan.
Contoh:

25
 Dalam hal penyimpanan arsip, prosedur yang
dilakukan oleh sekretariat antara lain:
1. Melakukan pemisahan dokumen berdasarkan
klasifikasi arsip dan subyek/perihal informasi
dari naskah dinas tersebut.

2. Membuat daftar berkas dari masing-masing

subyek sebagaimana contoh di atas.
3. Membuat salinan berkas berupa scan jika
memungkinkan.

26
 4. Membuat label penomoran berkas untuk
masing-masing kelompok berkas.
Contoh:
001 - PM
Pengawasan Verifikasi Faktual

5. Menata satuan berkas tsb ke dalam clear

holder.

6. Tidak disarankan penggunaan pembolong

kertas untuk pengarsipan dokumen.

PENYUSUTAN ARSIP

A. Pemindahan Arsip
Proses penyusutan arsip melalui pemindahan arsip
adalah proses berpindahnya arsip dari Unit
Pengelola ke Unit Kearsipan. Langkah-langkah
dalam melakukan pemindahan arsip adalah sebagai
berikut:
1. Mempersiapkan Daftar Berkas beserta berkas
yang akan dipindahkan.
2. Membuat Berita Acara Penyerahan dengan
Pihak Pertama merupakan pihak yang
menyerahkan dan Pihak Kedua merupakan

27
pihak yang menerima. Dalam hal ini
Ketua/Kepala Sekretariat Panwaslu Kecamatan
sebagai Pihak Pertama dan Ketua/Kepala
Sekretariat Bawaslu Kabupaten sebagai Pihak
Kedua. Format berita acara dalam contoh
sebagai berikut:

28
29
 3. Berkas dalam daftar berkas disusun bersamaan
dengan Clear Holder dan dimasukkan ke dalam
kardus dalam keadaan tersusun dan rapi pada
saat diserahkan.

B. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip merupakan metode penyusutan
arsip untuk mengurangi volume arsip. Waktu
pemusnahan arsip ditentukan berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA). Proses pemusanahan arsip
dilaksanakan oleh Bawaslu Provinsi Lampung
dan/atau Bawaslu Kabupaten/Kota sehingga tidak
terdapat pemusnahan arsip yang dilakukan oleh
Panwaslu Kecamatan.

PENUTUP
Demikian Buku Saku ini disusun sebagai acuan
dalam pelaksanaan surat-menyurat dan proses pengarsipan
serta tertib administrasi di lingkungan Panwaslu Kecamatan.

30