PUSAT PENDIDIKAN AJUDAN JENDERAL

SATUAN PENDIDIKAN

RESUME PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI

UMUM ANGKATAN DARAT

DIBUAT OLEH:
NAMA : DEWI ERNITA, S.E.

NOSIS : 2342539

KELAS :B

NAMA GUMIL : LETKOL CAJ SOLEHUDIN, S.Ag.

DIKLATNIS ALIH GOLONGAN TA. 2023

Lembang, Januari 2023

 1

PUSAT PENDIDIKAN AJUDANJENDERAL

SATUAN PENDIDIKAN

RESUME PENYELENGGARAAN TULISAN DINAS

BAB I
MINU

Administrasi Umum Angkatan darat adalah semua pekerjaan, kegiatan, tata cara
tulis-menulis di lingkungan Angkatan Darat yang dilakukan secara teratur dan terarah
kecuali hal-hal yang diatur dan memiliki kekhususan tersendiri dalam rangka
pelaksanaan tugas Angkatan Darat. Tulisan dinas adalah semua tulisan yang dibuat
oleh pejabat yang berwenang di lingkungan TNI dalam rangka melaksanakan
tugas/kegiatan dibidang masing-masing dan disusun menurut aturan yang telah
ditetapkan.
Ketentuan umum tulisan dinas merupakan ketentuan-ketentuan yang harus
dipedomani dalam penyusunan dan pengurusan tuldis agar diperoleh hasil yang optimal.
Ketentuan umum meliputi: tujuan, sasaran, sifat, peranan, organisasi, tugas dan
tanggung jawab, syarat personel, prinsip, tataran, pengetikan/penyusunan, sarana dan
prasarana, dan faktor-faktor yang memengaruhi.

a. Prinsip-prinsip Tuldis yaitu:

1) Ketelitian. Teliti dalam bentuk, susunan, isi, dan bahasa serta cara
pengetikan.

2) Terang dan jelas. Mudah dimengerti, tidak timbul penafsiran ganda,

dan hindari kata yang tidak lazim.

3) Singkat dan padat. Suatu gagasan yang lengkap harus dapat

dirumuskan secara singkat dan padat

4) Mantik dan meyakinkan. Penuangan gagasan ke dalam Tuldis

dilakukan menurut urutan yang logis dan sistematik serta mampu yakinkan
pembaca.

5) Pembakuan. Setiap Tuldis harus disusun menurut aturan dan

bentuk yang telah dibakukan.
 2

b. Penyampaian Tuldis sebagai berikut:

1)
Bentuk.

a) Komunikasi ke bawah (Juk, Ket Um, Print, Teguran, Pujian).

b) Komunikasi ke atas (Lap, Saran, Keluhan, Pendapat).

c) Komunikasi mendatar (Koordinasi).

d) Dapat dituangkan dalam bentuk tulisan ataupun lisan.

2) Struktur.

a) Penyampaian secara vertical.

b) Penyampaian secara horizontal.

3) Area.

a) Lokal-setempat.

b) Insuler-antarkota dalam pulau.

c) Intrainsuler-antarpulau.

d) Internasional-antarnegara.

c. Bentuk Tuldis yang diatur dalam Minu yaitu:

1) Peraturan.

2) Perintah harian.

3) Instruksi.

4) Keputusan.

5) Surat edaran.

6) Sprin/surat tugas.

7) Surat.

8) Nota dinas.

9) Telegram.

10) Surat telegram.

11) Laporan.

12) Pengumuman.
 3

13) Surat pengantar.

14) Ralat, perubahan, pencabutan, pembatalan.

15) Surat perjalanan dinas.

16) Surat izin.

17) SIJ/SJ, amanat/sambutan.

18) Naskah dinas lainnya.

d. Bentuk tulisan dinas yang diatur sesuai bidangnya masing-

masing yaitu :

1) Bid Ops Ado, Kirintel, Kirops, Kirpers, Kirter, dll.

2) Bid Intelpam Minlid, Pam, Gal, Laphar, Lapsus, dll.

3) Bid Polisional (Pom/Prov) Pam, Lidik, Sidik, Tib, Gaktib dll.

4) Bid Hukum Tuntut, Jatuh, Laks Kum.

5) Perben/ku, Minku Dan Minbekang.

e. Konfigurasi margin atau batas kertas sebagai berikut:

1) Atas : 0,8 inc/ 2,03 cm.

2) Bawah : 0,5 inc/ 1,27 cm.

3) Kiri : 1 inc/ 2,54 cm.

4) Kanan : 0,6 inc/ 1,52 cm.

5) Header : 0,5 = 1,27 cm.

6) Footer : 0,5 = 1,27cm.

f. J e n i s huruf sebagai berikut:

1) Penulisan naskah menggunakan huruf arial ukuran 12.

2) Per/Kep gun bookman old style dengan ukuran 12.

3) T/St menggunakan huruf arial ukuran 10.

4) Kop nama badan, judul, nama tuldis/pada kata kalimat yang

seluruhnya kapital dengan arial ukuran 11.

5) Amanat/sambutan dengan arial ukuran 14.

 4

g. Penulisan judul pada sampul (cover) arial ukuran 22, apabila

judul naskah relatif panjang dapat digunakan sampai ukuran 18.

h. Ketentuan tajuk tanda tangan sebagai berikut:

1) Ditandatangani sendiri.

2) a.n.

3) a.p.

4) u.b.

5) mewakili.

i. Ketentuan penggunaan sebagai berikut:

1) Ralat. Digunakan untuk pembetulan Tuldis yang tingkat

kesalahan ringan tidak prinsip, misalnya salah ketik.

2) Perubahan. Digunakan untuk pembetulan Tuldis yang

tingkat kesalahan dianggap prinsip sehingga pengaruhi isinya misalnya
perubahan waktu, jumlah, personel.

3) Pencabutan. Digunakan untuk mencabut Tuldis yang tingkat

kesalahan tidak dapat diralat diubah/isi Tuldis tersebut dianggap sudah
tidak sesuai.

4) Pembatalan. Digunakan untuk membatalkan berlakunya suatu

Tuldis, dengan arti bahwa isi Tuldis belum pernah ada.
 5

BAB II
TAKAH

Takah adalah salah satu kegiatan Minu TNI yang berkaitan erat dengan
pemrosesan/penanganan Tuldis/naskah dan merupakan kegiatan terpadu dalam
pengolahan, pengendalian, pengawasan, pemeliharaan dan penyajian serta
penyelamatan data informasi mengenai permasalahan tertentu di dalam suatu berkas
yang disusun secara kronologis. Wewenang membuka dan menutup Takah ada pada
Dansatminkal atau pejabat yang membidangi, dalam pelaksanaanya wewenang
tersebut dapat dilimpahkan kepada Kaset/pejabat Minu atau pejabat yang ditunjuk.

a. Kegunaan tata naskah sebagai berikut:

1) Memproses persoalan/masalah.

2) Alat komunikasi antar pejabat.

3) Memudahkan penelusuran kembali suatu masalah.

4) Melatih kemampuan/keterampilan dasar tugas-tugas staf.

b. Sarana pokok Takah sebagai berikut:

1) Map Takah (MT).

2) Lembaran Catatan (LC).

3) Nomor Indeks Persoalan.

4) Takah (NIPT).

5) Buku Daftar Pembukaan.

6) Takah (BDPT).

7) Buku Ekspedisi Takah (BET).

8) Buku Takah (BT).

c. Sarana pelengkap Takah sebagai berikut:

1) Sampul Takah rahasia.

2) Almari.

3) Cap Takah.
 6

d. Kegiatan pengurusan Takah sebagai berikut:

1) Penilaian naskah. Naskah akan diproses dengan Takah jika

suatu masalah/ persoalan dalam naskah Tuldis tersebut (penting,
berlanjut, menyangkut, beberapa pejabat, diperkirakan perlu dan waktu
yang lama)
2) Pembukaan Takah.

a) Siapkan sarana Takah.

b) Tentukan PP, AP, CP (perihal) dan no Takah.

c) Tentukan klasifikasi.

d) Menata naskah dan LC.

e) Merekam isi naskah di LC.

f) Mencatat dalam BDPT dan BT.

g) Mengirim Takah dengan buku ekspedisi Takah.

3) Peredaran Takah.

4) Pengendalian Takah.

5) Penutupan Takah.
 7

BAB III

ARSIP

Arsip adalah adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima.

a. Prinsip-prinsip arsip yaitu:

1) Nilai guna.

2) Arsip yang bernilai disimpan dan yang tidak bernilai dimusnahkan.

3) Praktis.

4) Arsip harus dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat.

5) Bermanfaat.

6) Arsip dapat dijadikan sebagai sumber informasi, bahan bukti,

dan alat pengingat.

7) Aman.

8) Keamanan arsip harus terjamin dari kerusakan yang ditimbulkan

oleh alam, hewan dan manusia baik fisik maupun isinya (informasinya).

b. Macam arsip-arsip yaitu:

1) Arsip tulisan (tekstual).

2) Arsip statis.

3) Arsip dinamis (arsip aktif dan arsip inaktif).

4) Arsip media baru (non tekstual).

c. Kegiatan pengelolaan arsip yaitu:

1) Pencatatan.

2) Penerimaan. Pencocokan arsip dengan daftar arsip.

3) Penyimpanan. Pencatatan pembungkus/boks dengan label dan

catat pada petunjuk penyimpanan arsip.

4) Penyajian. Pencatatan arsip yang dipinjam pada buku pinjam dan

catat arsip pada bon peminjaman.
 8

5) Penyusutan. Pemusnahan (catat pada BA pemusnahan) dan

pindah(catat pada BA penyerahan arsip).

6) Penyimpanan.

7) Arsip aktif disimpan di unit pengolah.

8) Arsip inaktif disimpan di unit kearsipan I, II, III.

9) Susunan himpunan arsip di simpan arsip berupa berkas

disusun secara kronologis.

10) Arsip tua di atas, arsip muda di bawah.

11) Menggunakan penjepit plastik.

13) Penjepit logam dilapisi potongan kertas tidak terlipat.

14) Arsip dibungkus dengan kertas aspal.

d. Pemeliharaan.

1) Gunakan kertas, tinta dan lem yang baik.

2) Jaga kebersihan ruangan (pengisap debu).
3) Hindari kebocoran, kebakaran ruangan.
4) Di dalam ruangan dilarang merokok, membawa/,menyimpan
makanan.
5) Hindari sinar matahari langsung.
6) Mengusir/membasmi serangga dengan kamper dan obat anti
serangga.
7) Sediakan APK.

e. Penyajian.

1) Arsip dinamis info tertutup (unit lah, UK I,II,III,IV).

2) Arsip statis info terbuka (ANRI).

3) Guna dan pinjam arsip sesuai ketentuan.

4) Penyalahgunaan info arsip dapat dikenakan sangsi/pidana.

f. Penilaian.

g. Penyusutan.

1) Pemusnahan arsip mendapat persetujuan dari UK di atasnya.

2) Arsip perbendaharaan persetujuan di Irjen dan BPK.

 9

3) Dibuatkan daftar arsip yg dimusnahkan.

4) Dihancurkan/dibakar.

5) Dilaksanakan oleh panitia pemusnahan terdiri atas unsur pam,

set, unit kearsipan dan unsur lainnya.

6) Membuat berita acara pemusnahan dilampiri daftar arsip musnah.

7) Mengirimkan B.A. kepada unit kearsipan di atasnya.

h. Pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip yaitu:

1) Pelaksanaan kegiatan di unit pengolah:

a) Memilah arsip dan non arsip (non arsip aktif dan non arsip
inaktif serta menilai arsip aktif dan arsip inaktif setiap 3 bulan
sekali.

b) Memindahkan arsip inaktif ke unit kearsipan I setiap 3

bulan sekali disertai dengan surat pengantar.

c) Memelihara/menyimpan arsip aktif dan nonarsip arsip aktif

selama arsip tersebut belum selesai permasalahannya.

d) Memusnahkan non arsip setiap 3 bulan sekali.

e) Dalam pelaksanaan tugasnya bertanggungjawab

kepada ka unit pengolahan.

2) Unit kearsipan I

a) Menerima arsip inaktif dari unit pengolah setiap 3 bulan

sekali.
b) Mencocokkan arsip inaktif dengan daftar arsipnya.
c) Mencatat dalam buku agenda arsip.
d) Menyimpan dan memelihara arsip inaktif sampai
memasuki masa penilaian arsip 2 tahun.
e) Menilai arsip menjadi 2 pok (arsip nilai 2 tahun dan lebih
dari 2 tahun).
f) Memindahkan arsip inaktif nilai lebih dari 2 tahun setiap
bulan desember ke unit kearsipan II.
g) Memusnahkan arsip nilai 2 tahun setiap bulan januari.
h) Melayani penyajian kembali arsip atas seizin pimpinan.
 10

i) Dalam pelaksanaan tugasnya bertanggungjawab

kepada Dan/Kasatker.

3) Unit kearsipan II.

a) Menerima arsip inaktif dari unit kearsipan I setiap bulan

desember.

b) Mencocokkan arsip inaktif dengan daftar arsipnya.

c) Mencatat dalam buku agenda arsip.

d) Menyimpan dan memelihara arsip inaktif sampai

memasuki masa penilaian arsip 5 tahun.

e) Menilai arsip menjadi 2 pok (arsip nilai 5 tahun dan lebih dari
5 tahun).

f) Memindahkan arsip inaktif nilai lebih dari 5 tahun

setiap bulan november ke unit kearsipan III.

g) Memusnahkan arsip nilai 5 tahun setiap bulan desember.

h) Melayani penyajian kembali arsip atas seizin pimpinan.

i) Dalam pelaksanaan tugasnya bertanggungjawab kepada

Pang/Dan/Kotama.

4) Tugas unit kearsipan III.

a) Menerima arsip inaktif dari unit kearsipan II setiap bulan

November.

b) Mencocokkan arsip inaktif dengan daftar arsipnya.

c) Mencatat dalam buku agenda arsip.

d) Menyimpan dan memelihara arsip inaktif sampai

memasuki masa penilaian arsip 10 tahun.

e) Menilai arsip menjadi 2 pok (arsip nilai 10 tahun dan

lebih dari 10 tahun).

f) Memindahkan arsip inaktif nilai lebih dari 10 tahun

setiap bulan oktober ke unit kearsipan IV/Setum TNI.

g) Memusnahkan arsip nilai 10 tahun setiap bulan November.

 11

h) Melayani penyajian kembali arsip atas seizin pimpinan.

i) Dalam pelaksanaan tugasnya bertanggungjawab kepada
Kasad.

Lembang, Januari 2023

Siswa Algol

Dewi Ernita, S.E.

Nosis 2342539