SISTEM

KEARSIPAN
MARITHA JULANI M.,S.E,GR.
Sebuah rekaman data (dokumen)
yang berisikan informasi dari
kegiatan tersebut biasanya disebut
dengan arsip (record).

ARSIP………….
Sesuai dengan peraturan pemerintah nomor 28 tahun
2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009
tentang kearsipan,
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi,
dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Secara etimologi arsip berasal dari
Bahasa:
1. Bahasa Yunani: ARCHIUM artinya Peti untuk menyimpan
sesuatu
2. Bahasa Latin: FELUM (bundel) artinya tali atau benang
3. Bahasa Inggris: ARCHIEVE, artinya kumpulan warkat; “
record”/Catatan/”File”
4. Bahasa Belanda: ARCHIEF, artinya warkat
5. Bahasa Jerman: ARCHIVALEN, artinya warkat
KESIMPULAN
ARSIP ADALAH setiap catatan (record/warkat) yang
tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf,
angka atau gambar yang memiliki arti atau tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi atau informasi yang
terekam pada kertas, kertas film, media computer, dan
lain-lain yang dismpan menurut suatu aturan sehingga
apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
CONTOH

Surat, kartu, flash disk, telegram, formular,

hasil faksimili, faktur, daftar, grafik, memo,
gambar, kuitansi, laporan, peta, disket dll.
Syarat Arsip:
1.Mempunyai Arti
2.Mempunyai kegunaan
3.Disimpan dengan teratur
Jenis Arsip Berdasarkan bentuk fisik
1. Arsip Bentuk Lembaran: Surat, Kuitansi, Faktur,
Nota
2. Arsip tidak berbentuk lembaran: Flash Disk, Mikcro
Film, Memory card, rekaman pita kaset, rekaman
pada software
Jenis Arsip berdasarkan Masalahnya
1. FINANCIAL RECORD; yaitu arsip yang berisi
catatan masalah keuangan, contoh: Giro, Cek, Kartu
Kredit, Kuitansi
2. INVENTORY RECORD: Arsip yang berhubungan
dengan barang Inventaris, contoh: jumlah barang,
merek, ukuran, harga
1. PERSONAL RECORD: Arsip yang berhubungan dengan
masalah kepegawaian, contoh: surat lamaran kerja,
Curriculum Vitae, absensi pegawai, dan Surat Keputusan (SK)
2. SALES RECORD: Yaitu Arsip yang berhubungan dengan
masalah penjualan, contoh: data penjualan dan daftar nama
agen distributor
3. PRODUCTION RECORD: yaitu arsip yang erhubungan
dengan masalah produksi, contoh: Arsip tentang jenis bahan
baku, jenis alat/mesin yang digunakan, jenis dan kualitas
barang
Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya
A. Lembaga Pemerintahan
1. Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik
Indonesia)
2. Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip
Nasional Daerah)
B. Instansi Pemerintah/Swasta
1. Arsip Primer dan Arsip Sekunder; Arsip primer adalaha arsip
asli, arsip sekunder adalah arsip hasil tindasan/karbon
kopi/penggandaan
2. Arsip Sentral dan arsip unit. Arsip Sentral adalah arsip yang
disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan
penyimpanannya. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan
penyimpanannya pada setiap bagian organisasi
Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya
1. Arsip Tidak Penting, Hanya mempunyai kegunaan
informasi. Contoh: Surat undangan, Surat pemberitahuan
2. Arsip Biasa, arsip yang semula penting, akhirny menjadi
tidak berguna lagi pada saat arsip yang diiformasikan
berlalu. Contoh, Surat lamaran kerja dan Surat Tagihan
3. Arsip Penting: Arsip yang ada hubungannya dengan masa
lalu dan masa yang akan dating, sehingga perlu disimpan
dalam masa yang lama. Contoh : surat perjanjian dan surat
kontrak
4. Arsip Sangat Penting (Vital): Arsip yang dapat dijadikan
alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah.
Contoh: Naskah Proklamasi dan surat hasil penelitian ilmiah.
5. Arsip Rahasia: Arsip yang sisnya hanya boleh diketahui
oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi. Contoh:
Hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran
 Jenis Arsip berdasarkan Fungsinya
A. ARSIP DINAMIS: Arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelanggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
adminstrasi Negara

Dibedakan menjadi 3 jenis

1. Arsip Aktif, arsip yang digunakan secara terus-menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini masih sering
dikeluarkan dalam kegiatan tertentu.

2. Arsip Semi Aktif, arsip yang frekuensi penggunaanya sudah menurun, tetapi kadang-kadang masih
diperlukan

3. Arsip inaktif, arsip dinamis yang sudah jarang digunakan, digunakan hanya sebagai referensi atau
pemberi keterangan semata.

B. ARSIP STATIS: Arsip yang tidka dipergunakan secara langsung untuk kegiatan perencanaan,
penyelengaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun penyelengaraan administrasi negara.
 NILAI GUNA ARSIP
1. Nilai Penerangan: Sebagai bahan informasi, pemberitahuan. Contoh surat pengumuman

2. Nilai Yuridis: Dapat digunakan sebagai alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh Akta
kelahiran, Surat perjanjian, Kuitansi

3. Nilai Historis: Menggambarskan suatu peristiwa/kejadian masal lampau. Contoh Teks Proklamasi

4. Nilai Ilmiah: digunakan untuk pengembangan iptek dan penyelidikan. Contoh : Karya Tulis Ilmiah

5. Nilai guna Fiskal: Digunakan dalam bidang keuangan. Contoh: Kuitansi, Bukti pembayaran pajak
KEARSIPAN
Suatu Proses kegiatan mulai dari peneriamaan,
pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan
penyimpanan warkat menurut sistemtertentu,
sehingga saat diperlukan dapat aditemukan dengan
cepat dan mudah.
TUJUAN KEARSIPAN
1. Agar Arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2. Agar mudah mandapatkan Kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang
dibutuhkan
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip
6. Untuk menjaga kelestarian arsip
7. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban,
perencanaan, pelaksanaan, dan peyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.
JENIS PERALATAN KEARSIPAN
1. Filing cabinet: Lemari Arsip

2. Rotary: Lemari Arsip yang dapat diputar

3. Lemari Arsip: Lemari yang terbuat dari kayu, Baja ringan dll.

4. Rak Arsip: Lemari tanpa pintu

5. Map Arsip: adalah lipatan yang terbuat dari karton tebal atau plastic untuk menyimpan surat/arsip yang tidka terlalu
banyak

a, Stopmap Folio

b. Map Snelhecter

c. Folder

d. Hanging Folder
6. GUIDE
Lembaran kertas tebal / karton yang digunakan sebagai penunjuk / sekat/pemisah dalam penyimpanan Arsip. Guide
terdiri dai 2 bagian

A. TAB GUIDE, Bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokkan)
arsip

B. BADAN GUIDE, Fungsinya untuk menopang Arsip yang ada di belakangnya.

Posisi TAB GUIDE

1. Guide Pertama, terletak pada posisis atas sebelah kiri, untuk menuliskan Kelompok Utama (Main Subject)

2. Guide Kedua, terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (Sub Subject)

3. Guide Ketiga, terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompo tersier (sub sub subject) atau
untuk yang lebih khusus lagi
7. ODNER, Map besar dengan ukuran punggung 5 CM, didalamnya teradapat
besi penjepit, dapat memuat 500 lembar Arsip Surat
8. STAPLER, Alat yang digunakan untuk menyatukan Sejumlah Kertas,
dibedakan menjadi Stapler kecil (max 10 lembar), Stapler sedang ( 10- 20
lembar) dan Stapler Besar ( lebih dari 20 lembar)
9. PERFORATOR: Alat untuk melubangi kertas/kartu, dibedakan menjadi
Perforator 1 lubang ( untk melubangi kartu pustakawan), Perforator 2 Lubang
( untuk melubangi kertas yang disimpan dalam map, Perforator 5 lubang (untuk
melubangi kertas yang disimpan dalam odner).
10. NUMERATOR, alat untuk menoomori kertas, dengan cara dicelupakan pada
tinta stemple, lalau ditempelkan pada kertas
11. KOTAK/BOK: untuk menyimpan map
12. RAK SORTIR, untuk menyortis Surat penting, Surat biasa dll
13. LABEL: untuk memberi judul pada MAP
14. Ticler File, kotak kayu menyimpan kartu lembaran
15. CARDEX (Card Index) Cabinet: tempat menyimpan kartu indeks
16. RAK/LACI KARTU: terbuat dari laci kecil untuk menyimpan
kartu nama dll.
17. ALAT PENYIMPANAN KHUSUS, VCD, Disket, Flash Disk,
Memory Card, dll
Jenis Perlengkapan Kearsipan
1. KARTU INDEKS: Kartu yang berisi Identitas suatu arsip yang disimpan, untuk menemukan arsip. Kartu
Indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5
A
Isi Informasi:

A. Judul/Nama Surat
Judul Surat : Sari Astuti
B. Nomor Surat
No. Surat : 123/A/V/23
C. Hal Surat
Tanggal Surat : 15 Mei 2023
D. Tanggal Surat
Kode Surat : A. 1. 1. Cuti Tahunan
E. Kode Surat

F. Kode Kartu Indeks

2. Kartu Tunjuk Silang Adalah alat bantu dalam
menemukan arsip selain dengan kartu indeks.
Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu
judul/caption/nama; dan jika arsip/surat yang disimpan
memiliki lapiran dokumen lain yang disimpan di tempat
berbeda. Ukuran 12,5 cm x 1,7 cm

3. Lembar Pinjam Arsip (Slip out) adalah

lembaran/formulis yang digunakan untuk mencatat
setiap peminjaman Arsip
Contoh Form Peminjaman Keterangan pengisian bon peminjaman:
Arsip
4. Map Pengganti: Lembar pertama yang asli dijadikan pengganti arsip yang telah
dipinjam dan ditempatkan di dalam folder. Biasanya, disebut dengan out slip. Jika dipinjam
sebanyak 1 map, maka map pengganti arsip disebut dengan out folder sama hal nya juga ketika
arsip yang dipinjam akan dipinjam oleh pihak lain, maka dalam hal ini harus dibuatkan on call
card nya.

5. Buku Arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan Arsip
Contoh:
No. Tanggal Judul Surat Nomor Tanggal Hal Surat Ketera
Urut Penyimpanan Surat Surat ngan
0001 12 Januari PT Surya Kasih 001. A. 289 18 Perjanjian _
2023 Januari Kerja Sama
2023
Asas Pengelolaan Kearsipan
1. Asas Sentralisasi: Pengendalian arsip baik surat masuk maupun keluar,
dibebankan secara terpusat pada suatu organisasi yang disebut unit kearsipan
2. Asas Desentralisasi: Pengendalian pengelolaan arsip, baik surat masuk dan
surat keluar, dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi.
3. Asas Desentralisasi terkendali (Gabungan), Gabungan dari asas sentralisasi
dan asas desentralisasi
SISTEM PENYIMPANAN
KEARSIPAN
1. Sistem Abjad ( Alphabetical filing system)
2. Sistem subjek (Subjectical filing system)
3. Sistem tanggal (Chronological filing system)
4. Sistem Wilayah (Geographical filing system)
5. Sistem Nomor (Numerical filing system)
ISTILAH DALAM FILING SYSTEM
1. CAPTION (Kata Tangkap)

1. Sistem Abjad ( Alphabetical filing system), kata tangkapnya adalah nama pengirim (surat
masuk) yaitu nama Lembaga/perusahaan, nama individu, nama orang/badan/organisasi

2. Sistem subjek (Subjectical filing system), kata tangkapnya nama masalah/perihal/isi surat

3. Sistem tanggal (Chronological filing system) kata tangkapnya tanggal surat

4. Sistem Wilayah (Geographical filing system) kata tangkapnya nama tempat asal surat

5. Sistem Nomor (Numerical filing system) kata tangkapnya nomor tertentu sesuia aturan
system nomor
2. Mengindeks
Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan
penemuan Kembali Arsip. Indek diambil dari ata tangkap (Caption)
terpenting dari surat yang dimaksud dengan sistemp penyimpanan.
1. mengindeks dalam system abjad berart1 membagi nama / orang /
badan / organisasi dalam beberapa unit
2. Mengindeks dalam Subyek berarti menafsirkan masalah
surat/warkat yang disimpan dan mencocokkan dalam daftar
kalsifikasi, kemudian mencatatkan dalam kartu indeks.
3. Mengindeks dengan system tanggal, berarti menentukan tanggal
surat menjadi beberapa unit, yaitu tanggal, bulan dan tahun, serta
mencatatnya dalam kartu indeks.
4. Mengindeks dengan system wilayah, berarti mencocokkan nama
tempat asal/tujuan surat dengan daftar klasifikasi masalah dan
mencatat dalam kartu indeks.
5. Mengindeks dengan system nomor berarti menenutkan nomor arsip
untuk keperluan penempatan pada tempat penyimpanan
KODE
Tanda-tanda tertentu sebagai pengenal Arsip, diperoleh dari
Indeks. Fungsinya untuk mempermudah menemukan
Kembali arsip lebih cepat di tempat penyimpanan
DAFTAR KALSIFIKASI
ADALAH DAFTAR YANG BERISI TENTANG
PENGELOMPOKKAN ARSIP BERDASARKAN NAMA
MASALAH, WILAYAH, NOMOR ATAU LAIN
SEBAGAINYA
SISTEM ABJAD
1. Sistem abjad adalah system penyimpanan dan penemuan Kembali
arsip yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama
orang/badan/organisasi
2. Nama orang/badan/organisasi tersebut di susun berdasarkan urutan
abjad.
3. Sistem Abjad adalah system yang tertua, langsung dan paling banyak
digunakan, karena dapat langsung mencari arsip tanpa kartu indeks
Sistem Abjad umumnya dipilih
karena
1. Nama lebih mudah diingat
2. Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama
yang sama
3. Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama
4. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
Peraturan mengindeks Sistem
NAMA
1. Disusun berdasarkan Abjad nama/badan/organisasi
2. Indeks digunakan sebagai sarana penemuan Kembali arsip
dengan cara mengidentifikasi naskah/berkas melalui
penunjukkan suatu tanda pengenal, yang dapat membedakan
arsip tersebut dengan yang lainnya.
3. Indeks disusun berdasarkan Nama/Badan/Organisasi
DAFTAR KLASIFIKASI ABJAD
Daftar Klasifikasi Sistem Abjad disusun berdasarkan pengelompokkan nama
orang/badan/organisasi, secara sistematis, logis, berjenjang dengan tanda-tanda khusus sebagai
kode

a) Nama Orang

b) Nama Perusahaan

c) Nama Pemerintah

d) Nama Organisasi dan Perhimpunan

Abjad dimulai dari A sampai dengan Z

, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunnan berdasarkan huruf kedua, ketiga
dans eterusnya

CONTOH

A, B, C, D, E………………………………………………..Z

Aa, Ab, Ac………………………………………………..Az

Aba, Abb, Abc………………………………………………Abz

Aca, Acb, Acc,…………………………………………………..Acz

Ba, Bb, Bc…………………………………………………….Bz

Baa, Bbb, Bcc………………………………………………Bzz

 CONTOH SURAT ATAS NAMA
1. Abdulrahman 1. Abdi, Waluyo
2. Ali Abdulrahman 2. Abdulrahman
3. Waluyo Abdi 3. Abdulrahman, Ali
4. Haryanto Arbi 4. Arbi, Haryanto
5. Abdullah Badawi 5. Azhar, Gunawan Budianto
6. Gunawan Budianto Azhar 6. Badawi, Abdullah
7. Alia Mita Cahaya 7. Cahaya, Alia Mita