LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK

(LKPD)

Menggunakan Peralatan Kearsipan

Untuk SMK/MAK Administrasi Perkantoran Kelas X Mata
Pelajaran Kearsipan

Disusun Oleh:
Nama Anggota Kelompok :
Yekti Rahayunig Gusti 170412617595
Yeni Purwati 170412617534
Yusi Mutia Ferani 170412617564
Zahrina Fatmala 170412617603

Offering HH / Kelompok 13

S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Malang
 ‘
]

Lembar Kerja Peserta Didik

Menggunakan Peralatan Kearsipan
Untuk SMK/MAK Administrasi Perkantoran Kelas X
Mata Pelajaran Kearsipan

A. Petunjuk Belajar
1. Bacalah bahan ajar ini dengan seksama
2. Kerjakan tugas dan latihan yang terdapat
didalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci
jawaban terlebih dahulu
3. Gunakan teknik membaca cepat dalam
mempelajari bahan ajar
4. Apabila ada bagian yang belum dipahami,
diskusikan terlebih dahulu dengan teman
anda, sebelum bertanya kembali kepada
pendidik. Jika perlu, anda harus berusaha
sendiri mencari tahu jawaban pada sumber
yang lain.
5. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap
bahan ajar dan laporkan kemajuan anda
pada pendidik sebelum anda melanjutkan ke
bagian lain atau bahan ajar lainnya.
B. Kompetensi Inti
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan
faktual, konseptual, dan prosedural dalam
ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya,
dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan
dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian serta menerapkan pengetahuan
prosedural pada bidang kajian yang spesifik
sesuai dengan bakat dan minatnya untuk
memecahkan masalahnya.

C. Kompetensi Dasar
4.1 Menggunakan peralatan kearsipan.

D. Indikator
1. Menunjukkan peralatan-peralatan kerarsipan
dengan tepat sesuai dengan fungsi
kegunaannya
2. Memilih peralatan kearsipan sesuai dengan
kriteria kebutuhan pekerjaan
3. Menggunakan peralatan kearsipan dengan
tepat sesuai fungsi pekerjaan yang dilakukan
 E. Materi
Pembelajaran
Menjelaskan dan menunjukan
peralatan kearsipan beserta fungsi dan
cara menggunakan alat tersebut

F. Informasi Pendukung
Peralatan yang dibutuhkan dalam penataan arsip
disesuaikan berdasarkan sistem kearsipan yang
digunakan organisasi/perusahaan. Sementara itu, di era
teknologi canggih saat ini penyimpanan arsip telah
berkembang manjadi E-Arsip. Sehingga penggunaaan
atau pemilihan peralatan kearsipan mulai berkurang.
G. Paparan Isi Materi
Setiap kantor mempunyai peralatan kantor yang
berbeda-beda. Biasanya peralatan tersebut
menyesuaikan dengan jenis usaha masing-masing.
Menurut KBBI, peralatan yakni berbagai alat
perkakas, perbekalan dan kelengkapan. Dengan
demikian, peralatan kantor adalah berbagai barang
yang digunkan untuk keperluan kegiatan kantor,
dan barang barang tersebut dapat digunakan
dalam jangka waktu relatif lama (lebih dari 1
tahun, peralatan juga mengalami penyusutan).
Dalam kegiatan kearsipan sendiri, terdapat
banyak istilah dan alat-alat untuk mengarsip.
Sementara itu, peralatan kearsipan sendiri
merupakan sarana yang digunakan pada bidang
kearsipan.
Peralatan arsip dibuat dengan
menggunakan bahan-bahan yang tahan
lama, misalnya; logam, kayu, aluminium,
besi, plastik dan sejenisnya. Kualitas
peralatan arsip dapat mempengaruhi
secara tidak langsung umur arsip.
Berikut ini kriteria pemilihan
peralatan arsip, yakni sebagai berikut:
a. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan termasuk
ukuran, jumlah, berat, komposisi fisik dan nilainya.
b. Frekuensi penggunaan arsip
c. Lama arsip disimpan di file aktif dan file in-aktif
d. Lokasi dari fasilitas penyimpanan (sentralisasi dan
desentralisasi)
e. Besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan
dan kemungkinan untuk perluasannya
f. Tipe dan letak tempat penyimpanan untuk arsip in-
aktif
g. Bentuk organisasi
h. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan
 Macam-macam Peralatan
Kearsipan
a. Filling cabinet
Filling cabinet terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi
yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci
dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat
yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Alat ini berguna
untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang
yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke
belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk
menyangkutkan hanging folder.

b. Rotary (alat penyimpanan berputar)

Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan
secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar,
sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak
banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang
kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini
secara lateral.
c. Lemari arsip
Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai
bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan
dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan
terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner
atau ditumpuk secara mendatar.

d. Rak arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat
menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner
atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip
sehingga tampak punggung dari ordner atau
kotak arsip, yang berguna menempatkan
label/judul arsip yang ada di dalamnya.
 e.Map arsip
Map arsip adalah lipatan kertas tebal
atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan
tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain
sebagai berikut:
(1) Stopmap folio
(2)Map snelhecter
(3)Folder
(4)Hanging folder
f.Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal
atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri
dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
(1) Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk
menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks
(pengelompokan) arsip.
(2) Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-
arsip yang ada di belakangnya.

g. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran
punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya
terdapat besi penjepit. Arsip yang akan
disimpan di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan
perforator
h. Stapler
Menurut kemampuan dan bentuknya,
stapler dapat dibedakan menjadi:
1) Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil
dan mampu membendel maksimum 10 lembar
kertas.
2) Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya
sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
3) Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar
dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
i. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi
kartu, perforator dapat dibedakan sebagai
berikut:
1) Perforator dengan satu pelubang
2) Perforator dengan dua pelubang
3) Perforator dengan lima pelubang

j. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan
nomor pada lembaran dokumen. Menurut
bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan
sebagai berikut:
1) Numerator kecil
2) Numerator besar
k. Kotak (box)
Box adalah kotak yang digunakan
untuk menyimpan arsip yang bersifat
in aktif. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih
dahulu disimpan kedalam folder dan akan ditempatkan
pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.

l. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk
memisahkan surat yang diterima. Alat sortir
mempunyai berbagai bentuk dan bahan. Ada yang
berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.
Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai
bahan, misalnya logam, kayu, plastik
atau karton.

m. Label
Label adalah alat yang digunakan
untuk memberi judul pada map/folder
yang biasa diletakkan pada bagian
tab dari sebuah folder/guide.
 n. Tickler file
Tickler file adalah alat
yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk
kartu atau lembaran yang berukuran
kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu
lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler
file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas.

o. Cardex (card index) cabinet

Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan
kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik
keluar memanjang.

p. Alat Penyimpan Khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan
untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti
flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Bahkan adapula alat
penyimpan data yang berada di dunia maya seperti
pemanfaatan Google Drive dan Dropbox.
PENUGASAN
A.Pilihan Ganda
1. Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik, keecuali
....
a. Sistem masalah
b. Sistem abjad
c. Sistem tanggal
d. Sistem nomor
e. Sistem isi arsip
2. Di bawah ini yang merupakan contoh dari arsip yang
bernilai keuangan adalah... .
a. Data penjualan
b. Curiculu vitae
c. Cot
d. ATM
e. Daftar Absensi
3. Map arsip yang dilengkapi dengan daun penutup
disebut... .
a. Ordner
b. Folder
c. Snelhecter
d. Hanging folder
e. Stopmap folio
4. Kegiatan yang menempatkan kertas dalam tempat
penyimpanan disebut kegiatan... .
a. Penelitian
b. Penyimpanan
c. Penyortiran
d. Penampunagn
e. Pengkodean
5. Tujuan kearsipan adalah... .
a. Untuk menjaga kelestarian kantor
b. Agar tentram
c. Untuk menjaga kerahasiaan perusahaan/
organisasi
d. Agar mudah mendapatkan kembali arsip saat
dibutuhkan dengan cepat dan tepat
e. Agar arsip terus bertambah
6. Setelah arsip di beri kode dan di sortir lalu disimpan
pada... .
a. Tar
b. Laci
c. Ruangan
d. Filling cabinet
e. Almari
7. Rak sortir dipersiapkan untuk...rak
a. 25
b. 26
c. 27
d. 28
e. 29
8. Filling cabinet umumnya digunakan untuk
menyimpan arsip yang bersifat... .
a. Aktif
b. Inaktif
c. Pasif
d. Vital
e. Rahasia
 9. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut ...
.
a. Perforator
b. Stapler
c. Ordner
d. Numerator
e. Stapler
10. Alat semacam filling cabinet yang digerakkan
dengan cara diputar adalah... .
a. Rotary
b. Ordner
c. Perforator
d. Numerator
e. Stapler

B. Essay
1. Sebutkan masing masing kelemahan dan kelebihan
dari ordner dan map arsip!
2. Apa kegunaan numerator?
3. Apa pengertian hickler file? Dan jelaskan fungsinya!
4. Sebutkan alat penyimpanan khusus yang anda ketahui
5. Dengan adanya alat alat kearsipan, apakah dapat
membantu proses kearsipan? Berikan alasan anda!
KUNCI JAWABAN
A. Pilihan Ganda
(1) E
(2) C
(3) E
(4) B
(5) D
(6) D
(7) B
(8) A
(9) A
(10) A
KUNCI JAWABAN
B. Essay
(1) Berikut kelemahan dan kelebihan:
 Ordner
- Kelemahan
Tidak fleksibel dibawa kemana-mana,
berisi banyak muatan arsip
- Kelebihan
Muat arsip lebih banyak
 Map Arsip
- Kelemahan
Hanya muat arsip sedikit
- Kelebihan
Mudah dibawa kemana-mana
(2) Numerator adalah alat untuk mencetak
nomer pada lembaran sebagai tanda.
(3) Tickler file adalah alat yang berfungsi untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu
(4) Flash Disk, Memory Card, CD, Drobebox,
Gdrive, dan sebagainya
(5) Sangat membantu. Karena dengan adanya
alat-alat tersebut dapat meringankan dan
membantu proses pengarsipan.
PENILAIAN
Nilai
NO Kriteria
4 3 2 1
1. (a) Dapat menyebutkan kelemahan
dan kelebihan dari ordner dan
map arsip secara lengkap dan
benar
(b) Dapat menyebutkan kelemahan
dan kelebihan dari ordner dan
map arsip dengan benar, tetapi
kurang lengkap.
(c) Tidak dapat menyebutkan
kelemahan dan kelebihan dari
ordner dan map arsip.
2. (a) Dapat menyebutkan kegunaan
numerator dengan benar dan
lengkap
(b) Dapat menyebutkan kegunaan
numerator dengan benar, tetapi
kurang lengkap
(c) Tidak dapat menyebutkan
kegunaan numerator atau
jawaban salah
3. (a) Dapat menyebutkan pengertian
dan fungsi dari tickler file dengan
benar dan lengkap
(b) Dapat menyebutkan pengertian
dan fungsi dari tickler file dengan
benar, tetapi tidak lengkap
(c) Tidak dapat menyebutkan
pengertian dan fungsi tickler file
PENILAIAN
Nilai
NO Kriteria
4 3 2 1
4. (a) Menyebutkan 4 alat penyimpanan
khusus
(b) Menyebutkan 3 alat penyimpanan
khusus
(c) Menyebutkan 2 alat penyimpanan
khusus
(d) Menyebutkan 1 alat penyimpanan
khusus
5. (a) Dapat memberi alasan kegunaan
penggunaan alat arsip dengan
jelas dan benar
(b) Dapat memberikan alasan
kegunaan penggunaan alat arsip
dengan benar, tetapi kalimat tidak
jelas
(c) Tidak dapat memberikan alasan
kegunaan penggunaan alat arsip