Perlengkapan Pengelolaan Arsip

Menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009, dalam pengelolaan arsip membutuhkan

dukungan sarana dan prasarana dalam pelaksanaannya. Peralatan dan Perlengkapan arsip
adalah sarana pendukung dari pengelolaan arsip. Dalam pemilihan peralatan arsip haruslah
memperhatikan baik-buruknya kualitas peralatan arsip.

Hal ini dikarenakan dengan baik buruknya kualitas peralatan arsip berpengaruh terhadap
jangka waktu penyimpanan arsip. Beberapa bahan yang tahan lama adalah bahan-bahan yang
memiliki kualitas yang terbaik. Adapun beberapa material yang dapat bertahan lama adalah
seperti, yang terbuat dari logam, kayu jati, aluminium, besi baja maupun bahan kuat lainnya.

A. Fungsi Perlengkapan Pengelolaan Arsip

Adapun fungsi dari peralatan dan perlengkapan arsip adalah Sebagai sarana penyimpan
arsip dan sebagai alat untuk membantu, mempercepat, meringankan, dan mempermudah
pekerjaan di bidang kearsipan agar Arsip dapat terlindungi dari bahaya kerusakan, sehingga
arsip bertahan lama.

Berdasarkan fungsi dari peralatan arsip, untuk menentukan peralatan yang digunakan
dalam penyimpanan arsip disesuaikan dengan bagaimana cara penyimpanan arsipnya. Ada
beberapa metode dalam penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut:

1. Penyimpanan Arsip Horizontal yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara

mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci
yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan vertikal yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet ke belakang.
3. Pengarsipan lateral yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping
B. Pertimbangan Penentuan Perlengkapan Pengelolaan Arsip

Dalam penentuan peralatan dan perlengkapan arsip, ada beberapa hal pertimbangan
yaitu:

1. Bentuk Fisik Arsip : bentuk fisik dari arsip yang bermacam-macam menentukan
peralatan dari penyimpanan arsip. Misal bentuk arsip CD, maka peralatan yang
digunakan akan berbeda dengan bentuk arsip yang berbentuk kertas.
 2. Frekuensi Penggunaan Arsip : Arsip yang akan sering digunakan, peralatan yang
digunakan dalam penyimpanan arsip akan berbeda dengan arsip yang frekuensi
penggunaannya sangat rendah.
3. Durasi waktu penyimpanan arsip baik file aktif dan inaktif: lama arsip disimpan juga
merupakan bahan pertimbangan dalam menentukan jenis peralatan dan perlengkapan
arsip.
4. Lokasi (Sentralisasi dan desentralisasi) : lokasi tempat penyimpanan arsip juga
mempengaruhi dalam penentuan jenis dan peralatan arsip hal ini dipertimbangkan faktor
fleksibilitas.
5. Ukuran ruang yang tersedia : Apabila ukuran ruangan yang tersedia sangat mini malis
maka penentuan perlengkapan arsip juga menentukan.
6. Bentuk Organisasi : Organisasi yang besar dan organisasi yang kecil, volume arsip yang
diciptakan jelas berbeda, sehingga peralatan dan perlengkapan juga perlu
dipertimbangkan.
7. Jaminan Keamanan : Penentuan jenis perlengkapan dalam pengelolaan arsip juga
mempertimbangkan keamanan dari arsip yang dikelola.
C. Peralatan dan Perlengkapan Pendukung Pengelolaan Arsip
1. Peralatan Pengelolaan Arsip

Dalam penyimpanan arsip ada beberapa peralatan pendukung dalam penyimpanan arsip
adalah sebagai berikut :

a. Filling Cabinet merupakan perlengkapan untuk menyimpan arsip dinamis dan

penggunaannya secara vertikal berderet ke belakang. Filling cabinet terdiri dari
beberapa laci, dari satu hingga 6 laci, akan tetapi yang paling banyak digunakan
adalah 4 laci. Setiap laci idealnya memiliki daya tampung 50 buah folder degan
jumlah guide/sekat sekitar 20-40 buah. Filling cabinet yang digunakan dalam
menyimpan arsip dinamis sebaiknya memiliki kunci pengaman agar isi dokumen
dapat terjaga dengan baik.
b. Rotary adalah salah satu tempat penyimpanan arsip yang disimpan secara lateral.
Rotary disebut juga dengan filing cabinet berputar. Dalam proses menempatkan dan
temu kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Rotary terbuat dari bahan yang
kuat seperti logam atau besi.
c. Lemari Arsip merupakan tempat penyimpanan berbagai bentuk arsip, disimpan
menyamping (lateral) dan arsip dimasukkan terlebih dahulu ke dalam ordner atau
 ditumpuk secara mendatar. Jenis perlengkapan ini sering digunakan di lingkungan
perkantoran.
d. Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu. Dalam penggunaannya arsip yang disimpan
dalam rak arsip disusun secara lateral (menyamping) dan dimasukkan ke dalam
ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip diletakkan di rak arsip sehingga
tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan
label/judul arsip yang ada di dalamnya.
2. Perlengkapan Pengelolaan Arsip
Peralatan dan perlengkapan arsip saling mendukung satu dengan yang lainnya.
Perlengkapan kearsipan adalah alat dan bahan yang mendukung kegiatan pengelolaan
kearsipan, dan umumnya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif
singkat).
Adapun beberapa perlengkapan arsip yang mendukung dalam pengelolaan arsip adalah
sebagai berikut:
a. Map Arsip adalah lipatan kertas atau plastik yang tebal dan digunakan untuk
menyimpan arsip. Penyimpanan arsip dengan menggunakan map biasanya tidak
terlalu banyak, dan hanya mampu menampung kertas sebanyak 1-50 lembar. Ada
beberapa jenis dari map arsip yaitu Stop map folio dan Map snelhecter.
b. Sekat Petunjuk/guide adalah alat yang terbuat dari karton/plastik dan digunakan
sebagai alat petunjuk, penyangga dan pembatas antara dokumen satu dengan
dokumen lainnya dengan pembagian sesuai klasifikasi arsip. Guide terbuat dari kertas
karton tebal yang berbentuk empat persegi panjang dan diletakkan pada laci filling
cabinet.
c. Hanging Folder adalah folder yang mempunyai besi penggantung sepanjang folder
tersebut, dan besi penggantung dipasangkan pada kaitan yang berada di samping
kanan atau kiri dari filing cabinet. Hanging folder memiliki tab untuk mencatat kode
atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
d. Ordner adalah salah satu jenis perlengakapan yang sering digunakan dalam kegiatan
administrasi pengarsipan. Ordner merupakan map dengan ukuran besar dan memiliki
panjang punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
Penyimpanan arsip menggunakan Ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator agar menjaga arsip maka sebaiknya menggunakan plastik
sebagai tempat penyimpanan.
 e. Stapler adalah perlengkapan arsip yang digunakan untuk menjadikan satu kesatuan
sejumlah kertas. Beberapa jenis Stapler yaitu Stapler kecil yang dapat digunakan
untuk menyatukan maksimal 10 lembar kertas, stapler sedang dimana dapat
digunakan untuk menyatukan dokumen sebanyak 20-50 lembar, dan Stapler besar
yang dapat menyatukan kertas lebih dari 50 lembar.
f. Perforator adalah salah satu perlengkapan arsip yang berfungsi untuk membuat
lubang pada kertas/kartu. Diameter lubang dari perforator adalah 5 mm. Material dari
perforator adalah logam, dan dapat melubangi kertas maksimum 10 lembar.
g. Numerator adalah perlengkapan dari pengelolaan arsip ketika membubuhkan nomor
di lembaran dokumen. Jenis Numerator yaitu Numerator kecil antara 4 sampai 6 digit,
sedangkan numerator besar lebih dari 6 digit.
h. Box Arsip adalah tempat penyimpanan arsip yang bersifat inaktif dimana terdapat
informasi label dari deskripsi arsip tersebut.
i. Kartu Indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan,
gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat
dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang
disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.
j. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan
yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada
tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm X
7.5 cm.
k. Map Pengganti (out folder) adalah map yang digunakan jika surat yang dipinjam
tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu
dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang
dipinjam tadi dan menggunakan formulir peminjaman.

Rujuan: Sovia Rosalin. (2017) Manajemen Arsip Dinamis. Tim UB Press. Malang