Macam-Macam Peralatan Kearsipan

1. Filling cabinet

Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang tercipta dari bahan logam dan berukuran tegak
laksana lemari. Fungsi filling cabinet ini ialah untuk menyimpan arsip-arsip urgen perusahaan.
Filling Cabinet tercipta dari besi dan pun menyerupai brankas yang panjang. Tetapi filling
cabinet tidak setebal brankas. Filling cabinet sering pun disebut dengan lemari arsip. Bentuk
filling cabinet pun bermacam-macam, terdapat yang satu pintu, dua pintu dan bahkan terdapat
yang tiga pintu. Tinggal sesuaikan saja dengan budget kamu dan posisi peletakan filling cabinet
yang cocok di kantor anda.Harga filling cabinet pun bervariasi tergantung ukurannya. Merk
filling cabinet juga pelbagai di Indonesia ini. Ada merk Ichiban, Daichiban, Lion, Daiko dan
lain-lain. Jika kamu ingin melakukan pembelian Filling cabinet bermukim search saja di google
dengan keyword “jual filling cabinet”.Biaya ekspedisi filling cabinet cukup mahal, karena andai
dikirim menggunakan pengiriman maka penghitungan ongkos pengiriman dengan volume
barang bukan berat barang. Tetapi tetap saja ditentukan menurut jarak dari lokasi penyalur filling
cabinet ke tempat anda.Sekarang ini nyaris semua kantor atau perusahaan memilih filling cabinet
sebagai lokasi penyimpanan dokumentasi penting perusahaan. Karena kualitas keawetan filling
cabinet lebih lama daripada lemari kayu. Selain tersebut filling cabinet lebih enteng daripada
lemari kayu sehingga gampang untuk dipindah-pindahkan posisinya.

2. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)

Rotary ialah semacam filing cabinet namun penyimpanan dokumentasi dilakukan secara
berputar. Alat ini bisa digerakkan secara berputar, sampai-sampai dalam penempatan dan
penemuan kembali dokumentasi tidak tidak sedikit memakan tenaga. Alat ini tercipta dari bahan
yang kuat laksana logam atau besi. Arsip ditabung pada perangkat ini secara lateral

3. Lemari arsip

Lemari arsip ialah peralatan kantor yang mempunyai format empat persegi panjang di taruh
secara vertical dan bermanfaat untuk menyimpan arsip. Ada 2 jenis lemari arsip, yakni jenis
lateral dan drawer. Lateral lemari arsip ialah lemari dokumentasi yang berpintu dan memiliki
pagan atas guna menyimpan arsip. Sedangkan type lemari dokumentasi drawer ialah lemari
dokumentasi yang berbentuk laci dan dapat dicabut masuk. Filling cabinet tercipta dari bahan
metal yang kuat, dan duratif serta tidak lembab.
Lemari dokumentasi awal dipakai sekitar tahun 1800 –an hingga sekarang, dan dokumentasi atau
dokumen ditabung dengan posisi mendatar, andai dokumen dokumentasi semakin bertambah,
maka posisi dokumentasi disusun berdiri menurut huruf. Kian hari makin bertambah, maka
semakin meningkat pula laci-laci yang dibutuhkan untuk penyimpanan, sampai-sampai akan
memunculkan kesulitan untuk pengelolanya guna mencari dokumentasi yang dibutuhkan. Demi
kelancaran dalam penelusuran dokumen, maka posisi dokumen dibentuk berdiri berjajar. Bagi
kelancaran dalam pencarian dokumentasi atau dokumen semua pemakai, maka lemari
dokumentasi penjajaran berdiri dua laci sering dipakai menyamping meja,dengan demikian
semua pemakai bisa duduk/berdiri ketika hendak menyimpan atau menggali dokumen
tersebut.Lemari dokumentasi besi yang memiliki kapasitas 3 laci seringkali dipakai sebagai
counter pada dibeberapa unit unsur yang terdapat hubungannya dengan semua pemakai,
sementara lemari dokumentasi besi 4 laci ialah lemari dokumentasi berdiri yang dikenal pada
ketika ini. Bagi lemari dokumentasi besi 5 laci juga tidak sedikit digunakan orang, disebabkan
lemari tersebut dapat menampung nyaris 25% dokumentasi lebih dari kapasitas lantai yang sama.
Lemari dokumentasi besi ini sesuai dipakai guna seorang karyawan yang memiliki tempat kerja
relatif sempit.

4. Rak Arsip

Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi yang dibentuk secara lateral
(menyamping). Arsip-arsip yang akan ditabung di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam
ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak dokumentasi ditempatkan di rak dokumentasi
sehingga terlihat punggung dari ordner atau kotak arsip, yang bermanfaat untuk menepatkan
label atau judul dari dokumentasi yang terdapat di dalamnya. Rak dokumentasi dapat diciptakan
dari kayu atau besi.

5. Map arsip

Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar.
Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susah ditutup

Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map :

 Stopmap folio,

yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk
menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.

 Map Snelhecter,

yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup.
Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya
yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

 Folder,
yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik
saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang
selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label
tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.

 Hanging folder,

yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang
yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau
indeks arsip yang ada didalamnya.

6. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit.
Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan
perforator.Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara
lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar
arsip/surat.
Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumen penting. Dokumen itu dimasukkan ke
dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian diapit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor
dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu tidak terlampau
sudah. Dokumen bukan lagi berada di meja yang berantakan dan telah tertata apik pada ordner.
Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kamu untuk membuka penjepit besinya
terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan
dokumen secara tergesa-gesa sebab menyebabkan letak dokumen tidak rapi. Pastikan kamu
menata dokumen dengan urut dan rapi. Lalu tutup pulang penjepitnya dan pulang letakkan
ordner pada lemari.

7. Guide

yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/
pemisah dalam penyimpanan arsip.

Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb:

  Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau
indeks (pengelompokan) arsip.
 Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat
juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter.Guide dapat dibuat
dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan
menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip
yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil.

Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :

 Guide pertama
 Guide kedua
 Guide ketiga

8. Stapler

Stapler ialah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan
memakai tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi bilamana
diisi dengan staples. Stapler dan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat.
Sedangkan alat guna melepas staples disebut staples remover.Jangan memasukkan isi staples
melebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di unsur
mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler paling populer sampai-sampai memiliki
tidak sedikit nama tidak sah yang berasl dari suara yang dikeluarkan ketika ini, laksana jekreken,
jepretan, dan cekrekan
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas
Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas
Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar
kertas.

9. Perforator
Perforator ialah alat guna melubangi kertas/kartu. Perforator dipisahkan antara beda sebagai
berikut.

a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama,
plastik, dan lain-lain.

b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan ditabung dalam
map snelhecter atau ordner.

c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang bakal dimasukkan ke
dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator
menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator tercipta dari logam.

Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

 Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat
sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
 Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas
tepi perorator.
 Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk
dan ukurannya,
numerator dibedakn sebagai berikut:
Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit.
Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur
angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak
digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sbb:

 Beri tinta pada bantalan huruf numerator

 Atur nomor awal
 Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya
tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam
folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).

12. Alat sortir

Alat sortir ialah alat yang dipakai memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses diantarkan
dan ditabung kedalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki bergam format dan bahan. Ada
yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.

13. Label

Label ialah alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa di taruh pada
unsur tab dari suatu folder/guide. Label tercipta dari kertas dengan sekian banyak ukuran dan
memiliki perekat pada unsur belakang, sehingg tidak butuh diberi lem lagi ketika hendak
menempelkan label pada lokasi yang diinginkan.

14. Tickler file

Tickler file ialah alat semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi baja guna menyimpan
dokumentasi berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip,
atau kartu-kartu beda yang mempunyai jatuh tempo.namun demikian, tickle file dapat saja
dipakai untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file
dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file bermanfaat sebagai perangkat pengingat
untuk petugas arsip.

15. Cardex
Cardex (card indeks) cabinet ialah alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan
memakai laci-laci yang dapat dicabut memanjang.alat ini tercipta dari bahan besi baja dan kayu.

16. Rak/ laci kartu

Rak/ laci kartu ialah laci-laci yang dibentuk secara tertata dalam rak, guna menyimpan kartu-
kartu ukuran kecil yang dibentuk secara vertikal. Alat ini tercipta dari kayu dan banyaknya laci
bisa disesuaikan dengan kebutuhan.

17. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untuk menyimpan dokumentasi dalam bentuk-
bentuk yang khusus laksana flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini
memiliki beragam format desain, sebab sangat tergantung denga perkembangan peradaban
tekhnologi. Sebelum terdapat flashdisk, guna menyimpan data elektronik dipakai disket. Alat ini
dapat tercipta dari logam dan plastik.

Alat-alat itu dangat memunkinkan guna mnegalami perkembangan, baik dari sisi bahan
pembuatannya, desain maupun jenisnya, sebab mengikuti pertumbuhan teknologi yang pun
semakin berkembang.

Sumber https://www.jatikom.com/2018/09/macam-macam-jenis-alat-alat-peralatan-kearsipan-
dan-fungsinya.html#ixzz5zB6msZ6q
 Macam-Macam Peralatan Arsip
Jenis-Jenis Peralatan Arsip

Macam-macam Alat Kearsipan

Contoh-contoh Alat Kearsipan

Gambar Alat Kearsipan

Jenis-jenis Alat Kearsipan – Jika Kita berbicara tentang arsip, tentunya tak lepas dengan administrasi
yang dan berhubungan dengan organisasi. Kegiatan menyimpan dokumen arsip menggunakan
peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan dalam kegiatan pengarsipan atau
kearsipan, pastinya kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur
suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti,
logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat dan lain sebagainya.

Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut:

1. Sebagai sarana penyimpan arsip

2. Alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan

3. Alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama.

Berikut Macam-macam atau Jenis-jenis Alat Kearsipan yang digunakan untuk menyimpan dokumen.

1. Filing Cabinet

Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling
banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip
ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna
untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
 Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder
atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena
diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan
bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk
menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.

Berikut Artikel yg Terkait Masalah Kearsipan

Baca Juga : Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Baca Juga : Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Baca Juga : Sistem Penyimpanan Arsip
Baca Juga : Jenis-Jenis Arsip dan Contohnya
Baca Juga : Jenis-Jenis / Macam-macam Peralatan Arsip Dan Gambarnya
Baca Juga : Prosedur Kearsipan

2. Rotary (alat penyimpanan berputar)

 Rotary alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang dapat digerakkan secara berputar, sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan
yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

Rotary Filling Cabinet

3. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan
dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner
atau ditumpuk secara mendatar.
 Lemari Arsip

4. Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).
Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip.
Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak
arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.

Rak Arsip

5. Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk
menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada
beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
- Stopmap Folio

Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi
untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan
untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in
aktif.

Stop Map

- Map snelhecter

Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit
di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya
maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan
menggunakan perforatormap yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk
menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan
di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.
 Snelhecter

- Folder

Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik
saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang
selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

- Hanging folder

Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada
gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau
indeks arsip yang ada di dalamnya.
 Hanging Folder

6. Ordner

Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5
cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip
sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

7. Guide
 Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

8. Stapler

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:

- stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

- stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

- stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:

- Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik,
dan lain-lain.

- Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map
snelohecter atau ordner.

- Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam
ordner.

Perforator

10. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai
berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini
dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton.
 Baki Surat/Paper Tray

11. Tickler file

Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk
kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang
memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file
berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Ticker File

12. Cardex (card index) cabinet

 Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang
dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan
kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

13. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada
bagian tab dari sebuah folder/guide.

14. Numerator
 Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan
ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.

- Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

- Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.
A. PERALATAN

Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat
dikelompokan dalam 3 ( tiga ) jenis alat penyimpanan yaitu :

1. Alat penyimpanan tegak ( Vertical file )

Yaitu pealatan penyimpanan tegas jenis ini umum digunakan dalam kegiatan pengurusan
arsip jenis ini sering disebut juga dengan lemari arsip ( filling Cabinet )
Filling Cabinet dibagi menjadi 2 yaitu :
a. Filling cabinet yang isinya dengan folder biasa
b. Filling cabinet yang isinya dengan folder gantung

Tempat penyimpanan ini digunakan untuk ukuran surat yang disusun secara
vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau
berkas yang masih aktif. dan filling cabinet ini dapat menyimpan 5000 lembar arsip.

2. Alat Penyimpanan Menyamping

Walaupun sebenarnya arsip ini diletakan juga secara vertical , tetapi peralatan ini tetap saja
disebut file literal. Karena letak map – mapnya menyamping laci. Arsip disimpan secra leteral
seperti :

a. Lemari Arsip
 b. Rak Arsip

3. Alat Penyimpanan Elektronik ( Power File )

Penggunaan file elektronik ini lebih mahal dibandingkan file – file model lain. Dengan
menggunakan file ini, penggunaan tenaga manusia dalam pengurusan arsip atau manajemen
kearsipan dapat dikurangi.

4. Rotary ( Lemari Putar )

 Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan
kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau
besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

B. PERLENGKAPAN PENYIMPANAN ( FILLING SUPPLIES )

1. Maap Arsip
map arsip berguna untuk menyimpan surat - surat atau dokumen yang ini kita arsip, Map
arsip terdiri dari lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat.
Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam,
antara lain sebagai berikut. map arsip pun memiliki banyak macam nya seperti :

a. Stopmap folio

map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk
menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan
untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah
in aktif.
b. Map snelhecter

map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.

c. Folder

map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara
vertikal.

d. Hanging folder
 folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang
yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode
atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

2. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat
besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator.

3. Guide
yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah
dalam penyimpanan arsip.Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sebagai berikut :

1. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau
indeks (pengelompokan) arsip.
 2. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya
Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat
juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa
surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai
dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil.

4. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator di gerakan dengan tenaga
manusia. Cara kerja komponennya mekanis. Perforator membuat lubang denga diameter 5mm.
Perforator terbuat dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

* Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat
sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
 * Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas
tepi perorator.
* Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
5. Stepler

Stapler Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara
memasukkan isi stapler (staples) berbentuk huruf “U” yang terlipat di bagian bawah kertas bila
panjang kedua ujung staples melebihi tebal kertas
6. Numerator

numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk
dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih
dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat
pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika
tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b)
Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
itu dia peralatan & perlengkapan yang kita butuhkan dalam melakukan kegiatan kearsipan, sekian
dari saya karena sebaik - baiknya ilmu adalah ilmu yang bermanfaat untuk orang lain
terimakasihhhhhh !
 Home Artikel Artikel Pendidikan ALAT-ALAT KEARSIPAN KANTOR

ALAT-ALAT KEARSIPAN KANTOR

Unknown 3 years ago Artikel, Artikel Pendidikan
1. Filing cabinet

Filing cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang
paling banyak adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip
ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelankang. Filling berguna
untuk menyimpan arsip atau berkas yang masi bersifat aktif.

2. Almari Rotary
 Almari Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan
kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari behan yang kuat seperti logam
atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Almari Arsip

Almari Arsip adalah lemari tempat penyimpanan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari arsip
dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapai dengan daun pintu yang menggunakan engsel,
pintu dorong, atau menggunakan kaca.Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri
menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan cara
ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih dahulu arsip dimasukan ke map.

4. Rak Arsip
 Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara laletral
(leteral). Arsip-arsip yag akan di simpan di rak terlebih dahulu dimasukan kedalam ordner atau
kotak arsip. Odner atau kotak arsip ditempatan dirak arsip sehingga tampak punggung dari odner
atau kotak arsip, yang bergua untuk menempatkanlabel/judul dari arsip yang ada didalamnya.
Rak arsip tebuat dari besi ataupun kayu.

5. Hanging Folder
 Hanging Folder yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang
pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan
kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

6. Stop Map

Stop Map yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi
untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.

7. Folder
 Folder yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan
arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertical. Map ini mempunyai tab
(bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada
didalam folder tersebut.

8. Snelhecter

Snelhecter yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun
penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada
umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan
didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.
9. Guide Arsip

Guide Arsip merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau
sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :

 Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau
indeks (pengelompokan) arsip.
 Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau
dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter.
Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa
surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai
dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.

 Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan
kelompok utama (main subject).
 Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan
kelompok sekunder (sub subject).
 Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan
kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.
10. Odner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan
menggunakan perforator.
Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral
pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

11. Stapler

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi :

 stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10
lembar kertas.
 stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20
lembar kertas.
 stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20
lembar kertas.

12. Perforator
 Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:

 Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan
nama plastik, dan lain-lain.
 Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan
dalam map snelohecter atau ordner.
 Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
dimasukan ke dalam ordner.

13. Numerator
 Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk
dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.

 Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
 Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih
dari 6 digit.

14. Box Arsip

Box Arsip adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya
terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam
folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.

15. Label Arsip

 Label Arsip adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa
diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

16. Tickler file

Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan
arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau
 kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide
atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

17. Lemari Cardex

Lemari Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan
laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung
plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

18. Laci Kartu

Laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu
ukuran kecil yang disusun secara vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat
disesuaikan dengan kebutuhan.
19. Alat Penyimpanan Khusus
Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-
bentuk yang khusus seperti flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini
mempunyai beragam bentuk desain, karena sangat tergantung denga perkembangan kemajuan
tekhnologi. Sebelum ada flashdisk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat ini
dapat terbuat dari logam dan plastik.
Peralatan kearsipan

peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kersipan.peralatan pada
umumnya tahan lamakarena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti
logam,kayu,alumunium,besi,plastic,dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan,yaitu:

sebagai saran penyimpanan arsip

sebagai alat bantu untuk mempercepat,meringankan,dan mempermudah pekerjaan di bidang

kearsipan.

sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.

Tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip,yaitu:

1. Pengarsipan Horizontal:penyimpanan arsip secara mendatar dimana arsip saling bertumpuk

2. Pengarsipan Vertical:penyimpanan arsip secara tegak lurus dimana arsip disusun berderet
kebelakang.

3. pengarsipan lateral:penyimpanan yang dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun berderet
menyamping.
Simak lebih lanjut di Brainly.co.id - https://brainly.co.id/tugas/17449515#readmore