Laporan Kunjungan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Dalam menangani masalah arsip khususnya di Kota Yogyakarta guna mewujudkan visi dan misi yang ada maka pemerintah daerah Kota Yogyakarta mendirikan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah. Visi arsip Kota Yogyakarta sendiri adalah Menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan bahan pertanggungjawaban kepada generasi penerus. Dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan dengan peranan arsip yang bertujuan cepat, tepat, lengkap dan berkualitas maka Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta mendirikan kantor arsip yang dikelola oleh sub bidang seksi pengelolaan arsip guna membantu tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Yogyakarta. Kantor ini terletak di Jalan Letjend Suprapto No. 33 A Ngampilan,Yogyakarta. Bangunan kuno warisan pemerintah kolonial Belanda yang sekarang dijadikan sebagai tempat penyimpanan dan pengolahan arsip ini dahulu merupakan tempat pemotongan hewan dan sudah berdiri sejak tahun 1928. Arsip-arsip yang terdapat di ruang penyimpanan kantor arsip Ngampilan ini beragam jenisnya, yaitu arsip tekstual, arsip foto, arsip film, arsip kartografi, kearsitekturan dan gambar tehnik, arsip elektronik dan arsip ephemera. Arsip yang sudah diolah dalam kantor ini antara lain arsip administratif 1100 boks, arsip keuangan 500 boks, arsip foto masih belum terinci karena masih banyak yang belum terdata, dan arsip kartografi, kerasitekturan dan gambar tehnik kurang lebih 500 boks. Sebagian besar arsip yang diolah di kantor ini merupakan arsip dinamis in aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun. Kegiatan yang dilakukan dalam menangani arsip tersebut yaitu pemilahan arsip, pendiskripsian arsip, manuver berkas arsip, pembuatan daftar arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip. Dalam sitem penyimpanan arsipnya sebagaian besar menggunakan sistem alfabetis dan sistem numerik. Kantor arsip ini juga menciptakan aplikasi dalam kegiatan pengolahan arsip tersendiri secara mandiri dengan tenaga seadanya tanpa menggunakan APBD yang ada. Aplikasi ini digunakan untuk mendata arsip yang ada dengan media komputer. Hal ini merupakan langkah praktis alih media dari media konvensional / kertas menjadi ke media elektronik. Untuk kegiatan pemeliharaan arsip, kantor ini sudah melakukan 2 metode yaitu kamperisasi dan fumigasi. Kamperisasi sendiri merupakan pemberian zat kimia atau kapur

barus di dalam boks penyimpanan arsip. Sedangkan fumigasi yaitu pemberantasan serangga atau hama dengan menggunakan zat kimia yang dilakukan dalam ruangan yang digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip sebelum digunakan. Kantor arsip ini juga menciptakan aplikasi dalam kegiatan pengolahan arsip tersendiri secara mandiri dengan tenaga seadanya tanpa menggunakan APBD yang ada. Dari segi sarana dan prasarana yang terdapat dalam kantor arsip Ngampilan bisa dikatakan belum maksimal. Masih belum adanya rak-rak kaca yang digunakan untuk media penyimpanan arsip foto sedikit menghambat kinerja pengarsipan dan media dalam penyimpanan arsip kartografi juga belum maksimal. Vertikal Filing cabinet yang tersedia belum mencukupi. Sistem pengamanan dari kebakaran juga belum tersedia dengan baik. Pemerintah daerah Kota Yogyakarta tampaknya mulai lebih memperhatikan dalam hal pengelolaan arsip. Hal ini terbukti dengan penambahan anggaran dalam penglolaan arsip yang diwujudkan dengan pembangunan kantor arsip Ngamilan ini. Pembangunan kantor arsip ini sudah lebih terstruktur sebagai sarana penunjang dalam kegiatan pengelolaan arsip. Pembangunan kantor ini sudah memerhatikan tingkat keamanan yang ada. Ruangan-ruangan baru tersebut juga dilengkapi dengan kamera pengawas.