PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

PENGERTIAN ARSIP ELEKTRONIK

Arsip Elektronik adalah kumpulan data yang disimpan ke
dalam bentuk digital.
Data arsip elektronik ini bermacam-macam,misalnya ada
yang berbentuk tulisan,Foto,peta,suara dan vidio.
Mengubah arsip hardcopy menjadi softcopy biasanya
disebut dengan istilah digitalisasi arsip atau disebut juga
komputerisasi kearsipan.
KEUNTUNGAN ARSIP ELEKTRONIK
1. Cepat ditemukan
2. Lebih fleksibel
3. Pencarian lebih mudah
4. Kemungkinan file hilang kecil
5. Hemat tempat
6. Mengarsip secara digital
7. Transfer dokumen lebih mudah
8. Meningkatkan keamanan
KERUGIAN ARSIP ELEKTRONIK
1. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses
oleh para hacker yang tidak bertanggung jawab.mereka juga
kadang mengubah,menggandakan atau menghapus file yang
disimpan.
2. Keterbatasan jaringan lokal area network dapat menjadi suatu
gangguan atau hambatan dalam mengakses arsip yang
dibutuhkan.
3. Ancaman virus yang setiap saat bisa menyerang.
MANFAAT INFORMASI ARSIP ELEKTORNIK
Manfaat yang didapatkan dalam proses alih media arsip antara
lain adalah meningkatkan efesiensi organisasi dan berbagai hal
lainnya termasuk meningkatkan kinerja.
PROSES PENCIPTAAN ARSIP ELEKTRONIK
Proses penciptaan arsip dapat dilakukan denga 2 cara yaitu :
1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi
Pencipaan secara elekronik atau otomasi adalah penciptaan
arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik
seperti camera digital,perekam suara,perekam vidio, dan khsusnya
komputer.
2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital seriing
disebut proses digitalisasi,dimana digitalisasi mempunyai arti
secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip
konvesional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari
kerusakan.