ANALISIS PENATAAN ARSIP DALAM PELAYANAN

ADMINISTRASI DI MAN 5 PASAMAN BARAT

SKRIPSI

Ditulis Sebagai Syarat Penyelesaian Studi (S1)

Jurusan Manajemen Pendidikan Islam

Oleh:

FEBRIANTI
NIM. 1730103018

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN)
BATUSANGKAR
1443 H/2021 M
ii
iii
iv
 ABSTRAK

Febrianti, NIM. 1730103018, Judul Skripsi “Analisis Penataan Arsip

Dalam Pelayanan Administrasi di MAN 5 Pasaman Barat” Jurusan
Manajemen Pendidikan Islam Fakultas Tarbiyah dan Ilmu Keguruan Institut
Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar 2021.
Pokok permasalahan dalam SKRIPSI ini adalah Analisis Penataan Arsip
Dalam Pelayanan Administrasi di MAN 5 Pasaman Barat. Tujuan dalam
pembahasan ini untuk mengetahui proses penciptaan arsip, penggunaan dan
pemeliharaan arsip, dan pemusnahan arsip serta bagaimana penerapan manajemen
kearsipan dalam pelayanan administrasidi MAN 5 Pasaman Barat.
Jenis penelitian yang penulis gunakan adalah jenis penelitian lapangan
(Field Research), untuk mendapatkan data-data dari permasalahan yang diteliti.
Teknik pengumpulan data yang penulis gunakan adalah observasi, wawancara dan
dokumentasi. Teknik analisis data yang penulis gunakan adalah reduksi data,
penyajian data dan penarikan kesimpulan. Teknik penjaminan keabsahan data
yang penulis gunakan yaitu ketekunan pengamatan, triangulasi dan menggunakan
bahan referensi, kemudian diuraikan serta melakukan klasifikasi terhadap aspek
masalah tertentu dan memaparkan melalui kalimat yang efektif.
Dari penelitian yang penulis lakukan di lapangan dapat disimpulkan
bahwa Penciptaan arsip, diciptakan secara internal dan eksternal. Pada
penggunaan arsipnya mempunyai kebijakan dalam penggunaan arsip dengan
cukup baik, dalam pemeliharaanya arsip menggunakan sistem nomor, sistem
subjek, sistem numerik bahkan menggunakan sistem kronologis. Penyimpanan
arsip belum didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Pemusnahan
arsip dilakukan dengan dua cara yaitu disimpan dan di bakar setelah dilakukannya
penilaian arsip yang dilakukan oleh madrasah tanpa melibatkan ahli kearsipan
kemudian, penerapan manajenem kearsipan dalam pelayanan administrasi proses
administrasi sekolah sudah mulai baik dalam pelayanan administrasi sekolah,
pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan secara bersama-sama tanpa dilakukan
suatu perencanaan dan pengorganisasiannya pun belum menerapkan arsiparis
arsip. Maka dari data tersebut dapat disimpulkan bahwa penataan arsip dalam
pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat sudah berjalan meskipun belum
sepenuhnya terlaksana.

v
 BIODATA PENULIS

Nama Lengkap : FEBRIANTI

Panggilan : Febri
Status : Belum Menikah
Golongan Darah : AB
TTL : Padang Durian Hijau, 2 Februari 1999
Alamat : Jorong Padang Hijau, Nagari Lingkuang Aua,
Kecamatan Pasaman, Kabupaten Pasaman Barat,
Sumbar
Nama Orang Tua
Ayah : Baharrudin
Ibu : Erlisma
Riwayat Pendidikan
SD : SDN O4 Talamau
SMP : MTs M PP Ma’alip Muhammadiyah Sei Jernih Talu
SMA : MAN Simpang Empat
S1 : Jurusan Manajemen Pendidikan Islam IAIN
Batusangkar
Motto : Jangan pergi mengikuti kemana jalan akan berujung.
Buat jalanmu sendiri dan tinggalkan jejak.
No. HP : 0823-8201-0316
Email : vebriy0599@gmail.com

vi
 KATA PENGANTAR

Assaamulaikum wr.wb
Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah Swt, yang telah
mencurahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaian
skripsi yang berjudul “Analisis Penataan Arsip Dalam Pelayanan Administrasi
di MAN 5 Pasaman Barat”.
Shalawat dan salam tidak lupa pula penulis doakan kepada Allah SWT
agar disampaikannya kepada nabi besar nabi Muhammad Saw, yang telah
meninggalkan dua pedoman hidup bagi kebahagiaan hidup umat manusia dunia
dan akhirat, yakninya Al-qur’an dan Hadits.
Dengan selesainya skripsi ini tak lepas dari bantuan berbagai pihak, oleh
karena itu selayaknyalah jika pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima
kasih kepada:
1. Bapak Drs. H. Hafulyon, MM. sebagai pembimbing yang telah meluangkan
waktu untuk membimbing serta mengarahkan penulis dalam menyelesaikan
skripsi ini.
2. Ibuk Dr. Fadriati, M.Ag. sebagai penguji 1 yang telah memberikan saran dan
masukan yang membangun untuk penulis.
3. Bapak Dr. Asmendri, S.Ag, M.Pd. sebagai penguji 2 yang telah memberikan
saran dan masukan yang membangun untuk penulis.
4. Bapak Dr. Marjoni Imamora, M. Sc sebagai Rektor Institut Agama Islam
Negeri (IAN) Batusangkar.
5. Bapak Dr. Adripen, M.Pd. sebagai Dekan Fakultas Tarbiyah Dan Ilmu
Keguruan Institut Agama Islam Negeri (IAN) Batusangkar.
6. Ibuk Yanti Elvita, M.Pd. sebagai ketua jurusan Manajemen Pendidikan Islam
Institut Agama Islam Negeri (IAN) Batusangkar.
7. Bapak Dr. Muhammad Fazis, M.Pd selaku Penasehat Akademik, yang selalu
memberikan penulis semangat dan motivasi.

vii
8. Bapak Kepala Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar
yang telah memberikan pinjaman berbagai buku yang diperlukan dalam
menyelesaikan skripsi penulis.
9. Bapak/Ibuk dan karyawan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Batusangkar
yang telah memberikan memberikan motivasi dan dorongan serta kemudahan
administrasi dalam penyelesaian skripsi ini.
10. Bapak Kepala Madrasah Aliyah Negeri (MAN) 5 Pasaman Barat, Kaur Tata
Usaha, beserta seluruh guru dan karyawan tata usaha yang telah bersedia
memberikan informasi secara terbuka kepada penulis dan telah memberikan
izin penulis untuk melakukan penelitian di MAN 5 Pasaman Barat.
11. Ayahanda Baharrudin (Alm) dan Ibunda Erlisma serta seluruh keluarga yang
penulis sayangi, telah memberikan dorongan dan kasih sayang tak terhingga
yang semangat terbesar demi kesuksesan penulis.
12. Teman-teman seperjuangan Jurusan Manajemen Pendidikan Islam angkatan
2017, yang telah memberikan semangat, dorongan dan motivasi yang sangat
berarti bagi penulis.
13. Kepada seluruh keluarga besar MAPALA Pagaruyung terima kasih atas
semangat, doa dan motivasinya yang tidak bisa disebutkan satu per satu.
14. Kepada seluruh pihak yang telah ikut membantu penulis dalam
menyelesaikan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Semoga apa yang telah mereka berikan kepada penulis dapat menjadi
kebaikan dan mendapatkan balasan yang berlimpat ganda dari Alla SWT. Amin .
Dan semoga skripsi ini bermanfaat untuk perkembangan ilmu pengetahuan dan
dapat digunakan sebagai dasar untuk penelitian selanjutnya.
Wassalam. Wr.Wb

Batusangkar, 16 Agustus 2021

Penulis,

Febrianti
NIM. 1730103018

viii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL………………………………………………………. i
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN…………………………………… ii
PERSETUJUAN PEMBIMBING………………………………………... iii
HALAMAN PENGESAHAN TIM PENGUJI…………………………... iv
ABSTRAK……...……………………………………...…………………... v
BIODATA PENULIS……………………………………………………… vi
KATA PENGANTAR……………………………………………….…….. vii
DAFTAR ISI…………………………...…………………………...……… ix
DAFTAR TABEL…………………………………………………………. xi
DAFTAR GAMBAR……………….……………………………………… xii
DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………. Xiii
BAB I PENDAHULUAN………………………………………………..… 1
A. Latar Belakang Masalah......………………………………………… 1
B. Fokus Penelitian…….…….………………………………………… 7
C. Rumusan Masalah..…………………………………………………. 7
D. Tujuan Penelitian…………..……………………………………….. 7
E. Manfaat Penelitian…………………..……………………………… 7
F. Defenisi Operasional………………………..……………….……… 8
BAB II KAJIAN TEORI……………..……………………………..…….. 9
A. Konsep Arsip………..………………………………………………. 9
1. Pengertian Arsip………………………………………………… 9
2. Tujuan Manajemen Kearsipan………………………………….. 12
3. Jenis Arsip……………………………………………….…….... 13
4. Faktor-faktor Kearsipan………………….……………………... 16
5. Asas Dalam Kearsipan………………………………………….. 17
6. Tahapan Kearsipan……………………………………………… 19
B. Pelayanan Administrasi……………………………………..………. 33
1. Pengertian Layanan…………………………………………...… 33
2. Pengertian Adminitrasi…………………………………………. 35

ix
 3. Unsur-unsur Administrasi…………………………………….… 36
4. Kriteria Administrasi……………………………………………. 37
5. Pengertian Administrasi Pendidikan……………………………. 37
6. Fungsi Administrasi Pendidikan………………………………... 38
C. Penelitian Relevan…………………………………………………... 39
BAB III METODE PENELITIAN………….……………………………. 43
A. Jenis Penelitian……………………………………………………… 43
B. Latar dan Waktu Penelitian…………………………………………. 43
C. Instrumen Penelitian………………………………………………... 44
D. Sumber Data…………………………………………………….…... 45
E. Teknik Pengumpulan Data …………………………………………. 46
F. Teknik Analisis Data………………………………………………... 47
G. Teknik Keabsahan Data……..……………………………………… 48
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN…….…………… 50
A. Temuan Umum..…………………………………………….……… 50
B. Temuan Khusus……………………………………………………... 57
C. Pembahasan…………………………………………….………...…. 76
1. Tahap Penciptaan Arsip di MAN 5 Pasaman Barat…………….. 76
2. Tahap Penggunaan dan Pemeliaraan Arsip di MAN Pasaman
Barat…………………………………………………………….. 79
3. Tahap Pemusnahan Arsip MAN 5 Pasaman Barat……………... 82
4. Penerapan Manajemen Kearsipan Pada Pelayanan Administrasi
di MAN 5 Pasaman Barat………………………………………. 84
BAB V PENUTUP…...……………………………………………….……. 88
A. Kesimpulan…………………………………………………………. 88
B. Saran………………………………………………………………… 88
DAFTAR KEPUSTAKAAN……………..……………………………….. 90
LAMPIRAN………………………………………………………………... 93

x
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Contoh Jadwal Retensi Arsip……….…………………….………..... 31

Tabel 2. Latar dan Waktu Penelitian...……………………...……………….... 44
Tabel 3. Nama dan Periode Kepala MAN 5 Pasaman Barat…………...…...… 51
Tabel 4. Data Madrasah………………………..……...……………………… 51
Tabel 5. Tenaga Pendidik Madrasah………………………………………….. 54
Tabel 6. Tenaga Kependidikan Madrasah…………………………………….. 56
Tabel 7. Jumlah Peserta Didik Madrasah Lima Tahun Terakhir……………... 56

xi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Bagan Klasifikasi Arsip…………………………………………… 10

Gambar 2. Prosedur Permulaan Surat Masuk…………………………………. 20
Gambar 3. Prosedur Permulaan Surat Keluar…………………………………. 21
Gambar 4. Prosedur Penyimpanan Surat Masuk……………………………… 28
Gambar 5. Struktur Organisasi MAN 5 Pasaman Barat……..……..…………. 57
Gambar 6. Contoh Lembar Disposisi Surat Masuk…………………………… 60
Gambar 7. Buku Agenda untuk Surat Keputusan……………………………... 67
Gambar 8. Buku Agenda untuk Surat Keluar…………………………………. 68
Gambar 9. Tempat Penyimpanan Arsip………………………………………. 70

xii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Kisi-Kisi Wawancara…………………………………………... 94

Lampiran 2. Pertanyaan Wawancara dengan Kepala Sekolah………………. 97
Lampiran 3. Pertanyaan Wawancara dengan Kaur TU……………………… 98
Lampiran 4. Pertanyaan Wawancara dengan Staf TU Bagian Pengolah Data. 100
Lampiran 5. Pertanyaan Wawancara dengan Staf Tu Bagian Kesiswaan…… 101
Lampiran 6. Pertanyaan Wawancara dengan Guru………………………….. 103
Lampiran 7. Transkip Wawancara dengan Kepala Sekolah…………………. 104
Lampiran 8. Transkip Wawancara dengan Kaur Tata Usaha………………... 107
Lampiran 9. Transkip Wawancara dengan Staf TU Bagian Pengolah Data… 112
Lampiran 10. Pertanyaan Wawancara dengan Staf TU Bagian Kesiswaan… 115
Lampiran 11. Transkip Wawancara dengan Guru…………………………… 120
Lampiran 12. Dokumentasi Saat Penelitian…………………………………. 123
Lampiran 13. Surat Izin Penelitian…………………………………………... 125
Lampiran 14. Rekomendasi Izin Penelitian………………………………….. 126
Lampiran 15. Surat Balasan Sudah Menyelesaikan Peneleitian……………. 127

xiii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pengelolaan arsip sebagai bagian penting untuk menunjang kualitas
administrasi di lembaga pendidikan. Apabila manajemen kearsipan bagus,
pelayanan administrasinya bagus maka ini akan mampu menunjang
pencapaian tujuan pendidikan di lembaga pendidikan. Kegiatan administrasi
akan lebih efektif apabila didukung dengan manajemen yang baik.
Administrasi adalah rangkaian kegiatan bersama sekelompok manusia secara
sistematis untuk menjalankan roda suatu usaha atau misi organisasi sehingga
dapat terlaksana sebagaimana yang telah direncanakan, diorganisasikan,
digerakkan, dikendalilkan, dan diawasi sehingga tercapailah tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Hasil penelitian yang dilakukan oleh Devi Melta Sari (2020)
menunjukkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan belum maksimal
dilakukan di sekolah. Padahal pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik
dapat menjadikan manajemen kearsipan di sekolah berjalan dengan baik dan
rapi. Pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik dapat memudahkan staf tata
usaha dalam mengelola kearsipan di sekolah. Beraneka macam cara dilakukan
untuk pengelolaan arsip yang baik dalam setiap instansi, mengarsipakan
dokumen penting dalam bentuk softfile maupun hardfile dilakukan tetapi tidak
seutuhunya tertata rapi, karena masih banyak ditemukan dokumen penting
sulit ditemukan ketika diperlukan. Arsip harus dikelola dengan baik dengan
tujuan untuk membantu pekerjaan suatu instansi dalam pencapaian tujuan.
Apabila kearsipan suatu instansi tidak tertata rapi, maka pegawai atau staf
instansi akan kesulitan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan dalam
waktu yang singkat (Devi Melta Sari, 2020).
Arsip adalah pusat ingatan bagi setiap kegiatan karena seseorang tidak
mungkin mengingat semua dokumen penting dan catatan yang kompleks.

1
Sesuai dengan Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 1 dan 3 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan menyebutkan bahwa tujuan kearsipan

2
 3

adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban sebagai bukti akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah dan swasta. Penyimpanan arsip yang baik adalah apabila
waktu arsip diperlukan dapat ditemukan secara cepat dan tepat, karnanya
seorang staf atau orang yang bertanggungjawab langsung terhadap arsip harus
teliti dan cermat dalam penataan arsip. Dalam lembaga pendidikan tata
usahalah yang bertanggung jawab dengan arsip yang ada di lembaga
pendidikan tersebut (Prabawati, 2015: 178).
Dari beberapa pengertian tersebut penulis dapat menyimpulkan bahwa
arsip adalah kumpulan catatan, dokumen, rekaman kegiatan atau peristiwa
yang dibuat suatu instansi baik pemerintah maupun swasta yang disimpan
secara terstruktur karena memiliki fungsi agar setiap arsip diperlukan mudah,
tepat dan cepat ditemukan kembali dan dijadikan sebagai pusat ingatan serta
mengambil keputusan dalam suatu kegiatan tanpa harus banyak memakan
waktu dan tenaga.
Adapun anjuran pemeliharaan catatan ada dalam Al-Qur’an Surat Al-
Baqarah Ayat 282, yaitu:
‫ٰيََٓأيُّهَا ٱلَّ ِذينَ َءا َمنُ ٓو ۟ا ِإ َذا تَدَايَنتُم بِ َدي ٍْن ِإلَ ٰ ٓى َأ َج ٍل ُّم َس ّمًى فَٱ ْكتُبُوهُ ۚ َو ْليَ ْكتُب بَّ ْينَ ُك ْم‬
ُّ ‫ب َك َما عَلَّ َمهُ ٱهَّلل ُ ۚ فَ ْليَ ْكتُبْ َو ْليُ ْملِ ِل ٱلَّ ِذى َعلَ ْي ِه ْٱل َح‬
‫ق‬ َ ُ‫ب َكاتِبٌ َأن يَ ْكت‬ َ ‫َكاتِ ۢبٌ بِ ْٱل َع ْد ِل ۚ َواَل يَْأ‬
ِ َّ‫ۚ َو ْليَت‬
‫ق ٱهَّلل َ َربَّ ۥهُ َواَل يَ ْب َخسْ ِم ْنهُ َش ْيـًٔا‬
“Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah tidak
secara tunai untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. Dan
hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar. Dan
janganlah penulis enggan menuliskannya sebagaimana Allah mengajarkannya,
meka hendaklah ia menulis”……,(QS. Al-Baqarah: 282).
Penjelasan dari ayat diatas adalah sebagaimana Allah telah
mengajarkan kepadanya kemampuan membaca dan menulis, maka hendaklah
dia menuliskan sesuai dengan pengakuan dan pernyataan pihak yang berutang
dan disetujui oleh pihak yang mengutangi. Dan hendaklah orang yang
berutang itu mendiktekan apa yang telah disepakati untuk ditulis. Ayat ini
 4

menjelaskan agar dalam membuat persetujuan diikuti oleh kedua belah pihak
yang dapat bertanggungjawab. Hal ini merupakan ada kaitanya dengan arsip,
yang mana ketika dilihat dari fungsi arsip adalah bukti, bahan untuk
mengingat kembali perjanjian atau peristiwa yang telah terjadi.
Pelayanan dapat dijadikan sebagai strategi lembaga untuk mencapai
kepuasan konsumen. Bermutunya suatu pendidikan tergantung dengan tujuan
yang dilakukan dalam lembaga pendidikan. Fungsi strategis bagian
administrasi terjadi karena layanan administrasi menjakau secara keseluruhan
operasional organisasi. Untuk mencapai tujuan pendidikan yang baik
berhubungan dengan dengan bagaimana kualitas administrasi yang ada
dilembaga pendidikan tersebut. Mutu layanan administrasi merupakan salah
satu upaya yang dilakukan oleh pegawai bagian administrasi dalam
memberikan kepuasan layanan kepada pihak yang dilayani dilingkungan
sekolah.
Masalah dalam bidang kearsipan biasanya yang sering terjadi yaitu
jumlah arsip yang terus bertambah, tempat penyimpanan yang terbatas, kertas
yang mudah rusak. Maka diperlukannya pengelola arsip agar tetap aman dan
terjaga, jika pengelolaan arsip tidak dilakukan sesuai dengan ketentuan yang
ada maka akan terjadi pemborosan tenaga, biaya dan waktu. Jadi dalam
pengelolaan arsip dibutuhkan sumber daya manusia yang cakap dan
berkompeten agar arsip tetap aman, terjaga dan mudah ditemukan kembali
secara tepat dan cepat bila diperlukan.
Salah satu masalah yang terjadi karena pengelolaan arsip yang kurang
baik adalah kejadian di Jakarta Gedung C FISIP UI, Gedung yang menjadi
tempat arsip, beberapa pusat kajian dan Sekretariat Departemen Sosiologi itu
luluh lantak. Dari kejadian ini yang paling disesalkan adalah musnahnya
koleksi 3 ribu buku sosiolog Iwan Gardono yang tersimpan di Laboratorium
Sosiologi. Sebagaian buku-buku tersebut merupakan buku langka yang sudah
tidak diterbitkan lagi. Selain itu, laporan berbagai hasil penelitian dan juga
arsip yang tersimpan dalam gedung turut musah dilalap api. Buku, arsip
ataupun dokumen merupakan harta tak ternilai, musnahnya buku, arsip atau
 5

dokumen merupakan musnahnya pemikiran dan catatan peristiwa. Hal ini

merupakan salah satu akibat dari pengelolaan arsip yang kurang baik, dengan
manajemen yang baik akan mengurangi kehilangan arsip akibat kebakaran
atau kelalaian. Karena pada hakikatnya pada manajemen kearsipan
mempunyai cara atau prosedur yang dapat digunakan dalam pengolahan arsip
contonya beralih ke media arsip.
Menyadari arsip sangat penting yang berguna sebagai sumber
informasi dan pengambilan keputusan, pemerintah Indonesia memberlakukan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Dalam bab II pasal
3 tertadapat tujuan penyelenggaraan kearsipan, salah satunya adalah
menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI (Arsip
Nasional Republik Indonesia) sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
MAN 5 Pasaman Barat memiliki bagian tata usaha untuk mengelola
dokumen-dokumen atau arsip. Berdasarkan informasi yang diperoleh peneliti
dari observasi awal pada hari Sabtu tanggal 12 September 2020 di ruangan
Kepala Sekolah bersama bapak Gusnifar, S.Pd.I.,MA bahwasannya
manajemen kearsipan tergolong sudah dilakukan secara baik, namun terdapat
kekurangan yang mesti diperbaiki dalam pengolahannya. Ini ditandai dengan
adanya tumpukan-tumpukan arsip seperti arsip yang diikat dengan tali berda
dilantai, penyimpanan arsip yang ditumpuk-tumpuk, diselipan disamping
lemari kantor padahal seharusnya arsip itu ditempatkan ditempat penyimpanan
arsip, tak jarang ketika arsip itu dibutuhkan dalam menemukan arsip
membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkannya. Hal ini kepala
sekolah tengah melakukan perbaikan dan perubahan yang lebih baik lagi
khususnya dibagian kearsipan. Perlu dilakukan perubahan agar arsip yang
tertata dengan rapi dan mudah didapatkan secara tepat dan cepat bila nanti
diperlukan.
Pada penataan arsip masih dilakukan apabila arsip sudah menumpuk
dan dilakukan pada waktu luang serta dilakukan gotong royong bersama yang
 6

melibatkan warga sekolah seperti tenaga kependidikan, guru dan siswa.

Dilihat dari segi pengorganisasian belum diterapkannya arsiparis pada
kearsipan melainkan semua tugas itu dibebankan kepada pegawai tata usaha.
Dari segi pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan secara bersama-sama tanpa
dilakukan suatu perencanaan. Sedangkan dalam bentuk pengawasan arsip
kepala sekolah ikut andil dalam melakukan pengawasan arsip berupa
menanyakan secara langsung ke bagian tata usaha tentang surat-surat.
MAN 5 Pasaman Barat memiliki 5 orang tata usaha yang mana 1 orang
PNS dan 4 orang non-PNS (honorer). Pada perencanaan yang dilakukan kaur
tata usaha membuat penugasan atau pembagian kerja yang mana ada yang
dibagian kepegawaian, bagian arsip surat keluar dan surat masuk, bagian
keuangan, bagian kesiswaan, dan bagian sarana dan prasarana. Pembagian
tugas tersebut dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan natinya akan dikerjakan
sesuai tugas pokok dan fungsinya. Untuk pengelolaan kearsipan di MAN 5
Pasaman Barat itu dikelola dengan keahlian masing-masing, sistem yang
digunakan ada yang bersifat online dan manual, seperti bagian kepegawaian
dan bagian keuangan itu dilakukan secara online, bagian umum/surat masuk
dan surat keluar dilakukan secara manual.
Dalam pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat tengah
melakukan upaya dalam perbaikan pelayanan administrasi yaitu dengan cara
mengadakan pembinaan yang dilakukan Kepala Sekolah dan Kementerian
Agama Kabupaten Pasaman Barat. Jika ada peraturan baru mereka akan
melakukan pertemuan untuk membahas peraturan sangat puas tersebut dan
terkadang juga didampingi oleh kepala sekolah. Dalam upaya meningkatkan
mutu pelayanan administrasi di sekolah, kepala sekolah langsung dalam
mengawasi kinerja dari tata usaha dengan cara menanyakan secara langsung
kepada bagian tata usaha.
Berdasarkan hasil penelitian analisis penataan kearsipan di MAN 5
Pasaman Barat meliputi kegiatan penciptaan arsip, penggunaan arsip,
pemeliharaan arsip, penyimpanan arsip dan pemusnahan arsip. Proses
penciptaan arsip meliputi kegiatan penerimaan surat dan juga dapat dibuat
 7

pada lingkup madrasah dan luar madrasah. Penggunaan arsip pada dasarnya
memiliki pedoman dan aturan agar arsip tetap terjaga keautentikannya, namun
berdasarkan hasil wawancara penulis dengan informan mengatakan bahwa
tidak semuanya berjalan sesuai dengan pedoman atau aturan yang telah dibuat.
Dari segi pemeliharaan dan penyimpanannya sebenarnya ada aturan atau
pedoman seperti penggunaan alat penyimpanan arsip tesebut harus lebih
diperhatikan karena arsip terbuat kertas dan mudah rusak, maka dari itu
dibutuhkan peralatan dan sistem penyimpanan yang sesuai dengan pedoman
yang ada dan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai.
Pada dasarnya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung
dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu
sedangkan arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung
dalam kegiatan administrasi yang telah diserahkan di Arsip Nasional. Jenis
arsip yang penulis temukan pada penelitian ini yaitu arsip dinamis,
penyimpanan arsip dinamis di MAN 5 Pasaman Barat menggunakan sistem
nomor dan sitem subjek bahkan menggunakan sistem kronologis. Pada
penyimpanan arsip statis MAN 5 Pasaman Barat tidak memiliki kegiatan
penyerahan arsip ke lembaga Arsip Nasional karena sudah memiliki
kebijakannya sendiri.
Prosedur pemusnahan umumnya terdiri dari langkah-langkah seperti
seleksi, pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan (daftar pertelaan),
pembuatan berita acara pemusnahan dan pelaksanaan pemusnahan. Dalam hal
pemusnahan arsip MAN 5 Pasaman Barat tidak memiliki kegiatan seperti
langkah-langkah diatas dan untuk arsip statisnya sekolah ini tidak melakukan
penyerahan ke ARNAS atau kepihak manapun. Pemusnahan arsip yang
dilakukan berdasarkan kebijakan sekolah, seperti melakukan penilaian arsip
dilakukan tanpa melibatkan ahli kearsipan dan pada saat melakukan
pemusnahan dilakukan dengan cara dibakar.
Berdasarkan beberapa permasalahan dan latar belakang yang penulis
paparkan tersebut, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian, kemudian
 8

pembahasan yang penulis angkat dalam tema yang berjudul “Analisis

Penataan Arsip Dalam Pelayanan Administrasi di MAN 5 Pasaman Barat”.

B. Fokus Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis memfokuskan pada tahapan kearsipan
dimulai dari penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip,
pemusnahan arsip serta penerapan manajemen kearsipan pada pelayanan
administrasi di MAN 5 Pasaman Barat.
C. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana tahap penciptaan arsip di MAN 5 Pasaman Barat?
2. Bagaimana tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip di MAN 5 Pasaman
Barat?
3. Bagaimana tahap pemusnahan arsip di MAN 5 Pasaman Barat?
4. Bagaimana penerapan manajemen kearsipan pada pelayanan admnistrasi
di MAN 5 Pasaman Barat?

D. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mendeskripsikan tahap penciptaan arsip di MAN 5 Pasaman Barat.
2. Untuk mendeskripsikan tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip di
MAN 5 Pasaman Barat.
3. Untuk mendeskripsikan tahap pemusnahan arsip di MAN 5 Pasaman
Barat.
4. Untuk mendeskripsikan penerapan manajemen kearsipan pada pelayanan
admnistrasi di MAN 5 Pasaman Barat.

E. Manfaat Penelitian
Manfaat dilaksanakan penelitian ini adalah dapat dilihat dari dua sisi yaitu:
1. Teoritis
Diharapkan penelitian ini dapat memberikan masukan
pengembangan ilmu pengetahuan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan
 9

pelaksanaan analisis kearsipan terutama bagi mahasiswa manajemen

pendidikan islam.
2. Praktis
a. Bagi Instansi
Sebagai masukan sumbangan pemikiran khusus pada bagian tata usaha
di MAN 5 Pasaman Barat.
b. Bagi Penulis
Menambah wawasan dan pengalaman mengenai masalah yang
berhubungan dengan manajemen kearsipan dalam pelayanan
admnistrasi (mendapatkan ilmu mengenai prosedur kearsipan).
c. Bagi Akademik
Sebagai bahan referensi dan bermanfaat untuk mahasiswa sebagai
penambah informasi.

F. Defenisi Operasional
Untuk menghindari kesalahan dalam memahami dan untuk memudahkan
pembaca menelusuri inti sari dari penulisan skripsi ini, maka penulis merasa
perlu mengemukakan beberapa pengertian yang terdapat dalam judul skripsi
ini diantaranya sebagai berikut:
1. Analisis Penataan Arsip adalah proses penyusunan arsip dan tata kelola
arsip yang kegiatannya dimulai dari tahap penciptaan arsip, tahap
penggunaan dan pemeliharaan arsip serta tahap pemusnahan arsip.
2. Pelayanan Administrasi adalah kegiatan yang berkaitan dengan layanan
administrasi seperti surat-menyurat, warkat, dokumentasi dan lain-lain
yang dilakukan sesuai dengan kebutuhan penerima layananan administrasi.
Analisis Penataan Arsip Dalam Pelayanan Administrasi di MAN 5
Pasaman Barat yang dimaksud pada skripsi ini ialah terkait kegiatan
pengarsipan yang dimulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan,
pemusnahan arsip serta pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat.
 BAB II
KAJIAN TEORI

A. Konsep Arsip
1. Pengertian Arsip
Secara harfiah, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata
arche, kemudian berubah menjadi archea dan berubah lagi menjadi
archeon yang berarti dokumen atau catatan mengenai permasalahan.
Menurut undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi infomasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara (Agus Sugiorto, 2015: 5).
Menurut undang-undang No.7 tahun 1971, arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan
badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Pada undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya
menjadi dua golongan yaitu arsip dinamis dan arsip statis. arsip dinamis
adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

10
 11

maupun untuk penyelenggaraan sehari-sehari administrasi negara

(Zulkifli, 2001: 5).
Menurut Amsyah pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan arsip disebut manajemen kearsipan, dengan kata lain
manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan terhadap arsip
yang tercipta, jadi pekerjaan tersebut meliputi siklus kehidupan arsip sejak
lahir sampai mati. Sedangkan menurut Oedgers mendefenisiskan
manajemen kearsipan sebagai suatu pengawasan, penyimpanan dan
pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media
elektronik. Adapun Charmen mendefenisikan sebagai administrasi
perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi
diperlukan (Sukoco, 2006: 82).
Gambar 1
Bagan Klasifikasi Arsip
Vital

Arsip Dinamis Aktif

In-aktif
Arsip

Arsip Statis

Dari gambar bagan klasifikasi arsip dapat dijelaskan bahwa arsip

pada dasarnya dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. arsip
dinamis adala arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip
dinamis juga dipaami sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan aktivitas organisasi
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
arsip administrasi, baik diorganisasi pemerinta maupun di organisasi
swasta. Arsip dinamis juga berarti informasi terekam, termasuk data dalam
 12

sistem komputer yang dibuat dan diterima ole organisasi dalam melakukan
aktivitasa. Adapun bentuk arsip dinamis dapat berupa kertas, mikrofilm
atau media elektronik/digital, peta, cetak biru, gambar, foto, data dari
sistem komputer, audio dan vidio, dokumen tulisan tangan, formulir, dan
sebagainya.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masi berada di berbagai
kantor, baik kantor pemerintah, swasta atau organisasi kemasyarakatan,
karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya. Pengelolaan arsip dinamis
secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliaraan serta penyusutan arsip.
Arsip dinamis dibedakan menjadi arsip vital, arsip aktif dan arsip
inaktf. Arsip vital adalah arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif
adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan terus menerus,
dengan kata lain arsip merupakan arsip atau dokumen yang masih sering
digunakan dalam aktivitas perkantoran. Arsip inaktif adalah arsip yang
frekuensi penggunaanya telah menurun atau yang sudah jarang digunakan
dalam kegiatan administrasi perkantoran.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejerahan, telah habis retensinya dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.
Arsip statis tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada kegiatan
administrasi sehari-hari baik pemerintah maupun swasta. Arsip statis
disimpan di arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip dinamis dari
berbagai kantor pemerintah dan swasta yang memiliki kategori tertentu
yang telah ditentukan oleh arsip nasional.
 13

Jadi apapun sebutannya, yang dimaksud dengan arsip adalah setiap

catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka
atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kartu, formulir,
kertas film (slide, film-strip, micro-film), media komputer (disket, pita
magnetik, piringan), kertas potocopy dan lain-lain (Zulkifli, 2001: 7-9).
Berdasarkan pengertian dari arsip diatas maka dapat disimpulkan
bahwa arsip adalah himpunan tertulis atau catatan tertulis yang terjadi
dalam organisasi, maka pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan
penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan. Jika manajemen
kearsipan kurang baik, maka akan sulit untuk mendapatkan kembali data-
data dan surat-surat yang tersimpan bila diperlukan sehingga pekerjaan
akan memakan waktu yang lama, bahkan akan menghambat dalam
menentukan keputusan dan membuat laporan.
2. Tujuan Arsip
Menurut Widjaya dalam buku manajemen sekretaris perkantoran
terampilan dan profesional, karangan Donni Juni Priansa menyebutkan
tujuan kearsipann sebagai berikut:
a) Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan
b) Menyiapkan surat setiap kali saat diperlukan
c) Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai hubungan dengan suatu
masalah yang diperlukan sebgai perlengkapan.
Dewi anggrawati menyebutkan tujuan kearsipan antara lain:
a) Menyediakan warkat jika diperlukan
b) Menghindari pemborosan waktu dalam pencarian
c) Mengumpulkan dan mengelompokkan warkat yang berhubungan
antara satu dengan yang lain.
d) Mengamankan warkat yang penting dari bahaya pencurian dan
kebakaran
e) Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya
 14

f) Melindungi serta menjaga kerahasian informasi yang terkandung di

dalam warkat, khususnya warkat yang bersifat rahasia.
Sedarmayanti menjelaskan tujuan dalam kearsipan yaitu:
a) Agar arsip mudah ditemukan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan
dan dapat disimpan
b) Dapat menunjang terlaksananya penyusutan arsip yang berdaya guna
dan berhasi guna.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas, penulis dapat menyimpulkan
bahwa tujuan kearsiapan ialah untuk mengelola agar menjamin
keselamatan arsip baik dari segi isi maupun bentuknya, menyimpan arsip
supaya terhindar dari pencurian atau kerusakan arsip serta mempermudah
dalam pencarian kembali arsip.
3. Jenis-jenis Arsip
Pengelolaan arsip yang baik berperan dalam aktvitas organisasi yaitu
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat
bermanfaat untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan atau
penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.
Bentuk arsip beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan
seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam
sebagian besar kantor, arsip memang terutama berupa surat dan dokumen
berbentuk lembaran kertas bertulisan. Untuk dapat mengenal arsip, bisa
dilihat dari beberapa dimensi, yaitu:
a. Arsip menurut subyek atau isinya
1) Arsip keuangan, contoh laporan keuangan, bukti pembayaran,
daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar, dan
sebagainya.
2) Arsip kepegawaian, contohnya data riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi dan
sebagainya.
3) Arsip pemasaran, contohnya surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga dan sebagainya
 15

4) Arsip pendidikan, contohnya kurikulum, satuan pelajaran, daftar

hadir siswa, rapor, transkip mahasiswa dan sebagainya.
b. Arsip menurut bentuk dan wujudnya
Arsip menurut bentuk dan wujudnya dikategorikakn sebagai
berikut surat, contohnya naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian
perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan, tabel,
gambar, foto, peta, compact disk (CD), digital versatile disc (DVD),
pita rekaman dan mikrofilm.
c. Arsip menurut nilai atau kegunaannya
1) Arsip bernilai informasi, contohnya pengumuman, pemberitahuan,
undangan dan sebagainya.
2) Arsip bernilai administrasi, contohnya ketentuan-ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai
dan sebagainya.
3) Arsip bernilai hukum, contohnya akte pendirian perusahaan, akte
kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa,
keputusan, peradilan, dan sebagainya.
4) Arsip bernilai sejarah, contohnya laporan tahunan, notulen rapat,
gambar/foto peristiwa dan sebagainya.
5) Arsip bernilai ilmiah, contohnya hasil penelitian
6) Arsip bernilai keuangan, contohnya kuitansi, bon penjualan,
laporan keuangan, dan sebagainya.
7) Arsip bernilai pendidikan, contohnya karya ilmiah para ahli,
kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan sebagainya.
d. Arsip menurut sifat kepentingannya
1) Arsip tidak berguna (nonesensial), contohnya surat undangan,
memo, dan sebagainya.
2) Arsip berguna, contohnya presensi pegawai, surat pemohonan cuti,
surat pesanan barang, dan sebagainya.
3) Arsip penting, contohnya surat keputusan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar gaji, dan sebagainya.
 16

4) Arsip Vital, contohnya akte pendirian perusahaan, buku induk

pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijazah dan sebagainya
e. Arsip menurut fungsinya
1) Arsip dinamis, arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
f. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya
1) Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada
dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah seperti
Arnas pusat di Jakarta.
2) Arsip unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.
Berkaitan dengan lembaga pemerintah seperti Arnas daerah di ibu
kota provinsi.
g. Arsip menurut keasliannya
1) Arsip asli, yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditujukan pada
pihak yang paling berkepentingan (pihak utama).
2) Arsip tembusan, merupakan dokumen (biasanya dalam bentuk
surat) yang dibuat bersama-sama dengan arsip asli atau dokumen
utama, namun ditunjukan para pihak yang berkepentingan selain
pihak utama.
3) Arsip salinan, merupakan dokuemen tiruan, yang dibuat dengan
cara duplikasi, atau diketik ulang dimana isi atau kontennya sama
dengan dokumen asli. Biasanya dibuat tidak bersama-sama dengan
pembuatan dokumen asli.
4) Arsip petikan, merupakan arsip yang dibuat dengan cara mengutip
sebagian dari isi dokumen.
h. Arsip menurut kekuatan hukum
1) Arsip otentik, adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan
asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda
 17

keabsahan dari isi arsip bersangkutan yang digunakan sebagai

bukti hukum yang sah.
2) Arsip tidak otentik, adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film,
mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya (Agus
Sugiaro, 2015: 16).
4. Faktor-Faktor Kearsipan
Dalam upaya pelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama
untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka perlu
diperhatikan berbagai faktor kearsipan ynag baik dan benar. Widjaya
mengemukakan beberapa faktor kearsipan yaitu:
a. Penggunaan sistem penyimpanan arsip yang tepat. Sistem
pemberkasan (filying system) adalah suatu sistem yang teratur menurut
sebuah pedoman tertentu untuk menyusun atau menyimpan warkat-
warkat sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan kembali secara
tepat dan cepat. Lambat dan cepatnya penemuan kembali dari tempat
penyimpanan ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem
penyimpanan arsip.
b. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat. Dalam kamus administrasi,
fasilitas diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk
menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama
manusia.
c. Pegawai kearsipan ynag memenuhi syarat. Syarat-syarat pegawai tata
usaha pada umumnya adalah:
1) Memiliki pengetahuan dibidang pengetahuan umum, terutama
yang menyangkut masalah-masalah surat menyurat dan arsip.
2) Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni,
organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabatnya.
3) Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan, kepribadian, seperti
ketekunan, kesabaran, kerapian, ketelitian, kecekatan, kerapian,
 18

kejujuran, kecerdasan, loyal dan dapat menyimpan rahasia

organisasi.

Berdasarkan teori diatas dapat disimpulkan bahwa faktor

keberhasilan manajemen kearsipan yang baik diantaranya ditentukan
oleh sistem penyimpanan arsip yang tepat, hal ini menjadi penting
karena akan membantu dalam penemuan kembali arsip dari tempat
penyimpanannya secara mudah. Dengan fasilitas yang baik juga dapat
mendukung keberhasilan pengelolaan arsip atau manajemen kearsipan.
Fasilitas tersebut diantaranya kertas, computer, mesin ketik, mesin
stensil, map, folder, stempel, pencahayaan yang baik dan lemari.
Disamping itu yang tak kalah pentingnya dalam faktor
keberhasilan manajemen kearsipan yaitu petugas arsip itu sendiri,
seseorang yang diberi tugas untuk melakukan pengelolaan arsip harus
memiliki syarat-syarat tertentu agar dapat memberikan pelayanan
public terbaik bagi suatu instansi.
5. Asas dalam Kearsipan
Berdasarkan undang-undang kearsipan nomor 43 taun 2009,
penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan dilaksanakan berasaskan:
a. Asas kepastian hukum; penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan
berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan perundang-
undangan, kepatutan dan keadilan dalam kebijakan penyelenggaraan
negara.
b. Asas keautentikan dan keterpercayaan; penyelenggaraan kearsipan
harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip
sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas,
c. Asas keutuhan; penyelenggaraan kearsipan harus menjaga
kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan
pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu
keautentikan dan keterpercayaan arsip.
d. Arsip asal-usul; asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap
terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak
 19

dicampurkan dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain,

sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
e. Asas aturan asli, asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata
sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan
pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan
pencipta arsip.
f. Asas keamanan; penyelenggara kearsipan harus memberikan jaminan
arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan informasi oleh
pengguna yang tidak berhak.
g. Asas keselamatan; penyelenggara kearsipan harus dapat menjamin
terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang disebabkan
oleh alam maupun manusia.
h. Asas keprofesionalan; penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan
oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki kompetensi
di bidang kearsipan.
i. Asas keresponsifan; penyelenggara kearsipan harus tanggap atas
permasalaan kearsipan maupun masalah lain yang berkaitan dengan
kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan
atau hilangnya arsip.
j. Asas keantisipatifan; penyelenggaran kearsipan harus didasari pada
antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan
kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan
berbangsa dan bernegara.
k. Asas kepartisipatifan; penyelenggara kearsipan harus memberikan
ruang untuk peran serta partisipasi masyarakat dibidang kearsipan.
l. Asas akuntabilitas; penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan
arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan
kegiatan dan peristiwa yang direkam.
m. Asas kemanfaatan; penyelenggaraan kearsipan harus dapat
memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
 20

n. Asas aksesibilitas; penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan

kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk
memanfaatkan arsip.
o. Asas kepentingan umum; penyelenggara kearsipan dilaksanakan
dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi
(Agus Sugiarto, 2015:11-13).
6. Tahapan Kearsipan
Manajemen kearsipan merupakan sebuah sistem yang mencakup
keseluruhan aktivitas yang mencakup kearsipan. Oleh karena itu, ruang
lingkup kearsipan mencakup segala kegiatan yang terjadi dalam
pelaksanaan kearsipan. Berikut adalah beberapa ruang lingkup manajemen
kearsipan yaitu:
a. Penciptaan Arsip
Penciptaan arsip yaitu kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik
melalui kegiatan merekam informasi dalam media rekam tertentu
untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas
organisasi, maupun kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan
arsip yang berasal dari pihak luar. Kegiatan penciptaan arsip meliputi
pembuatan arsip dan penerimaan arsip. Pada tahap penciptaan arsip
baik melalui pembuatan ataupun penerimaan, arsip diregistrasi
(dicatat) pada buku agenda atau kartu kendali lalu didistribusikan
(Muhidin, 2019: 67-68).
Dokumen itu seperti surat, laporan, formulir, atau gambar. Arsip
dapat diperoleh dari individu ataupun kelompok yang berasal dari
organisasi internenal dan eksternal. Kegiatan yang dilakukan berupa
mengirim surat ata menerima surat, pada proses penciptaan arsip, arsip
dibuat dengan menggunakan alat yang disediakan kantor baik itu
komputer maupun mesin ketik sehingga arsip dapat dibuat sesuai
dengan kebutuhan.
Penciptaan arsip merupakan segala aktivitas membuat catatan yang
berbentuk tulisan, gambaran maupun rekaman mengenai hal-hal yang
 21

terjadi dalam kehidupan seseorang maupun organisasi. Ada beberapa

hal yang perlu diperhatikan dalam penciptaan arsip yaitu:
1) Penggunaan bahasa yang baik dan benar. Penggunaan bahasa yang
baik dan benar disini merupakan menggunakan pilihan kata yang
tepat dan sesuai, sehingga mampu menjelaskan peristiwa yang
terkandung dalam arsip tersebut.
2) Data informasinya menggunakan simbol-simbol atau gambar-
gambar tertentu.
3) Menggunakan media rekaman yang baik jika berbentuk rekaman.

Berdasarkan pemaparan diatas dapat penulis tarik kesimpulan

bahwa kegiatan penciptaan arsip itu berupa pembuatan arsip atau
penerimaan arsip yang diperoleh dari luar organisasi maupun didalam
organisasi baik kelompok mapun individu dengan menggunakan fungsi-
fungsi manajemen kearsipan dan ketentuan-ketentuan yang ada.
Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur
permulaan. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-
kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengelolaan.
Sedangkan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat,
pencatatan, dan pengirim. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk
dan surat keluar (arsip atau pertinggal) adalah sama, yaitu meliputi
kegiatan pemeriksaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan
meletakkan.
Gambar 2
Prosedur Permulaan Surat-Masuk

Surat/ Pencatatan:
Buku Agenda, Proses Pengolaan Penyimpanan
Dokumen
Kartu Agenda, Arsip/Dokumen Arsip/Dokaumen
Masuk Tata Naskah
 22

Gambar 3
Prosedur Permulaan Surat-Keluar

Tujuan
Utama
Pencatatan:
Proses
Surat/Dokumen Buku Agenda,
Jadi
Pengiriman Surat Tindasan
Kartu Kendali, Keluar
Tata Naskah
Arsip Kantor

b. Penggunaan arsip
Penggunaan arsip merupakan tahap kedua yang dilakukan dalam
menajemen kearsipan. Penggunaan arsip adalah proses pemakaian
arsip untuk kepentigan organisasi dalam kegiatan sehari-hari.
Walaupun dokumen atau warkat masih dibutuhkan untuk waktu yang
akan datang. Pada tahap ini dokumen/warkat tersebut bisa
dikelompokkan sebagai arsip (Muflihin, 2015:60).
Penggunaan arsip menurut Sambas Ali Muhidin, penggunaan arsip
ialah kegiatan untuk menyajikan atau memanfaatkan arsip bagi
kepentingan organisasi dan kegiatan untuk menjga keautentikan,
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip (Muhidin, 2019: 68).
Berdasarkan pemaparan diatas dapat penulis tarik kesimpulan
bahwa kegiatan penggunaan arsip adalah proses penggunaan arsip
yang dapat dapat dimanfaat dalam jalannya roda organisasi yang sesuai
dengan kebutuhannya. Pengawasan pemakaian arsip sering kali
dikeluarkan dari tempat penyimpanannya (file), bilamana arsip tersebut
diperlukan untuk sesuatu pemakaian. Surat-surat sering dikeluarkan
dari almari arsip (filing cabinet) baik untuk keperluan petugas, atasan,
maupun unit kerja lain. Kesemua arsip tersebut sangat diperlukan
dalam berbagai bentuk kegiatan pelayanan informasi, baik pelayanan
informasi intern organisasi maupun pelayanan ekstern organisasi
seperti organisasi lain, masyarakat umum, langganan dan sebagainya.
Terlepas dari apapun alasan arsip dikeluarkan dari tempat
penyimpanannya, untuk kepentingan tertibnya pengawasan terhadap
 23

keluar masuknya arsip, diperlukan adanya suatu tata cara tertentu

dalam bentuk prosedur pengeluaran arsip dari file dan
pengembaliannya ke dalam file. Pengeluaran arsip dari file-nya dapat
terjadi karena peminjaman dan pelayanan.
1) Peminjaman
Peminjaman adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam
baik oleh atasan sendiri, teman seunit kerja ataupun oleh keloga
sekerja dari unit kerja lain dalam organisasi. Karena arsip tersebut
dipinjam oleh orang lain dan bukan oleh petugas file itu sendiri,
maka keluarnya arsip dari file haruslah dicatat. Disarankan agar
petugas file, sekretaris atau karyawan lain menyediakan formulir
untuk keperluan pencatatan peminjaman arsip. Disamping
pencatatan dengan formulir khusus, petugas petugas dapat juga
mempergunakan buku, kalender, meja atau cara pencatatan
lainnya. Bila mungkin setiap peminjaman hendaklah dilakukan
penandatanganan (paraf) pada kolom yang tersedia di atas formulir
peminjaman.
2) Pelayanan
Arsip sering digunakan untuk membantu pelayanan kepada
langganan (nasabah), karyawan sesama unit kerja, atau karyawan
dari lain-lain unit kerja. Untuk mempermudah pengembalian
formulir yang sudah dipergunakan ke dalam file, petugas dapat
menggunakan cara-cara yang hampir sama dengan prosedur
peminjaman, hanya disini tidak perlu menggunakan formulir
peminjaman. Kegiatan penggunaan arsip lainnya ada baiknya
membuat catatan untuk memudahkan pengembaliannya ke file
semula hendaklah digunakan tanda-tanda tertentu untuk membantu
ketelitian dan kecepatan penempatan kembali arsip.
c. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya
tidak merusak selama masih mempunyai nilai guna, menurut Suparjati,
 24

dkk mengatakan bahwa penyebab kerusakan arsip ada dua yaitu faktor
instrinsik dan ekstrinsik. Faktor instrinsik adalah peyebab kerusakan
arsip yang berasal dari dari arsip itu sendiri seperti kualitas kertas,
pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan sebagainya. Sedangkan
faktor ekstrinsik adalah penyebab kerusakan yang berawal dari luar
benda arsip, yakninya lingkungan fisik, organisme perusak dan
kelalaian manusia (Suparjati, 2004:3).
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1) Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap kering
(tidak terlalu lembab), terang. Ruangan penyimpanan harus kuat
dan mempunyai fentilasi yang memadai, terhindar dari
kemungkinan serangan api, air maupun serangga-serangga
pemakan kertas.
2) Pengaturan tempat penyimpanan
Tempat terbaik untuk menyimpan arsip yaitu tempat yang
terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila
disimpan didalam lemari, maka lemari penyimpanan itu harus
sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapannya.
3) Penggunaan bahan-bahan pencegah
Untuk menjaga keutuhan arsip tetap baik dapat dilakukan
secara preventif, yaitu dengan memberikan bahan-bahan pencegah
kerusakan. Baik mencegah serangga maupun kemungkinan-
kemungkina lainnya.
4) Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa
supaya tetap terjamin keutuhannya, keamanannya, kebersihannya
dan kerapiannya.
5) Kebersihan
Kebersihan merupakan salah satu cara pemeliharaan arsip,
ruangan arsip hendaknya selalu bersih dari segala debu. Cara
 25

membersihkan dari debu sebaiknya menggunakan alat pembersih

yang mendukung. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya diatur
dan dibangun sebaik mungkin sehingga mendukung keawetan
arsip. Lokasi ruangan penyimpanan arsip hendaknya luas, sehingga
cukup untuk penyimpanan arsip yang telah diperkirakan
sebelumnya (Laksmi : 102-103).
Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa usaha
pemeliharaan arsip meliputi usaha melindungi, mengatasi,
mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan
yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip. Mengingat begitu
pentingnya peranan arsip bagi suatu lembaga, maka pemeliharaan
arsip ini harus mendapat perhatian yang baik supaya arsip tetap
terjaga keamananya.
d. Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar
aman, terjaga dan terpelihara dalam rangka menjamin penemuan
kembali arsip dan penggunaannya pada masa yang akan datang.
1) Prosedur Penyimpanan (Filing Procedures)
Prosedur penyimpanan arsip adalah langkah-langkah pekerjaan
yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu
warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu:
a) Penyimpanan Sementara (File Pending)
File pending adalah file yang digunakan untuk
penyimpanan sementara sebelum suartu warkat selesai di
proses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label tanggal
yang berlaku untuk tiga bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map
tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan, 31
map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi.
Pergantian bulan ditunjuk dengan pergantian penunjuk (guide)
bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang di pending sampai
waktu tertentu misalnya dimasukkan ke dalam map dibawah
 26

bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai di proses

barulah warkat yang dipending itu disimpan pad file
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah
satu laci dari almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan
(Zulkifli, 2015: 63).
b) Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Prosedur penyimpanan tetap dimulai dari pemeriksaan,
mengindeks, memberi tanda, menyortir dan menyimpan (Agus
Sugiarto, 2015: 31-32).
2) Sistem Penyimpanan Arsip
a) Sistem Kronologis, Sistem kronologis adalah sistem
penyimpanan warkat yang didasarkan kepada urutan waktu
surat diterima atau waktu dikirim keluar. Penyimpanan warkat
sistem ini biasanya mempergunakan map ordner. Hubungan
penyimpanan sangat erat dengan buku agenda, karena
susunannya sama-sama kronologis. Karena itu pencarian
warkat sering harus didahului dengan pencarian informasi
mengenai waktu surat diterima di buku agenda. Tetapi
pencarian informasi ini dapat memakan waktu lama karena
petugas tidak mungkin ingat waktu-waktu warkat diterima atau
dikirim, sehingga informasi terpaksa dicari dengan membalik
halaman buku agenda satu demi satu. Sesudah informasi ini
ditemukan barulah warkat dapat dicari pada map ordner.
Adapun prosedur penyimpanan sistem kronologis ini yaitu
memeriksa, mengindeks, memberi tanda, menyortir dan
menempatkan (Zulkifli, 2015: 76).
b) Sistem Abjad, Sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang
sederhana dan mudah dalam menemukan dokumen. Dalam
mencarinya dokumen petugas dapat langsung ke file (tempat)
tempat penyimpanan dan melihat huruf abjad dari nama yang
dicari. Karena sistem abjad ini disebut juga dengan sistem
 27

langsung (direct filing system). Sistem langsung adalah sistem

penyimpanan dimana petugas dapat langsung menuju ke file
penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen, tanpa melalui
alat bantu seperti indeks misalnya. Kalo kita memilih sistem
abjad sebagai sistem penyimpanan, maka itu berarti bahwa
nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian
dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit
kerja bersangkutan yang lebih mementingkan soal nama dari
pada identitas lain. . Adapun prosedur penyimpanan sistem
abjad ini yaitu memeriksa, mengindeks (penyimpanan dengan
map gantung, penyimpanan dengan map ordner dan
penyimpanan dengan kotak), mengkode, menyortir dan
menempatkan (Zulkifli, 2015: 83).
c) Sistem Nomor, Sistem nomor adalah sistem penyimpanan
warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari
nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem
abjad yang penyimpanan warkat didasarkan kepada nama,
sistem nomor pun penyimpanan warkat berdasarkan kepada
nama, hanya nama disini yang diganti dengan kode nomor.
Misalnya surat-surat dari dan kepada PT Waringin Kencana
akan disimpan pada map bernomor 271, atau kartu tabanas
Badu diberi nomor 27451. Pada sistem nomor, maka nomor
yang diberikan kepada PT Waringin Kencana ataupun Badu
selamanya akan dan tidak akan pernah berubah. . Adapun
prosedur penyimpanan sistem nomor ini yaitu memeriksa,
mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan (Zulkifli,
2015: 100).
d) Sistem Geografis, Sistem geografis adalah sistem penyimpanan
warkat yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut
nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sebagai sistem
lokasi atau sistem nama tempat. Adapun nama-nama tempat
 28

yang dipergunakan dapat berupa pembagian yang umum

seperti pada pembagian ilmu bumi, tetapi dapat juga berupa
pembagian wilayah. Sesuai dengan kebutuhannya, sistem
geografis dapat dikelola menurut 3 (tiga) tingkatan, yaitu
menurut nama negara, nama pembagian wilayah administrasi
negara dan nama pembagian wilayah administrasi khusus. .
Adapun prosedur penyimpanan sistem geografis ini yaitu
memeriksa, mengindeks. Mengkode, menyortir dan
menempatkan (Zulkifli, 2015: 124).
e) Sistem subjek, Sistem subjek adalah sistem penyimpanan
dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen
bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut sebagai perihal,
pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat atau
subjek, sistem subjek dapat dikatakan sebagai sistem yang
paling sukar penanganannya. Di Indonesia sistem ini banyak
dipergunakan oleh instansi-instansi pemerintah yang besar dan
luas. Disini sistem subjek dilaksanakan secara seragam untuk
semua unit kerja yang ada di dalam instansi bersangkutan.
Untuk arsip instansi atau perusahaan yang disimpan secara
sentral (terpusat di suatu tempat tertentu), maka sistem subjek
adalah sistem yang paling tepat dipergunakan, sebab arsip
tersebut berasal dari semua bagian atau unit kerja yang
mempunyai subjek (kegiatan) sendiri-sendiri dan pada
penyimpanan sentral semuanya bergabung menjadi satu sistem.
Adapun prosedur penyimpanan sistem subjek ini yaitu
memeriksa, mengindeks. Mengkode, menyortir dan
menempatkan (Zulkifli, 2015: 148).
f) Sistem Nomor, Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan
dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda
untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen.
Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen jarang
 29

dilakukan. Tetapi ada juga yang menggunakan tanda warna

sebagai dasar penyimpanan dokumen karena warna telah
digunakan sebagai sesuatu identitas atau ciri khas tertentu.
Sehingga dengan penggunaan warna dianggap lebih
menguntungkan.
Selain itu penggunaan warna dapat dikombinasikan dengan
sistem penyimpanan yang lain. Misalnya penggunaan warna untuk
guide-guide dalam folder, atau penggunaan warna dalam
perlengkapan arsip yang dapat membantu kegiatan kearsipan.
Dengan demikian penggunaan warna bukan sesuatu yang utama
melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen (Agus
Sugiarto, 2015:63).
Penerapan pengklasifikasian arsip dalam suatu instansi
menggunakan kombinasi dari beberapa sistem klasifikasi arsip
yang bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat penemuan
kembali apabila sewaktu-waktu arsip itu dibutuhkan. Penentuan
klasifikasi arsip yang akan digunakan oleh instansi hendaknya
disesuaikan dengan kebutuhan instansi yang bersangkutan
(Meirinawati, 2015:181-182).
Gambar 4
Penyimpanan Surat Masuk-Keluar

Memberi
Pemeriksaan Mengindeks Menyortir Meletakkan
Tanda
e. Penyusutan Arsip
Jumlah arsip di unit-unit kerja dan unit arsip sentral selalu
berkembang menjadi banyak. Semakin tinggi kegiatan suatu kantor,
semakin cepat pertambahan jumlah arsip. Untuk menghadapi masalah
tersebut, diperlukan adanya pemindahan dan pemusnahan arsip.
Pemindahan dilakukan dari file (tempat penyimpanan) aktif ke file
inaktif dan dari file inaktif suatu kantor dikirim ke Arsip Nasional
(ARNAS) untuk disimpan abadi sebagai arsip statis. keuntungan dari
 30

adanya pemindahan dan pemunahan arsip adalah penghematan

penggunaan ruangan kantor, penghematan pemakaian peralatan dan
perlengkapan kearsipan dan tempat arsip yang agak longgar akan
memudahkan petugas bekerja dengan arsip.
Pemindahan dan pemusnahan arsip dilaksanakan menurut suatu
jadwal tertentu yang disebut jadwal retensi. jadwal retensi adalah
jadwal yang berisikan daftar umur-umur dari berbagai jenis arsip yang
disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan pemindahan
dan pemusnahan arsip. Berdasarkan petunjuk jadwal retensi, petugas
dapat melaksanakan pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai
waktunya. Umur sesuatu jenis arsip disimpan di file aktif dan file
inaktif ditentukan berdasarkan nlai guna dari jenis arsip bersangkutan,
untuk menentukan nilai guna setiap jenis arsip, diperlukan kriteria
penilaian tertentu:
1) Penilaian Arsip
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat
ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file
aktif dan file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian
dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke ARNAS.
Kriteria untuk menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung
kepada kantor masing-masing. Nilai sesuatu jenis arsip niscaya
akan berbeda-beda sesuai dengan kepentingan kantor masing-
masing. Kriteria penilain yang umum dapat dipergunakan adalah
ALFRED, singkatan dari administrative value (nilai administrasi),
legal value (nilai hukum), financial value (nilai uang), research
value (nilai penelitian), educational value (nilai pendidikan),
documentary value (nilai dokumentasi). Nilai ALFRED berkisar
antara 0 s.d. 100. Dihitung berdasarkan jumlah persentase dari
keenam komponen. Berdasarkan nilai ALFRED maka golongan
sesuatu jenis arsip dapat ditentukan yaitu:
 31

a) Arsip Vital (persentase nilai 90-100). Yaitu penting bagi

kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bila mana
dimusnahkan. Arsip tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan
dan disimpan abadi selamanya. Contohnya akte pendirian
perusahaan.
b) Arsip Penting (persentase nilai 50-89), arsip ini melengkapi
bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama.
Arsip ini disimpan di file aktif selama lima tahun dan di file
inaktif dua puluh tahun. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan.
c) Arsip Berguna (persentase 10-49). Arsip ini berguna sementara
dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif
selama dua tahun dan di file inaktif selama sepuluh tahun.
Contohnya surat pesanan.
d) Arsip Tidak Berguna (persentase 0-9). Arsip ini dapat
dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini
disimpan tiga bulan di file aktif. Contohnya undangan rapat
(Zulkifli, 2001: 211-213).
2) Jadwal Retensi
Jadwal retensi adalah jadwal pemidahan dan pemusnahan arsip
sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file
aktif, file inaktif dan kemudian dimusnahkan. Jadwal ini sebaiknya
hanya mencatumkan jenis atau macam arsip, misalnya kuitansi,
surat pesanan, surat keputusan, dan sebagainya. Dengan demikian
seleksi teradap arsip yang sudah sampai masanya untuk dipindakan
atau dimusnahkan. Kebanyakan kantor membentuk tim tertentu
untuk menyusun pedoman jadwal retensi dan masalah-masalah
kearsipan lainnya. Dengan adanya jadwal retensi maka petugas
dapat melaksanakan seleksi arsip yang akan dipindahkan atau
dimusnahkan.
Kalau jadwal retensi merupakan cara pertama pemindahan
arsip, maka cara kedua adalah pemindahan massal menurut jangka
 32

waktu atau periode. Jangka waktu tersebut dapat enam bulan, satu
tahun, tiga tahun, lima tahun dan sebagainya tergantung kepada
peraturan kantor masing-masing. Cara ketiga adalah pemindahan
individual, yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa
berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan selesainya sesuatu kegiatan.
Cara ketiga itu misalnya arsip perkara pengadilan (Zulkifli, 2001:
214).
Tabel 1
Contoh Jadwal Retensi
Abadi/
Gologan
Arsip Umur Arsip Dimusnah
Arsip
Kan
1. Akte Pendirian
Perusahaan - - Abadi
2. Daftar Saham
- - Abadi
3. Akte Tanah
Vital - - Abadi
4. Surat
- - Abadi
Keputusan
- - Abadi
5. Dan
Seterusnya
1. Pertanggungja Dimusnah
waban 5 thn 25 thn kan
Keuangan
2. Cek Berkas 5 thn 25 thn Dimusnah
Penting
3. Surat Sesuai Sesuai kan
Perjanjian keperlu keperlu Dimusnah
4. Dan an an kan
Seterusnya
1. Laporan Dimusnah
Tahunan 2 thn 10 thn kan
Berguna 2. Neraca 2 thn 10 thn Dimusnah
3. Dan kan
Seterusnya
1. Undangan Dimusnah
2. Pengumuman 1 bln - kan
Tidak
3. Dan 1 bln - Dimusnah
Berguna
Seterusnya kan

Sumber: Zulkifli, 2001: 214.

 33

3) Pemindahan Arsip
Pertama-tama petugas melakukan seleksi terhadap arsip-arsip
yang akan dikeluarkan dari filenya, kalau ada jadwal retensi
petugas dapat memilih berdasarkan umur-umur yang ditentukan
sesuai dengan daftar. Kalau tidak maka petugas dapat memilih
berdasarkan perkiraan sendiri atau meminta nasihat pada atasanya.
Tentunya petugas dapat memperkirakan arsip mana yang sudah
tidak diperlukan lagi. Kalaupun suatu saat nanti arsip yang
dianggap sudah dipindahkan tersebut ternyata tiba-tiba diperlukan,
arsip inaktif tersebut masih bisa diminta pada sentral arsip.
Memilih arsip yang akan di pindahkan adalah terutama
berdasarkan umur arsip dan umur arsip ditentukan oleh nilai guna
arsip bersangkutan. Kalau kantor tidak mempunyai unit sentral
arsip, arsip yang inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif.
Arsip inaktif ini masih tetap berada dibawah pengawasan unit kerja
bersangkutan. Untuk kantor yang mempunyai unit sentral arsip,
maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari
unit kerja ke unit sentral arsip. Untuk cara yang terakhir ini,
petugas harus membuat berita acara pemindahan arsip beserta
daftar jenis arsip yang diserahkan. Berita acara di tanda tangani
oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita
acara adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip
sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip. Jadi pada proses
pemidahan terdapat dua dokumen yaitu berita acara pemindahan
arsip dan daftar jenis arsip yang diserahkan. Daftar tersebut lazim
juga disebut daftar pertelaan.
4) Pemusnahan Arsip
Kalau sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan
dimusnahkan, hanya untuk arsip inaktif yang mempunyai nilai
nasional tidak dimusnahkan. Tetapi dikirim ke Arsip Nasional
untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi
 34

daya bangsa. Pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal

retensi. Bila belum ada jadwal retensi, maka petugas harus
memperkirakannya sendiri atau memints pendapat atasan, yang
penting pemusnahan harus dilakukan. Kegiatan pemusnahan
hendaklah dilakukan secara periodik. Kalau berpatokan pada
jadwal retensi niscaya setiap tahun akan ada pemusnahan.
Prosedur pemusnahan umumnya terdiri dari langkah-langkah
seperti seleksi, pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan
(daftar pertelaan), pembuatan berita acara pemusnahan dan
pelaksanaan pemusnahan.
Daftar pemusnahan berisikan jenis arsip yang dimusnahkan
(misalnya kuitansi) dan jumalh lembarnya serta periode tahun dari
arsip yang dimusnahkan (misalnya arsip tahun 1950). Pemusnahan
dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan dua orang
saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan,
maka berita acara dan daftar pertelaan ditanda tangani oleh
penanggung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi (2 orang).
Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran,
penghancuran dengan mesin penghancur kertas dan proses kimiawi
(Zulkifli, 2001: 215-219).
B. Pelayanan Administrasi
1. Pengertian Layanan
Pelayanan merupakan setiap tindakan atau perbuatan yang dapat
ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya
bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak menghasilkan
kepemilikan sesuatu. Produk jasa dapat berhubungan dengan produk fisik
maupun tidak (Kotler, 1994 dalam Tjiptono, 1996)” dalam bukunya
Sudarmanto (2009:122) berpendapat bahwa jasa atau pelayanan
merupakan suatu kinerja yang tidak berwujud dan cepat hilang, dapat
dirasa dan namun tidak dapat dimiliki. Pelanggan lebih dapat
berpartisipasi aktif dalam proses mengkonsumsi jasa tersebut. Namun
 35

kondisi cepat atau lambatnya pertumbuhan jasa sangat tergantung pada

penilaian pelanggan terhadap kinerja atau penampilan yang ditawarkan
oleh pihak produsen (perusahaan barang atau jasa). Dalam kegiatan
pelayanan administrasi terjadi interaksi antara pengguna dan pegawai.
Baik tidaknya pelayanan pada suatu lembaga pendidikan akan terlihat pada
saat proses pelayanan diberikan. Pelayanan yang diberikan dengan baik
akan menimbulkan rasa kenyamanan dan kepercayaan pada lembaga
tersebut.
Tiptono (2012:28) berbagai riset dan literatur manajemen jasa
mengungkapkan bahwa jasa/ layanan memiliki empat karakteristik unik
yang membedakannya dari barang dan berdampak pada strategi mengelola
dan memasarkannya. Empat karakteristik pelayanan, yaitu :
a) Intangibility (Tidak Dapat Dilihat,) Jasa bersifat intangibility artinya
produk jasa tidak dapat dipegang atau diraba, melainkan hanya dapat
dirasakan. Karena sifat jasa yang tidak dapat dilihat, disentuh, dan sulit
untuk didefinisikan. Maka dalam hal ini menjadi sebuah tantangan
bagi penyedia layanan (instansi pendidikan) untuk membuktikan
secara fisik perbandingan dari penawaranya.
b) Variability (Keberagaman) Jasa atau pelayanan sangat bervariasi
karena banyak variasi bentuk, kualitas dan jenis tergantung pada siapa,
kapan, dan dimana jasa tersebut dihasilkan.
c) Inseparability (Tidak Dapat Dipisahkan) Barang biasanya diproduksi
terlebi dahulu, kemudian dijual, baru dikonsumsi, sedangkan jasa
umumnya dijual terlebih dahulu baru kemudian diproduksi dan
dikonsumsi pada waktu dan tempat yang sama. Antara produksi dan
konsumsi jasa merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan. Demikian
juga, tempat produksi jasa dilakukan juga merupakan tempat pengguna
jasa berada. Misalnya aktivitas dan peran serta siswa dalam pendidikan
di sekolah.
d) Perishability (Tidak Tahan Lama) Jasa merupakan komoditas yang
tidak tahan lama dan tidak dapat disimpan. Sekali digunakan, maka
 36

jasa itu selesai, hanya kesan dan pengalaman yang dapat dibawa
pulang oleh pengguna jasa. Jasa sangat bervariasi dalam pemasaran
jasa yang dipengaruhi faktor musiman (Tjiptono, 2012: 28-46).
Pelayanan merupakan bagian dari pelayanan yang dapat dilihat nyata
dengan pengelihatan. Tidak hanya sarana dan prasarana yang ada tetapi
juga meliputi keadaan lingkungan sekitarnya merupakan suatu bukti dari
layanan yang diberikan oleh pemberi layanan. Hal tersebut menyangkut
perlengkapan dan peralatan yang digunakan, adanya ruang tunggu,
komputerisasi, serta penampilan pemberi layanan (pegawai).
2. Pengertian Administrasi
Administrasi pendidikan merupakan perpaduan dari dua kata yaitu
administrasi dan pendidikan. Masing-masing dari kata tersebut memiliki
arti tersendiri, tetapi bila dirangkaikan membentuk arti baru ( Mulyono,
2008:40). Untuk memahami pengertian administrasi, banyak para ahli
mengemukakan pengertian administrasi yang melihat dari berbagai sudut
pandang, antara lain:
a) Menurut Sondang P. Siagian, “administrasi adalah keseluruhan proses
kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu, untuk mecapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”.
b) The Liang Gie dalam pengertian, “kedudukan dan ilmu administrasi
mengatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilaksanakan oleh
sekelompok orang dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu” (Daryanto, 2008:7).
c) Luther Gullick mendefinisikan: “Administration has to do with getting
things done, with the accomplishment of defined objectives”.
Administrasi berkaitan dengan pelaksanaan suatu pekerjaan untuk
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan” (Mulyono, 2008:43).
d) William H. Newman mendefinisikan “administration is guidance,
leadership and control of the effort of a group of individuals toward
some common goals”. Administrasi adalah pemberian pedoman,
 37

kepemimpinan dan pengendalian kegiatan-kegiatan sekelompok orang

untuk mecapai tujuan bersama” (Mulyono, 2008:44) .
Jadi kata administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha
untuk membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan
didalam mencapai suatu tujuan organisasi. Atau dengan kata lain,
administrasi adalah tata aturan penyelenggaraan dan pelaksanaan
organisasi dari sisi lahir untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
3. Unsur-unsur Administrasi
Mulyono (2008: 45) Ada beberapa unsur administrasi, yaitu :
a) Organisasi. Organisasi merupakan rangka, struktur atau wadah dimana
usaha kerja sama dilakukan.
b) Manajemen. Manajemen dianggap sebagai suatu proses yang
menggerakkan kegiatan dalam administrasi sehingga tujuan yang telah
ditentukan benar- benar tercapai.
c) Kepemimpinan. Kepemimpinan adalah ruh/sumber hidup dalam
organisasi, administrasi dan manajemen yang bertugas sebagai
perencana, koordinator, penggerak kegiatan, evaluasi dan penentu
strategi dan arah kebijakan yang harus diambil untuk mencapai tujuan.
d) Kepegawaian. Kepegawaian merupakan segi yang berkaitan dengan
sumber tenaga manusia yang harus ada pada setiap usaha kerja sama.
e) Keuangan. Keuangan merupakan segi pembiayaan dalam setiap
administrasi.
f) Perlengkapan. Perlengkapan berkaitan dengan kebutuhan, kebendaan
dan kerumahtanggaan yang selalu ada dalam setiap usaha bersama.
g) Pekerjaan kantor. Dalam setiap usaha bersama tentu terdapat proses
yang termasuk dalam pengertian office work, paper work, atau clerical
work. Ini merupakan kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengirim,
mengelola, menyimpan informasi.
h) Tata hubungan/komunikasi. Tata hubungan ini merupakan urat nadi
yang memungkinkan orang-orang dalam usaha kerja sama itu
mengetahui apa yang terjadi atau diinginkan oleh masing- masing.
 38

i) Hubungan Masyarakat (Public Relations). Public relations merupakan

hubungan antara organisasi dengan masyarakat di luar organisasi.
4. Kriteria Administrasi
Kriteria Administrasi dapat dikatakan baik menurut LAN RI (1982)
apabila memenuhi kriteria sebagai berikut :
a) Efisien. Efisien adalah perbandingan terbaik antara input (sumber yang
dipergunakan) dengan output (hasil), dalam arti output lebih besar dari
pada input.
b) Efektivitas. Pengertian efektivitas dari sini adalah mencapai hasil
sepenuhnya seperti yang benar-benar diinginkan, atau setidak-tidaknya
berusaha mencapai hasil semaksimal mungkin. Biasanya efektivitas
dikaitkan dengan faktor waktu.
c) Rasionalitas. Rasionalitas ini terkait dengan rasio/ pikiran/ akal sehat.
Dengan demikian, kegiatan dalam administrasi harus berdasarkan
rasio/ pikiran/ akal sehat (Mulyono, 2008:47).
5. Pengertian Administrasi Pendidikan
Administrasi adalah rangkaian kegiatan bersama sekelompok manusia
secara sistematis untuk menjalankan roda suatu usaha atau misi suatu
organisasi agar dapat terlaksana, suatu usaha dengan suatu tujuan tertentu
yang telah ditetapkan. Konsep administrasi jika di implememtasikan pada
kegiatan pendidikan menjadi administrasi pendidikan sebagai suatu proses
sistem perilaku mengandung arti bahwa dalam penyelenggaraan
pendidikan terjadilah suatu proses interaksi manusia dalam sistem yang
terarah dan terkoordinir dalam usaha mencapai tujuan pendidikan, karena
itu administrasi pendidikan dalam rangka memanfaatkan semua potensi
atau sumber daya yang tersedia, untuk mencapai tujuan yaitu kebutuhan
yang diperjuangkan agar terpenuhi secara efektif dan efisien.
Tata usaha dalam arti luas adalah administrasi, administrasi adalah
proses penyeluruhan yang melibatkan semua pihak yang mewujudkan cita-
cita berasama, sementara itu administrasi adalah proses kerjasama seluruh
kekuatan untuk menwujudkan sekolah ynag berkualitas. Sedangkan
 39

administrasi pendidikan adalah pembinaan, pengawasan dan pelaksanaan

dari segala sesuatu ynag berhubungan dengan urusan-urusan sekolah. Tata
usaha sebagai salah satu unsur dari adminitrasi merupakan pelayanan
terhadap penyelenggaraan usaha kerjasama, yang meliputi kegiatan
pencatatan, pengiriman, dan penyimpanan bahan keterangan. Wujud dari
pada keterangan-keterangan yang merupakan saran pokok dari kegiatan
tata usaha dapat berupa surat menyurat, formulir, kartu-kartu, daftar-
daftar, gambar, foto-foto, dan benda lainnya yang dapat memberikan
keterangan.
Kegiatan atau aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama
berdasarkan sifatnya atau pelaksanaannya disebut fungsi. Aktivitas-
aktivitas tersebut digabungkan menjadi satu kesatuan dan diserahkan
menjadi tanggung jawab seseorang yang bertanggung jawab terhadap
satuan organisasi tertentu (Syaiful, 2012:26).
Menurut Engkoswara, administrasi pendidikan adalah suatu ilmu.
Dalam hal ini dapat diartikan suatu ilmu yang mempelajari bagaimana
menata sumber daya pendidikan (manusia,sumber belajar dan fasiltas)
untuk mencapai tujuan pendidikan secara optimal dan produktif serta
bagaimana menciptakan suasana yang baik bagi manusia yang turut serta
dalam pencapaian tujuan pendidikan yang disepakati bersama.
6. Fungsi Administrai Pendidikan
William H. Newman menyebut the work of administrator/manager
yang dapat dibagi menjadi lima proses yang dikenal dengan POASC yaitu:
a) Planning atau Perencanaan, perencanaan ini melipti serangkaian
keputusan-keputusan termasuk penentuan-penentuan tujuan,
kebijaksanaan, membuat program-program, mementukan metode dan
prosedur serta menetapkan jadwal waktu pelaksanaan.
b) Organizing atau Pengorganisasian, pengorganisasian adalah
pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang diwadahkan dalam unit-unit
untuk melaksanakan rencana dan menetapkan hubungan antara
pimpinan dan bawahannya didalam setiap unit.
 40

c) Assembling Resources atau Pengumpulan Sumber, pengumpulan

sumber berarti pengumpulan sumber-sumber yang dipergunakan untuk
mengatur penggunaan dari pada usaha-usaha tersebut meliputi
personal, uang, fasilitas, dan hal lain yang diperlukan untuk
melaksanakan rencana.
d) Supervising atau Pengendalian Kerja, pengendalian kerja ialah
bimbingan dari pada pelaksanaan pekerjaan setiap hari termasuk
memberikan instruksi, motivasi agar mereka secara sadar menuruti
segala instruksinya, mengadakan koordinasi dari pada berbagai
kegiatan pekerjaan dan memelihara hubungan kerja baik antara atasan
dan bawahan.
e) Controlling atau Pengawasan, pengawasan di maksudkan untuk
mengetahui bahwa pelaksanaan pekerjaan sedapat mungkin sesuai
dengan rancana. Hal ini menyangkut penentuan standar. Artinya
memperbandingkan antara kenyataan dengan standar dan bila perlu
mengadakan koreksi atau pembetulan pelaksanaan yang menyimpang
dari rencana.

C. Penelitian Relevan
Penelitian yang dilakukan penulis tentang Analisi Penataan Arsip dalam
Pelayanan Administrasi di MAN 5 Pasaman Barat, ada beberapa karya ilmiah
yang dianggap relevan dengan pembahasan yang dilakukan peneliti yaitu
diantaranya:
1. Penelitian yang dilakukan oleh Devi Melta Sari dalam skripsi dengan judul
“Manajemen Kearsipan dalam Ketatausahaan di SMA Al Azhar 3
Bandar Lampung”. Program studi Manajemen Pendidikan Islam,
Universitas Islam Negeri Raden Intan Lampung. Hasil dari penelitiannya
menunjukkan bahwa tahapan manajemen kearsipan yang dilakukan di
SMA Al Azhar 3 Bandar Lampung yaitu pada tahap penciptaan arsip,
penggunaan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip dan
pemusnahaan arsip sudah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan
 41

kebutuhan. Penelitian yang akan penulis uraikan yaitu pada tahapan

manajemen kearsipan yang dimulai dengan kegiatan penciptaan arsip,
penggunaan dan pemeliharaan arsip, pemusnahan arsip melihat seperti apa
pelayanan atau kegitan pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Dika Setiabudi dalam skripsi dengan judul
“Manajemen Kearsipan di Madrasah Tsanawiyah Negeri Karanganyar
Kabupaten Purbalingga”. Program studi Manajemen Pendidikan Islam
Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Purwokerto. Hasil penelitiannya yaitu
tentang manajemen kearsipan di Madrasah Tsanawiyah Negeri
Karanganyar Kabupaten Purbalingga yang menunujukkan bahwa kegiatan
arsip mulai dari penciptaan sampai pemusnahaan arsip dilakukan dengan
kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan
serta pemeliharaan. Sedangkan penelitian yang akan penulis uraikan pada
tahapan manajemen kearsipan yang dimulai dengan kegiatan penciptaan
arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, pemusnahan arsip melihat
seperti apa pelayanan atau kegitan pelayanan administrasi di MAN 5
Pasaman Barat.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Sri Andriani dalam skripsi dengan
judul“Analisis Kualitas Pelayanan Administrasi Pada Madrasah Aliyah
Nahdlatul Ulama’ 01 Banyuputih Kabupaten Batang”. Hasil
penelitiannya memperlihatkan bagaimana pelayanan administrasi pada
sekolah tersebut, yaitu adanya pengaruh kualitas pelayanan administrasi
yang telah diberikan Madrasah Aliyah Nahdatul Ulama 01 Banyuputih.
Administrasi pendidikan di sini menyangkut beberapa hal yaitu kesiswaan,
sarana dan prasarana penunjang pendidikan, tata usaha, kurikulum, dan
humas terhadap kepuasan yang dirasakan oleh para pelanggannya.
Berbeda dengan penelitian yang akan penulis uraikan pada tahapan
manajemen kearsipan yang dimulai dengan kegiatan penciptaan arsip,
penggunaan dan pemeliharaan arsip, pemusnahan arsip melihat seperti apa
pelayanan atau kegitan pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat.
 42

4. Penelitian yang dilakukan oleh Siti Musyawarah dalam skripsi dengan

judul“Pelaksanaan Manajemen Kersipan Dalam Ketatausahaan di SMP
Dua Mei Ciputat”. Hasil penelitian yaitu bahwasanya pelaksanaan
manajemen kearsipan yang dimulai dengan fungsinya yaitu fungsi
perencanaan kearsipan, fungsi pengorganisasian kearsipan, fungsi
penyusunan staf kearsipan, fungsi pengarahan kearsipan, dan fungsi
pengawasan kearsipan. Dengan penelitian yang dilakukan oleh Dika
Setiabudi pelaksanaan fungsi manajemen kearsipan secara umum sekolah
sudah melaksanakan fungsi manajemen kearsipan meskipun belum
dilaksanakan secara maksimal. Berbeda dengan penelitian yang akan
penulis uraikan pada tahapan manajemen kearsipan yang dimulai dengan
kegiatan penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip,
pemusnahan arsip melihat seperti apa pelayanan atau kegitan pelayanan
administrasi di MAN 5 Pasaman Barat.
5. Penelitian yang dilakukan oleh Pipit Alifatul Masfufah dalam skripsi
dengan judul “Implementasi Manajemen Kearsipan Dalam
Meningkatkan Kualitas Pelayanan Adminstrasi Pada Seksi Pendidikan
Madrasah Kantor Kementerian Agama Kabupaten Malang”. Hasil
penelitiannya untuk mengetahui bagaimana implementasi dan evaluasi
manajemen kearsipan kearsipan dalam menigkatkan kualitas pelayanan
administrasi, penelitian ini juga membahas bagaimana upaya yang
dilakukan dalam meningkatkan mutu pelayanan administrasi serta
membahas tentang dampak implementasi manajemen yang dihasilkan
terhadap upaya untuk menigkatkan kualitas pelayanan administrasi pada
seksi pendidikan madrasah kantor Kementerian Agama Kabupaten
Malang. Berbeda dengan penelitian yang akan penulis uraikan pada
tahapan manajemen kearsipan yang dimulai dengan kegiatan penciptaan
arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, pemusnahan arsip serta
penerapan manajemen kearsipan pada pelayanan administrasi di MAN 5
Pasaman Barat.
 43

6. Penelitian yang dilakukan oleh Thary Handayani dalam skripsi dengan

judul “Manajemen Kearsipan di SMP N 2 Sungai Tarab”. Hasil
penelitannya yaitu mengetahui bagaimana implementasi manajemen
kearsipan di MIN Sungai Tarab. Seperti fungsi perencanaan dalam
manajemen kearsipan, fungsi pengorganisasian manajemen kearsipan,
fungsi pelaksanaan dalam manajemen kearsipan dan fungsi pengawasan
manajemen kearsipan di MIN Sungai tarab. Berbeda dengan penelitian
yang akan penulis uraiakan pada tahapan manajemen kearsipan yang
dimulai dengan kegiatan penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan
arsip, pemusnahan arsip melihat seperti apa pelayanan atau kegitan
pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat.
Dari beberapa permasalahan yang telah dikaji sebelumnya, banyak
penelitian yang membahas tentang pengelolaan kearsipan yang
direlisasikan dengan kegiatan-kegiatan guna untuk menciptakan sistem
manajemen kearsipan yang baik agar tujuan pendidikan tercapai yang telah
ditetapkan bersama. Dengan adanya pembahasan tersebut penulis tertarik
untuk membahas atau mengkaji lebih lanjut mengenai bagaimana sebuah
lembaga pendidikan dalam melakukan pengelolaan kearsipan dimulai dari
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan pemusnahan
serta pekerjaan pengelola untuk melihat pelayanan administrasi, kegiatan
administrati akan lebih efektif dan efektif apabila dilakukan dan didukung
dengan manajemen yang baik.
 BAB III
METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang penulis lakukan adalah penelitian lapangan field
reserch yang dikenal dengan menggunakan metode deskriptif dengan
pendekatan kualitatif. Tipe penelitian kualitatif mencoba menggambarkan
fenomena yang terjadi secara alamiah (natural) dalam keadaan-keadaan yang
sedang terjadi secara alamiah (Ahmadi, 2014: 15). Metode Deskriptif adalah
berupa kata-kata, gambar, dan bukan angka-angka. Hal itu disebabkan oleh
adanya penerapan metode kualitatif selain itu, semua yang dikumpulkan
berkemungkinan menjadi kunci terhadap apa yang sudah diteliti. Dengan
demikian, laporan penelitian akan berisi kutipan-kutipan data untuk memberi
gambaran penyajian laporan tersebut. Data tersebut mungkin berasal dari
naskah wawancara, catatan lapangan, foto, videotape, dokumen pribadi,
catatan atau memo, dan dokumen resmi lainnya (Moleong, 2016: 11).
Jenis penelitian ini deskriptif kualitatif yang bertujuan untuk
menggambarkan fenomena yang terjadi di lapangan yang terkait dengan
penelitian. Dalam penelitian ini penulis akan mengungkapkan fenomena yang
terjadi secara kualitatif dengan cara melakukan wawancara, catatan lapangan,
dokumentasi dan foto tanpa menggunakan angka-angka yang menjadi
perbedaan antara penelitian kualitatif dengan penelitian kuantitatif. Penelitian
ini akan menggambarkan fenomena yang terjadi tentang analisis penataan
arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, pemusnahan
serta pelayanan adminitrasi di MAN 5 Pasaman Barat.

B. Latar dan Waktu Penelitian

Dalam jadwal ini berisi kegiatan apa saja yang akan dilakukan dan berapa
lama akan dilaksanakan, seperti:

44
45
 46

Tabel 2
Latar dan Waktu Penelitian
Bulanan
Uraian Jun
No
kegiatan Sep Okt Nov Des Jan Mar Apr Mei s/d
Agus

Observasi
1 √
awal

Penyusunan
2 √ √
proposal

Seminar
3 √
proposal

Perbaikan √
4 setelah √
seminar

Pengumpulan √
5 data
penelitian

Analisis/ √
6 pengolahan
data

Seminar √
7 laporan/Muna
qasah

Penyempurna √
8
an laporan

Penggandaan √
9 laporan
penelitian

C. Instrumen Penelitian
 47

Instrumen penelitian adalah alat-alat yang diperlukan atau yang digunakan

untuk mengumpulkan data, konsep instrumen dipahami sebagai alat yang
dapat mengungkap fakta-fakta lapangan dan tidak ada alat yang paling elastis
dan tepat untuk menggungkap data kualitatif. Berarti dengan mengumpulkan
alat-alat tersebut data dapat dikumpulkan. Dalam penelitian kualitatif, peneliti
sendiri yang mengumpulkan data dengan cara bertanya, meminta,
mendengarkan dan mengambil kesimpulan.
Dalam wawancara ini memerlukan alat bantu yang akan dijadikan sebagai
instrumen, instrumen yang dimaksud berupa handphone, buku catatan, pena
dan pensil. Handphone digunakan sebagai alat perekam suara dari informan
dan pengumpulan data apabila tidak tercatat semuanya oleh peneliti.
Sedangkan buku catatan, pena dan pensil digunakan untuk mencatat informasi
yang didapatkan dari informan. Instrumen yang digunakan adalah melalui
wawancara, peneliti menyiapkan topik dan pertanyaan pemandu wawancara
sebelum aktivitas wawancara dilaksanakan untuk dijadikan bahan data atau
sumber dalam penelitian tersebut (Satori dan Komariah, 2012, p. 61-62).
Penelitian lapangan field reserch yang dikenal dengan menggunakan metode
kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Penelitian metode kualitatif bertujuan
untuk mengambarkan tentang analisis penataan arsip di MAN 5 Pasaman
Barat serta pelayananan administrasi atau menguji suatu hipotesis.

D. Sumber Data
Adapun sumber data yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Sumber Data Primer
Sumber data primer dalam penelitian ini sebanyak 5 orang yaitu kepala
sekolah sebagai informan 1, kaur tata usaha sebagai infoman 2, staf tata
usaha bagian pengolah data sebagai informan 3, staf tata usaha bagian
kesiswaan sebagai informan 4 dan guru sebagai informan 5 di MAN 5
Pasaman Barat.
2. Sumber Data Sekunder
 48

Sumber data sekunder adalah sumber data yang tidak langsung dari
informan, tetapi melalui penelusuran berupa data, dokumen, profil, dan
unsur penunjang lainnya yang bersumber dari MAN 5 Pasaman Barat.

E. Teknik Pengumpulan Data

Dalam rangka memperoleh data, data yang diperlukan untuk menujang
penelitian ini, penulis mengunakan teknik pengumpulan data yang terdiri
dari:
1. Observasi
Metode pengumpilan data sangat erat hubungannya dengan masalah
penelitian yang ingin dipecahkan. Masalah memberi arah dan
mempengaruhi penentuan pengumpulan data. Banyak masalah yang telah
dirumuskan tidak dapat dipecahkan dengan baik, karena metode untuk
pengumpulan data yang diperlukan tidak dapat menghasilakan data seperti
yang diinginkan. Salah satu cara untuk mengumpulkan data adalah dengan
menggunakan metode observasi. Observasi yang penulis lakukan
merupakan pemantauan awal untuk melihat gambaran masalah yang akan
penulis angkat menjadi topik dalam proposal skripsi ini, yakni Wawancara
(Satori dan Komariah, 2012 :103-104).
2. Wawancara
Wawancara adalah salah satu alat yang paling banyak digunakan untuk
mengumpulkan data penelitian kualitatif. Wawancara memungkinkan
penulis mengumpulkan data yang beragam dari para responden dalam
berbagai situasi dan konteks. Wawancara semi terstruktur adalah
kompromi antara wawancara terstruktur dan tidak terstruktur.
Pewawancara sudah menyiapkan topik dan daftar wawancara sebelum
aktivitas wawancara dilaksanakan.
3. Dokumentasi
Analisis dokumen merupakan salah satu metode terpenting pada
penelitian kualitatif untuk mendapatkan data yang berasal dari catatan-
catatan tertulis (Sarosa, 2012, p. 37-38). Dokumentasi yang penulis
 49

maksud adalah mendapatkan data-data tertulis berupa laporan tentang

analisis penataan arsip dalam pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman
Barat.

F. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data merupakan salah satu cara menganalisis data
penelitian yang kita temukan di lapangan, analisis data juga berfungsi untuk
meringkas dalam bentuk yang mudah dipahami dan ditafsirkan. Langkah-
langkah teknik analisis data Miles and Huberman dalam Sugiyono (2007):
1. Reduksi Data
Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan
demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih
jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data
selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan. Reduksi data dapat dibantu
dengan peralatan elektrionik seperti komputer mini, dengan memberikan
kode pada aspek-aspek tertentu. Dalam mereduksi data, setiap peneliti
akan dipandu oleh tujuan yang akan dicapai.
2. Penyajian Data
Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah melakukan
penyajian data. Melalui penyajian data tersebut, maka data
terorganisasikan, tersusun dalam pola hubungan, sehingga akan semakin
mudah dipahami. Dalam penelitian kualitatif, penyajian data dilakukan
dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart
dan sejenisnya (Sugiyono, 2014:408).
3. Penarikan kesimpulan dan verifikasi
Langkah ketiga dalam analisis kualitatif menurut Miles and Huberman
adalah penarikan kesimpulan dan verifikasi. Kesimpulan awal yang
dikemukakan masih bersifat sementara, dan akan berubah bila tidak
ditemukan bukti-bukti yang kuat yang mendukung pada tahap
 50

pengumpulan data berikutnya. Tetapi apabila kesimpulan yang

dikemukakan pada tahap awal, didukung oleh bukti-bukti yang valid dan
konsisten maka peneliti kembali mengumpulkan data yang kredibel
(Sugiyono, 2014:412). Jadi kesimpulan yang penulis maksud dalam
penelitian nantinya adalah data yang didapatkan dari hasil wawancara dan
observasi, kemudian diproses atau dianalisis agar menjadi data yang siap
disajikan untuk selanjutnya melaporkan hasil penelitian lengkap dengan
temuan baru yang berbeda dari temuan yang sudah ada.
Kesimpulan dalam penelitian kualitatif merupakan sebuah temuan baru
yang berisi deskripsi atau gambaran suatu objek yang sebelumnya masih
remang-remang atau gelap sehingga setelah diteliti menjadi jelas. Dalam
hal ini penulis dapat menyimpulkan analisis penataan arsip dalam
pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat. Adapun cara
pengambilan kesimpulan yang penulis lakukan melalui kategori sangat
baik dengan kriteria arsip mudah ditemukan tanpa menggunakan waktu
yang lama dan tersedianya ruangan arsip, tatanan pengeloaannya bagus
serta didukung dengan sumber daya yang memadai, baik dengan kriteria
sumber daya yang cukup memadai, tata kelola arsip yang sudah memiliki
pedoman dan arsip ditemukan dengan cukup memakan waktu, dan tidak
baik dengan kriterian arsip yang sulit ditemukan, penyimpanan yang
sempit dan suasana yang tidak nyaman.

G. Teknik Penjamin Keabsahan Data

Untuk menguji keabsahan data yang peneliti peroleh pada saat melakukan
penelitian di MAN 5 Pasaman Barat dengan cara observasi, wawancara dan
dokumentasi. Moleong (2007:324) berpendapat bahwa dalam penelitian
kualitatif diperlukan suatu teknik pemeriksaan keabsahan data. Untuk
memperoleh keabsahan data temuan perlu diteliti kredibilitasnya dengan
menggunakan teknik sebagai berikut:
1. Presistent Observation (Ketekunan Pengamatan)
 51

Merupakan mengadakan observasi secara terus-menerus terhadap

objek penelitian guna memahami gejala lebih mendalam terhadap berbagai
aktivitas yang sedang berlangsung dilokasi penelitian.
2. Triangulasi
Merupakan teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan
sesuatu yang lain diluar data untuk keperluan pengecekan atau
pembanding terhadap data. Triangulasi dilakukan dengan cara mengecek
hasil wawancara dengan hasil observasi dan dokumentasi serta mengecek
kembali data yang diterima dari informan satu dengan informan yang
lainnya.
3. Menggunakan Bahan Referensi
Dalam hal ini, laporan peneliti dilengkapai dengan foto-foto. Selain itu
juga dilengkapi dengan dokumen autentik yang berhubungan dengan fokus
penelitian sehingga menjadi lebih dapat dipercaya.
 BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Temuan Umum
1. Sejarah Berdirinya MAN 5 Pasaman Barat
Pada tahun 1994 berdirilah Madrasah Aliyah Swasta Yayasan
Perguruan Nurul Ikhlas (YAPNI) yang dipelopori oleh beberapa tokoh
masyarakat yaitu Anwar. D, H. Azhar Datuak Batuah, H. Syukur Tuanku
Kari dan Pono. Beliau adalah tokoh-tokoh yang berperan penting dalam
pendirian Madrasah Aliyah. Selain itu, Madrasah Aliyah Swasta Yayasan
Perguruan Nurul Ikhlas (YAPNI) juga disokong oleh para pengurus
yayasan, sebagai Ketua yaitu H. Nasrial, BA, Wakil Ketua Dahniar
Hasibuan, BA, Sekretaris Syafnil S.Pd, Wakil Sekretaris Amri, S.Pd,
Bendahara Rosnawati, S.Ag dan Seksi Keuangan H. Syukur Tuanku Kari.
MAS YAPNI pada awalnya bertempat di Parit Kecamatan Pasaman
Kabupaten Pasaman Barat. MAS YAPNI ini di kepalai oleh Rosnawati,
S.Ag, beliau menjabat dari tahun 1994 sampai tahun 1996 maka
dilantiklah Kepala MAS YAPNI yang baru yaitu bapak FAUZI, beliau
menjabat dari tahun 1996 sampai tahun 1998. Pada tahun 1998 berakhirlah
masa jabatan bapak Fauzi, dan pada tahun yang sama MAS YAPNI vakum
selama dua tahun, yaitu dari tahun 1998 sampai tahun 2000. Sehingga
semua kegiatan belajar mengajar dan kegiatan lainnya yang ada di MAS
YAPNI terhenti.
Aktivitas MAS YAPNI kembali dimulai pada tahun 2000, atas inisiatif
ibu Dahniar Hasibuan, BA dengan lokasi gedung yang sama dan pengurus
yayasan yang sama pula, dengan mengadakan beberapa revisi tentang
kepengurusan.
Pada waktu itu Datuk Anwar. D sebagai pemilik yayasan dan bapak
ustazd Nasrial, BA sebagai ketua yayasan. Kemudian yayasan itu dibantu
oleh beberapa tokoh masyarakat seperti ustazd Amri, S.Pd.I sebagai
sekeretaris dan Rosnawati, S.Ag sebagai bendahara, H. Azhar

52
 53

DT. Batuah sebagai anggota dan kepala Madrasah langsung di pimpin oleh
ibu Dahniar Hasibuan, BA.
Pada tahun 2004, datanglah beberapa tokoh masyarakat Padang Durian
Hijau meminta agar MAS YAPNI di pindahkan ke Padang Durian Hijau
karena adanya lahan kosong seluas ±50 × 250m2 kepunyaan pemerintah
desa. Pemindahan ini terwujud pada tahun 2006, karena adanya niat ingin
menjadikan MAS YAPNI menjadi Madrasah Aliyah Negeri (MAN).
Keinginan menjadikan MAS menjadi MAN dapat terlaksana pada
tahun 2010, dengan kepala Madrasah pertamanya Drs. H. Hasan Basri,
setelah lahan peruntukan Madrasah tersebut disertifikatkan atas nama
Departemen Agama Kabupaten Pasaman Barat. Adapun beberapa kepala
Madrasah yang memimpin MAN 5 Pasaman Barat tercantum pada tabel 3.
Tabel 3
Nama dan Periode Kepemimpinan Kepala MAN 5 Pasaman Barat
NO NAMA KEPALA MADRASAH PERIODE

1 Dahniar Hasibuan, BA 2000-2009

2 Drs. H. Hasan Basri 2010-2014

3 Dra. Roslaini, MA 2014-2016

4 Drs. Yen Hendri 2017-2018

5 Erni, S.Pd 2018-2020

6 Gusnifar, S.Pd.I, MA 2020

2. Data Madrasah
Tabel 4
Data Madrasah
Madrasah Aliyah Negeri 5 Pasaman
1 Nama Madrasah
Barat

2 NPSN 10311431

3 NSM 131113120005
 54

4 NSS 322130803091

5 Jalan dan No Jalur XI Padang Durian Hijau

6 Kelurahan Lingkuang Aua

7 Kecamatan Pasaman

8 Kabupaten Pasaman Barat

9 Provinsi Sumatera Barat

1
Telp. 0753466631
0

1
Kode Pos 26366
1

1
E-Mail Man.simpangempat@gmail.com
2

1
NPWP 00.848.531.0.202.000
3

1
Daerah Perkotaan
4

1
Status Madrasah Negeri
5

1
Tahun Berdiri 2000
6

1
Tgl dan Tahun Penegerian 19 Juni 2009
7

1
No. SK Penegerian KMA.NO.93/2009
8

1
Kepemilikan Tanah Pemerintah
9

2
Status Tanah Sertifikat
0

2
Luas Tanah 12.240 m2
1

2 Luas Bangunan 870 m2

 55

2
Akreditasi B
3

2
No. Sertifikat Akreditasi Ma.012196
4

2
Tahun Akreditasi 2015
5

2 Penerbitan Sertifikat Ketua BAN.SM Provinsi Sumatera

6 Ditanda Tangani Oleh Barat

2
Kegiatan PBM Pagi Hari
7

2
Bangunan Madrasah Permanen
8

2
Jarak Kepusat Kecamatan ± 3 Km
9

3 Jarak Kepusat
± 4 km
0 Kabupaten / Kota

3
Jumlah Anggota KKM 2 Madrasah
2

3. Visi, Misi dan Tujuan MAN 5 Pasaman Barat

a. Visi MAN 5 Pasaman Barat
Adapun visi MAN 5 Pasaman Barat sebagai berikut:
“Madrasah Aliyah Negeri 5 Pasaman Barat yang Profesional, dan
Andal Dalam Membangun Masyarakat yang Saleh, Moderat, Cerdas
dan Unggul Untuk Mewujudkan Indonesia Maju yang Berdaulat,
Mandiri, dan Berkepribadian Berdasarkan Gotong Royong”.
b. Misi MAN 5 Pasaman Barat
1) Membudayakan pendidikan yang berakhlakul karimah, disiplin,
dan kerjasama yang erat antar pemangku kepentingan.
2) Mewujudkan pembelajaran yang inovatif, kompetitif dan
komunikatif sesuai sesuai standar nasional pendidikan.
 56

3) Meningkatkan profesionalitas pendidikan dan tenaga kependidikan

sesuai dengan standar nasional pendidikan.
4) Membangun sarana dan prasarana madrasah lengkap optimal,
terawat, dan berfungsi dengan baik.
5) Mewujudkan manajemen pengelolaan madrasah yang transparan
dan akuntabel.
c. Tujuan Pendidikan MAN 5 Pasaman Barat
Dengan berpedoman kepada visi dan misi Kementerian Agama,
dalam memberikan layanan pendidikan yang berkualitas bagi
masyarakat dalam pendidikan umum bercirikhas agama, maka MAN 5
Pasaman Barat menetapkan tujuan pendidikan MAN 5 Pasaman Barat
sebagai berikut:
1) Untuk mengembangkan potensi peserta didik agar menjadi
manusia yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha
Esa, berakhlak mulia, sehat, berilmu, cakap, kreatif, mandiri dan
menjadi warga negara yang demokratis.
2) Meningkatkan kecerdasan, pengetahuan, kepribadian, serta
keterampilan untuk hidup mandiri dan mengikuti pendidikan yang
lebih lanjut.
3) Semua guru mampu mengembangkan serta melaksanakan
perangkat pembelajaran sesuai dengan kurikulum yang berlaku.
4) Madrasah memiliki fasilitas pendidikan yang memadai.
5) Tercapainya tingkat kelulusan 100% dengan nilai rata-rata 70.
6) Melaksanakan kegiatan ekstrakurikuler yang berprestasi di tingkat
kabupaten dan provinsi.
7) Mampu menempatkan minimal 75 % lulusan pada perguruan tinggi
negeri di Indonesia.
4. Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan MAN 5 Pasaman Barat
Personel MAN 5 Pasaman Barat terdiri dari 32 orang tenaga pendidik
dan 8 orang tenaga kependidikan. Rincian lebih lanjut mengenai tenaga
pendidikan dan kependidikan dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
 57

Tabel 5
Tenaga Pendidik Madrasah
NO NAMA L/P MAPEL KETERANGAN

1 Gusnifar, S.Pd.I,.M.A L - Kepala Madrasah

2 Suroyo, S.Ag,.M.A L Aqidah Akhlak Waka Kurikulum

3 Mahyuddin, S.Pd.I L Quran Hadist Waka Kesiswaan

4 Drs. Alizar L Quran Hadist Waka Sapras

5 Drs. Mahli L Bhs. Indonesia Guru Tetap

6 Dayyana Sari, S.Ag,.M.A P Bhs. Arab Guru Tetap

Titin Ardian Ningsih,

7 P Bhs. Inggris Guru Tetap
S.Pd.I

8 Erni, S.Pd P Biologi Guru Tetap

9 Ririn Syamzani, M.Pd P Biologi Guru Tetap

10 Ahmad Bensani, S.Pd L BK Guru Tetap

Guru Tetap,
11 Nurfitri, S.Si P Kimia
Bendahara

12 Nadya Putri Andini, S.Pd P Matematika Guru Tetap

13 Ferdhila Oktaviani, S.Pd P Matematika Guru Tetap

14 Rahmi Fitria, S.Pd P Matematika Guru Tetap

15 Masfalinda, S.Ag P SKI Guru Tetap

16 Yuni Santi, SS P Bhs. Arab Guru Tidak Tetap

Yulestri Helvidha,
17 P Bhs. Arab Guru Tidak Tetap
S.Pd.I,.M.A

18 Ermayeli, SS P Bhs. Indonesia Guru Tidak Tetap

19 Darmayanis, S.Pd.I P Bhs. Inggris Guru Tidak Tetap

20 Yunifa Respi, S.Pd P BK Guru Tidak Tetap

21 Debi Lestarini, S.Pd P Ekonomi Guru Tidak Tetap

22 Eka Jaya Sukma, S.Hum L Fiqih Guru Tidak Tetap

 58

23 Reski Eriza, S.Pd P Geografi Guru Tidak Tetap

24 Dilla Haryanti, S.Pd P Geografi Guru Tidak Tetap

25 Demsi, S.Pd L Kesenian Guru Tidak Tetap

26 Fetri Wahyuni, ST P Kimia Guru Tidak Tetap

27 Shaimul Hasan, M.Pd L Penjas Guru Tidak Tetap

28 Jurita, S.Pd P PKN Guru Tidak Tetap

29 Okta Ardiani, S.Pd P Prakarya Guru Tidak Tetap

30 Weny Kurniati, S.Pd P Prakarya Guru Tidak Tetap

31 Agusnila Citra Sari, S.Pd P Prakarya Guru Tidak Tetap

32 Kusni Rahayu, S.Ag P Quran Hadist Guru Tidak Tetap

Tabel 6
Tenaga Kependidikan Madrasah
NO. NAMA L/P JABATAN KETERANGAN

1 Yusmawati, S.Ag L Kepala Tata Usaha Pegawai tetap

Pengadministrasian
2 Rizlan Musri, SH L Pegawai tetap
Umum

Pegawai Tidak
3 Arohto Andrisko L Staf TU
Tetap

Pegawai Tidak
4 Hj. Asnita, SH P Staf TU
Tetap

Pegawai Tidak
5 Roni Can Dewi, S.Pd.I P Staf TU
Tetap

Pegawai Tidak
6 Milka Kurnia S.Kom L Staf TU
Tetap

Pegawai Tidak
7 Taslim L Penjaga Sekolah
Tetap

Pegawai Tidak
8 Lisnawati P Petugas Kebersihan
Tetap

5. Peserta Didik
 59

Jumlah peserta didik MAN 5 Pasaman Barat selama 5 (lima) tahun

terakhir tertera pada tabel 7 berikut ini.
Tabel 7
Jumlah Peserta Didik Madrasah 5 (Lima) Tahun Terakhir
Kelas
Tahun
No X XI XII Total
Pelajaran
IPA IPS IPK IPA IPS IPK IPA IPS IPK

1 2015/2016 23 17 16 19 16 16 16 23 17 163

2 2016/2017 17 19 19 22 17 20 16 14 16 160

3 2017/2018 34 32 28 17 21 24 26 18 18 218

4 2018/2019 34 32 31 37 26 28 16 22 19 240

5 2019/2020 20 19 19 34 29 30 32 27 26 236

6. Struktur Organisasi MAN 5 Pasaman Barat

Gambar 5
Struktur Organisasi MAN 5 Pasaman Barat
 60

KEPALA MADRASAH
Gusnifar, S.Pd.I,.MA

KOMITE KAUR TU
Syamsir Yusmawati, S.Ag

STAF TU

WAKA KESISWAAN WAKA KURIKULUM WAKA SAPRAS

Mahyuddin, S.Pd.I,.MA Suroyo, S.Ag,.MA Drs. Alizar

PEMBINA OSIM INVENTARIS BARANG

Shaimul Hasan, M.Pd Rizlan Musri, SH
WALI KELAS

GURU

SISWA

B. Temuan Khusus
Deskripsi yang berkaitan dengan hasil penellitian ini, disusun berdasarkan
pertanyaan-pertanyaan dalam penelitian melalui wawancara dan pengamatan
langsung di lapangan. Untuk mendeskripsikan manajemen kearsipan dalam
pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat, berikut di sajikan hasil
wawancara dalam penelitian, selain itu peneliti juga akan mendeskripsikan
data dari hasil wawancara dan dokumentasi.
1. Tahap Penciptaan Arsip di MAN 5 Pasaman
 61

Penciptaan arsip merupakan proses tahap awal dalam pelaksanaan

kegiatan manajemen kearsipan. Penciptaan arsip adalah proses penciptaan
atau menghasilkan suatu arsip yang dilakukan dengan menggunakan
beberapa cara. Yang mana proses ini berupa mendokumentasikan atau
merekam segala kegiatan aktivitas kearsipan, baik di dalam sekolah
maupun di luar sekolah. arsip diciptakan secara umumnya tercipta dari
kegiatan internal dan kegiatan eksternal. Kegiatan yang berasal dari dalam
sekolah dapat berupa kearsipan yang dilakukan disekolah dan penciptaan
arsip ini terjadi di lingkup atau didalam sekolah. untuk kearsipan yang
berasal dari luar sekolah dapat berupa komunikasi dalam pelaksanaan
kegiatan yang membutuhkan jawaban atau bentuk kerjasama yang
dilakukan sekolah dengan pihak lain. Pernyataan ini adalah sebagaimana
hasil wawancara peneliti dengan kaur tata usaha ibu Yusmawati, S.Ag
selaku informan II, adapun hasil wawancaranya yaitu sebagai berikut:
“Penciptaan arsip yang ada di sekolah ini melalui dua cara yaitu:
penciptaan arsip internal dan penciptaan arsip eksternal. Penciptaan arsip
internal adalah penciptaan arsip yang dilakukan langsung oleh pihak
sekolah atau tata usaha yang telah mendapatkan persetujuan kepala
sekolah. Adapun proses penciptaan arsipnya yaitu pembuatan surat,
perihal yang diperlukan, tanda tangan kepala sekolah, rangkap dua sebagai
dokumentasi dan surat yang digunakan. Untuk penciptaan arsip eksternal
adalah penciptaan arsip yang diciptakan dengan penerimaan arsip atau
penerimaan surat masuk yang didapat dari pihak luar sekolah. misalnya
penerimaan surat dari sekolah atau institusi lain. Adapun proses
penciptaannya arsipnya meliputi penerimaan surat, memberikan ke kepala
sekolah, menggandakan surat, mengarsipakan yang asli di tata usaha dan
memberikan gandaannya kepada yang bersangkutan” (Kaur Tata Usaha
MAN 5 Pasaman Barat, Rabu/2 Juni 2021).

Hal senada juga diungkapkan oleh staf tata usaha bagian pengelola
data bapak Rizlan Musri, S.H sebagai informan III, adapun hasil
wawancaranya sebagai berikut:
“Manajemen penciptaan arsip adalah proses awal dalam pembuatan
surat atau dokumen yang memiliki sifat dan jenisnya yang meliputi
surat masuk dan surat keluar. Pada penciptaan arsip misalnya pada
surat keluar yang dilakukan oleh sekolah. Langkah pertamanya yaitu
pembuatan surat oleh pegawai tata usaha dengan telah adanya maksud
dan tujuan yang jelas dari isi surat yang diketik dengan melalui
 62

beberapa tahapan pembuatan surat kemudian suratnya sudah jadi

selanjutnya disposisikan diagendakan dan diberikan kepada yang
terkait” (Staf Tata Usaha Bagian Pengelola Data MAN 5 Pasaman
Barat, Jum’at/4 Juni 2021).

Hal senada juga diungkapkan oleh staf tata usaha bagian kesiswaan
bapak Arohto Adrisko sebagai informan IV tentang penciptaan arsip,
adapun hasil wawancaranya sebagai berikut:
“Manajemen penciptaan arsip dapat berupa surat,surat yang terbagi
tiga yaitu surat kedinasan, surat umum dan surat perikatan. Untuk surat
dinas yaitu surat yang terkait dengan kedinasan. Surat umum
merupakan surat yang berupa surat masuk atau surat keluar seperti
undangan, surat izin penelitian dan sebagainya” (Staf Tata Usaha
Bagian Kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat, Senin/7 Juni 2021).

Sedikit berbeda yang diungkapkan oleh guru sekaligus wali kelas ibuk
Debi Lestarini sebagai informan III tentang penciptaan arsip, adapun hasil
wawancaranya sebagai berikut:
“Untuk manajemen penciptaan arsip bagi guru ataupun sebagai wali
kelas ketika menciptakan arsip ketika nanti membuat nilai harian
siswa, yang nantinya akan dikumpulkan atau disatukan dan kemudian
nantinya baru dibukukan” (Guru Kelas MAN 5 Pasaman Barat,
Senin/7 Juni 2021).

Berdasarkan pendapat dari informan di atas maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa manajemen penciptaan arsip adalah suatu usaha
awal dari pembuatan arsip, baik arsip yang bersifat eksternal dan internal
maupun arsip yang berasal dari surat masuk dan surat keluar baik sifatnya
bersifat undangan. Pemberitahuan pengumuman dan sebagainya.
Contohnya ketika sekolah membuat surat dinas. Setelah menerima surat
undangan yang harus di hadiri yang harus membuat kepala sekolah untuk
pergi dinas, maka langkah awal dalam pembuatan surat tesebut yaitu
pegawai tata usaha membuatkan surat dinasnya dengan telah adanya isi
dan tujuan surat tersebut lalu kemudian akan di dibubuhi tanda tangan
kepala sekolah lalu kemudian diberikan nomor surat kemudian diarsipkan.
Gambar 6
Contoh Lembar Disposisi Surat Masuk
 63

Selanjutnya penulis melakukan wawancara dengan kepala sekolah

bapak Gusnifar, S.Pd.I,.MA sebagai informan I tentang siapa saja yang
berwenang dalam proses penciptaan arsip, adapun hasil wawancaranya
sebagai berikut:
“Yang mempunyai wewenang dalam proses pembuatan atau
pencipatan arsip yaitu semua anggota tata usaha mempunyai hak dan
wewenang dalam menciptakan arsip yang sesuai dengan kebutuhan
masing-masing yang telah mendapatkan persetujuan dari kepala
sekolah” (Kepala Sekolah MAN 5 Pasaman Barat, Jum’at/4 Juni
2021).

Sedikit berbeda yang diungkapkan oleh staf tata usaha bagian

pengelola data bapak Rizlan Musri, S.H sebagai informan III mengenai
orang yang berwenang dalam penciptaan arsip, adapun hasil
wawancaranya sebagai berikut:
“Dalam proses pembuatan atau penciptaan arsip yang mempunyai
wewenang akan hal itu yaitu setiap bagian berhak membuat surat,
namun pada pemberian nomor surat harus sesuai dengan pengaturan
dan izin dari tata usaha dan memberikan arsipnya kepada tata usaha”
(Staf TU bagian pengelola data MAN 5 Pasaman Barat, Rabu/2 Juni
2021)
 64

Berdasarkan pendapat narasumber diatas maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa yang mempunyai wewenang akan penciptaan arsip
yaitu tata usaha, selain tata usaha setiap bagian juga berhak dalam
membuat atau menciptakan arsip dengan cara meminta nomor ke bagian
tata usaha dan kemudian memberikan surat yang telah digandakan sebagai
arsip bagi tata usaha. Yang berwenang dalam pembuatan surat atau
penciptaan arsip yaitu semua bagian berhak membuat hanya saja semua
harus melalui sepengetahuan dan persetujuan atau tanda tangan kepala
sekolah, namun banyak arsip lain yang dapat diciptakan oleh semua orang
seperti arsip dokumentasi foto, maupun arsip yang diciptakan guru seperti
pengumpulan berkas-berkas dokumentasi guru
Selain penciptaan arsip dilakukan dilingkungan sekolah, ada arsip
yang dapat diciptakan dari luar sekolah yaitu penerimaan arsip dari luar
sekolah sebagai mana yang diungkapkan oleh bapak Rizlan I Musri, S.H.
Adapun hasil wawancaranya yaitu sebagai berikut:
“Penciptaan arsip yang diterima dari pihak luar contohnya ananda
sendiri. Ananda yang mengantarkan surat izin penelitian disini, itu
berupakan contoh penciptaan arsip yang diterima diluar sekolah.
setelah surat tersebut kita terima maka akan kami proses sesuai dengan
isi dan tujuan surat yang terkait, pihak Tata Usaha akan
menyampaikan surat kepada kepala sekolah setelah itu akan diberi
arahan oleh kepala sekolah. Dari sini kita mengetahui bahwa dalam
penerimaan arsip dari luar semua harus melalui tata usaha” (Staf Tata
Usaha Bagian Pengelola Data MAN 5 Pasaman Barat, Jum’at/4 Juni
2021).

Dalam hal ini kita mengetahui bahwa penerimaan surat harus melalui
tata usaha dan dalam hal ini kepala sekolah juga memiliki peranan dalam
penciptaan arsip. Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama
Kaur Tata Usaha MAN 5 Pasaman Barat Yusmawati. S.Ag mengenai
tentang Peran Kepala Madarasah dengan Manajemen Kearsipan yaitu
sebagai berikut:
“Peran Kepala Sekolah terhadap manajemen kearsipan di MAN 5
Pasaman berperan sebagai supervisi atau pengawasan terhadap dengan
jalannya kearsipan disekolah baik dalam pelaksanaan kearsipan itu
 65

sendiri dan juga tatakelola kearsipan. Supaya nantinya kearsipan di

sekolah dapat meningkatkan manajemen kearsipan” (Kaur Tata Usaha
MAN 5 Pasaman Barat, Rabu/2 Juni 2021).

Hal senada penulis juga melakukan wawancara bersama guru sekaligus

wali kelas Debi Lestarini, S.Pd mengenai tentang peran kepala sekolah
terhadap manajemen kearsipan yaitu sebagai berikut:
“Peran kepala sekolah terhadap manajemen pendidikan yaitu berperan
diberbagai lapisan sekolah, karna kepaka sekolah adalah orang yang
pertama yang bertanggungjawab.Karna apapun itu baik buruknya
sekolah itu tergantung bagaimana kepala sekolah mengelolanya.
Begitu dengan manajemen kearsipan baik buruknya tata kelola
pengelolaan kearsipan disekolah itu tergantung kepada bagaimana
kepala sekolah memanajemen kearsipan sekolahnya, walaupun
nantinya kepala sekolah tidak bekerja sendiri, yang mana nanti akan
dibantu oleh kaur tata usaha sekolah. Jadi pada intinya kepala sekolah
sangat berpengaruh dan sangat berperan penting terhadap manajemen
kearsipan sekolah” (Guru Kelas MAN 5 Pasaman Barat, Senin/7 Juni
2021).

Hal senada juga penulis melakukan wawancara bersama staf tata usaha
bagian pengolah data Rizlan Musri, S. H mengenai tentang peran kepala
sekolah terhadap manajemen kearsipan yaitu sebagai berikut:
“Peran kepala sekolah terhadap manajemen kearsipan yaitu upaya
yang dilakukan kepala sekolah terhadap peningkatan kualitas
pelayanan kearsipan disekolah. Yang mana nantinya kepala akan
dibantu dan menjadi tanggung jawab oleh pegawai tata usaha untuk
mengelolanya. Disamping itu kepala bertanggungjawab atas kegiatan
administasi dan kearsipan disekolah” (Staf Tata Usaha Bagian
Pengelola Data MAN 5 Pasaman Barat, Jum’at/4 Juni 2021).

Dari hasil wawancara di atas penulis dapat mengambil kesimpulan

bahwa peran kepala sekolah terhadap manajemen kearsipan yaitu kepala
sekolah memiliki peranan yang sangat berpengaruh terhadapa baik
buruknya manajemen kearsipan di sekolah. Pada dasarnya semua lapisan
sektor di sekolah kepala sekolah yang memiliki pengaruh besar terhadap
keefektifitasan suatu sekolah.
Dari sini kita mengetahui bahwa pembuatan surat bisa dengan
mengurus surat secara langsung ke ruang tata usaha, kemudian
 66

menyampaikan surat yang diperlukan kebagian tata usaha dan akan

dibuatkan sesuai dengan kebutuhan. Atau dengan meminta nomor surat
kebagian tata usaha dan membuat sendiri surat yang dibutuhkan kemudian
memberikan arsipnya kebagian tata usaha yang sebelumnya sudah
mendapatkan persetujuan dari kepala sekolah. Selain penciptaan arsip,
pengurusan arsip adalah tahapan sesudahnya. Pengurusan ini dapat berupa
pendistribusian surat yang ada di tata usaha.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara dengan staf tata usaha
bagian kesiswaan bapak Arohto Adrsiko sebagai informan IV tentang
pengurusan arsip, adapun hasil wawancaranya yaitu sebagai berikut:
“Pengurusan arsip disekolah ini seperti pendistribusian arsipdan
pengendalian arsip. Pengurusan arsip dapat dilakukan secara langsung
oleh pihak tata usaha, dengan cara dan metode yang ada sesuai dengan
peraturan yang berlaku di sekolah” (Staf Tata Usaha Bagian
Kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat, Senin/7 Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara tersebut penulis dapat mengambil

kesimpulan bahwa pengurusan arsip dapat dilakukan dengan dua cara
yaitu pendistribusian arsip dan pengendalian arsip. Hal ini dapat
dilakukan secara langsung oleh pihak tata usaha.

2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip di MAN 5 Pasaman

Barat
Penggunaan dan pemeliharaan arsip adalah suatu usaha untuk
mengelola dalam penggunaan dan pemeliharaan arsip. Penggunaan arsip
adalah kegiatan penggunaan arsip yang ada, untuk kepentingan tertentu
dengan memanfaatkan arsip sesuai dengan kegunaannya. Sedangkan
pemeliharaan arsip adalah kegiatan menyimpan, menjaga dan merawat
arsip dari kehilangan, keautentikan maupun kerusakan arsip. Dalam hal ini
penulis melakukan wawancara dengan Yusmawati, S.Ag selaku Kaur Tata
Usaha MAN 5 Pasaman Barat tentang penggunaan dan pemeliharaan arsip
di sekolah yaitu sebagai berikut:
“Penggunaan yang dimaksud adalah kegiatan dalam penggunaan atau
pemanfaatan dari arsip tersebut, sedangkan pemeliharaan adalah usaha
 67

untuk menjaga arsip itu agar tetap utuh dan terjaga supaya nanti dalam
penggunaan tetap tertata dengan baik. Dalam penyimpanan arsip di
MAN 5 Pasaman Barat itu disimpan di lemari penyimpanan arsip yang
telah disesuaikan berdasarkan jenis dan pengklasifikasiannya.Serta
dalam penyimpanan arsip juga telah dikategorikan sesuai dengan
kebutuhan. Di MAN 5 Pasaman Barat untuk penyimpanan Khususnya
juga disediakan seperti surat-surat penting berupa surat kepemilikan
tanah, sertifikat dan surat-surat berharga lainnya” (Kaur Tata Usaha
MAN 5 Pasaman Barat, Rabu/2 Juni 2021).

Hal senada juga disampaikan oleh guru MAN 5 Pasaman Barat Debi
Lestarini, S.Pd tentang manajemen penggunaan dan pemeliharaan arsip di
sekolah yaitu sebagai:
“Penggunaan dan pemeliharaan arsip merupakan penggunaan atau
pemanfaatan arsip serta penjaagaan arsip supaya arsip tetap terjaga
keutuhannya walaupun digunakan. Untuk guru pada saat menggunakan
atau membutuhkan arsip guru menyampaikannya kepada pegawai
kearsipan misalnya guru membutuhkan biodata siswa disitu pegawai
akan membantu guru menemukan atau memberikan khususnya di
pegawai tata usaha bagian siswa” (Guru Kelas MAN 5 Pasaman Barat,
Senin/7 Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat mengambil

kesimpulan bahwa manajemen penggunaan dan pemeliharaan arsip adalah
suatu usaha untuk mengelola dalam penggunaan dan pemeliharaan arsip.
Disini dalam melakukan penggunaan arsip semua warga sekolah memiliki
hak untuk meminjam dan wajib untuk memelihara arsip yang akan
dikoordinatori oleh tata usaha. Dilakukan hal tesebut supaya arsip tetap
bisa dimanfaatkan dan tetap terjaga keutuhannya dan mudah dalam
penemuanya.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama staf tata Usaha
bagian pengelola data MAN 5 Pasaman Barat Rizlan Musri, S. H tentang
penjagaan arsip di MAN 5 Pasaman Barat yaitu sebagai beriku:
“Penjagaan arsip yang dilakukan yaitu berupa dilakukannya
pembudelan arsip kemudian disimpan dilemari. Untuk arsip yang
sifatnya masih dibutuhkan dan cepat dibutuhkan dimasukkan terlebih
dahulu ke map file” (Staf Tata Usaha Bagian Pengelola Data MAN 5
Pasaman Barat, Jum’at/4 Juni 2021).
 68

Hal senada juga juga diungkap oleh staf tata usaha bagian kesiswaan
MAN 5 Pasaman Barat Arohto Andrisko tentang penjagaan arsip di
sekolah yaitu sebagai berikut:
“Untuk penjagaan arsip di MAN 5 Pasaman Barat pegawai tata usaha
melakkan penyimpanan ditempat yang khusus untuk arsip yang sangat
penting dan tidak semua yang dapat meminjamnya” (Staf Tata Usaha
Bagian Kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat, Senin/7 Juni 2021).

Ditambah dengan pernyataan yang diungkap oleh kaur tata usaha

MAN 5 Pasaman Barat Yusmawati, S.Ag yaitu sebagai berikut:
“Pemeliharaan yang dilakukan yaitu penyimpanan yang ditempat
ditempat khusus yang itu ditata berdasarkan kualitas kualifikasi surat
atau kode surat jadi bagi bagi yang tidak berkepentingan tidak boleh
mengambil surat atau arsip secara sembarangan” (Kaur Tata Usaha
MAN 5 Pasaman Barat, Rabu/2 Juni 2021).

Berdasarkan hasil dari wawancara diatas penulis dapat menyimpulkan

bahwa untuk menjaga kemananan arsip itu harus disimpan ditempat yang
khusus untuk penyimpanan arsip. Dan untuk keselamatan arsip yang
penting tidak semua orang bisa meminjamnya, dalam penyimpanannya itu
disediakan tempat yang khusus seperti surat pendirian bangunan atau akte
tanah supaya surat tetap aman dan terjaga.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama kaur tata usaha
Yusmawati, S.Ag tentang proses penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut:
“Proses penyimpanan arsip di MAN 5 Pasaman Barat yaitu arsip yang
disesuaikan berdasarkan jenis dan klasifikasian suratnya, contohnya
pada arsip kepegawaian itu sistem arsip yang digunakan yaitu sistem
abjad. Penggunaan sistem arsip ini gunakan bertujuan untuk
mempermudah penemuan pencarian nama pegawai tersebut. Nama itu
dipakai di depan abjad untuk surat keluar, sedangkan untuk surat
masuk ada seperti tanggal, tahun, nomor surat. Surat masuk dinas juga
disendirikan, setelah itu nanti di nomor 1 ada jenis surat masuk dinas,
sebelumnya surat masuk dari dinas tahun berapa, kemudian yang surat
masuk umumnya diberikan kodenya sendiri. Sedangkan surat untuk
sekolah juga ada, jadi dibuatkan berdasarkan jenis dan sifat surat itu
sendiri” (Kaur Tata Usaha MAN 5 Pasaman Barat, Rabu/2 Juni 2021).
 69

Hal senada juga diungkapkan oleh staf tata usaha bagian kesiswaan
Arohto Andrisko mengenai tentang sistem penyimpanan arsip yaitu
sebagai berikut:
“Sistem penyimpanan arsip menggunakan 2 macam metode yaitu
marsip manual dan menggunakan komputer, kalau untuk komputer
hanya pencatatan untuk melihat data real tetapi untuk bukti ada pada
arsip yang dibuat secara manual.sekolah ini pada saat proses
melakukan penyimpanan arsip itu kebanyakan dilakukan secara
manual” (Staf Tata Usaha Bagian Kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat,
Senin/7 Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara yang diatas penulis dapat menyimpulkan

bahwa sistem penyimpanan arsip yang mereka lakukan yaitu sitem
abjad.Sistem nomor, sistem kronologis.Namun pada dasarnya ada dua
jenis urutan yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan
yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama. Sistem geografis dan
sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem
numerik, sistem kronologis dan sistem subjek numerik (sistem subjek
dengan kode nomor).
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama kaur tata usaha
MAN 5 Pasaman Barat Yusmawati, S.Ag, mengenai tentang proses
penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut:
“Untuk proses penyimpanan arsip dilakukan setelah seandainya sudah
tidak lagi diproses sudah selesai lalu kemudian dsimpan kemudian
setelah dilakukan pemindahan data suratnya dan juga pula sudah
dijawab lalu kemudian diarsipkan” (Kaur Tata Usaha MAN 5 Pasaman
Barat, Rabu/2 Juni 2021).

Hal senada juga diungkapkan oleh staf tata usaha bagian kesiswaan
MAN 5 Pasaman Barat, Arohto Adrisko mengenai tentang proses
penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut:
“Proses penyimpanan arsip yang digunakan yaitu proses penyimpanan
arsip yang biasa kebanyakan orang lakukan. Untuk langkah-langkah
pengarsipan itu disesuaikan dengan ketentuan yang ada supaya untuk
mendokumentasikan data-data yang kira-kira itu sebagai arsip itu
disimpan” (Staf Tata Usaha Bagian Kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat,
Senin/7 Juni 2021).
 70

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat mengambil

kesimpulan bahwa proses penyimpanan arsip di MAN 5 Pasaman Barat
yaitu dengan melakukan pencatatan pada buku besar yang biasa disebut
dengan buku agenda, seperti buku agenda untu surat masuk dan surat
keluar. Setelah dilakukan pemrosesan surat maka selanjutnya surat
disimpan dan dilakukan pengarsipan surat ditempatkan ke tempat
penyimpanan arsip seperti di dalam lemari
Gambar 7
Buku Agenda Untuk Surat Keputusan
 71

Gambar 8
Buku Agenda Untuk Surat Keluar

Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama staf tata usaha

bagian kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat Arohto Adrisko, mengenai
tentang proses atau prosedur peminjaman arsip yaitu sebagai beriku:
“Proses peminjaman arsip berupa pembuatan surat peminjaman surat,
surat yang dipinjam tersebut difotokopi” (Staf Tata Usaha Bagian
Kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat, Senin/7 Juni 2021).

Hal senada juga diungkapkan oleh kaur tata usaha MAN 5 Pasaman
Barat Yusmawati, S.Ag tentang proses atau prosedur peminjaman arsip
yaitu sebagai barikut:
“Proses peminjaman arsip yaitu melapor ke petugas Tatausaha
kemudian kalau surat itu secara tertulis diminta maka didisposisikan
terlebih dahulu, namun adakalanya ada yang meminjam secara lisan.
Sebenarnya kegiatan administrasi dilakukan secara tertulis supaya jelas
alur dari jalannya administrasi, untuk peminjaman surat dibuatkan
serat peminjaman” (Kaur Tata Usaha MAN 5 Pasaman Barat, Rabu/2
Juni 2021).
 72

Hal senada juga diungkapkan oleh guru MAN 5 Pasaman Barat Debi
Lestarini mengenai tentang proses atau prosedur peminjaman arsip yaitu
sebagai berikut:
“Proses peminjaman surat bagi wali kelas yang melakukan
peminjaman guru langsung meminta ke pegawai tata usaha,
selanjutnya mengisi formulir peminjaman surat yang telah disediakan
oleh tata usaha” (Guru Kelas MAN 5 Pasaman Barat, Senin/7 Juni
2021).

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat menyimpulkan

bahwa proses atau prosedur peminjaman arsip berupa pembuatan surat izin
peminjaman yang telah diisi oleh peminjam yang mana surat
peminjamannya juga telah disediakan oleh tata usaha.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama kepala madrasah
MAN 5 Pasaman Barat Gusnifar sebagai informan I, S.Pd.I,.MA mengenai
tentang proses pembuatan pola klasifikasi pedoman proses surat yaitu
sebagai berikut:
“Dalam pembuatan pola klasifiaksi pedoman proses surat dibuat oleh
kepala sekolah dan kaur tata usaha. Dalam pelaksanaanya kaur tata
usahalah yang akan mengkoordinatorinya dan nantinya akan dibantu
oleh staf dari tenaga tata usaha” (Kepala Sekolah MAN 5 Pasaman
Barat, Jum’at/4 Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat mengambil

kesimpulan bahwa proses pembuatan pola klasifikasi pedoman proses
surat dibuat oleh kepala sekolah dan kaur tata usaha serta dibantu oleh staf
dari pegawai tata usaha.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama kaur tata usaha
MAN 5 Pasaman Barat Yusmawati, S.Ag mengenai tentang peralatan
yang digunakan dalam penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut:
“Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip seperti file, map,
file box, map tulang dan sebagainya” (Kaur Tata Usaha MAN 5
Pasaman Barat, Rabu/2 Juni 2021).
 73

Hal senada juga diungkapkan oleh staf tata usaha bagian kesiswaan
MAN 5 Pasaman Barat Arohto Adrisko tentang peralatan dalam
penyimpanan arsip yaitu sebagai berikut:
“Peralatan dalam penyimpanan arsip seperti rak, lemari, map, ordner
maupun file.” (Staf Tata Usaha Bagian Kesiswaan MAN 5 Pasaman
Barat, Senin/7 Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat menyimpulkan

bahwa peralatan yang digunakan pada saat melakukan penyimpanan arsip
yaitu lemari, rak, map, ordner, file box, file dan ATK.
Gambar 9
Tempat Penyimpanan Arsip

3. Tahap Pemusnahan Arsip di MAN 5 Pasaman Barat

Pemusnahan arsip adalah suatu kegiatan untuk meniadakan arsip untuk
selama-lamanya tanpa ada yang tersisa satupun dengan cara menyeleksi
terlebih dahulu, atau melakukan klasifikasi ataupun memilah arsip mana
yang akan dimusnahkan dengan sepengetahuan dan perizinan dari kepala
sekolah.
Selanjutnya penulis akan melakukan wawancara bersama kaur tata
usaha MAN 5 Pasaman Barat Yusmawati, S.Ag tentang manajemen
penyusutan arsip yaitu sebagai berikut:
 74

“Penyusutan arsip adalah suatu kegiatan untuk memusnahkan atau

meniadakan arsip untuk selama-lamanya tanpa ada yang tersisa
satupun, selaku kaur tata usaha di MAN 5 Pasaman Barat beliau belum
pernah melakukan penyusutan arsip dikarenakan beliau masih
terbilang baru menjabat disekolah tersebut. Namun biasanya
pemusnahaan arsip ini tidak dilakukan secara sembarangan, perlu
adanya surat perintah. Pemusnaan tidak dapat dilakukan secara
langsung begitunya saja, perlu adanya proses-proses ataupun tahapan-
tahapan yang dilakukan dalam pemusnahan arsip tersebut. Adapun
prosedut dalam melakukan pemusnahan arsip yaitu dengan membuat
laporan ke Kantor Wilayah (Kanwil), seterusnya melapor ke PKML,
kemudian saksi dari sekolah tersebut” (Kaur Tata Usaha MAN 5
Pasaman Barat, Rabu/2 Juni 2021).

Hal senada juga diungkapkan oleh staf tata usaha bagian kesiswaan
MAN 5 Pasaman Barat Arohto Adrisko mengenai tentang manajemen
penyusutan yaitu sebagai berikut:
“Penyusutan arsip yaitu dengan cara menyeleksi terlebih dahulu, atau
melakukan klasifikasi ataupun memilah arsip mana yang akan
dimusnahkan dengan adanya sepengetahuan dan perizinan dari kepala
sekolah” (Staf Tata Usaha Bagian Kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat,
Senin/7 Juni 2021).

Hal senada juga diungkapkan oleh staf tata usaha bagian pengelola
data MAN 5 Pasaman Barat Rizlan Musri mengenai tentang manajemen
penyusutan yaitu sebagai berikut:
“Penyusutan atau memusnahkan arsip langkah-langkahnya yaitu
umumnya usia arsip berumur 5 tahun, dan arsip yang akan
dimusnahkan terlebih dahulu diklasifikasikan. Selanjutnya setelah
adanya surat perintah untuk melakukan penyusutan itu akan dilakukan
penyusutan arsip. Sebelum melakukan pemusnahan arsip terlebih
dahulu membuat berita acara. Setelah segala kegiatan administrasi
penyusutan arsip maka selanjutnya arsip akan dimusnahkan dengan
cara dibakar” (Staf Tata Usaha Bagian Pengelola Data MAN 5
Pasaman Barat, Jum’at/4 Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat menyimpulkan

bahwa manajemen penyusutan arsip yang dilakukan di MAN 5 Pasaman
Barat itu belum pernah dilakukan, karena kepala sekolah dan juga kaur
tatausahanya masih terbilang baru menjabat di MAN 5 Pasaman Barat,
akan tetapi,menurut staf tata usaha bagian pengelola data yaitu bapak
 75

Rizlan Musri, S.H, beliau mengatakan bahwa manajemen penyusutan

tidak boleh dilakukan tanpa adanya persetujuan dari pihak atas atau
disebut dengan surat perintah, dalam melakukan pemusnahan arsip itu
harus ada saksi 2 orang, adanya berita acara dan setelah dilakukan
pemusnahan dengan cara dibakar.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama kepala sekolah
MAN 5 Pasaman Barat Gusnifar, S.Pd.I,.MA terkait tentang pembuatan
jadwal retensi arsip yaitu sebagai berikut:
“Untuk pembuatan jadwal retensi arsip itu dibuat oleh kepala sekolah,
kaur tata usaha dan pegawai kearsipan. Tapi sebelumnya pembuatan
jadwal retensi pada awal pembuatan jadwal retensi arsip melibatkan
ahli kearsipan” (Kepala Sekolah MAN 5 Pasaman Barat, Jum’at/4
Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat menyimpulkan

bahwa pembuatan jadwal retensi arsip dibuat langsung oleh kepala
sekolah, kaur tata usaha dan juga pegawai kearsipan. Penentuan nasib
akhir dipengaruhi banyak hal dan nasib akhir arsippun berbeda-beda.
Arsip dapat disusutkan, diserahkan kepihak lain ataupun sampai
dimusnahkan. Semua itu tergantung pada penilaian arsip, penilaian arsip
inilah yang akan menentukan nasib dari suatu arsip.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama staf tata usaha
bagian kesiswaan terkait tentang penilaian arsip yaitu sebagai berikut:
“Penilaian arsip kurang lebih dilakukan 3 tahun sekali. Penilaian arsip
dilakukan sesuai dengan jenis dan isi dari arsip tersebut” (Staf Tata
Usaha Bagian Kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat, Senin/7 Juni 2021).

Hal berbeda yang diungkapkan oleh staf tata usaha bagian pengelola
data bapak Rizlan Musri, S.H terkait tentang penilaian arsip yaitu sebagai
berikut:
“Penilaian arsip dilakukan kembali biasanya pertahun atau awal
semester” (Staf Tata Usaha Bagian Pengelola Data MAN 5 Pasaman
Barat, Jum’at/4 Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat mengambil

kesimpulan bahwa penilaiaan arsip secara umum dilakukan 3 tahun sekali
 76

namun untuk beberapa arsip dilakukan penilaian arsip kembali setiap

semester maupun pertahunnya agar tidak terjadi penumpukkan arsip.
4. Penerapan Manajemen Kearsipan Pada Pelayanan Administrasi di
MAN 5 Pasaman Barat
Salah satu orang yang merasakan dampak dari penerapan manajemen
pada pelayanan administrasi yaitu pengguna arsip. Maksudnya disini
semua pengguna arsip yang membutuhkan arsip sesuai dengan kebutuhan.
Karena pengguna arsip adalah orang yang akan merasakan perbedaan
sekolah yang sudah menggunakan manajemen kearsipan dengan sekolah
yang belum menggunakan pengelolaan kearsipan yang baik.
Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama kepala sekolah
MAN 5 Pasaman Barat Gusnifar, S.Pd.I,.MA mengenai tentang
keterkaitan antara manajemen dengan pelayanan administrasi yaitu sebagia
berikut:
“Keterkaitan antara manajemen dengan pelayanan administrasi yaitu
antara keduanya saling berkaitan, karena manajemen kearsipannya
baik maka pada bagian pelayanannya juga akan baik pula, begitu juga
sebaliknya jika manajemen kearsipanya kurang maka kurang pula pada
pelayanan administrasinya” (Kepala Sekolah MAN 5 Pasaman Barat,
Jum’at/4 Juni 2021).

Hal senada juga diungkapkan oleh kaur tata usaha MAN 5 Pasaman
Barat Yusmawati, S.Ag mengenai tentang keterkaitan antara manajemen
dengan pelayanan administrasi yaitu sebagai berikut:
“Manajemen kearipan dengan pelayanan administrasi ada kaitannya
karena pada saat melakukan pelayanan jikalau pegawai tata usaha
tidak mengetahui manajemen kearsipan atau tidak tahu juknisnya nanti
salah memberikan informasi kepada pelanggan” (Kaur Tata Usaha
MAN 5 Pasaman Barat, Rabu/2 Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat menyimpulkan

bahwa manajemen kearsipan dengan pelayanan adminitrasi memiliki
keterkaitan antara satu dengan yang lain. Jika manajemen kearsipannya
baik maka pelayanan admnistrasinya pun akan baik, karena dengan
mengetahui jalannya kegiatan atau bisa memanajemen dengan baik maka
 77

kegiatan administrasinya akan berjalan dengan baik. Selanjutnya penulis

melakukan wawancara bersama staf tata usaha bagian kesisiswaan bapak
Arohto Adrisko mengenai tentang pelayanan publik yang dilakuakn tenaga
tata usaha yaitu sebagai berikut:
“Mengenai pelayanan yang diberikan pegawai tata usaha kepada
pelanggan yakninya memenuhi sesuai dengan harapan mereka tetap
melihat konsekuensinya. Misalnya adanya surat masuk tentang adanya
sebuah promosi atau perlombaan seterusnya pegawai tata usaha akan
memprosesnya, kemudian surat tersebut diberikan kepada guru-guru
yang bersangkutan nanti guru akan mempersiapkan segala sesuatu
yang harus dipersiapkan. Jadi pelayanan yang dimaksud ini adalah
melakukan komunikasi dan memberikan informasi kepada seluruh
guru. Sebagai tenaga dari tata usaha kami selalu berupaya memberika
pelayanan yang sesuai dengan ketentuan yang ada” (Staf Tata Usaha
Bagian Kesiswaan MAN 5 Pasaman Barat, Senin/7 Juni 2021).

Hal senada juga diungkapkan oleh kaur tata usaha MAN 5 Pasaman
Barat Yusmawati s.ag mengenai tentang pelayanan publik yang dilakukan
oleh tata usaha yaitu sebagai berikut:
“Pelayanan yang diberikan oleh tata usaha kepada publik yaitu
berupaya memberikan pelayanan yang baik. Tetapi disini proses
pelayanan masih dalam upaya perbaikan. Adapun contoh pelayanan
yaitu pelayanan bagi siswa yang pindah, nanti akan diberikan
pelayanan dengan terlebih siswa tersebut memasukan surat kepada tata
usaha kemudian akan ada surat balasan dengan memakan waktu yang
tidak begitu lama” (Kaur Tata Usaha MAN 5 Pasaman Barat, Rabu/2
Juni 2021).

Senada yang diungkapkan oleh guru MAN 5 Pasaman Barat Debi

Lestarini mengenai pelayanan publik yang dilakukan pegawai tata usaha
kepad publik yaitu sebagai berikut:
“Pelayanan yang diberikan merupakan pelayanannya misalnya guru
membutuhkan seperti ATK atau alat tulis kantor, atau butuh data siswa
guru meminta langsung ke pegawai tata usaha. Selanjutnya jikalau ada
infromasi terbaru maka pegawai tata usaha akan segera memberitahu
informasi tersebut ke guru agar nanti guru tidak ketinggalan informasi.
Atau adanya surat tugas untuk membuat acara maka secara otomatis
untuk membuat kepanitiaan. Seterunya ada acara untuk melakukan
seminar itu dibuatkan suratnya begitu juga adanya pelatihan-
pelatihan.Pada dasarnya pelayanan yang diberikan kepada guru sesuai
dengan kebutuhan guru dan pelayanan yang diberikan oleh tata usaha.
 78

Jika ditanyakan ramah tidaknya pelayanan yang diberikan olehpegawai

tata usaha kepada guru maka jawabannya iya, karena disini kita selalu
bertemu, juga sama-sama berkerja di sekolah yang sama dan kita
sering melakukan interaksi. Jadi intinya sesama tenaga pendidik dan
tenaga kependidikan saling menghargai antara satu dengan yang lain”
(Guru Kelas MAN 5 Pasaman Barat, Senin/7 Juni 2021).

Berdasarkan hasil wawancara diatas maka penulis dapat

menyimpulkan bahwa pelayanan publik itu dilakukan oleh tata usaha tidak
hanya dalam cakupan sekolah saja melainkan semua yang membutuhkan
pelayanan administrasi. Pelayanan yang diberikan oleh tata usaha dalam
masa perbaikan, maksudnya disini mereka akan berupaya atau seprima
mungkin memberikan pelayanan kepada pelanggan yang akan menerima
pelayanan. Selanjutnya penulis melakukan wawancara bersama guru MAN
5 Pasaman Barat Debi Lestarini mengenai tentang kemampuan pegawai
kearsipan tentang manajemen kearsipan di sekolah yaitu sebagai berikut:
“Kemampuan pegawai kearsipan dalam mengkonsep surat yaitu
pegawai kearsipan sudah bisa, karena pegawai kearsipan juga telah
dibekali ilmu kearsipan selain itu juga berkuliah. Didalam
pengklasifikasian surat pegawai kearsipan juga bisa melakukannya
dengan baik karena pegawai kearsipan juga memiliki kode-kode
tertentu untuk surat dan juga telah adanya panduan surat. Kemudian
untuk pembukuan juga sudah mulai rapi dengan adanya buku agenda
surat keluar dan surat masuk. Dalam hal penyimpanan pegawai
kearsipan juga mampu melakukannya, sudah mampu
mengklasifikasikan surat sesuai dengan jenisnya seperti surat tugas,
surat undangan, surat keputusan, surat pemberitahuan dan sebagainya.
Pegawai kearsipan juga dibag- tugasnya masing-masing.Dalam
melakukan tugasnya pegawai kearsipan cukup cekatan melakukannya
walaupun terkadang juga ada kesalahan dalam menjalankan tugasnya.
Dalam mengoperasikan komputer pegawai juga telah mampu
menggunakan komputer dengan baik” (Guru Kelas MAN 5 Pasaman
Barat, Senin/7 Juni 2021)

Berdasarkan hasil wawancara diatas penulis dapat memnyimpulkan

bahwa kemampuan pegawai kearsipan dalam menjalankan tugasnya sudah
cukup baik, itu ditandai dengan mereka sudah mampu mengkonsep surat
dengan baik walaupun dengan sedikit kesalahan. Mereka juga telah
dibekali ilmu kearsipan Cuma masalahnya kurang dalam mengikuti
 79

pelatihan kearsipan.Pegawai kearsipan disana juga mampu

mengoperasikan komputer dengan baik dan dalam melakukan tugasnya
sudah cukup cekatan dan bertanggung jawab sebagai tenaga kearsipan atau
tata usaha.
C. Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian terhadap analisis penataan arsip dalam
pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat. Bahwa pelaksanaan
kearsipan dalam pelayanan administrasi sudah berjalan dengan baik yang
sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat oleh madrasah walaupun masih ada
kekurangan yang mesti diperbaiki, semua elemen yang terlibat seperti kepala
sekolah, tenaga tata usaha, guru. Adapun penjabaran dalam pembahasan ini
berpedoman pada pertanyaan penelitian tentang:

1. Tahap Penciptaan Arsip di MAN 5 Pasaman Barat

Berdasarkan hasil penelitian terhadap analisis penataan arsip dalam
pelayanan administrasi MAN 5 Pasaman Barat bahwa tahap penciptaan
arsip sudah berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh
kepala madrasah. MAN 5 Pasaman Barat mempunyai dua cara dalam
penciptaan arsip, yaitu pertama adalah penciptaan arsip dalam Madrasah.
Penciptaan arsip dalam madrasah yaitu berupa pembuatan surat-menyurat
yang berada dalam madrasah baik yang dari tata usaha maupun di bagian
lainnya yang dijadikan sebagai alat komunikasi formal. Arsip juga dapat
berupa seperti profil madrasah yang akan menjadi sumber informasi
tentang visi, misi, tujuan dan gambaran umum dari madrasah dan data-data
sekolah lain yang memungkinkan untuk diarsipkan sebagai sumber
informasi yang akan dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan madrasah.
Kedua arsip yang berasal dari luar atau arsip yang dicipatakan oleh pihak
luar madrasah. Contohnya surat masuk dari luar sekolah ataupun arsip
yang diberikan oleh instansi lain ke madrasah yang mempunyai
kepentingan informasi bagi madrasah.
Kegiatan penciptaan secara internal di MAN 5 Pasaman Barat
diciptakan umumya oleh pegawai tata usaha, sehingga semua arsip
 80

terfokus kepada bagian tata usaha. Mengingat kegiatan madrasah yang

tidak hanya berjalan dalam waktu yang singkat dan tidak memiliki satu
kegiatan saja sehingga penciptaan arsip tidak dapat disentralisasikan dan
terjadila desentralisasi dalam pemciptaan arsip.
Penciptaan arsip secara desentraslisasi di MAN 5 Pasaman Barat
mempunyai prosedur yang tetap menjaga keberadaan tata usaha sebagai
sentral kearsipan, yaitu sebelum membuat surat meminta nomor surat ke
bagian tata usaha, membuat surat di bagian masing-masing sesuai dengan
kebutuhan bagian dan meminta tanda tangan sebagai wujud persetujuan
kepala madrasah mengenai tentang penciptaan arsip serta menggandakan
arsip yang sudah disetujui kepala sekolah, sebagai arsip untuk bagian
masing-masing dan juga arsip bagi tata usaha.
Untuk penciptaan arsip secara eksternal di MAN 5 Pasaman Barat
salah satunya adalah dengan penerimaan surat dari instansi lain.
Penerimaan surat ini hanya terfokus kepada tata usaha, sehingga surat
yang masuk memang terfokus kepada tata usaha. Jika surat ditujukan
kepada bagian lain maka tata usaha akan menyampaikan terlebih dahulu
surat yang masuk kepada kepala madrasah dan menunggu arahan kepala
madrasah untuk penyerahan surat kebagian yang berkepentingan. Dengan
demikian MAN 5 Pasaman Barat sudah melakukan penciptaan arsip secara
internal dan eksternal.
Tahapan penciptaan arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu
secara internal dan eksternal. Penciptaan arsip secara internal dilakukan
oleh pihak sekolah yaitu tata usaha dan bagian-bagian yang ada disekolah.
Pembuatan surat oleh tata usaha bisa langsung melakukan penciptaan arsip
setelah adanya persetujuan oleh kepala madrasah dan dapat langsung
diarsipkan di bagian tata usaha. Namun jika bagian lain yang menciptakan
arsip harus meminta nomor surat pada bagian tata usaha, meminta
persetujuan kepala sekolah, memberikan arsip kepada tata usaha dan
mengarsipkan untuk bagiannya. Penciptaan arsip secara eksternal dapat
 81

berupa surat yang diterima dari pihak luar madrasah baik secara individu
ataupun kelompok/organisasi atau lembaga lainnya.
Pengurusan arsip di MAN 5 Pasaman Barat terdapat dua kegiatan yaitu
kegiatan pendistribusian arsip dan pengendalian arsip. Pendistribusian
arsip dilakukan dengan dua cara jika surat ditujukan untuk guru atau
pegawai lainnya akan diserahkan langsung oleh bagian tata usaha dan jika
surat tersebut ditujukan kepada siswa maka akan diserahkan kepada wali
kelas atau ketua kelas. Sedangkan dalam pengendalian arsip dilakukan
melalui pertimbangan dan persetujuan kepala madrasah dalam
mengeluarkan arsip atau menerima arsip. Ini dapat dilihat melalui bentuk
naskah surat yang terdapat tanda tangan kepala madrasah dan stempel
yang menjadi salah satu cara kepala madrasah dalam mengendalikan arsip.
Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik terhadap semua
informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk
menjalankan usahanya. Mengawasi sistem penyimpanan arsip organisasi
dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain,
manajemen kearsipan melakukan pengawasan secara sistematik mulaidari
penciptaan, penerimaan arsip, pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian,
penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.
Penciptaan arsip yaitu kegiatan untuk menghasilkan arsip, baik melalui
kegiatan merekam informasi dalam media rekam tertentu untuk
dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas organisasi,
maupun kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal
dari pihak luar. Kegiatan penciptaan arsip meliputi pembuatan arsip dan
penerimaan arsip. Pada tahap penciptaan arsip baik melalui pembuatan
ataupun penerimaan, arsip diregistrasi (dicatat) pada buku agenda atau
kartu kendali lalu didistribusikan (Muhidin, 2019: 67-68).
Hal ini secara teoritis telah dijelaskan tentang tahap penciptaan, bahwa
arsip dapat tercipta dengan dua cara yaitu yang pertama dari organisai atau
seseorang yang berasal dari dalam organisasi (internal) dan yang kedua
arsip yang diciptakan dari organisasi atau seseorang yang berasal dari luar
 82

organisasi (eksternal) atau dengan kata lain tahap penciptaan arsip dapat
terjadi secara intern dan ekstern. Secara intern arsip dibuat atau
diciptakakan sendiri oleh lingkungan dalam organisasi sedangkan secara
ekstern arsip yang dibuat atau diciptakan dari luar organisasi berupa arsip
yang diterima dari pihak lain baik secara individual, kelompok, organisasi
ataupun instansi lain.

2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip di MAN 5 Pasaman

Barat
MAN 5 Pasaman Barat mempunyai kebijakan dalam penggunaan yang
ada dibagian tata usaha. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan teori
Agus Sugiarto, bahwa tahap penggunaan arsip dikategorikan sebagai arsip
dinamis, yaitu penggunaan arsip secara langsung dalam penyelenggaraan
aktifitas sehari-hari. Dalam pelaksanaannya penggunaan arsip di MAN 5
Pasaman Barat khususnya di bagian tata usaha hanya diperbolehkan bagi
pegawai dari tata usaha, tanpa adanya pihak luar yang ikur campur dalam
pengolahan arsip. Jika ada pihak lain yang membutuhkan arsip maka dapat
menyampaikan pada pihak tata usaha dan akan disediakn oleh pegawai
tata usaha jika arsip itu ada dan diperbolehkan. Begitu pula dengan
peminjaman arsip, peminjamanarsip sangat rentan akankerusakan dan
kehilangan arsip sehingga dalam melakukan peminjaman harus meminta
persetujuan dari pihak yang bertanggung jawab atas arsip tersebut. Maka
dari itu perlu adanya surat izin peminjaman arsip yang telah disediakan
sebelumnya oleh tata usaha.
Sarana dan prasarana yang sudah diperhatikan oleh staf tata usaha
MAN 5 Pasaman Barat karena dengan keadaan sarana prasarana sangat
mempengaruhi keamanan, keterjagaan dan keterpeliharaan arsip. Di MAN
5 Pasaman Barat karena keadaan sarana dan prasaran sangat
mempengaruhi keamanan, keterjagaan terpeliharaan arsip. Di MAN 5
Pasaman Barat sudah memiliki ruangan dengan kondisi yang cukup baik
dan strategis, berada di dekat kantor kepala madrasah dan mudah
dijangkau oleh tamu atau pihak luar yang akan menyampaikan surat.
 83

Namun untuk perlengkapan seperti AC belum ada, sebaiknya untuk

ruangan penyimpanan ruangan yang memiliki kelembapan lingkungan
yang stabil agar arsip tetap aman dan tidak mempercepat kerusakan dari
arsip itu sendiri. Untuk mengatur suhu ruangan memanfaatkan lingkungan
yang adaditami pohon supaya tetap stabil udaranya. Begitupun dengan
pemilihan bahan sarana dan prasarana sedang berusaha untuk
menyesuaikan dengan standarnya. Seperti dalam pemilihan lemari yang
seharusnya lemari arsip yang berbentuk sperti lemari biasa yang terdiri
dari susunan rak-rak biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis
metal lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari dari bahaya
kebakaran. MAN 5 Pasaman Barat memiliki lemari untuk penyimpanan
arsip yang berbahan kayu, tetapi lemari kayu yang digunakan cukup untuk
menjaga keamanan dari arsip tersebut.
MAN 5 Pasaman Barat secara umum menggunakan sistem
penyimpanan nomor, sistem nomor itu sendiri merupakan penyimpanan
arsip dengan mengurutkan nomor masuk surat. Ini biasanya digunakan
dalam penyimpanan surat menyurat, ada sebagian arsip yang
menggunakan sistem subjek misalnya saja dalam penyimpanan berkas
siswa maupun berkas guru. Dalam melakukan penyimpanan arsip supaya
terhindar atau meminimalisir kerusakan arsip, ada beberapa atau faktor-
faktor penyebab kerusakan arsip. Secara umum kerusakan arsip
dikelompokkan menjadi dua yaitu faktor internal dan eksternal.
MAN 5 Pasaman Barat juga mempunyai faktor-faktor penyebab
kerusakan arsip yaitu, faktor internal merupakan faktor yang berasal dari
dalam arsip itu sendiri yang disebabkan oleh lamanya waktu pemakaian
sehingga mengakibatkan kerusakan. Bisa disebabkan dari kertas yang
digunakan memiliki kualitas yang kurang baik ataupun tinta pulpen yang
mudah luntur atau memiliki kualitas yang kurang bagus. Selanjutnya
faktor eksternal merupakan faktor kerusakan yang berasal dari luar, yang
dipengaruholeh kelembapan udara, debu yang berlebihan hama dan
 84

sebagainya, meskipun hama jarang terjadi tetapi itu pernah mempengaruhi

kerusakan arsip.
Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip di MAN 5 Pasaman Barat
dalam penggunaan arsip semua pihak boleh meminjam arsip sesuai dengan
kebutuhan. Untuk peminjaman arsip tidak boleh dilakukan begitu saja,
melainkan harus menjalan prosedur peminjaman yang telah berlaku yaitu
dengan cara pembuatan surat izin peminjaman arsip yang sebelumnya
telah disediakan oleh tata usaha, kemudian peminjam arsip mengisi
formulir yang telah disetujui oleh staf tata usaha atau tata usaha dan
setelah itu menggandakan arsip yang dipinjam.
Adapun tahapan pemeliharaan arsip yang dilaksanakan dengan
melakukan penyimpanan arsip yang menggunakan sistem dalam
penyimpanan arsip yaitu menggunakan sistem nomor, sistem subjek,
sistem kronologis dan disesuaikan dengan kegunaanya. Penyimpanan arsip
juga menggunakan sarana dan prasarana yang mendukung keawetan dari
arsip ini. Namun dari segi tempat penyimpanan sekolah ini masih
memerlukan sarana dan prasana yang mendukung agar arsip tetap terjaga
dan sempurna penyimpanannya..
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi infomasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Agus Sugiorto, 2015; 5).
Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan, dalam
bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang tertekam pada kertas,kartu,
formulir, kertas film (slide, film-strip, mikro-film), media komputer
(disket, pita magnetik, piringan), kertas potocopy dan lain-lain (Zulkifli,
2001: 7-9).
 85

Pada tahap pemeliharaan arsip, sesuai dengan teori bahwa kegiatan

pemeliharaan antara lain menyediakan sarana dan prasarana kearsipan
disesuaikan dengan standar kegiatan untuk pengelolaan arsip dinamis
berdasarkan bentuk dan media arsip dan penyimpanan arsip dilaksanakan
dengan memperhatikan bentuk, suhu dan kelembapan udara ruangan.
Menurut buku manajemen kearsipan modern yang ditulis oleh Agus
Sugiarto mempublikasikan ada beberapa sistem dalam penyimpanan arsip
(filling system), yaitu sistem abjad, geografis, subbjek, nomor, kronologis
dan warna. Dalam pemeliharaan arsip menjaga keautentikan arsip akan
dipengaruhi oleh sistem pemberkasan yang terjadi dalam penyimpanan
arsip. Sedangkan penyimpanan arsip sering kali diartikan secara mudah
dengan meletakkannya ke dalam lemari penyimpanan arsip. Sementara itu
penyimpanan arsip inilah yang akan mempengaruhi penemuan kembali
arsip.
Untuk menghadapi beberapa faktor kerusakan arsip maka
diperlukannya penjagaan arsip seperti melakukan membersihkan ruangan,
pemeriksaan ruangan, penggunaan racun serangga, larangan makan dan
merokok, menyediakan rak penyimpanan arsip, meletakkan arsip kembali
setelah dipinjam, membersihkan arsip, mengeringkan arsip yang basah dan
lain-lainnya.
Menurut ANRI No. 23 tahun 2011 dilakukan preservasi preventif dan
preservasi kuratif. Preservasi preventif adalah upaya untuk pencegahan
sebelum terjadinya kerusakan dengan cara mempertimbangkan sarana dan
prasaranan, menjaga kebersihan dan mengendalikan hama. Sedangkan
preservasi kuratif yaitu dengan cara menggandakan kembali arsip yang
sudah rawan akan kerusakan atau mencetak kembali yang ada file di
madrasah.
3. Tahap Pemusnahan Arsip di MAN 5 Pasaman Barat
Pemusnahan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan
cara pemindahan arsip inaktif dari unit dari unit kearsipan, pemusnahan
arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada
 86

lembaga kearsipan. (Agus, 2015: 78). Adapun kegiatan penyusutan arsip

dapat dilakukan dengan pemindahan kategori aktif ke inaktif, pemindahan
inaktif ke microfilm, penyerahan arsip inaktif ke ARNAS, kemudian
kegiatan pemunasahan arsip.
Penilaian arsip dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat
ditentukan berapa lama jenis arsip, tujuannya memberikan kepastian
berapa lama arsip untuk disimpan. Setiap kantor atau instansi hendaknya
membentuk tim penilai. Tim ini terdiri dari unit-unit pengolah dokumen
yang sesuai dengan bidangnya masing-masing, tim ini sangat diperlukan
karena kemungkinan arsip berasal dari berbagai bidang, sehingga tim yang
terdiri dari beberapa bidang akan lebih memahami dan mengetahui nilai
guna suatu arsip yang sesuai dengan bidangnya.
Untuk mengetahui apakah arsip tersebut masih berguna atau tidak
maka dilakukanlah penilaian arsip untuk membagi arsip-arsip tersebut
berdasarkan golongannya dengan kriteria penilaian tertentu. Dengan
demikian penggolongan arsip menurut persentase nilai gunanya adalah
Arsip Vital (persentase nilai 90-100), Arsip Penting (persentase nilai 50-
89), Arsip Berguna (persentase nilai 10-49), dan Arsip Tidak Berguna
(persentase nilai 0-9). Sesuai dengan teori bahwa Agus Sugiarto tahap
penentuan akhir arsip adalah tahap penentuan keberadaan arsip dalam
organisasi, lembaga ataupun instansi apakah arsip tersebut disimpan atau
dimusnahkan. Dalam penentuan nasib akhir ini MAN 5 Pasaman Barat
melakukan 2 cara dalam penentuannya yaitu disimpan dan dimusnahkan.
Arsip yang disimpan jika arsip masih memiliki nilai kegunaan dan
masih memiliki manfaat untuk organisasi, sedangkan arsip yang
dimusnahkan jika arsip di MAN 5 Pasaman Barat sudah tidak memilki
kegunaan dan manfaat bagi organisasi. Adapun cara pemusnahan yang
dilakukan yaitu dengan cara dibakar dan dijual. Untuk arsip yang dibakar
merupakan arsip dalam kategori penting, dan dapat mempengaruhi
kepentingan dan keselamatan madrasah maka akan dihancur dengan cara
dibakar untuk menghindari penyalahgunaan arsip. Sedangkan untuk arsip
 87

biasa yang tidak terlalu penting bisa dijual lembaran kertas ketempat
barang bekas.
Tahap pemusnahan arsip dilakukan setelah melakukan penilai dari
arsip tersebut. Setelah dinilai maka akan ditentukan dari nasib akhir arsip
tersebut, setelah itu melakukan penyusutan dan dengan tujuan untuk
mengurangi arsip-arsip yang sekiranya tidak digunakan lagi dan kemudian
baru dilakukan pemusnahan arsip yaitu menghancurkan bukti fisik dari
arsip itu sendiri. MAN 5 Pasaman Barat memiliki cara dalam melakukan
pemusnahan yaitu dengan cara dibakar, itu dilakukan agar arsip tidak
dapat dilihat lagi. Maka dapat disimpulkan bahwa tahap pemusnahan arsip
di MAN 5 Pasaman Barat dimulai dengan menentukan nasip akhir arsip,
penilaian arsip, penyusutan arsip dan pemunahan arsip.
Dalam kategori teori Undang-undang 43 tahun 2009 kearsipan,
kegiatan penentuan akhir arsip ini dilakukan dengan cara penyusutan arsip.
Dalam hal ini MAN 5 Pasaman Barat tidak memiliki kegiatan penyerahan
ke ARNAS atau kepihak manapun, karena madrasah ini tidak melakukan
kerjasama apapun dengan pihak luar dalam pengurusan arsip.

4. Penerapan Manajemen Kearsipan Pada Pelayanan Administrasi di

MAN 5 Pasaman Barat
Dalam penelitian mengenai pelayanan administrasi sekolah atau
administrasi pendidikan peneliti menggunakan teori dari sudarmanto dan
mulyono bahwa menurut sudamanto penyanan adalah setiap tindakan atau
perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang
pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik) dan tidak
menghasilkan kepemilikan sesuatu dan menurut mulyono administrasi
administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk
membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan
didalam mencapai suatu tujuan organisasi.
Dalam hal ini, penerapan manajemen kearsipan pada pelayanan
administrasi yang telah terlaksana di MAN 5 Pasaman Barat ini
mempunyai dampak positif. Dampak positif yang dirasakan pengguna
 88

arsip yang sering menggunakan arsip yang berada pada bagian tata usaha.
Pengguna arsip merasakan dampaknya bahwa dengan adanya penerapan
manajemen kearsipan akan mempermudah pengurusan arsip dan
pelayanan arsip. Karena dengan adanya manajemen kearsipan, arsip yang
ada di tata usaha lebih terteta atau terkelola dengan baik dan tersecara rapi
sehingg dalam menemukan kembali arsip itu mudah ditemukan. Arsippun
akan terjaga keaslian, keamanan dan keautentikannya.
Adapun pengguna arsip yang ada disekolah MAN 5 Pasaman Barat
yiatu warga sekolah dimulai dari kepala sekolah, tenaga pendidik, tenaga
kependidikan, siswa maupun pegawai di sekolah tersebut. Dalam
pengelolaan arsip sekolah membutuhkan kerjasama dan saling
ketergantungan antar satu dengan yang lain atau bagian satu dengan
bagian yang lain. Khususnya terkait data baik data personil maupun data-
data materil. Dengan manajemen kearsipan ini tata usaha MAN 5 Pasaman
Barat mampu mengarsipkan kumpulan arsip yanghampir dari dari seluruh
bagian dengan adanya penggandaan arsip kebagian tata usaha. Tentu
semua ini akan mempermudah proses kerjasama dengan adanya
kelengkapan data yang dimiliki dan kesamaan sumber yang ada sehingga
tujuan sekolah akan tercapai secara efektif dan efisien.
Contoh dari penerapan manajemen kearsipan pada administrasi
sekolah adalah adanya kebijakan-kebijakan baru yang diambil dari arsip
yang ada. Misalnya MAN 5 Pasaman Barat mempunyai arsip bahwa
peserta didik perempuan lebih banyak dari pada peserta didik laki-laki.
Sehingga MAN 5 Pasaman Barat mempunyai perencanaan (planning)
untuk meningkatkan minat peserta didikan laki-laki untuk masuk ke MAN
5 Pasaman Barat ini. Yaitu dengan caramemperbanyak kegiatan
ekstrakurikuler misalnya ektrakurikuler olahraga (organizing) bagi peserta
didik laki-laki, sehingga dapat menambah minat. Dan akan dievaluasi
(evaluation) melalui hasil arsip pada penerimaan siswa setiap tahunnya
untuk dijadikan evaluasi dalam pada perencanaan untuk kedepannya. Ini
 89

merupakan salah satu contoh dari pengembangan arsip yang ada di Tata
Usaha MAN 5 Pasaman Barat.
Dalam hal ini MAN 5 Pasaman Barat sudah cukup baik dalam
penerapan manajemen kearsipan pada pelayanan administrasi. Walaupum
masih ada kekurangan yaitu kuranganya personal dalam pengolahan atau
sumber daya manusia untuk mengolah arsip dengan arsip yang bertambah
tiap tahunnya namun tempat penyimpanan yang kurang. Dalam
pelayananan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat tengah melakukan
upaya perbaikan pelayanan administrasi salah satunya dengan adanya
pembinaan dari ahli dan kepala sekolah langsung mengawasi kinerja dari
tata usaha.
Penerapan manajemen kearsipan sudah mulai baik dengan dibuktikan
proses pendapatan informasi yang dibutuhkan dalam pelayanan
administrasi sekolah. Sehingga dengan dapat meningkatkan dan
mempermudah sekolah untuk mencapai tujuan, visi dan misi sekolah. itu
dengan dibuktikan guru yang mudah dalam mengakses arsip dengan
adanya peminjaman arsip untuk kepentingan guru dan siswa-siswa yang
membutuhkan arsip berupa data-datanya untuk melanjutkan pendidikan ke
pendidikan selanjutnya atau perguruan tinggi.
Mulyono mengatakan bahwa unsur yang pada umumnya di dalam
setiap administrasi ialah kerjasama dan sasaran atau tujuan. Cara
kerjasama dan bentuk tujuannya berbeda-beda bagi setiap kelompok
manusia. Tergantung pada tujuan akhirnya, jadi ada administrasi
pemerintah, dan ada pula admnistrasi swasta termasuk ada administrasi
perusahaan. Secara singkat Nigro merumuskan bahwa administrasi adalah
cooperative group effort in a public or private setting (usaha kelompok
kerja sama dalam suatu tatanan pemerintah atau swasta). Dalam rumusan
singkat ini titik beratnya terletak pada usaha kelompok kerjasama.
Penerapan masing-masing manajemen sekolah akan terdapat
perbedaan yang dirasakan karena dengan sekolah yang sudah
menggunakan manajemen kearsipan dengan sekolah yang belum
 90

menggunakan manajemen kearsipan yang baik. Manajemen kearsipan

masih terdengar asing pada sebagian orang, tetapi secara praktisi hampir
semua sekolah sudah melaksanakan manajemen kearsipan. Di setiap
sekolahakan memiliki ketentuan masing-masing yang telah dibuat, dengan
ketentuan tersebut harapannya akan memperbaiki kualititas pelayanan
administrasi demi tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Dilihat banyaknya lembaga pendidikan yang sudah melaksanakan
manajemen kearsipan dimulai dari tahap penciptaan arsip, penggunaan dan
pemusnahan arsip. Yang akan merasakan penerapan dari manajemen
kearsipan ini yaitu pengguna arsip itu sendiri, pada dasarnya pengguna
arsip merupakan orang yang merasakan perbedaan dari pelayanan
administrasi pada menajemen kearsipan.
Penerapan manajemen kearsipan pada pelayanan administrasi di MAN
5 Pasaman Barat sudah berpengaruh terhadap pelaksanaan administrasi
yang ada di sekolah ini dan mampu memberikan pengaruh yang baik
terhadap bagian-bagian lain yang ada di sekolah. sehingga proses
administrasi sekolah sudah mulai baik dalam pengelolaan administrasi
sekolah. Dalam manajemen kearsipan dilihat dari segi perencanaannya
belum diterapkan perencanaan yang matang dalam penyusunan arsip, dari
segi pengorganisasiannya belum diterapkannya arsiparis dan segi
pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan secara bersama-sama tanpa
dilakukan suatu perencanaan.
 BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan terhadap “Analisis
Penataan Arsip Dalam Pelayanan Administrasi di MAN 5 Pasaman Barat”,
maka penulis dapat menyimpulkan bahwa penataan arsip sudah mulai
berjalan dengan baik dengan adanya sumber daya yang cukup memadai, tata
kelola arsip yang sudah memiliki pedoman yang dibuat oleh madrasah itu
sendiri meskipun belum sepenuhnya terlaksana.
Analisis penataan arsip di MAN 5 Pasaman Barat itu dimulai dari tahap
penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan pemusnahan arsip.
Penciptaan arsip di MAN 5 Pasaman dapat di ciptakan langsung oleh
madrasah yang berpedoman sesuai kebijakan madrasah dan dapat tercipta dari
luar madrasah. Penggunaan arsip semua elemen madrasah boleh menggunakan
arsip dengan adanya surat peminjaman namun pada tahapan ini tidak semua
elemen yang melaksanakannya karena kurangnya kesadaran dan pengawasan
dari madrasah tersebut. Pemeliharaan arsip dilakukan dengan sarana dan
prasarana yang seadanya, alat penyimpanan arsip tesebut harus lebih
diperhatikan karena arsip terbuat kertas dan mudah rusak, maka dari
dibutuhkan peralatan dan sistem penyimpanan yang sesuai dengan pedoman
yang ada dan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Pemusnahan
arsip dilakukan dengan cara dibakar atas kebijakan yang madrasah buat.
Penerapan manajenem kearsipan dalam pelayanan administrasi proses
administrasi madrasah sudah mulai baik dalam pelayanan administrasi
madrasah, pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan secara bersama-sama
tanpa dilakukan suatu perencanaan dan pengorganisasiannya pun belum
menerapkan arsiparis arsip.

B. Saran
Berikut ini penulis paparkan saran-saran berdasarkan hasil penelitian
penulis ditempat penulis melakuakan penelitian, yaitu sebagai berikut:

91
 92

1. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam melaksanakan penciptaan

arsip dan prosedur penggunaan sudah cukup baik. Akan tetapi agar proses
penciptaan arsip lebih tersruktur ada baiknya membuat buku tamu untuk
pengunjung, sehingga ketika ada pihak luar yang memasukkan arsip akan
lebih jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam melakukan penggunaan
arsip dan melakukan pemeliharaan asrip sudah baik. Akan tetapi dalam
memaksimalkan pemeliharaan arsip yang lebih baik lagi, dengan
memaksimalkan sistem penyimpanan arsip yang lebih tertata dan
terorganisir, juga meingkatkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan agar
proses penyimpanan arsip lebih terjaga.
3. Untuk pengelola arsip bagian tata usaha dalam menentukan penentuan
nasib akhir arsip sudah cukup baik. Akan tetapi lebih baik dibuatkan
jadwal retensi arsip agar dalam proses penentuan akhir dari arsip tersebut
lebih mudah dilakukan. Dalam melakukan pemusnahan arsip dengan cara
dijual alangkah baiknya dimusnahakan saja dengan cara dibakar, atau
dicacah dengan menggunakan mesin pencacah supaya tidak menimbulkan
masalah baru nantinya.
4. Untuk pelayanan administrasi di madrasah sudah cukup baik, namun
apabila diadakan pelatihan khususnya pelatihan kearsipan dan pelayanan
bagi tenaga tata usaha itu akan lebih baik lagi demi tercapainya tujuan
yang telah disepakati.
 DAFTAR KEPUSTAKAAN

Amsyah, Zulkifli. (2001). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka

Utama

Anggrawati, Dewi. (2004). Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk

Menjamin Integritas SMK Jilid 1 Berdasarkan Kurikulum. Bandung: CV
Amirco.

Barthos, Basir. (1989). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta,

dan Perguruan Tinggi.Jakarta: Bumi Aksara

Chairunnisa, Connie. (2016). Manajemen Pendidikan Dalam Multi Perspektif,

Jakarta: PT Raja Gavindo Persada.

Daft, Richard. (2006). Manajemen.Jakarta: Salemba Empat.

Daryanto, H.M .(2008). Administrasi Pendidikan.Jakarta : Rineka Cipta.

Devi Melta Sari.(2020). Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan di SMA Al

Azhar 3
Bandar Lampung. UIN Raden Intan Lampung.

Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro.(2015). Manajemen Perkantoran Modern.Jakarta:

Rajawali Pers.

Meirinawati, Indah Prabawati, Manajemen Kearsipan Untuk Mewujudkan Tata

Kelola Administrasi yang Efektiff dan Efisien. Surakarta,2015. Di akses
pada tanggal 19 September 2015.

Meisono.(2012). Manajemen Organisasi.Bandung: Citapusta Media Perintis.

Muhidin, Sambas Ali.(2019). Teori dan Praktik Sistem Kearsipan. Bandung: CV

Pustaka Setia.

Muflihin, Muh. Hizbul.(2015). Admninstrasi Pendidikan.Klaten : CV Gema

Nusantara.

Mulyono, (2008).Manajemen Administrasi & Organisasi Pendidikan. Jogjakarta:

Ar-Ruzz Media.

Peraturan pemerintah republik indonesia nomor 34 tahun 1979 tentang

penyusutan arsip

93
 94

Prabawati, Meirinawati Indah. (2015). Manajemen Kearsipan Untuk Mewujudkan

Tata Kelola ADM Perkantoran yang Efektif dan Efisien. SNAP.

Priansa, Donni Juni. (2017). Manajemen Sekretaris dan Perkantoran Terampil

dan Profesional. Bandung: Pustaka Setia.

Sagala, Syaiful. (2012). Admininstrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung:

Alfabeta.

(2013). Manajemen Strategi Dalam Penigkatan Mutu Pendidikan,

Bandung: Alfabeta.

Sedarmayanti.(2015). Tata Kearsipan.Yogyakarta: Mandar Maju.

Sudarmanto, (2009).Kinerja dan Pengembangan Kompetensi SDM. Yogyakarta:

Pustaka Pelajar.

Sugandha, Dhan. (1984). Manajemen Administrasi Suatu Pendekatan Sistem

dalam Manajemen Perkantoran. Bandung: Sinar Baru Offset.

Sugiarto Agus dan Teguh Wahyono.(2015). Manajemen Kearsipan Modern Dari

Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyagkarta: Gava Media

(2014). Manajemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava

Media

Sugiyono, (2018).Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kualitatif dan

Kuantitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta.

Suparjati, at, Al. (2004).Tata Usaha dan Kearsipan. Yogyakarta: Kanisius.

Sukoco, Badri Munir. (2006). Manajemen Kearsipan Perkantoran Modern.

Surabaya: Erlangga.

The Liang Gie.(2000). Administrasi Perkantoran Modern.Yogyakarta: Liberty.

Tjiptono,(2005). Prinsip – prinsip Total Quality Service. Yogyakarta: ANDI.

Fandy dan Gregorius Chandra. (2011). Service,Quality, &

Satisfaction.
Yogyakarta: ANDI.
 95

(2012). Service Management (Mewujudkan Layanan Prima).

Yogyakarta:
ANDI.

Undang-undang republik indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.

LAMPIRAN

96
 97

Lampiran 1. Kisi-Kisi Wawancara

KISI-KISI PEDOMAN WAWANCARA
MANAJEMEN KEARSIPAN DALAM PELAYANAN ADMINISTRASI DI MAN 5 PASAMAN BARAT

No Komponen Sub Komponen Kepala Sekolah Kaur TU Pegawai TU Guru

1 Manajemen Manajemen 1. Bagaimana 1. Seperti apa jalannya 1. Bagaimana alur dari 1. Seperti apa
kearsipan kearsipan manajemen manajemen kearsipan pembuatan surat. tahapan yang
dalam kearsipan di MAN 5 di MAN 5 Pasaman Mulai dari top to dilakukan guru
pelayanan Pasaman Barat? Barat? down setelah surat jadi ketika
administrasi di 2. Apa tujuan dari 2. Seperti apa penerapan dan kembali lagi membutuhkan
MAN 5 manajemen dari fungsi keatas di MAN 5 arsip?
pasaman Barat kearsipan di MAN 5 manajemen kearsipan Pasaman Barat? 2. Peran kepala
Pasaman Barat? dimulai dari 2. Bagaimana pola sekolah
3. Dalam upaya perencanaan, pengarsipan pada terhadap
pelancaran dalam pengorganisasian, tahapan penciptaan manajemen
pengelolaan staffing, pelaksanaan arsip di MAN 5 kearsipan di
kearsipan untuk dan pengawasan Pasaman Barat? MAN 5
mempermudah MAN 5 Pasaman 3. Seperti apa pembuatan Pasaman Barat?
penemuannya Barat? atau naskah surat, 3. Seperti apa
kembali, maka 3. Apakah tujuan dari seperti surat dinas di penciptaan arsip
diperhatikan faktor manajemen kearsipan MAN 5 Pasaman di MAN 5
kearsipan yang baik di MAN 5 Pasaman Barat? Pasaman Barat?
dan benar. Apa saja Barat? 4. Apakah arsiparis 4. Bagaimana
faktor kearsipan di 4. Seperti apa dilakukan secara penggunaan dan
MAN 5 Pasaman pengelolaan arsip berkala? pemeliharaan
Barat? dinamis di MAN 5 5. Untuk menjaga arsip di MAN 5
4. Bagaimana Pasaman Barat? keselamatan dan Pasaman Barat?
implementasi dari 5. Bagaimana keamanan arsip agar 5. Seperti apa
fungsi manajemen pengelolaan arsip mudah dalam penyusutan
kearsipan MAN 5 statis di MAN 5 mengaksesnya arsip di MAN 5
 98

Pasaman Barat? Pasaman Barat? kembali apa saja yang Pasaman Barat?
6. Faktor-faktor apa saja dilakukan TU di MAN
yang mempengaruhi 5 Pasaman Barat?
agar arsip dapat 6. Seperti apa sistem
terkelola dengan klasifikasi kearsipan
baik? yang digunakan di
7. Apa saja hambatan- MAN 5 Pasaman
hambatan yang Barat?
dihadapi dalam 7. Bagaimana
pelaksanaan arsiparis pemeliharaan arsip
di MAN 5 Pasaman yang dilakukan di
Barat? MAN 5 Pasaman
8. Bagaimana Barat?
manajemen 8. Bagaimana langkah-
penciptaan arsip di langkah pemusnahan
MAN 5 Pasaman arsip yang dilakukan
Barat? di MAN 5 Pasaman
9. Seperti apa Barat?
manajemen 9. Peran kepala sekolah
penggunaan dan terhadap manajemen
pemeliharaan arsip di kearsipan di MAN 5
MAN 5 Pasaman Pasaman Barat?
Barat?
10. Bagaimana
manajemen
penyusutan arsip di
MAN 5 Pasaman
Barat?
11. Peran kepala sekolah
terhadap manajemen
kearsipan di MAN 5
Pasaman Barat?
 99

2. Pelayanan 1. Seperti apa jalannya 1. Bagaimana pelayanan 1. Seperti apa

Administrasi kegiatan administrasi yang diberikan pelayanan yang
pendidikan di MAN petugas TU dalam didapatkan
5 Pasaman Barat? melayani masyarakat ketika guru
2. Apakah dalam sekolah dalam membutuhkan
pelayanan kearsipan di MAN 5 arsip?
administrasi Pasaman Barat?
memperhatikan 2. Bagaimana pelayanan
unsur-unsur yang diberikan
pelayanan petugas TU dalam
administrasi? melayani masyarakat
3. Apakah dalam di luar sekolah dalam
pelayanan kearsipan di MAN 5
administrasi Pasaman Barat?
memperhatikan
kriteria pelayanan
administrasi?
4. Bagaimana fungsi
pelayanan
administrasi
pendidikan
(POAC)di MAN 5
Pasaman Barat?
 100

Lampiran 2. Pertanyaan Wawancara dengan Kepala Sekolah

DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA
DENGAN KEPALA SEKOLAH MAN 5 PASAMAN BARAT
1. Bagaimana manajemen kearsipan di MAN 5 Pasaman Barat?
2. Siapa saja yang berwenang dalam proses penciptaan arsip?
3. Apa syarat atau prosedur dalam merekruit pegawai kearsipan di MAN 5
Pasaman Barat?
4. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan pengembangan
dalam rangka peningkatan kualitas dalam bidang kearsipan?
5. Dalam pemeliharaan fasilitas kearsipan, apakah sudah disesuaikan dengan
anggaran sekolah?
6. Bagaimana bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah terhadap
pelaksanaan kearsipan?
7. Apakah ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan keutuhan
arsip?
8. Sejak kapan bapak mulai menjabat di sekolah ini?
9. Menurut bapak bagaimana keterkaitan antara manajemen kearsipan dengan
pelayanan administrasi?
10. Apa tujuan manajemen kearsipan di sekolah ini pak?
11. Siapa saja yang terlibat dalam proses pembuatan pola klasifikasi di pedoman
proses surat?
12. Apakah kepala sekolah selalu memberikan pembinaan terhadap kinerja
pegawai kearsipan?
13. Apakah dalam pembuatan jadwal retensi arsip melibatkan ahli kearsipan?
 101

Lampiran 3. Pertanyaan Wawancara dengan Kaur Tata Usaha

DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA
DENGAN KAUR TATA USAHA MAN 5 PASAMAN BARAT
1. Seperti apa jalannya manajemen kearsipan di MAN 5 Pasaman Barat?Apa
tujuan dari manajemen kearsipan?
2. Apa saja hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan arsiparis di
MAN 5 Pasaman Barat?
3. Bagaimana dengan manajemen penciptaan arsip di sekolah ini buk?
4. Bagaimana dengan manajemen penggunaan dan pemeliharaan arsip di MAN 5
Pasaman Barat?
5. Lalu bagaimana dengan manajemen penyusutan arsipnya buk?
6. Peran kepala sekolah terhadap manajemen kearsipan?
7. Seperti apa proses penyusunan arsip disekolah ini buk?
8. Apakah kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai kearsipan?
9. Lalu apakah kepala sekolah memberikan pembinaan terhadap kinerja pegawai
kearsipan?
10. Disekolah ini untuk daftar kehadiran itu menggunakan apa buk?
11. Bagaimana fasilitas yang dibutuhkan dalam melaksanakan aktivitas kearsipan
dan anggaran dananya buk?
12. Apakah ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan keutuhan
arsip?
13. Bagaimana dengan proses penyimpanan arsip?
14. Apa saja yang ibu lakukan dalam Pemeliharaan arsip?
15. Tahapan atau prosedur peminjaman arsip oleh guru?
16. Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip?
17. Pendekatan apa saja yang dilakukan pihak tata usaha dalam melakukan
pelayanan administrasi ke publik?
18. Hambatan apa saja yang dilalui dalam pelaksanaan kearsipan?
19. Lalu upaya yang dilakukan untuk mengatasi hal tersebut apa buk?
20. Kalo untuk arsip dinamis di MAN 5 Pasaman Barat?
21. Lalu bagaimana dengan arsip statisnya buk?
 102

22. Keterkaitan manajemen kearsipan dengan pelayanan administrasi?

23. Bagaimana dengan kriterian pelayanan publik?
24. Selanjutnya bagaimana dengan fungsi pelayanan administrasinya buk?
25. Sistem apa yang dilakukan dalam proses penyimpanan arsip?
26. Bagaimana dengan sistem pengawasan yang dilakukan manager kearsipan?
 103

Lampiran 4. Pertanyaan Wawancara dengan Staf TU Bagian Pengolah Data

DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA
DENGAN STAF TU BAGIAN PENGOLAH DATA
1. Bagaimana alur dari pembuatan surat mulai dari top to down setelah surat jadi
dan kembali lagi ke atas di MAN 5 Pasaman Barat?
2. Bagaimana dengan manajemen penciptaan arsip di sekolah?
3. Seperti apa yang dilakukan sekolah dalam melakukan penilaian arsip?
4. Bagaimana pola pengarsipan pada tahapan penciptaan arsip di MAN 5
Pasaman Barat?
5. Seperti apa pembuatan atau naskah surat, seperti surat dinas di MAN 5
Pasaman Barat?
6. Siapa yang berwenang dalam proses penciptaan arsip?
7. Apakah arsiparis dilakukan secara berkala?
8. Untuk menjaga keselamatan dan keamanan arsip agar mudah dalam
mengaksesnya kembali apa saja yang dilakukan tata usaha?
9. Bagaimana penjagaan arsip yang di lakukan di sekolah?
10. Bagaimana langkah-langkah pemusnaham arsip yang dilakukan di MAN 5
Pasaman Barat?
11. Apakah ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan keutuhan
arsip?
12. Ada tidak pak kepala sekolah memberikan motivasi ke pegawai kearsipan?
13. Bapak sendiri pernah mengikuti pelatihan kearsipan atau administrasi?
14. Bapak disini bekerja sejak tahun berapa ya pak?
 104

Lampiran 5. Pertanyaan Wawancara dengan Staf TU Bagian Kesiswaan

DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA
DENGAN STAF TU BAGIAN KESISWAAN MAN 5 PASAMAN BARAT
1. Bagaimana dengan manajemen penciptaan arsip di sekolah ini pak?
2. Bagaimana pola pengarsipan pada tahapan penciptaan arsip di MAN 5
Pasaman Barat?
3. Bagaimana dengan pengurusan arsip di sekolah?
4. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan pengembangan
dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan?
5. Apakah kepala sekolah selalu memberikan pembinaan terhadap kinerja
pegawai kearsipan?
6. Biasanya motivasi dalam bentuk apa pak
7. Kalau untuk sistem penyimpanan arsip yang digunakan bagaimana ?
8. Untuk surat masuk dan surat keluar itu disimpan selama tahun ya pak?
9. Seperti apa fasilitas yang dibutukan dalam melaksanakan aktivitas kearsipan?
10. Bagaimana dengan penjagaan arsip disekolah pak?
11. Bagaimana sistem pengawasan yang dilakukan kepala sekolah?
12. Proses apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip?
13. Lalu bagaimana dengan prosedur peminjaman arsip?
14. Bagaimana dengan pemeliharaan arsip agar tetap terjaga?
15. Peralatan yang digunakan dalam melakukan penyimpanan arsip?
16. Bagaimana dengan proses penyusutan arsip yang dilakukan?
17. Arsip yang seperti apa ya pak?
18. Bagaimana proses penyimpanan arsip di sekolah
19. Bagaimana dengan penilaian arsip di MAN 5 Pasaman Barat?
20. Seperti apa penyusutan arsip di sekolah?
21. Bagaimana dengan sistem pelayanan yang digunakan untuk memenuhi
harapan pelanggan?
22. Hambatan apa saja yang bapak hadapi sehubungan dengan pelaksanaan
kearsipan?
 105

23. Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatiahan dan pengembangan

dalam rangka peningkatan kualitas di bidang kearsipan?
24. Apakah kepala sekolah melakukan pembinaan sekolah selalu memberikan
pembinaan terhadap kinerja pegawai kearsipan?
25. Kalau seperti pihak dinas belum pernah mengadakan pelatihan gitu ya pak?
26. Pendekatan apa saja yang dilakukan pihak tata usaha dalam melakukan
pelayanan administrasi di sekolah?
27. Seperti apa pelayanan publik yang dilakuakn tenaga tata usaha?
 106

Lampiran 6. Pertanyaan Wawancara dengan Guru

DAFTAR PERTANYAAN WAWANCARA
DENGAN GURU MAN 5 PASAMAN BARAT
1. Seperti apa tahapan yang dilakukan guru ketika membutuhkan arsip?
2. Peran kepala sekolah terhadap manajemen kearsipan?
3. Seperti apa pencipataan arsip di sekolah?
4. Bagaimana penggunaan dan pemeliharaan arsip di sekolah?
5. Seperti apa penyusutan arsip di sekolah?
6. Pelayananan seperti apa yang didapatkan ketika guru membutuhkan arsip?
7. Apakah pegawai kearsipan mampu dalam mengkonsep surat dengan bahasa
yang baik dan benar?
8. Apakah pegawai kearsipan mampu mengklasifikasikan surat dengan cepat dan
rapi?
9. Apakah pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip secara sistematis
sehingga mudah ditemukan kembali?
10. Apakah pegawai kearsipan ramah dalam melakukan pelayanan?
11. Layanan apa saja yang diberikan oleh pegawai kearsipan terhadap guru di
sekolah?
12. Apakah pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan tugasnya?
13. Apakah pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan cepat dan sedikit
kesalahan?
14. Apakah Alat Tulis Kantor (ATK) disekolah sudah lengkap?
15. Apakah pegawai kearsipan mampu mengoperasikan komputer untuk
mempercepat tugas kearsipan?
16. Apakah ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan keutuhan
arsip?
 107

Lampiran 7. Transkip Wawancara dengan Kepala Sekolah

Nama : Gusnifar, S.Pd.I,.MA
Jabatan : Kepala Sekolah MAN 5 Pasaman Barat
Hari / Tanggal : Jum’at/04 Juni 2021
Pukul : 08.40 WIB
Tempat : Ruangan Kepala Sekolah MAN 5 Pasaman Barat

Penulis Bagaimana manajemen kearsipan di MAN 5 Pasaman Barat?

Narasumber Manajemen kearsipan tentu pertama mengenai surat menyuratkan.
Seperti surat masuk kemudian diagendakan lalu di arsipkan lalu
melalui ruangan tata usaha nanti dari tata usaha menyampaikan
kepada pimpinan atau kepala madrasah tentu tergantung kepada
surat apa yang masuk, disurat yang masuk itu ada yang sifatnya
nanti apakah itu surat undangan ataukah itu undangan rapat dinas
dan sebagainya atau sifatnya dihadiri kita hadiri dan lalu surat tadi
kita arsipkan sesuai dengan arsipnya surat masuk, kemudian terkait
dengan masalah eeee Surat Keputusan (SK) di sekolah ini
semuanya kita buat yang mengerjakan tentu orang Tata Usaha atau
tata usaha nanti baru kita tanda tangani oleh kepala sekolah,
kemudian kita sampaikan dan kita bagikan Surat Keputusan (SK)
tersebut kepada yang terkait apakah itu guru, tenaga pendidik atau
tenaga kependidkan, jadi diarsipkan sesuai dengan tempatnya
masing-masing surat masuk dan surat keluar ada arsipnya, tentu
bagian-bagian kita dikantor ini kan ada bagian keuangan, masalah-
masalah keuangan nantikan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi
masing-masing. Terkait anggaran dana itu ada nanti aparatur
keuangan, ada itu bendahara. Kemudian terkait dengan masalah
siswa ada,juga bidang bagiannya, kurikulum. Jadi manajemennya
itulah aturannya begitu di madrasah kita.
Penulis Siapa saja yang berwenang dalam proses penciptaan arsip?
Narsumber Yang mempunyai wewenang dalam proses pembuatan atau
pencipatan arsip yaitu semua anggota tata usaha mempunyai hak
dan wewenang dalam menciptakan arsip yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing yang telah mendapatkan persetujuan
dari kepala sekolah.
Penulis Apa syarat atau prosedur dalam merekruit pegawai kearsipan di
MAN 5 Pasaman Barat?
Narasumber Kalo kita disini sepanjang kita membutuhkan tenaga kepegawaian
itu prosedurnya ada yang buat lamaran masukkan yang terkait itu
membuat surat lamaran kemudian dia sampaikan kepada Tata
Usaha, nanti Tata Usaha meneruskan surat lamaran tadi ke kepala
madrasah lalu kepala madrasah mempelajari tentang kebutuhan
kepegawaian, nah kalo kepegawainya kurang, tenaga pegawai
kurang di sekolah kita tentu bisa kita terima sesuai dengan
keahliannya, yaa aa kita pelajari dulu. Ahli nggak dia di
 108

bidangnya. Tentang kepegawaian tadi kan, nah klo dia tidak ahli
kita tidak menerima lamarannya tersebut. Kemudian kita
wawancara juga, kita wawancara calon pegawai tadi kesiapannya,
lalu kita tanyakan misalnya honornya segini apakah dia bersedia
kemudian nanti dalam aturan tata terbit sekolah kita apakah dia
mampu karna kita juga mempunyai aturan akademik, kalo ada
kesiapan itu kemudian kita Madrasah membutuhkan yaaa baru bisa
kita terima, yahh. Kamudian nanti setelah berjalan 1 atau 3 bulan
kita trainning dulu lah, apa dia mampu atau bagaimana nanti jika
sudah sesuai maka kita jadi kan sebagai pegawai tetap
Penulis Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan
pengembangan dalam rangka peningkatan kualitas dalam bidang
kearsipan?
Narasumber Kalo disini ada pegawainya ada,, pernah karna bapak semenjak
manjadi pimpinan belum pernah. Karna bapak baru juga menjabat
disini, tapi biasanya ada atau mngkin Tata Usaha mengetahui hal
itu.
Penulis Dalam pemeliharaan fasilitas kearsipan, apakah sudah disesuaikan
dengan anggaran sekolah?
Narasumber Iya,, itu nggak mungkin nggak sesuai, dari kita mengambil dana
klo tidak sesuai dengan anggran sekolah. Itu anggaranya sedikit
maka sedikit juga mendapatkan fasilitas. Sesuai dengan
kemampuan sekolah maksudnya.
Penulis Bagaimana bentuk pengawasan yang dilakukan kepala sekolah
terhadap pelaksanaan kearsipan?
Narasumber Ooo memantau dan mengawasi memperhatikan, yaa bapak juga
mengadakan supervisi, supervisi kearsipan kinerja itu bapak tanya
pegawai-pegawai kita ini kan, misalnya pegawai administrasi.
Kinerjanya sampai mana. Melalui supervisi bapak lakukan ke
tenaga kepedidikan. Ada namanya supervisi tenaga kependidikan
kemudian ada namanya supervisi tenaga pendidik nanti ada
supervisi. Supervisi ini paling tidak sekali enam bulan atau satu
kali semester bapak lakukan supervisi tersebut.
Penulis Apakah ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan
dan keutuhan arsip?
Narasumber Kalo sekarang saya rasa sudah bisa karena sudah kita lengkapi
dengan oo trali, kunci,, oo Alhamdulilalh sekarang sudah bisa
terjaminlah. Kalo dulu jauh sebelum bapka menjadi pimpinan ragu
juga kita. Alhamdulillah kalo sekarang bisa.
Penulis Sejak kapan bapak mulai menjabat di sekolah ini?
Narasumber Bapak mulai tanggal 5 Juli 2020
Penulis Menurut bapak bagaimana keterkaitan antara manajemen kearsipan
dengan pelayanan administrasi?
Narasumber Ada, karnakan jika manajemen kearsipannya baik tentu pada
bagian pelayanannya juga akan baik, begitu jga sebaliknya jika
manajemen kearsipannya kurang maka pelayanannya juga ikut
 109

berkurang.
Penulis Apa tujuan manajemen kearsipan di sekolah ini pak?
Narasumber Yaa untuk tujuannya ya tentu untuk menjamin keselamatan dari
arsip tersebut, kemudian dari pada itu tujuan lainnya aa sebagai
bahan pertanggungjawaban nah disana juga terdapat aa didalamnya
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan dan juga bertujuan untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut ke kegiatan kepemerintahan.
Penulis Siapa saja yang terlibat dalam proses pembuatan pola klasifikasi di
pedoman proses surat?
Narasumber Saya sebagai kepala sekolah kemudian disini nanti ada namanya
koordinator tata usaha, itu ada koordinatornya satu yaitu buk
Yusmawati selaku Kaur tata usaha di sekolah ini dan juga
melibatkan staf dari tenaga tata usaha itu sendiri.
Penulis Apakah kepala sekolah selalu memberikan pembinaan terhadap
kinerja pegawai kearsipan?
Narasumber Ya itu ada dilakukan, nantikan ada juga pembinaan yang sifatnya
ke penilain kinerja. Penalian kinerja itu biasanya pada waktu
kenaikan pangkat juga. Pada bidang kearsipan juga bapak lakukan
untuk meningkatkan kualitas di bidang tata usaha.
Penulis Apakah dalam pembuatan jadwal retensi arsip melibatkan ahli
kearsipan?
Narasumber Pada awal pembuatannya dulu kita melibatkan ahli kearsipan untuk
ya pembinaan gitu, dulu kan ada seperti untuk pembuatan
akreditasi. Namun seiring dengan berjalannya waktu kita yang
membuatnya dan kita sudah bisa.

Narasumber, Pewawancara,

Gusnifar, S.Pd.I,.MA Febrianti

NIP. 197808172007101006 NIM. 1730103018
 110

Lampiran 8. Transkip Wawancara dengan Kaur Tata Usaha

Nama : Yusmawati, S.Ag
Jabatan : Kaur Tata Usaha MAN 5 Pasaman Barat
Hari / Tanggal : Rabu/2 Juni 2021
Pukul : 10.45 WIB
Tempat : Ruangan Tata Usaha MAN 5 Pasaman Barat

Penulis Seperti apa jalannya manajemen kearsipan di MAN 5 Pasaman

Barat?
Narasumber Manajemen kearsipan merupakan suatu kegiatan administrasi
yang memfokuskan kegaiatannya dibagian tatanan persuratan di
sebuah kantor atau instanti baik lembaga pendidikan maupun
lembaga lainnya. Di dalam manajemen kearsipan tersebut
meliputi adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian,
pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh kepala sekolah
kepada bagian administrasi atau tata usaha di sekolah. Selain itu
MAN 5 Pasaman Barat memiliki tata usaha yang bertanggung
jawab salah satunya yaitu kearsipan. Hmm jalannya kegiatan
manajemen kearsipan disini sesuai dengan pedoman yang ada. Itu
sesuai dengan juknis tata persuratan yang ada di sekolah.
Penulis Apa tujuan dari manajemen kearsipan?
Narasumber Tersusunya admnistrasi madrasah dengan baik yang sesuai
dengan pedoman yang telah dibuat
Penulis Apa saja hambatan-hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan
arsiparis di MAN 5 Pasaman Barat?
Narasumber Hmm hambatan dalam pelaksanaan administrasi? kalo sekarang
kurangnya tenaga atau sumber daya manussia yang diangkat dari
pemerintah atau PNS. Ya disinikan SDM nya dibagian tata usaha
hanya ada 2 orang. Kemudian kurangnya fasilitas walaupun
untuk saatnya ya sudah lumayanlah dari yang dahulunya.
Kemudian dari pada itu kurangnya pelatihan-pelatihan yang
diadakan pemerintah. kemudian yang paling pentingnya
anggaran, sarana dan prasarana
Penulis Bagaimana dengan manajemen penciptaan arsip di sekolah ini
buk?
Narasumber Oo kalo itu alhamdulillah sudah lancar,, karnaa oo banyak
disisini SDM yang sudah lama melaksanaakan tugasnya sebagai
tata usaha, hmm kemudian dari konsep surat jadi alhamdulillah
ada lancar, ada tenaga-tenaga yang punya pengetahuan dan skill
di bidang kearsipan yaa ada yang dari Bank atau yang dari dari
kantor lain sudah ada pengalaman kerja disini.
Penulis Bagaimana dengan manajemen penggunaan dan pemeliharaan
arsip di MAN 5 Pasaman Barat?
Narasumber Manajemen penggunaan yang dimaksud adalah kegiatan dalam
penggunaan atau pemanfaatan dari arsip tersebut, sedangkan
 111

manajemen pemeliharaan adalah usaha untuk menjaga arsip itu

agar tetap utuh dan terjaga supaya nanti dalam penggunaan tetap
tertata dengan baik. Dalam penyimpanan arsip di MAN 5
Pasaman Barat untuk penyimpanan khususnya juga disediakan
seperti surat-surat penting berupa surat kepemilikan tanah,
sertifikat dan surat-surat berharga lainnya untuk penyimpanan
disimpan di lemari, yang telah disesuaikan berdasarkan jenis nya,
nah diruangan ini diruang tata usaha ini disimpan surat surat biasa
yang telah di kategorikan sesuai kebutuhannya. Nah sedangkan
untuk surat surat berharga itu ada tempat penyimpanan
khususnya, yang dikunci sedangkan untuk yang memegang
kuncinya ada sama ibuk. Surat penting di sekolah ini seperti surat
kepemilikan tanah, sertifikat tanah, DIPA anggaran.
Penulis Lalu bagaimana dengan manajemen penyusutan arsipnya buk?
Narasumber Hmm kalo untuk pemusnahan belum ada dilakukan selama ibuk
menjadi Kaur di madrasah ini, mengingat ibuk masih terbilang
baru disini yaitu Juli tahun 2020. Namun biasanya pemusnahan
arsip itu tidak dilakukan secara sembarangan, perlu adaya surat
perintah. Pemusnahan itu tidak dapat dilakukan secara langsung,
tidak langsung dibakar atau gimananya itu tidak boleh.
Pemusnahan itu dilakukan melalui beberapa tahapan, seperti
pelelangan. Namun ibuk sendiri belum pernah melakukan itu
khususnya di madrasah ini. Nah kalo untuk barang barang
inventaris itu dilelang dulu dan prosedurnya harus melapor
terlebih dahulu ke Kanwil, kemudian ada dari pihak sekolah yang
dihadirkan dalam pelelangan tetrsebut. Surat itu kan ada yang
sifatnya penting, ada yang bersifat sepanjang masa seperti
sertifikat kemudian ada surat biasa yang sifatnya sementara ada
yang sifatnya lima tahun itu tergantung isi suratnya.
Penulis Peran kepala sekolah terhadap manajemen kearsipan?
Narasumber Aa kalo menurut ibuk kalo kepala sekolah tugas pokoknya di
bidang guru pembelajaran, jadi kalo tentang tata persuratan ya
masih kurang. Karena kan tugas kepala sekolah tidak hanya fokus
ke tata pengarsipan surat
Penulis Seperti apa proses penyusunan arsip disekolah ini buk?
Narasumber Kalo arsip itu sesuai dengan klasifikasi surat seperti surat masuk
nanti ada diberi kode, seperti kode kepegawaian dan lainnya.
Penulis Apakah kepala sekolah memberikan motivasi kepada pegawai
kearsipan?
Narasumber Kalo motivasi tentu haruslah dari pimpinan karena nantinya kalo
tidak adanya motivasi dari pimpinan tentu semangat kerja kurang,
kerang menajdi lalai, tentu ada lah motivasi yang diberikan
kepala sekolah.
Penulis Lalu apakah kepala sekolah memberikan pembinaan terhadap
kinerja pegawai kearsipan?
Narasumber Ada, kayak pembinaan kehadiran kedisiplinan atau tentang
 112

kedisiplinan kerja.
Penulis Disekolah ini untuk daftar kehadiran itu menggunakan apa buk?
Narasumber Ya kalo untuk kehadiran disini sebelum masa pandemi itu
menggunakan pinjer kemudian mulai tahun 2020 dengan
hadirnya corona itu dilarang kita menggunakan pinjer sampai
sekrang, itu dasarnya ada dari dirjen dari pusat bahwa kita
dilarang menggunakan pinjer pada absensi pegawai atau ASN
karna itu kemungkinan besar untuk penyebaran virus corona satu
tangankan nanti disitu.
Penulis Bagaimana fasilitas yang dibutuhkan dalam melaksanakan
aktivitas kearsipan?
Narasumber Fasilitas tentu kurang, seperti untuk ruangan tata usaha saja ya
bisa ananda lihat, heheh yang jelas yaa masih kurang yaah.
Penulis Kalo anggaran dananya buk?
Narasumebr Kalo untuk beli bahan mentahnya ada sepertu pembelian kertas
ada, beli map ada ATK itu ada anggarannya dari pemerintah,
ATK alat tulis kantor beli pena, beli map kertas amplop ada
anggarannya.
Penulis Apakah ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan
dan keutuhan arsip?.
Narasumber Ya kalo sampai sekarang untuk keamanan arsip masih aman,
arsip surat aman jarang atau tidak ada yang mencuri surat di
madrasah. Ya palingan inventaris seperti komputer, laptop, priter
itu tidak aman,, hehe. Alat seperti kan bisa diuangkan, kalo
suratkan tidak. Kalo di sebagian orangkan untuk apalah surat
tersebut, kalo masalah kehilangan surat kita belum pernah
kehilangan surat disekolah ini.
Penulis Bagaimana dengan proses penyimpanan arsip?
Narasumber Hmm untuk proses penyimpanan itu dilakukan setelah
seandainya sudah tidak ada lagi proses untuk jawaban data atau
sudah selesai lalu disimpan dan diarsipkan setelah pemindahan
data suratnya mmm setelah dijawab kemudian di arsipkan,
Penulis Apa saja yang ibu lakukan dalam Pemeliharaan arsip?
Narasumber Hmm pemeliharaan itu aaa ruangannya kan jelas aman kemudian
tempat penyimpanannya itu aa ditata berdasarkan kualifikasi
surat atau kode surat jadi bagi yang tidak berkepentingan tidak
boleh mengambil surat atau arsip sembarangan.
Penulis Tahapan atau prosedur peminjaman arsip oleh guru?
Narasumeber Ya melapor ke petugas tata usaha kemudian kalo surat itu secara
tertulis diminta didisposisikan terlebih dahulu, kalo meminta
secara lisan, tapi kan sebenarnya atau di administrasi surat itu
dibuat secara tertulis namunkan yang namanya administrasikan
dilakukan secara tertulis supaya jelas, kalo untuk peminjaman
surat itu dbuatkan surat peminjaman.
Penulis Peralatan yang digunakan dalam penyimpanan arsip?
 113

Narasumber File, map, apa ya apa namanya yang hitam-hitam tu, aa file box,
disini ada juga map tulang.
Penulis Pendekatan apa saja yang dilakukan pihak tata usaha dalam
melakukan pelayanan administrasi ke publik?
Narasumber Yaaa kalo pelayanannya seprima mungkin kalau ada langsung di
kasih cepat, tapi ya disini prosesnya masih dalam upaya
perbaikan gitu. Contohnya ada siswa yang akan pidah, nanti
siswa tersebut memasukan surat ke tata usaha kemudian di proses
kemudian dilanjutkan dengan surat balasan dan untuk proses
pembuatan suratnya tidak begitu lama.
Penulis Hambatan apa saja yang dilalui dalam pelaksanaan kearsipan?
Narasumber Ooo adanya sebagian dari anggota tata usaha melaksanakan
tugasnya semaksimal mungkin mmm, misalnya dia apa namanya
yaa lalai dalam melakukan kearsipan masih ada yang lalai dalam
melakukan tugasnya. Kadang-kadang menunggu surat menumpuk
baru diarsipkan, terus adanya pegawai yang kurang sigap dalam
tugasnya.
Penulis Lalu upaya yang dilakukan untuk mengatasi hal tersebut apa buk?
Narasumber Hmmm yaaa sering dilakukan aa penagihan surat, seperti surat ini
gimana? surat ini dimana? Nah kalo untuk pemberian Surat
Peringat (SP) kepada pegawai tata usaha yang seperti belum
pernah. Ya karnakan besar atau kecilnya kesalahan yang
dilakukan masih bisa di tolerin lah,,kan kalo di beri Surat
Peringat (SP) bagi yang melanggar dengan tingkat kesalahan
yang tinggi, ya kalau untuk kehadiran mereka rajin cuman
keahlian dibidang ini mestinya harus diperbaiki lagi. Karna
kurangnya pelatihan administrasi.
Penulis Kalo untuk arsip dinamis di MAN 5 Pasaman Barat?
Narasumber Kalo dinamis untuk surat masuknya yaaa di diposisikan, di apa
namanya aa di balas, dibalas suratnya kemudian setelah selesai
mmmm suratnya di balas lalu dikirim.
Penulis Lalu bagaimana dengan arsip statisnya buk?
Narasumber Ya kalo untuk penyimpanan arsip statis, untuk pengelolaannya itu
sudah ada badan-badan yang mengelolanya seperti ARNAS
misalnya..jadi arsip statis itukan yang mengelolanya bukan kita
lagi, gituu sii.
Penulis Keterkaitan manajemen kearsipan dengan pelayanan
administrasi?
Narasumber Tentu ada lah, menurut ibu ada. Karna nanti pelayanan ituu kalau
kita ndak tau juknisnya nanti sala informasi kita memberikan
pelayanan. Mm jdi adalh kaitannya, begitu juga dengan
sebaliknya.
Penulis Bagaimana dengan kriterian pelayanan publik?
Narasumber Pelayanan yang diberikan oleh tata usaha kepada publik yaitu
berupaya memberikan pelayanan yang baik. Tetapi disini proses
pelayanan masih dalam upaya perbaikan. Adapun contoh
 114

pelayanan yaitu pelayanan bagi siswa yang pindah, nanti akan

diberikan pelayanan dengan terlebih siswa tersebut memasukan
surat kepada tata usaha kemudian akan ada surat balasan dengan
memakan waktu yang tidak begitu lama.
Penulis Selanjutnya bagaimana dengan fungsi pelayanan administrasinya
buk?
Narasumber Pelayanan administrasi itu seseuai dengan fungsi pada umumnya,
yaitu adanya perencanaan, yang mana perencanaan ini merupakan
langka awal dari segala kegiatan, selanjutnya kita akan
melakukan pelaksanaanya dan diikuti dengan pengawasan atau
control dari pimpinan sekolah.
Penulis Sistem apa yang dilakukan dalam proses penyimpanan arsip?
Narasumber
Kalau untuk arsip misalnya arsip kepegawaian itu ya pakai abjad
yang gunanya nanti untuk mempermudahkan mencari nama, mm
itu pakai nama depan abjadnya untuk surat keluar, untuk surat
masuk ada seperti tanggal, tahun, nomor surat masuk itu ada surat
masuk umum, surat masuk dinas itu juga disendirikan juga itu,
nanti di nomor 1 ada jenis surat masuk dinas, sebelumnya surat
masuk dari dinas tahun berapa, kemudian yang surat masuk
umumnya diberikan kodenya sendiri. Sedangkan surat untuk
sekolah juga ada, jadi dibuatkan berdasarkan jenis dan sifat surat
itu sendiri.
Peneliti Bagaimana dengan sistem pengawasan yang dilakukan manager
kearsipan?
Narasumber Itu kita melakukannya seperti kegiatan monitoring, setiap
monitoring itu hanya kita lakukan satu kali dalam satu semester.
Jadi surat keluar itu kita rekap tiap semester, kemudian dari pada
itu surat yang sudah menumpuk itu kita jilid, tetapi dengan
catatan buku surat keluar itu sudah ada. Jadi kalau untuk mencari
dokumen asalnya dari mana, kemudian isinya apa, tanggal berapa
masuknya itu bisa dicari melalui surat buku surat masuk dan buku
surat keluar. Nanti ditiap semester surat masuk dan surat keluar
dijilid, direkap. Itu sih biasanya dilakukan dalam monitoring.

Narasumber, Pewawancara,

Yusmawati, S.Ag Febrianti

NIP. 19720716 199303 200 1 NIM. 1730103018

Lampiran 9. Transkip Wawancara dengan Staf TU Bagian Pengolah Data

 115

Nama : Rizlan Musri, S.H

Jabatan : Staf Tata Usaha Bagian Pengolah Data
Hari / Tanggal : Jum’at/04 Juni 2021
Pukul : 10.15 WIB
Tempat : Ruangan Tata Usaha

Penulis Bagaimana alur dari pembuatan surat mulai dari top to down
setelah surat jadi dan kembali lagi ke atas di MAN 5 Pasaman
Barat?
Narasmube Dalam pembuatan surat ya sama seperti pembuatan surat pada
r umumnya. Langkah pertamanya yaitu pembuatan surat yang
dibuat oleh pegawai tata usaha dengan telah adanya maksud dan
tujuan yang jelas dari isi surat tersebut, lalu kemudian diketik atau
dibuat oleh pegawai tata usaha setelah selesai diketik kita buatkan
diposisi atau disposisi surat namanya, kemudian dari pada itu kita
berikan ke kaur tata usaha untuk pengecekkan, nanti setelah selesai
baru diberikan ke kepala sekolah, setelah di tanda tangani oleh
kepala sekolah surat tersebut kembali ke pegawai tata usaha untuk
dibuatkan penomorannya yang dibuatkan ke penomoran surat
keluar, setelah itu digandakan terlebih dahulu lalu kemudian baru
kita kasih stempel setelah itu kita agendakan ke dalam buku
agenda surat keluar dan kemudian diberikan kepada yang terkait.
Penulis Bagaimana dengan manajemen penciptaan arsip di sekolah?
Narasumbe Manajemen penciptaan arsip adalah proses awal dalam pembuatan
r surat atau dokumen yang memiliki sifat dan jenisnya yang meliputi
surat masuk dan surat keluar. Pada penciptaan arsip misalnya pada
surat keluar yang dilakukan oleh sekolah. Langkah pertamanya
yaitu pembuatan surat oleh pegawai tata usaha dengan telah
adanya maksud dan tujuan yang jelas dari isi surat yang diketik
dengan melalui beberapa tahapan pembuatan surat kemudian
suratnya sudah jadi selanjutnya disposisikan diagendakan dan
diberikan kepada yang terkait.
Penulis Seperti apa yang dilakukan sekolah dalam melakukan penilaian
arsip?
Narasumbe Penilaian arsip dilakukan kembali biasanya pertahun atau awal
r semester.
Penulis Bagaimana pola pengarsipan pada tahapan penciptaan arsip di
MAN 5 Pasaman Barat?
Narasumbe Pola pengarsipan ketika sudah ok lalu kemudian diarsipkan ke
r dalam map, itu berdasarkan jenis dan pengklasifikasian suratnya.
Apapun suratnya biar itu surat keluar ataupun surat keluar itu ada
arsipnya dibuat rangkap dua, yang satu untuk arsip yang satu lagi
sebagai pegangan, nanti akan ada arsip yang ditinggalkan harus
dibuat rangkap dua gitu yaah. Kalau untuk pengarsipan disini kita
melakukannya secara manual saja dengan peralatan dan
 116

perlengkapan yang ada.

Penulis Seperti apa pembuatan atau naskah surat, seperti surat dinas di
MAN 5 Pasaman Barat?
Narasumbe Ohh kalau untuk pembuatan surat dinas sama seperti pembuatan
r surat keluar yang tadi, kan surat dinas termasuk salah satu surat
keluar. Nanti kita ada surat masuk seperti surat undangan rapat
atau surat yang sifatnya harus dihadiridan surat jenis lainnya
biasanya bisa berupa file Wa, Email dan segala jenis macamnya
atau secara langsung memberikan ke sekolah , terlebih dahulu kita
arsipkan atau diagendakan ke dalam buku surat masuk lalu
kemudian surat tersebut diproses dilihat dari isi suratnya apa
tujuan surat tersebut,,aaa biasanya kalau ada lembaran surat tu
biasanya dicatatkan di disposisikan ditelaah kemana arahnya gitu,
kemana arahnya nanti di proseskan oleh kaur, kalo untuk
jenjangnya ya sama yang seperti tadi dimulai kaur, kepala sekolah
dan kembali ke pegawai tata usaha. Setelah selesai prosesnya baru
dibuatkan suratnya. Misalnya kepala sekolah pergi dinas luar dan
setelah itu kepala sekolah membuat surat perjalanan dinas atau
SPD namanya.
Penulis Siapa yang berwenang dalam proses penciptaan arsip?
Narasumbe Dalam proses pembuatan atau penciptaan arsip yang mempunyai
r wewenang akan hal itu yaitu setiap bagian berhak membuat surat,
namun pada pemberian nomor surat harus sesuai dengan
pengaturan dan izin dari tata usaha dan memberikan arsipnya
kepada tata usaha.
Penulis Apakah arsiparis dilakukan secara berkala?
Narasumbe Kalo untuk arsiparis ini kadang itulah, eee pengerjaannya tidak
r pula dilakukan secara berkala gitu. Itu dilakukan ketika misalnya
arsip sudah menumpuk atau hari libur dan senggang saja baru
dilakukan arsiparis.
Penulis Untuk menjaga keselamatan dan keamanan arsip agar mudah
dalam mengaksesnya kembali apa saja yang dilakukan tata usaha?
Narasumbe Menjaganya ya kita bundelkan surat-surat tersebut, kalo misalnya
r surat-suratnya sudah lama kita bundel dan kita simpan lagi tapi
kalo untuk sifatnya sebentar seperti surat yang cepat dibutuhkan
kita masukkan ke dalam map file terlebih dahulu. Untuk
keselamatannya yaa kita simpanya ya seperti itu saja.
Penulis Bagaimana penjagaan arsip yang di lakukan di sekolah?
Narasumbe Penjagaan arsip yang dilakukan yaitu berupa dilakukannya
r pembudelan arsip kemudian disimpan dilemari. Untuk arsip yang
sifatnya masih dibutuhkan dan cepat dibutuhkan dimasukkan
terlebih dahulu ke map file
Penulis Bagaimana langkah-langkah pemusnaham arsip yang dilakukan di
MAN 5 Pasaman Barat?
Narasumbe Yaaa kalau untuk langkah-langkah pemusnahan ya kan biasanya
r waktu atau umurnya sekitar lima tahun itupun kita harus
 117

mengklasifikasikan surat-surat tersebut setelah nanti adanya surat

pemusnahan dari pihak atas baru kita musnahkan. Sebelum
melakukan pemusnahan arsip kita harus membuat berita acara
pemusnahan arsip terlebih dahulu. Biasanya untuk melakukan
pemusnahan arsip ya kita bakar agar nantinya tidak ada masalah
baru yang timbul nantinya.
Penulis Apakah ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan
dan keutuhan arsip?
Narasumbe Yaa bisa dilihat sendiri ya, kalau bicara cukup atau tidaknya yaa
r belum cukuplah belum memadai.
Penulis Ada tidak pak kepala sekolah memberikan motivasi ke pegawai
kearsipan?
Narasumbe Tentu ada, kepala sekolah dan Kaur tata usahapun ada
r memberikan motivasi.
Penulis Bapak sendiri pernah mengikuti pelatihan kearsipan atau
administrasi?
Narasumbe Ada, tapi saya dulu mengikuti pelatihan administrasi di waktu
r tempat saya bekerja dulu, bukan disini.
Penulis Bapak disini bekerja sejak tahun berapa ya pak?
Narasumbe Bapak disini sejak tahun 2016
r

Pewawancara,

Febrianti
NIM. 1730103018
 118

Lampiran 10. Pertanyaan Wawancara dengan Staf TU Bagian Kesiswaan

Nama : Arohto Adrikso
Jabatan : Staf Tata Usaha Bagian Kesiswaan
Hari / Tanggal : Senin/07 Juni 2021
Pukul : 08.00 WIB
Tempat : Ruangan Guru MAN 5 Pasaman Barat

Penulis Bagaimana dengan manajemen penciptaan arsip di sekolah ini

pak?
Narasumbe Manajemen penciptaan arsip dapat berupa surat,surat yang terbagi
r tiga yaitu surat kedinasan, surat umum dan surat perikatan. Untuk
surat dinas yaitu surat yang terkait dengan kedinasan. Surat umum
merupakan surat yang berupa surat masuk atau surat keluar seperti
undangan, surat izin penelitian dan sebagainya.
Penulis Bagaimana pola pengarsipan pada tahapan penciptaan arsip di
MAN 5 Pasaman Barat?
Narasumbe Mmm Kalo dicontohkan ke surat masuk itu dirincikan ada tiga,
r yaitu surat kedinasan, surat umum dan perikatan. Jadi kalo
kedinasan yang terkait dengan dinas, umpamanya ada edaran
seperti pelatian, lalu e ada undangan ataupun ujian sesuatu kan
masuknya ke dinas, ataupun rapat kepala sekolah.
Penulis Bagaimana dengan pengurusan arsip di sekolah?
Narasumbe Pengurusan arsip disekolah ini seperti pendistribusian arsip dan
r pengendalian arsip. Pengurusan arsip dapat dilakukan secara
langsung oleh pihak tata usaha, dengan cara dan metode yang ada
sesuai dengan peraturan yang berlaku di sekolah.
Penulis Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatihan dan
pengembangan dalam rangka peningkatan kualitas di bidang
kearsipan?
Narasumbe Kalau untuk pelatihan ada, namun untuk pegawai guru karyawan
r semuanya kan dituntut untuk mengarsipkan semua kegiatan yang
dilaksanakan baik itu pelatihan ataupun kepanitian acara. Tapi
kalau misalnya guru di tunjuk untuk mengikuti pelatihan guru
tersebut arus membuat laporan pertanggung jawaban atau LPJ,
kemudiam dari pada itu kalo guru ditunjuk sebagai panitia
kegiatan juga arus membuat LPJ, setelah dilaporkan LPJ tersebut
dengan cara menyampaikan didepan forum, kemudian kami selaku
administrasi mengarsipkan data tersebut. Jadi setelah diarsip,
dijilid, kemudian di laporkan kebagian administrasi. Jadi kami
menyimpanan administrasi.
Penulis Apakah kepala sekolah selalu memberikan pembinaan terhadap
kinerja pegawai kearsipan?
Narasumbe Mmm kalo untuk memberikan motivasi beliau selalu memberikan
r motivasi kepada kami atau pegawai di sekolah ini. Beliau selalu
memantau dan menanyakan bagaimana dengan suratnya. Suratkan
 119

termasuk ke dalam administrasi, setelah masuk ke administrasi lalu

di gandakan dan di agendakan. Intinya motivasi ada beliau
memberikan kepada kami, supaya nantikan ketika mencari data
pun juga tidak begitu kesulitan, jadi penataan ataupun cara
pengarsipannya seingga nanti dalam penemuannya kembalimuda
untuk ditemukan.
Penulis Biasanya motivasi dalam bentuk apa pak
Narasumbe Mm seperti umpamanya kepala sekola datang kesini, setiap
r ruangan jadi sambil gimana,,ada kesulitan atau kendala? Arsipnya
sudah di tata?. Intinya si beliau menanyakan kepada kami gitu.
Penulis Kalau untuk sistem penyimpanan arsip yang digunakan bagaimana
?
Narasumbe Untuk sistemnya ada dua metode yaitu arsip manual seperti ini,
r kemudian ada yang di komputer. Kalo untuk komputer hanya
pencatatan untuk melihat data real tapi kalau untuk bukti itu kan
ada arsip manualnya, arsip ini kan di arsipkan selama lima tahun.
Dan itu pun disesuaikan dengan pengklasifikasian masing-masing
surat.
Penulis Untuk surat masuk dan surat keluar itu disimpan selama tahun ya
pak?
Narasumbe Iya lima tahun, itu dihapus kalo nggak di hapus ya nanti
r menumpuk. Umpamanya kalo ini hilangkan data suratnya data
buku nomor agendakan ada. Disini untuk ruangan penyimpanan
ada, arsip yang disini ya tahunan, kalo sudah satu tahun tidak
digunakan ya istilanya dihapuskan.
Penulis Seperti apa fasilitas yang dibutukan dalam melaksanakan aktivitas
kearsipan?
Penulis Bagaimana dengan penjagaan arsip disekolah pak?
Narasumbe Untuk penjagaan arsip di MAN 5 Pasaman Barat pegawai tata
r usaha melakkan penyimpanan ditempat yang khusus untuk arsip
yang sangat penting dan tidak semua yang dapat meminjamnya.
Penulis Bagaimana sistem pengawasan yang dilakukan kepala sekolah?
Narasumbe Kalo untuk pengawasan ya dilakukan secara bersama-sama. Disini
r tidak ada istilanya ditangani bersama-sama hanya saja dilakukan
sesuai dengan bidangnya. Untuk surat menyurat ini kan sudah ada
yang bertanggung jawab seperti saya sendiri, bapak Milka, bapak
Ilan dan buk Yus ada tugasnya sendiri, tetapi kalo nanti
umpamanya pak Milka dan pak Ilan tidak ada ya harus bisa
menangani itu. Jadi tidak harus ketergantungan, jadi semua harus
mengawasi, saling membantu. Semuanya disini harus bisa
bekerjasama semuanya, jadi tidak harus sesuai dengan jobnya
masing-masing. Biasanya juga kepala sekolah melakukan supervisi
sebagai bentuk pengawasan yang kepala sekolah lakukan. Nah
untuk jadwal supervisinya kepala sekolah melakukan sebanyak
dua kali dalam setahun atau satu kalo persemester. Itu juga
dilakukan ke seluruh tenaga pendidik dan tenaga kependidikan di
 120

madrasah ini.
Penulis Proses apa yang digunakan dalam penyimpanan arsip?
Narasumbe Ya kira-kira hampir sama nak, jadi kalau ya tadi untuk langkah-
r langkah untuk pengarsipan ya supaya untuk mendokumentasikan
data-data yang kira-kira itu sebagai arsip itu kita simpan.
Penulis Lalu bagaimana dengan prosedur peminjaman arsip?
Narasumbe Sampai saat ini kalo untuk peminjaman belum ada, karenakan
r semua yang dibutuhkan diberikan contohnya kesiswaan,
kurikulum, ini sudah punya arsipnya sendiri. Keecuali kalo
memang ada guru yang umpamanya mengikuti pelatihan, itu ada
dibuatkan surat peminjaman, difotokopi dan setelah selesai
dikembalikan lagi.
Penulis Bagaimana dengan pemeliharaan arsip agar tetap terjaga?
Narasumbe Untuk penyimpanannya itu ada tempat khusus yang mungkin
r rasanya jika terkena tetesan air hujan karna kan ada tempat
khususnya ya walaupun disekolah ini belum ada ruangan yang
kusus arsip saja, tapi untuk tempat nya alamdulillah terjaga dengan
baik.
Penulis Peralatan yang digunakan dalam melakukan penyimpanan arsip?
Narasumbe Untuk alatnya ya seperti rak, lemari, ada yang dibungkus pakai
r ataupun memakai map, ordner maupun file. Semuanya masuk ke
lemari kemudian dikunci dan untuk kuncinya pun tidak
sembarangan orang yang bisa meminjamnya. Kalau pun nantinya
arsip atau surat yang dibutuhkan ya harus izin terlebih dahulu ke
petugas administrasi.
Penulis Bagaimana dengan proses penyusutan arsip yang dilakukan?
Narasumbe Penyusutannya yaitu dengan cara kita seleksi terlebih dahulu atau
r kita pilah-pilah atau di klasifikasikan itu pun harus diketahui oleh
kepala sekolah dan harus pula ada suratnya. Jadi umpamyanya
guru menyerakan RPP, rencana pemberlajaran, itu mau diambil
beberapa tahun disitu, “ini sudah ada yang sampai lima tahun ya
dihapus saja atau kita musnahkan”, nanti yang baru disimpan.
Kalau umpamanya ada penghapusan itu juga nanti akan ditulis,
seperti punya guru RPP dari tahun sekian sampai tahun sekian
dihapus. Karena sudah ada yang terbaru. Tapi ada yang dari
berdirinya sekolah ini sampai saat ini tidak bisa dihapus.
Penulis Arsip yang seperti apa ya pak?
Narasumbe Seperti formulir, buku induk, itu nggak bisa formulir siswa baru
r itu lo nak. Nah itu nggak bisa dihapus, karena kami selama disini
kami belum pernah menghapus formulir itu atau buku induk.
Penulis Bagaimana proses penyimpanan arsip di sekolah
Narasumbe Proses penyimpanan arsip yang digunakan yaitu proses
r penyimpanan arsip yang biasa kebanyakan orang lakukan. Untuk
langkah-langkah pengarsipan itu disesuaikan dengan ketentuan
yang ada supaya untuk mendokumentasikan data-data yang kira-
kira itu sebagai arsip itu disimpan.
 121

Penulis Bagaimana dengan penilaian arsip di MAN 5 Pasaman Barat?

Narasumbe Penilaian arsip kurang lebih dilakukan lima tahun sekali. Penilaian
r arsip dilakukan sesuai dengan jenis dan isi dari arsip tersebut.
Penulis Seperti apa penyusutan arsip di sekolah?
Narasumbe Manajemen penyusutan arsip yaitu dengan cara menyeleksi
r terlebih dahulu, atau melakukan klasifikasi ataupun memilah arsip
mana yang akan dimusnahkan dengan adanya sepengetahuan dan
perizinan dari kepala sekolah.
Penulis Bagaimana dengan sistem pelayanan yang digunakan untuk
memenuhi harapan pelanggan?
Narasumbe Yang jelas kalo untuk memenuhi hal tersebut, tetap melihat
r konsekuensinya ini pertamakan suratnya itu masuk gitu ya nak,
jadi ada promo ada lomba itu surat umum akan mengadakan
lomba. Itu diberikan waktu pendaftaran sampai tanggal sekian.
Nah surat ini sudah dibagikan ke bidang masing-masing, surat itu
lalu diberikan juga ke guru bersangkutan. Nah ini silakan edarkan
surat tersebut lalu diberikan ke yang bersangkutan dan silahkan
dipersiapkan apa-apa saja yang harus dipersiapkan. Setelah itu
melakukan pendaftaran ada pendaftaran yang bersifat kolektfi lalu
diserahkan ke guru kemudian guru tersebut menghubingi panitia
lomba tersebut. Jadi seperti inilah pelayanan kepada publik atau
mengadakan gitu nak intinya selalu melakukan komunikasi dan
memberikan informasi kepada seluruh guru.
Penulis Hambatan apa saja yang bapak hadapi sehubungan dengan
pelaksanaan kearsipan?
Narasumbe Ya kalau untuk hambatannya yaitu masalah penyimpanannya nak,
r kan penyimpanan itu walaupun lima tahun ya tetap pasti
tempatnya juga kurang nak, karena lama-lama kan nggak tambah
susut malah tambah banyak suratnya apa lagikan ruangan
penyimpanan arsip disini ya belum memadai gitu lah nak. Namun
dari pada itu kami selalu berupaya untuk penyimpanan-
penyimpanan arsip itu supaya tidak ee ada kerusakan. Satu yang
diharapkan adalah fasilitas atau sarana dan prasarana yang lain
yang memadai, untuk pengarsipan tersebut, jadi seperti lemari
harus ditambah.
Penulis Apakah pegawai kearsipan mengikuti kegiatan pelatiahan dan
pengembangan dalam rangka peningkatan kualitas di bidang
kearsipan?
Narasumbe Ya kalau untuk pelatihan saya rasa ada nak, cuman kalo saya
r sendiri belum mengikuti hal tersebut. Tapi kalo saya nggak salah
pak Ilan pernah mengikuti pelatihan, mungkin bapak tersebut bisa
menjabarkan lebih lanjut.
Penulis Apakah kepala sekolah melakukan pembinaan sekolah selalu
memberikan pembinaan terhadap kinerja pegawai kearsipan?
Narasumbe Kalo pembinaan secara umum iya, pelatihan biasanya. Jadi kita
r nanti pelatihannya itu pelatihan yang diadakan sekolah untuk
 122

karyawan. Misalnya kan nggak selalu tentang ini tapi melalui

motivasi kayak gitu biasanya. Karena kita jarang ikut pelatihan
karena administrasi itu Rakernya itu berbarengan dengan
pembagian SK tugas ngajar. Jadi biasanya buk yus saya yang
mengerjakan SK dulu,sementara yang lainnya itu melakukan
pelatihan atau buk Yus disini mengerjakan SK saya sama pak Ilan
nanti ikut kepanitiaan Praker itu sendiri, jadi malah kita nggak ikut
pelatihannya karena disitu kita jadi EO nya.
Penulis Kalau seperti pihak dinas belum pernah mengadakan pelatihan gitu
ya pak?
Narasumbe Pelatihan seperti itu pernah, namun saya sendiri belum mengikuti.
r
Penulis Pendekatan apa saja yang dilakukan pihak tata usaha dalam
melakukan pelayanan administrasi di sekolah?
Narasumbe Pendekatan personal ya, karena nggak perlu pendekatan siih untuk
r itu kan pelanggan itu sendiri yang nantinya mendekati kita. Yaa
melakukan pelayanan yang sesuai dengan peraturan yang ada dan
berusaha memberikan pelayanan yang terbaik bagi mereka.
Walaupun nantinya tidak semua yang dapat menerima pelayanan
dari kami, ya yang namanya manusiakan penilaian masing-
masingnya berbeda kan. Namun tentulah kita disini memberikan
pelayanan yang sesuai dengan ketentuan yang ada.
Penulis Seperti apa pelayanan publik yang dilakuakn tenaga tata usaha?
Narasumbe Mengenai pelayanan yang diberikan pegawai tata usaha kepada
r pelanggan yakninya memenuhi sesuai dengan harapan mereka
tetap melihat konsekuensinya. Misalnya adanya surat masuk
tenyang adanya sebuah promosi atau perlombaan seterusnya
pegawai tata usaha akan memprosesnya, kemudian surat tersebut
diberikan kepada guru-guru yang bersangkutan nanti guru akan
mempersiapkan segala sesuatu yang harus dipersiapkan. Jadi
pelayanan yang dimaksud ini adalah melakukan komunikasi dan
memberikan informasi kepada seluruh guru. Sebagai tenaga dari
tata usaha kami selalu berupaya memberika pelayanan yang sesuai
dengan ketentuan yang ada.

Pewawancara,

Febrianti
 123

Lampiran 11. Transkip Wawancara dengan Guru

Nama : Debi Lestarini, S.Pd
Jabatan : Guru MAN 5 Pasaman Barat
Hari / Tanggal : Senin/07 Juni 2021
Pukul : 10.00 WIB
Tempat : Ruangan Guru MAN 5 Pasaman Barat

Penulis Seperti apa tahapan yang dilakukan guru ketika membutuhkan

arsip?
Narasumbe Kalo misalnya wali kelas yang melakukan peminjaman arsip walas
r meminta data ke tata usaha, nanti kita akan melakukan misalnya
kita melakukan peminjaman maka kita juga harus membuat surat
izin peminjaman arsip yang telah disediakan oleh tata usaha.
Penulis Peran kepala sekolah terhadap manajemen kearsipan?
Narasumbe Yaa pada dasarnya kepala sekolah sangat berpengaruh atau sangat
r berperan di berbagai lapisan sekolah yahh, karna apapun yang
terjadi di sekolah orang pertama yang bertanggung jawab tentu yaa
kepala sekolah. Baik buruknya sekolah itu tergantung kepada
bagaimana kepala sekolah memimpin sekolah yang ia pimpin.
Begitu juga dengan manajemen kearsipan yahh. Baik buruknya
tatanan pengelolaan kearsipan di sekolah itu juga tergantung kepada
bagaimana kepala sekolah memanajemen kearsipan sekolahnya,
walaupun nantinya kepala sekolah tidak bekerja sendiri, yang mana
nanti akan dibantu oleh kaur tata usaha sekolah. Jadi pada intinya
kepala sekolah sangat berpengaruh dan sangat berperan penting
terhadap manajemen kearsipan sekolah
Penulis Seperti apa pencipataan arsip di sekolah?
Narasumbe Kalo untuk penciptaan arsip trus kita data nanti ada blangko yang
r kita bikin terus kita carikan ke siswa lalu mengarsipkannya nanti
kita melakukan pengumpulan lalu nanti kita sebagai wali kelas baru
kita bukukan,
Penulis Bagaimana penggunaan dan pemeliharaan arsip di sekolah?
Narasumbe Manajemen penggunaan dan pemeliharaan arsip merupakan
r penggunaan atau pemanfaatan arsip serta penjagaan arsip supaya
arsip tetap terjaga keutuhannya walaupun digunakan. Kalo untuk
penggunaan arsip ya kita sebagai guru disini pernah menggunakan
arsip, misalnya saat melakukan pendataan biodata siswa kita
membutuhkan bantuan dari tenaga tata usaha khususnya di bagian
kesiswaan.
Penulis Seperti apa penyusutan arsip di sekolah?
Narasumbe Mmm untuk penyusutan arsip sii sibuang saja sii
r
Penulis Pelayananan seperti apa yang didapatkan ketika guru membutuhkan
arsip?
 124

Narasumbe Baik, kan itu dia karnakan tata usaha ya memangkan disitu
r tugasnya.
Penulis Apakah pegawai kearsipan mampu dalam mengkonsep surat
dengan bahasa yang baik dan benar?
Narasumbe Bisa, baik. Sejauh ini mereka melakukannya dengan baik dan
r jugapun mereka telah dibekali dengan baik. Dan kebetulan juga
pegawai kearsipan itu juga kuliah.
Penulis Apakah pegawai kearsipan mampu mengklasifikasikan surat
dengan cepat dan rapi?
Narasumbe Iyaa, mereka telah mampu mengklasifikasikannya dengan cepat dan
r rapi karena kan mereka sudah mempunyai kode-kode tertentu untuk
surat. Kan pada pembagian suratnya seperti surat tugas, surat
undangan dan sebagainya itu kan mereka sudah ada panduannya
dan saya rasa mereka tahu akan hal itu. Contohnya hari ini
memberikan surat undangan untuk pemberitahuan kepada siswa
nah nanti dibuatkan nomor suratnya lalu diagendakan gitu atau
kode surat suratnya dan kemudian untuk surat masuknya pun ada
bukunya untuk melakukan arsip dan sudah tertata dengan rapi atau
dibukukan dengan baik.
Penulis Apakah pegawai kearsipan mampu menyimpan arsip secara
sistematis sehingga mudah ditemukan kembali?
Narasumbe Mmm yaa begitulah, saya rasa mereka sudah mampu akan hal itu.
r Kan nama-nama atau pengklasifikasian suratkan ada tu. Dan
mereka pun ada beberapa orang yang telah dibagi tugasnya masing-
masing dan juga pengklasifikasian sesuai dengan jenis suratnya
seperti ada yang namanya surat surat tugas, surat undangan, ada
surat keputusan, ada surat pemberitahuan dan jenis surat lainnya.
Penulis Apakah pegawai kearsipan ramah dalam melakukan pelayanan?
Narasumbe Iyaaa, mungkin adek sendiri bisa menilainya sendirian, dan lagian
r pula persepsi orang dalam menilai sesuatukan berbeda-beda. Kalo
ibusi sebagai guru disini menilainya baik. Ditambah lagikan kita
disini juga sama-sama bekerja dan berada ditempat yang sama dan
juga kita sering melakukan interaksi yahh. Jadi kita disini intinya
saling menghargai aja antara satu dengan yang lain.
Penulis Layanan apa saja yang diberikan oleh pegawai kearsipan terhadap
guru di sekolah?
Narasumbe Pelayanannya kalau kita butuhkan seperti ATK diberikan, kalau
r butuh data diberikan kan data siswa kan ada di data emis kan
dibagian Tata Usaha. Tentunya kita mendapatkan misalnya ada
pemberitahuan atau informasi mereka menyampaikan secara cepat
kepada kami informasi tersebut supayakan nanti kita tidak
ketinggalan informasi terbaru gitu. Atau kemudian adanya surat
tugas untuk mengangkat sebuah acara, otomatiskan dibuatkan
kepanitiannya. Terus misalnya adanya acara melakukan seminar itu
dibuatkan suratnya begitu juga dengan pelatihan-pelatihan. Pada
dasarnya pelayanan yang diberikan kepada kami tenaga pendidik
 125

itu yaa sesuai la dengan kebutuhan kami para guru.

Penulis Apakah pegawai kearsipan cekatan dan teliti dalam melakukan
tugasnya?
Narasumbe Iya. Walaupun nantinya adanya keterlambatan sedikit dalam
r membuatnya ya kan namanya juga manusia, kadang suka begitulah.
Tapi sebenarnya mereka selalu mengerjakan tugas mereka itu
sesuai dengan kemampuan yang mereka miliki. Lagian pulakan
mereka tidak berkerja sendiri, ada kepala sekolah yang nantinya
akan merevisikan atau memberikan masukan, ada kami para guru
juga, dan tenaga kearsipan yang lainnya.
Penulis Apakah pegawai kearsipan mampu menata arsip dengan cepat dan
sedikit kesalahan?
Narasumbe Ya dalam pekerjaan tidak sepenuhnya berjalan dengan mulus-
r mulus aja, namunkan kita juga dituntut untuk melakukan dengan
sedikit kesalahan. Nah disinilah letak kerjasama antar mereka,
bagaimana supaya setiap surat yang dibuat itu tidak ada kesalahan
sedikitpun, karna gini kalo misalnya ada surat yang mereka
keluarkan salah, baik dalam pengetikan maupun apapun itu, itukan
yang salah bukan orang yang membuat suratnya melainkan nama
sekolah kita yang akan kena dan itukan kepala sekolah yang akan
disalahkan juga. Jadi dalam proses pembuatan surat itu harus dicek
terlebih dahulu. Dan saya rasa tata usaha telah melakukannya
dengan baik dan benar.
Penulis Apakah Alat Tulis Kantor (ATK) disekolah sudah lengkap?
Narasumbe Yaaah lumayann,, mmm lumayanlah menuju lengkap
r
Penulis Apakah pegawai kearsipan mampu mengoperasikan komputer
untuk mempercepat tugas kearsipan?
Narasumbe Iyaaa, kitakan sudah ada personel-personel yang mampu
r mengoperasikan komputer dengan baik dan mereka juga telah ada
tugasnya masing-masing. Insyaallah petugas tata usaha itu sudah
mampu mengoperasikan dengan baik. Dilihat juga mereka pun
telah melakukan atau mengikuti pelatihan-pelatihan.
Penulis Apakah ruangan penyimpanan arsip dapat menjamin keamanan dan
keutuhan arsip?
Narasumbe Mmm ya kalau ruangan Tata Usaha ya ada lah, arsip kan sifatnya
r fisik itu disimpan diruangan yang memadai, diletakkan di dalam
lemari.

Pewawancara,
 126

Febrianti

Lampiran 12. Dokumentasi Saat Penelitian

(Gedung sekolah) (Ruang Tata Usaha)

(Wawancara Bersama Kepala Madrasah) (Wawancara Bersama Staf TU)

 127

(Wawancara Bersama Kaur TU) (Wawancara Bersama Staf TU)

(Wawancara Bersama Guru) (tempat penyimpanan arsip umum)

(Tempat Penyimpanan Arsip Siswa) (Penyimpanan Arsip Pendidik dan Tenaga

Kependidikan)
 128

Lampiran 13. Surat Izin Penelitian

 129

Lampiran 14. Rekomendasi Izin Penelitian

 130

Lampiran 15. Surat Balasan Sudah Menyelesaikan Peneleitian

131