JIES: Journal of Islamic Education Students

Volume 1 Issue 1 (2021) Pages 1-10

Website: http://ecampus.iainbatusangkar.ac.id/ojs/index.php/jies
Email: jies@iainbatusangkar.ac.id
P-ISSN: ; E-ISSN:
ANALYSIS OF ARCHIVES STRUCTURE IN ADMINISTRATIVE
SERVICES IN MAN 5 WEST PASAMAN

Febrianti1 , Hafulyon 2
Manajemen Pendidikan Islam, Institut Agama Islam Negeri Batusangkar, Indonesia
email : vebriy0599@gmail.com 1, hafulyon@gmail.com2

Article info Abstrak

Tujuan dalam penelitian ini untuk mengetahui proses penciptaan arsip,
Article History penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan pemusnahan arsip serta bagaimana
Recieved: penerapan manajemen kearsipan dalam pelayanan administrasidi MAN 5
-/-/2021 Pasaman Barat. Jenis penelitian yang penulis gunakan adalah jenis penelitian
Accepted: lapangan, untuk mendapatkan data-data dari permasalahan yang diteliti. Teknik
19/08/2021 pengumpulan data yang penulis gunakan adalah observasi, wawancara dan
Published: dokumentasi. Sumber data berasal dari Kepala MAN, Kaur Tata Usaha, staf Tata
-/-/- Usaha dan Guru di MAN 5 Pasaman Barat. Teknik analisis data yang penulis
gunakan adalah reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Hasil
 penelitian ditemukan bahwa Penciptaan arsip, diciptakan secara internal dan
Corresponding author eksternal. Pada penggunaan arsipnya mempunyai kebijakan dalam penggunaan
arsip dengan cukup baik, dalam pemeliharaanya arsip menggunakan sistem
nomor, sistem subjek, sistem numerik bahkan menggunakan sistem kronologis.
Penyimpanan arsip belum didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai.
Pemusnahan arsip dilakukan dengan dua cara yaitu disimpan dan di bakar setelah
dilakukannya penilaian arsip yang dilakukan oleh madrasah tanpa melibatkan ahli
kearsipan kemudian, penerapan manajenem kearsipan dalam pelayanan
administrasi proses administrasi sekolah sudah mulai baik dalam pelayanan
administrasi sekolah, pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan secara bersama-
sama tanpa dilakukan suatu perencanaan dan pengorganisasiannya pun belum
menerapkan arsiparis arsip.

Kata Kunci: Analsis Arsip; Pelayanan Administrasi; MAN.

Abstract

The purpose of this study was to determine the process of creating archives, using
and maintaining archives, and destroying archives and how to apply archive
management in administrative services at MAN 5 Pasaman Barat. The type of
research that the author uses is a type of field research, to obtain data from the
problems studied. Data collection techniques that the author uses are
observation, interviews and documentation. Sources of data came from the Head
of MAN, Head of Administration, Administrative staff and Teachers at MAN 5
Pasaman Barat. The data analysis technique that the writer uses is data
reduction, data presentation and conclusion drawing. The results of the study
found that the creation of archives was created internally and externally. In the
use of archives, there is a policy in using archives quite well, in maintaining
archives using a number system, subject system, numerical system and even using
a chronological system. Archive storage has not been supported by adequate
facilities and infrastructure. The destruction of archives is carried out in two
ways, namely stored and burned after an archive assessment carried out by the
madrasa without involving an archivist expert then, the application of archive
management in administrative services, the school administration process has
started well in school administration services, the implementation of archive
management is carried out together without any planning and organization has
not yet implemented the archivist archives.

Keywords: Archive Analysis; Administrative Services; MAN.

1
 Analysis Of Archives Structure In Administrative Services In Man 5 West Pasaman

PENDAHULUAN
Pengelolaan arsip sebagai bagian penting untuk menunjang kualitas administrasi
di lembaga pendidikan. Apabila manajemen kearsipan bagus, pelayanan administrasinya
bagus maka ini akan mampu menunjang pencapaian tujuan pendidikan di lembaga
pendidikan. Kegiatan administrasi akan lebih efektif apabila didukung dengan
manajemen yang baik. Administrasi adalah rangkaian kegiatan bersama sekelompok
manusia secara sistematis untuk menjalankan roda suatu usaha atau misi organisasi
sehingga dapat terlaksana sebagaimana yang telah direncanakan, diorganisasikan,
digerakkan, dikendalilkan, dan diawasi sehingga tercapailah tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Hasil penelitian yang dilakukan oleh Devi Melta Sari (2020) menunjukkan
bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan belum maksimal dilakukan di sekolah.
Padahal pelaksanaan manajemen kearsipan yang baik dapat menjadikan manajemen
kearsipan di sekolah berjalan dengan baik dan rapi.Pelaksanaan manajemen kearsipan
yang baik dapat memudahkan staf tata usaha dalam mengelola kearsipan di sekolah.
Beraneka macam cara dilakukan untuk pengelolaan arsip yang baik dalam setiap
instansi, mengarsipakan dokumen penting dalam bentuk softfile maupun hardfile
dilakukan tetapi tidak seutuhunya tertata rapi, karena masih banyak ditemukan dokumen
penting sulit ditemukan ketika diperlukan. Arsip harus dikelola dengan baik dengan
tujuan untuk membantu pekerjaan suatu instansi dalam pencapaian tujuan.Apabila
kearsipan suatu instansi tidak tertata rapi, maka pegawai atau staff instansi
akankesulitan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat
(Devi Melta Sari, 2020).
Masalah dalam bidang kearsipan biasanya yang sering terjadi yaitu jumlah arsip
yang terus bertambah, tempat penyimpanan yang terbatas, kertas yang mudah rusak.
Maka diperlukannya pengelola arsip agar tetap aman dan terjaga, jika pengelolaan arsip
tidak dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada maka akan terjadi pemborosan
tenaga, biaya dan waktu. Jadi dalam pengelolaan arsip dibutuhkan SDM yang cakap dan
berkompeten agar arsip tetap aman, terjaga dan mudah ditemukan kembali secara tepat
dan cepat bila diperlukan
Pada penataan arsip masih dilakukan apabila arsip sudah menumpuk dan
dilakukan pada waktu luang serta dilakukan gotong royong bersama yang melibatkan
warga sekolah seperti tenaga kependidikan, guru dan siswa.Dilihat dari segi
pengorganisasian belum diterapkannya arsiparis pada kearsipan melainkan semua tugas
itu dibebankan kepada pegawai tata usaha.Dari segi pelaksanaan pengelolaan arsip
dilakukan secara bersama-sama tanpa dilakukan suatu perencanaan. Sedangkan dalam
bentuk pengawasan arsip kepala sekolah ikut andil dalam melakukan pengawasan arsip
berupa menanyakan secara langsung ke bagian tata usaha tentang surat-surat.
Berdasarkan hasil penelitian analisis penataan kearsipan di MAN 5 Pasaman
Barat meliputi kegiatan penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip,
penyimpanan arsip dan pemusnahan arsip. Oleh karna itu tentang analisis penataan arsip
dalam pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat

JIES: Journal of Islamic Education Students, x(x), xxxx |2

 Analysis Of Archives Structure In Administrative Services In Man 5 West Pasaman

METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang penulis gunakan adalah jenis penelitian lapangan (Field
Research), untuk mendapatkan data-data dari permasalahan yang diteliti. Teknik
pengumpulan data yang penulis gunakan adalah observasi, wawancara dan
dokumentasi. Teknik analisis data yang penulis gunakan adalah reduksi data, penyajian
data dan penarikan kesimpulan. Teknik penjaminan keabsahan data yang penulis
gunakan yaitu ketekunan pengamatan, triangulasi dan menggunakan bahan referensi,
kemudian diuraikan serta melakukan klasifikasi terhadap aspek masalah tertentu dan
memaparkan melalui kalimat yang efektif.
Tujuan penelitian ini untuk menggambarkan fenomena yang terjadi di lapangan
yang terkait dengan penelitian. Penelitian ini akan menggambarkan fenomena yang
terjadi tentang analisis penataan arsip mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, pemusnahan serta pelayanan adminitrasi di MAN 5 Pasaman Barat.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Analisis penataan arsip dalam pelayanan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat.
Bahwa pelaksanaan kearsipan dalam pelayanan administrasi sudah berjalan dengan baik
yang sesuai dengan ketentuan yang telah dibuat oleh madrasah walaupun masih ada
kekurangan yang mesti diperbaiki, semua elemen yang terlibat seperti kepala sekolah,
tenaga tata usaha, guru. Adapun penjabaran dalam pembahasan ini berpedoman pada
pertanyaan penelitian tentang:

Tahap Penciptaan Arsip di MAN 5 Pasaman Barat

Tahap penciptaan arsip di MAN 5 Pasaman Barat dua cara dalam penciptaan
arsip, yaitu pertama adalah penciptaan arsip dalam Madrasah. Penciptaan arsip dalam
madrasah yaitu berupa pembuatan surat-menyurat yang berada dalam madrasah baik
yang dari tata usaha maupun di bagian lainnya yang dijadikan sebagai alat komunikasi
formal. Arsip juga dapat berupa seperti profil madrasah yang akan menjadi sumber
informasi tentang visi, misi, tujuan dan gambaran umum dari madrasah dan data-data
sekolah lain yang memungkinkan untuk diarsipkan sebagai sumber informasi yang akan
dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan madrasah. Kedua arsip yang berasal dari luar
atau arsip yang dicipatakan oleh pihak luar madrasah. Contohnya surat masuk dari luar
sekolah ataupun arsip yang diberikan oleh instansi lain ke madrasah yang mempunyai
kepentingan informasi bagi madrasah.
Kegiatan penciptaan secara internal diciptakan umumya oleh pegawai tata usaha,
sehingga semua arsip terfokus kepada bagian tata usaha. Tahapan penciptaan arsip dapat
dilakukan dengan dua cara, yaitu secara internal dan eksternal. Penciptaan arsip secara
internal dilakukan oleh pihak sekolah yaitu tata usaha dan bagian-bagian yang ada
disekolah. Pembuatan surat oleh tata usaha bisa langsung melakukan penciptaan arsip
setelah adanya persetujuan oleh kepala sekolah dan dapat langsung diarsipkan di bagian
tata usaha. Namun jika bagian lain yang menciptakan arsip harus meminta nomor surat
pada bagian tata usaha, meminta persetujuan kepala sekolah, memberikan arsip kepada

JIES: Journal of Islamic Education Students, x(x), xxxx |3

 Analysis Of Archives Structure In Administrative Services In Man 5 West Pasaman

tata usaha dan mengarsipkan untuk bagiannya. Penciptaan arsip secara eksternal dapat
berupa surat yang diterima dari pihak luar sekolah baik secara individu ataupun
kelompok/organisasi atau lembaga lainnya. Mengingat kegiatan madrasah yang tidak
hanya berjalan dalam waktu yang singkat dan tidak memiliki satu kegiatan saja
sehingga penciptaan arsip tidak dapat disentralisasikan dan terjadila desentralisasi
dalam pemciptaan arsip.
Penciptaan arsip secara desentraslisasi mempunyai prosedur yang tetap menjaga
keberadaan tata usaha sebagai sentral kearsipan, yaitu sebelum membuat surat meminta
nomor surat ke bagian tata usaha, membuat surat di bagian masing-masing sesuai
dengan kebutuhan bagian dan meminta tanda tangan sebagai wujud persetujuan kepala
madrasah mengenai tentang penciptaan arsip serta menggandakan arsip yang sudah
disetujui kepala sekolah, sebagai arsip untuk bagian masing-masing dan juga arsip bagi
tata usaha.
Untuk penciptaan arsip secara eksternal salah satunya adalah dengan penerimaan
surat dari instansi lain. Penerimaan surat ini hanya terfokus kepada tata usaha, sehingga
surat yang masuk memang terfokus kepada tata usaha. Jika surat ditujukan kepada
bagian lain maka tata usaha akan menyampaikan terlebih dahulu surat yang masuk
kepada kepala madrasah dan menunggu arahan kepala madrasah untuk penyerahan surat
kebagian yang berkepentingan. Dengan demikian MAN 5 Pasaman Barat sudah
melakukan penciptaan arsip secara internal dan eksternal.
Pengurusan arsip terdapat dua kegiatan yaitu kegiatan pendistribusian arsip dan
pengendalian arsip. Pendistribusian arsip dilakukan dengan dua cara jika surat ditujukan
untuk guru atau pegawai lainnya akan diserahkan langsung oleh bagian tata usaha dan
jika surat tersebut ditujukan kepada siswa maka akan diserahkan kepada wali kelas atau
ketua kelas. Sedangkan dalam pengendalian arsip dilakukan melalui pertimbangan dan
persetujuan kepala sekolah dalam mengeluarkan arsip atau menerima arsip. Ini dapat
dilihat melalui bentuk naskah surat yang terdapat tanda tangan kepala sekolah dan
stempel yang menjadi salah satu cara kepala sekolah dalam mengendalikan arsip.

Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip di MAN 5 Pasaman Barat

MAN 5 Pasaman Barat mempunyai kebijakan dalam penggunaan yang ada
dibagian tata usaha. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan teori Agus Sugiarto,
bahwa tahap penggunaan arsip dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu penggunaan
arsip secara langsung dalam penyelenggaraan aktifitas sehari-hari. Dalam
pelaksanaannya penggunaan arsip di MAN 5 Pasaman Barat khususnya di bagian tata
usaha hanya diperbolehkan bagi pegawai dari tata usaha, tanpa adanya pihak luar yang
ikur campur dalam pengolahan arsip. Jika ada pihak lain yang membutuhkan arsip maka
dapat menyampaikan pada pihak tata usaha dan akan disediakn oleh pegawai tata usaha
jika arsip itu ada dan diperbolehkan. Begitu pula dengan peminjaman arsip,
peminjamanarsip sangat rentan akankerusakan dan kehilangan arsip sehingga dalam
melakukan peminjaman harus meminta persetujuan dari pihak yang bertanggung jawab

JIES: Journal of Islamic Education Students, x(x), xxxx |4

 Analysis Of Archives Structure In Administrative Services In Man 5 West Pasaman

atas arsip tersebut. Maka dari itu perlu adanya surat izin peminjaman arsip yang telah
disediakan sebelumnya oleh tata usaha.
Sarana dan prasarana yang sudah diperhatikan oleh staf tata usaha MAN 5
Pasaman Barat karena dengan keadaan sarana prasarana sangat mempengaruhi
keamanan, keterjagaan dan keterpeliharaan arsip. Di MAN 5 Pasaman Barat karena
keadaan sarana dan prasaran sangat mempengaruhi keamanan, keterjagaan terpeliharaan
arsip. Di MAN 5 Pasaman Barat sudah memiliki ruangan dengan kondisi yang cukup
baik dan strategis, berada di dekat kantor kepala madrasah dan mudah dijangkau oleh
tamu atau pihak luar yang akan menyampaikan surat.
Namun untuk perlengkapan seperti AC belum ada, sebaiknya untuk ruangan
penyimpanan ruangan yang memiliki kelembapan lingkungan yang stabil agar arsip
tetap aman dan tidak mempercepat kerusakan dari arsip itu sendiri. Untuk mengatur
suhu ruangan memanfaatkan lingkungan yang adaditami pohon supaya tetap stabil
udaranya. Begitupun dengan pemilihan bahan sarana dan prasarana sedang berusaha
untuk menyesuaikan dengan standarnya. Seperti dalam pemilihan lemari yang
seharusnya lemari arsip yang berbentuk sperti lemari biasa yang terdiri dari susunan
rak-rak biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal lainnya. Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari dari bahaya kebakaran. MAN 5 Pasaman Barat
memiliki lemari untuk penyimpanan arsip yang berbahan kayu, tetapi lemari kayu yang
digunakan cukup untuk menjaga keamanan dari arsip tersebut.
MAN 5 Pasaman Barat secara umum menggunakan sistem penyimpanan
nomor, sistem nomor itu sendiri merupakan penyimpanan arsip dengan mengurutkan
nomor masuk surat. Ini biasanya digunakan dalam penyimpanan surat menyurat, ada
sebagian arsip yang menggunakan sistem subjek misalnya saja dalam penyimpanan
berkas siswa maupun berkas guru. Dalam melakukan penyimpanan arsip supaya
terhindar atau meminimalisir kerusakan arsip, ada beberapa atau faktor-faktor penyebab
kerusakan arsip. Secara umum kerusakan arsip dikelompokkan menjadi dua yaitu faktor
internal dan eksternal.
MAN 5 Pasaman Barat juga mempunyai faktor-faktor penyebab kerusakan arsip
yaitu, faktor internal merupakan faktor yang berasal dari dalam arsip itu sendiri yang
disebabkan oleh lamanya waktu pemakaian sehingga mengakibatkan kerusakan. Bisa
disebabkan dari kertas yang digunakan memiliki kualitas yang kurang baik ataupun tinta
pulpen yang mudah luntur atau memiliki kualitas yang kurang bagus. Selanjutnya faktor
eksternal merupakan faktor kerusakan yang berasal dari luar, yang dipengaruholeh
kelembapan udara, debu yang berlebihan hama dan sebagainya, meskipun hama jarang
terjadi tetapi itu pernah mempengaruhi kerusakan arsip.
Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip di MAN 5 Pasaman Barat dalam
penggunaan arsip semua pihak boleh meminjam arsip sesuai dengan kebutuhan. Untuk
peminjaman arsip tidak boleh dilakukan begitu saja, melainkan harus menjalan prosedur
peminjaman yang telah berlaku yaitu dengan cara pembuatan surat izin peminjaman
arsip yang sebelumnya telah disediakan oleh tata usaha, kemudian peminjam arsip

JIES: Journal of Islamic Education Students, x(x), xxxx |5

 Analysis Of Archives Structure In Administrative Services In Man 5 West Pasaman

mengisi formulir yang telah disetujui oleh staf tata usaha atau tata usaha dan setelah itu
menggandakan arsip yang dipinjam.
Adapun tahapan pemeliharaan arsip yang dilaksanakan dengan melakukan
penyimpanan arsip yang menggunakan sistem dalam penyimpanan arsip yaitu
menggunakan sistem nomor, sistem subjek, sistem kronologis dan disesuaikan dengan
kegunaanya. Penyimpanan arsip juga menggunakan sarana dan prasarana yang
mendukung keawetan dari arsip ini. Namun dari segi tempat penyimpanan sekolah ini
masih memerlukan sarana dan prasana yang mendukung agar arsip tetap terjaga dan
sempurna penyimpanannya.

Tahap Pemusnahan Arsip di MAN 5 Pasaman Barat

Pemusnahan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit dari unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. (Agus, 2015:
78). Adapun kegiatan penyusutan arsip dapat dilakukan dengan pemindahan kategori
aktif ke inaktif, pemindahan inaktif ke microfilm, penyerahan arsip inaktif ke ARNAS,
kemudian kegiatan pemunasahan arsip.
Penilaian arsip dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan
berapa lama jenis arsip, tujuannya memberikan kepastian berapa lama arsip untuk
disimpan. Setiap kantor atau instansi hendaknya membentuk tim penilai. Tim ini terdiri
dari unit-unit pengolah dokumen yang sesuai dengan bidangnya masing-masing, tim ini
sangat diperlukan karena kemungkinan arsip berasal dari berbagai bidang, sehingga tim
yang terdiri dari beberapa bidang akan lebih memahami dan mengetahui nilai guna
suatu arsip yang sesuai dengan bidangnya.
Untuk mengetahui apakah arsip tersebut masih berguna atau tidak maka
dilakukanlah penilaian arsip untuk membagi arsip-arsip tersebut berdasarkan
golongannya dengan kriteria penilaian tertentu. Dengan demikian penggolongan arsip
menurut persentase nilai gunanya adalah Arsip Vital (persentase nilai 90-100), Arsip
Penting (persentase nilai 50-89), Arsip Berguna (persentase nilai 10-49), dan Arsip
Tidak Berguna (persentase nilai 0-9). Sesuai dengan teori bahwa Agus Sugiarto tahap
penentuan akhir arsip adalah tahap penentuan keberadaan arsip dalam organisasi,
lembaga ataupun instansi apakah arsip tersebut disimpan atau dimusnahkan. Dalam
penentuan nasib akhir ini MAN 5 Pasaman Barat melakukan 2 cara dalam penentuannya
yaitu disimpan dan dimusnahkan.
Arsip yang disimpan jika arsip masih memiliki nilai kegunaan dan masih
memiliki manfaat untuk organisasi, sedangkan arsip yang dimusnahkan jika arsip di
MAN 5 Pasaman Barat sudah tidak memilki kegunaan dan manfaat bagi organisasi.
Adapun cara pemusnahan yang dilakukan yaitu dengan cara dibakar dan dijual. Untuk
arsip yang dibakar merupakan arsip dalam kategori penting, dan dapat mempengaruhi
kepentingan dan keselamatan madrasah maka akan dihancur dengan cara dibakar untuk
menghindari penyalahgunaan arsip. Sedangkan untuk arsip biasa yang tidak terlalu
penting bisa dijual lembaran kertas ketempat barang bekas.

JIES: Journal of Islamic Education Students, x(x), xxxx |6

 Analysis Of Archives Structure In Administrative Services In Man 5 West Pasaman

Tahap pemusnahan arsip dilakukan setelah melakukan penilai dari arsip tersebut.
Setelah dinilai maka akan ditentukan dari nasib akhir arsip tersebut, setelah itu
melakukan penyusutan dan dengan tujuan untuk mengurangi arsip-arsip yang sekiranya
tidak digunakan lagi dan kemudian baru dilakukan pemusnahan arsip yaitu
menghancurkan bukti fisik dari arsip itu sendiri. MAN 5 Pasaman Barat memiliki cara
dalam melakukan pemusnahan yaitu dengan cara dibakar, itu dilakukan agar arsip tidak
dapat dilihat lagi. Maka dapat disimpulkan bahwa tahap pemusnahan arsip di MAN 5
Pasaman Barat dimulai dengan menentukan nasip akhir arsip, penilaian arsip,
penyusutan arsip dan pemunahan arsip.

Penerapan Manajemen Kearsipan Pada Pelayanan Administrasi di MAN 5

Pasaman Barat
Dalam penelitian mengenai pelayanan administrasi sekolah atau administrasi
pendidikan peneliti menggunakan teori dari sudarmanto dan mulyono bahwa menurut
sudamanto penyanan adalah setiap tindakan atau perbuatan yang dapat ditawarkan oleh
suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud
fisik) dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu dan menurut mulyono administrasi
administrasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu,
melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai suatu tujuan
organisasi.
Dalam hal ini, penerapan manajemen kearsipan pada pelayanan administrasi
yang telah terlaksana di MAN 5 Pasaman Barat ini mempunyai dampak positif. Dampak
positif yang dirasakan pengguna arsip yang sering menggunakan arsip yang berada pada
bagian tata usaha. Pengguna arsip merasakan dampaknya bahwa dengan adanya
penerapan manajemen kearsipan akan mempermudah pengurusan arsip dan pelayanan
arsip. Karena dengan adanya manajemen kearsipan, arsip yang ada di tata usaha lebih
terteta atau terkelola dengan baik dan tersecara rapi sehingg dalam menemukan kembali
arsip itu mudah ditemukan. Arsippun akan terjaga keaslian, keamanan dan
keautentikannya.
Adapun pengguna arsip yang ada disekolah MAN 5 Pasaman Barat yiatu warga
sekolah dimulai dari kepala sekolah, tenaga pendidik, tenaga kependidikan, siswa
maupun pegawai di sekolah tersebut. Dalam pengelolaan arsip sekolah membutuhkan
kerjasama dan saling ketergantungan antar satu dengan yang lain atau bagian satu
dengan bagian yang lain. Khususnya terkait data baik data personil maupun data-data
materil. Dengan manajemen kearsipan ini tata usaha MAN 5 Pasaman Barat mampu
mengarsipkan kumpulan arsip yanghampir dari dari seluruh bagian dengan adanya
penggandaan arsip kebagian tata usaha. Tentu semua ini akan mempermudah proses
kerjasama dengan adanya kelengkapan data yang dimiliki dan kesamaan sumber yang
ada sehingga tujuan sekolah akan tercapai secara efektif dan efisien.
Contoh dari penerapan manajemen kearsipan pada administrasi sekolah adalah
adanya kebijakan-kebijakan baru yang diambil dari arsip yang ada. Misalnya MAN 5
Pasaman Barat mempunyai arsip bahwa peserta didik perempuan lebih banyak dari pada

JIES: Journal of Islamic Education Students, x(x), xxxx |7

 Analysis Of Archives Structure In Administrative Services In Man 5 West Pasaman

peserta didik laki-laki. Sehingga MAN 5 Pasaman Barat mempunyai perencanaan

(planning) untuk meningkatkan minat peserta didikan laki-laki untuk masuk ke MAN 5
Pasaman Barat ini. Yaitu dengan caramemperbanyak kegiatan ekstrakurikuler misalnya
ektrakurikuler olahraga (organizing) bagi peserta didik laki-laki, sehingga dapat
menambah minat. Dan akan dievaluasi (evaluation) melalui hasil arsip pada penerimaan
siswa setiap tahunnya untuk dijadikan evaluasi dalam pada perencanaan untuk
kedepannya. Ini merupakan salah satu contoh dari pengembangan arsip yang ada di Tata
Usaha MAN 5 Pasaman Barat.
Dalam hal ini MAN 5 Pasaman Barat sudah cukup baik dalam penerapan
manajemen kearsipan pada pelayanan administrasi. Walaupum masih ada kekurangan
yaitu kuranganya personal dalam pengolahan atau sumber daya manusia untuk
mengolah arsip dengan arsip yang bertambah tiap tahunnya namun tempat penyimpanan
yang kurang. Dalam pelayananan administrasi di MAN 5 Pasaman Barat tengah
melakukan upaya perbaikan pelayanan administrasi salah satunya dengan adanya
pembinaan dari ahli dan kepala sekolah langsung mengawasi kinerja dari tata usaha.

KESIMPULAN
Analisis penataan arsip di MAN 5 Pasaman Barat itu dimulai dari tahap penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan pemusnahan arsip. Penciptaan arsip di
MAN 5 Pasaman dapat di ciptakan langsung oleh sekolah yang berpedoman sesuai
kebijakan madrasah dan dapat tercipta dari luar sekolah. Penggunaan arsip semua
elemen madrasah boleh menggunakan arsip dengan adanya surat peminjaman namun
pada tahapan ini tidak semua elemen yang melaksanakannya karena kurangnya
kesadaran dan pengawasan dari madrasah tersebut. Pemeliharaan arsip dilakukan
dengan sarana dan prasarana yang seadanya, alat penyimpanan arsip tesebut harus lebih
diperhatikan karena arsip terbuat kertas dan mudah rusak, maka dari dibutuhkan
peralatan dan sistem penyimpanan yang sesuai dengan pedoman yang ada dan didukung
oleh sarana dan prasarana yang memadai. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara
dibakar atas kebijakan yang madrasah buat. Penerapan manajenem kearsipan dalam
pelayanan administrasi proses administrasi madrasah sudah mulai baik dalam pelayanan
administrasi madrasah, pelaksanaan pengelolaan arsip dilakukan secara bersama-sama
tanpa dilakukan suatu perencanaan dan pengorganisasiannya pun belum menerapkan
arsiparis arsip.

DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. (2001). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Anggrawati, Dewi. (2004). Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin
Integritas SMK Jilid 1 Berdasarkan Kurikulum. Bandung: CV Amirco.

Barthos, Basir. (1989). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi.Jakarta: Bumi Aksara

JIES: Journal of Islamic Education Students, x(x), xxxx |8

 Analysis Of Archives Structure In Administrative Services In Man 5 West Pasaman

Chairunnisa, Connie. (2016). Manajemen Pendidikan Dalam Multi Perspektif, Jakarta:

PT Raja Gavindo Persada.

Daft, Richard. (2006). Manajemen.Jakarta: Salemba Empat.

Daryanto, H.M .(2008). Administrasi Pendidikan.Jakarta : Rineka Cipta.

Devi Melta Sari.(2020). Manajemen Kearsipan Dalam Ketatausahaan di SMA Al Azhar

3 Bandar Lampung. UIN Raden Intan Lampung.

Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro.(2015). Manajemen Perkantoran Modern.Jakarta:

Rajawali Pers.

Meirinawati, Indah Prabawati, Manajemen Kearsipan Untuk Mewujudkan Tata Kelola

Administrasi yang Efektiff dan Efisien. Surakarta,2015. Di akses pada tanggal
19 September 2015.

Meisono.(2012). Manajemen Organisasi.Bandung: Citapusta Media Perintis.

Muhidin, Sambas Ali.(2019). Teori dan Praktik Sistem Kearsipan. Bandung: CV

Pustaka Setia.

Muflihin, Muh. Hizbul.(2015). Admninstrasi Pendidikan.Klaten : CV Gema Nusantara.

Mulyono, (2008).Manajemen Administrasi & Organisasi Pendidikan. Jogjakarta: Ar-

Ruzz Media.

Peraturan pemerintah republik indonesia nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip

Prabawati, Meirinawati Indah. (2015). Manajemen Kearsipan Untuk Mewujudkan Tata

Kelola ADM Perkantoran yang Efektif dan Efisien. SNAP.

Priansa, Donni Juni. (2017). Manajemen Sekretaris dan Perkantoran Terampil dan
Profesional. Bandung: Pustaka Setia.

Sagala, Syaiful. (2012). Admininstrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: Alfabeta.

Sudarmanto, (2009).Kinerja dan Pengembangan Kompetensi SDM. Yogyakarta:

Pustaka Pelajar.

Sugandha, Dhan. (1984). Manajemen Administrasi Suatu Pendekatan Sistem dalam

Manajemen Perkantoran. Bandung: Sinar Baru Offset.

Sugiarto Agus dan Teguh Wahyono.(2015). Manajemen Kearsipan Modern Dari

Konvensional Ke Basis Komputer. Yogyagkarta: Gava Media

JIES: Journal of Islamic Education Students, x(x), xxxx |9

 Analysis Of Archives Structure In Administrative Services In Man 5 West Pasaman

Sugiyono, (2018).Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif

dan R&D. Bandung: Alfabeta.

Sukoco, Badri Munir. (2006). Manajemen Kearsipan Perkantoran Modern. Surabaya:

Erlangga.

JIES: Journal of Islamic Education Students, x(x), xxxx |10