Manajemen Arsip Dinamis Dalam Meningkatkan Akuntabilitas Sekolah
Mar’atus Sholikah ;
ABSTRACT
Pencatatan adalah salah satu bagian
paling mendasar dari tanggung jawab
sekolah.Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk menyelidiki dan
menjelaskan bagaimana pencatatan
dinamis dapat meningkatkan
akuntabilitas kinerja sekolah.
Penelitian ini menggunakan metode
deskriptif kualitatif dengan
menggunakan model interaktif.
Data dikumpulkan dengan
menggunakan teknik observasi,
wawancara, dan dokumentasi.
Analisis data meliputi reduksi,
penyajian, dan penarikan kesimpulan.
Jumlah informan adalah 3 orang
arsiparis, 11 orang user, dan 1 orang
arsiparis.
Hasil penelitian ini menunjukkan
bahwa akuntabilitas sekolah dapat
ditingkatkan melalui penggunaan
pencatatan dinamis.Salah satu
hambatan dalam pengelolaan arsip
dinamis adalah kurangnya sumber
daya manusia di bagian kearsipan.
Selain itu, sarana dan prasarana
masih belum memadai, dan lokasi
penyimpanan arsip tidak merata.
Selain itu, Arsip Dinamis dapat
menyimpan arsip fisik, menyediakan
dokumentasi otentik saat membuat
laporan kinerja dan akuntabilitas.
CONTACT
<Mar’atus Sholikah>
<Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri
Yogyakarta>
Email:
maratussholikah.2019@student.uny.ac.id
Website:https://journal.unesa.ac.id/
index.php/jpap
1
INTRODUCTION
Peningkatan akuntabilitas sekolah meningkatkan
kepercayaan masyarakat terhadap sekolah.
Selain itu, akuntabilitas juga berpengaruh terhadap
peningkatan kinerja organisasi. Penelitian Pratiwi
(2012) menunjukkan bahwa akuntabilitas di sekolah-
sekolah di Indonesia masih rendah dan kurangnya
dokumentasi yang tepat, sehingga menghalangi
mereka untuk memberikan bukti optimal mengenai
kinerja sekolah. Padahal, sekolah yang efektif adalah
sekolah yang mempunyai akuntabilitas yang
memadai. Azmi (2009) secara empiris menyatakan
bahwa akuntabilitas kinerja suatu organisasi dapat
ditunjukkan melalui arsip yang dikelola suatu
organisasi, karena arsip merupakan bukti sahih
terbentuknya organisasi yang baik. Dan jika sebuah
organisasi tidak memiliki arsip, maka tidak ada
akuntabilitas. Peran arsip penting sebagai sumber
informasi, sebagai bukti dan legitimasi, serta
sebagai rujukan sejarah dalam pengambilan
keputusan organisasi. Oleh karena itu, arsip harus
dikelola dengan baik agar keabsahannya tidak
dipertanyakan.
METHODS AND MATERIALS
Metode kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini
adalah Tohirin (2012) Penelitian Kualitatif oleh
Bogdan dan Taylor, dimana prosedur penelitiannya
menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata
tertulis atau lisan orang dan perilaku yang dapat
diamati.
Data yang dikumpulkan meliputi transkrip
wawancara, catatan lapangan, foto, dokumen, dll.
Subyek penelitian ini adalah pengelolaan arsip
dinamis khususnya pemeliharaan arsip, dan topik
penelitiannya adalah SMK Negeri 1 Kudus, SMK
Taman Siswa, SMK PGRI 1 Kudus.
Analisis data dilakukan secara deskriptif dan kualitatif
dengan menggunakan model interaktif Miles dan
Huberman. Model ini terdiri dari tahapan sebagai
berikut: (1) reduksi, (2) representasi, dan (3)
kesimpulan. Di sisi lain, Triangualas digunakan untuk
teknik analisis data.
Febrika Yogie Hermanto 2
RESULTS
Accountabilities sekolah memegang peranan penting
karena akuntabilitas sekolah merupakan salah satu aspek
penentu mutu sekolah.
Senada dengan penelitian yang dilakukan oleh Bapak
Kardoyo, beliau menyatakan bahwa salah satu parameter
mutu sekolah adalah menyediakan data dan informasi
mengenai nilai, kondisi dan perangkat pendidikan sesuai
dengan sertifikat akreditasi sehingga lembaga tersebut
layak untuk diakreditasi.
Oleh karena itu, pengelolaan arsip memegang peranan
penting bagi sekolah dalam memenuhi kebutuhan data
informasinya.
Penelitian awal menunjukkan bahwa pengelolaan arsip
yang tepat meningkatkan efisiensi dan produktivitas
organisasi (Sutirman, Muhyadi, Surjono, 2018).
Sebab, akreditasi yang baik tentu saja didukung oleh
bukti fisik dokumen yang asli, akurat, lengkap, dan sah.
Adanya catatan atau dokumen yang autentik, akurat,
lengkap dan sah menunjukkan bahwa sekolah
mempunyai pencatatan yang baik dan prosedur yang
tepat.
Figure 1. Pelaksanaan Manajemen Arsip Dinamis di Sekolah
DISCUSSION
Penerapan Manajemen Arsip Dinamis
Sistem penyimpanan arsip dinamis SMK Negeri 1
Kudus, SMK Taman Siswa, dan SMK PGRI 1 Kudus
belum sesuai dengan teori, padahal peraturan
pengelolaan arsip sudah ada.
Namun cara penyimpanan arsip masih belum sesuai
dengan peraturan tersebut.
Arsip hanya disusun dalam binder dan folder dan
disimpan di meja, lemari, dan lemari arsip tanpa
petunjuk penyimpanan, panduan, atau kode arsip
yang tepat.
Sedangkan klasifikasi arsip dinamis SMK Negeri 1
Kudus menggunakan klasifikasi campuran
berdasarkan tanggal, nomor, dan terbitan.
Tujuan klasifikasi arsip adalah sebagai pedoman
dalam pengorganisasian, pengorganisasian, dan
penemuan kembali arsip.
CONCLUSIONS
Berdasarkan hasil observasi, wawancara dan
observasi terhadap serangkaian kegiatan
pengelolaan arsip dinamis, terlihat bahwa penerapan
manajemen arsip dinamis di sekolah sangat penting
dalam menentukan kualitas dan akuntabilitas kinerja
sekolah.
Dalam melaksanakan pengelolaan arsip, sekolah
menerapkan pedoman dan peraturan yang telah
ditetapkan mengenai pengelolaan arsip.
REFERENCES
1. Amrulloh, A. M. K. dan H. P. (2017). The Effect of Village Head
Leadership, Office Facilities, and Compensation on the Performance
of Sukorejo District. Economic Education Analysis Journal (EEAJ),
6, 912–922.
2. Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama.
3. Anggrawati, D. (2004). Creating and Maintaining a Filling
System to Ensure the Integrity for Vocational High School in
Business and Management Skill. Bandung: CV Armico.
4. Azmi. (2009). Bureaucratic reform in the perspective of archiving.
Archival Journal, 4(1), 1–34.