Administrasi Ketata Usahaan Sekolah
Rahmi Suci Nadira (18031164)
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : rahmisucinadira@gmail.com
Abstrak—Administration is a business or activity relating to
the implementation of policies to achieve goals. Administration in
the strict sense is an activity which includes: note-taking,
correspondence, light bookkeeping, typing, agenda, and so on
which are technical in administration organizing a series of
correspondence with all aspects and preparing reports.
Administration in a broad sense is the whole process of
cooperation between two or more people in achieving their goals
by utilizing certain facilities and infrastructure in an efficient and
effective manner.s so that the school can be better and can be
coordinated again.
Keywords—(Understanding, process and role of teachers in
school administration)
I. PENDAHULUAN
Pendidikan merupakan salah satu faktor yang dapat
mendukung kemajuan suatu negara. jika pendidikannya bagus,
maka kemungkinan bangsa itu untuk maju juga besar. Akan
tetapi, bila pendidikannya kurang bagus, maka bangsanya pun
juga sulit untuk maju. Administrasi ketatausahaan merupakan
subsistem organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah.
Ketatausahaan sangat penting karena denagn adanya
ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah subsistem
yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, administrasi
personel, dan lainnya Kegiatan utamanya adalah mengurus
segala bentuk administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat
sampai dengan inventarisasi barang. Bila dilihat dari
pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya menyangkut
kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua
bahan keterangan dan informasi.
II. METODE PENELITIAN
Artikel ilmiah hendaknya disusun dengan metode dan
langkah-langkah yang sistematis untuk memudahkan
melakukan penelitian.Pada artikel ini, peneliti
menggunakan metode yang mana peneliti terlebih dahulu
mengumpulkan bahan kajian dan materi dari berbagai
sumber diantaranya buku, jurnal, artikel, maupun sumber
lainnya yang berkaitan dengan pengertian dan proses
administrasi ketata usahaan sekolah. Dalam merumuskan
masalah , digunakan sebuah metode yang mana metode ini
disebut juga dengan metode SLR (Systematic Literature
Review). Setelah bahan kajian dan materi dikumpulkan,
kemudian diteliti dan dipelajari. Langkah selanjutnya
setelah dipelajari dan diteliti, penulis berusaha
menyimpulkan pengetahuan yang penulis analisis dari
bahan kajian dan materi tersebut. Metode literature ini
bertujuan untuk membantu kita menemukan wawasan,
Administrasi Ketata Usahaan Sekolah, Padang 2020
kebenaran dan juga titik terang dari masalah yang
akan diselesaikan.Kajian Teori dan Pembahasan.
III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Ketata Usahaan Sekolah
Menurut asal katanya, administrasi adalah berasal dari
bahasalatin (Yunani) terdiri atas Ad yang berarti kepada,
Ministrare yang berarti melayani, membantu, dan
memenuhi. Dari perkataan tersebut terbentuk kata benda
Administratio dan kata sifat Administrativus yang
kemudian dalam Bahasa Inggris disebut dengan
Administration.Kata tersebut selanjutnya diterjemahkan
dalam Bahasa Indonesia menjadi Administrasi.Secara
bebas dapat diartikan bahwa administrasi itu merupakan
pelayanan atau pengabdian terhadapsubjek tertentu. Di
Indonesia selain dikenal dengan istilah Administrasiyang
berasal dari Bahasa Inggris dikenal juga dengan istilah
Administratieyang berasal dari Bahasa Belanda. Pengertian
administrasi dalam Bahasa Belanda bersifat terbatasdan
hanya menyangkut sebagian kecil dari pengertian yang
sebenarnya. Administrasi yang mengandung pengertian
sempit itudisebut dengan Ketatausahaan yang diartikan
sebagai “kegiatan penyususunan keteranganketerangan
secara sistematis dan pencatatan
Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam
mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan
yang terhimpun dalam organisasi.Dijelaskan bahwa yang
dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan
tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan,
negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah
orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha (kbbi)
B. Proses Administrasi Ketata usahaan sekolah
Tugas Pokok Urusan Administrasi Ketatausahaan
Melaksanakan ketatatausahaan sekolah dan bertanggung
jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian tugas
sebagai berikut :
a) Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah
b) Pengelolaan keuangan sekolah
c) Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa
d) Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata
usaha sekolah
e) Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f) Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g) Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
1
 h) Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan,
pengurusan ketataushaan secara berkala.
i) Tugas Pokok Bendaharawan Sekolah
1. Pengelolaan surat menyurat
Pengertian Surat dalam rangka mencapai tujuan organisasi
maka kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi
sangat penting. Supaya kerjasamatersebut dapat dilaksanakan
dengan baik perlu adanya bentukkomunikasi. Salah satu
berkomunikasi yang dipergunakan di dalamorganisasi yaitu
dengan cara tulis, seperti surat-menyurat. Dengandemikian
jelas bahwa sangat penting artinya membantu memperlancar
tercapainya tujuan organisasi.
2. Pengelolaan kearsipan Sedangkan kearsipan
adalah proses pengelolaan dimulai dari pembuatan atau
pengumpulan, pengkodeaan arsip dengan menggunakan
sistem tertentu agar pada saat arsip dibutuhkan dapat di
temukan kembali dengan cepat dan tepat
C. Tata RuangKantor/ Sekolah
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris,
yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata
ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
Tujuan
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah
sebagai berikut:
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus
komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap
orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat
melihat staf yang sedang bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap
gerakan karyawan dari meja ke meja.
5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling
mengganggu antara karyawan dengan karyawan
lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh
dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi
tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan
terpendek.
Asas Tata Ruang Kantor/ sekolah
1. Asas Jarak Terpendek Proses tata ruang yang baik
memungkinkan penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor
menempuh jarak sependekpendeknya. Yakni dua titik yang
dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik
diartikan meja tugas pegawai dan titik yang satunya meja
tugas pegawai lainya. Staf persuratan/arsip bertugas
menerima surat masuk, mengagendakan surat masuk dan
keluar, mengarsipkan surat masuk dan keluar. Pada posisi
tengah ditempati oleh staf urusan kesiswaan dan
Administrasi Ketata Usahaan Sekolah, Padang 2020
perlengkapan yang bertanggung jawab terhadap buku
induk siswa, administrasi kesiswaan, perlengkapan dan
barang sekolah. Pada posisi belakang ditempati oleh kepala
tata usaha yang bertangggung jawab terhadap semua
kegiatan keadministrasian sekolah dan melaporkan
kegiatan keadministrasian sekolah kepada kepala sekolah.
2. Asas Rangkaian Kerja Tata ruang kantor yang baik
menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian
pekerjaan yang bersangkutan. Proses pekerjaan harus harus
bergerak majudan bukan bergerak mundur atau menyilang.
3. Asas Segenap Ruangan Tata ruang kantor yang baik
mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada,
sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai.
Hendaknya di sekolah ini memiliki cukup ruang untuk
akftifitas kantor sehingga dapat memperlancar pekerjaan
kantor.
4.Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja Penyusunan tata
ruang kantor yang baik memungkinkan diadakannya
perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa
banyak menelan biaya, waktu, dan proses pekerjaan yang
sedang berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel
dan tidak bersifat permanen
D. Peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah
Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata usaha
adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala
sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan
sebagai bahan keterangan bagi pimpinan. Telah disebutkan
pula bahwa tugas utama guru yaitu mengelola proses
belajar mengajar di sekolah. Sekolah merupakan sub
sistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system
pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen,
komponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang
terjadi di lingkungan kerjanya.
Selain itu peran guru dalam Administrasi
Ketatausahaan sekolah yaitu :
a) Terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam
memberi layanan
b) Menghimpun, mencatat, mengolah, mnggandakan,
mengirim, menyimpan dan menemukan kembali
berbagai keterangan yang berkenaan maupun yang
menunjang penyelenggaraan dan pendidikan di
sekolah.
c) Membantu perkembangan lembaga persekolahan
dengan memberikan masukan-masukan yang bersifat
inovatif dan kreatif dalam meningkatkan kualitas
pelayannan sekolah, baik secara ekternal maupun
internal.
IV. KESIMPULAN
Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem
organisasi, dalam hal ini adalah organisasi sekolah.
Ketatausahaan sangat penting karena denagn adanya
ketatausahaan dapat membantu dan mempermudah
2
subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum, negara dan sebagainya, sedangkan penata usaha ialah
administrasi personel, dan lainnya Kegiatan utamanya orang-orang yang menyelenggarakan taha
adalah mengurus segala bentuk administrasi sekolah, mulai usahamenyangkut semua bahan keterangan dan informasi.
dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi barang.
Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak
hanya menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga Daftar Pustaka
Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam Daryanto. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka
mengelola informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan Cipta.
yang terhimpun dalam organisasi.Dijelaskan bahwa yang Suryosubroto.2004. Manajemen Pendidikan di Sekolah.
dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan Jakarta: Rineka Cipta.
tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan, Soetjipto. 2004. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta

3
Administrasi Ketata Usahaan Sekolah, Padang 2020