KETATALAKSANAAN LEMBAGA PENDIDIKAN

Disusun sebagai tugas mata kuliah Manajemen Pendidikan

Dosen Pengampu:

Khairil Anwar, M.Pd.I

Oleh:

Ikbal Wal Ikram NPM: 1986201007

Matfa Kresna Ma’arifarsyah NPM: 1984202009

SEKOLAH TINGGI KEGURUAN ILMU PENDIDIKAN (STKIP)

MUHAMMADIYAH SAMPIT
TAHUN 2020
DAFTAR ISI
 KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah senantiasa panjatkan kehadirat Allah SWT yang

telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga dapat menyelesaikan
makalah ini guna memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Pendidikan, dengan
judul: “Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan”.

Saya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini tidak terlepas dari
bantuan yang dengan tulus memberikan doa, saran dan tidak kritik sehingga
makalah ini dapat terselesaikan.

Saya menyadari sepenuhnya bahwa makalah masih jauh dari sempurna

dikarenakan terbatasnya pengalaman dan pengetahuan yang saya miliki. Oleh
karena itu, saya mengharapkan segala bentuk saran serta masukan bahkan kritik
yang membangun dari berbagai pihak. Akhirnya kami berharap semoga makalah
ini dapat memberikan manfaat bagi perkembangan dunia pendidikan.

Sampit, Maret 2020

Penulis
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Manajemen pendidkan adalah suatu proses dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan penilaian usaha-usaha
pendidikan dapat mencapai tujuan pendidikan yang telah di tetapkan
sebelumnya.
Lingkungan lembaga pendidikan formal, terlibat sejumlah manusia
yang harus bekerjasama dalam mencapai suatu tujuan. Pengendalian
lembaga tidak dapat dilepaskan dari masalah metode dan alat serta
masalah manusia sendiri yang mampu menerapkan cara kerja yang efektif,
usaha pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha
pendidikan formal sangat diperlukan penerapan ilmu administrasi.
Kegiatan administrasi pendidikan, manajemen pendidikan,
kepemimpinan pendidikan dan supervisi pendidkan pada dasar nya saling
berkaitan, sebagai kegiatan yang dapat menunjang keprofesionalan para
petugas pendidkan dalam mewujudkan tujuan di linkungan lembaga
pendidikan masing-masing.
Setiap petugas pendidik terutama guru tidak cukup hanya dibekali
kemampuan profesionalitas. Mereka juga harus dibekali dengan berbagai
pengetahuan, keterampilan dan keahlian dalam berbagai bidang agar
mampu mewujudkan kerjasama yang efektif bagi pencapaian tujuan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa Konsep Dasar Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan?
2. Apa Saja Fungsi dari Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan?
3. Bagaimana Prosedur Penataan Ketatalaksanaan lembaga pendidikan?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk Mengetahui Konsep Dasar Ketatalaksanaan lembaga
Pendidikan.
2. Untuk Mengetahui Fungsi DarI Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan.
3. Untuk Mengetahui Prosedur Penataan Ketatalaksanaan Lembaga
Pendidikan.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Konsep Dasar Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
Secara morfologis, “tata usaha” terdiri dari dua patah kata yaitu tata dan
usaha. Tata yaitu teratur, tertib, tersusun rapi dan usaha yaitu kegiatan
pekerjaan. Jadi tata usaha berati kegiatan atau pekerjaan yang dilaksanakan
secara teratur, tertib dan tersusun rapi.
Istilah “tata usaha” diterjemahkan dari perkataan Belanda
“Administrarie” (baca; Administrasi), pada umumnya diartikan sebagai
kegiatan “penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan
pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu
ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan
dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi (dalam arti luas) adalah
suatu proses pemanfaatan semua sumber manusia dan material secara
efefktif untuk mencapai tujuan tertentu. Adapun tujuan yang dimaksudkan
dalam ketatausaha kelas, adalah keterangan-keterangan (informasi) tentang
suatu kelas. (Ametembun. 1981: 79-81)
Tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima),
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua
bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini,
maka tata laksana atau tata usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja
tetapi semua bahan keterangan atau informasi (Drs. B. Suryosubroto.
1980: hal 65).
Menurut (Kadari, 1981, hal:54), menyatakan bahwa tata usaha adalah
mengadakan pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi di dalam suatu
organisasi untuk dipergunakan sebagai bahan keterangan (data) bagi
pemimpin dalam mengambil keputusan. Berdasarkan fungsi tersebut,
maka dapat disimpulkan bahwa tata usaha adalah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat, mengadakan, mengirim dan menyimpan
berbagai bahan keterangan untuk keperluan suatu organisasi. Kegiatan tata
 usaha harus menunjang kegiatan administrasi managemen. Oleh karena
itu, kegiatan-kegiatannya harus direncanakan, diarahkan, dikoordinasikan,
dikontrol dan dikomunikasikan agar benar-benar berdaya guna.
Tata Usaha Sekolah merupakan bagian dari unit pelaksana teknis
penyelenggaraan bidang administrasi dan informasi data pendidikan,
keberadaannya perlu dikelola oleh tenaga administrasi yang terampil
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Menurut Joko Prayogo, tugas dan fungsi kepala tata usaha adalah
mengarahkan tenaga administrasi sekolah agar mampu memberikan
pelayanan administratif secara prima serta melaksanakan pelayanan 7 K,
yaitu Kebersihan, Kesehatan, Keamanan, Ketertiban, Keindahan,
Kekeluargaan, dan Kerindangan. Untuk melaksanakan kegiatan itu semua
perlu dibuat program kerja yang sistimatis, terarah, jelas, realitistis, dan
dapat dilaksanakan oleh petugas ketatausahaan agar pelayanan kepada
guru, karyawan, siswa, orang tua siswa, instransi terkait, dan masyarakat
lainnya dapat berjalan seoptimal mungkin.
B. Fungsi dari Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
Fungsi tata usaha kesiswaan yaitu:
1. Mengetahui secara umum kondisi siswa yang sedang mengikuti
pembelajaran pada setiap tahun pembelajaran.
2  Merencanakan jumlah siswa yang dapat direkrut untuk tahun
pembelajaran berikutnya.
3.      Mampu secara mandiri mengembangkan diri sebagai upaya
pemenuhan rasa keingintahuannya terhadap kebijakan, teori,
praktik baru sehubungan dengan pelaksanaan suatu tugas pokok
dan fungsi ketatalaksanaan pendidikan.
4.      Mampu mengelola ketatausahaan sekolah dalam mendukung
kegiatan-kegiatan sekolah.
5.      Mampu mengelola administrasi surat masuk dan surat keluar sesuai
dengan pedoman persuratan yang berlaku.
 6.      Mampu mengelola administrasi sekolah yang meliputi administrasi
akademik, kesiswaan.
Sebagai pengelola, kepala sekolah secara operasional melaksanakan
pengelolaan kurikulum, peserta didik, ketenagaan, keuangan, sarana dan
prasarana, hubungan sekolah-masyarakat, dan ketatausahaan sekolah.
Kepala sekolah adalah salah satu stake-holder dalam dunia pendidikan
yang memangku amanah penting sebagai nahkoda bahtera sebuah unit
pendidikan.
Menurut (Mohammad Anyar, 1989). Dasar-Dasar Pengembangan
Kurikulum. Jakarta: Depdikbud, tenaga tata usaha memiliki tiga peranan
pokok yaitu:
1.      Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan dari suatu organisasi,
2.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan
organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan
yang tepat, dan
3.      Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
C. Prosedur Penataan Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan
Menurut (Hadari Nawawi, hal:55, 1981), di lingkungan lembaga
pendidikan dari unit yang terendah sampai yang tertinggi diperlukan dan
diselenggarakan kegiatan tata usaha yang terarah dan tertib. Adapun
prosedur penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah sebagai
berikut:
1. Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda
  

Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka

kepentingan kehidupan dan realisasi program sekolah, disebut
surat dinas.  Surat masuk maupun surat keluar harus dicatat
disertai arsp-arsipnya. Pencatatan tersebut dibedakan dalam buku
agenda surat masuk dengan buku agenda surat keluar.Surat yang
bersifat kedinasan, baik dinas pemerintahan, maupun dinas swasta,
 biasanya bersifat resmi, dan menggunakan bahasa Indonesia baku.
Sedangkan buku agenda berfungsi sebagai catatan keluarnya surat,
dengan pencatatan: a) Nomor urut surat keluar, b) Tanggal surat
keluar (pengirim), c) Alamat surat/ kepada siapa, d) Pokok isi
surat, e) Keterangan.

2. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti bahwa suatu surat yang
dikirimkan sudah sampai kepada alamat atau petugas yang diserahi
tanggung jawab.
3.  Buku Catatan Rapat Sekolah (notulen)
Notulen berfungsi sebagai catatan proses, hasil, atau keputusan
yang diambil pada saat rapat sekolah, biasa disebut Rapat Dewan
Guru atau Rapat Guru. Berdasarkan materi yang dibicarakan dalam
rapat sekolah, rapat tersebut antara lain:
a. Rapat kenaikan kelas.
b.      Rapat kelulusan EBTA (ujian).
c.       Rapat penerimaan murid baru.
d.      Rapat pembagian tugas  mengajar.
4. Buku Pengumuman
Buku pengumuman ini berasal dari kepala sekolah,
dimaksudkan sebagai media informasi (pemberitahuan) yang
ditujukan kepada para guru. Adapun isi pengumumannya (dapat
bersifat intruksi) bermacam-macam. Pada intinya selalu
menyangkut masalah pembinaan sekolah. Setiap guru yang sudah
membaca pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan tanda
tangannya (sebagai tanda bahwa ia telah membacanya). Dengan
demikian, buku pengumuman ini lebih tepat, dibanding papan
pengumuman.
Jika pengumuman itu ditujukan kepada murid, buku
pengumuman juga bisa dipakai, tetapi seorang petugas sekolah
harus ditunjuk untuk membacakannya disetiap kelas.
5.   Kegiatan Administrasi yang Didindingkan
Yang dimaksud kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan atau
pendataan, yang kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau
ditempel pada dinding, baik dinding kelas, maupun dinding kantor
 guru, atau Tata Usaha sekolah. Kegiatan semacam ini lebih dikenal
dengan administrasi yang didindingkan.
6.      Administrasi Keuangan Sekolah
Setiap unit kerja selalu berhubungan dengan masalah keuangan,
demikian pula sekolah. Perihal keuangan sekolah, pada garis
besarnya berkisar pada uang Sumbangan Pembinaan Pendidikan
(SPP), uang kesejahteraan personil, gaji, serta keuangan yang
berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sekolah, seperti
perbaikan sarana.[2]
Pekerjaan ketatalaksanaan dalam lembaga pendidikan meliputi
rangkaian aktivitas, menghimpun, mencatat, mengelola,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan
yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama. Menurut The Liang
Gie (200: 50) :
a.         Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau
berserakan dimana-mana sehingga siap dipergunakan bila mana
diperlukan.
b.        Mencatat yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan
berbagai alat tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan
yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat
dibaca, dikirim, atau disimpan.
c.         Mengelola yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan
keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam
bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.
d.        Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai
cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
e.         Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara
dan alat dari pihak pertama ke pihak lain.
f.         Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan
alat di tempat tertentu yang aman.
Dibawah ini dikemukakan beberapa instrumen (format-format)
yang mencerminkan adanya kegiatan administrasi keuangan
sekolah tersebut yaitu:
A. Administrasi pembayaran SPP
Format yang digunakan dapat menggunakan contoh sebagai
berikut :
1.      Kartu pembayaran SPP.
2.      Buku harian penerimaan SPP. Buku ini untuk mencatat
penerimaan sehari-hari.
3.      Buku penerimaan SPP per kelas. Buku ini untuk merinci
penerimaan SPP tiap kelas, dan disetor pada bendahara
sekolah.
4.      Bendaharawan sekolah memasukkan SPP tersebut dalam
buku kas SPP, dimaksudkan untuk membantu  pembinaan
pendidikan seperti yang ditunjukkan pada putusan yang
telah dibuat yakni untuk membantu penyelenggaraan
sekolah, kesejahteraan personil, perbaikan sarana, dan
kegiatan supervisi.
Yang dimaksud penyelenggaraan sekolah adalah :
a)      Pengadaan alat atau bahan administrasi
b)      Pengadaan alat atau bahan pelajaran
c)      Penyelenggaraan ulangan, evaluasi belajar, kartu pribadi,
rapot, dan Surat Tanda Tamat Belajar (STTB)
d)     Pengadaan perpustakan sekolah
e)      Prakarya dan pelajaran praktik
5. Buku kas tabelaris. Buku ini memiliki lajur yang banyak,
sesuai dengan jenis pemasukan dan pengeluaran uang. Hal
ini dimaksudkan untuk memudahkan melihat uraian tiap
jenis pemasukan dan pengeluran, serta mudah membuat
perhitungan sisa kurang, atau lebih. Setiap halaman buku
kas ini di jumlahkan, kemudian dipindah ke halaman
berikutnya. Biasanya, buku ini ditutup sekali setahun.
B.  Adminitrasi keuangan yang berasal dari pemerintah
Meliputi pembayaran gaji pegawai, atau guru, dan belanja
barang. Untuk pertanggung jawaban uang tersebut, diperlukan
beberapa format dari daftar peneriman gaji, dan Surat Perintah
Mengambil Uang (SPMU)
C. Adminitrasi keuangan yang berasal dari BP3
BP3 bertugas untuk memberikan bantuan dalam
penyelengaraan sekolah. Dapat berbentuk uang, atau bentuk lain,
seperti perbaikan sekolah, pembagunan lokal baru, dan
sebagainya.
D. Lain- lain
      Dalam hubungan ini, misalnya kegiatan arisan di sekolah,
koperasi antar guru dan lain-lain. Perlu di susun suatu format
yang disebut kartu pembayaran gaji. Kartu ini sering di sebut
Daftar Potongan Gaji, karena lebih menekankan besar jumlah
potongan gaji pegawai yang bersangkutan.
 BAB III
ANALISIS KRITIS
S