MAKALAH

KETATALAKSANAAN LEMBAGA PENDIDIKAN

Dosen Pengampuh : Dr.Mahfud Mahmud Gamar, S.Pd., M.Pd

Di Susun Oleh Kelompok 9 :

Andinito Amalia : Nim A31122014

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN SEJARAH

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS TADULAKO

2023
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucap syukur kehadirat Allah SWT Alhamdulillah, makalah ini

yang berjudul "Ketataklasanaan Lembaga Pendidikan" sebagai tugas dari mata
kuliah "Manajement Pendidikan"

Terimakasih kepada dosen pembimbing Bapak Dr.Mahfud Mahmud Gamar,

S.Pd., M.Pd yang telah membimbing dan memberikan mata kuliah Manajement
Pendidikan kepada kami semua, semoga semua amalan dan ibadah diterima oleh
Allah Ta’ala. dan juga terimakasih kepada kepada semua pihak yang telah banyak
mensuport dan membantu demi selesainya makalah ini. Demikianlah tugas
makalah ini disusun semoga memberi manfaat dan ilmu kepada kami.

Palu, 5 Oktober 2023

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................i

DAFTAR ISI...........................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1

A. Latar Belakang.............................................................................................1

B. Rumusan Masalah........................................................................................2

C. Tujuan Masalah............................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................3

A. Konsep Dasar Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan ................................3

B. Fungsi Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan ............................................4

C. Prosedur Penataan Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan..........................8

D. Sistem Informasi Manajement Lembaga Pendidikan.................................10

BAB III PENUTUP................................................................................................11

A. Kesimpulan.................................................................................................11

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................12

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manajemen pendidikan adalah suatu proses dari perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan penilaian usaha-usaha
pendidikan supaya dapat mencapai tujuan pendidikan yang telah di tetapkan
sebelumnya.

Di lingkungan lembaga pendidikan formal, terlibat sejumlah manusia yang

harus bekerjasama dalam mencapai suatu tujuan. Usaha pembinaan,
pengembangan dalam pengendalian lembaga tersebut tidak dapat dilepaskan dari
masalah metode dan alat serta maslah manusianya sendiri yang harus mampu
menerapkan kerja secara efektif. Oleh karena itulah maka di dalam usaha
pembinaan, pengembangan dan pengendalian usaha-usaha pendidikan formal
sangat diperlukan penerapan ilmu administrasi.

Antara kegiatan administrasi pendidikan, manajemen pendidikan,

kepemimpinan pendidikan dan supervisi pendidikan pada dasarnya saling
menjalin satu dengan lainya, sabagai kegiatan yang dapat menunjang
keprofesionalan para petugas pendidikan dalam mewujudkan tujuan di lingkungan
lembaga pendidikan masing-masing. Oleh karena itulah perlu ditekankan kembali
bahwa setiap petugas pendidikan terutama guru tidak cukup hanya dibekali
kemampuan profesionalitas. Mereka juga harus dibekali dengan berbagai
pengetahuan, keterampilan dan keahlian dalam berbagai bidang agar mampu
mewujudkan kerjasama yang efektif bagi pencapaian tujuan.

1
B. Rumusan Masalah

1. Apa Konsep Dasar Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan ?

2. Apa Saja Fungsi Dari Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan ?

3. Bagaimana prosedur Penataan Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan ?

4. Bagaimana Sistem Manajement Lembaga Pendididkan ?

C. Tujuan Masalah

1. Untuk Mengetahui Konsep Dasar Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan.

2. Untuk Mengetahui Fungsi Dari Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan.

3. Untuk Mengetahui prosedur Penataan Ketatalaksanaan Lembaga

Pendidikan.

4. Untuk Mengetahui Sistem Manajement Lembaga Pendididkan.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Konsep Dasar Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

Secara morfologis, “tata usaha” terdiri dari dua patah kata yaitu tata dan
usaha. Tata yaitu teratur, tertib, tersusun rapi dan usaha yaitu kegiatan pekerjaan.
Jadi, tata usaha berarti kegiatan atau pekerjaan yang dilaksanakan secara teratur,
tertib dan tersusun rapi.

Istilah “tata usaha” diterjemahkan dari perkataan Belanda “Administrarie”

(baca; Administrasi), pada umumnya diartikan sebagai kegiatan penyusunan
keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan
maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu
dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi
(dalam arti luas) adalah suatu proses pemanfaatan semua sumber manusia dan
material secara efefktif untuk mencapai tujuan tertentu. Adapun tujuan yang
dimaksudkan dalam ketatausaha kelas, adalah keterangan-keterangan (informasi)
tentang suatu kelas.

Tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan
yang diperlukan oleh organisasi. Dengan pengertian ini, maka tatalaksana atau tata
usaha bukan hanya meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau
informasi.

Menurut (Kadari, 1981), menyatakan bahwa tata usaha adalah mengadakan

pencatatan tentang segala sesuatu yang terjadi di dalam suatu organisasi untuk
dipergunakan sebagai bahan keterangan (data) bagi pemimpin dalam mengambil
keputusan. Berdasarkan fungsi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa tata usaha
adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun,

3
mencatat, mengadakan, mengirim dan menyimpan berbagai bahan keterangan
untuk keperluan suatu organisasi. Kegiatan tata usaha harus menunjang kegiatan
administrasi managemen. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatannya harus
direncanakan, diarahkan, dikoordinasikan, dikontrol dan dikomunikasikan agar
benar-benar berdaya guna.

Tata Usaha Sekolah merupakan bagian dari unit pelaksana teknis

penyelenggaraan bidang administrasi dan informasi data pendidikan,
keberadaannya perlu dikelola oleh tenaga administrasi yang terampil sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.

B. Fungsi dari Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

Sebagai pengelola, kepala sekolah secara operasional melaksanakan

pengelolaan kurikulum, peserta didik, ketenagaan, keuangan, sarana dan prasarana,
hubungan sekolah-masyarakat, dan ketatausahaan sekolah. Kepala sekolah adalah
salah satu stake-holder dalam dunia pendidikan yang memangku amanah penting
sebagai nahkoda bahtera sebuah unit pendidikan.

Menurut (Mohammad Anyar, 1989). Dasar-Dasar Pengembangan Kurikulum.

Jakarta: Depdikbud, tenaga tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan

dari suatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu

untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu

proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah,
urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan
dan hubungan masyarakat.

4
Ada juga yang menyebutkan bahwa Tata usaha adalah suatu bagian dari sekolah
yang berfungsi sebagai pendukung kegiatan belajar mengajar agar berjalan lancar
sesuai apa yang telah direncanakan dan bisa tercapai seperti apa yang diinginkan.

Pengalaman dan sertifikat pendidikan (ijazah) sangat menentukan dalam

kerja mereka. Dan mereka bekrja pada disiplin ilmu mereka masing-masing.
Sementara aktifitas. semua staf TU di sekolah-sekolah di Indonesia tampaknya
harus bisa bekerja di semua bidang yang ditugaskan oleh kepala sekolah dan
kepala TU.

Tata Usaha sekolah/madrasah Melaksanakan :

Administrasi kepegawaian
Administrasi keuangan
Administrasi sarana dan prasarana
Administrasi kehumasan
Administrasi persuratan dan kearsipan
Administrasi kesiswaan
Administrasi layanan khusus Teknologi informasi dan komunikasi

1. Administrasi kepegawaian :
a. Melaksanakan prosedur dan mekanisme kepegawaian
b. Merencanakan kebutuhan pegawai
c. Menilai dan membina staf.
Rincian tugas :
a. Mengisi buku induk pegawaib.
b. Menyusun daftar urut kepangkatan
c. Menerbitkan surat tugas/keputusand.
d. Menyusun data dan statistik kepegawaian
e. Menyusun arsip dan file pegawaif.
5
2. Administrasi keuangan :
Melaksanakan administrasi keuangan sekolah, meliputi keuangan rutin/dana
komite sekolah/bantuan, dll (dalam pelaksanaanya dilaksanakan oleh
perangkat bendahara yang bertanggung jawab kepada kepala tata usaha

Rincian tugas :
a. Menyimpan dokumen, rekening giro/bank

b. Menerima dan melakukan pembayaran

c. Menyimpan arsip/dokumen dan spj keuangan

d. Membuat laporan penggunaan keuangan

e. Membuat laporan posisi anggaran (daya serap )

f. Mencatat keuangan berdasarkan sumber keuanganya pada buku

kasumum, pembantu dan tabelaris

3. Administrasi sarana dan prasarana

Merencanakan kebutuhan dan mengelola sarana
Rincian tugas :
a. Menyusun daftar kebutuhan sarana dan prasarana
b. Mencatat dan menginventarisir sarana
c. Menyimpan dokumen kepemilikan
d. Membuat daftar inventarisasi ruang.
4. Administrasi kehumasan:
Melaksanakan hubungan sekolah dan masyarakat
Rincian tugas :
a. Membantu proses kegiatan komite
b. Menjalin kerja sama dengan pemerintah dan lembaga masyarakat
serta keterlibatan pemangku kepentingan (stakeholders)

c. Mencatat dan mendokumentasikan proses kegiatan kehumasan

6
5. Administrasi Kesuratan dan Kearsipan :

Melaksanakan tugas kesekretariatan dibidang tata persuratan dan kearsipan

Rincian tugas :

a. Mengelola surat masuk dan keluar

b. Menggandakan surat/tikrey

c. Mengelola buku ekspedisi persuratan

d. Memelihara dan menata kearsipan dan dokumen,

6. Administrasi kesiswaan:

Melaksanakan proses administrasi kesiswaan

Rincian tugas :

a. Membuat daftar nomor induk siswa

b. Menyusun daftar keadaan siswa

c. Membuat usulan peserta ujian

d. Menginventarisir daftar lulusan

e. Menyimpan daftar kumpulan nilai (leger)

f. Menginventarisir pendaftaran siswa baru

g. Mengisi papan data keadaan siswa, dll

7. Administrasi layanan khusus:

Melaksanakan fungsi koordinator layanan khusus

Rincian tugas :

a. Koordinator petugas layanan khusus ; penjaga, tukang kebun,

petugas kebersihan, pesuruh, dan pengemudi

b. Membantu program layanan khusus ; uks, bimbingan konseling,

laboratorium/bengkel dan perpustakaan, dll

7
8. Teknologi informasi dan komunikasi:

Koordinator layanan data dan informasi

Rincian tugas :

a. Mengakses dan mengelola data

b. Mendokumentasikan administrasi

c. Menginformasikan serta mempromosikan

C. Prosedur Penataan Ketatalaksanaan Lembaga Pendidikan

Untuk mewujudkan fungsi ketatalakanaan lembaga pendidikan, maka butuh

penataan ketatalaksanaan lembaga pendidikan. Adapun prosedur penataan
ketatalaksanaan lembaga pendidikan adalah sebagai berikut:

1. Surat Dinas Sekolah dan Buku Agenda

Semua surat menyurat yang dilakukan dalam rangka kepentingan kehidupan

dan realisasi program sekolah, disebut surat dinas. Surat masuk maupun surat
keluar harus dicatat disertai arsp-arsipnya. Pencatatan tersebut dibedakan dalam
buku agenda surat masuk dengan buku agenda surat keluar.

Surat yang bersifat kedinasan, baik dinas pemerintahan, maupun dinas swasta,
biasanya bersifat resmi, dan menggunakan bahasa Indonesia baku. Sedangkan
buku agenda berfungsi sebagai catatan keluarnya surat, dengan pencatatan: a)
Nomor urut surat keluar, b) Tanggal surat keluar (pengirim), c) Alamat surat/
kepada siapa, d) Pokok isi surat, e) Keterangan.

2. Buku Ekspedisi

Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti bahwa suatu surat yang dikirimkan
sudah sampai kepada alamat atau petugas yang diserahi tanggung jawab.

8
3. Buku Catatan Rapat Sekolah (notulen)

Notulen berfungsi sebagai catatan proses, hasil, atau keputusan yang diambil
pada saat rapat sekolah, biasa disebut Rapat Dewan Guru atau Rapat Guru.
Berdasarkan materi yang dibicarakan dalam rapat sekolah, rapat tersebut antara
lain:

a) Rapat kenaikan kelas

b) Rapat kelulusan EBTA (ujian)

c) Rapat penerimaan murid baru

d) Rapat pembagian tugas mengajar

4. Buku Pengumuman

Buku pengumuman ini berasal dari kepala sekolah, dimaksudkan sebagai

media informasi (pemberitahuan) yang ditujukan kepada para guru. Adapun isi
pengumumannya (dapat bersifat intruksi) bermacam-macam. Pada intinya selalu
menyangkut masalah pembinaan sekolah. Setiap guru yang sudah membaca
pengumuman tersebut diwajibkan membubuhkan tanda tangannya (sebagai tanda
bahwa ia telah membacanya). Dengan demikian, buku pengumuman ini lebih
tepat, dibanding papan pengumuman.

Jika pengumuman itu ditujukan kepada murid, buku pengumuman juga bisa
dipakai, tetapi seorang petugas sekolah harus ditunjuk untuk membacakannya
disetiap kelas.

5. Kegiatan Administrasi yang Didindingkan

Yang dimaksud kegiatan ini adalah kegiatan pencatatan atau pendataan, yang
kemudian hasil pencatatan tersebut dipasang atau ditempel pada dinding, baik
dinding kelas, maupun dinding kantor guru, atau Tata Usaha sekolah. Kegiatan
semacam ini lebih dikenal dengan administrasi yang didindingkan.

9
D. Sistem Informasi Manajemen Lembaga Pendidikan

Sistem informasi manajemen telah ada dan berfungsi untuk memberikan

informasi bagi manajer yang memungkinkan mereka merencanakan serta
mengendalikan operasi.

Dengan demikian, sistem informasi manajemen pendidikan adalah

memberikan informasi bagi manajer dalam merencanakan, serta mengendalikan
operasi dalam ruang lingkup pendidikan.

Dalam kehidupan dimasa mendatang, sektor teknologi informasi dan

telekomunikasi merupakan sektor yang paling dominan. Teknologi informasi
banyak berperan dalam bidang-bidang antara lain :

1. Bidang pendidikan / e-education,

2. Bidang pemerintahan / e-government,

3. Bidang keuangan dan perbankan

Transisi pemanfaatan sistem informasi dalam dunia pendidikan saat ini

adalah di mana globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia
pendidikan, dari pendidikan tatap muka yang konvensional, ke arah pendidikan
yang lebih terbuka.

Mason (dalam Mukhlis, 2010) berpendapat bahwa pendidikan mendatang

akan lebih ditentukan oleh jaringan informasi yang memungkinkan berinteraksi
dan kolaborasi, bukannya gedung sekolah. Namun, teknologi tetap akan
memperlebar jurang antara si kaya dan si miskin.

Tony Bates (dalam Mukhlis, 2010) menyatakan bahwa teknologi dapat

meningkatkan kualitas dan jangkauan bila digunakan secara bijak untuk
pendidikan dan latihan, serta mempunyai arti yang sangat penting bagi
kesejahteraan ekonomi.

10
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Manajemen pendidikan adalah suatu proses dari perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, pengawasan, dan penilaian usaha-usaha
pendidikan supaya dapat mencapai tujuan pendidikan yang telah di tetapkan
sebelumnya.

Tata laksana atau tata usaha pendidikan yaitu segenap proses kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan semua bahan keterangan
yang diperlukan oleh organisasi.

Dengan pengertian ini, maka tatalaksana atau tata usaha bukan hanya
meliputi surat-surat saja tetapi semua bahan keterangan atau informasi. Sistem
informasi manajemen adalah sebuah metode formal untuk menyediakan informasi
yang akurat dan tepat waktu bagi manajemen yang diperlukan untuk
mempermudah proses pengambilan keputusan, dan memungkinkan fungsi-fungsi
dari manajemen seperti perencanaan, pengendalian,dan operasional organisasi
dapat dilaksanakan secara efektif.

11
 DAFTAR PUSTAKA

https://revyareza.wordpress.com/2013/11/14/ketatausahaan-sekolah/
http://blogsekolahanda.blogspot.com/2015/05/tugas-pokok-dan-fungsi-tata-
usaha.html?m=1

Idaarah.2017. Jurnal Penerapan Sistem Informasi Manajemen. Makassar. Nawai,

Hadari. 1981.

Administrasi Pendidikan. Jakarta: NV Sapdodadi. Sukirman, Hartati. 1998.

Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Yogyakarta : UPPIKIP Yogyakarta

12